REVISJON AV REGLEMENT FOR SERVERING VED MØTER OG REPRESENTASJON I OSLO KOMMUNE

Transkript

1 Oslo kommune Byrådet Byrådssak 1/19 REVISJON AV REGLEMENT FOR SERVERING VED MØTER OG REPRESENTASJON I OSLO KOMMUNE Sammendrag: Byrådet fremmer i denne saken forslag til enkelte endringer i reglement for servering i forbindelse med møter og representasjon i Oslo kommune. Det foreslås at adgangen til servering av alkohol i arbeidstiden begrenses til ekstern representasjon, at det innføres en maksimalbeløpsgrense for servering i tråd med statens satser og synliggjøring av utgifter til kjøp av alkohol i kommunens regnskap. I tillegg foreslås forenkling av myndighetsfordelingen på området og enkelte redaksjonelle endringer og klargjøringer. Saksfremstilling: Det gjeldende reglement for servering i forbindelse med møter og representasjon ble vedtatt av bystyret i sak 128 av Oslos hovedstadsfunksjon og kommunens størrelse medfører at servering i henhold til reglementet har et betydelig omfang i løpet av et år. Arrangementstypene spenner fra store middager eller mottakelser hvor kommunen er vertskap for nasjonale og internasjonale gjester, til bespisning i forbindelse med møter i folkevalgte organer og arbeidsmøter i administrasjonen. Bruk av offentlige midler til servering ved ulike arrangementer har tidvis vært oppe i mediene de siste årene, og spørsmål til serveringsreglementet er også tatt opp av bystyrerepresentanter fra Rødt. Fordeling av utgifter til alkohol fordelt på virksomheter ble da blant annet etterspurt. Byrådslederen viste i sitt svar til at en gjennomgang av reglementet fra 1999 ville bli igangsatt våren Byrådet vurderer det som svært viktig for kommunens omdømme og befolkningens tillit til kommunen, at praksis på et område som dette er i tråd med gjeldende regelverk og at regelverket legger til rette for en nøktern praksis. Selv om det i dag ikke foreligger systematisk dokumentasjon, er det etter byrådets syn ikke grunn til å anta noe annet enn at praksis i hovedsak er i tråd med gjeldende reglement. Byrådet vil også vise til at alkoholservering i forbindelse med representasjon i rådhuset er blitt redusert i den senere tid. Blant annet er det ved enkelte lunsjarrangementer på dagtid, der det tidligere ble servert alkohol, nå blitt servert alkoholfri drikke. Oslo kommune har i dag et reglement som i hovedsak er i tråd med byrådets målsetting om å ha nøktern praksis ved servering av mat og drikke, samtidig som den er tilpasset den konkrete anledning. Byrådet foreslår derfor ikke store materielle endringer i reglementet. Det som foreslås er at adgangen til servering av alkohol i arbeidstiden begrenses til ekstern representasjon, det foreslås innført en maksimalbeløpsgrense for servering i tråd med statens satser og det foreslås synliggjøring av utgifter til kjøp av alkohol i kommunens regnskap. I tillegg foreslås forenkling av myndighetsfordelingen på området og enkelte redaksjonelle endringer og klargjøringer. I tabellen nedenfor foretas en gjennomgang av bestemmelsene i gjeldende reglement, byrådet vurdering av de enkelte bestemmelsene, og forslag til reviderte bestemmelser.

2 Side 2 Gjeldende reglement Forslag til revidert reglement 1. Innledende bestemmelser «Dersom det er ønskelig med servering av mat og drikkevarer for kommunens regning, skal samtykke på forhånd innhentes fra den som har beslutningsmyndighet til det, jf punkt 4. Serveringen skal holdes innen en rimelig ramme, tilpasset anledningen» Første setning i gjeldende reglement er en saksbehandlingsregel som etter byrådets vurdering bør flyttes fra punkt 1. Det vurderes at det er viktig å synliggjøre formålet med og virkeområdet til reglementet innledningsvis. Byrådet foreslår derfor at tittelen på punkt 1 endres til Formål og virkeområde og at punkt 1 første setning flyttes til nytt punkt 2. Arrangementstyper «Det kan serveres ved følgende arrangementer: - Ekstern representasjon, dvs. ved mottagelse av innenlandske og utenlandske gjester. - Intern representasjon, dvs. ved jubileer og andre spesielle anledninger. - Arbeidsmøter» 5 Saksbehandling. Byrådet foreslår ingen endringer i inndelingen i arrangementstyper, bortsett fra at det tydeliggjøres at reglementet gjelder både interne og eksterne arbeidsmøter. Det vil alltid kunne være tolkningsmuligheter og grensetilfeller mellom de enkelte arrangementstypene. For eksempel vil det ikke være entydig gitt hva som faller inn under betegnelsen «spesielle anledninger» eller «særlige tilfeller». Byrådet ser det likevel ikke som ønskelig eller mulig å detaljregulere dette. Dagens reglement har ingen øvre grense for utgifter til servering. For å sikre en mest mulig ensartet praksis, både internt i kommunen og sammenlignet med statlige virksomheter, foreslår byrådet at Oslo kommune benytter statens satser for servering for de ulike arrangementstypene. Statens satser fremgår av Statens 1. Formål og virkeområde Servering for kommunens regning skal være tilpasset den enkelte arrangementstype og holdes innen en rimelig ramme. Reglementet gjelder for alle virksomheter som er en del av Oslo kommune som juridisk person. 2. Arrangementstyper og satser Det kan serveres ved følgende arrangementer: a) ekstern representasjon, dvs. ved mottagelse av innenlandske og utenlandske gjester b) intern representasjon, dvs. ved jubileer og andre spesielle anledninger c) interne og eksterne arbeidsmøter. Statens satser for representasjon, bevertning og utgifter til mat gjelder for servering etter reglementet jfr. Statens personalhåndbok. I særlige tilfeller kan satsene etter bokstav a) økes med inntil 30%.

3 Side 3 3. Serveringens art Servering kan omfatte mat, øl, vin og brennevin. Den som har beslutningsmyndigheten, beslutter også serveringens art. Ved arrangementer i arbeidstiden er det bare anledning til å servere alkohol i forbindelse med representasjon, jf punkt 2, første og andre strekpunkt. Det serveres ikke alkohol i forbindelse med ungdomsarrangementer. Et ungdomsarrangement er en aktivitet der målgruppen er under aldersgrensen for tillatt kjøp av alkoholholdige varer. 4. Beslutningsmyndighet Følgende ombud/stillinger har beslutningsmyndighet: For bystyret og dets organer, herunder bystyrets sekretariat, kommunerevisjonen og ombudet for brukere av helse- og sosialtjenester: personalhåndbok. Her fremkommer også at det i spesielle tilfeller gis adgang til å øke satsene ved ekstern representasjon, med inntil 30 %. En lignende bestemmelse foreslår byrådet også innført i kommunens reglement. Byrådet foreslår at første setning i bestemmelsen «Servering kan omfatte mat, øl, vin og brennevin» endres til Servering kan omfatte mat og drikke. Denne formuleringen omfatter alle typer drikke. I tillegg foreslår byrådet at adgangen til servering av alkohol ved intern representasjon i arbeidstiden faller bort. Selv om representasjon som arrangementsform bare benyttes ved spesielle anledninger, er dette representasjon i deltakernes arbeidstid. Etter byrådets vurdering harmonerer alkoholservering i arbeidstiden dårlig med de krav som ellers stilles til de ansatte, og til de utfordringer enkelte ansatte kan ha med hensyn til alkoholbruk. Det vises også her til det arbeidet kommunen som arbeidsgiver nedlegger i denne sammenheng gjennom AKANarbeidet. Fullmaktsfordelingen i det gjeldende reglementet er komplisert. Byrådet ønsker å forenkle mest mulig og foreslår derfor at fullmakten til å beslutte servering ligger til den/det nivå som har budsjettfullmakten i den 3. Serveringens art Servering kan omfatte mat og drikke. Den som har beslutningsmyndigheten, beslutter også serveringens art, jfr. punkt 4. Ved arrangementer i arbeidstiden er det bare anledning til å servere alkohol i forbindelse med ekstern representasjon, jfr. punkt 2 bokstav b. Det serveres ikke alkohol i forbindelse med ungdomsarrangementer. Et ungdomsarrangement er en aktivitet der målgruppen er under aldersgrensen for tillatt kjøp av alkoholholdige varer. 4. Beslutningsmyndighet Fullmakt til å beslutte servering etter reglement for servering i forbindelse med møter og representasjon i Oslo kommune følger budsjettfullmakten. Servering av alkohol, servering ved

4 Ordføreren eller den ordføreren bemyndiger. For byrådet og dets organer, herunder byrådsavdelingene: Byrådslederen, eller den byrådslederen bemyndiger. For etater: Etatsjefen eller den etatsjefen bemyndiger. For bydelene: Bydelsutvalgets leder eller den bydelsutvalgets leder bemyndiger for bydelens folkevalgte organer. Administrasjonssjefen eller den administrasjonssjefen bemyndiger for bydelsadministrasjonen. For virksomheter med styre: Styrelederen eller den styrelederen bemyndiger. De nevnte ombud/stillingsinnehavere kan delegere beslutningsmyndigheten, men den delegerte beslutningsmyndigheten bør ligge på ledernivå. enkelte virksomhet. Vedtak om servering av alkohol, arrangementer etter punkt nr. 2 bokstav a og bokstav b, samt bruk av økte satser etter punkt 2, annet avsnitt, er, etter byrådets vurdering av en slik karakter, at beslutningsmyndigheten alltid bør ligge på ledernivå. arrangementer etter punkt nr. 2 bokstav a og b, samt bruk av økte satser etter punkt 2, annet ansnitt, siste setning, skal likevel alltid besluttes av leder med budsjettfullmakt. Side 4 Nytt punkt Budsjettansvar og attestasjon Budsjettansvar ligger til det organ som er ansvarlig for arrangementet, og utgiftene skal posteres på vedkommende administrasjons budsjett. Ved attestasjon skal Det vises til byrådets vurdering av punkt 1 hvor det foreslås at første setning i gjeldende punkt 1 flyttes og blir nytt punkt 5. I tillegg foreslår byrådet at begrepet «drikkevarer» endres til drikke. Byrådet foreslår ikke endringer i ordlyden i punkt 5 utover at punktets nummerering endres til punkt 6. Byrådet ønsker imidlertid åpen, synlig og enkel tilgjengelig overordet 5. Saksbehandling Dersom det er ønskelig med servering av mat og drikke for kommunens regning, skal samtykke på forhånd innhentes fra den som har beslutningsmyndighet til det, jf. punkt Budsjettansvar og attestasjon Budsjettansvar ligger til det organ som er ansvarlig for arrangementet, og utgiftene skal posteres på vedkommende administrasjons budsjett. Ved attestasjon skal

5 arrangementets art, hvem som er gjester og hvem som er egne representanter påføres. 6. Opphevelse av tidligere reglement. Ikrafttredelse. Reglement for servering i forbindelse med møter og representasjon i Oslo kommune, vedtatt av formannskapet 23. november 1988, sak 545, ajourført 29. mai 1991, sak 131 og 29. april 1992, sak 255 oppheves. Nytt reglement trer i kraft straks. styringsinformasjon om kommunens kjøp av alkohol. Det vil derfor bli innført en egen kostnadsart i kommunens regnskap for føring av utgifter til kjøp av alkohol. Byrådet foreslår ikke endringer i punktet utover at punktets nummerering endres til punkt 7, og at det er det någjeldende reglement som foreslås opphevet. arrangementets art, hvem som er gjester og hvem som er egne representanter påføres. 7. Opphevelse av tidligere reglement. Ikrafttredelse. Reglement for servering i forbindelse med møter og representasjon i Oslo kommune, vedtatt av bystyret i sak 128 av , oppheves. Nytt reglement trer i kraft straks. Side 5 Økonomiske og administrative konsekvenser Vedtakelse av endringer i reglement for servering og representasjon i Oslo kommune medfører ikke økonomiske og administrative konsekvenser utover at virksomhetene får noe merarbeid i forbindelse med regnskapsføring som følge av egen artsgruppe for føring av kjøp av alkohol. er at merarbeidet vil være så begrenset at det klart veies opp av at det blir åpenhet og enkel tilgang til styringsinformasjon på dette området. Vedtakskompetanse Reglementet gjelder for kommunen som juridisk person, både for folkevalgte organer og administrasjon, og vedtas av den grunn av bystyret. Siden det er gjort endringer i flertallet av bestemmelsene i gjeldende reglement, legges hele reglementet fram for vedtak. Rapporteringsordning Det vurderes ikke å være behov for særskilt rapporteringsordning. Byrådet innstiller til bystyret å fatte følgende vedtak: Reglement for servering i forbindelse med møter og representasjon i Oslo kommune 1. Formål og virkeområde Servering for kommunens regning skal være tilpasset den enkelte arrangementstype og holdes innen en rimelig ramme. Reglementet gjelder for alle virksomheter som er en del av Oslo kommune som juridisk person. 2. Arrangementstyper og satser Det kan serveres ved følgende arrangementer: a) ekstern representasjon, dvs. ved mottagelse av innenlandske og utenlandske gjester b) intern representasjon, dvs. ved jubileer og andre spesielle anledninger c) interne og eksterne arbeidsmøter.

6 Side 6 Statens satser for representasjon, bevertning og utgifter til mat gjelder for servering etter reglementet, jfr. Statens personalhåndbok. I særlige tilfeller kan satsene etter bokstav a) økes med inntil 30%. 3. Serveringens art Servering kan omfatte mat og drikke. Den som har beslutningsmyndigheten, beslutter også serveringens art, jfr. punkt 4. Ved arrangementer i arbeidstiden er det bare anledning til å servere alkohol i forbindelse med ekstern representasjon, jfr. punkt 2 bokstav a. Det serveres ikke alkohol i forbindelse med ungdomsarrangementer. Et ungdomsarrangement er en aktivitet der målgruppen er under aldersgrensen for tillatt kjøp av alkoholholdige varer. 4. Beslutningsmyndighet Fullmakt til å beslutte servering etter reglement for servering i forbindelse med møter og representasjon i Oslo kommune følger budsjettfullmakten. Servering av alkohol, servering ved arrangementer etter punkt nr. 2 bokstav a og b, samt bruk av økte satser etter punkt 2, annet ansnitt, siste setning, skal likevel alltid besluttes av leder med budsjettfullmakt. 5. Saksbehandling Dersom det er ønskelig med servering av mat og drikke for kommunens regning, skal samtykke på forhånd innhentes fra den som har beslutningsmyndighet til det, jfr. punkt Budsjettansvar og attestasjon Budsjettansvar ligger til det organ som er ansvarlig for arrangementet, og utgiftene skal posteres på vedkommende administrasjons budsjett. Ved attestasjon skal arrangementets art, hvem som er gjester og hvem som er egne representanter påføres. 7. Opphevelse av tidligere reglement og ikrafttredelse Reglement for servering i forbindelse med møter og representasjon i Oslo kommune, vedtatt av bystyret i sak 128 av , oppheves. Nytt reglement trer i kraft straks. Byrådet, den Raymond Johansen Vedlegg tilgjengelig på Internett: Vedlegg ikke tilgjengelig på Internett: Ingen Ingen