Innføring av ny personvernforordning (GDPR) på universitetet

Transkript

1 Innføring av ny personvernforordning (GDPR) på universitetet Styringsdokument Styringsgruppemøte 23. mai 2018

2 Innhold Side Agendapunkter 3 Sak 1: Godkjenning av referat 4 Sak 2:Lokale personvernkontakter ved fakultet, muséer og andre enheter 5 Sak 3: Informasjonsskriv til organisasjonen om håndtering av forskningsprosjekter 6 Sak 4:Status dialog med NSD og REK 7-8 Sak 5:Status for prosjektet 9 Sak 6: Ytterligere behov for møter eller orienteringer til styringsgruppen 10 Sak 7: Eventuelt Styringsdokument Side 2

3 Sak 1: Godkjenning av referat Godkjenning av referat fra Styringsdokument Side 3

4 Sak 2: Lokale personvernkontakter ved fakultet, muséer og andre enheter Bestilling utformet Sendes til enhetene fra universitetsdirektøren Hovedpunkter: Én kontaktperson oppnevnt før sommeren Foreslått tilknyttet FANE-nettverket Organiseres i arbeidsgruppe fom august under ledelse av utøver av behandleransvaret Personvernombudet bidrar Motta opplæring i personvern, informasjonssikkerhet og hvilke rutiner som gjelder ved UiO Forme forslag til innholdet i rollen i fellesskap Bringe forslag til mandat og innhold tilbake til universitetsledelsen og ledelsen ved enhetene for forankring 4

5 Sak 3: Informasjonsskriv til organisasjonen om håndtering av forskningsprosjekter Notat til fakultetene, museene, UB og sentre under styret Vedlegg 1: Informasjon til forskere og andre interesserte Vedlegg 2: Vedtak som berører konsesjoner gitt av Datatilsynet, tilrådinger fra NSD og REK Hovedpunkter: Videreføring av forhåndsgodkjennelser gitt av Datatilsynet, REK og NSD etter gammelt regelverk UiO må etter nytt regelverk selv godkjenne våre forskningsprosjekter, men det legges opp til at NSD og REK fremdeles gjør vurderingene for oss Krav om ett personvernombud Overordnet kvalitetssystem for all forskning på personopplysninger på UiO Intern og sentral oversikt over all forskning på UiO

6 Sak 4:Status dialog med NSD og REK Dialog med REK Avtalt arbeidsmøte Målet er tilsvarende tjenesteavtale som med NSD Dialog med NSD Gjennomgang tjenesteavtalen for UiO Etterspurt status for fornyet meldeportal Gjennomgang av avtale med UHR, UiB, NTNU og NHH Målet er 1. juli 6. desember 2017 Styringsdokument Side 6

7 Sak 5:Status for prosjektet Framdrift Holder planen Noen utfordringer med å utforme overordnet kvalitetssystem Ressursbruk Ingen endringer Overlevering til linjen Informasjon på vei ut Oppdatering nettsider Dialog om opplæringskanaler Oppfølging systemeiere Styringsdokument Side 7

8 Sak 5: Status for prosjektarbeidet Kommunikasjon og dialog: Ett museum gjenstår Ikke fått tilbakemelding fra EA og STK Utdanningskomitéen utgår Mottar flere forespørsler om informasjon Systemkartlegging Workshop USIT Dialog med Systemgruppeforum Kartlegging av systemer/tjenester innen forskning og utdanning ved de enkelte enheter Noen forsinkelser fra enhetene Oversikt forskningsprosjekter Ingen avvik oppdaget per d.d. Styringsdokument Side 8

9 Sak 6: Ytterligere behov for møter eller orienteringer til styringsgruppen Sluttrapport Overordnet kvalitetssystem for forskning Siste status systemkartlegging Forslag til eventuelt siste møte: uke 24 eller desember 2017 Styringsdokument Side 9

10 Sak 7: Eventuelt Informasjon til ansatte og studenter Utkast nettside personvernerklæringer Lenke i footer (under «Om UiO») på fremsiden til uio.no Bruk av e-post til studenter og ansatte De har ikke tidligere samtykket Unødvendig støy Risikerer mange henvendelser til prosjektet Heller skrive sak på for-ansatte 6. desember 2017 Styringsdokument Side 10