Trykte vedlegg: 1. Revisjonsberetning for Nord-Fron kommune 2. Årsrapport for Geodatasamarbeidet i Midt-Gudbrandsdal

Transkript

1 Representantskapssak 10/18 SAK 01/18 Geodatasamarbeidet i Midt-Gudbrandsdal 2017 Rekneskap og årsrapport for Trykte vedlegg: 1. Revisjonsberetning for Nord-Fron kommune 2. Årsrapport for Geodatasamarbeidet i Midt-Gudbrandsdal Bakgrunn for saka: Geodatasamarbeidet i Midt-Gudbrandsdal er ei interkommunal ordning som har eksistert sidan Nord-Fron er vertskommune og administrasjonssjefen er administrativ leiar for ordninga. Samarbeidskommunane er ansvarlege for økonomisk tilskot til ordninga. Kostnadsfordelinga som har vore brukt sidan starten på samarbeidet i 2005 baserer seg på at halvparten blir fordelt likt, medan andre halvparten blir fordelt etter folketal (justert pr ). Ein har da ei slik fordeling av kostnadane: Nord-Fron 38.1% Sør-Fron 28.4% Ringebu 33.5% Geodatasamarbeidet 2017 nettokostnader: Lønnskostnader Abonnement Mat og servering Telefon Kursutgifter Skyss og kostutgifter Husleige og adm Nord-Fron kommune IKT-utstyr Vedlikehald Konsulenttenester Investeringar Refundert Kartverket Refundert frå MGR og MGB Sum Ringebu Sør-Fron Nord-Fron Budsjett Kommentarar til utgifter for 2017: Utgiftene er totalt noko høgare enn i I all hovudsak skuldast dette auka vedlikehaldskostnader på Komtek pga investeringar med påfølgjande auka vedlikehaldskostnader. Mindreforbruket i forhold til budsjett skuldast i hovudsak mindre

2 kursutgifter, mindre vedlikehaldskostnader grunna investeringar som ikkje blei gjennomført, refusjon frå Kartverket og investeringar som blei utsett til Rådmannsleiinga si vurdering: Geodatasamarbeidet sin rekneskap integrert i Nord-Fron kommune sin rekneskap. Nord-Fron kommune sin rekneskap vart godkjent av kommunestyret i Nord-Fron kommune i møte Administrasjonssjefen legg saka fram for representantskapet for Geodatasamarbeidet i Midt- Gudbrandsdal med slik innstilling: INNSTILLING: 1. Representantskapet for Geodatasamarbeidet i Midt-Gudbrandsdal viser til at rekneskap for samarbeidet er godkjend av kommunestyret i Nord-Fron kommune i møte med slik fordeling av kostnadane: Ringebu kommune kr , Sør-Fron kommune kr og Nord-Fron kommune kr Representantskapet godkjenner rekneskapet. 2. Representantskapet tar årsrapporten for Geodatasamarbeidet i Midt-Gudbrandsdalen til orientering.

3 Vedlegg 1

4

5 Vedlegg 2 ARSMELDING GEODATASAMARBEIDET I MIDT- GUDBRANDSDAL 2017 side 1

6 1 Innhold 1.1 Organisering Fagråd og koordineringsgruppe Personell Fordeling økonomi Arbeid i Generelt Sentral FKB Planforvaltning Kommunale kart på Internett Gisline Analysebestilling Samarbeid med andre interkommunale ordningar Øvrig drift Vedlikehaldskostnader Investeringar KOMTEK SMS-varsling MinEiendom Sentral FKB Brukarar Faggrupper Kurs... 6 side 2

7 1.1 Organisering Geodatasamarbeidet sitt høgaste organ er representantskapet for kommunane Ringebu, Sør- og Nord-Fron Fagråd og koordineringsgruppe Fagråd: Jon Helge Silli og Fridtjov Valde Janson, Ringebu kommune Konrad Trettengen, Sør-Fron kommune Øyvind Pedersen, Nord-Fron kommune Avklaringar i hovudsak pr e-post og telefon. Koordineringsgruppe: Ringebu kommune: Jostein Gårderløkken, Jon Helge Silli og Fridtjov Valde Jansson Sør-Fron kommune: Konrad Trettengen og Klara Elise Holen Stensli Nord-Fron kommune: Egil Tofte, Øyvind Pedersen og Gøran Randstad Midt-Gudbrandsdal Landbrukskontor: Ragnhild Sperstad Koordineringsgruppa hadde to møte i Personell Svein Jetlund er GIS-koordinator for samarbeidet. Nord-Fron er arbeidsgjevar. Stillingsressurs for samarbeidet for 2017 har vore 80 %, men med 100 % stillingsheimel. Stillinga skal gjennom samarbeidet dekke oppgåver for alle tre kommunar og ha kontorplassering etter behov Fordeling økonomi Sidan starten på samarbeidet i 2004/2005 har det vore arbeidd etter ei fordeling av kostnader som er basert på at halvparten av dei samla kostnadane er fordelt likt, medan den andre halvparten er fordelt etter folketal (sist justert pr ). Ein har ei slik fordeling: Ringebu 33.5% Sør-Fron 28.4% Nord-Fron 38.1% 1.2 Arbeid i Generelt Det er stort etterslep på oppgåver som må løysast. Dette gjeld m.a. kvalitetsheving av Matrikkelen og Komtek, Plandialog (innbyggardialog for arealplanar), kompetanseheving, strukturering og rydding på filserver og diverse tilrettelegging av data. Det er også ønskjeleg å få gjennomført ei politikaropplæring (kommunestyre/planutval) i tema kommunale kartdata og kart på Internett Sentral FKB I juni 2017 gjekk kommunane over til sentral forvaltning av FKB. FKB (felles kartbase) er ei samling av dei mest sentrale kartdataa (grunnkart). Desse blir forvalta gjennom eit spleiselag mellom kommunane, staten, energiverka og Telenor. Døme på datasett er eigedomsgrenser, bygningar og vegar. Kommunane er den klart største parten i FKB. side 3

8 Til nå har dei kommunale datasetta vore lagra i kommunane og vore sendt inn til Kartverket, normalt to gonger i året. Dette betyr at t.d. kart på Internett berre har vore oppdatert to gonger i året. Med sentral forvaltning ligg dataa hos Kartverket. Dette betyr at oppdaterte data er tilgjengelege for alle. Kommunane forvaltar fortsatt dataa. Overgangen til sentral forvaltning gjekk greitt og utan store problem Planforvaltning Alle tre kommunane har så godt som alle reguleringsplanane i digital form og tilgjengelege for publikum på Internett. Dette er ei prioritert arbeidsoppgåve i samarbeidet. Det er relativt ressurskrevjande å halde planbasane oppdatert. GIS-koordinatoren har stått for ajourhald av planbasane til Nord-Fron. Sør-Fron og Ringebu har kompetanse i eigen organisasjon. Nord-Fron er i gang med å få på plass ressursar og kompetanse til ajourhald av sine planbaser. Planinnsyn er ein webportal der saksbehandlarar og publikum kan hente informasjon om planane ved at ein får innsyn i plankartet og planregisteret. Løysinga kan integrerast med kommunane sitt sak-/arkivsystem gjennom Plandialog. Plandialog er foreløpig på plass berre i Sør-Fron, men både Nord-Fron og Ringebu har bestilt installasjon. I samband med overgangen til sentral FKB, starta også samarbeidet med geosynkronisering av plandata. Dette vil si at kommunale planar kvar natt blir synkronisert over til Kartverket sin server. Kartverket og andre statlege etatar har dermed tilgang til dei same plandataa som kommunane. Dette er verdifult i samband med t.d. høringar av planar. Samarbeidet fekk kr i tilskott frå Kartverket til dette arbeidet Kommunale kart på Internett Samarbeidet nyttar Kommunekart.com for publisering av kommunale kartdata. Dette er Norkart sin løysning for kommunale kart på Internett. Kommunane kan her presentere kommunale data, arealplaner og eigne temadata, som t.d. skulekrinsar og friluftslivsruter. Det er link frå Kommunekart til PlanInnsyn. Samarbeidet prioriterer å ha oppdaterte kart på Internett. Karta er også tilgjengelege på appen Kommunekart Gisline Analysebestilling På oppdrag frå Geodatasamarbeidet i Midt-Gudbrandsdal, GIS på Hedemarken (GIS-samarbeidet i Hamar, Løten, Stange og Ringsaker), NØGIS (GIS-samarbeidet i Nord-Østerdal) og Kartverket har Norkart utvikla ei analyseplattform for temadata. Dette er i første omgang tenkt brukt for kommunal sakshandsaming ved at t.d. byggesakshandsamarane på ein enkel måte kan få oversikt over temadata knytt til ein byggesak (miljøverdiar, kulturminne, flaum- og skredfare, støy mm). Systemet er foreløpig ikkje tatt fullt ut i bruk i samarbeidet. Dette pga av at layout, brukargrensesnitt og bakgrunnskart ikkje har vore ferdig, men alt ligg til rette for at det vil bli tatt i bruk i løpet av Samarbeid med andre interkommunale ordningar. Midt-Gudbrandsdal brannvesen og Midt-Gudbrandsdal renovasjonsselskap er brukarar av løysningar som driftast av geodatasamarbeidet, spesielt KOMTEK. Begge har vorte meir profesjonelle i bruken side 4

9 av Komtek dei siste åra og nye modular forenklar drifta samtidig som tenestene blir meir publikumsvenlege. Samarbeidet med Midt-Gudbrandsdal landbrukskontor er godt. Vinteren 2017 kjøpte MGL og Nord- Fron landbrukskontor inn nye PC-ar for feltbruk. Pga problem med grensesnittet mot Gisline blei overgangen til nye PC-ar svært arbeidskrevjande. PC-ane er nå i bruk og fungerer godt Øvrig drift Når det gjeld den daglege drifta av programsystema, servarar osv., har dette stort sett gått greitt i Hovudsakleg pga samanslåinga av trøndelagsfylka ved nyttår har Norkart hatt store problem med å oppdatere Gisline til å takle nye føresetnader. Dette har også medført problem for oss i Midt-Gudbrandsdalen. Spesielt fagområdet oppmålingsforretning har vore hardt ramma. Pr april 2018 er problema enda ikkje løyst. Serverane er plassert hos og drifta av IKT-avdelinga i Nord-Fron. Samarbeidet om dette fungerer særs godt. IKT-avdelinga i Nord-Fron kommune er både dyktige og servicevenlege. 1.3 Vedlikehaldskostnader Grunnlaget for vedlikehaldskostnadane for programsystema som samarbeidet nyttar, blir justert årleg etter konsumprisindeksen. For samarbeid er det ei rabattert ordning for vedlikehaldskostnadane (25% i forhold til einskildkommunar). Ved kjøp av ein programlisens er denne til fri bruk i heile organisasjonen. Eventuelt programkjøp i løpet av året vil påverke vedlikehaldskostnadane avhengig av kva tid på året innkjøpet er gjennomført. Lisenskostnadane omfattar alle brukarar av systema, inkl. brukarar frå andre interkommunale ordningar som MGL, MGB og MGR. Jf representantskapsmøtet 28. okt skal direktekostnader for MGR og MGB førast på desse. Dette er innarbeidd for Utgiftene er lagt inn i rekneskapet, og Nord-Fron har fakturert Ringebu og Sør-Fron for sin del, sjå egen sak om rekneskap. 1.4 Investeringar I 2017 blei det investert i to nye modular i Komtek, SMS-varsling og MinEiendom. I tillegg medførte overgangen til sentral FKB behov for investeringar i nye lisensar KOMTEK SMS-varsling Komtek-SMS-varsling gir kommunane moglegheit for å varsle innbyggarane om forhold relatert til Komtek. T.d. kan varsel om feiing sendast pr SMS i staden for lapp i postkassa MinEiendom Komtek MinEiendom gir innbyggarane moglegheit for å sjå info om eigedomen og grunnlagsdata for kommunale avgifter knytt til eigedomen sin. Alle tre kommunane har link til MinEiendom frå heimesidene (sjølv om det ikkje alltid er like enkelt å finne). Pålogging via BankID, MinID o.l. side 5

10 1.4.3 Sentral FKB Som det gjekk fram av saksdokumenta til budsjettet for 2017 så skulle alle kommunane over på sentral drift av FKB i løpet av 2017 (jf omtale over). I budsjettet for 2017 var det budsjettert med kr ,- til investeringar pluss konsulenttenester på om lag kr ,-. I løpet av våren 2017 viste det seg at kostnadane blei ein del høgare. Samarbeidet løyste dette gjennom omdisponeringar innanfor budsjettet ved at investeringa i ArcGis blei flytta til Kartverket gir kvar kommune kr ,- i støtte i tre år i samband med overgangen til sentral FKB. 1.5 Brukarar Mange av innsynsbrukarane (dei som ikkje gjer endringar i kartdata) har gått over til å bruke webklienten Kommunekart Proff i staden for GISLINE i løpet av dei to siste åra. Talet på brukarar er om lag 40 i Gisline/Komtek, men langt fleir i Kommunekart Proff. Det er eit mål at fleir fagområde i kommunen tar i bruk Kommunekart aktivt. 1.6 Faggrupper Faggrupper er meint å vere ein treffstad for personar som i hovudsak har same arbeidsoppgåver innafor Gisline/Komtek i dei tre kommunane. Målet er erfaringsutveksling både innan fag og i bruk av Gisline/Komtek. Pr. i dag er plangruppa, matrikkelgruppa, vva-gruppa, samferdselsgruppa og KOMTEK-gruppa i drift. Det er svært viktig for utviklinga av samarbeidet at desse gruppene er aktive og kan kome med innspel for vidare arbeid framover. Tett samarbeid innanfor fagområda mellom dei tre kommunane aukar kvaliteten på det som blir produsert og gir betre service til publikum. 1.7 Kurs Hausten 2017 blei det gjennomført internt kurs i Gisline arealplan. Ut over dette blei det ikkje arrangert kurs i Det har også vore deltakarar på brukarmøte både for GISLINE - og KOMTEKsystema og på Geomatikkdagane. Vinstra 20. april 2018 Svein Jetlund Geodatasamarbeidet i Midt-Gudbrandsdal side 6