Reglement for forretningsatferd + etikk

Transkript

1 Reglement for forretningsatferd + etikk

2 INTRODUKSJON Vi vil gjerne dele iheartmedia, Inc. og Clear Channel Outdoor Holdings, Inc. sitt reglement for forretningsatferd og etikk med deg. Bob Pittman Richard Bressler I dette reglementet for forretningsatferd og etikk har vi utarbeidet prinsippene og den høye standarden for atferd som vi må underlegge oss, både som selskap, og som individuelle ansatte. Vi vet at vårt selskaps suksess er avhengig av at vi utvikler sterke og varige forhold med lytterne til våre radiostasjoner, publikum for våre utendørsarrangementer, forretningspartnere, annonsører og lokalsamfunn ved å oppnå tillit fra disse, yte fremragende service og forplikte oss til å opptre etisk og med integritet i alt vi gjør. Det samme gjelder for vårt forhold til hverandre innenfor iheartmedia, Inc.familien. Som selskap er vi overbevist om at vi må fortsette å etterleve høyest mulige etiske standarder. Vårt reglement vil hjelpe oss til dette. I dette dokumentet finner du: Veiledende prinsipper for hvordan vi gjør forretninger. Eksempler som kan hjelpe deg med å løse eventuelle problemer. Kontaktinformasjon for deg når du skal søke råd. I tillegg har vi prøvd å være oppmerksomme på nyutviklinger i mediabransjen, og i verden rundt oss, inkludert nye trender innen sosiale medier og hensiktsmessig bruk av selskapets midler. Som reglementet fremhever, har hver og en av oss ansvar for å opptre med integritet og ærlighet i alt det vi gjør. Vi vet at du allerede støtter dette målet, noe som er svært viktig for selskapets mål om å drive alle deler av virksomheten med åpenhet, ærlighet og integritet. Med vennlig hilsen, Bob Pittman Styreformann + Adm. dir. iheartmedia, Inc. Richard Bressler Administrerende direktør, finansdir. + tekn. dir. iheartmedia, Inc. i

3 VÅR OPPGAVE Vår oppgave er å skape produkter og tjenester som begeistrer og engasjerer våre forbrukere, lokalsamfunn, annonsører og forretningspartnere. Vi må fortsette å sørge for at våre produkter vokser og utvikler seg, og reflekterer ny teknologi og nye trender i forbrukernes atferd og preferanser. Vi må være overalt hvor våre forbrukere er, og overalt hvor våre partnere og annonsører forventer at vi er, med de produktene og tjenestene de ønsker. VÅRT SELSKAPS VERDIER: DET SOM FORENER OSS SOM ET TEAM Innovasjon, nysgjerrighet og eksperimentering Vi er alltid på leting etter nye idéer. Vår fremgang er bygget på at vi fortsetter å fostre nye idéer og nye innsikter. Vi er nødt til hele tiden å se fremover drevet av nysgjerrighet. Vi må personlig bruke våre produkter og gi tilbakemelding, være på utkikk etter konkurransedyktige produkter og idéer, og være åpne for nye muligheter. Ta sjanser og tolerere gjennomtenkte feilgrep Feilgrep er biproduktet av innovasjon, og feilgrep begått i søken etter nye idéer er uunngåelig. Hvis vi er redde for å gjøre feil, vil vi aldri ta de sjansene som er nødvendige for å oppnå virkelige gjennombruddsidéer. Så ikke vær redd for å ta sjanser når det gjelder disse nye idéene. Når vi uunngåelig gjør feil, er det avgjørende at vi oppdager dem raskt og deretter endrer eller fikser på dem så raskt vi kan. Lytte til og ta hensyn til meningsforskjeller Vi bør aldri føle ubehag ved (med høflighet, takk) å uttrykke avvikende meninger når vi utvikler nye produkter, tjenester og prosesser. Meningsforskjeller tvinger oss til å undersøke mulige svake punkter; vi ønsker å finne de hullene vi trenger å tette for å gjøre de nye idéene eller de eksisterende produktene enda bedre, og de som tenker annerledes gir oss beskjed om hvor vi bør kikke. Kaos er OK Når vi utvikler nye idéer, er de ofte så nye og annerledes at de ikke har noen struktur rundt seg. Noen ganger resulterer dette i et visst omfang av kaos. Men vi kan og bør akseptere kaos hvis dette er en del av nye idéer, innovasjoner og gjennombrudd. Vi vil utvikle en prosess rundt dette hvis det er vellykket. Viktighet vinner & raske beslutninger Vi trenger å ta beslutninger så snart vi har nok informasjon, ikke vente til vi har all informasjonen. Alt er bedre hvis vi kan gjøre det raskere. Det er ikke avslappende, men det er givende. Raske beslutninger er vårt konkurransefortrinn; det gjør det mulig for oss å reagere raskere enn andre selskaper. De hindrer også byråkratier i å utvikle seg. ii

4 Ærlighet og integritet Den eneste måten å være utmerket på er ved å være pålitelig, og den eneste måten å ta utmerkede beslutninger, er å basere dem på sannheten. Selv om det noen ganger er ubehagelig å fortelle folk det de helst ikke vil høre, er den eneste måten vi kan vokse og bli bedre på, er å basere oss på fakta. Dette er også den eneste måten vi kan opprettholde tillit på, både innenfor selskapet vårt og i forhold til våre partnere. Vi må basere alt vi gjør, både internt og utad, på ærlighet og integritet. Vær den som gjør en forskjell Våre stasjoner og vårt selskap er integrerte deler av de lokalsamfunn hvor vi driver, og slik er det også for hver av oss. Det er avgjørende viktig å gjøre det vi kan for å gjøre en forskjell i de lokalsamfunn hvor vi bor og arbeider vår innsats i programmerings- og fellesskapstjenester beriker livene til våre lyttere og våre lokalsamfunn hver dag, og setter oss i stand til å lede gjennom tider med naturkatastrofer og menneskelige tragedier. Vi bør huske at selv om vi arbeider for å gjøre selskapet vårt sterkere, må vi tenke på hva vi kan gjøre for å gjøre våre lokalsamfunn sterkere, både av og på lufta. Samarbeid, transparens og presis kommunikasjon Å arbeide som et team gir alltid mest slagkraft. Med unntak av informasjon som vi må holde konfidensiell av konkurransemessige eller rettslige grunner, la oss være åpne om hva vi gjør og ta oss tid til å forklare hvorfor. Hvis vi gjør det, vil andre få den informasjon de trenger for å hjelpe til å drive frem suksess. Og hvis vi benytter presis kommunikasjon, vil alle vite hva de trenger å gjøre og hvorfor. Respekter alle Når vi arbeider sammen med partnere, og internt, skal ingenting vi gjør noensinne gå på akkord med andres verdighet. Vi må behandle alle slik vi selv ønsker å bli behandlet. Vi arbeider alle mot det samme målet, men vi må gi alle friheten til å bringe inn mangfoldet av deres livserfaring og bakgrunn i hvordan de oppnår resultater og får dette selskapet til å gjenspeile de bedriftene vi betjener. iii

5 INNHOLD Introduksjon i Vår Oppgave ii Om reglementet Søk veiledning + rapporter bekymringer Rapportering er viktig Hvem kan kontaktes Etterforskning + å ta opp bekymringer Vår forpliktelse til ikke å utsette medarbeidere for represalier Konsekvenser av overtredelser Vi støtter hverandre som ansatte Rettferdig behandling Sikkerhet på arbeidsplassen Selskapets eiendeler Teknologibruk Våre kunder + markedsføringspartnere stoler på oss Konkurranse om forretninger på en rettferdig måte Etikk innen salg + markedsføring Kvalitet på tjenester Beskyttelse av tredjeparters eiendom Internasjonale forretningsrestriksjoner Våre aksjeeiere stoler på oss Interessekonflikter Antikorrupsjon Innsidehandel Nøyaktig regnskap Våre samfunn gjør oss til dem vi er Informasjonsutveksling Vårt ansvar overfor vårt publikum Selskapets sosiale ansvar Deltakelse i samfunnsnyttige formål Politiske bidrag Unntak + avvik Sertifisering iv

6 OM REGLEMENTET

7 OM REGLEMENTET Vi er opptatt av å sørge for et ærlig, åpent og etisk arbeidsmiljø for våre ansatte, og vi vil utvide disse verdiene til vår samhandling og kommunikasjon med vårt publikum, tilskuere og kunder. Vi i våre selskap jobber sammen for å skape og gjennomføre denne felles visjonen. For å få til dette har vi utarbeidet dette reglementet for forretningsatferd og etikk ( reglementet ) som gir oss den informasjonen vi trenger for å kunne treffe etiske beslutninger, og som til slutt vil være til fordel for alle våre interessegrupper. Reglementet gjør rede for de etiske standardene og juridiske kravene som former vårt arbeid hos iheartmedia, Inc., hvor enn i verden vi gjør forretninger. Når du utfører ditt arbeid kan du komme opp i situasjoner som ikke dekkes av din lokale ansettelsespolitikk eller -prosedyrer. Dette er en annen årsak bak retningslinjene å gi deg veiledning og fungere som en ressurs når du har spørsmål eller bekymringer. Hvis du er usikker på hva som er korrekt fremgangsmåte, må du vurdere følgende: Hvilket alternativ er mest i tråd med våre veiledende verdier? Hvilket valg er det ærligste? Hvordan vil andre bli påvirket av din avgjørelse? Hvordan ville fremgangsmåten og resultatet se ut hvis de ble dekket i nyhetene? For å gi like og klare føringer gjelder reglementet for oss alle fra ledelse, styremedlemmer og ansatte, til praktikanter, underleverandører og representanter i hele vårt konsern, inkludert iheartmedia, Inc., Clear Channel Outdoor Holdings, Inc. og disses datterselskaper. 2

8 Som et globalt selskap er det vårt ansvar å følge gjeldende lov hvor enn i verden vi gjør forretninger. Noen steder kan lovene være strengere enn andre steder. Hvis lokal lov er i strid med vårt reglement, eller retningslinjene i din avdeling eller på ditt sted, må du følge den strengeste standarden. Vi har alle et ansvar for å holde oss informert om, og følge alle lover og retningslinjer som gjelder for vårt arbeid. Hvis du har spørsmål eller bekymringer om hva som forventes av deg, vennligst ta kontakt med juridisk avdeling før du går videre. Som en del av lederansvaret forventes det at våre ledere og andre overordnede forplikter seg personlig overfor dette reglementet ved å sørge for en arbeidsplass som fremmer overholdelse, og ved å sørge for at de ansatte deltar i våre opplæringsprogrammer for overholdelse. Ledere må: Lede ved å gå foran med et godt eksempel og sikre at alle de ansatte kjenner til, og retter seg etter, dette reglementet, annen selskapspolitikk og gjeldende lover. Sørge for at underordnede forstår viktigheten av å delta i våre opplæringsprogrammer som gjelder overholdelse. Opprette et "åpen dør"-miljø, hvor underordnede og annet selskapspersonell føler seg komfortable med å stille spørsmål eller rapportere. Umiddelbart reagere ved eventuelle eller mistenkte brudd på reglementet, retningslinjer eller loven. Vurdere innsatsen knyttet til etikk og overholdelse når det gis løpende tilbakemeldinger eller andre evalueringer. Ledere må også sørge for at selskapsansatte som sier sin mening eller som sender inn rapporter får informasjon om vår antirepresaliepolitikk. Lederne må overholde denne politikken og gjøre den klar for sine underordnede og treffe egnede tiltak dersom de får informasjon om represalier eller mistenker at det har forekommet. 3

9 01 SØK VEILEDNING + RAPPORTER BEKYMRINGER

10 01 SØK VEILEDNING + RAPPORTER BEKYMRINGER Rapportering er viktig Alle medlemmene i selskapsteamet har ansvar for å rapportere overtredelser av dette reglementet, våre retningslinjer eller loven, og å delta i enhver etterforskning av slike overtredelser, i henhold til lokale lover. Selv om du kan rapportere anonymt, foretrekker vi at du oppgir hvem du er ved rapportering av overtredelser, slik at vi kan ta kontakt med deg hvis det skulle være nødvendig med flere opplysninger for videre etterforskning. Hvem du er vil være konfidensielt der det etter omstendighetene er mulig og i samsvar med loven. SP overordnede i en diskusjon om å endre de finansielle resultatene for å øke bonusutbetalingene. Tienne synes denne samtalen er upassende. Samtidig som hun ønsker å sende inn en rapport, er hun også redd for at den overordnede vil begynne å behandle henne forskjellig, og at det kan ha innvirkning på jobben hennes. Hva burde Tienne gjøre? Tienne overhørte sin Hvem kan kontaktes Hvis du har spørsmål eller bekymringer som du vil diskutere eller rapportere, kan du kontakte én eller flere av følgende: Din overordnede. En annen leder du føler deg komfortabel med. Personalavdelingen. Juridisk rådgiver eller et annet medlem av juridisk avdeling. Chief Compliance Officer eller complianceansvarlig for ditt arbeidssted. SV sin bekymring angående det hun hørte. Siden hun vil være i god tro, er selskapet forpliktet til å beskytte henne mot alle typer represalier. Tienne kan rapportere bekymringen ved å ta kontakt med en annen overordnet eller en av de ressursene som er opplistet i dette reglementet. Hun kan også kontakte selskapets Hotline. Tienne bør rapportere Revisjonskomitéen i styret. Selskapets Hotline: (for samtaler fra andre land enn USA: vennligst bruk AT&T-landskoden for det landet du ringer fra)

11 Etterforskning + å ta opp bekymringer Vi tilstreber å være konsekvente ved etterforskning av rapporterte hendelser. Når en hendelse er rapportert, sendes informasjonen videre til den aktuelle ressursen for gjennomgang og eventuell etterforskning. Vi vil innen rimelig tid, på en diskret og profesjonell måte, følge opp eventuelle indikasjoner på at dette reglementet, våre retningslinjer eller loven er brutt. Vi vil også gjennomføre korrigerende tiltak etter behov. Dette kan omfatte å melde fra til de aktuelle myndigheter. Videre forventes det at vi alle bidrar til enhver etterforskning i henhold til lov. Dette betyr at du må kommunisere ærlig og fullstendig all relevant informasjon du måtte kjenne til i forbindelse med en etterforskning. Det betyr også å beholde dokumentasjon og annen type informasjon du måtte inneha, slik det er angitt i retningslinjene for dokumentasjon som gjelder for din avdeling eller arbeidssted. Vår forpliktelse til ikke å utsette medarbeidere for represalier Selskapet vil ikke iverksette represalier mot noen som som i god tro melder fra til oss om mulige brudd på dette reglementet, våre retningslinjer eller lov. Vi vil heller ikke tolerere noen form for trakassering eller trusler mot en ansatt som rapporterer et mistenkt brudd. Å handle i "god tro" betyr at du legger frem all den informasjonen du har og mener at du sender inn en ærlig og fullstendig rapport. Det spiller med andre ord ingen rolle om rapporten din viser seg å være sann, så lenge du er ærlig når du sender den inn. En person som sender inn en rapport mot bedre vitende, eller som utsetter en person som har sendt inn en rapport eller deltatt i en etterforskning i god tro for represalier, kan pålegges disiplinærtiltak, inkludert oppsigelse, i henhold til lokale lover. SP ikke høflig å snakke om noen bak deres rygg. Men Nico tror han så kollegaen sin, Michael, gjøre noe som kan ha vært ulovlig. Hva bør han gjøre? I landet der Nico bor er det SV enhver form for represalier han kan bli utsatt for fordi han rapporterte sine observasjoner. Alt Nico må gjøre er å sørge for at han forteller sannheten og deler alt det han vet. Selskapet beskytter Nico mot Selskapet vil beskytte oss mot represalier. Vi forventes alle å rapportere via de mange tilgjengelige kanalene hvis vi kjenner til, eller mistenker, at det har forekommet represalier. Flere opplysninger om hvordan rapporteringer håndteres kan du finne i gjeldende retningslinjer for din avdeling eller arbeidssted. 6

12 Konsekvenser av overtredelser Overtredelser av vårt reglement, retningslinjer eller loven kan medføre alvorlige konsekvenser, både for de personene som er involvert og for selskapet. De som deltar i uetisk eller ulovlig atferd (og de som leder, overser, godkjenner eller legger til rette for slik atferd) kan utsettes for straffeforfølgelse eller andre disiplinære tiltak, inkludert oppsigelse, i henhold til lokal lov. Husk at slik atferd setter oss alle i fare ved å skade vårt omdømme og ha negativ innvirkning på våre interessenter, og kan føre til: Bøter. Sivilt ansvar. Straffeansvar. Hvis du har vært deltaker i en overtredelse, vil den eventuelle etterfølgende etterforskningen vurdere: Om du rapporterte det. I hvor stor grad du samarbeider. Om overtredelsen var forsettlig eller uforsettlig. Endelige disiplinære tiltak vil også ta hensyn til disse faktorene. 7

13 02 VI STØTTER HVERANDRE SOM ANSATTE

14 VI STØTTER HVERANDRE 02 SOM ANSATTE Rettferdig behandling Trakassering + diskriminering I vårt selskap når vi målene våre gjennom teamarbeid. Alle ansatte er ansvarlige for hverandre og forventes å fremme likestilling innenfor selskapet. Vi tilstreber å tiltrekke oss det beste talentet i industrien og gjør dette ved å danne et miljø som verdsetter og respekterer hvert eneste medlem i teamet. Vi tolererer ikke trakassering eller diskriminering av mulige eller nåværende teammedlemmer. Trakassering kan ha mange former, herunder verbal, fysisk eller visuell, og kan komme fra kollegaer, overordnede eller leverandører. Atferd ansees som trakassering hvis dens hensikt eller resultat er å skape et truende, krenkende eller nedverdigende miljø for en annen person. Det er også viktig å være klar over at trakassering kan være seksuell eller ikke-seksuell. For å kunne holde arbeidsplassen vår fri for trakassering må vi sørge for at våre egne kommentarer og handlinger er passende og respektfulle. videre tolererer vi ikke tale eller atferd som er diskriminerende eller trakasserende overfor jobbsøkere eller ansatte på grunnlag av rase, hudfarge, alder, kjønn, seksuell orientering, kjønnsidentitet eller -uttrykk, religion, etnisitet, nasjonal opprinnelse, svangerskapseller sivilstatus, veteranstatus, genetisk informasjon eller noen som helst annen lovmessig beskyttet klassifisering eller status. Vi tildeler kun stillinger basert på kvalifikasjoner og treffer aldri beslutninger om ansettelse basert på en karakteristikk som er beskyttet av lov. "Beslutninger om ansettelse" omfatter: SP Liam, om hun ville gå ut og ta en drink med ham etter jobb. Dette er tredje gangen han har bedt henne ut utenfor arbeidstid og han kommer ofte med kommentarer som gjør henne forlegen. Hva bør Sandra gjøre med Liams ubehagelige atferd? I går spurte Sandras kollega, SV komfortabel på jobb, på samme måte som resten av oss i selskapet. Hun bør umiddelbart rapportere Liams atferd til sin overordnede eller en av de andre kontaktene som er opplistet i dette reglementet, inkludert selskapets Hotline. Sandra har rett til å være Ansettelse. Plassering. Forfremmelse. Nedgradering. Overføringer. Permisjoner. Permitteringer. Tilbakekallelse. Opplæring. Kompensasjon. Frynsegoder. Programmer som selskapet betaler for. Disiplin. Oppsigelse. Hvis du skulle være vitne til atferd du mener er upassende, eller hvis du føler at du er blitt utsatt for slik atferd, må du melde fra til din overordnede eller et medlem av personalavdelingen. 9

15 Databeskyttelse For å beskytte privatlivet og identiteten til alle involverte parter er selskapet forpliktet til å beskytte konfidensiell informasjon som kan identifisere personer ("personopplysninger"). Personopplysninger kan omfatte, men er ikke begrenset til følgende typer data: Informasjon om frynsegoder. Informasjon om kompensasjon. Medisinske journaler. Kontaktinformasjon som hjemmeadresse og telefonnumre. Personnummer. Skatteinformasjon. Bank- eller finansiell informasjon. Vi har alle plikt til å beskytte vår egen personlige informasjon, i tillegg til andres personlige informasjon. Ingen av oss skal hente frem konfidensiell informasjon om våre kollegaer uten spesifikk autorisasjon og et forretningsbehov. Hvis du kommer i kontakt med denne informasjonen på grunn av oppgavene i jobben din må du være spesielt nøye med å sørge for at den ikke går tapt, blir stjålet, vist til andre ved et uhell, og kun bruke den til det formålet den ble oppgitt for. Når personlige og konfidensielle data må sendes til en ekstern kilde må du bruke tilsvarende sikkerhetstiltak, og sjekke med et medlem av juridisk avdeling for å sikre at korrekte datasikkerhetstiltak er på plass hos den eksterne kilden. Hvis du har flere spørsmål om hvordan vi beskytter ansattes data, eller vil rapportere at slike er blitt vist til andre, eller har mistanke om dette, må du rådføre deg med din overordnede eller et medlem av juridisk avdeling. Du kan finne flere råd når det gjelder sikkerhet for våre leverandørers, kunders og andre forretningspartneres eiendeler under "Beskyttelse av tredjeparters eiendeler" i dette reglementet. 10

16 Sikkerhet på arbeidsplassen Sikre anleggsforhold + kjøretøysikkerhet Vi mener at alle, uavhengig av jobbrolle eller tittel, har et felles ansvar når det gjelder å fremme helse og sikkerhet på arbeidsplassen. Sammen er vi forpliktet til å gi og følge alle sikkerhetsforskrifter og -regler, inkludert interne retningslinjer og prosedyrer. Dette betyr å utføre selskapets aktiviteter på en måte som opprettholder og fremmer et rent, sikkert og sunt miljø. Hvis du blir oppmerksom på eller mistenker usikker eller usunn praksis, utstyr, forhold, ulykker eller skader, må du rapportere det til din overordnede, et medlem i juridisk avdeling eller direktøren for risikostyring umiddelbart. Hvis du er autorisert til å bruke et av selskapets kjøretøyer, må du kun bruke kjøretøyet i jobbsammenheng og i samsvar med gjeldende lover. Bruk av mobiltelefon mens du kjører et av selskapets kjøretøyer frarådes på det sterkeste. Hvis du velger å bruke telefonen mens du kjører, må du benytte deg av en "håndfri"-enhet og alltid overholde lokale trafikkregler. I tillegg er bruk av SMS, e-post og andre funksjoner på mobile enheter aldri passende mens du kjører, og noen steder kan dette være ulovlig. Vold Vi bruker aldri, og tolererer ikke, noen form for vold. Dette omfatter trusler, voldshandlinger, truende atferd eller forsøk på å skape frykt hos andre. Det er viktig at vi er oppmerksomme på arbeidsplassen og legger merke til tegn på potensiell voldelig atferd. Vold kan ofte forhindres ved å legge merke til tegn på ustabil eller avvikende atferd. Videre er våpen ikke tillatt på arbeidsplassen, i samsvar med lokal lov. Hvis du kjenner til eller mistenker tilfeller av eller trusler om vold på arbeidsplassen, må du rapportere dette umiddelbart. Hvis du tror noen kan være i umiddelbar fare må du kontakte sikkerhetspersonellet i bygningen eller lokale myndigheter. SP arrangement på vegne av selskapet i morgen, og det vil bli servert alkohol der. Har jeg lov til å drikke alkohol på arrangementet? Jeg skal delta på et SV lov til å drikke alkohol ifølge loven der du befinner deg. Du bør vise moderasjon og alltid unngå å bli påvirket. Det er viktig ikke å stille seg selv eller selskapet i forlegenhet. Ja, så lenge du allerede har Alkohol, ulovlige stoffer + medisiner Vi forventes å være i form til å arbeide og i stand til å utføre våre arbeidsoppgaver på sikrest mulig måte. Dette betyr at vi må oppføre oss på en ansvarlig og profesjonell måte til enhver tid. Vi må derfor aldri arbeide mens vi er påvirket av alkohol, ulovlige stoffer eller har misbrukt reseptbelagt eller reseptfri medisin. Vi kan heller ikke bruke, inneha, overføre eller selge ulovlige stoffer eller alkohol mens vi befinner oss på selskapets eiendom eller under selskapets arrangementer. Vårt selskap gjør unntak for denne regelen når det serveres alkohol i moderate mengder på et autorisert selskapsarrangement. Flere opplysninger om emnet sikkerhet på arbeidsplassen kan du finne i gjeldende retningslinjer for din avdeling eller arbeidssted. 11

17 Selskapets eiendeler Vi er overlatt selskapets eiendeler hver dag og er ansvarlige for å beskytte disse eiendelene, og å bruke dem på korrekt måte. Husk alltid at selskapets gode navn og merkenavn er blant de mest verdifulle eiendelene vi alle deler. Vi tar alle del i å sørge for at vårt omdømme og rykte forblir positivt hos menneskene og samfunnene vi tjener. Selskapets eiendeler omfatter også andre håndgripelige og uhåndgripelige eiendeler, som fast eiendom og konfidensielt og proprietært materiell, inkludert intellektuell eiendom (IP). Informasjon Vi må beskytte selskapets konfidensielle og proprietære informasjon, noe som generelt gjelder all informasjon som ikke er tilgjengelig for offentligheten. Vi kan kun dele konfidensiell informasjon med personer som har autorisasjon til å inneha den av legitime forretningsårsaker. Du må for eksempel aldri videresende e-postmeldinger eller annen intern selskapskommunikasjon eller -dokumenter til andre selskapsansatte eller eksterne parter uten at de har autorisasjon til å motta dem, og også har behov for å motta informasjonen av forretningsmessige årsaker. Du må også være nøye med ikke å diskutere selskapsforretninger i det offentlige rom. Konfidensiell informasjon kan omfatte informasjon som: Forretningsplaner. SP og svarer ofte på forretningsrelaterte telefonsamtaler på mobiltelefonen og bruker selskapets bærbare datamaskin mens hun venter på terminaler og på lange tog- eller flyturer. Nevn noen spesifikke måter Kara kan beskytte selskapets konfidensielle informasjon på. Kara reiser regelmessig SV til å beskytte selskapets informasjon ved ikke å diskutere sensitive data på offentlige steder der hun kan bli overhørt (f.eks. taxier, tog, fly og selv pauserom eller toaletter i selskapets bygg). Hun må også oppbevare alle datamaskiner og annen teknologi som kan inneholde selskapets informasjon på en fysisk sikker måte, og ha dem med seg til enhver tid. Kara kan overholde sin plikt Informasjon som ligger under en konfidensialitetsavtale. Økonomiske resultater. Informasjon som gjelder kunder, leverandører eller konkurrenter. Prispolitikk eller budsjetter. Selskapets sikkerhetsplaner. Ansattes personopplysninger. Informasjon som er underlagt søksmål eller advokaters taushetsplikt overfor klienter. Data som gjelder overholdelse av bestemmelser. Intellektuell eiendom. Programvare- eller teknologidata. Passord for selskapets maskinvare, teknologi eller filer. 12

18 Intellektuell eiendom Vår intellektuelle eiendom er en annen verdifull eiendel. I vårt arbeid for selskapet må vi til enhver tid være svært aktsomme med å beskytte og håndheve våre intellektuelle eiendomsrettigheter. Intellektuell eiendom omfatter, men er ikke begrenset til, uhåndgripelig eiendom som opphavsrett, patenter, forretningshemmeligheter, varemerker, designrettigheter, oppfinnelser, systemer, prosesser, kundelister, programvare, logoer og merkenavn. Loven beskytter våre rettigheter til denne eiendommen, slik den gjør for andre former for eiendom. Så langt det er tillatt etter lov, må vi sikre selskapets intellektuelle eiendom og huske at rettighetene til all intellektuell eiendom som er opprettet med selskapets materiale, i arbeidstiden eller som selskapet betaler for, generelt sett tilhører selskapet. Hvis du har spørsmål om hva konfidensiell informasjon eller intellektuell eiendomsinformasjon er, eller hva du skal gjøre med den, kan du ta kontakt med en medarbeider i juridisk avdeling. Fysiske eiendeler Vårt selskaps fysiske eiendeler er anskaffet gjennom det harde arbeidet til alle i selskapet. Som eksempel på disse eiendelene nevnes utstyr, anlegg, kjøretøy, penger og dokumenter, og vi må være nøye med å beskytte dem mot skade og ødsel. Selv om en viss tilfeldig og personlig bruk er rimelig å ringe hjem for å passe på et barn eller ta en kopi nå og da til personlig bruk må vi unngå overdreven og dyr personlig bruk av selskapets eiendeler. SP handelsforhold med en bilforhandler. Bilforhandleren leverer dekk og vedlikehold på selskapets biler mot markedsføring på selskapets plakater og reklameskilt. Sven er salgssjef hos selskapet og har nøye dokumentert handelsforholdet, og sørget for at korrekt verdi er oppført i selskapets regnskap. Nå lurer Sven på om det er i orden å bruke handelsforholdet til å få nye dekk på sin egen bil, siden han er ansatt hos selskapet. Er dette akseptabelt? Selskapet har et SV handelsforhold med bilforhandleren er selskapets eiendel og må kun brukes til forretningsformål. Forholdet må ikke brukes til å gi Sven en personlig fordel. Nei. Selskapets Forhindre svindel Vi har ansvar for å beskytte eiendeler som er betrodd oss mot ulovlig bruk, tyveri eller misbruk. Selskapets eiendeler og penger må kun brukes til selskapets forretningsformål, og må aldri brukes til ulovlige formål. Hvis du blir klar over potensiell eller faktisk misbruk av eiendeler eller penger, eller har spørsmål om korrekt bruk av disse, må du ta kontakt med din overordnede umiddelbart. Du kan også dele bekymringene dine med revisjonskomitéen i styret, ved å kontakte selskapets Hotline. 13

19 Teknologibruk Informasjonssikkerhet Vårt selskap betror oss den teknologien vi trenger for å utføre jobbene våre på en effektiv måte. For å sikre at selskapets informasjonseiendeler er beskyttet, både under ansettelsesforholdet i selskapet og etter at forholdet er over, bør du følge disse retningslinjene: Merk informasjonen på korrekt måte, oppbevar den på en sikker måte og begrens tilgangen til kun de som har behov for å vite. Behandle alle passord som konfidensiell informasjon og ikke del dem, da dette kan føre til at forretningsmessige eller personlige opplysninger blir kjent. Hvis et passord har blitt delt må det endres så snart det er mulig for å holde det konfidensielt. Lås arbeidsstasjonen, datamaskinen, personlige enheter og telefoner når de ikke er i bruk. Anta alltid at en tredjepart lytter. Du må derfor ikke diskutere selskapets konfidensielle informasjon i offentlige rom, som flyplasser, tog og restauranter. Vis aktsomhet når du kopierer, fakser eller kasserer sensitive dokumenter, disker, lydopptak eller andre eiendeler som tilhører selskapet, og ikke kasser dem noe sted eller i noe format der informasjonen kan fanges opp. Alle tap eller tyverier må øyeblikkelig rapporteres til din overordnede og et medlem av juridisk avdeling. Gjør deg kjent med, og overhold til enhver tid, selskapets retningslinjer for informasjonssikkerhet som gjelder for din avdeling eller plassering. Ha dine enheter (bærbar datamaskin, personlige enheter, telefoner, nettbrett, osv.) med deg til enhver tid når du er på reise. Selv når du befinner deg på selskapets eiendom må du sørge for at du oppbevarer sensitiv informasjon og e-postkontoer under passordbeskyttelse når disse ikke er i bruk. Hvis noen av dine enheter som eies av selskapet, eller enheter som inneholder selskapets informasjon går tapt eller blir stjålet, må du umiddelbart rapportere hendelsen til din overordnede og støtteavdelingen for informasjonsteknologi (IT). Det kan hende at støtteavdelingen kan begrense risikoen for at personlig informasjon blir kjent og at data kompromitteres. 14

20 Sosiale medier Selskapet er klar over den økende viktigheten av å delta i sosiale medier og oppfordrer oss til å bruke disse verdifulle ressursene på en ansvarlig måte. "Ansvarlig" betyr at vi alle må være oppmerksomme på karakteren og virkningen av ytringer i disse offentlige foraene, inkludert blogger, mikroblogger som Twitter, sosiale nettverkssteder som Facebook og LinkedIn, wikier, bilde-/ videodelingssteder og chatterom, for å nevne noen. Nedenfor finner du noen generelle forventninger til ansvarlig bruk av sosiale medier, både når du bruker dem i ditt arbeid for selskapet og personlig: Ikke post konfidensiell informasjon om selskapet eller forretningspartnere, inkludert aksjeinformasjon, driftsstrategier, finansresultater eller forretningshemmeligheter. Uttrykk bare dine personlige meninger og unngå å fungere eller virke som en talsperson for selskapet uten at du har autorisasjon til å gjøre dette. Post bare passende, ærlig, nøyaktig og respektfullt innhold i samsvar med ånden for øvrig i dette reglementet. Unngå å bruke sosiale medier til å kommunisere med en kollega eller forretningspartner når ansikttilansiktsamtaler er mer passende. Disse forventningene gjelder til enhver tid, enten du er på jobb eller borte fra kontoret. Hvis du har spørsmål kan du rådføre deg med din overordnede eller se retningslinjene som gjelder for din avdeling eller plassering. SP iheartmedia-radiostasjon. På fritiden har han også en blogg, og mange av de som følger bloggen hans er klar over hans forhold til selskapet. Noen ganger stiller de spørsmål om selskapet og noen ganger diskuterer han interessante hendelser på arbeid. Bør Ryan være bekymret når det gjelder bloggen sin? Ryan er DJ i en lokal SV blogging kan være en verdifull uttrykksform innenfor sosiale medier. Ryan må imidlertid ikke avsløre noen konfidensiell eller proprietær informasjon på Internett, enten informasjonen tilhører selskapet, våre kunder eller andre. Vi har kun tillatelse til å dele sensitiv informasjon etter at vi har sjekket at det finnes et legitimt forretningsmessig behov for å gjøre dette, og aldri i blogger, andre sosiale medier eller på Internett generelt. Ja, det bør han. Vi forstår at 15

21 03 VÅRE KUNDER + MARKEDSFØRINGSPARTNERE STOLER PÅ OSS

22 03 VÅRE KUNDER + MARKEDSFØRINGSPARTNERE STOLER PÅ OSS Konkurranse om forretninger på en rettferdig måte Konkurranse- + monopolforebyggende lover Konkurranse- (eller "antitrust")-lover er ment å skulle opprettholde like konkurransevilkår for alle foretak. Disse lovene fremmer åpen og rettferdig konkurranse og forbyr alle avtaler eller praksis som hemmer handelen på en urimelig måte. Disse lovene sikrer at våre kunder nyter fordelene av åpen konkurranse. Vi nyter også fordeler av åpen konkurranse overfor våre leverandører og forhandlere. Selskapet stoler på kvaliteten hos sine ansatte, sine produkter og sine tjenester for å skaffe forretninger og oppfyller konkurranselovene hvor enn vi utfører forretninger. Selv om konkurranselovgivningen er kompleks, forbyr den generelt sett å inngå formelle eller uformelle avtaler med konkurrenter hvis disse avtalene kan hemme handelen; f.eks. oppdeling eller tildeling av markeder eller territorier eller dele informasjon når det gjelder priser, betingelser eller vilkår, kostnader, markedsføringsplaner, kunder eller annen proprietær eller konfidensiell informasjon. Husk at en ulovlig avtale ikke nødvendigvis er skriftlig. Hvis en konkurrent prøver å diskutere noen av disse emnene med deg må du avbryte samtalen øyeblikkelig og forlate stedet. Vær spesielt forsiktig når du er på bransjemesser, seminarer eller industrikonferanser. Generelt sett må du unngå samtaler om konkurransemessig og sensitiv informasjon med representanter for våre konkurrenter. Du må umiddelbart rapportere enhver tvilsom hendelse til din overordnede. Hvis du har spørsmål om monopolforebyggende lover kan du søke råd hos et medlem av juridisk avdeling. Alle avtaler som omfatter mulige antitrustkonsekvenser må godkjennes på forhånd av vår juridiske rådgiver. SP industrikonferanse og i lunsjpausen treffer han sin kollega og venn fra en av selskapets konkurrenter. Etter at de har hilst på hverandre, begynner Franciscos venn å snakke om sin arbeidsgivers planer om å redusere prisene for markedsføring utendørs og på flyplasser. Francisco er bekymret for at dette kan skade selskapets konkurranseevne og er fristet til å svare. Bør han? Francisco deltar på en SV diskutere selskapets prispraksis med kollegaen eller noen som ikke har et verifisert forretningsmessig behov for å kjenne til informasjonen. I dette tilfellet, må Francisco stoppe samtalen så snart vennen tar opp prisene, forlate stedet og umiddelbart rapportere hendelsen til selskapets juridiske avdeling. Nei, Francisco må ikke 17

23 Riktig bruk av konkurranseinformasjon Noen ganger får vi tilgang til konfidensiell informasjon om våre konkurrenter som kan gi vårt selskap en forretningsfordel. Denne informasjonen kan komme fra våre forretningspartnere eller fra nyansatte som tidligere har arbeidet for, eller har informasjon om en konkurrent. Det er viktig at vi til enhver tid opptrer etisk og i samsvar med loven med hensyn til denne informasjonen. Dette omfatter at det ikke skal forsøkes å hente ut konfidensiell informasjon fra en nyansatt eller fra en kollega i en annen avdeling som kan ha tilgang til konkurranseinformasjon som du ikke har tilgang til. Selv om det kan være lovlig, er det ikke nødvendigvis etisk å bruke konkurranseinformasjon. Hvis du får kjennskap til konfidensiell informasjon om en konkurrent, enten med eller uten forsett, må du diskutere dette med et medlem av juridisk avdeling og unngå å bruke den uten tillatelse. Etikk innen salg + markedsføring For å beskytte vårt omdømme og beholde kundenes lojalitet er det viktig at vi praktiserer rettferdig handel til enhver tid. De av oss som er involvert i salg, markedsføring, promotering og reklame for våre produkter og tjenester må sørge for at vår forretningsatferd alltid er styrt av ærlighet og integritet. Dette innebærer at vi er nøyaktige og sannferdige når vi presenterer kvalitet, funksjoner eller tilgjengelighet for våre produkter og tjenester. Det betyr også at vi aldri skal utnytte noen ved å presentere feil fakta, manipulere, drive hemmelighold, misbruke konfidensiell informasjon, svindle eller drive annen uredelig forretningspraksis. Kvalitet på tjenester Kundeengasjement Når vi som ansatte i selskapet treffer beslutninger må vi alltid ta hensyn til våre kunder hva de mener, ønsker og forventer av oss. Vi må også overholde kontraktsbetingelsene med våre kunder. Hvis vi av en eller annen grunn ikke er i stand til å overholde disse betingelsene må vi ta opp saken på en ansvarlig måte, og arbeide for å gjenvinne tilliten til de berørte kundene. For å unngå at slike problemer gjentas er det viktig at vi også undersøker hva som ligger bak og iverksetter korrigerende tiltak. 18

24 Krav fra myndighetene All kringkastingsdrift må overholde gjeldende lover og forskrifter, inkludert, i USA, de som er nedsatt av Federal Communications Commission ("FCC"). Noen av de regulerte områdene krever ekstra oppmerksomhet : sponsoridentifisering og de relaterte problemene med "payola" og "plugola" som begge er ulovlige og uanstendig innhold. Et brudd på disse reglene kan føre til betydelige bøter, og kan gi grunnlag for at stasjonens lisens ikke blir fornyet, eller ilagt andre straffer. "Payola" forekommer når en person mottar penger eller noe annet av verdi for å kringkaste en sang, et program eller en uttalelse av hvilket som helst slag, uten at det kommer frem at det er mottatt kompensasjon for kringkastingen eller hvem som er sponsor. "Plugola" inntreffer når en ansatt i en stasjon kringkaster noe som er i hans/hennes egen økonomiske interesse, uten å oppgi den interessen. Plugola er nesten det samme som payola, bortsett fra at det ikke trenger å involvere en tredjepart eller kompensasjon av noe slag. Regler for sponsoridentifisering krever at kringkasteren oppgir på luften enhver avtale som fører til at de mottar penger, tjenester eller noe av verdi som kompensasjon for kringkasting av en sang, et program eller hvilket som helst annet materiale. FCC har også gitt retningslinjer når det gjelder definisjonen og regler for "uanstendighet", som er forbudt under bestemte omstendigheter. Lignende retningslinjer gis av lokale myndigheter andre steder i verden. Hvis du har spørsmål når det gjelder FCC-forskriftene, eller lokale tilsvarende forskrifter, kan du kontakte et medlem av juridisk avdeling. Beskyttelse av tredjeparters eiendom Vi har plikt til å beskytte eiendom som tilhører våre forretningspartnere med samme omhu som vi beskytter våre egen. Dette opprettholder den tilliten vi har opparbeidet hos våre leverandører, kunder og andre forretningspartnere. Derfor, hvis du får kjennskap fra, eller om, en tredjepart som ikke er offentlig (inkludert kontaktinformasjon) må du behandle denne informasjonen konfidensielt, og kun legge den frem etter tillatelse fra vår juridiske avdeling. På samme måte må vi alltid innhente tillatelse før vi kopierer, distribuerer eller på annen måte bruker noe kopibeskyttet, eller annet proprietært materiell som selskapet ikke allerede eier eller har bruksrettigheter til. 19

25 Internasjonale forretningsrestriksjoner Import-/eksportkontroll Siden vi er et globalt selskap leverer vi produkter og tjenester over hele verden. Det er derfor svært viktig at vi er nøye med å overholde alle nasjonale og lokale regler og forskrifter som styrer vår internasjonale handel. Vi må forstå og følge lovene som gjelder eksport, gjeneksport eller import fra USA, og alle andre steder hvor vi opererer. Siden dette området kan være komplisert må du rette spørsmålene dine til et medlem av juridisk avdeling. Boikott, land med restriksjoner + sanksjoner Selskapet må overholde alle nasjonale og multinasjonale sanksjoner og forskrifter som gjelder for forretningsdrift med bestemte land. USAs myndigheter har for eksempel vedtatt sanksjonsforskrifter med hensikt å begrense amerikanske selskaper, og deres samarbeidspartnere, i å foreta bestemte økonomiske aktiviteter. EU har også en lignende sanksjonsordning. I tillegg forbyr antiboikottlovene generelt sett amerikanske selskaper og disses datterselskaper i å samarbeide med internasjonale boikotter som amerikanske myndigheter ikke godkjenner, og enhver forespørsel om å delta i en boikott må rapporteres til USAs myndigheter. Andre land kan også ha lover som forbyr deltakelse i boikotter av spesifikke land. Hvis du har spørsmål om sanksjoner eller anti-boikottlover, eller føler at det kan være en konflikt mellom lovene i to land eller selskapets retningslinjer, kan du søke råd fra et medlem av juridisk avdeling. 20

26 04 VÅRE AKSJEEIERE STOLER PÅ OSS

27 04 VÅRE AKSJEEIERE STOLER PÅ OSS Interessekonflikter Vi har ansvar for å handle i selskapets beste interesse. For å kunne utføre våre plikter fritt for påvirkning eller svekkelse må vi være oppmerksomme på enhver situasjon som kan skape en interessekonflikt. En "interessekonflikt" oppstår når din lojalitet til selskapet er truet av en faktisk eller potensiell fordel eller påvirkning fra en utvendig kilde. Vi må alle være oppmerksomme på potensielle faktorer som kan påvirke, eller virke som om de påvirker, vår lojalitet til selskapet, og unngå dem når det er mulig. Hvis det skulle oppstå en interessekonflikt, eller synes å oppstå en interessekonflikt, må du melde fra til din overordnede om dette øyeblikkelig. Enhver potensiell konflikt som omfatter en underdirektør, daglig leder eller medlem av toppledelsen, må godkjennes av vår juridiske rådgiver. På denne måten kan situasjonen gjennomgås, rettes til de riktige kanaler og dokumenteres skikkelig dersom de godkjennes. Det ikke er mulig å beskrive enhver interessekonflikt, men enkelte situasjoner som kan føre til en interessekonflikt omfatter: Gjøre forretninger med familiemedlemmer. Ha økonomiske interesser i andre selskap som vi gjør forretninger med. Styre en forretningsmulighet fra vårt selskap til et annet selskap. Å starte i en ekstra jobb. Drive egen bedrift. Fungere som direktør i en annen bedrift. Være leder i enkelte organisasjoner. Akseptere eller tilby gaver eller underholdning i bestemte situasjoner. Noen av de vanligste situasjonene som kan innebære interessekonflikter er utdypet ovenfor. Hvis du har spørsmål som gjelder en mulig interessekonflikt kan du ta kontakt med et medlem av juridisk avdeling. 22

28 Forretninger med familie + venner Når et personlig eller familiært forhold finnes mellom ansatte, spesielt når det er et rapporteringsforhold mellom dem, kan det oppfattes som om den ene ansatte får spesialbehandling eller favoriseres. Et "familiemedlem" betyr din ektefelle eller livspartner, barn, søsken, foreldre, besteforeldre, barnebarn, steforeldre, stebarn, formyndere eller andre nære familiemedlemmer eller medlemmer av svigerfamilie. Ingen familiemedlemmer bør plasseres i en posisjon der han eller hun har direkte rapportering til, eller beslutningsmyndighet over, et annet familiemedlem inkludert anbefalinger om ansettelse eller faktisk ansettelsesansvar. Selv om vi oppfordrer deg til å anbefale kandidater til ledige stillinger fraråder vi ansettelsesforhold som kan se upassende ut etter utilbørlig påvirkning eller favorisering. Husk at det er viktig å unngå selv tilsynelatende partiskhet. Økonomiske interesser En interessekonflikt kan også oppstå hvis du, et familiemedlem eller nær venn har en personlig interesse eller betydelig økonomisk interesse i en leverandør, potensiell leverandør, kunde eller konkurrent. Hvis du befinner deg i denne situasjonen må du ikke bruke stillingen din til å påvirke en transaksjon eller forhandlinger på noen som helst måte. Før du gjør forretninger på vegne av selskapet, med en organisasjon hvor et familiemedlem arbeider eller har betydelige økonomiske interesser, må du melde fra til din overordnede umiddelbart og innhente dokumentert godkjenning. To tester bestemmer om en "betydelig økonomisk interesse" eksisterer: SP som vårt selskap vurderer å inngå en leverandøravtale med, og jeg vet at kontrakten ville være til stor hjelp for min brors selskap. Er det noe jeg kan gjøre for å hjelpe min bror til å vinne kontrakten? Min bror eier en bedrift SV etisk av deg å prøve å påvirke valget av leverandør. Hvis du ikke allerede er involvert i avgjørelsen, må du ikke blande deg inn. På den annen side, hvis din rolle i selskapet omfatter innkjøpsbeslutninger og du kan bli innblandet i din brors bud, må du kontakte din overordnede umiddelbart slik at selskapet kan sørge for åpenhet og rettferdighet. Så lenge du rapporterer i god tro så snart du blir klar over det potensielle problemet, vil du ikke bli utsatt for negative konsekvenser. Nei, fordi det ikke vil være Du eller et familiemedlem eier over 5 % av aksjene i et selskap, eller har myndighet over avgjørelsene som tas av det selskapet, eller Investeringen representerer over 5 % av din, eller et medlem av din nærmeste families, totalformue. Forretningsmuligheter Vi har alle en plikt til å sette selskapets interesser foran våre egne når vi arbeider for selskapet. Dette betyr at vi aldri må gripe muligheter for oss selv eller til fordel for familie og venner som oppdages via våre kontakter hos selskapet, uten tillatelse på forhånd fra juridisk rådgiver eller administrerende direktør. 23

29 Eksternt arbeid + styremedlemskap Ekstrajobber eller deltakelse i et annet styre kan skape en interessekonflikt. Vi må alltid tenke nøye over slike forhold og aldri delta i aktiviteter utenfor arbeidstid som virker inn på eller som potensielt kan virke inn på vår evne til å utføre arbeidet for selskapet. Dette omfatter arbeid som kan skape konkurranse med vårt selskap, eller gi hjelp til våre konkurrenter eller andre parter som vi gjør forretninger med. Ekstrajobber må aldri utføres i vårt selskaps arbeidstid og må ikke omfatte bruk av våre varer eller utstyr. SP selskapets reklameplakater og er svært flink med verktøy. Er det i orden for John å arbeide deltid som altmuligmann? John arbeider jevnlig på Diskuter planer om ekstrajobb eller styremedlemskap med din overordnede før du starter, for å bekrefte at det ikke strider imot våre interesser. Du kan også ta kontakt med personalavdelingen for mer informasjon om våre retningslinjer som gjelder for din avdeling eller plassering når det gjelder ekstrajobb. Underdirektører + styremedlemmer Underdirektører og styremedlemmer har plikt til å rapportere forslag om "transaksjoner med nærstående parter" til juridisk rådgiver for godkjenning før en slik transaksjon kan gjennomføres. I noen tilfeller kan det også være nødvendig med godkjenning fra revisjonskomitéen i styret på forhånd. Lån fra vårt selskap til underdirektører og styremedlemmer er ikke tillatt ifølge reglementet. Transaksjoner med nærstående parter kan være komplisert og kan kreve at det blir oppgitt, jfr. reglene fra USAs Securities and Exchange Commission. Du finner flere opplysninger i vår Retningslinjer for transaksjoner med nærstående parter. SV selskapets tid, materialer (som verktøy) eller andre ressurser, står han fritt til å skaffe seg andre inntektskilder så lenge disse mulighetene ikke er i konkurranse med selskapet. John bør først fortelle om sine planer til sin overordnede for å sikre at det ikke finnes en konflikt med selskapet. Så lenge John ikke bruker Våre styremedlemmer som ikke er ansatte og disses familiemedlemmer kan ha betydelige økonomiske interesser i, eller være i samarbeid med, leverandører, kunder, konkurrenter og tredjeparter som vi har forretninger med eller muligheter for forretninger med. Siden disse ikke er våre ansatte, finnes det i dette reglementet bestemte unntak fra våre retningslinjer om interessekonflikter for våre styremedlemmer som ikke er ansatte. Underdirektører og styremedlemmer med spørsmål eller bekymringer når det gjelder mulige interessekonflikter eller transaksjoner med nærstående medlemmer kan kontakte juridisk rådgiver. 24

30 Forretningsgester gaver, underholdning, gjestfrihet Vi er opptatt av å behandle alle personer og firmaer vi gjør forretninger med på en rimelig og upartisk måte. Misforståelser kan vanligvis unngås ved atferd som gjør det klart at vårt selskap gjør forretninger på et etisk grunnlag og ikke vil søke eller ta spesielle hensyn. Våre ansatte må derfor ikke gi eller motta gaver, underholdning eller bonuser som kan påvirke eller synes å påvirke forretningsbeslutninger. "Gaver" er vanligvis varer og tjenester, men kan defineres som hva som helst av verdi. "Underholdning" omfatter hendelser der både personen som gir og personen som mottar deltar, for eksempel måltider eller sportsarrangementer. Bortsett fra godkjente hendelser som selskapet arrangerer, kan vi gi eller motta gaver eller underholdning kun hvis de oppfyller alle av følgende kriterier: Det er i sammenheng med et legitimt forretningsformål. Det er ikke penger eller tilsvarende. Det er ikke begrenset eller forbudt av kontrakt eller lov. En representant for giverens selskap er til stede når det er snakk om underholdning. Det er passende i henhold til giveren og mottakerens posisjon. SP vedlikeholde selskapets nettside og en av hennes markedsføringspartnere fra et annet selskap har sendt henne et lite smykke. De to har arbeidet sammen i nesten ett år og partnerens representant vil vise henne sin takknemlighet. Hvordan bør Raquel gå fram? Raquel hjelper med å SV gaven og ta kontakt med sin overordnede for råd hvis hun trenger hjelp med å håndtere situasjonen på en høflig måte. Gaven kan bli oppfattet som overdådig og kan påvirke en nåværende eller fremtidig forretningsavgjørelse. Raquel bør antakelig avslå Det vil ikke sette mottakeren i forlegenhet. Det er uoppfordret. Hvis du gir gaver eller underholdning må du sjekke at det som gis er i samsvar med mottakerens forretningsmessige retningslinjer. Det er viktig å være sikker på dette før man gir gaver eller underholdning. For ytterligere råd som gjelder forretningsgester kan du se retningslinjene som gjelder for din avdeling eller plassering, eller kontakte din overordnede eller lokale complianceansvarlig. Vennligst vær klar over at reglene som styrer tilbud om eller gaver eller underholdning til myndighetsrepresentanter er strengere enn de som styrer vår interaksjon med andre forretningspartnere. Hvis du har spørsmål om å tilby eller gi gaver eller underholdning til myndighetsrepresentanter kan du kontakte juridisk avdeling. 25

31 Antikorrupsjon Selskapet aksepterer ikke bestikkelser. Vi vil heller gå glipp av forretninger, eller stå overfor forsinkelser, enn å delta i ulovlig aktivitet. Vi vil aldri bestikke noen tredjepart, verken offentlig eller privat, verken direkte eller indirekte (for eksempel via en agent). Vi har tro på å skaffe oss forretninger gjennom kvaliteten på våre produkter og tjenester, aldri via bestikkelser. Vi overholder alle internasjonale lover, avtaler og forskrifter som forbyr bestikkelser, inkludert USAs lov om korrupsjonspraksis i utlandet (FCPA) og britisk korrupsjonslov. For å kunne være ansvarlige medlemmer av vårt forretningssamfunn må vi følge disse lovene hvor enn vi gjør forretninger, uavhengig av lokale lover eller skikker. Dette betyr at vi aldri kan tilby, prøve å tilby, autorisere eller love noen type bestikkelser eller provisjon med den hensikt å oppnå eller beholde forretninger eller en utilbørlig fordel. Vi kan heller ikke be om eller akseptere bestikkelser eller provisjoner. En "bestikkelse" er et tilbud om eller en gave av verdi eller fordel som utilbørlig påvirker (eller som kan synes å utilbørlig påvirke) mottakerens handlinger. Bestikkelser kan omfatte penger, gaver, reiser eller andre utgifter, gjestfrihet, lån til under markedspris, rabatter, tjenester, forretnings- eller ansettelsesfordeler, politiske eller veldedige bidrag eller noen form for fordel eller vederlag, direkte eller indirekte. Selskapet forbyr også "tilretteleggende betalinger", som er små betalinger gitt til personer for å skynde frem rutinemessige oppgaver hos myndigheter, som for eksempel å utdele tillatelser. "Provisjon" er retur av en sum som allerede er betalt, eller som forfaller til betaling, som belønning for inngåelse av forretninger. Hvis du arbeider med en myndighetsrepresentant må du være spesielt forsiktig. Hvis du lurer på om personen du har kontakt med kan bli ansett som en myndighetsrepresentant må du ta kontakt med juridisk avdeling med én gang. SP om nødvendig lisens fra myndighetene i et nytt land der selskapet har begynt å etablere seg. Hennes undersøkelser har vist at et par tredjepartsselskaper tilbyr å fremskynde utdeling av lisenser og tillatelser fra myndighetene, og hun intervjuer en representant for det siste selskapet på hennes liste over slike selskaper. I løpet av møtet sier representanten, Raul, at selv om prisene hans muligens er høyere er det ingen som kan skaffe lisensene like raskt som ham. Hvordan bør Marie tolke dette utsagnet? Marie har ansvar for å søke SV Marie. Høyere priser for raskere tjenester kan være et tegn på at Rauls selskap vil utføre en utilbørlig eller ulovlig betaling på vegne av selskapet, noe som ikke må tillates. Marie bør takke Raul, avslutte møtet, rapportere hendelsen til selskapets juridiske avdeling og unngå å engasjere Rauls selskap. Dette utsagnet bør bekymre 26

32 MYNDIGHETSREPRESENTANTER: Ansatte for alle nasjonale, regionale eller lokale myndigheter Valgt representant Leder eller ansatt i et myndighetseid eller myndighetsstyrt selskap EKSEMPEL En tollinspektør, politibetjent, regjeringsmedlem eller regjeringspersonell med ansvar for tildeling av reklamekonsesjon eller tillatelser En ordfører, lovgiver eller rådsmedlem En kringkastingsregulator for myndigheter eller leder i en statseid elektrisitetsleverandør SP i møte med regjeringsmedlemmer i et europeisk land. Under en kaffepause spør en av medlemmene Marcus hvor han kjøpte klokken sin fordi hun tror mannen hennes ville like den. Marcus bestemmer seg for å gi klokken til henne, som en gave til mannen hennes, og sier at det er ment som et tegn på velvilje. Var dette akseptabelt? Markus og hans team er Privatperson som midlertidig tjener offentlig for eller på vegne av et myndighetsorgan Kandidat for politisk verv eller valgt til politisk verv Politisk parti eller partileder En regjeringskonsulent som fungerer under regjeringens myndighet En kandidat for lokale lovgivere Lederen i det lokale partiet Det er også viktig å være klar over at vi ikke kan ansette en tredjepart til å gjøre noe som vi ikke kan gjøre selv på etisk eller lovlig vis. Å engasjere en tredjepart til indirekte å utføre en utilbørlig betaling eller å tilby noen form for fordel er i strid med vårt reglement og antikorrupsjonslov. Vi må sjekke alle tredjeparter nøye, og med grundige prosedyrer, før vi engasjerer dem. SV alvorlig feil. Selv om han hadde gode hensikter, må vi aldri gi noe av verdi til en representant eller ansatt for en regjering. Gaven kan få det til å se ut som om Marcus prøver å skaffe seg urimelige fordeler hos regjeringsmedlemmet. Nei. Marcus har gjort en Anti-korrupsjonslover er komplekse, og konsekvensene av å bryte disse lovene er alvorlige. Derfor bør du unngå all aktivitet som kan tolkes som bestikkelser. For mer informasjon om, eller klargjøring av lovene og retningslinjene som dreier seg om anti-korrupsjon, kan du se retningslinjene som gjelder for din avdeling eller plassering, eller rådføre deg med juridisk avdeling. 27

33 Innsidehandel Når vi arbeider på vegne av selskapet kan vi få kjennskap til relevant upublisert informasjon om selskapet vårt eller andre selskaper. Relevant upublisert informasjon (også kalt "innsideinformasjon") er informasjon om et selskap som ikke er kjent for offentligheten, og som kan påvirke en typisk investors avgjørelse om å kjøpe, selge eller beholde et selskaps verdipapirer. Siden vi er et offentlig selskap er vi underlagt et antall lover som gjelder kjøp og salg av våre aksjer og andre verdipapirer som handles offentlig. Kjøp og salg av verdipapirer i et selskap du innehar relevant upublisert informasjon om er en kriminell handling og forbudt av selskapet uavhengig av din stilling i selskapet. Dette gjelder informasjon om aksjer, utbytte, forestående fusjoner eller overtagelser, rettstvister, forretningsstrategier, endringer i ledelsen, verdipapirer, aksjer, opsjoner eller hvilke som helst sekundære verdipapirer for selskapet eller våre forretningspartnere. Informasjonen er ikke "upublisert" når: Den er korrekt innlevert til USAs Securities and Exchange Commission og offentliggjort Den er publisert i et vidt sirkulert nyhetsmedium Det på annen måte er effektivt offentliggjort til publikum og en rimelig ventetid er omme for å la informasjonen bli absorbert av markedet Hvis du avslører innsideinformasjon til noen som ikke har et forretningsmessig behov, inkludert familie- eller husholdningsmedlemmer, og den personen så kjøper eller selger verdipapirer (eller videreforteller informasjonen til noen andre som gjør dette), kan du være skyldig i "tipsing". Tipsing er et brudd på reglementet vårt og lovene om innsidehandel. Husk at selv om du handler av grunner som ikke gjelder innsideinformasjonen du innehar, kan du likevel være skyldig i innsidehandel. Hvis du har spørsmål om lov om verdipapirer eller innsideinformasjon, må du ikke handle. Kontakt heller vår juridiske rådgiver umiddelbart. Du finner flere opplysninger i våre Retningslinjer for innsidehandel og det tilhørende vedlegget. 28

34 Nøyaktig regnskap All informasjon du arkiverer eller rapporterer på vegne av vårt selskap må gjøres på en nøyaktig og ærlig måte. Alle våre regnskap, som kan omfatte kundekontoer, utgifter og finansutskrifter, må føres med rimelig og passende detalj, til rimelig tid og nøyaktig reflektere våre transaksjoner. Feilaktig eller ufullstendig dokumentasjon av regnskap er en alvorlig lovovertredelse og kan føre til straffeforfølgelse eller oppsigelse. Informasjon som stammer fra vårt regnskap leveres til våre aksjeholdere og lånegivere, i tillegg til myndighetene. Vår bokføring må derfor være i samsvar, ikke bare med våre interne kontrollog opplysningsprosedyrer, men også med generelt aksepterte bokføringsprinsipper og skattekrav, inkludert alle lover og forskrifter. Vår offentlige kommunikasjon og rapportene vi sender inn til myndighetene må inneholde informasjon som er fullstendig, hederlig, nøyaktig, betimelig og forståelig. Våre interne og eksterne revisjonsfunksjoner er til for å hjelpe oss å sikre at våre finansbøker, regnskap og kontoer er nøyaktige. Du må derfor samarbeide med og gi vår regnskapsavdeling, interne revisjonsstab, revisjonskomitéen for styret og uavhengige offentlige revisorer all informasjon som de måtte be om. Vi oppfordrer til åpne kommunikasjonslinjer med revisjonskomitéen i styret, regnskapsførere og revisorer, og oppfordrer deg til å stille spørsmål om ditt ansvar. Vi må selvsagt aldri gjøre forsøk på ulovlig påvirkning, overtaling, bruke tvang, manipulere eller mislede våre uavhengige offentlige regnskapsførere. Hvis du er usikker på hvordan du skal føre en bestemt sak, tror at det er blitt gjort feil ved føring av en transaksjon, eller har andre bekymringer eller klager som gjelder en regnskaps-, revisjons- eller intern regnskapskontrollsak, må du rapportere dette. Du bør rådføre deg med din overordnede, kontrolløren for din forretningsenhet, vår regnskapssjef eller finanssjef, eller du kan sende inn din bekymring til revisjonskomitéen i styret ved å kontakte selskapets Hotline. SP Vivienne er timeansatt og har jobbet fem timer overtid denne uken. Hennes overordnede ba henne imidlertid om å gå hjem en time tidligere hver dag neste uke og føre opp null overtidstimer for denne uken. Den ekstra timen ville være til hjelp med ærend etter arbeidstid neste uke hva bør hun gjøre? SV Vivienne bør gjøre to ting: For det første bør hun ikke gå med på det den overordnede ber om. Hun bør føre opp overtiden nøyaktig og ikke endre timeplanen for neste uke. For det andre bør Vivienne ta kontakt med et annet medlem av ledelsen eller en annen ressurs som er oppgitt i dette reglementet for å rapportere den overordnedes urimelige forespørsel. Vi har alle ansvar for å opprettholde nøyaktig dokumentasjon for selskapet. Det gjelder også for timeføring. 29

35 Dokumentasjonshåndtering, bevaring + destruering Vi har alle et ansvar for å bevare og destruere dokumenter, e-poster og andre håndgripelige informasjonskilder både i elektronisk- og papirformat i henhold til selskapets retningslinjer for bevaring av dokumentasjon, i tillegg til gjeldende lover og forskrifter. Fra tid til annen er vi innblandet i en juridisk situasjon, som for eksempel søksmål, trussel om søksmål, stevning eller etterforskning av myndighetene, som kan kreve at vi bevarer eller gjør noe av vår dokumentasjon tilgjengelig for tredjeparter. I slike tilfeller må du kontakte et medlem av juridisk avdeling før du svarer, slik at du kan få hjelp til å håndtere forespørselen. Effektiv håndtering av denne dokumentasjonen lar oss oppfylle våre forretningsbehov og sikrer at dokumentasjon er tilgjengelig når det er nødvendig. Du må aldri endre, destruere, modifisere eller skjule dokumentasjon som er relevant for en etterforskning eller som på annen måte, faktisk eller tilsynelatende, hindrer, påvirker eller hemmer en offisiell prosess. Du kan finne flere opplysninger i de gjeldende retningslinjene for dokumentasjonshåndtering for din avdeling eller plassering, og du kan rådføre deg med din overordnede hvis du har spørsmål. 30

36 05 VÅRE SAMFUNN GJØR OSS TIL DEM VI ER

37 VÅRE SAMFUNN GJØR 05 OSS TIL DEM VI ER Informasjonsutveksling E-post + direktemeldinger Vi har alle et ansvar for å bruke selskapets nettverk og datasystemer på en etisk og lovlig måte. Selv om sporadisk personlig bruk av disse systemene er tillatt forbeholder selskapet seg retten til å overvåke bruken, unntatt når dette ikke tillates etter lokal lov. Dette omfatter alle data og kommunikasjon som overføres, mottas eller finnes i selskapets e-post eller svartjenester, samt alle elektroniske dokumenter som finnes på selskapets bærbare datamaskiner og andre mobile enheter. Vi må aldri bruke Internett til uautoriserte, ulovlige eller uetiske formål, eller til å laste ned seksuelt eller seksuelt ladet materiale. Vi må også være forsiktige når vi skriver e-poster eller sender direktemeldinger, og huske på at elektroniske meldinger kan endres og videresendes uten vårt samtykke. Du kan finne flere opplysninger i retningslinjene som gjelder for din avdeling eller plassering. Besvare media + analytikere Vårt selskap har bestemte ansatte til å besvare forespørsler fra media, analytikere eller andre tredjeparter. Media kan omfatte nyhets-, trykte mediers, fjernsyns- eller radioreportere, samt publikasjoner som kun finnes på Internett, som for eksempel blogger. Kun disse utpekte ansatte kan diskutere vårt selskap med media, verdipapiranalytikere og/eller investorer, eller svare på forespørsler om vårt selskap fra andre tredjeparter. Hvis din jobb ikke krever slik kommunikasjon må du ikke svare på eller kommentere slike forespørsler. Alle forespørsler fra utsiden som gjelder økonomisk eller annen konfidensiell informasjon om vårt selskap må henvises til avdelingen for investorrelasjoner. Alle medieforespørsler som gjelder vårt selskap må henvises til avdelingen for selskapskommunikasjon eller det lokale kommunikasjonspersonellet. 32

38 Respons på revisjoner + interne/eksterne etterforskninger Vi er forpliktet til å overholde alle typer lovlige revisjoner, inspeksjoner og etterforskninger, inkludert de som utføres av myndighetene. Vi vil gi etterforskerne den informasjonen de har krav på, og raskt treffe tiltak for å bevare dokumenter som er relevante for slik etterforskning. Hvis du blir kontaktet av noen utenfor selskapet med hensyn til en revisjon, inspeksjon eller etterforskning, må du henvise saken til juridisk rådgiver umiddelbart. Vårt ansvar overfor vårt publikum Publikum stoler på at vi leverer produkter og tjenester av høy kvalitet, og selskapets suksess avhenger av vårt engasjement for å opprettholde denne tilliten. I tillegg har vi som innehaver av kringkastingslisens plikt til å tjene offentlighetens interesse. Vi bestreber derfor å levere programmer som er lydhøre for lokalsamfunnet. Selskapets sosiale ansvar Som et ledende globalt medieselskap mener vi at vi har en forpliktelse til å ta opp kritiske saker som påvirker samfunnet vi tjener. iheartmedia Communities, varemerket til vårt selskaps samfunnsengasjement, fungerer for å forbedre nabolag i USA og andre steder i verden, når det gjelder områder som familie, helse, utdanning, leseferdighet, musikk og kunst. Vi oppfordrer alle teammedlemmer i selskapet til å involvere seg i sine lokalsamfunn. For flere opplysninger om disse initiativene kan du snakke med din overordnede og gå til delen "iheartmedia Communities" på vår nettside. 33

39 Respekt for menneskerettigheter + arbeidsmiljølov Som del av vårt engasjement innen sosial- og samfunnsansvar overholder vi individuelle menneskerettigheter i all vår drift og forventer det samme fra alle våre forretningspartnere. Vi gir rimelig arbeidstid og lønn til de som arbeider på våre vegne. Selskapet har også nulltoleranse når det gjelder bruk av barne- eller tvunget arbeid eller menneskehandel. Vi vil ikke forsettlig gjøre forretninger med underleverandører, forretningspartnere eller leverandører som bryter med denne praksisen. Miljøvern Vårt selskap har også forpliktet til å utføre vårt arbeid på måter som verner om og fremmer et rent, sikkert og sunt miljø. Dette innebærer streng overholdelse av den gjeldende miljølovgivningens bokstav og ånd, samt den offentlige politikken den representerer Konsekvensene av manglende overholdelse av miljølovgivning og -politikk kan være alvorlige. Vårt selskap, samt individer, kan holdes ansvarlig for kostnadene ved rengjøring av forurensninger og også straffeforfølges. Du må gjøre alt du kan for å hindre at det oppstår brudd og rapportere disse til din overordnede, et medlem av juridisk avdeling eller direktøren for risikohåndtering. Health & Education Deltakelse i samfunnsnyttige formål Selskapet oppmuntrer deg til å delta i samfunnet og i veldedighetsaktiviteter og saker du er opptatt av i lokalsamfunnet. Du må imidlertid ikke prøve å verve eller engasjere kollegaer på selskapets lokaliteter på vegne av dine personlige veldedighetsaktiviteter og saker. Du må heller ikke bruke selskapets eiendom, fasiliteter, tid eller penger til personlige veldedige aktiviteter eller saker. Du oppfordres til å delta i veldedige aktiviteter og saker som selskapet sponser. Wellness Social & usic & MLiteracy Impact A rt 34

40 Politiske bidrag Selskapets politiske aktivitet Lover i de fleste land har strenge grenser når det gjelder politiske bidrag fra selskaper til politikere, politiske partier eller kandidater til politiske verv. Du må ikke delta i direkte eller indirekte politiske bidrag eller utgifter på vegne av vårt selskap hvis du ikke har fått tillatelse fra juridisk avdeling. Dette omfatter bidrag til kandidater, personer i politiske verv, politiske partier og andre politiske ledere eller komitéer. Bidrag kan omfatte alt av verdi, som å kjøpe billetter til et politisk pengeinnsamlingsarrangement, gi varer eller tjenester til et politisk valgarrangement eller betale for valgreklame. Politisk handlingskomité I enkelte amerikanske stater og lokale jurisdiksjoner, kan selskapet donere til statlige og lokale kandidater og partikomitéer. Amerikansk lov forbyr imidlertid vårt selskap i å gi politiske bidrag til føderale kandidater. Vårt selskap sponser iheartmedia, Inc. - Clear Channel Outdoor Political Action Committee ("iheartmedia, Inc. - Clear Channel Outdoor PAC"), som bestemte ansatte kan gi friville bidrag til for å støtte kandidater til føderale verv i USA. For spørsmål som gjelder iheartmedia, Inc. - Clear Channel Outdoor PAC, kan du kontakte Government Affairs-kontoret i Washington, D.C. 35

41 Personlig politisk aktivitet Selskapet oppfordrer deg til å engasjere deg i politikken og støtte de politiske kandidatene og partiene du ønsker. Du må imidlertid gjøre dette med dine egne ressurser. Du må ikke bruke selskapets eiendom, fasiliteter, tid eller penger til personlige politiske aktiviteter. Du må aldri hevde eller insinuere at du fungerer på vegne av vårt selskap når du bidrar personlig i politikken. Fra tid til annen krever loven at vårt selskap skal oppgi den personlige politiske aktiviteten og/eller politiske pengebruken til bestemte ansatte og direktører, samt den personlige politiske pengebruken til disses familiemedlemmer som bor i samme husholdning. I slike tilfeller er det den individuelle ansattes eller direktørs ansvar å svare på informasjonsforespørsler innen rimelig tid og på en nøyaktig måte. Informasjonen som samles inn vil være konfidensiell og brukes kun til påkrevde rapporteringsformål. Hvis du har spørsmål eller bekymringer om disse rapporteringskravene kan du rådføre deg med juridisk avdeling, din avdelings kontor for offentlige anliggender eller myndighetssaker, eller complianceansvarlig for ditt sted. Lobbyvirksomhet Det er viktig å være klar over at lobbyvirksomhet er underlagt bestemte regler og kan kreve at ansatte som deltar i slik virksomhet registrerer og avslører sin aktivitet. Begrepet "lobbyvirksomhet" dekker mange typer aktiviteter. Det kan hende du deltar i lobbyvirksomhet hvis arbeidet ditt omfatter: SP noen av kollegaene mine i selskapet har jeg funnet ut at noen av dem deler mange av de politiske meningene som jeg har. Jeg har også nylig involvert meg i en lokal kampanje for å vedta en bestemt lov i vår region. Kan jeg bruke min e-postadresse hos selskapet til å dele informasjon om kampanjen med mine kollegaer, som jeg er sikker på ikke vil ha noe imot det? Etter at jeg har blitt kjent med SV å bruke selskapets ressurser til personlig politisk engasjement. Selskapet respekterer alles rett til å utøve vår lovlige frihet utenom arbeidstiden, men det er vårt ansvar å holde disse aktivitetene og jobben vår fraskilt. Nei. Det er aldri akseptabelt Kontakt med lovgivere, regulatorer, den utøvende makt eller tjenestepersonell på ministernivå eller deres stab Kommunikasjon med, eller salg av markedsføring til, myndighetsrepresentanter eller -ansatte Forsøk på å påvirke lovgivende- eller administrativ handling Gi gaver eller underholdning til myndighetsrepresentanter eller -ansatte Alle spørsmål som dreier seg om lobbyvirksomhet må rettes til juridisk avdeling, din avdelings kontor for offentlige anliggender eller myndighetssaker, eller complianceansvarlig for ditt sted. 36

42 UNNTAK + AVVIK Alle forespørsler om avvik fra dette reglementet må sendes inn skriftlig til juridisk rådgiver som har myndighet til å bestemme om forespørselen skal godkjennes. Likevel må ethvert avvik fra dette reglementet for et styremedlem eller underdirektør godkjennes av styret eller dets utpekte komité, og vil umiddelbart bli utlevert i den grad det kreves av lov eller forskrifter. 37