Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i MjøsAnker AS

Transkript

1 Forvaltningsrevisjon 2017/2018 Utarbeidet av Hedmark Revisjon IKS på oppdrag fra kontrollutvalget i Hedmark fylkeskommune Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i MjøsAnker AS Endelig rapport

2 1 Forord Denne rapporten er et resultat av prosjekt med formål å vurdere om Hedmark fylkeskommunens oppfølging av sitt eierskap i selskapet MjøsAnker AS, skjer i henhold til fylkestingets vedtak og anerkjente prinsipper for eierstyring. Det er gjennomført selskapskontroll/forvaltningsrevisjon i selskapet. Dette er hjemlet i kommuneloven 77 nr. 5 og for øvrig nærmere omtalt i forskrift om kontrollutvalg kapittel 6 ( 13-15). Rapportutkastet har vært sendt på høring til fylkeskommunens eierrepresentant i selskapet, og til daglig leder i selskapet. Høringsuttalelse fra fylkeskommunens eierrepresentant fremkommer i kapittel 21.1 i rapporten. Høringsuttalelsen fra selskapet fremkommer i kapittel Rapporten, som utgjør prosjektets sluttprodukt, avleveres herved til revisjonens oppdragsgiver, kontrollutvalget i Hedmark fylkeskommune. Prosjektarbeidet er utført i perioden oktober 2017 til mars Forvaltningsrevisor Ayla Van Nguyen har vært utøvende revisor for prosjektet og har utarbeidet rapporten. oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Laila Irene Stenseth har kvalitetssikret arbeidet. Hedmark Revisjon IKS ønsker å takke fylkeskommunens eierrepresentant og selskapets daglig leder for nødvendig tilrettelegging og bistand i prosjektforløpet. Vi takker kontrollutvalget i Hedmark fylkeskommune for oppdraget. Løten, den 24. april 2018 Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Utøvende forvaltningsrevisor 2

3 Innholdsfortegnelse 1 FORORD 2 2 SAMMENDRAG 6 3 HJEMMEL FOR SELSKAPSKONTROLL 9 4 BESTILLING, FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER FORMÅL PROBLEMSTILLINGER 10 5 KORT OM MJØSANKER AS OG SELSKAPETS STRUKTUR SELSKAPSSTRUKTUR I MJØSANKER AS HISTORIKK FOR MJØSANKER AS ØKONOMISKE NØKKELTALL ( ) MJØSANKER AS SINE ARBEIDSTILTAK 14 6 KILDER TIL KONTROLLKRITERIER 15 7 METODE FOR REVISJONEN 16 8 PROBLEMSTILLING 1 FØRINGER FOR EIERSKAPSFORVALTNING KONTROLLKRITERIER FOR PROBLEMSTILLING INNHENTET DATA REVISORS VURDERING VURDERING AV KONTROLLKRITERIENE FRA AKSJELOVEN, JF. KOMMUNELOV KS ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL 25 9 PROBLEMSTILLING 2- SAMHANDLING MELLOM EIERE KONTROLLKRITERIER FOR PROBLEMSTILLING INNHENTET DATA REVISORS VURDERING KONKLUSJON - EIERSKAPSFORVALTNING PROBLEMSTILLING 3 - KRYSSUBSIDIERING KONTROLLKRITERIER FOR PROBLEMSTILLING INNHENTET DATA REVISORS VURDERING 38 3

4 11.4 OPPSUMMERING PROBLEMSTILLING 4 - SENTRALE KRAV OG RETNINGSLINJER KONTROLLKRITERIER FOR PROBLEMSTILLING INNHENTET DATA REVISORS VURDERING OPPSUMMERING PROBLEMSTILLING 5 - FORMÅL OG MÅL SATT FOR SELSKAPET KONTROLLKRITERIER FOR PROBLEMSTILLING INNHENTET DATA REVISORS VURDERING OPPSUMMERING PROBLEMSTILLING 6 SELSKAPETS TILBUD AFT, PRAKSISPLASS OG VTA KONTROLLKRITERIER FOR PROBLEMSTILLING INNHENTET DATA REVISORS VURDERING OPPSUMMERING PROBLEMSTILLING 7 - INTERNKONTROLL OG KVALITETSSYSTEM KONTROLLKRITERIER FOR PROBLEMSTILLING INNHENTET DATA REVISORS VURDERING OPPSUMMERING PROBLEMSTILLING 8 - OFFENTLEGLOVA OG LOV OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER KONTROLLKRITERIER FOR PROBLEMSTILLING INNHENTET DATA REVISORS VURDERING OPPSUMMERING PROBLEMSTILLING 9 - BRUKERMEDVIRKNING KONTROLLKRITERIER FOR PROBLEMSTILLING INNHENTET DATA REVISORS VURDERING OPPSUMMERING PROBLEMSTILLING 10 - SYSTEMER OG RUTINER FOR FORSVARLIG DRIFT 69 4

5 18.1 KONTROLLKRITERIER FOR PROBLEMSTILLING INNHENTET DATA REVISORS VURDERING OPPSUMMERING/KONKLUSJON KONKLUSJON FORVALTNINGSREVISJON I SELSKAPET ANBEFALINGER ANBEFALING TIL HEDMARK FYLKESKOMMUNE ANBEFALING TIL MJØSANKER AS FYLKESRÅDETS OG SELSKAPETS UTTALELSER UTTALELSE FRA FYLKESRÅDET UTTALELSE FRA MJØSANKER AS SVAR FRA REVISOR KOMMENTARER TIL UTTALELSENE KOMMENTARER TIL UTTALELSE FRA HEDMARK FYLKESRÅD KOMMENTARER TIL UTTALELSE FRA MJØSANKER AS REFERANSE- OG KILDELISTE VEDLEGG A: UTLEDNING AV KONTROLLKRITERIER KONTROLLKRITERIER FOR PROBLEMSTILLING 1: KONTROLLKRITERIER FOR PROBLEMSTILLING 2: KONTROLLKRITERIER - PROBLEMSTILLINGER SOM RETTER SEG MOT SELSKAPET SAMLET OPPSUMMERING AV KONTROLLKRITERIER FOR SELSKAPSKONTROLLEN KONTROLLKRITERIER FOR PROBLEMSTILLING 1 OG 2: EIERSKAPSKONTROLL KONTROLLKRITERIER FOR PROBLEMSTILLING 3-10 FORVALTNINGSREVISJON I SELSKAPET 102 5

6 2 Sammendrag Kontrollutvalget i Hedmark fylkeskommune bestilte den 20. juni 2017 selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i selskapene: Tepas AS med heleide datterselskaper 1 og MjøsAnker AS. Prosjektplanen ble behandlet i kontrollutvalget den 15.mars 2017, jf. Sak 18/17. Selskapskontrollen er utført i overenstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77, samt forskrift om kontrollutvalg Denne rapporten omhandler Hedmark fylkeskommune som deleier for MjøsAnker AS. Formålet med eierskapskontrollen er å kontrollere om den som utøver fylkeskommunens eierinteresser, utøver myndighet i henhold til bestemmelser i aktuelle lover og forskrifter, fylkestingets vedtak og forutsetninger og i tråd med etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse. Eierskapskontrollen har omfattet gjennomgang og vurdering av egenerklæring fra eierrepresentant i Hedmark fylkeskommune, samt dokumenter fra MjøsAnker AS som beskriver utøvelsen av fylkeskommunens eierskap. I tilknytning til forvaltningsrevisjon i selskapet, har vi innhentet informasjon gjennom dokumentanalyser, i oppstartsmøte og gjennom kommunikasjon på e-post. Oppstartsmøtet ble gjennomført 30. oktober På møtet deltok daglig leder og økonomiansvarlig fra MjøsAnker AS. I prosjektforløpet har vi kommunisert via epost med selskapets ledelse, eierrepresentant for Hedmark fylkeskommune og øvrige eierkommuner for å innhente tilstrekkelig informasjon/data. Kontrollkriterier Med kontrollkriterier mener vi de lover, forskrifter, retningslinjer, kommunale vedtak, føringer/vedtekter mv som sier noe om hvordan virksomheten skal drives. Hensikten med revisjonskriteriene er at det skal settes opp autoritative standarder som fylkeskommunens og selskapenes praksis kan måles opp mot, og som er grunnlaget for revisjonens vurderinger og eventuelt også anbefalinger. Kontrollkriterier for problemstilling 1 er hentet fra utvalgte deler av KS «Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll» publisert 13.november For problemstilling 2 har vi lagt vekt på å beskrive/si noe om samhandlingen mellom fylkeskommunen og de andre eierne når det gjelder eierstyring og oppfølging av selskapene. Vi har vurdert opp mot to kontrollkriterier som er utledet med bakgrunn i fylkeskommunens eierskapsmelding og KS sine anbefalinger Forvaltningsrevisjonen av selskapene har omfattet til sammen 8 problemstillinger. Det er utledet en rekke kontrollkriterier, og disse fremkommer i vedlegg A. 1 Tepas Personal AS er et morsselskap med heleide datterselskaper: Trysil Industri AS, Trysil Vask og Rens AS og Trysil Snow System AS) 6

7 Formål Formålet med selskapskontrollen har vært å undersøke og vurdere Hedmark fylkeskommunes eierstyring av MjøsAnker AS. Videre har formålet med selskapskontrollen omfattet å undersøke om selskapet har etablert system og rutiner som sikrer at selskapet driver i samsvar med vedtekter, politiske vedtak og regelverk. Konklusjon eierskapskontroll De to problemstillingene knyttet til eierskapskontrollen, er besvart gjennom en vurdering av fylkeskommunens eierskapsoppfølging opp mot kontrollkriterier utledet fra aksjeloven og KS anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. For å besvare problemstilling 2, har vi i tillegg innhentet informasjon fra øvrige eierkommuner. Hedmark fylkeskommune og selskapet, har fulgt kontrollkriteriene utledet fra aksjelovens bestemmelser. Hedmark fylkeskommune har videre etablert tydelige føringer gjennom eierskapsmeldingen som er det overordnede styringsdokumentet for eierskap. Hedmark fylkeskommune har sørget for god eieroppfølging av MjøsAnker AS. Eieroppfølgingen er i det alt vesentligste i samsvar med KS anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll, og i samsvar krav og prinsipper nedfelt i Hedmark fylkeskommunes eierskapsmelding. Det er likevel enkelte forbedringspunkter: Fylkesråder bør påse at valgt styre er i samsvar med kravet om 40 % representasjon fra hvert kjønn. Fylkesrådet i Hedmark fylkeskommune kan vurdere om det bør fastsettes prinsipper for kommunikasjon mellom fylkestinget/fylkesrådet og selskapets eierrepresentant. Videre kan fylkesrådet vurdere om det bør avholdes eiermøter selskaper som Hedmark fylkeskommune har eierinteresser i for å bidra til god eierstyring og kommunikasjon. Konklusjon forvaltningsrevisjon i selskapet Våre konklusjoner knyttet til forvaltningsrevisjon i MjøsAnker AS er som følger: MjøsAnker AS: 1. har innrettet seg slik at risikoen for kryssubsidiering er lav. 2. har utarbeidet tilfredsstillende rutiner slik at de etterlever krav satt i lovverk, vedtak og eierskapsmelding. Styret har sørget for at selskapet har etiske retningslinjer som blir revidert ved behov. Det er utarbeidet sentrale styringsdokumenter som strategiplan, budsjett, årsplan og handlingsplan. 3. driver i samsvar med lovverk og statlige føringer for arbeidsmarkedstiltak, og har utarbeidet strategi- og handlingsplan som viser at selskapet jobber mot mål. Selskapet har rutiner for kvalitetssikring og evaluering av tjenester, og rapporterer jevnlig til styret gjennom styremøter, samt halvårlig og årlig til NAV. 4. etterlever krav som godkjent tiltaksarrangør og har etablert tilbud for arbeidsforberedende trening og varig tilrettelagt arbeid, slik at deltakere kan prøve ut sin arbeidsevne og dermed styrke mulighetene for å komme ut i ordinært arbeid. Selskapets drift og tilbud er i samsvar med intensjonen i lovverket. De utbetaler ikke utbytte og overskudd tillegges egenkapitalen og benyttes til investeringer, utvikling og tilbud for brukere. 7

8 5. har gjennom EQUASS sertifisering og kvalitetssystemet MAKS dokumentert kvalitetssystemer og rutiner som kan bidra til å sikre etterlevelse av lover og regler, og blir fulgt opp på en god måte av styret. Daglig leder sørger for å oppdatere og orientere styret om driften i selskapet. 6. har vurdert at de ikke er underlagt offentleglova og lov om offentlige anskaffelser, men har likevel fulgt lov om offentlige anskaffelser og innhentet anbud for en del større anskaffelser. Vi har ikke fått fremlagt dokumentasjon som viser at vurderinger er nedfelt skriftlig. Selskapet bør sørge juridisk vurdering av forholdene, og begrunne med bakgrunn i gjeldende lovverk. 7. har sørget for brukermedvirkning på system- og individnivå. Det er etablert brukerforum, samt rutiner som bidrar til at deltaker får medvirke i egen sak. Ledelsen kan vurdere tiltak for å sikre at alle deltakere er klar over klageadgang, og vet hvordan de går frem for å benytte denne. 8. har sørget for brukermedvirkning på system- og individnivå. Det er etablert brukerforum, samt rutiner som bidrar til at deltaker får medvirke i egen sak. Ledelsen kan vurdere tiltak som sikrer at deltakere er klar over klageadgang, og hvordan de går frem for å benytte denne. 9. har gode rutiner og fokus på å nå sine mål, og har satt seg økonomiske mål og jobber aktivt for å oppnå disse. Styret har satt krav om resultatgrad på 3 5 %. Det er etablert tilfredsstillende rutiner for rapportering til styret om driftsmessige og økonomiske forhold. Styret følger opp selskapet i samsvar med aksjelovens bestemmelser. Selskapet har forsvarlig egenkapital og likviditet. Selskapets systemer og rutiner bidrar til å sikre en økonomisk forsvarlig drift. Våre anbefalinger 1. Fylkesråder bør påse at valgt styre er i samsvar med krav om 40 % representasjon fra hvert kjønn. 2. Fylkesrådet kan vurdere om det bør fastsettes prinsipper for kommunikasjon mellom fylkestinget/fylkesrådet og selskapets eierrepresentant. 3. Fylkesrådet kan vurdere om det jevnlig bør avholdes eiermøter i selskaper som Hedmark fylkeskommune har eierinteresser i for å bidra til god eierstyring og kommunikasjon. 4. MjøsAnker AS bør gjennomføre juridiske vurderinger av om offentleglova og regelverket om offentlige anskaffelser gjelder for selskapet. Vurderingene bør nedfelles skriftlig og inneholde begrunnelse med bakgrunn i gjeldende lovverk. 5. Styret i selskapet bør jevnlig gjennomgå, drøfte og revidere etiske retningslinjer. 8

9 3 Hjemmel for selskapskontroll I henhold til kommuneloven 77 femte ledd skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkekommunens interesser i selskaper m.m. Nærmere regler om innholdet av selskapskontrollen er gitt i kontrollforskriften kapittel 6. I forskriftens 14 fremgår det at en selskapskontroll kan bestå av en eierskapskontroll, dvs. en kontroll hvordan kommunen utøver sine eierinteresser, men at den også kan omfatte forvaltningsrevisjon. Når selskapskontrollen gjøres som forvaltningsrevisjon rettes søkelyset mot selskapet som sådan, og ikke mot kommunen som eier. 4 Bestilling, formål og problemstillinger Kontrollutvalget i Hedmark fylkeskommune fattet den 15. mars 2017, jf. sak 8/17 oppfølging av plan for selskapskontroll bestilling av foranalyser, vedtak om å bestille en prosjektplan fra Hedmark Revisjon IKS for gjennomføring av selskapskontroll i Tepas AS og MjøsAnker AS. Vedtaket lød som følger; 1. Kontrollutvalget bestiller en foranalyse fra Hedmark Revisjon IKS om en selskapskontroll rettet mot attføringsbedriftene Tepas AS og MjøsAnker AS. Revisjonen bes spesielt om å vurdere nytteverdien i en foranalyse da fylkeskommunen skal vurdere å avhende sine aksjer i disse selskapene. Prosjektplanen tok for seg selskapskontroll i Tepas AS, inkl heleide datterselskap og i MjøsAnker AS. Hedmark fylkeskommune ved eierskapssekretariatet har i e-post den tilbakemeldt følgende mht. fylkeskommunens videreføring/avvikling av eierskapet i selskapene: «Det er riktig at fylkesrådet er innstilt på å vurdere salg av fylkeskommunens eierandeler i disse to selskapene. Det er foreløpig ikke startet noen prosess om dette. Det er mest naturlig at det i første omgang rettes en henvendelse til de aktuelle selskapene, og de nødvendige vurderinger bør kunne gjennomføres hos oss inneværende år.» Prosjektplanen tok for seg både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i selskapene. Kontrollutvalget i Hedmark fylkeskommune bestilte den 20.juni 2017 både selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i selskapene: Tepas AS og MjøsAnker AS. Det enstemmige vedtaket lyder slik: Kontrollutvalget tar den framlagte foranalysen/prosjektplanen "Selskapskontroll i attføringsbedriftene Tepas AS, inkl. heleide datterselskap og MjøsAnker" til orientering. Kontrollutvalget bestiller både selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i begge selskapene. Problemstillingene som ønskes belyst er alle unntatt nr. 8. I vår gjennomføring av prosjektet har vi lagt til grunn at selskapskontrollen i første rekke gjennomføres som forvaltningsrevisjon. Prosjektet er gjennomført i samsvar med Norges kommunerevisorforbund sin standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). 4.1 Formål Formålet med selskapskontrollen har vært å undersøke og vurdere Hedmark fylkeskommunes sin eierstyring av MjøsAnker AS. Formålet med selskapskontrollen har også vært å undersøke om selskapet har etablert system og rutiner som sikrer at selskapet driver i samsvar med vedtekter, politiske vedtak og regelverk. 9

10 En kartlegging av hvor godt Hedmark fylkeskommune følger opp sitt eierskap, med etterfølgende refleksjon rundt eierstyring, kan bidra til ytterligere forbedre fylkeskommunens eierstyring. 4.2 Problemstillinger Dette prosjektet besvarer følgende problemstillinger: Problemstillinger knyttet til fylkeskommunens eierskapsforvaltning (selskapskontroll): 1. I hvilke grad har fylkeskommunen etablerte tydelige føringer for fylkeskommunen sin eierskapsforvaltning av Mjøsanker AS a. Utfører fylkeskommunen eierstyring av Mjøsanker AS i samsvar med sentrale anbefalinger fra KS b. Utfører fylkeskommunen eierstyring av Mjøsanker AS i samsvar med fylkeskommunen sine retningslinjer for eierstyring c. Har fylkeskommunen etablert rutiner som sikrer at fylkeskommunen blir tilstrekkelig informert om driften og utvikling i selskapet? 2. I hvilke grad er det tilstrekkelig samhandling mellom fylkeskommunen og de andre eierne når det gjelder eierstyring og oppfølging av Mjøsanker AS? a. I hvilken grad har eierne tilstrekkelig med rutiner for dialog og samhandling? b. I hvilken grad er eierne enige om eierstyring og målene for selskapet? Problemstillinger knyttet til driften av MjøsAnker AS (forvaltningsrevisjon): 3. I hvilken grad har ledelsen i selskapet innrettet seg slik at: a. det ikke oppstår en oppfatning av at det kan forekomme kryssubsidiering i selskapet? b. det reelt sett ikke forekommer kryssubsidiering i selskapet? 4. I hvilken grad blir sentrale krav og retningslinjer som staten og eierne stiller til selskapet etterlevd av selskapet? 5. I hvilken grad driver selskapet sin virksomhet i samsvar med vedtektsfestet formål og andre mål som er satt for selskapet? 6. I hvilken grad er driften og tilbudet om tiltaksplasser tilpasset etterspørselen fra kommunene? 7. I hvilken grad fungerer selskapet sitt tilbud om praksisplasser i samsvar med intensjonen? 8. Har selskapet systemer og rutiner som bidrar til å etterleve sentrale krav innenfor regelverket knyttet til: a. Lov om arbeidsmarkedstjenester og forskrift om arbeidsrettede tiltak b. Internkontrollforskriften knyttet til HMS c. Aksjeloven 9. I hvilken grad har selskapet gjort en vurdering av om det underlagt offentleglova og regelverket om offentlige anskaffelser 10. I hvilken grad har selskapet etablert et tilfredsstillende kvalitetssystem? 11. I hvilken grad har selskapet etablert rutiner for å inkludere brukeren i prosesser knyttet til utvikling av selskapet? a. I hvilken grad er det etablert brukerforum og eller ordninger med brukerrepresentasjon? 10

11 b. I hvilken grad opplever brukerne at tilbudet fra selskapet er tilpasset deres behov? 12. Har selskapet system og rutiner som bidrar til å sikre en økonomisk forsvarlig drift? a. Når selskapet de økonomiske målene som er satt for selskapet? b. Har selskapet en forsvarlig egenkapital, jf. aksjeloven 3-4? c. I hvilken grad har selskapet etablert rutiner for utarbeidelse og oppfølging av budsjett? Revisjonen sendte en henvendelse den 10. november 2017 til kontrollutvalgssekretariatet Innlandet, der vi informerte om at vi vurderte å slå sammen problemstillingene. Vi mente at en sammenslåing av problemstillingen vil gi et mer helhetlig bilde av situasjonen. Vi mottok tilbakemelding på forslaget og disse problemstillingene ble slått sammen: Opprinnelig problemstilling 6 og 7 lød som følger: 6. I hvilken grad er driften og tilbudet om tiltaksplasser tilpasset etterspørselen fra kommunene? 7. I hvilken grad fungerer selskapet sitt tilbud om praksisplasser i samsvar med intensjonen? Problemstilling 6 og 7 er omformulert til ny problemstilling 6, som lyder: 6. I hvilken grad fungerer selskapet sitt tilbud om arbeidsforberedende trening / praksisplass og varig tilrettelagt arbeidsplass i samsvar med intensjonen i lovverket? I prosjektplanen omhandler problemstilling 8 og problemstilling 10 liknende forhold, som det kan være grunn for å se på under ett. Problemstillingene lyder slik: 8. Har selskapet systemer og rutiner som bidrar til å etterleve sentrale krav innenfor regelverket knyttet til: a. Lov om arbeidsmarkedstjenester og forskrift om arbeidsmarkeds tiltak (tiltaksforskriften) b. Internkontrollforskriften knyttet til HMS. c. Aksjeloven. 10. I hvilken grad har selskapet etablert tilfredsstillende kvalitetssystem? Problemstilling 8 og 10 er omformulert til ny problemstilling 7, som lyder: I hvilken grad har selskapet etablert et kvalitetssystem som bidrar til at: a. selskapet rapporterer og dokumenterer i samsvar med krav satt i tiltaksforskriftens 2-5 b. etterlever sentrale krav satt i internkontrollforskriftens 5. c. etterlever krav satt i aksjeloven om at styret skal sørge for betryggende kontroll 1 Sammenslåing av problemstillinger, slik det er beskrevet ovenfor, innebærer at vi i denne rapporten besvarer til sammen 10 problemstillinger, og ikke 12 slik det fremkommer av prosjektplanen. 11

12 5 Kort om MjøsAnker AS og selskapets struktur I dette kapittelet beskriver vi selskapets struktur. Vi har tatt inn en oversikt over økonomiske tall og beskriver de ulike tiltakene MjøsAnker AS tilbyr. MjøsAnker AS er eid av Hedmark fylkeskommune (13,64 %), Hamar kommune (33,24 %), Ringsaker kommune (29,67 %), Stange kommune (17,03 %) og Løten kommune (6,43 %). MjøsAnker AS er en vekstbedrift med formål å bistå mennesker med å komme i arbeid. Selskapet hadde pr ansatte, og en aksjekapital på kr Selskapet ble stiftet Selskapet hadde en omsetning på 70,6 mill. kroner i 2015 og et overskudd på 6,983 mill. kroner. Selskapet har vurdert at det ikke er skattepliktig. Til sammen får ca. 500 deltakere årlig tilbud om arbeidstrening, arbeidsutprøving og kurs som gjør dem i stand til å delta i arbeidsmarkedet i MjøsAnker AS. MjøsAnker AS leverer en rekke varer og tjenester gjennom interne avdelinger og egne butikker i Hamar og Ringsaker kommune. Her jobber både ansatte med behov for varig tilrettelagt arbeid, og deltakere som trenger arbeidsutprøving. NAV er selskapets oppdragsgiver. 5.1 Selskapsstruktur i MjøsAnker AS Figur 1: Organisasjonskart i MjøsAnker AS (2017) 12

13 5.2 Historikk for MjøsAnker AS Opprinnelig var det tre bedrifter som gjennom fusjon har blitt til MjøsAnker AS. I 1998 ble Ankerløkken Lys og Data AS etablert. Ankerløkken Lys og Data fusjonerte inn Hamar ASVO i I 2010 fusjonerte Mjøssamvirke og Ankerløkken AS, og MjøsAnker AS ble etablert. Dette er det historiske bakteppet til MjøsAnker AS. Selskapet er for øvrig Hedmarks største arbeidsinkluderingsbedrift og samarbeider tett med lokalt næringsliv om rekruttering av arbeidskraft. 5.3 Økonomiske nøkkeltall ( ) Nedenfor har vi tatt inn økonomiske tall fra for perioden Figur 2: Lederlønnen og resultatregnskapet er hentet fra 13

14 5.4 MjøsAnker AS sine arbeidstiltak AFT Arbeidsforberedende trening (18 67 år) Dette er et tiltak for de som trenger å få avklart sin arbeidsevne og komme ut i jobb eller utdanning. Med utgangspunkt i brukerens interesser og ferdigheter, lages det handlingsplaner som skal styrke brukerens karriereferdigheter. Brukeren får tilbud om arbeidsutprøving, enten i MjøsAnker AS sine avdelinger eller ute hos samarbeidsbedrifter. AFT-Ung Arbeidsforberedende trening for ungdom (18 30 år) Dette er et tiltak for de som trenger å få avklart sin arbeidsevne for å gjennomføre utdanning eller komme i jobb. Dette tiltaket består av gruppeaktiviteter tilpasset gruppen med temaer som eksempelvis utdanning, hverdagsmestring, sosiale ferdigheter, kommunikasjon og motivasjon. Brukeren får tilbud om arbeidsutprøving, enten i MjøsAnker AS sine avdelinger eller ute hos samarbeidsbedrifter. APS Arbeidspraksis i skjermet virksomhet Dette er et tiltak er for personer som trenger å få avklart sin arbeidsevne og vil prøve ut egen arbeidskapasitet. Det gis tett oppfølging og en gradvis overgang til arbeidslivet. Utprøvingen i arbeidslivet skjer både i MjøsAnker AS sine egne bedrifter og hos samarbeidsbedrifter. ARR Arbeidsrettet rehabilitering Dette er et tiltak for sykemeldte både med og uten arbeidsgiver. Målet er å få brukeren helt eller delvis tilbake i jobb, eller som arbeidssøker i nytt jobbmarked. Tiltaket gjennomføres i tett samarbeid med lege/behandler og med oppfølging av arbeidsgiver og arbeidsmarked. Bruker får opplæring i prosessen «fra arbeidssøker til arbeidstaker». Tiltaket inneholder både individuell veiledning og gruppetilbud. Avklaring Det er et tiltak som kartlegger brukers styrker og arbeidsevne gjennom veiledning og aktiviteter hos MjøsAnker AS. Målet er å oppnå kunnskaper og ferdigheter om å drive jobbsøk, og om krav og muligheter i arbeidslivet. Bruker får arbeidstrening både i MjøsAnker AS egne avdelinger og hos samarbeidsbedrifter. Bruker deltar i gruppeaktiviteter og trening, og det utarbeides en plan for aktiviteter for å stå i, eller komme tilbake i jobb. Oppfølging Dette er et tiltak for brukere som trenger støtte for å skaffe eller beholde en jobb, og som har behov for omfattende oppfølging. Tiltaket skal være tilpasset brukers behov ut fra mulighetene som finnes på arbeidsmarkedet. MjøsAnker AS gir veiledning i arbeidsrelaterte ferdigheter, karriereplanlegging, CV- og søknadsskriving, samt intervjutrening. VTA Varig tilrettelagt arbeid Dette er et tiltak hvor bruker blir fast ansatt hos MjøsAnker AS og jobber i en av selskapets avdelinger. VTA er et tiltak for brukere med varig uførepensjon, eller som i nær fremtid vil få det. Brukeren får en jobb der arbeidsoppgavene og arbeidstiden er tilpasset bruker. Målet er å gi et godt 14

15 arbeidstilbud og samtidig jevnlig vurdere muligheten for ekstern jobb, utdanning eller overføring til andre tiltak. I tillegg til uførepensjon fra NAV får brukeren en liten lønnsgodtgjørelse. 2 MjøsAnker AS kan også tilby følgende: Tiltak for ungdom med rettigheter gjelder aldersgruppen fra år. Tiltak for ungdom uten rettigheter gjelder for aldersgruppen fra år. Lærlingordning hos: Kringla bakeri, salg- og service, kokker/kjøkken- og trevirke avdelingen. MjøsAnker AS er godkjent som tiltaksarrangør og har hatt følgende tiltak i 2016: Avklaring og oppfølging (anbudsutsatte tiltak) Arbeid med bistand (AB) Varig tilrettelagt arbeid (VTA) Arbeidsrettet rehabilitering (ARR) Godkjenning som tiltaksarrangør for gjennomføring av arbeidsmarkedstiltak : Arbeidsforberedende trening (AFT) i skjermet virksomhet (nytt tiltak hos MjøsAnker AS siden 1.oktober 2017) Varig tilrettelagt arbeid (VTA) i skjermet virksomhet Arbeidspraksis i skjermet virksomhet (APS) inntil arbeidsforberedende trening (AFT) er iverksatt ( ). Kvalifisering og tilrettelagt arbeid i AMB (KIA) 6 Kilder til kontrollkriterier Kontrollkriterier er krav eller forventninger som innhentede faktaopplysninger i selskapskontrollen skal vurderes opp mot. Disse skal være utledet fra autoritative kilder innenfor det reviderte området, og kan eksempelvis være lovverk eller politiske vedtak mv. I del 1 om eierskapskontrollen har vi i hovedsak utledet detaljerte kontrollkriterier fra følgende kilder: Lov om aksjeselskaper LOV , sist endret LOV fra , LOV fra Kommuneloven LOV , sist endret LOV fra , LOV KS anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. Kommunenes interesse- og arbeidsgiverorganisasjon. Publisert Informasjon hentet fra hjemmesiden til MjøsAnker «våre tiltak» 3 Avtale mellom NAV og tiltaksarrangør (MjøsAnker AS) om gjennomføring av arbeidsmarkedstiltak 15

16 Problemstillingen 1 og 2 knytter seg til Hedmark fylkeskommunens eierskapsforvaltning (eierskapskontroll). Problemstillingene er besvart ved at innhentede data har blitt vurdert opp mot konkrete kontrollkriterier utledet fra de overnevnte kildene. Kontrollkriteriene for problemstilling 1 er oppsummert i kapittel 8. For problemstilling 2 har vi innhentet informasjon fra Hedmark fylkeskommune og andre øvrige eierkommuner, og oppsummert i kapittel 9. I del 2 om selskapskontrollen/forvaltningsrevisjonen vil detaljerte kontrollkriterier i hovedsak bli utledet fra følgende kilder: 1. Vedtektene til MjøsAnker AS 2. Vedtak og føringer gitt av fylkestinget/fylkesrådet i Hedmark fylkeskommune 3. Lov om aksjeselskaper LOV , sist endret LOV fra , LOV fra Kommuneloven LOV , sist endret LOV fra , LOV EØS avtalen, regler om offentlig støtte, 5.mai Med endringer, sist oppdatert 28.november Forskrift om arbeidsmarkedstiltak FOR fra , sist endret FOR fra Lov om arbeidsmarkedstjenester LOV , sist endret LOV fra , LOV fra Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) FOR , sist endret FOR fra Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) LOV , sist endret LOV fra Lov om offentlige anskaffelser LOV , sist endret LOV KS anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. Kommunesektorens organisasjon. Publisert Problemstillingene er besvart ved at innhentede data har blitt vurdert opp mot konkrete kontrollkriterier utledet fra de overnevnte kildene. 4 7 Metode for revisjonen Selskapskontrollen er utført i overenstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77, samt forskrift om kontrollutvalg Vi har i stor grad tatt utgangspunkt i metodikken som beskrives i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. Besvarelse av problemstilling en og to bygger i stor grad på informasjon i egenerklæringen fra eierrepresentant for Hedmark fylkeskommune. I tillegg har vi sendt ut e-post til de andre øvrige eierkommunene og Hedmark fylkeskommunen for å innhente ytterligere informasjon/data for å besvare problemstilling 2. 4 Se vedlegg A. 16

17 Undersøkelsen har også omfattet gjennomgang og vurderinger av relevante dokumenter fra Hedmark fylkeskommune: - Eierskapsmelding Reglement for delegert myndighet i Hedmark fylkeskommune Oversikt over myndighet til å oppnevne styremedlemmer, medlemmer til valgkomite, 27 samarbeid, andre samarbeid, foreninger, råd og utvalg. Prosjektet har også benyttet dokumenter innhentet fra MjøsAnker AS som beskriver utøvelsen av fylkeskommunens eierskap i disse. Vi gjennomførte oppstartsmøte med MjøsAnker AS 30.oktober Oppstartsmøtene hadde sammenheng med forvaltningsrevisjon/selskapskontroll i selskapene, jf. problemstillingene Ved utarbeidelse av rapportens del 1 som omhandler eierskapskontrollen, har vi også benyttet opplysninger mottatt i disse møtene i den grad informasjonen har betydning for de to første problemstillingene. 17

18 8 Problemstilling 1 Føringer for eierskapsforvaltning Problemstilling 1: I hvilken grad har fylkeskommunen etablert tydelige føringer for fylkeskommunen sin eierskapsforvaltning av MjøsAnker AS? a. Utfører fylkeskommunen eierstyring av MjøsAnker AS i samsvar med sentrale anbefalinger fra KS. b. Utfører fylkeskommunen eierstyring av MjøsAnker AS i samsvar med fylkeskommunens sine retningslinjer for eierstyring. c. Har fylkeskommunen etablert rutiner som sikrer at fylkeskommunen blir tilstrekkelig informert om driften og utvikling i selskapet. 8.1 Kontrollkriterier for problemstilling 1 Kontrollkriteriene er utledet fra autorative kilder og følger rapporten som eget vedlegg jf. vedlegg A. Vi har utledet 17 kontrollkriterier for problemstilling 1 og 2 som innhentet data blir vurdert opp mot. Kontrollkriteriene 1-5 er utledet fra aksjeloven. Kontrollkriteriene 1 5 er utledet fra aksjeloven. Kontrollkriteriene 6 17 er utledet fra KS anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll av kommunalt eide selskaper og foretak. For problemstilling 1 har vi utledet følgende kontrollkriterier: 1. Det skal avholdes årlige ordinære generalforsamling innen 30.juni. 2. På den ordinære generalforsamlingen skal godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen og andre saker som etter loven eller vedtektene hører under generalforsamling, herunder utdeling av utbytte, behandles og avgjøres. 3. Det skal føres protokoll fra generalforsamlingen hvor generalforsamlingens beslutning inntas med angivelse av utfallet og avstemmingene. 4. Dersom fylkesordfører/fylkesrådet ikke selv skal møte i generalforsamlingen, må den eller de som møter som kommunes fullmektig fremlegge skriftlig og datert fullmakt. 5. Når et aksjeselskap stiftes skal det opprettes et stiftelsesdokument som blant annet skal inneholde selskapets vedtekter. Vedtektene skal minst inneholde: a. Selskapet foretaksnavn b. Den kommune hvor selskapet skal ha sitt forretningskontor c. Selskapets virksomhet d. Aksjekapitalens størrelse e. Aksjenes pålydende (nominelle beløp) 6. Den/de som representerer fylkeskommunen i eierorgan bør ha opplæring i de styringsmulighetene som finnes for den aktuelle selskapsformen. 7. fylkeskommunen bør ha en eierskapsmelding som bør inneholde: 18

19 a. Oversikt over fylkeskommunens virksomhet som er lagt i selskaper og samarbeid. b. Politisk styringsgrunnlag gjennom fylkeskommunens prinsipper for eierstyring c. Juridisk styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene. d. Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, herunder styringsdokumentene. e. Selskapenes samfunnsansvar knyttet til miljø, likestilling, åpenhet, etikk osv. 8. Fylkeskommunen bør ha en åpen og klart uttrykt eierstrategi for sitt eierskap i selskapet gjennom styringsdokument eller aksjonæravtale. 9. Fylkeskommunen har etablert styringsdokumenter som regulerer styringen av selskapene, og dokumentene blir revidert jevnlig. 10. Fylkeskommunen bør utøve sitt eierskap gjennom eierorganet (generalforsamlingen) og eierskapet utøves innenfor rammen av fylkestingets vedtak og bestemmelser. 11. For selskapsformene AS og IKS bør det for å sikre engasjement, debatt og reell politisk avklaring av eierorganets myndighet, etableres forutsigbare kommunikasjonsformer mellom fylkestinget og eierorganet som forankres i eierskapsmeldingen. 12. Valg av styre bør skje ved hjelp av valgkomité. 13. Eierne i aksjeselskaper hvor kommuner og fylkeskommuner til sammen eier minst 2/3 av aksjene, skal sørge for 40 % kjønnsrepresentasjon i styret. Det samme gjelder eierne i aksjeselskaper som indirekte eies fullt ut av kommuner og fylkeskommuner. 14. Eierne bør sørge for et kompetent styre med komplementær kompetanse. For å sikre utvikling av nødvendig kompetanse i styret anbefales det at styret etablerer følgende rutiner: Fastsetter styreinstruks og instruks for daglig leder med særlig vekt på en klar intern ansvarsog oppgavefordeling. Foretar en egenevaluering hvert år. Vurderer behovet for ekstern styreopplæring. Nye styremedlemmer skal gis opplæring om ansvar, oppgaver og rollefordeling. Gjennomfører egne styreseminarer om roller, ansvar og oppgaver. Fastsetter en årlig plan, herunder møteplan, for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og gjennomføring. Gir en samlet redegjørelse for selskapets styring og ledelse i en årsrapport. 15. Fylkeskommunen bør vurdere konsekvensene av forvaltningslovens habilitetsregler, og kritisk vurdere bruken av ledende politikere i selskapsstyrene Eierne bør påse at styret utarbeider og årlig drøfter/reviderer etiske retningslinjer for selskapsdriften. 17. Hedmark fylkeskommune følger opp tilsynsansvaret i samsvar med KS anbefaling nr Kontrollkriteriet kommer i tillegg til utledede kontrollkriterier, som er sendt Hedmark fylkeskommune for uttalelse xx.xx.xx 19

20 8.2 Innhentet data 6 Egenerklæring fra Hedmark fylkeskommune I egenerklæring fra fylkeskommunens eierrepresentant har vi fått opplyst at «det er fylkesordfører/fylkesrådet som er eierrepresentant. Dette følger av kommuneloven, samt reglement for delegert myndighet i Hedmark fylkeskommune s.3.». Figur 3: Kilde: Reglement for delegert myndighet i Hedmark fylkeskommune Videre opplyses det at fylkesrådet er delegert denne fullmakten i reglement for delegert myndighet i Hedmark fylkeskommune side 5. I Fylkestingssak 45/16 er det regulert hvilken myndighet fylkesrådet har til å oppnevne eller foreslå medlemmer til styrer. 6 Beskrivelsen av data baserer seg på egenerklæring fra Hedmark fylkeskommune ved daværende fylkesordfører. Kapittel 8.2 i denne rapporten er i det alt vesentligste sammenfallende med rapporten om Tepas Personal AS med heleide datterselskaper. 20

21 Figur 4: Kilde: Reglement for delegert myndighet i Hedmark fylkeskommune, Eiersekretariatet ble opprettet av fylkesrådet , og har følgende oppgaver: - Være et bindeledd mellom fylkeskommunen og det enkelte selskap. - Bistå ved vurderinger knyttet til eventuell dannelse av nye selskaper, avvikling, kjøp og salg av aksjer, endring av vedtekter mv. og saksbehandling i forbindelse med dette. - Bistå fylkesrådet hvis ønskelig ved vurdering av nye styrekandidater. Sekretariatet kan også bistå valgnemnda ved vurdering av nye styrekandidater. Valgnemnda sine henvendelser går via fylkesdirektøren. - Utarbeide de årlige eierskapsmeldinger til fylkestinget. - Sørge for at det gjennomføres opplæring for folkevalgte og andre i eierstyring og eierskapsrelaterte tema dersom det er ønskelig/ved behov. For detaljer, vises det til Hedmark fylkeskommunens hjemmeside. 7 Vi har fått opplyst at det er fylkesordfører og fylkesrådet som er delegert fullmakt til å opptre som Hedmark fylkeskommunes eierrepresentant på generalforsamling, jf. fylkeskommunens delegasjonsreglement. I de tilfeller noen fra administrasjonen har møtt på eiermøter og / eller generalforsamling, så møter de med skriftlig fullmakt. Dersom det er behov for å avklare forhold i forkant av generalforsamling, så blir forholdet avklart med fylkesrådet. Vi har fått opplyst i egenerklæringsskjema fra eierrepresentanten, at en ansatt fra eiersekretariatet møtte på siste generalforsamling med en skriftlig fullmakt. Hva det gis fullmakt til, er avhengig av hva som skal behandles på generalforsamlingen, jf. innkalling. Dersom det skal vedtas vedtektsendringer, må det foreligge et fylkestingsvedtak før generalforsamlingen, alternativt må det på generalforsamlingen tas forbehold om fylkestingets godkjennelse. Vi har fått opplyst at det er normalt at fylkeskommunen som eier, ber om å få utsatt denne type beslutninger til ekstraordinær generalforsamling. Det gir fylkeskommunen mulighet til å legge saken frem for fylkestinget til behandling, før den kommer opp i ekstraordinær generalforsamling. Videre har vi fått opplyst i egenerklæringen fra eierrepresentant at:

22 Det gjennomføres folkevalgtopplæring hvert fjerde år, hvor det gis informasjon om de forskjellige selskapstypene, samt muligheter for eierstyring til eierrepresentantene. Denne opplæringen gjelder alle folkevalgte, samt de som er styremedlemmer fra Hedmark fylkeskommune i selskaper som fylkeskommunen helt eller delvis eier. Fylkeskommunens administrative eiersekretariat kan også delta på denne opplæringen. Siste opplæring ble gjennomført at advokatfirma Simonsen Vogt og Wiig. Eierrepresentanten opplyste at det er ingen fast praksis for hvordan et selskap organiseres eller opprettes, når det gjelder valg av aksjeselskap som selskapsform. Det baserer seg på en helhetsvurdering og hva som er mest hensiktsmessig i hvert enkelt tilfelle. Fordelen med aksjeselskap i selskaper, slik som MjøsAnker AS, er at eierne i utgangspunktet ikke har større ansvar enn den aksjekapitalen som er investert i selskapet. Revisjonen viser til at det stilles formelle krav til tiltaksarrangør etter tiltaksforskriftens 13-6 og Tiltaksarrangør for Arbeidsforberedende trening (AFT) og Varig tilrettelagt arbeid i skjermet virksomhet (VTA) skal organiseres som aksjeselskap med kommunal/fylkeskommunal aksjemajoritet. Arbeids- og velferdsetaten kan godta annen organisering dersom det anses hensiktsmessig ut fra hensynet til gjennomføringen av tiltaket. Vi har videre fått opplyst at: Hedmark fylkeskommune har en eierandelprosent på 13,64 % i MjøsAnker AS. Hedmark fylkeskommune har utarbeidet strategi for selskapet. Det utarbeides eierskapsmelding hvert år. For 2016 er det i del 1 inntatt overordnet eierstrategi i Hedmark fylkeskommune. I tillegg ble det i eierskapsmelding for 2015 vedtatt at Hedmark fylkeskommune skal vurdere å avhende aksjene i MjøsAnker AS. Det er utarbeidet retningslinjer for fastsetting av styrehonorar. Det er satt krav til kompetansevurdering av styreleder. Forslag om styremedlemmer til en valgkomité vurderes i de tilfeller valgkomiteen ber om spesiell kompetanse. Fylkeskommunen som eier har også lagt til grunn at styret bør gjennomføre egenevaluering hvert år. Eierskapsmeldingen fastsetter at alle selskaper skal gjennomgå sine etiske retningslinjer hvert år. Dette følger den overordnede eierstrategien til fylkeskommunen. Det er ingen rapportering til eiere ut over den årlige eierskapsmeldingen. I 2016 ble eierskapsmeldingen sendt ut i papirform. Vi har fått opplyst at det i 2017 ble det sendt ut en epost med lenke til eierskapsmelding for På den måten får også selskapet innsyn i fylkeskommunens sin eieroppfølging. Fylkestinget har vedtatt et delegasjonsreglement som angir hvem som er har fått delegert ulike fullmakter innad i fylkeskommunen. 22

23 I vedlegget til eierskapsmeldingen er det vedtatt retningslinjer for fastsetting av styrehonorar, retningslinjer for kompetansevurdering av styremedlemmer og råd om at styrene bør gjennomføre en årlig styreevaluering. I overordnede eierstrategier er det vist til at selskapene årlig bør gjennomgå sine etiske retningslinjer. I tillegg ble det i F-sak 45/16 vedtatt hvem som oppnevner og velger ut styremedlemmer. Det er ikke utarbeidet egne rutiner for kommunikasjon fra eier til eierrepresentantene og tilbake, ut over det som fremkommer i eierskapsmeldingen. Eieroppfølging skjer ved eiermøter og gjennom den årlige eierskapsmeldingen. Eierstrategi fremkommer av fylkeskommunens eierskapsmelding. Her er det også nedfelt forventning om at selskapene skal ha retningslinjer/instrukser for styret og daglig leder. I vedlegg til eierskapsmeldingen følger kriterier som legges til grunn for valg og sammensetning av styret, jfr. eierskapsmelding for Hedmark fylkeskommune Se også retningslinjer for kompetansevurdering og utvelgelse av styremedlemmer oppnevnt av Hedmark fylkeskommune. Vi har fått opplyst i egenerklæring at Hedmark fylkeskommune ikke har kjennskap til om MjøsAnker AS er medlem i arbeidsgiverorganisasjon. Budsjettet i selskapene blir utarbeidet av administrasjonen i selskapet, og blir vedtatt av generalforsamlingen. Det foreligger ikke rutiner for samhandling mellom eierne utover eiermøtet. For øvrig viser vi til data beskrevet i kapittel 9.2, samt innhentede data knytte til forvaltningsrevisjon av selskapet, problemstilling I den grad det fremkommer data som er relevant for problemstilling 1 og 2, så vil dataene også bli benyttet i våre vurderinger knyttet til eierskapskontrollen. 23

24 8.3 Revisors vurdering Vurdering av kontrollkriteriene fra aksjeloven, jf. kommunelov I det følgende vurderer vi hvorvidt Hedmark fylkeskommune har etterlevd kontrollkriteriene som er utledet av aksjeloven. Det skal avholdes årlig ordinære generalforsamling innen 30.juni. Vi har mottatt protokoller fra generalforsamlinger i MjøsAnker AS datert 6.juni 2016 og 12.juni 2017, som viser at kontrollkriterium nr. 1 er etterlevd. På ordinære generalforsamlingen skal godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, herunder utdeling av utbytte, behandles og avgjøres, jfr. kontrollkriterium nr. 2. Av overnevnte protokoller fremgår det at årsberetning, fastsettelse av resultatregnskap og balanse, samt disponering av overskudd er behandlet på den ordinære generalforsamlingen. Det innebærer at kontrollkriterium nr. 2 er etterlevd. Som det fremgår av kontrollkriterium nr. 3, skal det føres protokoll fra generalforsamlingen hvor beslutninger angis med antallet avgitte stemmer og hvor mange aksjer som har stemt for og imot beslutningen. I den utstrekningen dette er relevant, skal det også angis hvilken andel av aksjekapitalen de avgitte stemmer representerer. En fortegnelse over hvilke aksjeeiere som har deltatt i behandlingen av saken, skal inntas i eller vedlegges protokollen. Det fremkommer av protokollen at vedtakene er enstemmige. Etter vår vurdering er kontrollkriterium nr. 3 følgelig etterlevd. Som det fremgår av kontrollkriterium nr. 4, må den eller de som møter på vegne av fylkestinget/fylkesrådet fremlegge skriftlig eller datert fullmakt, jf. kommuneloven 9 nr. 3, og fylkeskommunens delegasjonsreglement. Fylkesordfører er delegert fullmakt, men kan gi andre fullmakt til å møte i hans sted. På generalforsamling i MjøsAnker AS den 12. juni 2017, møtte ansatt i eiersekretariatet på vegne av Hedmark fylkeskommune med skriftlig, datert fullmakt. Protokollen viser at fullmakten er godkjent av generalforsamlingen. Kontrollkriterium nr. 4 er følgelig etterlevd. Som det fremgår av kontrollkriterium nr. 5, skal det opprettes et stiftelsesdokument når et aksjeselskap stiftes som blant annet skal inneholde selskapets vedtekter. Vedtektene skal minst inneholde: a. Selskapets foretaksnavn b. Den kommune hvor selskapet skal ha sitt forretningskontor c. Selskapets virksomhet d. Aksjekapitalens størrelse e. Aksjenes pålydende (nominelle beløp) Vi har mottatt kopi av selskapets vedtekter. Vedtektene inneholder alle de fem obligatoriske punktene. Kontrollkriterium nr. 5 er følgelig etterlevd. 24

25 8.3.2 KS anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll I det følgende vurderer vi om Hedmark fylkeskommune har fulgt kontrollkriteriene som er utledet av KS anbefalinger om godt eierskap, god selskapsledelse og god kontroll av kommunale og fylkeskommunale selskaper og foretak. Obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte Som det fremgår av kontrollkriterium nr. 6 bør den/de som representerer fylkeskommunen i eierorgan ha fått opplæring i de styringsmulighetene som finnes for den aktuelle selskapsformen. I egenerklæring fra eierrepresentant fremgår det at det gjennomføres folkevalgtopplæring i fylkeskommunen hvert fjerde år. Her får deltakerne informasjon om de forskjellige selskapstypene, samt muligheter for eierstyring. Denne opplæringen gjelder for alle folkevalgte, i tillegg til de som er styremedlemmer i selskaper som fylkeskommunen helt eller delvis eier. Fylkeskommunens administrative eiersekretariat kan også delta på denne opplæringen. Videre har vi fått opplyst at det ikke er egen opplæring for andre enn folkevalgte. Det forutsettes at de som skal delta i styrearbeid har nødvendig kompetanse når de takker ja til å påta seg vervet. Styret skal tilegne seg ytterligere kompetanse ved behov. Det er også forutsatt at styret foretar årlig styreevaluering, jf. Eierskapsmeldingen Med bakgrunn i mottatt informasjon vurderer vi at kontrollkriterium nr. 6 er etterlevd. Utarbeidelse av eierskapsmelding Det fremgår av kontrollkriterium nr. 7, at kommunen bør fastsette overordnede prinsipper for sitt eierskap hvert år ved å utarbeide en eierskapsmelding for alle sine selskaper. Eierskapsmeldingen bør inneholde: 1. Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskaper og samarbeid. 2. Politisk styringsgrunnlag gjennom kommunens prinsipper for eierstyring. 3. Juridisk styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene. 4. Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet tik de ulike selskapene, herunder styringsdokumentene. Det er utarbeidet «eierskapsmelding for Hedmark fylkeskommune 2016». Eierskapsmeldingen gjelder for regnskapsåret Fylkestinget vedtok i FT sak 55/16 at fylkesrådet skal utarbeide overordnet eierstrategi i fremtidige eierskapsmeldinger. Revisjonens gjennomgang av eierskapsmeldingen viser at dokumentet inneholder disse overnevnte punkter. Etter revisors vurdering har fylkeskommunen følgelig etterlevd kontrollkriterium nr. 7. Utarbeidelse og revidering av styringsdokumenter Som det fremgår av kontrollkriterium nr. 8, bør fylkeskommunen ha en åpen og klart uttrykt eierstrategi for sitt eierskap i selskaper. I egenerklæring fra fylkeskommunens eierrepresentant, opplyses det at det er utarbeidet overordnet eierstrategi i eierskapsmeldingen for Hedmark fylkeskommune. Som det fremkommer i tilknytning til kontrollkriterium 7, har fylkestinget vedtatt at fylkesrådet skal utarbeide overordnet eierstrategi, jf. FT-sak 55/16. Etter revisors vurdering har kommunen følgelig etterlevd kontrollkriterium nr. 8. Det fremgår av kontrollkriterium nr. 9, at fylkeskommunen jevnlig bør revidere styringsdokumentene og avtalen som regulerer styringen av selskapet. 25

26 Revisjonen har mottatt forslag til strategiplan , vedtekter, samarbeidsavtale mellom NAV og MjøsAnker AS, og ytterligere dokumenter som viser overordnet politisk styring og som regulerer styringen av selskapet. Det er også opplyst i egenerklæringen fra fylkeskommunens eierrepresentant, at det er vedtatt retningslinjer for fastsetting av styrehonorar, retningslinjer for kompetansevurdering av styremedlemmer og råd om at styrene bør gjennomføre en årlig styreevaluering. I overordnet eierstrategi står det at selskapene årlig bør ha en gjennomgang av sine etiske retningslinjer. Eierskapsmeldingen er det overordnede politiske styringsdokumentet. Eierskapsmeldingen i Hedmark fylkeskommune revideres årlig. MjøsAnker AS har vedtekter og strategiplan som viser mål og tiltak for selskapets virksomhet. Vi har fått fremlagt dokumentasjon fra MjøsAnker AS som viser at det blir gjennomført egenevaluering av styrets arbeid, og evaluering av styreinstruks. Revisjonen har fått opplyst fra MjøsAnker AS at ovennevnte dokumenter blir lagt frem i styremøter og orienteres i generalforsamlinger. Videre evalueres det styres kompetanse, selskapets økonomi og risiko, møtestruktur og behov for revidering. Med bakgrunn i mottatte dokumenter og opplysninger, vurderes kontrollkriterium nr. 9 som etterlevd. Eierorganets sammensetning og funksjon Som det fremgår av kontrollkriterium nr. 10, bør fylkeskommunen utøve sitt eierskap gjennom eierorganet (generalforsamlingen), og eierutøvelsen skal avspeile fylkestingets vedtak og bestemmelser. Det står innledningsvis på hjemmesiden til Hedmark fylkeskommune under «Eierskap»: «Hedmark fylkeskommune har eierinteresser i en rekke selskaper og ved å opprette et administrativt eiersekretariat skal disse eierinteressene sikres mer helhetlig. Fylkestinget har gitt fylkesrådet myndighet til å stå for den løpende oppfølging av fylkeskommunens eierskap. Eiersekretariatet ble opprettet av fylkesrådet i sak 295/12.» Videre står det i eierskapsmeldingen 2016 «Oversikt over selskapsformer og styringsmuligheter»: «Fylkeskommuner og kommuner kan organisere virksomheten på flere forskjellige måter for å ivareta forvaltnings- og forretningsmessige oppgaver. Ved en tradisjonell forvaltning er det en fylkeskommunal/kommunal administrasjon som har ansvaret for den daglige oppfølging av virksomheten på bakgrunn av lovpålagte oppgaver og vedtak fattet i fylkestinget/kommunestyret.» Videre i eierskapsmeldingen står det om styrende organ: «Generalforsamlingen er selskapets øverste myndighet. Alle eierne har krav på å delta på generalforsamlingen. Generalforsamlingen kan treffe vedtak i alle selskapssaker, med mindre loven forbeholder avgjørelsesmyndigheten for andre organer. Som selskapets øverste myndighet kan generalforsamlingen instruere andre selskapsorganer, omgjøre deres beslutninger eller direkte treffe avgjørelse i andre selskapsorganers saker, med mindre lov på særskilte områder fratar 26

27 generalforsamlingen dens myndighet. Det er gjennom generalforsamlingen aksjeeierne utøver den øverste myndighet i selskapet.» I egenerklæring fra eierrepresentant, opplyses det at fylkesordføreren/fylkesrådet er eierrepresentant. fylkesordfører er rettslig representant for fylkeskommunen, og underskriver på dennes vegne i alle tilfelle hvor myndigheten ikke er tildelt andre, jfr. reglement for delegert myndighet i Hedmark fylkeskommune Selskapets eierkrav er å ivareta viktige samfunnsoppgaver som handler om inkluderende arbeidsliv og sørge for at flest mulig har en meningsfull hverdag gjennom arbeid og aktivitet. I egenerklæring fra eier er det opplyst at det er vedtatt retningslinjer for fastsetting av styrehonorar, og retningslinjer for kompetansevurdering av styremedlemmer og råd om at styrene bør gjennomføre en årlig styreevaluering. I overordna eierstrategier er det vist til at selskapet bør ha en gjennomgang av sine etiske eierstrategier. I møtet med daglig leder i MjøsAnker AS, fikk revisjonen opplyst at generalforsamlingen er formelle møter som fatter beslutning i saker som skal behandles der, jf. aksjelovens bestemmelser. Ved behov avholdes det eiermøter i forkant av generalforsamlinger. Styret har ansvar for å drifte selskapet innenfor rammer fastsatt av eierne. Dersom det skulle være behov for ytterligere dialog med eier, så tar selskapene kontakt med eierrepresentanten per e-post eller telefon. Så langt vi er kjent med skjer eierutøvelsen innenfor fylkestingets vedtak og bestemmelser. Med bakgrunn i mottatt informasjon, har fylkeskommunen etterlevd kontrollkriterium nr. 10. Det fremgår av kontrollkriterium nr. 11 at det bør etableres forutsigbare kommunikasjonsformer mellom fylkestinget og eierorgan 8 for å sikre engasjement, debatt og reell politisk avklaring av eierorganets myndighet, samt at fylkeskommunen bør representeres ved politisk ledelse. I egenerklæringen fra eierrepresentant, fremgår det at det ikke er utarbeidet egne rutiner for kommunikasjon fra eier (fylkestinget/fylkesrådet) til eierrepresentantene og tilbake foruten eierskapsmeldingen. Videre er det opplyst at det heller ikke utøves annen rapportering til eierne enn det som skjer i tilknytning til den årlige eierskapsmeldingen. I 2017 blir det sendt ut en e-post med lenke til eierskapsmelding for På den måten får selskapet innsyn i fylkeskommunens sin eieroppfølging. På bakgrunn av mottatt informasjon, er det vår vurdering at Hedmark fylkeskommune delvis har etterlevd kontrollkriterium nr. 11, men at det kan være rom for forbedring. Valgkomité for styringsutnevnelse Som det fremgår av kontrollkriterium nr. 12, bør valg av styre skje ved hjelp av valgkomité. Hovedregelen i aksjeloven er at myndigheten til å utnevne styret tillegger generalforsamlingen. Ordningen med valgkomité er ikke lovregulert, og den bør derfor ha vedtektsfestet, alternativ nedfelles i aksjonæravtalen, jfr. AL Generalforsamling er organet hvor eierne møter og fastsetter saker etter aksjelovens bestemmelser. Eiermøte er ikke omtalt i aksjeloven, og kan ikke vedta noe. I eiermøter kan eierne diskutere forhold. 27

28 I egenerklæringen fra eierrepresentant, har eierne definert kriterier for valg og sammensetning av styret i selskapene. Kriteriene står nedfelt i eierskapsmeldingen for Hedmark fylkeskommune i vedlegg 4. Mottatt dokumentasjon (protokoller) fra generalforsamling i MjøsAnker AS, viser at det er nedsatt valgkomité i selskapene, men den er ikke vedtektsfestet. Revisjonen har fått opplyst av MjøsAnker at selskapets styre er valgt etter innstilling av valgkomite nedsatt av deres eiere, og at arbeidstakerorganisasjonene er representert i styret. Etter vår vurdering har Hedmark fylkeskommune har etterlevd kontrollkriterium nr. 12. Kjønnsmessig balanse i styrene Det fremgår av kontrollkriterium nr. 13, at eierne i aksjeselskaper hvor kommuner og fylkeskommuner til sammen eier minst 2/3 av aksjene, skal sørge for 40 % kjønnspresentasjon i styret. Det samme gjelder eierne i aksjeselskaper som indirekte eies fullt ut av kommuner og fylkeskommuner. I eierskapsmeldingen for Hedmark fylkeskommune 2016, står det oppført hvem som sitter i styret. Styret i MjøsAnker AS består av 7 personer, hvorav to er menn og fem er kvinner. 9 Vi har kontrollert opp mot Vår kontroll viser at det i løpet av 2017 ble valgt nytt styre i selskapet. Dette består av 2 menn og 5 kvinner. To styremedlemmer er valgt av og blant de ansatte, og begge er kvinner. Kriteriet for kjønnsmessig balanse i styret synes således ikke etterlevd. Med bakgrunn i dette, anser vi at kontrollkriterium 13 ikke kan anses etterlevd. Rutiner for å sikre riktig kompetanse i selskapsstyrene Som det fremgår av kontrollkriterium nr. 14, bør eierne sørge for et kompetent styre med komplementær kompetanse. Revisor har ikke grunnlag for å vurdere kompetansen til styremedlemmene. Det er definert ønskelig kunnskap og kompetanse av styrets sammensetning i eierskapsmeldingen. I egenerklæringen er det opplyst at det er stilt krav til kompetansevurdering av styreleder. I tillegg skal valgkomiteen ved forslag til styremedlemmer vurdere hvilken kompetanse som er nødvendig, herunder også sammensetningen av kompetanse for styret som helhet. Fylkeskommunen som eier har også lagt til grunn at styret bør gjennomføre egenevaluering hvert år. Revisjonen har fått opplyst av MjøsAnker at det gjennomføres egenevaluering av styret årlig og opplæring av styremedlemmer. Dette ble sist gjennomført på styremøte 8. mai Det er også utarbeidet styreinstruks. Styret innehar kompetanse på relevante områder. Vi har fått opplyst at de har ulike bakgrunn, herunder fylkesordførerkandidat, gruppeleder i Fylkestinget, daglig leder, høgskolelektor, innehaver, styreleder, jobbkonsulent og arbeidsleder. Etter vår vurdering har selskapet ett kompetent styre med komplementær kompetanse, og kontrollkriterium nr.14 anses etterlevd. 9 Opplysninger er hentet fra e-post fra MjøsAnker 18.januar

29 Habilitetsvurderinger I henhold til kontrollkriterium nr. 15, bør fylkeskommunen vurdere konsekvensene av forvaltningslovens habilitetsregler, og bør kritisk vurdere bruken av ledende politikere i selskapsstyrene. Ordfører og rådmann bør ikke sitte i styrer i selskaper. Vi har fått opplyst at i dag det sitter det en fylkesordførerkandidat, som også er og som har andre politiske lederroller, i styret. Når en gruppeleder, som i tillegg er fylkesordførerkandidat, er styremedlem i MjøsAnker AS sitt styre, vil det medføre at vedkommende er inhabil i saker som gjelder MjøsAnker AS. Vedkommende kan ikke delta i behandling av saker som omhandler selskapet i Fylkestinget. Vi har ingen signaler om at så har skjedd. Inhabilitet kan også opptre for styremedlemmer ved behandling av saker i styret. Dette er regulert i aksjeloven 6-27, inhabilitet. Vi forutsetter at fylkeskommunen har vurdert det som hensiktsmessig at en gruppeleder også er styremedlem i MjøsAnker AS. Vi forutsetter at vedkommende erklærer seg inhabil dersom Fylkestinget behandler saker som vedrører MjøsAnker AS. Etter vår vurdering bør fylkeskommunen likevel med bakgrunn i forvaltningslovens habilitetsregler, vurdere om ledende politikere herunder, gruppeleder og fylkesordførerkandidat, bør sitte i et selskapsstyre, jf. kontrollkriterium nr. 15. Utarbeidelse av etiske retningslinjer Som det fremgår av kontrollkriterium nr. 16, bør eierne påse at styret utarbeider og årlig drøfter/reviderer etiske retningslinjer for selskapsdriften. Det er videre forutsatt at alle selskaper skal gjennomgå sine etiske retningslinjer hvert år, jfr. eierskapsmeldingen. Dette følger av fylkeskommunens overordnede eierstrategi. Revisjonen har fått opplyst av MjøsAnker AS at det er utarbeidet etiske retningslinjer, og disse er godt kjent blant deres ansatte. De etiske retningslinjene ble gjennomgått med styret i forbindelse med ny Personalhåndbok Utover dette har ikke etiske retningslinjer vært tema. Revisjonen kan ikke se at etiske retningslinjer har blitt drøftet eller revidert i mottatte protokoller. Etter revisors vurdering har eierne ikke påsett at styret årlig drøfter/reviderer etiske retningslinjer for selskapet. Det er forutsatt at selskapene skal gjennomgå sine etiske retningslinjer hvert år. Med bakgrunn i opplysninger vi har fått, er det vår oppfatning at etiske retningslinjer i selskapet revideres og drøftes, men ikke årlig. Vi vurderer at Hedmark fylkeskommune delvis har etterlevd kontrollkriterium nr. 16 opp mot MjøsAnker AS. Etter vår vurdering bør Hedmark fylkeskommune følge opp at selskapene følger opp signaler gitt i eierskapsmeldingen. Utøvelse av tilsyn og kontroll Som det fremgår av kontrollkriterium nr. 17, bør Hedmark fylkeskommune følge opp tilsynsansvar i samsvar med KS anbefaling nr

30 «Kommunestyret 10 har både et tilsyns- og kontrollansvar for å sikre at kommunen når sine mål, at regelverket etterleves og at etiske hensyn ivaretas. Kontrollen utføres blant annet gjennom regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollansvaret gjelder også når virksomheten er skilt ut i egne selskaper.» Revisjonen har fått opplyst av kontrollutvalgssekretariatet Innlandet at kontrollutvalget i forrige valgperiode bestilte en forvaltningsrevisjon som var overordnet og som så på fylkeskommunens eierskap. Dette var utgangspunktet for overordnet analyse for selskapskontroll og bidro til god opplæring av det nye kontrollutvalget og Fylkestinget om eierskap. I 2016 hvor det ble jobbet med overordnet analyse for selskapskontroll, så var eierskapsutvalget i et kontrollutvalgsmøte og orienterte om arbeidet med fylkeskommunens eierskap. Når orienteringen ble bestilt, ble det bedt om å se orienteringen opp mot den gjennomførte forvaltningsrevisjonen om eierskap. Videre opplyses det at i forbindelse med overordnet analyse for selskapskontroll, trekkes det også inn tema utover saker som har vært i Fylkestinget. For eksempelvis når det har skjedd oppdateringer i regelverk, som det jo har vært i forbindelse med attføringsbedriftene. Regelverk for offentlige anskaffelser er også endret, noe som også påvirker oppfølging av eierskap når det gjelder menneskerettigheter, sosial dumping mm. Revisjonen har spurt om sekretariatet mottar dokumenter som bidrar til god arbeidsflyt knyttet til å utarbeide en plan for selskapskontroll, uoppfordret. Vi fikk opplyst at det ikke er klart ja eller nei svar på spørsmålet. Sekretariatet gjennomgår saker som er i Fylkestinget, og noen av de legger sekretariatet fram som referatsaker for kontrollutvalget, dersom de antar det har interesse for kontrollutvalget. Eierskapsmeldingen er en Fylkesting sak som utvalget får lagt fram som referatsak hvert år. Plan for selskapskontroll blir også fulgt opp i kontrollutvalget etter at den er vedtatt. Da prøver sekretariatet å få med nye ting som har skjedd. Vi har fått opplyst at det nok har vært saker som har omhandlet eierskap i Fylkestinget, men som ikke er forelagt kontrollutvalg av sekretariatet. Det er heller ingen rutine på at saker som oversendes fra Fylkestinget til kontrollutvalget. I kontrollutvalget i Hedmark sitter leder og et medlem også i Fylkestinget. Dette er nyttig i tilknytning til arbeidet som kontrollutvalget gjør, fordi disse to har inngående kjennskap til saker som har vært i Fylkestinget. Vi har fått opplyst at det ikke er etablert særskilte rutiner for at saker skal sendes fra Fylkestinget til kontrollutvalget. I og med at leder og et medlem sitter i Fylkestinget, vil kommunikasjon ivaretas gjennom at disse deltar i obligatoriske møter i Fylkestinget. Det anbefales også at planen for selskapskontroll angir hvilke eierinteresser og selskaper som vil kunne være aktuelle for kontroll, og hvilken grad det er aktuelt å gjennomføre forvaltningsrevisjon. 10 I betydningen kommunestyre / fylkesting 30

31 Plan for selskapskontroll, viser hvilke selskaper som skal prioriteres for kontroll. Planen viser også en oversikt over Hedmark fylkeskommunes eierandeler og formål i de ulike selskapene. Det vises også til eierskapsmeldingen for mer detaljert informasjon. Etter vår vurdering er kontrollkriterium nr. 18 følgelig etterlevd. 31

32 9 Problemstilling 2- Samhandling mellom eiere Problemstilling 2: I hvilke grad er det tilstrekkelig samhandling mellom fylkeskommunen og de andre eierne når det gjelder eierstyring og oppfølging av MjøsAnker AS? a. I hvilken grad har eierne tilstrekkelig med rutiner for dialog og samhandling? b. I hvilken grad er eierne enige om eierstyring og målene for selskapene? 9.1 Kontrollkriterier for problemstilling 2 For problemstilling 2 har vi oppsummert følgende kontrollkriterier: 18. Hedmark fylkeskommune som eier bør sørge for god kommunikasjon med selskapet, herunder at det avholdes eiermøter. 19. Det er etablert kommunikasjon mellom Hedmark fylkeskommunes eierrepresentant i selskapet og Hedmark fylkesting, og dette er fastsatt og forankret i eierskapsmeldingen. 9.2 Innhentet data Revisjonen sendte den 17.november 2017 e-post til eierrepresentant for Hedmark fylkeskommune. Videre sendte vi e-post øvrige eierkommuner den 21.november I e-postene ba vi om ytterligere opplysninger vedrørende problemstilling 2. Vi ba om opplysninger for følgende punkter: Hvordan samhandler fylkeskommunen og de andre eierne når det gjelder eierstyring og oppfølging av Tepas AS og MjøsAnker AS? a. Beskriv hvordan dere samhandler og har dialog om selskapene, hvilke rutiner som er etablert mv? b. Sett fra fylkeskommunens ståsted: i hvilken grad er eierne enige om eierstyring og målene for selskapene? Opplysninger fra Hedmark fylkeskommune: Det foreligger ingen faste, formelle rutiner når det gjelder eiermøter eller andre samhandlingsformer med MjøsAnker AS. Hedmark fylkeskommune tilstreber å møte på generalforsamling, og eventuelt eiermøte hvert år. Eierne møtes i eiermøter og generalforsamlinger. Vi har fått opplyst at Hedmark fylkeskommune i ca. ett år har vært i en prosess hvor de vurderer eierskapet i MjøsAnker AS, og at det ikke har vært noen formell dialog med de andre eierne om saken. Fylkeskommunen opplyste at de skal se om det kan være av interesse for de andre eierne å ta 32

33 over fylkeskommunens aksjer. Det har ikke blitt sendt formell henvendelse til øvrige eiere i den anledning. Kommunikasjonen med øvrige eiere skjer i de årlige generalforsamlingene, og eventuelt i eiermøter, der fylkeskommunen møter som eier. I løpet av valgperioden er det flere selskaper som får mulighet til å holde innlegg i fylkestinget. I tillegg drar fylkestingskomiteer på bedriftsbesøk. Gjennom besøket får fylkestingsmedlemmer den informasjonen de ønsker. I egenerklæringen fra eierrepresentanten fikk vi også opplyst at det ikke foreligger rutiner for samhandling mellom eierne utover eventuelle eiermøter, og i generalforsamlinger. Eierskapsmelding for Hedmark fylkeskommune 2016 I eierskapsmeldingen del 2 punkt 5. b) styrende organ for aksjeselskap, nevnes det om hvordan eierstyring skal foregå: «I generalforsamlingen kan eierne gjennom generalforsamlingsvedtak fastsette rammer og gi nærmere regler for styret og daglig leder av selskapet. Det er generalforsamlingen som velger styre. Fylkestinget kan før en generalforsamling avholdes, treffe vedtak som binder opp representantens stemmegivning på generalforsamlingen. Eiermyndigheten i et aksjeselskap må utøves gjennom generalforsamlingen. Dette betyr at fylkeskommunen som aksjeeier ikke kan intervenere uten at dette skjer i form av en beslutning fra generalforsamlingen. Aksjonæravtaler benyttes ofte for å detaljere forholdet mellom aksjonærene. Aksjonæravtalen kan regulere ulike eierspørsmål som stemmerett, fordeling av styreplasser, innsynsrett, innskuddsplikt og forkjøpsrett. Styret har det overordnede ansvar for forvaltningen av selskapet. Som hovedregel er det styret som ansetter daglig leder og er dennes overordnede. Daglig leder skal styre selskapet etter de planer, retningslinjer og prinsipper styret har vedtatt.» Vi har fått opplyst av MjøsAnker AS at det ikke foreligger noen aksjonæravtale. Henvendelse til andre øvrige eierkommuner: Løten-, Hamar-, Stange- og Ringsaker kommune Vi sendte en henvendelse til de øvrige eierkommunene den 21.desember 2017 der vi ba om at de besvarte følgende spørsmål knyttet til problemstilling 2: 1. Er det etablert rutiner for dialog og samhandling mellom eierne? 2. I hvilken grad er eierne enige om eierstyring og målene for selskapene? Svar fra Hamar kommune: Hamar kommune har hatt jevnlige møter mellom MjøsAnker AS og formannskapet i Hamar kommune. Siste møte ble avholdt i Videre deltar kommunen ved ordfører og/eller rådmann og/eller representant fra eierskapssekretariatet på den årlige generalforsamlingen. Her møter også 33

34 de andre eierne. Det er også en løpende, faglig dialog mellom selskapet og Hamar kommune ved Familie- og levekårsavdelingen. Hamar kommune opplever at det i hovedsak har vært konsensus rundt disse spørsmålene mellom eierne. Eiernes synspunkter kommer til uttrykk i generalforsamlingen. Svar fra Stange kommune: Det har ikke vært direkte dialog mellom formannskap og MjøsAnker AS. Stange kommune ivaretar dialogen mellom eierne gjennom oppnevning av styrerepresentanter (styrearbeid) og gjennom deltakelse på generalforsamling der ordføreren representerer Stange kommune som eier. I tillegg har rådmannen lagt fram en oversikt over selskaper kommunen har et eierforhold til. Der gjennomgås selskapene og det innarbeides en vurdering av eierskapet. Slik sak vil bli lagt fram årlig. I denne saken inviteres eieren (formannskapet) til, eventuelt, å gi bestilling på ytterligere administrativ oppfølging der et samarbeid mellom eierskapssekretariatene hos de forskjellige eierkommunene kan være et alternativ. Et slikt initiativ er foreløpig ikke tatt. Stange kommune er ikke kjent med at det har vært noen uenighet rundt eierstyringen vedrørende MjøsAnker AS. Svar fra Ringsaker kommune: Ringsaker kommune er ikke kjent med at det er etablert særskilte rutiner for dialog og samhandling mellom eierne. Dialog og samhandlig mellom eierne foregår i selskapets styre og generalforsamling hvor alle eierne er representert. I gjeldende eiermelding for Ringsaker kommune fremgår formålet med eierskapet. Vedlagt følger utdrag fra eiermelding som gjelder MjøsAnker AS. 11 Svar fra Løten kommune: Det er ikke etablert egne rutiner for dialog og samhandling mellom eierne. Selskapet har et styre valgt av generalforsamlingen som ivaretar eiernes interesser. 11 Eierskapsmelding for Ringsaker kommune

35 I oktober 2009 fusjonerte Mjøssamvirket AS og Ankerløkken AS og ble til Mjøsanker AS. I forbindelse med denne fusjonen var det nedsatt en arbeidsgruppe med mål om å posisjonere selskapene best mulig for fremtida og optimalisere bedriftenes tilbud til yrkeshemmede og oppdragsgivere i Hamarregionen. Løten kommunes støtte til utredningsutvalgets forslag om fusjon ble behandlet i Kommunestyresak 64/09. Vi er tilfreds med at de planer og retningslinjer som ble lagt i 2009 fortsatt er gjeldende. Svar fra MjøsAnker AS: Vi har fått opplyst av MjøsAnker AS at det ikke har blitt gjennomført noen eiermøter i perioden Revisors vurdering KS anbefaler at det jevnlig gjennomføres eiermøter for å bidra til god eierstyring og kommunikasjon med selskapet. Eierne kan ha behov for å diskutere strategier seg imellom uten å treffe formelle beslutninger, og dette kan skje i eiermøter. Vi er ikke kjent med at det er stilt krav til hvor ofte eiermøter skal avholdes. Innhentet informasjon viser at det ikke er faste rutiner for dialog og samhandling, utover styremøter og generalforsamling, og eventuelt også eiermøter. Vi har fått opplyst av MjøsAnker AS at det ikke har blitt avholdt eiermøte i perioden Vi stiller spørsmål ved om det kunne vært avholdt eiermøter fordi eiermøter skal bidra til god kommunikasjon og eierstyring. Eierne kan ha behov for diskusjon av strategier eller andre saker vedrørende selskapet, uten å treffe vedtak. Dette kan skje i eiermøter. Det opplyses at dialog og samhandling mellom eierne forgår i selskapets styre, og generalforsamlingen hvor alle eierne er representert. Det vises også til eierskapsmeldinger som beskriver formålet med eierskapet. Revisjonen har gjennomgått eierskapsmeldingen for Hedmark fylkeskommune 2016, og her fremkommer det at kommunikasjonen og styringen ivaretas gjennom generalforsamlingen. For øvrig har vi fått opplyst at fylkeskomiteer drar på bedriftsbesøk. Det har ikke blitt avholdt eiermøter i MjøsAnker AS. Vi vurderer likevel at Hedmark fylkeskommune har tilfredsstillende kommunikasjon med selskapet, samtidig som det er rom for forbedring. Kontrollkriterium nr. 18 anses etterlevd. Videre opplyses det fra øvrige eierkommuner at det er en enighet om eierstyring og mål for selskapet. Eiernes synspunkter kommer fram i generalforsamlingen, og det er ikke kjent at det har foreligget uenighet rundt eierstyring av selskapet. Vi anser at kontrollkriterium nr. 19 er etterlevd. Samlet sett vurderer revisjonen at Hedmark fylkeskommune har tilstrekkelig samhandling med de andre eierne når det gjelder eierstyring og oppfølging av selskapet. 35

36 10 Konklusjon - Eierskapsforvaltning De to problemstillingene knyttet til eierskapskontrollen, er besvart gjennom en vurdering av fylkeskommunens eierskapsoppfølging opp mot kontrollkriterier utledet fra aksjeloven og KS anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. For å besvare problemstilling 2, har vi i tillegg innhentet informasjon fra øvrige eierkommuner. Hedmark fylkeskommune og selskapet, har fulgt kontrollkriteriene utledet fra aksjelovens bestemmelser. Hedmark fylkeskommune har videre etablert tydelige føringer gjennom eierskapsmeldingen som er det overordnede styringsdokumentet for eierskap. Hedmark fylkeskommune har sørget for god eieroppfølging av MjøsAnker AS. Eieroppfølgingen er i det alt vesentligste i samsvar med KS anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll, og i samsvar krav og prinsipper nedfelt i Hedmark fylkeskommunes eierskapsmelding. Det er likevel enkelte forbedringspunkter: Fylkesrådet bør følge opp at styret gjennomgår og drøfter behovet for revidering, herunder etiske retningslinjer. Fylkesråder bør påse at valgt styre er i samsvar med kravet om 40 % representasjon fra hvert kjønn. Fylkesrådet i Hedmark fylkeskommune kan vurdere om det bør fastsettes prinsipper for kommunikasjon mellom fylkestinget/fylkesrådet og selskapets eierrepresentant. Videre kan fylkesrådet vurdere om det bør avholdes eiermøter selskaper som Hedmark fylkeskommune har eierinteresser i for å bidra til god eierstyring og kommunikasjon. 36

37 11 Problemstilling 3 - Kryssubsidiering Problemstilling 3: I hvilken grad har ledelsen i selskapet innrettet seg slik at: a. det ikke oppstår en oppfatning av at det kan forekomme kryssubsidiering i selskapet? b. det reelt sett ikke forekommer kryssubsidiering i selskapet? 11.1 Kontrollkriterier for problemstilling 3 For å kunne kontrollere at kryssubsidiering ikke forekommer, pålegges foretak separat regnskapsføring for aktiviteter bundet til eksklusive rettigheter eller offentlig tillagte oppgaver, inkludert eventuell offentlig kompensasjon/tilskudd. Regnskapet skal gi et klart og detaljert bilde av den interne strøm av midler og ressurser. På denne måten skal det være mulig å avdekke om ressurser knyttet til aktiviteter bundet til eksklusive rettigheter eller offentlig tillagte oppgaver, inkludert eventuelle offentlige kompensasjoner/tilskudd, overføres til den del av virksomheten som drives forretningsmessig og i konkurranse med andre. Vi har utledet følgende kontrollkriterier som innhentede data blir vurdert opp mot: 20. Det er etablert skille mellom skjermet virksomhet (forvaltningsoppgaven) og den virksomheten som tilbys i markedet i den interne regnskapsføringen. 21. Alle inntekter og kostnader blir fordelt mellom de ulike delene av virksomheten etter konsekvent anvendte og objektivt begrunnede prinsipper. 22. Det er etablert prinsipper for føring av separate regnskaper, og disse skal være klarlagt og tydelige Innhentet data I møte med selskapet har vii fått opplyst at MjøsAnker AS fører adskilte regnskap for de ulike tiltakene, og at dette er godkjent av NAV. De er i ferd med å opprette en konsernmodell knyttet til selskapsorganisering. Daglig leder ga uttrykk for at det ikke forekommer eller har forekommet kryssubsidiering i MjøsAnker AS. Daglig leder opplyste at det er viktig at inntekter og kostnader knyttet til de ulike tiltakene ikke blandes sammen. MjøsAnker AS har benyttet PWC til skattepliktige utredninger, og regnskapsfører for selskapet er Azets Insight AS. Det rapporteres til styret 6 ganger pr. år, og det avholdes 4 ganger ledersamlinger, jf. Årshjulet i MjøsAnker. I styremøter går daglig leder gjennom regnskapet til virksomheten. For å vurdere om selskapet har innrettet sin regnskapsføring slik at det ikke forekommer kryssubsidiering, ba vi om å få oversendt detaljerte regnskapsdata for selskapet som helhet og for det enkelte tiltak kostnadssted. Vi ba også om innsyn i selskapets interne kontoplaner, herunder 37

38 kontoplan for hvert tiltak / kostnadssted. Kostnadssted tiltak for året 2016 og pr Regnskapsrapportene inneholdt resultatregnskap for hvert tiltak (kostnadssted) 12. Vi har også mottatt kontoplaner for de ulike kostnadssteder. MjøsAnker AS har innrettet regnskapet sitt med følgende kostnadssteder (tiltak): Kostnadssted (tiltak) VTA (Varig tilrettelagt arbeid) AFT (Arbeidsforberedende Trening) Avklaring Hamar Avklaring Brumunddal AB (Arbeid med bistand) 13 Oppfølging Brumunddal ARR Hamar, Elverum og Kongsvinger Kurs (AMO) Felleskostnader Vi har fått opplyst at selskapet har innrettet regnskapsføringen slik at inntekter og kostnader blir bokført der de reelt sett hører hjemme, eller fordelt etter fastsatte kriterier. Videre har vi fått opplyst at MjøsAnker AS vurderer å endre selskapsorganiseringen til MjøsAnker AS slik at det blir et konsern bestående av et holdingsselskap (morselskap) og to datterselskaper: - MjøsAnker Kompetanse AS (selskapet blir stiftet med bakgrunn i forskrift om arbeidsmarkedstiltak, og er godkjent som tiltaksaktør av NAV) - MjøsAnker Konsulent AS (markedsbasert selskap som kan delta i anbudskonkurranser) En slik løsning vil bidra til klare, organisatoriske skiller, og dermed minimal risiko for kryssubsidiering. Løsningen innebærer at vedtektene må endres, at nye styrer må velges og at en må se på sammensetning av styrene i de ulike selskapene mv. Det gjøres også envurderinger av om holdingselskapet og datterselskapene blir skattepliktige. Vi har fått opplyst at PWCs advokater har vurdert saken, og at den er sendt videre til Skattedirektoratet for avklaring Revisors vurdering I det følgende vurderer vi om det er etablert skille mellom skjermet virksomhet (forvaltningsoppgaven) og den virksomheten som tilbys i markedet i den interne regnskapsføringen, at alle inntekter og kostnader blir fordelt mellom de ulike delene av virksomheten etter konsekvent anvendte og objektivt begrunnede prinsipper og om det det er etablert prinsipper for føring av separate regnskaper, og disse skal være klarlagt og tydelige. Det føres separert regnskap for de ulike tiltakene i MjøsAnker AS. Vi tar forbehold om at vi ikke har gått ned i detaljer knyttet til regnskapsføringen i tilknytning til vår kontroll. 12 VTA, AFT, Avklaring- Hamar, Avklaring- Brumunddal, AB, Oppfølging Brumunddal, ARR (Hamar, Elverum, Kongsvinger), Kurs (AMO). 13 Fra

39 Det føres adskilte regnskaper pr. kostnadssted (tiltak). Det er således etablert funksjonelt skille mellom de ulike kostnadsstedene (tiltakene). Vi har inntrykk av at inntekter og kostnader bokføres der de reelt sett hører hjemme, eller fordeles etter fastsatte kriterier. Selskapet planlegger å etablere en konsernstruktur med to datterselskaper. Det vil i tillegg innebære at det etableres organisatorisk skille. Så langt vi er kjent med, har MjøsAnker AS innrettet sin regnskapsføring slik at det er funksjonelt skille mellom de ulike kostnadssteder (tiltak). Vi har inntrykk av at inntekter og kostnader bokføres på det kostnadssted hvor de reelt sett hører hjemme, og at fordeling av inntekter og kostnader skjer etter fastsatte kriterier. Så langt vi kan vurdere er det etablert prinsipper for føring av adskilte regnskaper pr. kostnadssted (tiltak) og disse er klarlagt og tydelige Oppsummering MjøsAnker AS fører regnskap for de ulike kostnadssteder (tiltak). Selskapet har innrettet seg slik at risikoen for kryssubsidiering er lav. Så langt vi er kjent med anses kontrollkriterium nr som etterlevd. 39

40 12 Problemstilling 4 - Sentrale krav og retningslinjer Problemstilling 4: I hvilken grad blir sentrale krav og retningslinjer som staten og eierne stiller til selskapet etterlevd av selskapet? 12.1 Kontrollkriterier for problemstilling 4 Når fylkestinget har valgt å legge en del av sin virksomhet inn i et selskap, medfører det også overføring av styringsrett til virksomheten. Oppgaven til selskapets styre og administrasjon er å trekke opp virksomhets- og forretningsstrategien innenfor en ytre ramme som er trukket opp av eieren/eierne. Vedtektene for aksjeselskaper regulerer viktige sider ved selskapenes og det kommunale foretakets rettsforhold. Hovedintensjonen er å regulere forholdet mellom eierne og mellom eierne og selskapet, eller interne forhold i virksomheten. Kommunale selskaper forvalter fellesskapets ressurser. Forvaltningen skal skje på en måte som samsvarer med befolkningens oppfatninger om rett og galt. Etikk er en viktig del av de vurderinger som gjøres i forbindelse med det å drive et selskap, fordi de etiske holdningene legger grunnlaget for hvordan man faktisk handler. Etiske retningslinjer bør derfor utarbeides i det enkelte selskap. Retningslinjene bør diskuteres og eventuelt revideres årlig. 14 Vi har utledet følgende 3 kontrollkriterier som innhentede data vil bli vurdert opp mot: 23. Selskapet har utarbeidet tilfredsstillende rutiner for å etterleve krav til selskapet gjennom: a. Lovverk b. Fylkestingets vedtak og forutsetninger c. Eierskapsmelding mv. 24. Styret i selskapene har utarbeidet og årlig drøftet/revidert etiske retningslinjer for selskapsdriften. 25. Styret har sørget for at det er utarbeidet sentrale styringsdokumenter for selskapet, herunder strategidokumenter mv. 14 KS anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll, november

41 12.2 Innhentet data Generelt om rutiner og krav til selskapet Revisjonen har fått opplyst at det gjennomføres generalforsamling årlig. I den ordinære generalforsamlingen møter styreleder, daglig leder og ordfører fra Hamar, ordfører fra Ringsaker, ordfører fra, Stange, ordfører fra Løten og fylkesordfører fra Hedmark fylkeskommune. Generalforsamlingene er formelle møter og behandler saker som skal behandles der i samsvar med aksjelovens bestemmelser. MjøsAnker AS har opplyst at det er utarbeidet egen løsningsbeskrivelse for alle tiltak, og at selskapet har regelmessige møter med controller fra NAV Hedmark. Det foreligger en samarbeidsavtale/avtale for gjennomføring av arbeidsmarkedstiltak mellom NAV Hedmark og MjøsAnker AS. Avtalen stiller krav til hvordan selskapet skal utøve sine arbeidsoppgaver. For å bli godkjent som tiltaksarrangør må MjøsAnker AS oppfylle alle kravene på sjekklisten som følger avtalen. I avtalen for gjennomføring av arbeidsmarkedstiltak mellom NAV Hedmark og MjøsAnker AS er det følgende obligatoriske vedlegg om forpliktelser som må oppfylles av tiltaksarrangør: 1. kravspesifikasjon per tiltak som omfattes hele avtalen 2. databehandleravtalen 3. styringskalender Det stilles også følgende resultatmål for avtaleperioden: Mål for Varig tilrettelagt arbeid: - Mål for kvalitet i avtaleperioden: juni 2017 o Tilby hensiktsmessige arbeidsrettede aktiviteter både på interne og på eksterne arenaer o Tilby en stabil varig arbeidsplass hvor tiltaksdeltakere kan utvikle sin arbeidsevne. o Tilby faglig opplæring knyttet til bedriftens ulike arbeidsområder for å styrke læring, mestring og utvikling i VTA. o Oppfølging av deltakere minimum hver 6.måned for å vurdere muligheter for overgang til arbeid eller utdanning. o Tiltaksdeltakere skal oppmuntres til overgang til VTA i ordinær virksomhet til overgang til andre tiltak i vanlig arbeidsliv. o Sykefravær følges opp i forbindelse med avtaleperioden. Mål for arbeidsforberedende trening (AFT): - Mål for kvalitet i attføringsarbeidet for avtaleperioden: juni 2017 o Utarbeidelse av plan for deltakerne innen frist i henhold til kravspesifikasjon og løsningsbeskrivelse o Avklaring av ressurser og yrkesmål i henhold til løsningsbeskrivelse o Tilrettelagt arbeidstrening og oppfølging i ordinært arbeidsliv se også resultatmål. Resultatmål for avtaleperioden: o 50 % overgang til arbeid eller utdanning o Alle deltakere skal ha en plan innen 4 uker etter oppstart o Deltakere med oppstart i mindre enn 50 % av normal arbeidstid skal som hovedregel øke til minimum 50 % innen 4 uker 41

42 o o Andel deltakere som gjennomfører «Tilrettelagt arbeidstrening» og oppfølging i ordinært arbeidsliv vil utgjøre 100 % (4 måneder) - avvik rapporteres/begrunnes Gjennomsnittlig tid fra oppstart i tiltaket til arbeidstrening i ordinært arbeidsliv starter i henhold til kravspesifikasjon. Gjennomsnittstid følges opp fortløpende og resultatmål vurderes ved neste møtepunkt. I styrets årsberetning resultatene for disse tiltakene beskrevet. Nedenfor følger en kortfattet oppsummering for resultater opp mot mål stilt av NAV: Avklaring: Mål 15 i 2016: 70 % Resultat: 76 % Oppfølging: Mål i 2016: 65 % Resultat: 67 % APS (arbeidspraksis i skjermet virksomhet): Mål for 2016: - 20 % til jobb - 30 % til aktiv løsninger. Gruppetilbudet med 31 plasser (hverdagsmestring) som fikk 2 personer i jobb, og 5,6 % og 25 % gikk til aktiv tiltak. Målet var: 10 % jobb og 50 % aktiv tiltak. I øvrige gruppetilbud var det 34 personer som gjennomførte. 47 % gikk til aktiv tiltak. Resultat: 175 personer gjennomførte tiltaket. Innenfor APS ordinær gikk 18 % til jobb og 14 % ut i aktiv tiltak. AB (arbeid med bistand): Mål for 2016: 65 % til jobb Resultat: 118 personer ble avsluttet. Av disse gikk 44 personer til jobb, noe som utgjør 37 %. VTA (varig tilrettelagt arbeid): Mål i 2016: målet for tiltaket var å holde sykefraværet under 5 % og at flest mulig burde jobbe i minst 50 % stilling eller mer. Resultat: 5,6 % sykefravær og 5 personer under 50 % stilling. ARR (arbeidsrettet og rehabilitering): Mål i 2016: totalramme er parallelle plasser. Tiltaket leveres i 3 tjenesteområder: Kongsvinger, Elverum og Hamar. Resultat: 45 personer har gjennomført tiltaket. 19 personer har fått jobb, noe som utgjør 42 %. 15 personer gikk til aktiv tiltak, utgjør 33 %. Samlet resultat: Selskapet har avsluttet tilbud for 818 personer i 2016, mot 629 personer i Totalt ble 144 personer formidlet til jobb og 434 personer til aktive løsninger. 103 personer har sluttet pga. sykdom/rehabilitering NAV sitt krav i samarbeidsavtalen. 42

43 Styret i selskapet er valgt i generalforsamling og består av representanter fra fylkekommunen og øvrige eierkommuner. Selskapet styres etter årsplaner, strategiplaner og budsjett. MjøsAnker AS ved daglig leder presenterer MjøsAnker AS i eierkommunenes formannskap og i fylkestinget ca. hvert 2 år. Vi har fått opplyst at selskapets styre fungerer godt. Selskapets vedtekter Revisjonen har mottatt vedtektene for MjøsAnker AS. Vedtektene ble vedtatt av styret den 22. september Vedtektene inneholder grunnleggende bestemmelser om selskapets forhold, og er utarbeidet etter aksjelovens bestemmelser, jf. AL 2-2. Etiske retningslinjer MjøsAnker AS har etiske retningslinjer. Vi har fått opplyst at disse er godt kjent blant selskapets ansatte. Som forklart tidligere, ble etiske retningslinjene gjennomgått med styret i forbindelse med ny Personalhåndbok I tilknytning til selskapskontrollen har vi hatt midlertidig innsynrett (lesetilgang) til selskapets personalhåndbok. Utover gjennomgangen i 2011, har ikke etiske retningslinjer vært tema i styret. Selskapets etiske retningslinjer og kjøreregler for medarbeidere står for øvrig også på hjemmesiden til MjøsAnker AS. Selskapets verdigrunnlag 17 MjøsAnker sitt verdigrunnlag er; TRYGGHET, RESPEKT, UTVKLING. Selskapets verdigrunnlag klargjør hvilke verdier det forventes at skal være styrende for holdninger og adferd i hele organisasjonen. Følgende fremkommer: 1. I MjøsAnker er vi åpne for nye ideer. Vi har tro på det vi holder på med og dette viser vi gjennom mye glede og godt humør. Vi søker å være positive, støttende og inspirerende i forhold til alle i organisasjonen. 2. Vi snakker ikke nedsettende om bedriften, kollegaer, kunder eller samarbeidspartnere. 3. Vi er rause, byr på oss selv og tar ansvar for at de rundt oss også skal oppleve mening og glede i sin hverdag. 4. Vi skal dele kunnskap og ære for gode resultater. 5. Vi følger lover og regler. 6. Vi erkjenner og verdsetter at hver enkelt av oss representerer noe unikt og verdifullt og fortjener anerkjennelse for individuelle evner. 7. Vi utsetter ingen for diskriminering og mobbing p.g.a alder, kjønn, religion, seksuell legning, funksjonshemming, politisk syn eller sivilstand. 8. Som vekstbedrift har vi et spesielt ansvar for å ha et godt arbeidsmiljø hvor alle føler seg ivaretatt. 9. Vi overholder taushetsplikten vår. Alle skal føle vår tillit og at vi ikke misbruker andres tillitt. 10. Vi har en åpen og ærlig kommunikasjon. 11. Vi etablerer relasjoner hvor vår handlinger er preget av: tillit, åpenhet, redelighet, omsorg og nestekjærlighet. 12. Vi skal være effektive, endringsvillige og fleksible i måten vi arbeider på 16 Styrets beretning 2016: MjøsAnker AS 17 Hentet fra selskapets personalhåndbok. 43

44 Personalhåndboken inneholder også etiske kjøreregler for medarbeidere. Disse er: 13. Det er uakseptabelt å komme ruspåvirket på jobb, eller nyte rusmidler i arbeidstiden. 14. Informasjon du gir skal være korrekt og tilstrekkelig. 15. Kontakt med media skal avklares med nærmeste leder/daglig leder. 16. Vi har et medansvar på at arbeid skjer under trygge forhold, er forsvarlig, helsefremmende og ivaretar miljøet. 17. Meld straks fra til nærmeste leder dersom du får kjennskap til brudd på gjeldende lover eller regler, forhold som kan skade virksomhetens omdøme eller strider mot de etiske retningslinjene i bedriften. Du blir beskyttet mot sanksjoner om du i god tro melder inn en klage eller bekymring. Klager eller bekymringer kan rapporteres anonymt. Vi forholder oss til varslingsplikten og vern ved varsling etter lov om arbeidsmiljø 2-4 og Som hovedregel bør du ta opp ting som bekymrer deg og klager du måtte ha med din nærmeste overordnede så fort som råd er. 19. Du skal ikke motta eller gi gaver som kan påvirke habilitet og dømmekraft. Moderat form for gjestefrihet og representasjon hører med i et samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Dette gjelder gaver av ubetydelig verdi, blomster, reklamemateriell og lignende. Er det tvil, drøft det med nærmeste leder 20. Ha et avklart og profesjonelt forhold til egne handlinger, motiver og verdier. 21. Mange opplever ting på en annen måte enn du gjør selv. Berøring eller klem kan oppleves som tilnærmelser og feiltolkes. En klem kan være riktig i enkelte situasjoner og mistolkes i andre situasjoner. Det er du som må sette grenser for egne valg. 22. Møter mellom saksbehandlere og tiltaksdeltakere som ikke foregår i bedriftens lokaler skal foregå på nøytral arena (ikke hjemme hos ). 23. Oppstår det parforhold mellom personer tilknyttet MjøsAnker, skal daglig leder informeres slik at eventuelle konsekvenser kan vurderes. Sentrale styrings- og strategidokumenter Hvert år utarbeider Hedmark fylkeskommune eierskapsmelding. Det er det overordnede politiske styringsdokumentet knyttet til fylkeskommunens eierskap. Det beskriver hvilke eierskap, eierstrategi, formål, retningslinjer m.m. fylkeskommunen har for de enkelte selskapene. Det er utarbeidet vedtekter for MjøsAnker AS. Vedtektene er behandlet i og vedtatt av generalforsamling. Styret er valgt av generalforsamlingen og består av representanter fra fylkeskommunen og de øvrige eierkommunene. De styrer etter årsplaner, strategiplaner og budsjett. Daglig leder presenterer MjøsAnker AS i eierkommunenes formannskap og i fylkestinget ca. hvert 2 år. Vi har fått opplyst at styret fungerer godt og utfører godt styrearbeid for virksomheten. Revisjonen har innhentet og gjennomgått følgende dokumenter i tilknytning til problemstillingen: Årsplan/styringsprosess 2017 som omfatter økonomi, resultatmål, fagutvikling og personal, kvalitet og kvalitetssikring og utviklingsprosjekter. Periodebudsjett (januar-juni 2017) Strategiplan (forslag ) Vedtekter Eierskapsmelding for Hedmark fylkeskommune 2016 Øvrige aktuelle dokumenter, herunder kvalitetshåndbok 44

45 12.2 Revisors vurdering Eierskapsmeldingen for Hedmark fylkeskommune 2016 er det overordnede politiske styringsdokumentet som gjelder for MjøsAnker AS, og øvrige selskaper hvor fylkeskommunen er eier. Det er utarbeidet vedtekter for MjøsAnker AS. Vedtektene er vedtatt i styret den 22. september 2009, og er utformet i tråd med aksjelovens krav. Vi har mottatt og gjennomgått møteprotokoll fra generalforsamlinger. Det er utarbeidet strategiplan for Denne kommer vi tilbake til i kapittel 13. Videre er det utarbeidet styringsdokumenter for MjøsAnker AS. Det er vår vurdering at det er etablert rutiner som skal sikre at selskapet følger opp og etterlever krav stilt i lovverk, vedtak, eierskapsmelding mv. Etikk er en viktig del av de vurderinger som gjøres i forbindelse med det å drive et selskap, fordi de etiske holdningene legger grunnlaget for hvordan man faktisk handler. Etiske retningslinjer bør derfor utarbeides i det enkelte selskap. Retningslinjene bør diskuteres og eventuelt revideres årlig. Vi har oppfattet det slik at MjøsAnker AS har etablert etiske retningslinjer, men at retningslinjene ikke gjennomgås og revideres av styret årlig. Vi vurderer at det er positivt at selskapet har etablert egne retningslinjer og kjøreregler for medarbeidere. De etiske retningslinjene er delt opp i oversiktlige punkter, og er tilgjengelig i kvalitetssystemet til MjøsAnker, og er også tilgjengelig på hjemmesiden Oppsummering MjøsAnker AS har, så langt vi er kjent med, utarbeidet tilfredsstillende rutiner slik at de kan etterleve krav satt i lovverk, vedtak og eierskapsmelding. Styret har sørget for at selskapet har etiske retningslinjer. Retningslinjene blir revidert ved behov. Styret har videre sørget for at det er utarbeidet sentrale styringsdokumenter som strategiplan, budsjett, årsplan og handlingsplan for virksomheten. Vi anser at kontrollkriteriene er etterlevd, men peker på at styret kan vurdere å gjennomgå og revidere etiske retningslinjer årlig. 45

46 13 Problemstilling 5 - Formål og mål satt for selskapet Problemstilling 5: I hvilken grad driver selskapet sin virksomhet i samsvar med vedtektsfestet formål og andre mål som er satt for selskapet? 13.1 Kontrollkriterier for problemstilling 5 Her vil revisjonen beskrive praktisering av selskapets vedtektsfestede formål og andre mål som er satt for selskapet., og har utledet følgende kontrollkriterier: 26. Selskapet har utarbeidet strategi-/handlingsplan som viser hvordan selskapet skal nå målene sine? 27. Selskapet arbeider mot mål fastsatt i strategi-/handlingsplanen, og sørger evaluering og rapportering til selskapets styre Innhentet data Generalforsamlingen godkjenner årsberetning og årsregnskapet i henhold til vedtekter. MjøsAnker AS sitt formål er å bistå mennesker med å komme i arbeid. MjøsAnker AS legger vekt på å være bidragsyter og har som fokus å få mennesker i jobb. Vi har fått opplyst at MjøsAnker AS er i ferd med å gjennomføre en vurdering av selskapets organisering opp mot de krav NAV har satt for godkjenning. De legger vekt på attføring som sin primærvirksomhet. Det rapporteres regelmessig til NAV for de ulike tiltak. Instruks for daglig leder Det er fastsatt instruks for daglig leder som beskriver daglig leders funksjons- og ansvarsområder. I det følgende belyser vi en del av det som står i instruksen. Daglig leder skal oppfylle virksomhetens formål og levere gode resultater. Daglig leder skal påakte virksomhetens offentlige eierskap og det samfunnsansvar dette medfører. Daglig leder skal skape trygghet for brukere og medarbeidere gjennom å sørge for at virksomheten driver lønnsomt over tid. Daglig leder har det overordnede ansvaret for all aktivitet i virksomheten. Daglig leder skal delegere myndighet og oppgaver for best mulig tjenesteyting og effektiv drift. Videre skal daglig leder gjennomføre bedriftens mål og strategier fastsatt av styret. Daglig leder skal lede bedriften i samsvar med vedtekter, lovbestemmelser, forskrifter og beslutninger truffet av generalforsamlingen eller styret. Daglig leder plikter å informere styret om alle viktige forhold i og utenfor bedriften som kan påvirke bedriftens stilling og utvikling. Daglig leder skal sørge for at selskapets disposisjoner skjer innenfor vedtatte budsjettrammer og forvalte selskapets ressurser i tråd mål og strategier. Daglig leder skal sørge for at selskapet til enhver 46

47 tid er ajour med sine økonomiske forpliktelser og informere styret om eventuelle avvik fra dette. Daglig leder skal kontrollere at resultatene i de ulike deler av virksomheten medvirker til et tilfredsstillende totalresultat. Vi har også fått opplyst at det er utarbeidet instruks for styret. Styreinstruksen blir gjennomgått årlig på styremøter. Det skjer i tilknytning til styreevaluering. Strategiplan for MjøsAnker AS Det er utarbeidet strategiplan for Planen ligger i selskapets kvalitetssystem. Vi har mottatt analyseskjema for ulike berørte/funksjon/system/anlegg. Vi har fått opplyst at det utarbeides handlingsplaner for de ulike avdelinger, og har mottatt handlingsplaner for trevirkeavdelingen. Selskapet har rutiner for vernerunder, og det gjennomføres risikovurderinger for hver avdeling. Strategiplan for MjøsAnker AS ( ) inneholder hovedpunkter, og for hvert hovedpunkt er det satt delmål og beskrevet tiltak. Hovedmålene er: Visjon Formål Samfunnsoppdrag Verdigrunnlag Motto Strategisk hovedmål Det skal være fokus på følgende: Økonomi Deltakeren Kunden Ansatte Eiere Næringslivet Omdømme Partnerskap Innovasjon Lærling og forbedring Vi har også fått oversendt en del dokumenter som viser at selskapet gjennomfører risikovurderinger på enkelte områder. MjøsAnker AS har som strategisk hovedmål å bli den foretrukne leverandøren av attføringstjenester lokalt og å bli ledende på formidling regionalt. MjøsAnker AS har vunnet anbud knyttet til avklaring og oppfølging. Avtalen er slik at selskapet får betaling for de plassene NAV faktisk benytter, samtidig som de må ha bemanning som gjør det mulig å levere det antall plasser avtalen omfatter. Kommunene betaler 25 % av driftsutgiftene for tiltaket VTA (varig tilrettelagt arbeid). MjøsAnker AS ønsker kontinuitet i tilbudet og har valgt å ha fast ansatte knyttet til tiltaket. Øvrige aktører i markedet leier inn eksterne konsulenter for å tilpasse tjenesten ut fra behov. 47

48 Ved avslutning av regnskap for de ulike tiltakene for 2016, så varierte de økonomiske resultatene. Selskapet har avsluttet tilbud for 818 personer i 2016 mot 629 personer i Totalt ble 144 personer formidlet til jobb og 434 personer til aktive løsninger. 103 personer har søkt / fått uføretrygd og 124 har sluttet på grunn av sykdom / rehabilitering, jf. tidligere omtale i kapittel 12. Årsplan og system for kvalitetssikring (EQUASS) Årsplanen til selskapet viser at det rapporteres til styret 6 ganger i året. Det rapporteres også regelmessig til NAV for hvert tiltak som skal gjennomføres eller som blir avsluttet det enkelte år. Det utarbeides årsrapport til NAV. Årsplan 2017 omfatter følgende hovedmål: økonomi, resultatmål, fagutvikling og personal, kvalitet og kvalitetssikring og utviklingsprosjekter. Det er i tillegg satt opp delmål og tiltak for hver avdeling/område i virksomheten. EQUASS Assurance MjøsAnker AS gjennomfører også kvalitetssikring (evaluering) av tiltakene gjennom året. EQUASS Assurance er et europeisk system for kvalitetssikring av velferdstjenester med ekstern revisjon og sertifisering. En EQUASS-sertifisering bygger på 50 kriterier for kvalitetssikring, basert på de ti EQUASS-prisinippene for kvalitet: 1. Lederskap 2. Ansatte 3. Rettigheter 4. Etikk 5. Partnerskap 6. Deltakelse 7. Individfokus 8. Helhetstanke 9. Resultatfokus: (Måling-, evaluering- og rapportering av resultater) 10. Kontinuerlig forbedring MAKS kvalitetshåndbok MjøsAnker AS har i tillegg kvalitetssystemet MAKS som er delt opp fire prosesser. I den første delen som er «styrende del» inneholder det følgende punkter: 48

49 Figur 5: Kvalitetssystemet MAKS Resultatrapport tiltakene Revisjonen har for øvrig mottatt resultatrapport hittil 2018 for alle tiltak. Resultatrapporten inneholder resultat fra: AFT (arbeidsforberedende trening) Tall/oversikt fra samarbeidsenheter Sykefravær AFT AFT Ung Sykefravær AFT Ung AFT Fagsenteret AFT Kurs Avklaring (Hamar, Brumunddal og totalt) Sykefravær Avklaring Oppfølging og sykefravær på dette området ARR og sykefravær på dette området Ulike avdelinger: AMO, Trevaren, Montasjen, Kopi og Grafisk, Kringla Bakeri, Solvang Kantine, Triangel Café, Matfatet inkludert sykefravær på disse områdene. Totalt utnyttelse for Avklaring, AFT Ung, og AFT VTA 49

50 13.2 Revisors vurdering Formålet med styreinstruks er å regulere styrets arbeid, saksbehandling og habilitet. Videre redegjør instruksen for hvilke arbeidsoppgaver og plikter leder for selskapet skal ha. Styret skal ta seg av oppgaver av stor betydning og viktighet, samt strategiske beslutninger. Administrasjonen skal iverksette og gjennomføre styrets beslutninger. På denne bakgrunn kan det ofte være svært hensiktsmessig at styret utformer og vedtar en instruks for daglig leder. Det er utarbeidet en instruks for daglig leder. Instruksen beskriver hvordan daglig leder skal lede selskapet, og skal bidra til at selskapet driftes i samsvar med vedtektsfestet formål samt mot mål som er satt for selskapet. Det er også utarbeidet instruks for styret. Vår oppfatning er at det er positivt at det er utarbeidet instruks både for styret og daglig leder. For å nå målene sine bør selskapet utarbeid strategi- og handlingsplan som viser hvordan de skal jobbe seg fram til disse målene. Det bør også gjennomføres kvalitetssikring og evaluering av arbeidet som fanger fortløpende avvik. Det er viktig at selskapet har rutiner for rapportering til styret og NAV med hensyn til oppfølging. Fremlagt dokumentasjon viser at selskapet har utarbeidet strategiplan og handlingsplaner 18 for selskapet, og de ulike avdelingene. MjøsAnker AS har gjennom sin strategiplan for beskrevet sine veivalg. Selskapet har som mål å styrke sin posisjon som ledende og kompetent attføringsbedrift i Hedmark. 19 Revisjonen vurderer at strategiplanen er kort, konsis og tydelig med delmål og gjennomføringstiltak. Selskapet benytter EQUASS kvalitetssystem. Det bidrar til at selskapet driver sin virksomhet i samsvar med forskrift om arbeidsmarkedstiltak, og har betydning for oppfølging av tiltakene. Protokoller fra styremøter viser at strategiplan, statusrapporter, økonomisk rapportering, regnskap mv. gjennomgås på styremøter. Det fremgår av årsplanen at det rapporteres på styremøter om driften i selskapet 6 ganger i året. Revisjonen har oppfattet det slik at det etablert rutiner for rapportering, og at det rapporteres til NAV for hvert tiltak som gjennomføres og avsluttes. I tillegg rapporteres det årlig til NAV om resultatene av arbeidsmarkedstiltakene. I og med det rapporteres til NAV om resultatene, oppfatter revisjonen at MjøsAnker AS jobber aktivt for å nå sine mål, og for å oppfylle de krav NAV har stilt i avtale. Samlet sett vurderer vi at MjøsAnker AS driver sin virksomhet i samsvar med vedtektsfestede formål, og øvrige mål som er satt for selskapet Oppsummering MjøsAnker AS driver sin virksomhet i samsvar med lovverk og statlige føringer for arbeidsmarkedstiltak. Det er utarbeidet strategi- og handlingsplan som viser hvordan MjøsAnker AS skal jobbe mot sine mål. Selskapet har rutiner for kvalitetssikring og evaluering av tjenester. Det rapporteres jevnlig til styret gjennom styremøter. Det rapporteres årlig til NAV. Vi anser at kontrollkriteriene er etterlevd. 18 Revisjonen har kun mottatt handlingsplan for trevirke avdelingen, men har fått opplyst i møte at det er utarbeidet for alle avdelinger og for butikk. 19 Styrets beretning 2016 MjøsAnker AS 50

51 14 Problemstilling 6 Selskapets tilbud AFT, praksisplass og VTA Problemstilling 6: Opprinnelig problemstilling 6 og 7 lød som følger: 6. I hvilken grad er driften og tilbudet om tiltaksplasser tilpasset etterspørselen fra kommunene? 7. I hvilken grad fungerer selskapet sitt tilbud om praksisplasser i samsvar med intensjonen? Problemstilling 6 og 7 er omformulert til ny problemstilling 6, som lyder: 6. I hvilken grad fungerer selskapet sitt tilbud om arbeidsforberedende trening / praksisplass og varig tilrettelagt arbeidsplass i samsvar med intensjonen i lovverket? 14.1 Kontrollkriterier for problemstilling 6 De arbeidsrettede tiltakene er hjemlet i lov 10. desember 2004 nr. 76 om arbeidsmarkedstjenester (arbeidsmarkedsloven), med tilhørende forskrifter. Forskrift om arbeidsmarkedstiltak (tiltaksforskriften) er sentral. I forskriftenes 1-1 Formål står følgende: Hovedformålet med arbeidsmarkedstiltakene er å styrke tiltaksdeltakernes muligheter til å skaffe seg eller beholde arbeid. Denne forskriften fastsetter på hvilke vilkår det enkelte tiltak er utformet. Videre i forskriften fremkommer krav til innhold i arbeidsforberedende trening og krav for å bli godkjent som tiltaksarrangør, jfr Vi har utledet følgende kontrollkriterier for problemstilling 6: 28. Selskapets etablerte tilbud av arbeidsforberedende trening er egnet til å bidra til å prøve ut den enkeltes arbeidsevne og til å styrke mulighetene for å få ordinært arbeid. 29. Selskapets etablerte tilbud om varig tilrettelagte arbeidsplasser gir tiltaksdeltakeren arbeid som kan bidra til å utvikle ressurser hos tiltaksdeltakeren gjennom kvalifisering og tilrettelagte arbeidsoppgaver. 30. Tilbudenes innhold er i samsvar med tiltaksforskriftens bestemmelser, jf og Selskapene etterlever krav satt i 13-6 og 14-5, herunder at: a. attføring eller varig tilrettelagt arbeid er tiltaksarrangørens primære virksomhet, b. overskudd forblir i virksomheten og kommer attføringsarbeidet og deltakerne til gode c. det utbetales ikke utbytte, og d. virksomheten eier ikke eller kontrollere ikke annen forretningsvirksomhet. (Begrensningen gjelder ikke etablering og drift av salgsvirksomhet for å fremme omsetning av bedriftens produkter). I tillegg til ovenstående kriterier, vil vi legge vekt på å beskrive hvordan MjøsAnker AS samarbeider med Hamar, Ringsaker, Stange og Løten kommune. 51

52 14.2 Innhentet data Formål MjøsAnker AS er en vekstbedrift med formål om å bistå mennesker med å komme i arbeid. Deres tiltak skal primært hjelpe personer tilbake til arbeid ut i fra egen arbeidsevne og helse, og selskapet skal hjelpe de som skal inn på arbeidsmarkedet for første gang. MjøsAnker AS skal også tilby skjermet og tilrettelagt arbeid. Dette omfatter bruk av ulike virkemidler som trening og opplæring, arbeid med innramming, butikkarbeid, cafédrift, bakeridrift, trevirke, kopitjenester, montering og pakking, ekstern arbeidsutprøving, avklaring og oppfølging, kvalifisering og formidling til arbeid. Samarbeidspartnere Vi har fått opplyst av MjøsAnker AS at de har en samarbeidsavtale med NAV Hedmark, og at de gjennom året har hatt et godt samarbeid med eierkommunene, Hedmark fylkeskommune, sykehusforetakene og bedrifter. Vi har fått opplyst at MjøsAnker AS har tett og jevnlig dialog med NAV lokalt (dvs. NAV Ringsaker, NAV Hamar, NAV Stange og NAV Løten). Vi har mottatt referat fra samarbeidsmøte som ble avholdt MjøsAnker AS har for øvrig daglig kontakt med saksbehandlere ved NAV lokalt. Til tross for at NAV er oppdragsgiver, så opplever MjøsAnker AS også at NAV er en konkurrent i enkelte sammenhenger. MjøsAnker AS har møte med controllere i NAV Hedmark månedlig. Det avholdes kvartalsvis møter med alle lokale NAV kontorer. I tillegg gjennomføres det også samtaler / møter hvor saksbehandler, den enkelte deltaker og jobbkonsulent er til stede. MjøsAnker AS har ulike tilbud og samarbeid med lokalt næringsliv og andre enheter. Det innebærer at tilbudet er tilpasset behovet til brukerne og etterspørselen fra kommune. MjøsAnker AS samarbeider med Ringsaker kommune om formål, drift og utvikling av AFT tilbudet. Det jobbes nå med et prosjekt med Hamar kommune som har som formål å formidle utviklingshemmede til ordinær jobb. Vi har fått opplyst at selskapet tidligere hadde et godt samarbeid med ung psykiatri (Kriseteam DPS) ved sykehuset Innlandet. Dette samarbeidet har dessverre blitt avsluttet. MjøsAnker AS har gitt uttrykk for at det var et godt tilbud for ungdommer som slet med psykisk helse og / eller rus. MjøsAnker AS har for øvrig et godt samarbeid med IKEA. Selskapet har vært en viktig aktør fordi selskapet tar imot mange deltakere, og det er flere som har fått ordinær ansettelse i bedriften etter fullført praksis. Avtale mellom NAV og tiltaksarrangør I avtalen stilles det kravspesifikasjoner for tiltak som omfattes av avtalen. Avtalen oppheves dersom tiltaksaktøren ikke oppfyller sine forpliktelser når det gjelder kvalitet og tjenester slik det fremkommer i kravspesifikasjonen. MjøsAnker AS har vedtekter som beskriver virksomhetens formål. Formålet samsvarer med krav satt i forskrift om arbeidsmarkedstiltak. Utfordring MjøsAnker AS opplyste at de har en krevende jobb, men at de gjør sitt beste slik at brukere skal bli fulgt opp og ha mulighet for å komme i jobb. MjøsAnker AS ga uttrykk for at de makter å hjelpe en 52

53 del brukere som har stått langt unna arbeidsmarkedet. Dette er arbeidet er krevende fordi brukerne trenger tett oppfølging og veiledning. I desember 2015 sa NAV opp avtalen på tiltakene Arbeid med Bistand (AB) og Avklaring. Avtalen ble avsluttet 30.juni NAV besluttet at disse tiltakene skulle ha et annet innhold og benevnes Oppfølging og Avklaring. Tiltakene ble lagt ut på anbud. For selskapet var dette dramatisk fordi det dreide seg om 140 tiltaksplasser. Hedmark ble inndelt i 6 regioner, og selskapet la inn anbud i alle regionene. Selskapet vant to anbud i to regioner. Dette var region Hamar og region Brumunddal. MjøsAnker AS opplyste ellers at bransjen er i stor endring og MjøsAnker AS stadig må omstille seg i forhold til tilbud, plasser og øvrige endringer i markedet. Det er krevende. Selskapet gir uttrykk for at de er omstillingsdyktige, tar jobben alvorlig og at de ønsker å dekke behovet til brukerne. MjøsAnker AS har, til en viss grad, samarbeid og dialog med andre konkurrenter i markedet. Dette anses nødvendig for at brukerne skal få et best mulig tilbud. Ventetid VTA (varig tilrettelagt arbeid)-tiltaket er tilrettelagt for de som har varig uførepensjon, eller som i nær fremtid vil få det. Tidligere var dette også et tiltak for personer med nedsatt funksjonevne. VTAtiltaket er et viktig tiltak, og MjøsAnker AS har 70 VTA-plasser som de kan tilby deltakere. Plassene blir rask fylt opp, og vi har fått opplyst at det nå er opp mot 2 års ventetid på plass. MjøsAnker AS opplyste at det er behov for flere plasser enn det de kan tilby i dag. Interne og eksterne utprøvingsplasser MjøsAnker AS har ulike praktiske avdelinger i sin virksomhet, og kan tilby deltakere og lærlinger ulik praksis og arbeidsforberedende trening. Selskapet har, som tidligere nevnt, et godt samarbeid med IKEA. Vi har fått opplyst at MjøsAnker AS får gode tilbakemeldinger fra sine deltakere når de møter deltakerne ute på arbeidsplassen. Selskapet har både interne utprøvingsplasser og eksterne plasser i eksterne bedrifter. MjøsAnker AS fokuserer nå mer på bruk av eksterne plasser. Selskapet har godt samarbeid med næringslivet i regionene, og har 650 samarbeidsbedrifter. I tillegg har MjøsAnker AS skjermede plasser i virksomheter med produksjon av varer/tjenester. Disse er etablert med sikte på å tilby avklaring, arbeidstrening eller kvalifisering. Internt kan MjøsAnker AS også ta inn lærlinger som får opplæring og praksis i bedrift og som kan oppnå fagbrev innenfor kokk & servitør, innredningssnekker, konditor, salg- og service og delkompetanse innenfor grafisk design. I 2016 gjennomførte 175 personer tiltaket APS (arbeidspraksis i skjermet virksomhet og kvalifisering i arbeidsmarkedsbedrift endret til AFT (Arbeidsforberedende trening fra ). Målet for 2016 var 20 % til jobb og 30 % til aktive løsninger. Innenfor APS gikk 18 % til jobb og 14 % ut i aktive løsninger. 53

54 Resultatet i gruppetilbudet for kvinner (hverdagsmestring) ble at 5,6 % ut i jobb og 25 % gikk til aktive tiltak. I øvrige gruppetilbud (prosjekt) var det 34 personer som gjennomførte tiltaket og 47 % gikk til aktive tiltak. 20 MjøsAnker AS sine tilbud skal bygge på alles rett til arbeid og er en del av arbeidslinja og verdiskapningen i samfunnet. Selskapet har samarbeidet med Ringsaker kommune om etablering av Matfatet, et utsalgssted for mat levert av lokale produsenter. Selskapet ønsker med denne etableringen å utvikle og skape arbeidsplasser/arbeidstrening for deltakere, både i egen butikk og hos lokale produsenter. Handlingsplan, jfr Vi har fått oversendt handlingsplan for arbeidsforberedende trening (AFT), tidligere kalt Arbeidspraksis i skjermet virksomhet (APS). Det finnes en prosedyre for individuell handlingsplan som beskriver mål, oppgave/handling, rutine, ansvar, gjøremål og skjema. Handlingsplanen inneholder følgende punkter: Navn og fødselsdato, og startdato for tiltaket Deltakers målsetting Plan for kommende periode: eksempelvis Praksis Veileders kommentar Ansvar (hvem som har ansvar for de ulike områdene som er opplyst i planen) Kompetanse Helse Annet Resultater i forrige periode: eksempelvis Utbytte av perioden 14.3 Revisors vurdering De arbeidsrettede tiltakene er hjemlet i lov 10. desember 2004 nr. 76 om arbeidsmarkedstjenester (arbeidsmarkedsloven), med tilhørende forskrifter. Forskrift om arbeidsmarkedstiltak (tiltaksforskriften) er sentral. I forskriftenes 1-1 Formål står følgende: Hovedformålet med arbeidsmarkedstiltakene er å styrke tiltaksdeltakernes muligheter til å skaffe seg eller beholde arbeid. Denne forskriften fastsetter på hvilke vilkår det enkelte tiltak er utformet. Arbeidsforberedende trening skal rettes mot personer med særlig usikre yrkesmessige forutsetninger som i utgangspunktet har behov for tiltak på en skjermet arbeidsplass. Målet for AFT er å bidra til overgang til ordinært arbeid. Samtidig skal tiltaksarrangørene kunne tilby utprøving og arbeidsforberedende trening i ordinært arbeidsliv, etter hvert som deltakerne blir modne for det. Økt 20 Styret årsberetning MjøsANKER AS

55 bruk av ordinært arbeidsliv er i tråd med anbefalinger fra forskning og evaluering på fagområdet og i tråd med regjeringens signaler i Prop. 39 L ( ) om økt satsing på tiltak i ordinært arbeidsliv. I vår kontroll har vi fått inntrykk av at MjøsAnker AS har etablert tilbudene i samsvar med lovverkets bestemmelse, jf. forskriftens 13-2 og Det utarbeides en handlingsplan for hver enkelte deltakere, og det utarbeides en sluttrapport som sendes til NAV etter endt tiltak. MjøsAnker AS har ulike praktiske avdelinger og kan tilby deltakere og lærlinger ulik praksis og arbeidsforberedende trening. Selskapet har mange samarbeidspartnere for å tilrettelegge og ivareta i forhold til det behovet deltakere har. Vi vurderer det som positivt at MjøsAnker AS har et samarbeid med NAV med mål om å tilpasse tilbudet og tiltaksplasser ut fra etterspørselen fra kommunen. Vi registrerer at MjøsAnker AS har både interne utprøvingsplasser i praktiske avdelinger som: - Trevare - Montasje - Kantine - Kopi & Grafisk Videre har de eksterne plasser dvs. i bedrifter som: - Triangel Café - Butikken «Oppe og Nede» - Kringla bakeri - Rammeverksted I tillegg har MjøsAnker AS samarbeid med eksterne aktører, eksempelvis IKEA. Vi vurderer at MjøsAnker AS har etablerte tilfredsstillende tilbud av arbeidsforberedende trening og varig tilrettelagte arbeidsplasser i samsvar med lovverkets intensjoner. Vi oppfatter at selskapet har etablert tiltak for å hjelpe personer tilbake til arbeid, og for å hjelpe de som skal inn på arbeidsmarkedet for første gang. Varig tilrettelagt arbeid skal tilby brukere arbeid i en virksomhet som oppfyller kravene i forskriftens 14-5, samtidig som den enkelte får arbeidsoppgaver som er tilpasset den enkeltes arbeidsevne. Varig tilrettelagt arbeid kan også tilbys som enkeltplasser i ordinære virksomheter, jf Revisjonen registrerer at tiltaket er godkjent for 70 ansatte, og at MjøsAnker AS har mulighet til å tilby deltakere ulik praksis og arbeidsforbedrende trening i sine avdelinger eller i butikker. Det er vår oppfatning at selskapet har utformet tilbudet slik at deltakere i tiltak kan få støtte til å finne egnet arbeidsplass, samt få nødvendig tilrettelegging og oppfølging på arbeidsplass. Vi har mottatt dokumentasjon på at selskapet er godkjent som tiltaksarrangør av NAV og dermed kan gjennomføre arbeidsmarkedstiltak. MjøsAnker AS oppfyller kravene som er fastsatt i 13-6 og Det utbetales ikke utbytte fra selskapet og overskuddet brukes til investeringer, utvikling av selskapet eller til å bygge opp eller utvikle nye eller eksisterende tilbud. 55

56 14.4 Oppsummering Samlet sett vurderer vi at MjøsAnker AS etterlever krav som godkjent tiltaksarrangør. Det er etablert tilbud for arbeidsforberedende trening og varig tilrettelagt arbeid, slik at deltakere kan prøve ut sin arbeidsevne og dermed styrke mulighetene for å komme ut i ordinært arbeid. Selskapets drift og tilbud er etter vår vurdering i samsvar med intensjonen i lovverket. Det utbetales ikke utbytte fra selskapet, overskuddet tillegges egenkapitalen og benyttes til investeringer, utvikling og tilbud for brukere. Kontrollkriteriene anses etterlevd. 56

57 15 Problemstilling 7 - Internkontroll og kvalitetssystem I prosjektplanen omhandler problemstilling 8 og problemstilling 10 liknende forhold, som det kan være grunn for å se på under ett. Problemstillingene lyder slik: 8. Har selskapet systemer og rutiner som bidrar til å etterleve sentrale krav innenfor regelverket knyttet til: a. Lov om arbeidsmarkedstjenester og forskrift om arbeidsmarkeds tiltak (tiltaksforskriften) b. Internkontrollforskriften knyttet til HMS. c. Aksjeloven. 10. I hvilken grad har selskapet etablert tilfredsstillende kvalitetssystem? Problemstilling 8 og 10 er omformulert til ny problemstilling 7, som lyder: I hvilken grad har selskapet etablert et kvalitetssystem som bidrar til at: a. selskapet rapporterer og dokumenterer i samsvar med krav satt i tiltaksforskriftens 2-5 b. etterlever sentrale krav satt i internkontrollforskriftens 5. c. etterlever krav satt i aksjeloven om at styret skal sørge for betryggende kontroll 15.1 Kontrollkriterier for problemstilling 7 Vi har utledet følgende kontrollkriterier for problemstilling 7, jf. vedlegg A: 32. Det kan forventes at selskapet: a. har avgitt skriftlig rapport om gjennomføringen av tiltakene, og at rapporten inneholder en vurdering av gjennomføringen av tiltakene og deltakernes status på arbeidsmarkedet. b. Kan dokumentere at: i. økonomioppfølging og kvalitets- og resultatkrav for det enkelte tiltak eller den enkelte tilskuddsordning, ii. at tiltakene organiseres slik at faglige og økonomiske krav oppfylles, og iii. at subsidiering ikke forekommer på tvers av de enkelte tiltakene eller fra tiltaket til annen virksomhet som for eksempel forretningsdrift, jf. problemstilling Det kan forventes at selskapet har etablert et kvalitetssystem som bidrar til at krav satt i internkontrollforskriften etterleves, herunder at: a. det er fastsatt skriftlige mål for HMS b. at ansvar og oppgaver knyttet til HMS er dokumentert skriftlig c. det er gjennomført risikovurderinger og tiltaksplaner, og at disse er dokumentert skriftlig d. det er etablert rutiner for å registrere, følge opp og lukke avvik på området e. internkontrollsystemet gjennomgås og vurderes jevnlig, og at gjennomgangen og oppfølgingen er dokumentert skriftlig. 34. Det kan forventes at selskapet har etablert et tilfredsstillende kvalitetssystem, herunder at selskapet: a. har rutiner for kvalitetssikring av arbeidet sitt b. gjennomfører risikovurderinger som er dokumentert c. registrerer, følger opp og lukker avvik 57

58 15.2 Innhentet data Lov om arbeidsmarkedstjenester og forskrift om arbeidsrettede tiltak MjøsAnker AS har inngått samarbeidsavtale om gjennomføring av arbeidsmarkedstiltak med NAV. Avtalen innebærer at MjøsAnker AS er godkjent som tiltaksaktør i 4 år. Avtalen ble sist godkjent i 2017, og er en oppfølging i forhold til anbud bedriften har vunnet. Det er stilt krav til de ulike tiltakene, jf. kapittel 14. I avtalen mellom NAV og MjøsAnker er det stilt krav om «Kvalitet»: System for kvalitetssikring: tiltaksarrangøren skal ha et sertifiserbart system for kvalitetssikring av primærvirksomheten (attføring/vta). Systemet skal revideres periodisk av ekstern revisor. Oppnådd sertifisering og rapport fra periodisk revisjon skal gjøres tilgjengelig for NAV. Databehandleravtalen (følger som vedlegg til avtalen) Avtalen regulerer ansvarsforhold mellom behandleransvarlig og databehandler om hvordan personopplysninger skal sikres og behandles. Krav om politiattest i VTA: Alle ansatte hos tiltaksarrangører for Varig tilrettelagt arbeid i skjermet virksomhet skal legge frem politiattest, etter arbeidsmarkedsloven 21 og «Forskrift om politiattest i henhold til arbeidsmarkedsloven». MjøsAnker AS er sertifisert gjennom «equass Assurance in Social Services». Sertifiseringen er gyldig fra 14. september 2017 til 14. september 2019 for «Arbeidspraksis i skjermet virksomhet Basis: - Avklaring og Oppfølging - Varig tilrettelagt arbeid - Arbeidsforberedende trening gyldig fra 1.september 2017 Equass Assurance er et europeisk system for kvalitetssikring av velferdstjenester med ekstern revisjon og sertifisering. Sertifiseringen innebærer at tjenestetilbudet er i overensstemmelse med 50 overordnet krav basert på kvalitetsprinsippene i sertifiseringsordningen. For å bli sertifisert / resertifisert må bedriften dokumentere og besvare forhold på sjekkliste med rundt 180 spørsmål og 100 punkter. MjøsAnker AS ble siste sertifisert i høsten 2015, og selskapet var gjennom en ny resertifisering i september Selskapet er nå sertifisert på Equass fram til september Rapportering om tiltaksdeltaker i tiltaksperioden Vi har mottatt månedsrapport/resultatrapport for perioden januar 2018 for: - AFT - Avklaring Hamar og Brumunddal - Oppfølging Brumunddal (des. 2017) - Resultatrapport - alle tilbudene Månedsrapportene inneholder disse fellespunktene (noen av rapportene har andre/flere momenter i rapporten avhengig av hvilket tiltak det rapporteres for): 1. Gjennomstrømning: samlet oversikt over antall deltakere ved start av rapporteringsperioden og ved utgangen av rapporteringsperioden, og hvor mange deltakere som venter på oppstart ved utløpet av perioden. 58

59 2. Deltakere som har sluttet i tiltak: samlet oversikt over deltakere som har sluttet i tiltaket, med sluttårsaker og forslag til aktiviteter for å komme i arbeid 3. Kommentar /tilbakemelding Sluttrapport Revisjonen har mottatt et eksempel for sluttrapport for Arbeidsforberedende trening (AFT). Sluttrapporten besvarer NAV sin bestilling, og beskriver faktiske forhold til deltakeren (og startdato), gjennomføringen, vurdering av tiltaksdeltaker, resultater fra jobbsøking og eventuelt yrkesveiledning og endelig resultater. Denne rapporten signeres av tiltaksdeltakeren og tiltaksarrangøren. Evalueringsrapport Avklaring og oppfølging Revisjonen har mottatt to evalueringsrapporter fra Avklaring (Hamar og Brumunddal) og Oppfølging (Brumunddal) for perioden For Avklaring beskrives følgende i rapporten: Erfaring med leveransen, resultat, innsøking, avstemming rundt tjenesten Avklaring, samarbeidet med Controller, oppfylling av plasser / innsøking av deltaker, innsøking av deltakere / kommunikasjon, samarbeid med aktører i arbeidslivet og forslag til endring av praksis. For Oppfølging beskrives følgende i rapporten: Erfaring med leveransen, resultat, innsatsområder, oppholdstid i tiltaket, oppfylling av plasser / innsøking av deltaker og forslag til endring av praksis / tema til diskusjon. Internkontroll knyttet til HMS: MjøsAnker AS har opprettet arbeidsmiljøutvalg som følger opp utviklingen i arbeidsmiljøet. Revisjonen har fått opplyst om at det gjennomføres 6 møter pr. år i Arbeidsmiljøutvalg (AMU). Bedriften gjennomgår saker som risikokartlegging, vernerunder, orienteringer, opplæring og vold- og trusler på arbeidsplassen m.m.. Det utarbeides årsmelding på bakgrunn av gjennomførte kontroller. Selskapet har også fokus på reduksjon av sykefravær. Ved kontroll/tilsyn, eksempelvis ved eqass-sertifisering i bedriften, kommer det en ekstern kontrollør / revisor. Vedkommende ber om å få snakke med deltakere og ansatte utenat selskapets ledelse er til stede, og gjør egne observasjoner i bedriften. Vedkommende snakker også med NAV og andre samarbeidsenheter uten at representanter for MjøsAnker AS er tilstede. Avvikssystemet er en del av selskapets HMS-system, og er en elektronisk løsning/tjeneste som MjøsAnker AS kjøper av Infotjenester. Her kan ansatte melde avvik (også anonymt). Avvik går automatisk til den leder som har ansvaret for det området avviket gjelder. Avvik blir fulgt opp og lukket i systemet, det vil si at de også gjennomfører saksbehandling i det elektroniske avvikssystemet. Den som har meldt avviket kan følge med på saksbehandlingen, og se status for og utfallet av saken. Avvik blir gjennomgått i hvert AMU-møte. Betryggende kontroll knyttet til aksjeloven MjøsAnker AS har opplyst at de følger alle krav og bestemmelser i aksjeloven. I EQUASS kvalitetssystem registrerer selskapet alt arbeidet de gjør som attføringsbedrift. Kvalitetssystemet håndterer og arkiverer de dokumentene som omfatter kvalitetssikring i attføringsbedrifter i dag. 59

60 Dette kan være referater, protokoller, internrevisjon og inspeksjoner som er nyttig for selskapet og for styret både i planlegging, gjennomføring og oppfølging. Revisjonen har fått tilsendt protokoller fra styremøter I styremøter gjennomgås blant annet driftsrapporten. Styret blir orientert og får statusoppdateringer om resultater fra de ulike tiltakene, regnskapet og budsjett for selskapet. Styret blir informert fortløpende om øvrige saker som vedrører selskapet. Kvalitetssikring av tjenestene Det er et krav fra NAV at MjøsAnker AS må ha et kvalitetssikringssystem. Det stilles ikke konkrete krav til hvilket system som skal velges. MjøsAnker AS innfrir kravet gjennom kvalitetssystemet (EQUASS). EQUASS er et europeisk system for kvalitetssikring av velferdstjenester med ekstern revisor og sertifisering. Det gir tjenesteleverandører i velferdssektoren anledning til å sikre kvaliteten av tjenesten overfor deltakere og andre samarbeidspartnere. Tepas er godkjent i henhold til kravene i EQUASS. Systemet viser et flerfaglig perspektiv: Brukere av tjenester Tjenestetilbydere Interesseorganisasjoner Arbeidsgivere Politiske myndigheter Prosessen frem mot sertifisering gir et helhetlig og oversiktlig bilde av organisasjonen. Sertifiseringen skal bidra til at organisasjonen viser utad at den har et gjennomtenkt syn på innholdet i alle prinsippene, dimensjonene, kriteriene og indikatorene som er med på å bygge et positivt omdømme. Systemet inneholder også evaluering av tjenestene. Resultatene fra evalueringer er grunnlaget for å jobbe med forbedringer og rapporteringer. Vi har fått opplyst at selskapet jobber mye med mat og råvarer, og at de har hatt tilsyn fra Mattilsynet. Bedriften Matfatet har fått godkjent smilefjes fra tilsynet. Det viser at alle fastsatte krav til mathygiene mv. er oppfylt. MjøsAnker AS benytter også kvalitetssystemet MAKS. Kvalitetssystemet er en samling av elektroniske håndbøker og løsninger utviklet i SharePoint. Dette er innrettet slik at det innfrir kravene i EQUASS og kravene i Internkontrollforskriften (HMS), jf. omtale tidligere og figur 5, kap.11 Kvalitetssystemet til MjøsAnker. 60

61 15.3 Revisors vurdering Lov om arbeidsmarkedstjenester og forskrift om arbeidsrettede tiltak I følge Lov om arbeidsmarkedstjenester skal arbeidsmarkedstiltak utformes og organiseres i samsvar med lovens formål, de mål og retningslinjer som ligger til grunn for Stortingets bevilgninger, tildelingsbrev fra departementet og forskrifter. Lovens formål er å bidra til å oppnå et inkluderende arbeidsliv gjennom et velfungerende arbeidsmarked med høy yrkesdeltakelse og lav arbeidsledighet. MjøsAnker AS er godkjent som tiltaksarrangør for gjennomføring av arbeidsmarkedstiltak. Etter vår vurdering innebærer det at arbeidsmarkedstiltakene som virksomheten tilbyr er i samsvar med lovens formål. Avtalen bygger på partenes ønske om å levere kvalitativt gode tjenester til brukeren i attføringsarbeidet. Tjenesten skal samordnes og kvalitetssikres med kvalitetssikringssystemer som er rettet mot primærvirksomheten (attføring og VTA). Tiltaksarrangøren skal videre utforme tilbudet om gjennomføring i samarbeide med den enkelte deltaker etter prinsippet om brukermedvirkning. Dette kommer vi tilbake til i kapittel 17, problemstilling 9. Det er revisjonens oppfatning at selskapet har utformet tilbudene i henhold til forskrift om arbeidsmarkedstiltak, herunder at det avgis skriftlig rapport om gjennomføring av tiltak og deltakeres status på arbeidsmarkedet. Kvalitetssystem som bidrar til at selskapet har rutiner for kvalitetssikring av arbeidet sitt MjøsAnker AS er equass sertifisert. Det innebærer at selskapet leverer tjenestetilbud i henhold til 50 overordnede krav som er basert på kvalitetsprinsippene i den aktuelle sertifiseringsordningen. At selskapet er sertifisert i en sertifiseringsordning, er et krav for å bli godkjent som tiltaksarrangør. Vi legger til grunn at selskapet har etablert et kvalitetssystem, og at kontrollkriteriet 34 anses etterlevd. Det er et krav i avtalen mellom NAV og selskapet at det skal utarbeides rapporter om den enkelte deltaker. Rapporten skal svare på NAVs bestilling og brukers plan. Det skal også utarbeides sluttrapport for hver enkelt deltaker. Sluttrapporten skal sendes til NAV senest innen to uker etter avsluttet tiltaksperiode. Det er oppgitt i avtalen hva rapporten skal inneholde. Revisjonens gjennomgang av tilsendte rapporter for de ulike tiltakene, viser at selskapet utarbeider rapporter som resultatrapport (månedsvis), evalueringsrapport (halvårlig) og sluttrapporter som beskriver gjennomføring og vurdering av tiltaket, status på deltaker og resultatet etter avsluttet tiltak. Revisjonen vurderer at selskapet oppfyller Nav sitt krav om rapportering 21, og kontrollkriteriet 32, pkt. a anses etterlevd. Det er positivt at deltaker får komme med innspill til rapporten og planlegge videre fremgang i tiltaket, jf. brukermedvirkning, og at både deltaker og selskapet signerer rapporten sammen. Dette kommer vi tilbake til i kapittel 17 Brukermedvirkning. Vi har fått fremlagt dokumentasjon som viser at MjøsAnker AS gjennomfører økonomioppfølging for det enkelte tiltak og for den enkelte tilskuddsordning. Dette fremkommer av resultatrapporten for alle tiltakene (kostnadssteder) 2018 som revisjonen har mottatt. Rapporten er et godt grunnlag for 21 Punkt 8. Rapportering - avtale mellom NAV og MjøsAnker

62 økonomioppfølging for hvert enkelte tiltak. Det er også nevnt i avtalen at revisorgodkjent årsregnskap med revisjonsberetning, spesifisert for den enkelte tiltaksvariant, skal sendes til NAV innen medio juni hvert år. Kryssubsidiering har vi omtalt i tilknytning til problemstilling 3. Dette gjentas derfor ikke her. Vi anser at kontrollkriteriet 32, pkt. b er etterlevd. Kvalitetssystem som bidrar til at krav satt i internkontrollforskriften etterleves Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) sier at leder for virksomheten plikter å sørge for systematisk oppfølging av krav stilt i HMSregelverket. Bedriftens HMS-arbeid skal dokumenteres skriftlig. Det skal være tydelig hvem som har ansvar for alle ledd i kartleggingsarbeidet, vurdering av risiko og gjennomføring av tiltak. Et kvalitetssystem skal sikre at selskapet oppfyller krav, forventninger og behov fra kunder, leverandører, ansatte, eiere og myndigheter. Kvalitetssystemet skal også følge opp avvik, kvalitetssikre arbeidet, definere rolle-, ansvar-, oppgaver fordelinger, og oppfølgingsprosesser. Kvalitetssystemet bør inneholde: - Kvalitetspolitikk - Kvalitetshåndbok - Prosesser, rutiner og sjekklister - Støttesystemer - HMS Selskapet benytter også seg av MAKS kvalitetssystem. Kvalitetssystemet er delt opp i 4 ulike delprosesser: 1. styrende del 2. gjennomførende del 3. kontrollerende del 4. kontinuerlig forbedring Ved demonstrasjon av kvalitetssystemet MAKS, registrerte revisjonen at kvalitetssystemet fokuserer på ledelsen, ansatte, kunder, styring med interne prosesser, kvalitet- og resultatmålinger, forbedringer og evalueringer. Revisjonen har i tillegg fått fremlagt dokumentasjon på at det gjennomføres risikovurderinger i ulike funksjoner/avdelinger, og i forbindelse med risikovurderingene er det utarbeidet tiltaksplan. Revisjonen registrerer at avvik blir fulgt opp og lukket av ansvarlige på dette området. Det står opplyst i styrets beretning 2016, at hovedverneombud har gjennomført pålagt opplæring for tjenesten. Selskapet har industrivernleder og industriverngruppe, og jobber kontinuerlig med å utvikle og forbedre HMS-arbeidet. Revisjonen har fått fremlagt dokumentasjon som viser at det er opprettet arbeidsmiljøutvalg (AMU), bestående av arbeidsgiver, arbeidstaker, industrivernleder og bedriftshelsetjenesten. Fremlagt dokumentasjon viser at det har vært avholdt 5 møter i Årsrapporten AMU viser at det behandles saker knyttet til arbeidsplass, risikoanalyse, evaluering, informasjon om bedriften, lover og regler knyttet til HMS, avvik og oppfølging. Vi vurderer at MjøsAnker AS har etablert et kvalitetssystem som bidrar til krav satt i internkontroll forskriften etterleves. Det innebærer at kontrollkriteriet 33 er etterlevd 62

63 Krav om betryggende kontroll, jf. aksjeloven Forvaltningen av selskapet hører inn under styret. Sammen med andre styreoppgaver skal styret også holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Dette innebærer at styret skal sørge for god intern kontroll på økonomiområdet, men også på øvrige områder. Vi har begrenset oss til å se om styret har behandlet budsjett, regnskap og periodiske økonomirapporter, og sørget for at selskapene har etablert kvalitetssystemer. Det er fremlagt dokumentasjon som viser at syret har sørget for en forsvarlig organisering av virksomheten. Styret har sørget for at viktige saker blir gjennomgått og behandlet i styremøter, slik som årsplan, strategier, regnskap, resultater m.m. Vår oppfatning er at styret etablert god oppfølging av selskapet. Vi har videre oppfattet det slik at MjøsAnker AS orienterer styret om driften, økonomien, utfordringer og statusen i selskapet på styremøter Oppsummering Selskapet har etter vår vurdering dokumentert gode kvalitetssystemer og rutiner som kan bidra til å sikre etterlevelse av lover og regler. Vår oppfatning er at MjøsAnker AS blir fulgt opp på en god måte av styret. Daglig leder sørger for å oppdatere og orientere styret om driften i selskapet. Så langt vi er kjent med anses kontrollkriteriene etterlevd. 63

64 16 Problemstilling 8 - Offentleglova og lov om offentlige anskaffelser Problemstilling 8: I hvilken grad har selskapet gjort en vurdering av om det er underlagt offentleglova og regelverket om offentlige anskaffelser? 16.1 Kontrollkriterier for problemstilling 8 Vi har utledet følgende kontrollkriterier for problemstilling 8, jf. vedlegg A: 35. Har selskapet vurdert og begrunnet vurderingen av om de er underlagt reglene i offentleglova og i lov offentlige anskaffelser? 16.2 Innhentet data Vurdering av offentleglova og regelverket om offentlige anskaffelser MjøsAnker AS har undersøkt med advokat i ASVL om selskapet er underlagt både offentleglova og Lov om offentlige anskaffelser. Selskapet mener de ikke er underlagt offentleglova. Vi har ikke fått fremlagt dokumentasjon knyttet til vurderingene. Bedriften har likevel, ved større investeringer, innhentet anbud fra minimum 3 leverandører. De har fulgt lov om offentlige anskaffelser når det har vært formålstjenlig å innhente anbud. MjøsAnker AS opplyste videre at de har spurt NHO (Næringslivet hovedorganisasjon) for å få en juridisk vurdering av om de er underlagt lov om offentlige anskaffelser. MjøsAnker AS har opplyst at de har noen av vurderingene nedfelt skriftlig Revisors vurdering MjøsAnker AS har vurdert det slik at de ikke er underlagt offentleglova, men velger likevel å følge lov om offentlige anskaffelser for større anskaffelser. I slike tilfelle har de innhentet anbud. I tilknytning til dette punktet har vi begrenset oss til å kontrollere om selskapet selv har vurdert om de er omfattet av de to lovverkene, og om vurderingene er nedfelt skriftlig. Vi har ikke gjennomført en vurdering av om selskapene faktisk er omfattet av de to lovverkene. Etter vår vurdering mener revisjonen det er hensiktsmessig at MjøsAnker AS nedfeller alle sine vurderinger knyttet til om de er omfattet av lov om offentlige anskaffelser og offentleglova skriftlig. Konklusjonene bør begrunnes med bakgrunn i lovverk. Vi vurderer at selskapet har delvis etterlevd kontrollkriteriet Oppsummering MjøsAnker AS har vurdert at de ikke er underlagt offentleglova og lov om offentlige anskaffelser. De har fulgt lov om offentlige anskaffelser for en del større anskaffelser, og har innhentet anbud. Vi har fått opplyst at noen av vurderingene er nedfelt skriftlig. Selskapet bør sørge for å nedfelle juridiske vurderinger for begge lovverk skriftlig. Konklusjonene bør begrunnes med bakgrunn i gjeldende lovverk. 64

65 17 Problemstilling 9 - Brukermedvirkning Problemstilling 9: I hvilken grad har selskapet etablert rutiner for å inkludere brukere i prosesser knyttet til utvikling av selskapet? a. I hvilken grad er det etablert brukerforum og eller ordninger med brukerrepresentasjon? b. I hvilken grad opplever brukerne at tilbudet fra selskapet er tilpasset deres behov? 17.1 Kontrollkriterier for problemstilling 9 Vi har utledet følgende kontrollkriterier for problemstilling 9, jf. Vedlegg A: 36. Ledelsen har sørget for å etablere brukermedvirkningen på systemnivå. 37. Ledelsen har etablert rutiner som bidrar til at brukere får medvirke i egen sak (individuell brukermedvirkning) 17.2 Innhentet data Brukerforum og / eller annen ordning med brukerrepresentasjon Vi har fått opplyst at brukermedvirkning er en stor del av oppfølgingsløpet i kvalitetssystemet til MjøsAnker AS. Kvalitetshåndboka til MjøsAnker AS inneholder et eget punkt om brukermedvirkning, både på individnivå og systemnivå. På systemnivå er brukerorganisasjonene representert på de ulike nivåene for å ivareta brukernes erfaringer. Med basis i brukerkompetansen skal brukermedvirkning bidra til å utvikle gode tjenester. For å leve opp til størst mulig brukermedvirkning benytter MjøsAnker AS Empowerment 22 som referanseramme og motiverende Intervju 23 som valgt arbeidsmetode. I tillegg hentes det inn et utvalg personer /deltakere til fokusgruppeintervju. På individnivå fokuseres det på samarbeid mellom den enkelte bruker og fagpersoner og forvaltning. Brukeren er den som vet best om sin egen livssituasjon. Her skal fagkomeptansen og brukerkomeptansen utfylle hverandre. Arbeidet med handlingsplan er et typisk eksempel på dette. 22 Myndiggjøring av brukere / deltakere. 23 Motiverende samtale (intervju) er en klientsentrert, målfokusert og evidensbasert samtalemetode som har som formål å styrke en persons motivasjon til å endre atferd. MI kan benyttes for å bidra til ulike adferdsendringer. Kilde: 65

66 Brukerundersøkelse 2016 MjøsAnker AS har opplyst at de legger vekt på stadig å bli bedre, slik at de kan tilby deltakerne det beste tilbudet. MjøsAnker AS opplyste at resultatene fra tilfredshetsundersøkelsen er ganske positive, men at det alltid er rom for forbedring. Forhold som eventuelt er ikke er tilfredsstillende, blir tatt tak i fortløpende. Brukeren har for øvrig alltid klageadgang. På hjemmesiden til MjøsAnker AS har deltakere også mulighet til å gi tilbakemelding og komme med synspunkter på den jobben MjøsAnker AS gjør. Vi har fått opplyst at alle som er i tiltak hos MjøsAnker AS, får mulighet til å delta i brukerundersøkelse. Undersøkelsen er helt anonym og skal hjelpe selskapet med å forbedre tiltak. MjøsAnker AS gir uttrykk for at de ønsker at alle som har avsluttet tiltak hos dem, tar seg tid til å besvare tilfredshetsundersøkelse. Vi har fått oversendt en rapport fra brukerundersøkelse I denne brukerundersøkelsen har MjøsAnker AS benyttet skala fra 1-6, hvor 1 er «i svært liten grad» og 6 er «i svært stor grad». Vi har valgt å belyse noen av spørsmålene som står i rapporten. Det er totalt 16 spørsmål, og på slutten av brukerundersøkelsen kan deltakeren gi generelle tilbakemeldinger: 1. På spørsmålet om deltakeren har fått god informasjon av MjøsAnker om den tjenesten de får eller har fått, har 0,35 % svar «i svært liten grad», og 49,65 % har svart «i svært stor grad». Totalt har 282 deltakere svart på dette spørsmålet. 2. På spørsmålet om MjøsAnker har gitt deltaker informasjon om rettigheter og plikter som tiltaksdeltaker, kursdeltaker eller arbeidstaker i bedriften, har 0,72 % svart «i svært liten grad», og 51,80 % har svart «i svært stor grad». Totalt har 278 deltakere svart på dette spørsmålet. 3. På spørsmålet om deltaker vet hvor han/hun skal klage hvis vedkommende er misfornøyd med noe ved tilbudet vedkommende får i MjøsAnker, har 10 % svart «i svært liten grad», mens 28,93 % har svart «i svært stor grad». Besvarelsene i brukerundersøkelsen på dette spørsmålet, fordeler seg slik: I noen av tilbakemeldingene på dette spørsmålet, har noen kommentert at de «- ikke husker om de har vært innom dette», «- dette har jeg helt sikker fått informasjon om uten at jeg husker det... antageligvis husker jeg ikke det fordi det aldri har vært aktuelt». Totalt har 280 deltakere svart på dette spørsmålet. 4. På spørsmålet om deltaker har vært med å utforme sin egen plan for tiltaket/kurset, har 1,09 % svart «i svært liten grad», og 44,73 % har svart «i svært stor grad». Totalt har 275 deltakere svart på dette spørsmålet. 66

67 5. På spørsmålet om deltaker synes at tiltaket/kurset har vært/er tilpasset dem og deres behov, har 1,07 % svart «i svært liten grad», og 47,86 % har svart «i svært stor grad». Totalt har 280 deltakere svart på dette spørsmålet. 6. På spørsmålet om deltaker opplever at MjøsAnker hjelper vedkommende nærmere jobb og arbeidslivet, har 3,35 % svart «i svært liten grad», og 41,42 % har svart «i svært stor grad». Totalt har 239 deltakere svart på dette spørsmålet. 7. På spørsmålet om tiden hos MjøsAnker har vært med på å gi deltaker bedre livskvalitet, har 3,62 % svart «i svært liten grad», og 32,25 % har svart «i svært stor grad». Totalt har 276 deltakere svart på dette spørsmålet. 8. På spørsmålet om MjøsAnker har gitt deltaker informasjon om sine retningslinjer for å forhindre fysisk, psykisk og økonomisk utnyttelse av deltaker, har 6,69 % svart «i svært liten grad», og 29,37% har svart «i svært stor grad». Totalt har 269 deltakere svart på dette spørsmålet. 9. På spørsmålet om deltaker samlet sett er fornøyd med MjøsAnker, har 2,95 % svart «Nei» og % svart «Ja». Totalt har 271 deltakere svart på dette spørsmålet. Kort oppsummert har MjøsAnker AS fått gode tilbakemeldinger på brukerundersøkelsen fra Revisors vurdering Brukerforum skal være en arena hvor representanter fra MjøsAnker AS og deltakere møtes. Forumet skal være gjensidig nytte for begge parter. Forumet er, slik vi vurderer det, en del av selskapets brukermedvirkning på systemnivå. Her skal partene bidra med konstruktiv innspill og diskusjon som igjen skal bidra til en forbedring av tiltakene. Fremlagt dokumentasjon viser at kvalitetssystemet følger opp deltakerne i ulike prosesser. Gjennomføringsdelen til kvalitetssystemet MAKS, inneholder følgende punkter om brukermedvirkning 24 : MjøsAnkers tiltak Deltaker: - Rettigheter og plikter - Informasjon - Etikk - Tilfredshet 24 Kilde: Figur 5 i kvalitetssystemet MAKS. 67

68 I den kontrollerende delen av systemet, skal det gjennomføres kvalitetsmålinger, deretter resultatmålinger og evaluering til slutt. Med bakgrunn i data, vurderer vi at MjøsAnker AS har opprettet et brukerforum der deltakere kan gi tilbakemelding. Brukere kan i tillegg delta i tilfredshetsundersøkelser. Vi vurderer at MjøsAnker AS i stor grad har oppfylt krav til kvalitetssikring, herav å opplyse deltaker om rettigheter og plikter, gi generell informasjon, om etikk og følge opp deltakers tilfredshet m.m. MjøsAnker AS opplyser om deltakers rettigheter og plikter på sin hjemmeside. Deltaker har også mulighet for å gi tilbakemelding ved å bruke skjemaet «klageskjema». 47,86 % av totalt 280 deltakere har svart at selskapet har klart å tilpasse tiltaket/kurset etter deres behov. Vi vurderer at MjøsAnker AS har fulgt opp og i tilstrekkelig grad klart å tilpasse tiltaket til deltakeren og deres behov. I brukerundersøkelsen har til sammen 45,75 % gitt score 5 eller 6 på spørsmålet som gjelder klageadgang. Etter vår vurdering må dette kunne tolkes som at de gir uttrykk for at de vet hvordan de skal klage, dersom de er misfornøyd med tilbudet. Snittscoren er for øvrig på rett over 4, det vil si at de fleste har kjennskap til klageadgang. Dette vurderer revisjonen som positivt. Det er likevel en andel deltakere som har svart 1, 2 og 3 på skalarangeringen. Det indikerer at disse deltakerne er usikker på eller ikke vet hvordan de skal klage hvis de er misfornøyd med tilbudet. Vi registrerer videre at MjøsAnker AS informerer om deltakers rettigheter og plikter, samt klageadgang, på sin hjemmeside, og trolig også ved oppstart av tiltak. Vi peker likevel på at MjøsAnker AS kan vurdere ytterligere tiltak for å sikre at deltakere er klar over klageadgangen og hvordan de går frem dersom de ønsker å klare. Vi vurderer at ledelsen i selskapet har sørget for å etablere brukermedvirkningen på systemnivå gjennom etablering av brukerforum. Vi tar forbehold om at vi ikke kontrollert detaljer knyttet til MjøsAnker AS sin brukeroppfølging på individnivå. Det er likevel vår oppfatning at ledelsen har etablert rutiner som bidrar til at brukere får medvirke i egen sak. Vi anser at kontrollkriteriet 36 om brukermedvirkning på systemnivå, og kontrollkriteriet 37 om brukermedvirkning på individnivå, er etterlevd Oppsummering Ledelsen har sørget for at det er opprettet tilfredsstillende brukermedvirkning på system- og individnivå. Det er etablert brukerforum, samt rutiner som bidrar til at deltaker får medvirke i egen sak. Ledelsen bør vurdere ytterligere tiltak for å sikre at deltakere er klar over klageadgang, og hvordan de går frem for å benytte klageadgangen. Kontrollkriteriene anses etterlevd. 68

69 18 Problemstilling 10 - Systemer og rutiner for forsvarlig drift Problemstilling 10: Har selskapet system og rutiner som bidrar til å sikre en økonomisk forsvarlig drift? a. Når selskapet de økonomiske målene som er satt for selskapet? b. Har selskapet en forsvarlig egenkapital, jf. Aksjeloven 3-4, herav: Selskapet skal til enhver tid ha en egenkapital og en likviditet som er forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten i selskapet? c. I hvilken grad har selskapet etablert rutiner for utarbeidelse og oppfølging av budsjett? 18.1 Kontrollkriterier for problemstilling 10 Vi har utledet følgende kontrollkriterier for problemstilling 10, jf. vedlegg A: 38. Er det utarbeidet handlingsplan med økonomiske mål for selskapet? 39. Er det etablert tilfredsstillende rutiner for rapportering til styret opp mot økonomiske mål? 18.2 Innhentet data Økonomiske mål for selskapet Vi har fått opplyst av MjøsAnker AS at bedriften har oppnådd de resultatkrav som er satt av styret, i form av en resultatgrad 25 på 3 5 %. Regnskapet for 2016 ble gjort opp med et underskudd på kr I 2015 hadde selskapet et overskudd på kr Hovedårsaken til resultatnedgangen, er at selskapet har økt sin kapasitet for å kunne betjene antall plasser i anbud de har vunnet, samtidig har ikke plassene blitt fylt opp på grunn av manglende innsøking av deltakere / bruk av plasser av NAV. I tillegg har vi fått opplyst at det er foretatt en regnskapsmessig avsetning til dekning av fremtidig leieforpliktelse i tilknytning til avvikling av en avdeling. Foretaksanalysen fra 1. halvår 2017 viser svært god score for MjøsAnker AS. Selskapets ledelse har opplyst at bedriften har forsvarlig egenkapital. MjøsAnker AS hadde en egenkapitalandel 26 på % pr Arbeidskapitalen til Mjøsanker AS har økt markant fra 2012 til 2016, og omløpsmidlene er større enn den kortsiktige gjelden. 27 Vi har for øvrig mottatt driftsrapport for 1. halvår Resultatgrad viser hvor stor fortjeneste bedriften har pr. omsatt kr. og er ikke påvirket av finanskostnader, ekstraordinære poster og eventuell skatt. 26 Egenkapitalandelen (-graden) viser hvor stor del av totalkapitalen som består av egenkapital. 27 Soliditet.no 69

70 Rutiner for utarbeidelse og oppfølging av budsjett Det utarbeides budsjett pr. avdeling, og avdelingene rapporterer månedlig opp mot avdelingsbudsjettet. Styret mottar og behandler kvartals- og halvårsrapporter. Forretningsmessig- og finansiell risiko Selskapets risiko er knyttet til salg av tjenester til NAV. MjøsAnker AS opererer i et stort marked knyttet til arbeidsmarkedstiltak, og det er sterk konkurranse. Inntekten fra det offentlige utgjør ca. 75 % av selskapets inntekter. Bedriften har ellers mange prosjektområder og forholdsvis små kunder. I sum skaper dette markedsmessig en risiko hvis det skulle skje endringer i salg av tjenester til NAV. Vi har fått opplyst at for å redusere risikoen må utvikling av nye forretningsområder innenfor MjøsAnker AS fortsette. Vi har fått opplyst at styret betrakter kredittrisikoen som liten, da selskapet ikke har noen store kunder utover NAV. Likviditetsrisikoen vurderes som lav ettersom selskapet ikke har langsiktig gjeld og i tillegg har en likviditetsbeholdning som dekker selskapets gjeld. Vi har omtalt tidligere i rapporten, under problemstilling 3, at MjøsAnker AS vurderer å endre selskapsorganiseringen, slik at det blir et konsern bestående av et holdingsselskap (morselskap) og to datterselskaper: - MjøsAnker Kompetanse AS (godkjent som tiltaksaktør av NAV) - MjøsAnker Konsulent AS (markedsbasert selskap som kan delta i anbudskonkurranser) En slik løsning vil også bidra til klare, organisatoriske skiller og dermed redusere risiko for blant annet kryssubsidiering. I strategiplanen til MjøsAnker AS , står det under delmål at MjøsAnker AS skal ha 3-5 % i resultatgrad. Selskapet klarte ikke å nå dette målet i MjøsAnker AS hadde da et underskudd på kr ,-. Underskuddet ble dekket av annen (opptjent) egenkapital. Hovedårsaken til resultatnedgangen er at selskapet har økt sin kapasitet for å kunne betjene plasser knyttet til anbud de har vunnet. Plassene fylles ikke opp pga. manglende innsøking av deltakere / bruk av plasser fra NAV. Som tidligere omtalt, får selskapet kun betaling for de plassene som blir benyttet. I tillegg har selskapet avsatt midler knyttet til fremtidig leieforpliktelse i sitt regnskap for Avsetningen knytter seg til avvikling av en avdeling. Det opplyses i styrets beretning for 2016 at selskapet har en stabil og god økonomi. 28 Denne forutsetningen ligger til grunn for budsjett Revisjonen har mottatt regnskap og budsjett for perioden januar til september 2017 for MjøsAnker AS. Resultatregnskapet for denne perioden viser et overskudd før skatt. Selskapets omsetning ligger under budsjettert omsetning for perioden. 28 Styrets beretning MjøsAnker

71 18.3 Revisors vurdering Styret skal holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll, jf. AL 6-12, pkt. 3. Daglig leder skal sørge for at selskapets regnskap er i samsvar med lov og forskrifter, og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte, jf. AL 6-14, pkt. 4. Daglig leder skal minst hver fjerde måned, i møte eller skriftlig, gi styret underretning om selskapets virksomhet, stilling og resultatutvikling. Styret kan til enhver tid kreve at daglig leder gir styret en nærmere redegjørelse om bestemte saker jf. AL Protokoller fra styremøter viser at styret blir orienteres om økonomi, dvs. regnskapstall kvartalsvis. Det samme gjelder for drift og oppfølging av tiltak. Det orienteres om strategiplan og andre aktuelle saker for selskapet. Revisjonen registrerer videre det er satt krav og målsettinger i strategiplanen. Planen inneholder også et punkt om økonomiske mål for virksomheten. Det foreligger driftsrapport for hver avdeling der budsjett er satt opp mot virkelig resultat. Det er fastsatt 6 styremøter i året, jf. årsplanen. Etter vår vurdering er det etablert tilfredsstillende rutiner for rapportering til styret, og for oppfølging mot budsjett og økonomiske målsettinger. Videre vurderer revisjonen at strategiplanen er relativt kort i formen, men inneholder mål og tiltak. Vi har ingen signaler om at selskapets samlede egenkapital ikke skulle være forsvarlig. Det begrunnes med at selskapet hadde pr en egenkapitalandel på 75,67 %, og en solid likviditet i utgangen av Underskuddet for 2016 ble på i overkant av og ble belastet opptjent egenkapital. Vår vurdering, basert på selskapets balanse pr , og det som fremkommer ovenfor, er at selskapet har en forsvarlig og solid egenkapital og likviditet. Revisjonen registrerer at selskapet utvikler seg bra i perioden 2012 til 2015, men i 2016 gikk selskapet i underskudd. Hovedårsaken til nedgangen er beskrevet i styrets beretning. Revisjonen opplever at selskapet har gjort nødvendige analyser og risikovurderinger ut fra omfanget av virksomheten som skaper markedsmessig risiko. Etter vår vurdering mener vi at selskapet har en forsvarlig egenkapital og god betalingsevne Oppsummering/konklusjon Samlet sett vurderer vi at MjøsAnker AS har gode rutiner og fokus på å nå målene sine. Til tross for at det ikke fremkommer eksplisitt av strategiplan, så oppfatter vi at MjøsAnker AS har satt seg økonomiske mål og jobber aktivt for å oppnå dem. Vi mener at det er etablert tilfredsstillende rutiner for rapportering til styret om driftsmessige og økonomiske forhold, og at styret følger opp selskapet på en god måte. Oppfølgingen er i samsvar med aksjelovens bestemmelser. Vi mener videre at selskapet har forsvarlig egenkapital og likviditet. Vi anser at kontrollkriteriene 38 og 39 er etterlevd, og at selskapets systemer og rutiner bidrar til å sikre en økonomisk forsvarlig drift. 71

72 19 Konklusjon Forvaltningsrevisjon i selskapet Våre konklusjoner knyttet til forvaltningsrevisjon i MjøsAnker AS er som følger: MjøsAnker AS: 1. har innrettet seg slik at risikoen for kryssubsidiering er lav. 2. har utarbeidet tilfredsstillende rutiner slik at de etterlever krav satt i lovverk, vedtak og eierskapsmelding. Styret har sørget for at selskapet har etiske retningslinjer som blir revidert ved behov. Det er utarbeidet sentrale styringsdokumenter som strategiplan, budsjett, årsplan og handlingsplan. 3. driver i samsvar med lovverk og statlige føringer for arbeidsmarkedstiltak, og har utarbeidet strategi- og handlingsplan som viser at selskapet jobber mot mål. Selskapet har rutiner for kvalitetssikring og evaluering av tjenester, og rapporterer jevnlig til styret gjennom styremøter, samt halvårlig og årlig til NAV. 4. etterlever krav som godkjent tiltaksarrangør og har etablert tilbud for arbeidsforberedende trening og varig tilrettelagt arbeid, slik at deltakere kan prøve ut sin arbeidsevne og dermed styrke mulighetene for å komme ut i ordinært arbeid. Selskapets drift og tilbud er i samsvar med intensjonen i lovverket. De utbetaler ikke utbytte og overskudd tillegges egenkapitalen og benyttes til investeringer, utvikling og tilbud for brukere. 5. har gjennom EQUASS sertifisering og kvalitetssystemet MAKS dokumentert kvalitetssystemer og rutiner som kan bidra til å sikre etterlevelse av lover og regler, og blir fulgt opp på en god måte av styret. Daglig leder sørger for å oppdaterer og orienterer styret om driften i selskapet. 6. har vurdert at de ikke er underlagt offentleglova og lov om offentlige anskaffelser, men har likevel fulgt lov om offentlige anskaffelser og innhentet anbud for en del større anskaffelser. Vi har ikke fått fremlagt dokumentasjon som viser at vurderinger er nedfelt skriftlig. Selskapet bør sørge juridisk vurdering av forholdene, og begrunne med bakgrunn i gjeldende lovverk. 7. har sørget for brukermedvirkning på system- og individnivå. Det er etablert brukerforum, samt rutiner som bidrar til at deltaker får medvirke i egen sak. Ledelsen kan vurdere tiltak for å sikre at alle deltakere er klar over klageadgang, og vet hvordan de går frem for å benytte denne. 8. har gode rutiner og fokus på å nå sine mål, og har satt seg økonomiske mål og jobber aktivt for å oppnå disse. Styret har satt krav om resultatgrad på 3 5 %. Det er etablert tilfredsstillende rutiner for rapportering til styret om driftsmessige og økonomiske forhold. Styret følger opp selskapet i samsvar med aksjelovens bestemmelser. Selskapet har forsvarlig egenkapital og likviditet. Selskapets systemer og rutiner bidrar til å sikre en økonomisk forsvarlig drift. 72

73 20 Anbefalinger 20.1 Anbefaling til Hedmark Fylkeskommune 1. Fylkesråder bør påse at valgt styre er i samsvar med krav om 40 % representasjon fra hvert kjønn. 2. Fylkesrådet kan vurdere om det bør fastsettes prinsipper for kommunikasjon mellom fylkestinget/fylkesrådet og selskapets eierrepresentant. 3. Fylkesrådet kan vurdere om det jevnlig bør avholdes eiermøter i selskaper som Hedmark fylkeskommune har eierinteresser i for å bidra til god eierstyring og kommunikasjon Anbefaling til MjøsAnker AS 4. MjøsAnker AS bør gjennomføre juridiske vurderinger av om offentleglova og regelverket om offentlige anskaffelser gjelder for selskapet. Vurderingene bør nedfelles skriftlig og inneholde begrunnelse med bakgrunn i gjeldende lovverk. 5. Styret i selskapet bør jevnlig gjennomgå, drøfte og revidere etiske retningslinjer. 73

74 21 Fylkesrådets og selskapets uttalelser 21.1 Uttalelse fra fylkesrådet 74

75 75

76 21.2 Uttalelse fra MjøsAnker AS 76

77 Svar fra revisor 21.3 Kommentarer til uttalelsene Kommentarer til uttalelse fra Hedmark fylkesråd Fylkesrådet uttaler at fylkestinget har vedtatt å utrede eierskapet i selskapet, og sier at det kan være tilrådelig at Hedmark Revisjon IKS trekker frem dette forholdet allerede i forordet. Hedmark Revisjon IKS har vurdert innspillet fra fylkesrådet, og har valgt ikke å kommentere forholdet allerede i forordet Kommentarer til uttalelse fra MjøsAnker AS MjøsAnker AS hadde en kommentar til foreløpig rapport. Dette er korrigert i endelig rapport, jf. Kommunikasjon slik den fremkommer av kapittel For øvrig har MjøsAnker AS ingen bemerkninger til rapporten. 77

78 22 Referanse- og kildeliste 1 KS anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. Kommunesektorens organisasjon. Publisert Lov om aksjeselskaper LOV , sist endret LOV fra , LOV fra Kommuneloven LOV , sist endret LOV fra , LOV Forskrift om arbeidsmarkedstiltak FOR fra , sist endret FOR fra Lov om arbeidsmarkedstjenester LOV , sist endret LOV fra , LOV fra Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) FOR , sist endret FOR fra EØS avtalen, regler om offentlig støtte, 5.mai Med endringer, sist oppdatert 28.november Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) LOV , sist endret LOV fra Lov om offentlige anskaffelser LOV , sist endret LOV Dokumenter fra Hedmark fylkeskommune og MjøsAnker AS: 10 Egenerklæring fra eierrepresentant for Hedmark fylkeskommune 11 Eierskapsmelding 2016 Hedmark fylkeskommune 12 utklipp av Eierskapsmelding for Ringsaker kommune Plan for selskapskontroll HFK Reglement for delegert myndighet i Hedmark fylkeskommune Resultatregnskap og budsjett MjøsAnker AS Kontoplan for ulike tiltakene 17 Strategiplan MjøsAnker AS Vedtekter for MjøsAnker AS 19 Driftsrapport for 1.halvår Perioderapporteringsrapporter Månedsrapport for de ulike tiltakene 22 Resultatrapport for alle tiltakene Evalueringsrapport: Avklaring og Oppfølging 24 Regnskap og økonomihåndbok 25 Tilfredshetsundersøkelse deltakere resultatoversikt Årsplan Figur av kvalitetssystem MAKS 28 Dokumentasjon rundt risikovurderinger 29 Revisjonen fikk innloggingstilgang til Personalhåndboka - MjøsAnker 30 MjøsAnker AS sertifikat EQUASS Assurance 78

79 31 Årsrapport AMU MjøsAnker 32 Evaluering av styrearbeid 33 Avtale mellom NAV og MjøsAnker AS samt godkjenningsavtale. 34 Eksempel sluttrapport AFT 35 Handlingsplan og prosedyre for individuell handlingsplan 36 Daglig leder instruks (funksjons- og ansvarsbeskrivelse) 37 Brukermedvirkning, egenkraftmobilisering, fokusgruppeintervju (og intervjuguiden) 38 Styrets årsberetning for 2016 MjøsAnker AS 39 Protokoller fra styremøter Protokoll fra generalforsamling 6.juni 2016 og 12.juni Presentasjon Attføringsresultater 2016 samarbeidsmøte 2017 (og referat fra møtet ) Internettreferanser:

80 23 Vedlegg A: Utledning av kontrollkriterier Selskapskontroll omfatter kommunalt eierskap som er organisert med hjemmel i andre lover enn kommuneloven, samt interkommunalt samarbeid etter kommuneloven (KL) kap. 5 som er egne rettssubjekt. Inkludert er dermed interkommunale selskaper (IKS), aksjeselskaper (AS) og samvirkeforetak. Utenfor rekkevidden av selskapskontroll er f.eks. kommunale foretak (KF) organisert etter KL kap. 11 eller interkommunalt samarbeid etter KL kap. 5 og som ikke er eget rettssubjekt (vertskommunesamarbeid etter kommunelovens 28-1). Heller ikke stiftelser omfattes av regelverket om selskapskontroll. Kontrollkriterier skal begrunnes i /utledes av autoritative kilder innenfor der reviderte området, autoritative kilder kan være lover, forskrifter, forarbeider, rettspraksis, politiske vedtak/mål/føringer, administrative retningslinjer/mål/føringer, statlige føringer/veiledere, andre myndigheters praksis, teori og reelle hensyn som vurderinger av hva som er rimelig/formålstjenlig/effektivt. Kontrollkriteriene utledes med utgangspunkt i problemstillingene og danner grunnlag for hva de innsamlede data vurderes opp mot. I og med at kontrollkriteriene er uttrykk for en norm eller et ideal for hvordan tilstanden bør være på området, danner kriteriene også utgangspunkt for revisjonens anbefalinger. Problemstilling 1 og 2 retter seg mot eier, dvs. Hedmark fylkeskommune, og her vil KS anbefalinger danne grunnlag for utledning av kontrollkriterier. I følge KS hjemmeside dekker disse anbefalingene «områder som ligger i en gråsone mellom lovregulering og etablert praksis, eller hvor hver enkelt eier må nedsette noen prinsipper og etablere samhandlingsmønstre for å forankre nødvendig eierstyring for kommunens samlede eierskap». Vi vil legge til grunn siste versjon av anbefalingen, revidert november 2015, som inneholder noen nye anbefalinger Kontrollkriterier for problemstilling 1: I hvilken grad har fylkeskommunen etablert tydelige føringer for fylkeskommunen sin eierskapsforvaltning av Tepas AS a) Utfører fylkeskommunen eierstyring av Tepas AS i samsvar med sentrale anbefalinger fra KS b) Utfører fylkeskommunen eierstyring av Tepas AS i samsvar med fylkeskommunen sine retningslinjer for eierstyring c) Har fylkeskommunen etablert rutiner som sikrer at fylkeskommunen blir tilstrekkelig informert om driften og utvikling i selskapene? Generalforsamlingen Generalforsamlingen er selskapets høyeste myndighetsorgan. Gjennom generalforsamlingen utøver aksjeeierne den øverste myndighet i selskapet, jfr. Aksjelovens (AL) 5-1 første ledd. Det skilles mellom ordinær generalforsamling årsmøte og ekstraordinær generalforsamling, som det kan innkalles til for behandling av spesielle saker. Årlig ordinær generalforsamling er obligatorisk i alle aksjeselskaper, jfr. Al 5 første ledd. Den skal avholdes innen seks måneder etter utgangen av hvert regnskapsår, dvs. innen 30. juni. På den ordinære generalforsamlingen skal godkjennelse av årsregnskap, årsberetning og andre saker som etter loven eller vedtektene hører under generalforsamlingen, herunder utdeling av utbytte behandles og avgjøres, jfr. AL. 5-5 annet ledd. 80

81 Det skal føres protokoll hvor generalforsamlingens beslutning inntas med angivelse av utfallet av avstemningen. Protokollen skal angi antallet avgitte stemmer, og hvor mange aksjer og hvilken andel av aksjekapitalen de avgitte stemmene representerer, samlet og for og mot beslutningen, i den utstrekningen dette er relevant for utfallet av avstemningen, jfr. AL I henhold til AL 5-2 første ledd, har alle aksjeeierne rett til å møte i generalforsamlingen, enten selv eller ved fullmektig etter eget valg. Fullmektig skal legge frem skriftlig og datert fullmakt, jfr. AL 5-2 annet ledd 29. KS anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll KS har utarbeidet 21 anbefalinger for eierstyring, selskapsledelse og kontroll av kommunalt 30 eide selskaper og foretak. Anbefalingen inneholder en oversikt over selskapsformer og alternative selskapsformer og et kapittel om hva god, folkevalgt styring innebærer. I det følgende har vi sett nærmere på de anbefalingene som er sentrale og relevante for denne selskapskontrollen. Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte Kommunene/fylkeskommunene bør som en del av sitt folkevalgtprogram gjennomføre obligatoriske kurs eller eierskapsseminarer. Den første opplæringen bør gjennomføres i løpet av de første 6 månedene av valgperioden. Det anbefales også at det nye fylkestinget tidlig i perioden får en oversikt over status for selskapene. KS anbefaling nr. 1 lyder som følger: «Det er viktig at kommunestyrene/fylkestinget som eiere får kunnskap og innsikt i omfanget av selskapsorganisering og de styringsmuligheter man har for de selskapene kommunen har eierandeler i. Det er viktig at de folkevalgte får innsikt i de ulike rollene man har som folkevalgt, som styremedlem eller som medlem av representantskap eller generalforsamling. De folkevalgte må ha en bevissthet om roller, styringslinjer og ansvarsfordeling. Det anbefales at kommunestyret/fylkestinget gis tid til kompetanseutvikling som ledd i å styrke det kommunale eierskapet gjennom opplæring eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i løpet av de første 6 månedene og etter 2 år.» Anbefalingen gjelder kun de folkevalgte. Av redegjørelse for bakgrunnen for anbefalingen fremgår det imidlertid at en viktig del av begrunnelsen for anbefalingen er at de som innehar rollen som representant i generalforsamling på vegne av fylkeskommunen, skal få innsikt i hva denne rollen innebærer. For revisors vurdering ønsker vi å legge anbefalingen til grunn også i de tilfelle hvor fylkeskommunen av ulike årsaker har benyttet andre enn folkevalgte som eierrepresentant. Utarbeidelse av eierskapsmeldinger KS anbefaling nr. 4: «Kommunestyrene 31 bør hvert år fastsette overordnede prinsipper for sitt eierskap ved å utarbeide en eierskapsmelding for alle sine selskaper.» Disse prinsippene bør gjenspeile selskapet sett i sammenheng med (fylkes)kommunens totale virksomhet og være kommunisert og tilgjengelig, ikke bare for selskapets organer, men også for innbyggere. Eierskapsmeldingen gir også et godt grunnlag for en politisk gjennomgang av all 29 Lov om aksjeselskaper. LOV , sist endret Når det i anbefalingene benyttes begrepet kommunal, så omfatter det både fylkeskommunal og kommunal virksomhet. 31 I anbefalingene benyttes kommunestyre konsekvent. Når anbefalingene benyttes mot fylkeskommuner, så tilsvarer dette fylkestinget. 81

82 virksomhet som er organisert som selvstendige rettssubjekter. Eierskapsmeldingen skal behandles i fylkestinget. Eierskapsmeldingen skal primært omhandle selskapene der fylkeskommunen er heleller deleier, men bør også reflektere styringen av de interkommunale samarbeidene. Eierskapsmeldingen bør som minimum ha disse hovedpunktene: 1. Oversikt over fylkeskommunens virksomhet som er lagt i selskaper og samarbeid. 2. Politisk styringsgrunnlag gjennom fylkeskommunens prinsipper for eierstyring 3. Juridisk styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene. 4. Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, herunder styringsdokumentene. 5. Selskapenes samfunnsansvar knyttet til miljø, likestilling, åpenhet, etikk osv. En eierskapsmelding vil sikre et grunnlag for nødvendige styringssignaler til selskapene og tydeliggjøre de folkevalgtes ansvar. Den vil også bidra til å skaffe oversikt over fylkeskommunens samlede virksomhet og bidra til mer åpenhet overfor omverden. Det bør også utarbeides en felles eierskapsmelding hvis fylkeskommunen er medeier i flere selskaper sammen med andre fylkeskommuner og / eller kommuner. En slik eierskapsmelding vil sikre felles føringer fra eierne der det er mulig. Utarbeidelse og revidering av styringsdokumenter KS anbefaling nr. 5: «Kommunestyret 32 skal utarbeide og bør jevnlig revidere styringsdokumentene og avtalene som regulerer styringen av selskapet.» Fylkeskommunen bør ha en åpen og klart uttrykt eierstrategi for sitt eierskap i ulike selskaper. Når fylkestinget har valgt å legge en del av sin virksomhet inn i et selskap, medfører det også overføring av styringsrett til virksomheten. Oppgaven til selskapets styre og administrasjon er å trekke opp virksomhets- og forretningsstrategien innenfor en ytre ramme som er trukket opp av eieren/eierne. Det er denne ytre rammen som er eierstrategien, og innenfor den skal selskapet ha betydelig grad av spillerom. Selskapsstrategier er en felles betegnelse for strategiene som har sin forankring i selskapet. Vedtektene for aksjeselskaper og kommunale foretak, samt selskapsavtalen for IKS regulerer viktige sider ved selskapenes og det kommunale foretakets rettsforhold. Hovedintensjonen er å regulere forholdet mellom eierne og mellom eierne og selskapet, eller interne forhold i virksomheten. For å underbygge vedtektene/ selskapsavtalen og regulere styringen kan det være hensiktsmessig å utarbeide andre styringsdokumenter. Disse er ikke lovfestet, men er ment å sikre bevisst eierstyring og å tilstrebe åpenhet og gjennomsiktighet i kommunal tjenesteproduksjon når den er organisert i selskaper. Det er først og fremst eierne, det vil si de folkevalgte, som har behov for slike dokumenter. Eierorganets sammensetning og funksjon Avhengig av selskapets formål, anbefales det som en hovedregel at fylkestinget/fylkesrådet oppnevner sentrale folkevalgte som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. Eierstyring skal utøves innenfor rammen av fylkestingets vedtak. KS anbefaling nr. 7 lyder som følger: 32 Dette er sitat fra anbefalingen, hvor kommunestyret benyttes i betydningen av både fylkesting og kommunestyre. 82

83 «Samhandlingen mellom fylkestinget og eierorganet er ikke regulert. Eierstyringen skal skje gjennom eierorganet for selskapene og gjennom kommunestyret for foretakene. For selskapsformene AS og IKS bør det for å sikre engasjement, debatt og reell politisk avklaring av eierorganets myndighet, etableres forutsigbare kommunikasjonsformer mellom fylkestinget og eierorganet som forankres i eierskapsmeldingen. Oppnevnelse av sentrale folkevalgte til eierorganet vil bidra til å forenkle samhandlingen og kommunikasjonen mellom fylkestinget og eierorganet. Aksjeloven sier ikke noe om hvem som skal møte som aksjonær. Ordfører eller andre fylkestingets representanter må gis fullmakt for å kunne stemme på generalforsamling. Medlemmer av et representantskap (IKS) er valgt av fylkestinget etter kommunelovens regler, og i motsetning til aksjeloven, kan ikke andre møte etter fullmakt. Det bør derfor utnevnes varamedlemmer for representantskapsmedlemmene. Dersom formålet med selskapet er rene driftsoppgaver er det ingen ting i veien for at administrasjonen sitter i eierorganet.» Valgkomité for utnevning av styre Ved valg av styrer til kommunalt eide selskaper bør det vedtektsfestes bruk av valgkomite. KS anbefaling nr. 10 lyder som følger: «Representantskapet/generalforsamlingen bør velge leder av valgkomiteen. I selskap med flere eierkommuner bør valgkomiteen sammensettes slik at den reflekterer eierandelene. Ordningen med valgkomite er ikke lovregulert, og den bør derfor vedtektsfestes, alternativt nedfelles i selskapsavtalen. Videre anbefales det at det utarbeides retningslinjer som regulerer deres arbeid. Det anbefales også at valgkomiteen har en dialog med styret før forslag fremmes, og at valgkomiteen begrunner sine forslag. Eier står fritt til å endre styresammensetningen uavhengig av valgperioden. Hele styret bør normalt ikke skiftes ut samtidig, for å sikre kontinuitet og videreføring av kompetanse. Det kan derfor være hensiktsmessig med overlappende valgperiode for ulike styremedlemmer.» Kjønnsmessig balanse i styret Det anbefales at eierorganet uavhengig av organisasjonsform tilstreber balansert kjønnsrepresentasjon. Styremedlemmene behøver ikke være bosatt i kommunen. I henhold til IKS-loven 10 er det krav om tilnærmet 40 % kjønnsrepresentasjon i styrene. Reglene i aksjeloven 20-6 om representasjon av begge kjønn i styret gjelder tilsvarende for aksjeselskap hvor kommuner og fylkeskommuner til sammen eier minst to tredeler av aksjene i selskapet. Dette følger av kommuneloven 80 Rutiner for å sikre riktig kompetanse i selskapsstyrene KS anbefaling nr. 12 lyder som følger: «Eier har ansvar for å sikre at styret har den nødvendige kompetansen for å nå selskapets mål. Eier bør også anbefale styret selv jevnlig å vurdere egen kompetanse ut fra eiernes formål med selskapet. Det er derfor anbefalt flere rutiner for å sikre nødvendig kompetanse.» For å sikre utvikling av nødvendig kompetanse i styret anbefales det at styret etablerer følgende rutiner: 83

84 Fastsetter styreinstruks og instruks for daglig leder med særlig vekt på en klar intern ansvarsog oppgavefordeling. Foretar en egenevaluering hvert år. Vurderer behovet for ekstern styreopplæring. Nye styremedlemmer skal gis opplæring om ansvar, oppgaver og rollefordeling. Gjennomfører egne styreseminarer om roller, ansvar og oppgaver. Fastsetter en årlig plan, herunder møteplan, for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og gjennomføring. Gir en samlet redegjørelse for selskapets styring og ledelse i en årsrapport. Utarbeidelse av etiske retningslinjer Eier bør påse at selskapsstyrene utarbeider, og jevnlig reviderer, etiske retningslinjer for selskapsdriften. KS anbefaling nr. 19 lyder som følger: «Kommunale selskaper forvalter fellesskapets ressurser. Forvaltningen skal skje på en måte som samsvarer med befolkningens oppfatninger om rett og galt. Kommunenes/fylkeskommunenes omdømme vil derfor i økende grad også avhenge av hvordan en forvalter sitt samfunnsansvar gjennom sine bedrifter. Det finnes ikke et fasitsvar på hva samfunnsansvarlig forretningsdrift er. Dette må defineres for det enkelte selskap. Etikk er en viktig del av de vurderinger som gjøres i forbindelse med det å drive et selskap, fordi de etiske holdningene legger grunnlaget for hvordan man faktisk handler. Etiske retningslinjer bør derfor utarbeides i det enkelte selskap. Retningslinjene bør diskuteres og eventuelt revideres årlig.» Utøvelse av tilsyn og kontroll KS anbefaling nr.21: «Kommunestyret 33 har både et tilsyns- og kontrollansvar for å sikre at kommunen når sine mål, at regelverket etterleves og at etiske hensyn ivaretas. Kontrollen utføres blant annet gjennom regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollansvaret gjelder også når virksomheten er skilt ut i egne selskaper.» Kontrollutvalget skal på fylkestingets vegne påse at det føres kontroll med fylkeskommunens eierinteresser i selskapene. Kontrollutvalget har derfor en viktig rolle i fylkeskommunens kontroll med selskapene. Det er viktig at kontrollutvalget sikres gode nok rammebetingelser slik at de har mulighet til å utøve sin funksjon på en god måte. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av fylkestinget. Det anbefales at planen angir hvilke eierinteresser og selskaper som vil kunne være aktuelle for kontroll, og i hvilken grad det er aktuelt å gjennomføre forvaltningsrevisjon. Med utgangspunkt i planen skal kontrollutvalget avgi rapport til fylkestinget om gjennomførte kontroller samt resultatene av disse. Det anbefales at fylkestinget innenfor rammen av kommunelovens bestemmelser, fastsetter regler og etablerer rutiner for selskapskontrollen, herunder hvilke dokumenter som uoppfordret skal sendes kontrollutvalget med angivelse av hvem denne plikten påhviler. De fylkeskommunale foretakene er en del av fylkeskommunen som juridisk person og faller inn under kontrollutvalgets generelle ansvar for å påse at fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte, og at det utføres forvaltningsrevisjon av den kommunale virksomheten i samsvar med kommunelovens bestemmelser. Det anbefales at de fylkeskommunale foretakene blir viet 33 I betydningen kommunestyre / fylkesting 84

85 oppmerksomhet når plan for forvaltningsrevisjon av fylkeskommunens virksomhet utarbeides og vedtas av fylkestinget. I note til årsregnskapet skal fylkeskommunen opplyse om hvordan den samlede virksomheten i fylkeskommunen er organisert. Blant annet skal det opplyses om fylkeskommunen har opprettet fylkeskommunale foretak, er deltaker i interkommunalt samarbeid eller deltakere i interkommunale selskaper eller har eierinteresser i aksjeselskaper. Dette bør ligge lett tilgjengelig for de folkevalgte og innbyggerne. For at kontrollutvalget skal kunne ivareta sine tilsyns- og kontrolloppgaver i selskaper, gir kommuneloven 80 kontrollutvalget en vidtgående rett til opplysninger og innsyn i selskaper som fylkeskommunen i sin helhet eier alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner. I selskap med flere eiere bør eierne koordinere sin kontrollvirksomhet, slik at ikke mange eiere iverksetter kontrolltiltak uten å koordinere dette med de andre. Det bør derfor være en dialog mellom eierkommunene 34 om hvordan en skal drive selskapskontrollen med selskaper der flere kommuner og/ eller fylkeskommuner er eiere. Med bakgrunn i bestemmelser i lovgivning og anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll, har vi utledet kontrollkriterier for problemstilling 1. Oppsummerte kontrollkriterier til problemstilling 1 1. Det skal avholdes årlige ordinære generalforsamling innen 30.juni. 2. På den ordinære generalforsamlingen skal godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen og andre saker som etter loven eller vedtektene hører under generalforsamling, herunder utdeling av utbytte, behandles og avgjøres. 3. Det skal føres protokoll fra generalforsamlingen hvor generalforsamlingens beslutning inntas med angivelse av utfallet og avstemmingene. 4. Dersom fylkesordfører/fylkesrådet ikke selv skal møte i generalforsamlingen, må den eller de som møter som kommunes fullmektig fremlegge skriftlig og datert fullmakt. 5. Når et aksjeselskap stiftes skal det opprettes et stiftelsesdokument som blant annet skal inneholde selskapets vedtekter. Vedtektene skal minst inneholde: f. Selskapet foretaksnavn g. Den kommune hvor selskapet skal ha sitt forretningskontor h. Selskapets virksomhet i. Aksjekapitalens størrelse j. Aksjenes pålydende (nominelle beløp) 6. Den/de som representerer fylkeskommunen i eierorgan bør ha opplæring i de styringsmulighetene som finnes for den aktuelle selskapsformen. 7. Fylkeskommunen bør ha en eierskapsmelding som bør inneholde: f. Oversikt over fylkeskommunens virksomhet som er lagt i selskaper og samarbeid. g. Politisk styringsgrunnlag gjennom fylkeskommunens prinsipper for eierstyring h. Juridisk styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene. i. Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, herunder styringsdokumentene. j. Selskapenes samfunnsansvar knyttet til miljø, likestilling, åpenhet, etikk osv. 34 I betydningen fylkeskommune og kommune 85

86 8. Fylkeskommunen bør ha en åpen og klart uttrykt eierstrategi for sitt eierskap i selskapet gjennom styringsdokument eller selskapsavtale. 9. Fylkeskommunen har etablert styringsdokumenter som regulerer styringen av selskapene, og dokumentene blir revidert jevnlig. 10. Hedmark fylkeskommune utøver sitt eierskap gjennom eierorganet (generalforsamlingen) og eierskapet utøves innenfor rammen av fylkestingets vedtak og bestemmelser. 11. For selskapsformene AS og IKS bør det for å sikre engasjement, debatt og reell politisk avklaring av eierorganets myndighet, etableres forutsigbare kommunikasjonsformer mellom fylkestinget og eierorganet som forankres i eierskapsmeldingen. 12. Valg av styre bør skje ved hjelp av valgkomité. 13. Eierne i aksjeselskaper hvor kommuner og fylkeskommuner til sammen eier minst 2/3 av aksjene, skal sørge for 40 % kjønnsrepresentasjon i styret. Det samme gjelder eierne i aksjeselskaper som indirekte eies fullt ut av kommuner og fylkeskommuner. 14. Eierne bør sørge for et kompetent styre med komplementær kompetanse. For å sikre utvikling av nødvendig kompetanse i styret anbefales det at styret etablerer følgende rutiner: Fastsetter styreinstruks og instruks for daglig leder med særlig vekt på en klar intern ansvarsog oppgavefordeling. Foretar en egenevaluering hvert år. Vurderer behovet for ekstern styreopplæring. Nye styremedlemmer skal gis opplæring om ansvar, oppgaver og rollefordeling. Gjennomfører egne styreseminarer om roller, ansvar og oppgaver. Fastsetter en årlig plan, herunder møteplan, for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og gjennomføring. Gir en samlet redegjørelse for selskapets styring og ledelse i en årsrapport. 15. Hedmark fylkeskommune som eier bør påse at styret utarbeider og årlig drøfter/reviderer etiske retningslinjer for selskapsdriften. 16. Fylkeskommunen bør vurdere konsekvensene av forvaltningslovens habilitetsregler, og kritisk vurdere bruken av ledende politikere i selskapsstyrene. 17. Hedmark fylkeskommune følger opp tilsynsansvaret i samsvar med KS anbefaling nr

87 23.2 Kontrollkriterier for problemstilling 2: I hvilken grad er det tilstrekkelig samhandling mellom fylkeskommunen og de andre eierne når det gjelder eierstyring og oppfølging av Tepas AS og Mjøsanker AS? a) I hvilken grad har eierne tilstrekkelig med rutiner for dialog og samhandling? b) I hvilken grad er eierne enige om eierstyring og målene for selskapene? KS anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll Eiermøter KS anbefaling nr. 6: «KS anbefaler at det jevnlig gjennomføres eiermøter for å bidra til god eierstyring og kommunikasjon med selskapet. Et eiermøte er et møte mellom representanter fra kommunen som eier, styret og daglig leder for selskapet.» Noen ganger har eierne behov for å diskutere strategier seg imellom uten å treffe formelle beslutninger, og dette bør kunne gjøres uten å måtte innkalle til møte i generalforsamlingen eller representantskapet etter de formelle reglene i loven. Et eiermøte er ikke lovregulert og er en uformell arena der det ikke skal treffes vedtak. I tillegg bør det ikke legges føringer eller «gis signaler» i eiermøtene som kan anses å gripe inn i styrets myndighetsområde. Eiermøtene er uforpliktende for eierne og for selskapet. Eierorganets sammensetning og funksjon KS anbefaling nr. 7: «Avhengig av selskapets formål, anbefales det som en hovedregel at kommunestyret oppnevner sentrale folkevalgte som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. Eierstyring skal utøves innenfor rammen av kommunestyrets vedtak.» Samhandlingen mellom fylkestinget og eierorganet er ikke regulert. Eierstyringen skal skje gjennom eierorganet for selskapene og gjennom fylkesting / kommunestyret for foretakene. For selskapsformene AS og IKS bør det for å sikre engasjement, debatt og reell politisk avklaring av eierorganets myndighet, etableres forutsigbare kommunikasjonsformer mellom kommunestyre og eierorganet som forankres i eierskapsmeldingen. Oppnevnelse av sentrale folkevalgte til eierorganet vil bidra til å forenkle samhandlingen og kommunikasjonen mellom fylkestinget og eierorganet. Aksjeloven sier ikke noe om hvem som skal møte som aksjonær. Fylkesordfører eller andre representanter må gis fullmakt for å kunne stemme på generalforsamling. Medlemmer av et representantskap (IKS) er valgt av fylkestinget etter kommunelovens regler, og i motsetning til aksjeloven, kan ikke andre møte etter fullmakt. Det bør derfor utnevnes varamedlemmer for representantskapsmedlemmene. Dersom formålet med selskapet er rene driftsoppgaver er det ingen ting i veien for at administrasjonen sitter i eierorganet. Oppsummerte kontrollkriterier til problemstilling 2: 17. Hedmark fylkeskommune som eier bør sørge for god kommunikasjon med selskapet, herunder at det avholdes eiermøter. 18. Det er etablert kommunikasjon mellom eierrepresentanter og fylkesting, og dette er fastsatt og forankret i eierskapsmeldingen. 87

88 23.3 Kontrollkriterier - Problemstillinger som retter seg mot selskapet Problemstillingene 3 12, jf. prosjektplanen retter seg mot driften av Tepas Personal AS og heleide datterselskaper /Mjøsanker AS. Det skal utarbeides egen rapport for hvert av selskapene. I det følgende har vi utledet kontrollkriterier for problemstillingene punktvis. Vi gjør oppmerksom på at problemstilling 6 og 7 fra prosjektplanen er samlet til ny problemstilling 6, og at problemstilling 8 og 10 er samlet til ny problemstilling 7, slik at vi nedenfor presenter problemstillingene i 10 punkter. Kontrollkriterier for problemstilling 3: I hvilken grad har ledelsen i selskapet innrettet seg slik at: a. det ikke oppstår en oppfatning av at det kan forekomme kryss-subsidiering i selskapet? b. det reelt sett ikke forekommer kryss-subsidiering i selskapet? KS anbefaler at selskaper som opererer i et marked i konkurranse med andre aktører, i tillegg til monopolvirksomhet, som hovedregel bør skille ut den markedsrettede delen av virksomheten for å unngå rolleblanding og kryssubsidiering. Noen kommunalt eide selskaper er tildelt oppgaver i egenregi eller har enerett på å utføre visse oppgaver, samtidig som de utfører andre tjenester i konkurranse med andre. Dersom selskapet i tillegg konkurrerer med private selskaper, kan det oppstå spørsmål om den delen av selskapet som konkurrerer i markedet mottar en eller annen form for offentlig støtte, og om denne støtten eventuelt er i strid med regelverket om offentlig støtte. 35 I utgangspunktet er det forbudt å gi offentlig støtte til virksomhet som konkurrerer i et marked, jf. EØS-avtalen artikkel 61 nr.1. Bestemmelsen fastslår at offentlig støtte i utgangspunktet er forbudt. Det kan oppstilles seks vilkår som alle må være oppfylt for at et tiltak skal defineres som offentlig støtte iht. EØS-avtalen artikkel 61 nr. 1: 1. Støttemottager må få en økonomisk fordel 2. Støtten må stamme fra offentlige midler 3. Støttemottager må være et foretak som driver økonomisk aktivitet 4. Støtten må være selektiv (favorisere enkelte foretak eller produksjonen av enkelte varer eller tjenester) 5. Støtten må vri konkurransen 6. Støtten må påvirke samhandelen innenfor EØS-området Dersom alle disse vilkårene er oppfylt, vil tiltaket være offentlig støtte. For at et slikt tiltak skal kunne gjennomføres, må det være forenlig med en av unntaksbestemmelsene som følger av EØS-avtalen. Dersom bare noen av vilkårene er oppfylt, faller tiltaket utenfor EØS-avtalens regelverk, og er lovlig 36. Det sentrale er at selskapets konkurranseutsatte virksomhet ikke subsidieres, for eksempel ved at virksomheten benytter selskapets administrative støttefunksjoner og/eller utstyr fra den fullfinansierte delen av selskapet (kryssubsidiering). Organiseringen av konkurranseutsatt virksomhet 35 EØS-avtalens regler om offentlig støtte. 5.mai Med endringer, sist oppdatert 28.november Det ligger utenfor selskapskontrollen å vurdere juridiske forhold knyttet til offentlig støtte, og om det reelt sett forekommer kryssubsidering. Selskapskontrollen vil begrense seg til å se på om det kan være risiko for kryssubsidiering, herunder hvordan selskapet har innrettet sin regnskapsføring på området. 88

89 bør så langt mulig være ledelsesmessig, personellmessig og fysisk atskilt fra monopolvirksomheten. For å kunne kontrollere om kryssubsidiering forekommer, pålegges de aktuelle foretakene regnskapsføring med separate regnskapstall for aktiviteter bundet til eksklusive rettigheter eller offentlig tillagte oppgaver, inkludert eventuell offentlig kompensasjon/tilskudd. Regnskapet skal gi et klart og detaljert bilde av den interne strøm av midler og ressurser. På denne måten skal det være mulig å avdekke om ressurser knyttet til aktiviteter bundet til eksklusive rettigheter eller offentlig tillagte oppgaver, inkludert eventuelle offentlige kompensasjoner/tilskudd, overføres til den del av virksomheten som drives forretningsmessig og i konkurranse med andre. 37 Kontrollkriterier for problemstilling 3 Med bakgrunn i ovenstående har vi utledet 3 kontrollkriterier som innhentede data vil bli vurdert opp mot. Dette er: 19. Det er etablert skille mellom skjermet virksomhet (forvaltningsoppgaven) og den virksomheten som tilbys i markedet i den interne regnskapsføringen. 20. Alle inntekter og kostnader blir fordelt mellom de ulike delene av virksomheten etter konsekvent anvendte og objektivt begrunnede prinsipper. 21. Det er etablert prinsipper for føring av separate regnskaper, og disse skal være klarlagt og tydelige. Kontrollkriterier for problemstilling 4: I hvilken grad blir sentrale krav og retningslinjer som staten og eierne stiller til selskapet etterlevd av selskapet? Når fylkestinget har valgt å legge en del av sin virksomhet inn i et selskap, eller på annen måte har interesse for deltakelse i et selskap, medfører det også overføring av styringsrett til virksomheten. Oppgaven til selskapets styre og administrasjon er å trekke opp virksomhets- og forretningsstrategien innenfor en ytre ramme som er trukket opp av eieren/eierne. Det er denne ytre rammen som er eierstrategien, og innenfor den skal selskapet ha betydelig grad av spillerom. Selskapsstrategier er en felles betegnelse for strategiene som har sin forankring i selskapet. Vedtektene for aksjeselskaper og kommunale foretak, samt selskapsavtalen for IKS regulerer viktige sider ved selskapenes og det kommunale foretakets rettsforhold. Hovedintensjonen er å regulere forholdet mellom eierne og mellom eierne og selskapet, eller interne forhold i virksomheten. For å underbygge vedtektene/ selskapsavtalen og regulere styringen kan det være hensiktsmessig å utarbeide andre styringsdokumenter. Disse er ikke lovfestet, men er ment å sikre bevist eierstyring og å tilstrebe åpenhet og gjennomsiktighet i kommunal tjenesteproduksjon når den er organisert i selskaper. Det er først og fremst eierne, det vil si de folkevalgte, som har behov for slike dokumenter. Kommunale selskaper forvalter fellesskapets ressurser. Forvaltningen skal skje på en måte som samsvarer med befolkningens oppfatninger om rett og galt. (Fylkes-)kommunenes omdømme vil derfor i økende grad også avhenge av hvordan en forvalter sitt samfunnsansvar gjennom sine bedrifter. Det finnes ikke et fasitsvar på hva samfunnsansvarlig forretningsdrift er. Dette må defineres for det enkelte selskap. Etikk er en viktig del av de vurderinger som gjøres i forbindelse 37 Ot.prp. nr. 33 ( ) Om lov om endringer i lov om foretakspensjon, innskuddspensjonsloven og enkelte andre lover (kombinerte pensjonsordninger mv.) 89

90 med det å drive et selskap, fordi de etiske holdningene legger grunnlaget for hvordan man faktisk handler. Etiske retningslinjer bør derfor utarbeides i det enkelte selskap. Retningslinjene bør diskuteres og eventuelt revideres årlig. 38 Kontrollkriterier problemstilling Selskapet har utarbeidet tilfredsstillende rutiner for å etterleve krav til selskapet gjennom: a. Lovverk b. Fylkestingets vedtak og forutsetninger c. Eierskapsmelding mv. 23. Styret i selskapene har utarbeidet og årlig drøftet/revidert etiske retningslinjer for selskapsdriften. 24. Styret har sørget for at det er utarbeidet sentrale styringsdokumenter for selskapet, herunder strategidokumenter mv. Kontrollkriterier for problemstilling 5: I hvilken grad driver selskapet sin virksomhet i samsvar med vedtektsfestet formål og andre mål som er satt for selskapet? Her vil revisjonen beskrive praktisering av selskapets vedtektsfestede formål og andre mål som er satt for selskapet,. Kontrollkriterier for problemstilling Selskapet har utarbeidet strategi-/handlingsplan som viser hvordan selskapet skal nå målene sine? 26. Selskapet arbeider mot mål fastsatt i strategi-/handlingsplanen, og sørger evaluering og rapportering til selskapets styre. Kontrollkriterier for problemstilling 6 Opprinnelig problemstilling 6 og 7 lød som følger: 8. I hvilken grad er driften og tilbudet om tiltaksplasser tilpasset etterspørselen fra kommunene? 9. I hvilken grad fungerer selskapet sitt tilbud om praksisplasser i samsvar med intensjonen? Problemstillingene er i det følgende vurdert og omformulert med bakgrunn i tiltaksforskriftenes bestemmelser. Tiltak for å komme i jobb kan deles inn slik: 1. Avklaring Hvis det ikke er nok med den avklaringen NAV gjør selv, kan det være aktuelt å tilby avklaringstiltak med en grundig kartlegging av den enkeltes muligheter og utfordringer. 2. Kvalifisering og opplæring 38 KS anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll, november

91 a. Arbeidsmarkedsopplæring (AMO-kurs) er korte, arbeidsrettede kurs som vanligvis har en varighet på inntil 10 måneder. b. Utdanning dvs. personer med nedsatt arbeidsevne kan få støtte til å ta utdanning i det vanlige utdanningssystemet, med maksimal varighet på 3 år. 3. Tiltaksplasser i ordinært arbeidsliv a. Arbeidspraksis (AP) er støtte til utplassering og praktisk opplæring på en arbeidsplass. Formålet kan være å gi opplæring i et arbeid, teste ut om en type arbeid er noe som passer for deltakeren og gi arbeidsgiveren anledning til å se hva arbeidstakeren kan klare. b. Lønnstilskudd innebærer at NAV dekker en del av lønnsutgiftene for en periode. Forutsetningen er at deltakeren blir ansatt av arbeidsgiveren. Når deltakerne er arbeidsledig kan tilskuddet gis med varighet 1 år. Har deltakeren nedsatt arbeidsevne kan det gis med 3 års varighet, og er arbeidsevnen betydelig nedsatt av varig karakter kan lønnstilskuddet ha varig karakter. c. Oppfølgingstiltak skal hjelpe og støtte deltakeren med å skaffe seg arbeid mv. 4. Skjermede og tilrettelagte tiltaksplasser dvs. i virksomheter som er spesielt innrettet mot å tilby arbeidstrening og praksis til tiltaksdeltakere. a. Arbeidspraksis i skjermet virksomhet (APS) er et arbeidsmarkedstiltak i skjermet virksomhet med tidsbegrensning på 1 år, eventuelt med 1 års forlengelse. Over tid har en del skjermede virksomheter valgt å supplere arbeidet i den skjermede virksomheten gjennom samarbeid med det lokale næringslivet. b. Varig tilrettelagt arbeid (VTA) dvs. tiltakene varig tilrettelagt arbeid og tilrettelagt arbeid i arbeidsmarkedsbedrift innebærer at deltakerne er med i produksjonen av varer og tjenester på en skjermet arbeidsplass. Problemstilling 6 og 7 retter seg mot skjermede og tilrettelagte tiltaksplasser i form av arbeidsforberedende trening i skjermet virksomhet, jf. tiltaksforskriftenes kapittel 13 og varig tilrettelagt arbeid, jf. tiltaksforskriftenes 14. Problemstilling 6 og 7 er omformulert til ny problemstilling 6, som lyder: 7. I hvilken grad fungerer selskapets tilbud om arbeidsforberedende trening / praksisplass og varig tilrettelagt arbeidsplass i samsvar med intensjonen i lovverket? De arbeidsrettede tiltakene er hjemlet i lov 10. desember 2004 nr. 76 om arbeidsmarkedstjenester (arbeidsmarkedsloven), med tilhørende forskrifter. Forskrift om arbeidsmarkedstiltak (tiltaksforskriften) er sentral. I forskriftenes 1-1 Formål står følgende: Hovedformålet med arbeidsmarkedstiltakene er å styrke tiltaksdeltakernes muligheter til å skaffe seg eller beholde arbeid. Denne forskriften fastsetter på hvilke vilkår det enkelte tiltak er utformet. Det fremkommer av 13-1 at: «Arbeidsforberedende trening skal bidra til å prøve ut den enkeltes arbeidsevne og til å styrke mulighetene for å få ordinært arbeid». Videre fremkommer det av 13-2 følgende krav til innhold i arbeidsforberedende trening: Arbeidsforberedende trening kan inneholde: a) avklaring og kartlegging av ressurser, karriereveiledning, b) utprøving av arbeidsevne og arbeidstrening i et tilrettelagt og skjermet arbeidsmiljø, c) tilrettelagt opplæring med sikte på å oppnå reell og formell kompetanse, d) bistand til å finne passende arbeidspraksis i ordinære virksomheter med sikte på ansettelse i ordinært arbeidsliv, og 91

92 e) tilrettelagt arbeidstrening og oppfølging i ordinært arbeidsliv Tiltaksbedriften skal utarbeide en plan for den enkelte deltaker, og det er et krav at alle deltakere skal få tilbud om arbeidstrening og eller opplæring i ordinært arbeidsliv i løpet av tiltaksperioden. Det er også gitt bestemmelser knyttet til hvem som kan få tilbud om arbeidsforberedende trening, og varighet på tiltaket, jf og omhandler krav til virksomheter som skal arrangere arbeidsforberedende trening: Virksomheten skal være organisert som et aksjeselskap med kommunal/fylkeskommunal aksjemajoritet. Arbeids- og velferdsetaten kan godta annen organisering dersom det anses hensiktsmessig ut fra hensynet til gjennomføringen av tiltaket i det enkelte tilfellet. For å bli godkjent som tiltaksarrangør må virksomheten i tillegg oppfylle følgende krav: a) attføring eller varig tilrettelagt arbeid skal være tiltaksarrangørens primære virksomhet, b) overskudd skal forbli i virksomheten og komme attføringsarbeidet og deltakerne til gode, c) det skal ikke utbetales utbytte, og d) en tiltaksbedrift kan ikke eie eller kontrollere annen forretningsvirksomhet. Begrensningen gjelder ikke etablering og drift av salgsvirksomhet for å fremme omsetning av bedriftens produkter. Ideelle organisasjoner som har som sin primære virksomhet å drive sosiale aktiviteter for vanskeligstilte personer, kan godkjennes som tiltaksarrangør. Vilkårene i annet ledd bokstav b til d gjelder tilsvarende for disse. Det fremkommer av 14-1 at: Varig tilrettelagt arbeid skal gi tiltaksdeltakeren arbeid som bidrar til å utvikle ressurser hos tiltaksdeltakeren gjennom kvalifisering og tilrettelagte arbeidsoppgaver. Innholdet i varig tilrettelagt arbeid er gitt i forskriftenes 14-2: Varig tilrettelagt arbeid skal tilby personer arbeid i en virksomhet som oppfyller kravene i 14-5, med arbeidsoppgaver tilpasset den enkeltes arbeidsevne. Varig tilrettelagt arbeid kan også tilbys som enkeltplasser i ordinære virksomheter. Tiltaket er rettet mot personer som mottar eller i nær fremtid ventes å få innvilget uføretrygd etter folketrygdloven, og som har behov for spesiell tilrettelegging og tett oppfølging. Andre arbeidsmarkedstiltak skal være vurdert og funnet å være uaktuelle. I 14-5 fremkommer krav til virksomheter som skal arrangere varig tilrettelagt arbeid: Virksomheten skal være organisert som et aksjeselskap med kommunal eller fylkeskommunal aksjemajoritet. Arbeids- og velferdsetaten kan godta annen organisering dersom det anses hensiktsmessig ut fra hensynet til gjennomføringen av tiltaket i det enkelte tilfellet. For å bli godkjent som tiltaksarrangør må virksomheten i tillegg oppfylle følgende krav: a) attføring eller varig tilrettelagt arbeid skal være tiltaksarrangørens primære virksomhet, b) overskudd skal forbli i virksomheten og komme attføringsarbeidet og deltakerne til gode, c) det skal ikke utbetales utbytte, og d) virksomheten kan ikke eie eller kontrollere annen forretningsvirksomhet. Begrensningen gjelder ikke etablering og drift av salgsvirksomhet for å fremme omsetning av bedriftens produkter. 92

93 Ideelle organisasjoner som har som sin primære virksomhet å drive sosiale aktiviteter for vanskeligstilte personer, kan godkjennes som tiltaksarrangør. Vilkårene i foregående ledd bokstav b til d gjelder tilsvarende for disse. Kravene gjelder ikke for enkeltplasser i ordinære virksomheter. Kontrollkriterier for problemstilling Selskapets etablerte tilbud av arbeidsforberedende trening er egnet til å bidra til å prøve ut den enkeltes arbeidsevne og til å styrke mulighetene for å få ordinært arbeid. 28. Selskapets etablerte tilbud om varig tilrettelagte arbeidsplasser gir tiltaksdeltakeren arbeid som kan bidra til å utvikle ressurser hos tiltaksdeltakeren gjennom kvalifisering og tilrettelagte arbeidsoppgaver. 29. Tilbudenes innhold er i samsvar med tiltaksforskriftens bestemmelser, jf og Selskapene etterlever krav satt i 13-6 og 14-5, herunder at: e. attføring eller varig tilrettelagt arbeid er tiltaksarrangørens primære virksomhet, f. overskudd forblir i virksomheten og kommer attføringsarbeidet og deltakerne til gode g. det utbetales ikke utbytte, og h. virksomheten eier ikke eller kontrollere ikke annen forretningsvirksomhet. (Begrensningen gjelder ikke etablering og drift av salgsvirksomhet for å fremme omsetning av bedriftens produkter). I tillegg til ovenstående kriterier, vil vi legge vekt på å beskrive hvordan Tepas Personal AS med heleide datterselskaper samarbeider med aktuelle kommuner, dvs. Trysil og Engerdal kommune, og hvordan MjøsAnker AS samarbeider med Hamar, Ringsaker, Stange og Løten kommune. Kontrollkriterier for problemstilling 7 I prosjektplanen omhandler problemstilling 8 og problemstilling 10 liknende forhold, som det kan være grunn for å se på under ett. Problemstillingene lyder slik: 9. Har selskapet systemer og rutiner som bidrar til å etterleve sentrale krav innenfor regelverket knyttet til: d. Lov om arbeidsmarkedstjenester og forskrift om arbeidsmarkeds tiltak (tiltaksforskriften) e. Internkontrollforskriften knyttet til HMS. f. Aksjeloven. 11. I hvilken grad har selskapet etablert tilfredsstillende kvalitetssystem? I ny problemstilling 6 ovenfor ser vi på om selskapet etterlever intensjonene for arbeidsforberedende trening og VTA, jf. tiltaksforskriften, jf og Dette kan også være omfattet av pkt. a i prosjektplanens problemstilling 8. Det er ikke hensiktsmessig å vurdere dette forholdet her. I det følgende vil vi derfor konsentrere oss om tiltaksforskriftens krav om dokumentasjon og rapportering, bestemmelser gitt i internkontrollforskriften knyttet til HMS, samt sentrale bestemmelser i aksjeloven. Ny problemstilling 7: I hvilken grad har selskapet etablert et kvalitetssystem som bidrar til at: d. selskapet rapporterer og dokumenterer i samsvar med krav satt i tiltaksforskriftens 2-5 e. etterlever sentrale krav satt i internkontrollforskriftens 5. 93

94 f. etterlever krav satt i aksjeloven om at styret skal sørge for betryggende kontroll 39 Lov om arbeidsmarkedstjenester (arbeidsmarkedsloven) I følge Lov om arbeidsmarkedstjenester skal arbeidsmarkedstiltak utformes og organiseres i samsvar med lovens formål, de mål og retningslinjer som ligger til grunn for Stortingets bevilgninger, tildelingsbrev fra departementet og forskrifter. Lovens formål er å bidra til å oppnå et inkluderende arbeidsliv gjennom et velfungerende arbeidsmarked med høy yrkesdeltakelse og lav arbeidsledighet. Departementet kan gi nærmere regler om arbeidsmarkedstiltakene og fastsette nærmere formål, innhold, personkrets og organisering av tiltakene. Departementet kan gi forskrifter om forsøk med arbeidsmarkedstiltak, jf. Arbeidsmarkedsloven Departementet kan gi forskrifter om ytelser til tiltaksarrangører, arbeidsgivere, arbeidstakere og personer under utdanning, herunder om vilkår for og størrelsen på ytelsene og om arbeidsgivers lønnsplikt overfor deltakere i tiltak, og om at arbeidssøkere kan få stønad som fremmer geografisk mobilitet og fleksibilitet på arbeidsmarkedet, jf. Arbeidsmarkedsloven 13. Forskrift om arbeidsmarkeds tiltak (tiltaksforskriften) Forskriften om arbeidsmarkedstiltak sier at tiltaksarrangøren av avklaringstiltak, senest når avklaringen er avsluttet, skal gi en skriftlig rapport om gjennomføringen av tiltaket og eventuelt bistandsbehov for å skaffe seg eller beholde arbeid, jf. Tiltaksforskriften 2-5, avklaring. Hovedformålet med arbeidsmarkedstiltakene er å styrke tiltaksdeltakernes muligheter til å skaffe seg eller beholde arbeid. Denne forskriften fastsetter på hvilke vilkår det enkelte tiltak er utformet. Tiltaksplasser skal ikke fortrenge ordinær arbeidskraft i tiltaksarrangørs virksomhet, og skal ikke virke konkurransevridende. En virksomhet som er arrangør av flere arbeidsmarkedstiltak, eller driver ordinær forretningsdrift, må dokumentere a) økonomioppfølging og kvalitets- og resultatkrav for det enkelte tiltak eller den enkelte tilskuddsordning, b) at tiltakene organiseres slik at faglige og økonomiske krav oppfylles, og c) at subsidiering ikke forekommer på tvers av de enkelte tiltakene eller fra tiltaket til annen virksomhet som for eksempel forretningsdrift. Tiltaksarrangørene kan ikke få tilskudd til arbeidsmarkedstiltak for egne familiemedlemmer eller andre nærstående, med mindre særlige grunner foreligger. Tiltaksarrangørene skal rapportere til Arbeids- og velferdsetaten om alle forhold av betydning for gjennomføringen av tiltaket. Tiltaksarrangøren skal fortløpende gi en skriftlig vurdering av gjennomføringen av tiltaket. Tiltaksarrangøren skal, senest når oppfølgingen er avsluttet, gi en skriftlig rapport om den endelige 39 Sørge for god intern kontroll på økonomiområdet og øvrige områder innenfor selskapet. 40 Lov om arbeidsmarkedstjenester, endret ved lov 19.juni 2015 nr. 42 (ikr. 1 jan 2016). 94

95 gjennomføringen av tiltaket, og gjøre rede for deltakerens status på arbeidsmarkedet jf. Tiltaksforskriften 4-5, oppfølging. Tiltaksarrangøren kan være: a. arbeidsgiver i ordinær virksomhet som har ansatt en arbeidstaker med behov for mentor eller inngått avtale med Arbeids- og velferdsetaten om å opprette en tiltaksplass for arbeidstrening, midlertidig lønnstilskudd eller varig lønnstilskudd, eller b. utdanningsinstitusjon der tiltaksdeltaker gjennomfører ordinær utdanning. Arbeids- og velferdsetaten kan be om at tiltaksarrangør avgir rapport eller vurdering av gjennomføring av tiltaket. Det kan forventes at selskapet (tiltaksaktøren): har avgitt skriftlig rapport om gjennomføringen av tiltaket, og at rapporten inneholder en vurdering av gjennomføringen av tiltaket og deltakerens status på arbeidsmarkedet. Kan dokumentere at: a) økonomioppfølging og kvalitets- og resultatkrav for det enkelte tiltak eller den enkelte tilskuddsordning, b) at tiltakene organiseres slik at faglige og økonomiske krav oppfylles, og c) at subsidiering ikke forekommer på tvers av de enkelte tiltakene eller fra tiltaket til annen virksomhet som for eksempel forretningsdrift, jf. problemstilling 3. Internkontroll Forskrift om systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) sier at den som leder virksomheten plikter å sørge for systematisk oppfølging av krav regelverket stiller til HMS i sin bedrift. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter. Hensikten med systemet er å sikre at problemer oppdages og tas hånd om i tide. Internkontroll innebærer også kvalitetssikring. Forskriften er utgitt med veiledning og kommentarer. Der kan man se hvordan arbeidet bør legges opp for virksomheter som er små og lite risikoutsatt og hva som skal til der det er mange ansatte eller HMS-utfordringer. HMS-forskriften gjelder for all virksomhet som omfattes av bestemte lover som behandler ulike helse-, miljø- eller sikkerhetshensyn. Bedriftens HMS-arbeid skal dokumenteres skriftlig. Det skal gå klart fram når og hvordan ulike forhold risikovurderes og kontrolleres, og hvordan de skal forebygge, avdekke og rette opp feil. Det skal også være tydelig hvem som har ansvar for alle ledd i kartleggingsarbeidet, vurdering av risiko og gjennomføring av tiltak. Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse i det omfang som er nødvendig for å etterleve krav i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Det skal være skriftlige beskrivelser av: 95

96 Der det finnes rutiner og prosedyrer for å ivareta helse, miljø og sikkerhet, vil kravet til systematikk innebære at virksomheten skal videreutvikle og skape en helhet i de rutiner og prosedyrer som finnes. I dette ligger også at de skriftlige arbeidsrutiner, instrukser o.l. som alt finnes må systematiseres slik at de kan tas i bruk og inngå i internkontrollen. Sertifikater skal inngå i internkontrollen når krav om sertifikater fremgår av regelverket. Videre vil det kunne være nyttig og hensiktsmessig at annen dokumentasjon som virksomheten fremskaffer, f.eks. frivillige sertifikater som bekrefter at et produkt, en tjeneste eller en aktivitet, eller en persons kompetanse er i samsvar med spesifiserte krav, inngår som en del av dokumentasjonen. Det kan forventes at selskapet har etablert et kvalitetssystem som bidrar til at krav satt i internkontrollforskriften etterleves, herunder at: o det er fastsatt skriftlige mål for HMS o at ansvar og oppgaver knyttet til HMS er dokumentert skriftlig o det er gjennomført risikovurderinger og tiltaksplaner, og at disse er dokumentert skriftlig o det er etablert rutiner for å registrere, følge opp og lukke avvik på området o internkontrollsystemet gjennomgås og vurderes jevnlig, og at gjennomgangen og oppfølgingen er dokumentert skriftlig. Lov om aksjeselskaper (aksjeloven) Aksjeloven gjelder for aksjeselskaper (AS). I et aksjeselskap har eierne skutt inn aksjekapital, og hefter ikke personlig for selskapets forpliktelser eller gjeld, ut over innskutt kapital. Aksjeloven inneholder bestemmelser om lovens virkeområde og om ansvarsbegrensninger. Videre gis regler om stiftelse av aksjeselskaper, selskapskapitalen, aksjeeiere og overgang av aksjer. Loven inneholder videre bestemmelser om generalforsamlingen, selskapets ledelse, revisor og utdeling av utbytte. Det gjøres også rede for bestemmelsene om egne aksjer, forhøyelse av aksjekapitalen, finansielle instrumenter, nedsetting av aksjekapital, sammenslåing og deling av selskaper, omdanning til allmennaksjeselskap, oppløsning og avvikling, erstatning, rettergangsregler, straff og regler om særlige selskaper. 96