Det utdanningsvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo

Transkript

1 Det utdanningsvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo Notat Til: USIT Universitetets senter for informasjonsteknologi Dato: Saksnr..: 2018/3713 SBL UTARBEIDELSE AV MASTERPLAN FOR UNIVERSITETETS IT Det vises til brev av 12. mars 2018 vedrørende Masterplan for IT ved UiO. Fakultetene er bedt om å rapportere status og behov. UV-fakultetet har bestilt rapporter fra de underliggende enheter, samt gjennomført en workshop med utgangspunkt i disse rapportene. Samlet sett utgjør dette grunnlaget for våre vurderinger. Innledningsvis vil vi nevne at det i enhetenes rapporteringer er en langt sterkere vektlegging av ønsker og behov, enn av tilfredshet med nåsituasjonen. Dette vil også UV fakultetets innspill gjenspeile. Imidlertid registrer vi også at mange opplever at mye fungerer rimelig bra, uten at dette blir fremhevet i samme grad som ønsker og behov. Enhetenes rapporter omhandler hovedsakelig virksomhet knyttet til forskning og utdanning, og dette vil også være de primære områdene i dette notatet. Vi vil dessuten her fokusere på områder som ligger utenfor UVs handlingsrom, eller i skjæringspunktet mellom fakultet og sentrale enheters ansvarsområder. Utfordringer som først og fremst berører UVs ansvarsområder er ikke tatt med. Fakultetet planlegger å arbeide videre med disse områdene i løpet av høsten Vi merker oss for øvrig at Kunnskapsdepartementets strategi på dette området har fått merkelappen digitalisering (Digitaliseringsstrategi for universitets- og høyskolesektoren ), og vi vil foreslå at UiO bruker samme terminologi ved å endre tittel på strategidokumentet til «Masterplan for digitalisering ved UiO». FORSKNING UVs vurdering av nåsituasjonen når gjelder tilgang til og bruk av IT innen egen forskningsvirksomhet er at tilgang på utstyr og programvare oppleves som rimelig, men at det finnes utfordringer: Visse typer programvare kan oppleves som utfordrende: Det må være kontinuitet i UiOs programvareportefølje, med gode varslingsrutiner. Endringer i porteføljen må varsles i god tid og programvare må fases ut gradvis. For eksempel skapte det utfordringer for forskere som benyttet programvaren HyperRESEARCH til koding og analyse da programmet ble tatt ut av porteføljen. Det er videre ønskelig at man senker terskelen for bruk av spesialisert programvare. I dag oppleves terskelen høy fordi ønsket spesialisert programvare ikke er tilgjengelig ved UIO og

2 2 kostbar ved individuelt kjøp. Det er behov for tydeligere kriterier for hva som skal til for at ønsket programvare blir kjøpt inn fra sentralt. Dagens servere driftes manuelt, noe som er krevende. Med innføringen av GDPR vil man trenge automatiserte systemer for lagringsressurser som også støtter arbeid med data via remote-løsninger, innsamling av data med bærbare enheter, m.v. UiO har etablert en tjeneste for lagring av sensitive data (TSD). Dette oppfattes som en verdifull ressurs. Imidlertid oppfattes grensesnittet som utfordrende og det er begrenset med verktøy i TSD til å behandle data. UV søker nå infrastrukturmidler fra NFR til et prosjekt rettet mot å utvikle en e-infrastruktur for hele verdikjeden knyttet til arbeidet med forskningsdata. Med økt bruk av store datamengder (f.eks. video) opplever vi nå problemer med å ta unna «topper» i nettverkstrafikk. UV bruker i voksende grad videodata i forskning, og det er pr i dag praktisk vanskelig å arbeide med videoanalyser via ulike remote-løsninger. Mange USIT tjenester fungerer godt, men oppleves lite tilgjengelige. Dette er spesielt problematisk ved komplekse prosjekter som trenger samspill mellom ulike avdelinger innad USIT. Mer komplekse prosjekter med ulike datasett som krever ny eller innovativ programvareløsninger for lagring og analyse (Video, loggdata, Big Data, Læringsanalyse). Planleggingshorisonten for komplekse prosjekter bør omfatte hele verdikjeden som innbefatter at ulike kompetanser og avdelinger innad USIT kan trekkes inn tidlig og være med i planlegging og utføring. Se også eget avsnitt om grenseflaten mellom USIT og fakultetene. Utfordringer med å lagring, analyse og deling av forskningsdata (Jfr. EU's arbeid Open Science ). En del av personale ved UV håndterer data som ikke er ment å være offentlig tilgjengelig, men publiserbart. Det fremstår også utfordrende å dele data med internasjonale partnere - uklart om årsaken er teknisk (tilgang til UVs servere) eller personvern (deling av sensitive/person data på tvers av landegrenser). Bedre samarbeidsverktøy og sikre skytjenester etterlyses i flere miljøer. UTDANNING Når gjelder tilgang til og bruk av IT innen egen utdanningsvirksomhet har vi brukbar infrastruktur og innovative lab-miljøer. Men det meldes om utfordringer og framtidsbehov som stiller krav til nytenkning og kompetanseutvikling på flere felt. Det karakteriseres som styrker at grunnleggende infrastruktur og tilgang til datautstyr er på plass, og at det er et raskt og pålitelig nettverk. Det er tilfredsstillende læringsplattformer, mailtjeneste, nettskjema og eksamensplattform (Inspera) og det er i hovedsak tilfredsstillende teknisk support.

3 3 Det beskrives som styrker at man har tilgang på lab-miljøer og sentre med spesialkompetanse, og som er utviklings- og innovasjonsorientert med fokus på blant annet interaktiv teknologi og videobasert læring. Det er en utfordring at man er bundet av auditorie- og seminarrom-strukturen som ikke dekker dagens behov for teknologistøttet læring Canvas virker lovende, men utfordringer har meldt seg: Tilrettelegging for studentaktive læringsformer og at alt skal inn i samme format. Dette begrenser innovasjon. Det er utfordringer knyttet til at det kreves lisenser på ny programvare samt at det er usikkerhet om personvern- og rettighetsproblematikk ved bruk av gratis programvare. En del programvare baserer seg på delingskultur og skytjenester, og det er uklare rutiner for dette. Det er behov for tydeligere rutiner for tilgang til USITS tjenester Det oppleves ofte somkrevende å gå i dialog med USIT, blant annet i forbindelse med innovasjonsprosjekter (ProTed). Se også eget avsnitt om dette. Det må utvikles undervisningsrom som er fleksible med tanke på opptaksmuligheter, visualisering, sosial- og teknologisk interaksjon og at studenter bringer med egne mobile enheter. Det er behov for å utvikle og styrke ansattes kompetanse på håndtering av håndholdt teknologi og datagenerering i tilknytning til sosiale medier. Det er behov for tydelig strategi med hensyn til bruk av IT-løsninger for distribuert undervisning (eks MOOCS). Det bør tas høyde for tidsressurs og utvikles delingsfora for utvikling av pedagogisk bruk av digitale ressurser. Det bør utvikles samarbeid med andre teknologi-innovative læringsmiljøer lokalt og nasjonalt/internasjonalt og det bør sikres løsninger for deling av datatilgang. Annet: Arbeid med å administrere studenter (dele ut og trekke tilbake tilganger og rettigheter i ulike ITsystemer) oppfattes som krevende. UiO bør vurdere robotbasert prosessautomatisering (RPA) for ressursinnsparing på enkle, repeterende og rutinemessige oppgaver med høyt volum. FORHOLD MELLOM LOKAL OG SENTRAL IT-TJENESTE IT-seksjonen ved UV-fakultetet har en lengre portefølje av tjenester som tilbys våre ansatte, studenter og i noen grad besøkende for øvrig. Enkelte av disse tjenestene produseres som et selvstendig tilbud av IT seksjonen, men de fleste tjenestene produseres i samarbeid med USIT - Universitetets senter for Informasjonsteknologi, som følge av at de fakultære IT-miljøene ved UiO kan anses som en konsument av en rekke sentrale IT tilbud.

4 4 En slik samhandlingsmodell er i mange tilfeller naturlig gitt teknologiverdenens metoder, løsninger og kompleksitet, men innebærer på den annen side mange avhengigheter av at den sentrale IT tjenesten utfører sin tjenesteproduksjon med robusthet, effektivt og i tråd med rammene av både sentrale og fakultære behov. IT seksjonen har årtier med erfaring med dette samarbeidet, og har mange gode erfaringer og eksempler på tidligere løsninger som har kommet til med utgangspunkt i dette samspillet. Dessverre opplever vi at dette samarbeidet har blitt vanskeligere å gjennomføre de siste årene, som følge av det vi opplever som økt fokus på sentrale behov, på bekostning av de lokale behovene. Vår opplevelse preges i økende grad av mindre fleksibilitet, et mer rigid regelverk og i en del tilfeller langt lengre ventetid på de saker som meldes inn fra IT seksjonen, enn det vi måtte forholde oss til tidligere. Som følge av dette opplever vi at viktige saker og avklaringer ofte ligger lenge ubesvart (i betydning av mange dager, uker eller måneder) eller uløst. Det vises her også til kulepunkt 6 under «FORSKNING» og kulepunkt 6 under «UNDERVISNING» tidligere i notatet. Når kommunikasjonen forsinkes sterkt eller uteblir helt, oppstår det følgelig misforståelser, unødvendig stress, forsinkelser, betydelig merarbeid i betydning av oppfølging av saker vi har sendt inn, og derfor manglende mulighet til å planlegge seksjonens arbeidshverdag, prioriteringer og arbeidsoppgaver videre. Ved mangel på sentral løsning i en sak eller et behov som er meldt inn, oppstår i tillegg behovet for lokale «workarounds», som både er tidkrevende og ikke nødvendigvis optimale. Selv om vi har forståelse for at vi som lokalmiljø ikke alltid kan begunstiges med tanke på absolutt alle behov og saker som meldes inn, er vår oppfatning at en del av disse forsinkelsene kunne vært begrenset og i andre tilfeller unngått helt. Slik vi ser det, er mange av disse avhengighetene og kommunikasjonen rundt dem, knyttet til manglende tilgang til sentrale IT verktøy som benyttes i seksjonens daglige virke. Ved manglende tilgang oppstår det tett avhengighet av den sentrale IT organisasjonen, noe som medfører lengre ventetider og mye kommunikasjon rundt saker og behov som har blitt meldt inn. Med hilsen Helge Ivar Strømsø prodekan, forskning Bård Kjos fakultetsdirektør Dette dokumentet er godkjent elektronisk ved UiO og er derfor ikke signert. Saksbehandler: Solveig Bauge Løland , s.b.loland@uv.uio.no

5 Universitetet i Oslo USIT Universitetets senter for informasjonsteknologi Til: Fakultetene, muséene og Universitetsbiblioteket Kopi til: Studentparlamentet Dato: 12. mars 2018 Deres ref.: Vår ref.: 2018/3713 Masterplan for universitetets IT God infrastruktur for IT er vesentlig i arbeidet med å nå målene i Strategi UiO skal utarbeide en masterplan for IT; et overordnet styringsdokument med tydelige føringer for konkrete initiativ, prosjekter og satsinger. (fra virksomhetsovergripende tiltak i Årsplan for Universitetet i Oslo for ) Arbeidet med Masterplan for universitetets IT ble organisert på slutten av 2017 da rektoratet oppnevnte en arbeidsgruppe og en styringsgruppe til å lede dette arbeidet, se nettsiden om masterplanarbeidet ( Målet er at universitetsstyret beslutter Masterplan for universitetets IT på sitt møte 4. desember Kartlegging av status og behov ved fakultetene Utviklingen av en Masterplan for universitetets IT forutsetter god kunnskap om både nåsituasjonen og framtidige behov for IT innen alle virksomhetsområder og spesielt innen de primære områdene, utdanning og forskning. En kartlegging av dette ved fakultetene vi være et vesentlig bidrag til å forstå hvilke IT-tiltak universitetet må sette i verk for å støtte opp om ambisjonene og målene for utdannings- og forskningsvirksomheten. 1: Nåsituasjonen Fakultetene bes om å gjøre en vurdering (analyse) av nåsituasjonen når gjelder tilgang til og bruk av IT innen egen utdannings- og forskningsvirksomhet med vekt på faktisk bruk og mangler, utfordringer og problemer på disse områdene. En SWOT-analyse av styrker, svakheter, muligheter og trusler vil være av vesentlig hjelp i dette arbeidet. I arbeidet er det ønskelig at det legges vekt på fire områder: Tilgang til IT-infrastruktur for utdanning og forskning (nettverk, lagring, beregninger, programvare, data med mer) Særlige IT-behov innenfor fakultetets fagområder Behov for kompetanse og kompetanseutvikling i ulike brukergrupper Universitetets senter for informasjonsteknologi Postadresse: Boks 1059, Blindern, N-0316 Oslo Kontoradr.: Informatikkbygget, Gaustadalléen 23, 0373 Oslo Telefon: Telefaks: postmottak@usit.uio.no Org.nr.:

6 Side 2 Behov for ulike typer av støtte, veiledning, opplæring og tilrettelegging og organisering av denne virksomheten Ledelse, styring og organisering av IT i utdannings- og forskningsvirksomheten ved fakultetet og på universitetet (inkludert forholdet mellom sentralt og lokalt nivå) 2: Behov, trender og utviklingstrekk Fakultetene bes også om å gjøre en vurdering (analyse) av framtidig behov for IT med utgangspunkt i strategi og prioriteringer når det gjelder utdannings- og forskningsvirksomheten. En viktig del av dette vil være en vurdering av trender og utviklingstrekk av betydning når det gjelder IT innenfor fakultetets og enhetens fagområde. Gjennomføring Arbeidsgruppa har satt av tiden fram til 31. mai 2018 til kartlegging og analyse og ønsker innspillene fra fakultetene og enhetene innen samme frist. Representanter for arbeidsgruppa kan delta på møter dersom det er behov for å konkretisere oppdraget. Ved behov for ytterligere avklaringer og bistand, ta kontakt med sekretariatet (itmasterplan-core@uio.no). Rapportering Arbeidsgruppa ber om at fakultetenes og enhetenes funn blir oppsummert i en skriftlig rapport som sendes til uio-masterplan@uio.no innen 31. mai Med hilsen Sten Ludvigsen Leder av arbeidsgruppa Bjørn Ness (saksbehandler) Vedlegg: Nettstedet Masterplan for universitetet IT: