MØTEINNKALLING Formannskapet

Transkript

1 Øyer kommune MØTEINNKALLING Formannskapet Møtested: Rådhuset - møterom Lågen Møtedato: Tid: kl Eventuelt forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/13 13/12 MÅLKART /13 13/51 TRETTEN SJUKEHEIM - UTBYGGING 3/13 13/43 FELLES IKT-STRATEGI FOR 3-1 KOMMUNENE 4/13 13/10 SØKNAD OM KOMMUNAL LÅNEGARANTI STAV SA 5/13 13/5 PERMISJON FRA POLITISKE VERV /13 13/41 REFERATER

2 Sak 1/13 MÅLKART 2013 Saksbehandler: Monica Szacinski Arkiv: Arkivsaksnr.: 13/12 Saksnr.: Utvalg Møtedato 1/13 Formannskapet Vedlegg: Virksomhetsspesifikke målkart for Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Overordnet målkart 2013, med kommentarer. Sammendrag: Overordnet målkart 2013 ble behandlet og vedtatt i kommunestyret den 20. desember 2012, i K-sak 101/12 Økonomiplan Årsbudsjett Virksomhetsspesifikke målkart for 2013 legges med dette fram til behandling i formannskap og kommunestyre. Saksutredning: Kommunestyret behandlet i K-sak 101/12 fokusområder, gjennomgående mål og struktur på felles resultatmål for Tidligere valgte fokusområder ble videreført, og i hovedsak videreføres tidligere vedtatte gjennomgående mål. Balansert målstyring i Øyer kommune bygger på politisk vedtatte mål, og må derfor tilpasses de mål som til enhver tid blir vedtatt gjennom de styringsdokumentene som politiske organ vedtar. Den enkelte virksomhet utarbeider sin egen virksomhetsplan ut i fra overordnede mål i kommuneplan, økonomiplan og fagplaner med konkretisering av mål for det enkelte år. I virksomhetsplanen beskrives målsettinger og tiltak i forhold til de målene en ønsker å oppnå. Ved årets slutt vurderes tiltakene i forhold til måloppnåelse. Denne evalueringen danner, sammen med resultatene som dokumenteres gjennom målkartet, grunnlaget for årsmeldingen for hele virksomheten. Det overordnede målkartet, økonomiplan og budsjett, samt virksomhetsplan for den enkelte virksomhet, danner grunnlaget for lederavtale mellom rådmannen og virksomhetsledere. En vurderer her oppnådde resultater både i forhold til mål og tiltak. Videre drøftes konkrete mål for kommende år, og aktuelle tiltak. Resultatvurderingen danner også grunnlag for lønnsvurdering fra rådmannens side. Kommunens balanserte målstyringssystem skal være felles for hele organisasjonen, med gjennomgående fokusområder og gjennomgående mål. Virksomheter som ønsker å oppnå en systematisk resultatmåling på egne satsingsområder kan utvikle egne resultatmål og målinger ut fra samme metodikk, og angi disse i virksomhetsplanen. Det er imidlertid viktig å begrense Side 2 av 14

3 Sak 1/13 de utviklingsområdene en arbeider aktivt med til enhver tid, og sikre at en har fokus på de viktigste områdene. På fokusområde brukere er det ikke gjennomgående mål, her utformer den enkelte virksomhet sine mål. Unntaket er barnehagene og barneskolene, som har koordinert dette, og utarbeidet felles mål. De fleste virksomhetene har utarbeidet resultatmål og indikatorer ut fra nasjonale indikatorer på faglig kvalitet og/eller faglige minstestandarder/kriterier. Det bemerkes imidlertid at ikke alle virksomheter har kunnet ta utgangspunkt i nasjonale kvalitetsindikatorer eller faglige minstestandarder, da slike ikke eksisterer på alle områder. Disse virksomhetene har utarbeidet lokale mål og kvalitetsindikatorer. Dette er en utfordrende oppgave, og det har for noen virksomheter vært vanskelig å skille den faglige og den brukeropplevde kvaliteten fra hverandre. Det er utfordrende for flere virksomheter å utforme mål som kan etterprøves når det gjelder fokus på tidlig innsats ved måling av faglig kvalitet. Virksomhetene vil bli fulgt opp med tanke på videre utvikling av målkartet. Rådmannens stab er midt i en omorganiseringsprosess. Målkartet er ikke godt nok, vi må sammen bearbeide målkartet for å finne fram til fornuftige mål som kan etterprøves. I 2013 er den tidligere medarbeiderundersøkelsen HKI blitt erstattet med LedMed. LedMed er en nettbasert undersøkelse med hovedfokus på arbeidsglede, engasjement og forpliktende samspill. To resultatmål i overordnet målkart vedtatt i K-styret i desember, der indikatoren for måloppnåelse er avhengig av HKI-undersøkelsen må på grunn av denne overgangen endres: Fokusområde Læring/fornyelse, resultat mål c «Arbeidsmiljøet er preget av vilje og støtte til utvikling» Fokusområde Medarbeidere, resultatmål c «Høy total humankapitalindeks». Endringene i overordnet målkart vil bli lagt fram i forbindelse med 1. tertialrapport. Vurdering: Etter rådmannens oppfatning har Øyer kommune kommet langt i bruk av balansert målstyring på få år. Rådmannen ser innføringen av balansert målstyring som en varig læringsprosess, både for politiske styringsorgan og administrative ledere. For hvert år sitter forståelsen av styringssystemet bedre, og for hvert år danner erfaringene grunnlag for forbedringer. Rådmannens forslag til innstilling: Kommunestyret vedtar virksomhetsspesifikke målkart for 2013 i henhold til vedlegg. Sveinar Kildal Rådmann Monica Szacinski Side 3 av 14

4 Sak 2/13 TRETTEN SJUKEHEIM - UTBYGGING Saksbehandler: Jostein Synstrud Arkiv: Arkivsaksnr.: 13/51 Saksnr.: Utvalg Møtedato 2/13 Formannskapet Vedlegg: Skisseprosjekt Alt A dat. 4. jan 2013 med tegninger Skisseprosjekt Alt B dat. 4. jan 2013 med tegninger Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Sammendrag: En administrativ planleggingsgruppe hadde våren 2011 fått utarbeidet to alternativer på skisseprosjekt for utbygging av Tretten sjukeheim. Arbeidsgruppen fikk i K-sak 86/11 godkjent skisseprosjektet, Alt II, dat som grunnlag for videre planlegging, og gjennomføringen skulle styres av prioritering i økonomiplan og årsbudsjett. Formannskapet oppnevnte byggekomite i møte i sak 17/12, og byggekomiteen startet arbeidet med å se på foreliggende godkjente skisseprosjekt med tanke på oppstart forprosjekt. Men i møte i formannskapet i sak 68/12, Utbedring av legekontorene fikk byggekomiteen et tilleggsoppdrag som følger: Saken utsettes, og rådmannen ber byggekomiteen ved Tretten sjukeheim utrede muligheten for å etablere legekontoret ved sjukehjemmet. På bakgrunn av dette vedtaket har byggekomiteen fått utarbeidet to nye alternative løsninger, Alt A, dat og Alt B, dat som begge viser at det er mulig å etablere legekontoret ved sjukeheimen. Begge alternativene vedlegges. Begge alternativene krever at det utarbeides en reguleringsplan for området, to boligtomter innløses, og at vegen forbi sjukeheimen legges om. Saksutredning: Alt A er på skissestadiet beregnet til å koste 115,32 mill. inkl. MVA. Alt B, som krever riving/erstatning av Furumo er beregnet å koste 149,08 mill. Byggekomiteen behandlet saken på møte 14. jan Begge alternativene ble diskutert, og komiteen kom fram til at Alt B på nåværende tidspunkt er urealistisk, dette på grunn av de høye kostnadene. Side 4 av 14

5 Sak 2/13 En utbygging etter Alt A vil imidlertid ikke blokkere for en eventuell framtidig utbygging av sjukeheimen ved å erstatte Furumo. Byggekomiteen mener at det må satses på en framtidsrettet utbygging, som ikke blokkerer for eventuelle utbygginger. Dette alternativet, med erverv av to boligtomter og omlegging av vegen forbi sjukeheimen framstår etter byggekomiteens syn som en slik løsning. Videre ser en fordeler ved å samlokalisere legekontoret med sjukeheimen, ved at en oppnår et samlet og større fagmiljø enn ved å ha leger lokalisert på to steder på Tretten. I tillegg vil HEFA kunne nyte godt av frigjorte legekontorer på kontorbygget. Skissen må forelegges berørte organisasjoner for uttalelse før endelig behandling i kommunestyret. Dersom det ikke skulle bli aktuelt å etablere legekontoret ved sjukeheimen, så er det byggekomiteens syn at en da må gå tilbake og arbeide videre med skisseprosjekt dat , Alt II, som den gang var kostnadsberegnet til 82,2 mill. inkl. MVA. Justert for prisstigning blir kostnaden på 85,0 mill. inkl. MVA. I denne kostnaden ligger ikke tomteerverv og vegomlegging, anslått til 11,7 mill. inne, slik at totalkostnaden for Alt II ( ) blir på 96,7 mill. inkl. MVA. I dette tilfellet vil det også bli aktuelt å foreta en utbedring av legekontoret på Tretten. Kostnaden for denne utbedringen er beregnet til 2,7 mill. inkl. MVA Byggekomiteens enstemmige innstilling: Byggekomiteen ved Tretten sjukeheim innstiller på en utbygging av Tretten sjukeheim etter foran nevnte Alt A, til en kostnad på 115,32 mill. inkl. MVA, beregnet på skisseprosjektstadiet. Byggekomiteen ber om fullmakt til å gå videre med forprosjekt og detaljprosjektering etter Alt A. Byggekomiteen ber om at det iverksettes reguleringsplanarbeid for området, med bakgrunn i skisseprosjekt, Alt A. Vurdering: Rådmannen viser til vedtak i KST i K-sak 86/11, hvor skisseprosjekt Alt II ble godkjent, da med en kostnadsramme på ca. 83 mill.. I tillegg er det i budsjettrammene for lagt inn 16,6 mill., slik at den totale rammen nå er på 99,6 mill. Dette betyr at det ikke er budsjettmessig dekning for byggekomiteens ønskede Alt A, med etablering av legekontorer i tilknytning til Tretten sjukeheim, og rådmannen er av den mening at byggekomiteen må holde seg til det opprinnelige forslaget, og arbeide videre med dette. De avsatte budsjettmidlene skulle være tilstrekkelig til at erverv av to boligtomter og omlegging av veg kan innpasses i prosjektet sammen med utbygging etter Alt II dat , som over er beregnet til totalt 96,7 mill. Rådmannens forslag til vedtak: Side 5 av 14

6 Sak 2/13 Formannskapet vedtar en utbygging av Tretten sjukeheim etter skisseprosjekt Alt II, dat med tillegg erverv av to boligtomter og omlegging av veg forbi sjukeheimen, til en kostnad på 96,7 mill. inkl. MVA, beregnet på skisseprosjektstadiet. Byggekomiteen gis fullmakt til å gå videre med forprosjekt og detaljprosjektering etter Alt II. Det iverksettes reguleringsplanarbeid for området, med tanke på erverv av to boligtomter og omlegging av veg. Sveinar Kildal Rådmann Jostein Synstrud Side 6 av 14

7 Sak 3/13 FELLES IKT-STRATEGI FOR 3-1 KOMMUNENE Saksbehandler: Eli Eriksrud Arkiv: 026 Arkivsaksnr.: 13/43 Saksnr.: Utvalg Møtedato 3/13 Formannskapet Vedlegg: Utkast til felles IKT-strategi Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Felles IKT.Handlingsplan Sammendrag: Denne saken gjelder etablering av felles IKT-strategi for Gausdal, Lillehammer og Øyer kommuner. Kommunene har i 3-1 IKT-samarbeidet utviklet en felles IKT-strategi og handlingsplan som et fundament for felles IKT-satsing i perioden IKT-strategi er basert på felleselementer fra de kommunevise IKT-strategier og skal være førende for hvilke felles satsningsområder som prioriteres Saksutredning: Gausdal, Lillehammer og Øyer kommuner har hatt et formalisert IKT-samarbeid siden 2003, som del av 3-1-samarbeidet. IKT-samarbeidet har vært en avgjørende suksessfaktor i forhold til de fellesprosjekter som er etablert og gjennomført i regi av 3 1 samarbeidet. Standardisering av teknologisk plattform og fagsystemer har bidratt til en betydelig forenkling og effektivisering av tjenesteproduksjonen i de tre kommunene, og av samarbeidet mellom kommunene. I innledende faser av 3-1 samarbeidet var det viktig å bygge opp felles grunnsystemer for den interne tjenesteproduksjon, som lønn-, regnskap-, innfordringssystemer etc. Fokus for videre IKT-utvikling i regionen er gradvis vridd i retning av ekstern tjenesteproduksjon og samhandling med publikum. Målet har vært og er fortsatt at IKT skal bidra til å understøtte tjenesteproduksjonen og bedre tjenestene til publikum. Det er et mål at kvaliteten på den digitale kommunikasjon med innbyggerne skal være så god at den øker innbyggernes brukertilfredshet og kommunenes omdømme i befolkningen. Dette utløser et behov for nedfelte strategier og satsingsområder. Målsettingen med IKT er at IKT skal understøtte kommunens tjenesteproduksjon og muliggjøre nye og bedre tjenester. Gjennom prosesser i den enkelte kommune er det gitt innspill til felles regionale IKTstrategier. Forslaget som nå fremmes baseres i hovedsak på prinsippene nedfelt i gjeldende strategiplan for , men hensyntatt kunnskap om dagens IKT-utvikling og en forståelse av framtidas IKT-behov. Forslaget har vært drøftet og behandlet i kommunenes felles IKT-styre og med kommunenes kundekontakter. Regional rådmannsgruppe drøftet og tok stilling til strategien i oktober Side 7 av 14

8 Sak 3/13 Felles IKT-strategi beskriver: 1. samarbeidets felles overordnede strategiperspektiv (prinsipper og visjoner som skal legges til grunn for IKT-utviklingen) 2. samarbeidets felles satsingsområder (områder som kommunene ønsker å fokusere på når det gjelder IKT-utviklingen i planperioden). Det er fastsatt syv felles strategiperspektiv, disse er gevinstrealisering kompetanseheving kunde-/bestillerrollen teknologi innbyggerperspektiv informasjonssikkerhet samarbeid Disse strategiperspektivene danner grunnlaget for samarbeidets felles satsingsområder for perioden Satsingsområdene er rettet både internt og eksternt, med størst vekt på et innbygger- og brukerperspektiv. Områdene er Læringsperspektivet i skole og barnehage Tjenester på nett, herunder innsyn og saksbehandling Vedlikehold og utnyttelse av eksisterende systemer Intern informasjon og kommunikasjon Økt bruk av IKT-støtte og teknologi innenfor pleie- og omsorgssektoren (PLO). Både strategiene og satsingsområdene er knyttet opp mot kommunenes visjoner og mål, og er også relatert til Kommunenes Sentralforbunds (KS) målsettinger for IKT-satsing i kommunene, gjennom dokumentet ekommune Strategiplanen er førende for kommunenes ambisjoner og satsing på IKT-området. Økonomiske forutsetninger for gjennomføring av strategien fastlegges i forbindelse med budsjettprosessen i den enkelte kommune. Vurdering: IKT er i dag et viktig og naturlig arbeidsverktøy i alle kommunale virksomheter, og et verktøy for utvikling og fornying av tjenesteproduksjonen. Det er en forutsetning at IKTsatsingen er synkronisert med kommunenes øvrige planer slik at man sikrer at IKT støtter opp under og bidrar til realisering av disse planene. Den enkelte kommunes satsing er ivaretatt i de kommunevise IKT-strategier, men på områder der kommunene har sammenfallende fokusområder er det naturlig med felles satsninger for å ivareta gevinstpotensialet som ligger i å samarbeide om tiltak. Det er dette felles IKT-strategi skal samle og forankre. Satsingsområdene er rettet både internt og eksternt, men med størst vekt på et innbygger- og brukerperspektiv. Kommunene har utarbeidet nye nettsider og lagt til rette for økt Side 8 av 14

9 Sak 3/13 samhandling med kommunenes innbyggere gjennom elektroniske selvbetjeningsløsninger. Videreutvikling av disse løsningene blir viktige satsinger i planperioden. Kommunene i regionen har initiert og gjennomført et banebrytende utviklingsarbeid i forhold til de utfordringer kommunene står overfor i forbindelse med samhandlingsreformen på IKTsida. En ny plattform bestående eksempelvis av en felles pasientjournal muliggjør blant annet en sømløs og effektiv pasientflyt mellom de samarbeidende kommunene i helseregionen. Disse investeringene gir blant annet et godt grunnlag for senere å kunne ta i bruk ytterligere ny teknologi til beste for pasienter, pårørende og ansatte. Rådmannens forslag til innstilling: 1. Kommunestyret gir sin tilslutning til det framlagte forslag til felles IKT-strategi for 3 1- kommunene. 2. Gjennomføring av felles IKT-strategi tas stilling til i tilknytning til de årlige budsjettbehandlingene i kommunene. Sveinar Kildal Rådmann Eli Eriksrud Side 9 av 14

10 Sak 4/13 SØKNAD OM KOMMUNAL LÅNEGARANTI STAV SA Saksbehandler: Frode Fossbakken Arkiv: 256 Arkivsaksnr.: 13/10 Saksnr.: Utvalg Møtedato 4/13 Formannskapet / Kommunestyret Vedlegg: Søknad om kommunal lånegaranti fra Stav SA av Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Vedtekter Stav SA av Resultatregnskap Stav SA for 2010 og 2011 Foreløpige regnskapstall 2012 og foreløpig budsjett 2013 Nedbetalingsplan nytt lån DnB Sammendrag: Rådmannen går inn for at Stav SA gis tilsagn om lånegaranti for lån på inntil 1,3 mill. koner. Det gis garanti slik at Stav SA kan ta opp lån for å dekke sine utgifter med ferdigstilling og utvikling av ridehallen på Stavsplassen, Hippodromen. Garantien gis under forutsetning av godkjenning hos Fylkesmannen i Oppland. Saksutredning: For å finansiere sin del av kostnadene ved byggingen av ridehallen på Stavsplassen, Hippodromen, må Stav SA ta opp et lån på kr Långiver, DnB, forutsetter i den forbindelse at Øyer kommune stiller kommunal lånegaranti for dette beløpet. Ridehallen på Stavsplassen er bygget av Øyer kommune, og driftes av Stav SA gjennom gjensidige avtaler av og (jfr. K-sak 82/11 og F-sak 116/11). Øyer kommune står også som garantist for et reforhandlet lån for Stav SA fra 2003 (jfr. K- sak 70/03), pålydende kr , med planlagt nedbetaling i løpet av Stav SA er et samvirkeforetak med vekslende kapital og medlemstall. Samvirkets formål er å utvikle eiendommen Stav til idretts- og næringsområde, primært for hest. De har vedtektsfestet at overskudd fra driften ikke kan tas ut, men benyttes til Stavs beste. Resultatregnskapet for de to siste regnskapsårene viser relativt stabil drift, og ut fra foreløpige regnskapstall fra 2012 ser det ut til at Hippodromen genererer nok aktivitet og inntekt til å takle økte renteutgifter gjennom nytt låneopptak. Nedbetalingsplan på nytt lån er forelagt kommunen til godkjenning, og garantitiden skal ikke overstige låneobjektets varighet. Det forutsettes at garantiansvaret trappes ned suksessivt i takt med nedbetalingsplanen. Side 10 av 14

11 Sak 4/13 Garantiforpliktelsen gis i form av simpel kausjon, noe som innebærer at kausjonisten bare innestår for debitors manglende betalingsevne, og at kreditor ikke kan kreve kausjonisten før han gjennom rettslig pågang har konstatert at debitor ikke har midler. I hht Kommunelovens 51 med forskrifter kan kommunen innvilge lånegaranti på beløp inntil kr , beløp over dette krever statlig godkjenning. Øyer kommune må derfor ta forbehold om videre godkjenning hos Fylkesmannen i Oppland. Vurdering: Stav SA har forpliktet seg til å dekke deler av kostnadene ved bygging av ridehallen på Stavsplassen. Det forutsettes at Stav SA gjør hensiktsmessige økonomiske vurderinger når de ønsker å ta opp lån på 1,3 mill. kroner for å dekke disse kostnadene. Øyer kommune besluttet å bygge ridehallen for å legge til rette for idrettslig aktivitet, og er på det viset opptatt av å legge til rette for driften av ridehallen på best mulig måte. På denne bakgrunn vil rådmannen tilrå at det gis tilsagn om lånegaranti for nytt lån på kr Rådmannens forslag til innstilling: Øyer kommune gir Stav SA tilsagn om garanti for lån i DnB på inntil kr i forbindelse med ferdigstilling av ridehallen på Stavsplassen, Hippodromen. Garantien gjelder for nytt låneopptak, hvor nedbetalingstiden er satt til 15 år. Garantien bortfaller i takt med at lånet nedbetales. Garantiforpliktelsene gis ved simpel kausjon. Sveinar Kildal Rådmann Frode Fossbakken Side 11 av 14

12 Sak 5/13 PERMISJON FRA POLITISKE VERV Saksbehandler: Marit Getz Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 13/5 Saksnr.: Utvalg Møtedato 5/13 Formannskapet Vedlegg: Søknad, datert 2. januar Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen. Saksutredning: Unni Staum søker om permisjon fra alle politiske verv i perioden 7. januar 1. juni Hun skal ta videreutdanning innen «Behandling av cannabismisbruk» og studiet foregår ved Høgskolen i Agder dette vårsemesteret. Hun begrunner søknaden med vanskeligheten med å kombinere full jobb, studer og politiske verv. I kommunelovens 15.2 heter det: «Kommunestyret kan etter søknad frita, for et kortere tidsrom eller resten av valgperioden, den som ikke uten forholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter». Unni Staum er representant i kommunestyret, hvor Jon Magne Aspelund nå er første vararepresentant. Planutvalget: Medlemmer: Varamedlemmer: Unni Staum 1 Geir Eggeride Ole Hageløkken 2 Elin Heidi Slåsletten 3 Svein Larsen 4 Arne Reidar Eggen Fjellstyret: Medlemmer: Personlige varamedlemmer: Unni Staum Jon Magne Aspelund Hun er også fjellstyrets representant i stadnavnutvalget. Saken legges fram uten forslag til vedtak. Side 12 av 14

13 Sak 5/13 Sveinar Kildal Rådmann Marit Getz Side 13 av 14

14 Sak 6/13 REFERATER Saksbehandler: Marit Getz Arkiv: Arkivsaksnr.: 13/41 Saksnr.: Utvalg Møtedato 6/13 Formannskapet Referat nr. 20 fra byggekomitemøte for Utbygging av Solvang skole. 2. Nye Solvang referat fra byggeplassmøte nr Nye Solvang referat fra byggeplassmøte nr. 11. Rådmannens forslag til vedtak: Referatene tas til underretning. Sveinar Kildal Rådmann Marit Getz Side 14 av 14