ANLEGGSBIDRAGSMODELLEN PROSEDYREBESKRIVELSE

Transkript

1 ANLEGGSBIDRAGSMODELLEN PROSEDYREBESKRIVELSE Veiledning for utbyggere, entreprenører/ leverandører som viser prosessen for etablering og gjennomføring av utbyggingsavtale med bruk av anleggsbidragsmodellen. Saksgang 1 Innledning a. Utbygger finner informasjon om utbyggingsavtaler på kommunens ne sider. b. Utbygger tar kontakt med Eierskapsenheten ved utbyggingsprosjekt hvor det skal bygges offentlig (kommunal) infrastruktur. Anleggsbidragsmodellen omfa er kun samferdsels- og VA-anlegg. c. Eierskapsenheten vurderer om det er aktuelt å lby bruk av anleggsbidragsmodellen eller justeringsmodellen. 2 Forutsetninger for bruk av anleggsbidragsmodellen a. Eierskapsenheten innkaller utbygger og eventuell konsulent/ byggeleder l møte, der disse informeres om hva modellen innebærer og hvordan avtalen skal gjennomføres i praksis. Representanter fra Eierskapsenheten og Kommunalteknikk deltar på vegne av kommunen. b. Kommunen orienterer om de prak ske konsekvensene ved at kommunen trer inn som ltakshaver og kontraktspart i forhold l leverandører av varer og tjenester som det skal kreves mva-kompensasjon/-fradrag for. c. Kommunen må sikre egne interesser på en slik måte at kommunen ikke påføres tap som følger av at kommunen står som ltakshaver og kontraktspart. d. Kommunen forholder seg fortrinnsvis kun l én avtalepart innenfor det enkelte planområde. e. Det skrives referat fra møtet. 3 Administrasjonsgebyr Eierskapsenheten vurderer størrelsen på administrasjonsgebyret i det konkrete lfellet. Gebyret skal dekke kommunens (mer-) arbeid med administrasjon og oppfølging av en slik avtale, samt rentekostnad på forsku ering av merverdiavgi. Kommentar Ved valg av avtalemodell (vanlig utbyggingsavtale, utbyggingsavtale e er anleggsbidragsmodellen eller avtale e er justeringsmodellen), bør utbygger også vurdere lønnsomheten i. kommunens administrasjon av de ulike avtalemodellene. Følgende krav må være oppfylt for at kommunen vil inngå en utbyggingsavtale e er anleggsbidragsmodellen: Det kommunale anlegget kan ikke være påstartet Anskaffelsesreglene må være fulgt Totalentreprise for de offentlige anleggene kan ikke beny es Offentlige areal må være overskjøtet l kommunen (evt annen off. etat) og nødvendige ledningsre gheter må være på plass. Nødvendig sikkerhet må være s lt, jf 4b og 6a Referat skrives av TK Omfang og kompleksitet av planlagt offentlig infrastruktur vil være avgjørende for størrelsen på adm. gebyret.

2 4 Avtale og ikrafttreden a. Eierskapsenheten utarbeider og oversender et konkret avtaleforslag. b. Utbyggingsavtalen trer i kra når begge parter har underskrevet avtalen og nødvendig sikkerhet er s lt. Det vil ikke bli signert kontrakter med leverandører før utbyggingsavtalen er underskrevet av begge parter og sikkerhet/ forsikringer er gi, jf. punkt 6a. 5 Utbyggers plikter a. Utbygger u ører all planlegging, prosjektering, og evt. grunnerverv, samt byggeledelse og gjennomføring/ administrering av entrepriser i forbindelse med prosjektet. Under byggeledelse inngår også oppfølging av anlegget i garan den. b. Utbygger gjennomfører på vegne av kommunen alt prak sk arbeid som innhen ng av lbud, kontrahering av leverandører og klargjøring av kontraktsdokumenter i henhold l Norsk Standard og kommunens egne maler. Alle innkjøp skal gjennomføres i tråd med regelverket om offentlige anskaffelser og kommunens innkjøpsreglement. c. Utbygger oversender l Kommunalteknikk, eventuelt Eierskapsenheten, nødvendig dokumentasjon for å få godkjent konkurransegrunnlag, evaluering og valg av leverandører. De e som følge av at kommunen blir kontraktspart overfor eksterne leverandører. d. Utbygger plikter å bistå kommunen ved en eventuell tvist med leverandører. e. Alle lleggsbes llinger i forhold l inngå kontrakt skal dokumenteres gjennom formell bes lling av ltaket. f. Alle lleggsbes llinger som skal bekostes av andre enn utbygger, skal dessuten dokumenteres gjennom skri lig avtale med bes ller. Dokumentasjon vedlegges faktura. Nødvendig sikkerhet lsvarer kontraktssum(mer) inkl mva og 20 % llegg for uforutse e kostnader. Kommunalteknikk er kontraktspart for entrepriser og byggeledelse (ikke totalentreprise). Eierskapsenheten er kontraktspart for prosjektering.

3 6 Kontrakter ikrafttreden a. Før Trondheim kommune signerer kontrakter med leverandører skal utbyggingsavtalen og alle forhold i utbyggingsavtalen, herunder utbyggers sikkerhetss llelse, være oppfylt og dokumentert. b. Kommunalteknikk oppnevner kontrollør før anleggsstart av entreprise. c. Eierskapsenheten oppnevner representant(er) for å ivareta kommunen sine forpliktelser som formell byggherre i tråd med byggherreforskri en og forskri om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. d. Utbygger oppgir navn på byggeleder senest ved inngåelse av entreprisekontrakt. e. Leverandørens sikkerhet, i henhold l underskrevet kontrakt med Kommunalteknikk, må være s llet og alle avtaler iht byggherreforskri en må foreligge før anleggsstart. 7 Administrasjonsfil Eierskapsenheten oppre er administrasjonsfil der alle relevante opplysninger om prosjektnr., navn, fakturamerking og -flyt og godkjenningsprosedyrer samt aktuelle godkjennere fremgår. 8 Leverandørfaktura a. Leverandørfaktura skal s les l Eierskapsenheten og merkes i henhold l informasjon fra administrasjonsfil, kfr. pkt.7. b. Faktura fra konsulent/ byggeleder sendes l Eierskapsenheten, som vil innhente godkjenning fra byggeleder før utbetaling. c. Faktura fra entreprenør sendes l Eierskapsenheten som vil innhente godkjenning fra byggeleder før utbetaling. d. Dersom utbygger/byggeleder mener det er feil ved faktura, skal de e varsles Eierskapsenheten med kopi l leverandøren. Det legges fram forslag l hvordan den aktuelle saken behandles. e. Det må påregnes minimum 15 dager fra byggeleder har godkjent fakturagrunnlaget og l rik g merket faktura er klar for utbetaling. Eventuelle forsinkelsesrenter dekkes av utbygger. f. Dersom Eierskapsenheten mener det er feil ved faktura skal de e varsles utbygger/byggeleder sammen med forslag l hvordan den aktuelle saken behandles. Utbyggingsavtale og kontrakter med leverandører skal bare gjelde offentlige anlegg. Kostnader for ekstern oppfølging av TK s forpliktelser/ ansvar i henhold l byggherreforskri en og forskri om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, belastes utbygger. Faktura vil ikke bli godkjent før leverandørens sikkerhet er s llet og signerte avtaler iht byggherreforskri en foreligger. Administrasjonsfil sendes l utbygger. NB! Vik g forutsetning for bruk av anleggsbidragsmodellen er at faktura s les l Eierskapsenheten og merkes rik g og spli es iht administrasjonsfil. E-post: Anne Sofie Granmo Jensen

4 9 Rapport a. Utbygger/byggeleder skal, for hver kontrakt, sende månedlige rapporter som redegjør for endringer i kontrakt mht. økonomi og fremdri. b. Den som har få ldelt rollen som Byggherrens representant har ansvar for at det blir sendt månedlige rapporter vedrørende status for SHA l avtalt kontaktperson hos Eierskapsenheten. c. Den som har få ldelt rollen som Byggherrens representant har ansvar for at det blir sendt månedlige rapporter vedrørende status med bakgrunn i forskri om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Rapporten sendes l avtalt kontaktperson hos Eierskapsenheten. 10 Anleggsbidrag a. Eierskapsenheten viderefakturerer fortløpende anleggsbidrag lsvarende ne obeløp på faktura fra leverandør samt avtalt påslag for administrasjon. Utbygger får 15 dg forfall på denne, slik at pengene skal komme inn l kommunen før forfall på leverandørfaktura. Merverdiavgi legges ut av kommunen fram l refusjon fra Staten foreligger. Er faktura mo a for sent l at momskompensasjon innvilges, e erfaktureres avgi en som ordinært anleggsbidrag med adm.påslag. b. Administrasjonsgebyret beregnes av fakturabeløp eks mva. Standard rapporteringsskjema beny es. Eksempel oversendes fra Eierskapsenheten. Rapporter sendes l Eierskapsenheten. Ordinær betalingsfrist fra leverandør på 30 dager må økes l 45 dager. De e tas inn i anbudsbeskrivelse. Utbygger må være obs på kort frist for å unngå tap av momskompensasjon. 11 Merverdiavgift a. I de lfeller kompensasjon/ fradrag for mva ikke innvilges, så står utbygger ansvarlig for å dekke avgi en. Kommunens kostnader ved forsku ering av mva dekkes via administrasjonspåslaget. b. Utbygger bærer risikoen for at anleggsbidragsmodellen med gjennomføring i henhold l avtale, aksepteres brukt av ska e- og avgi smyndighetene.

5 12 Ferdigbefaring - overlevering Ved avslu et anlegg avholdes ferdigbefaring og overlevering fra entreprenør l kommunen. Det skrives protokoll, slik som ved overtakelse av ordinære kommunale anlegg. Tilstede: 13 Avslutning Utbygger og utbyggers byggeleder Konsulent og entreprenør Trondheim bydri Kommunalteknikk m/respek ve fagområder inkl. gatelys a. Når overtakelsesprotokoller for veg og VA foreligger underskrevet fra begge parter, og alle arbeider er gjennomført, overskjø nger er foreta, erklæringer er nglyst, samtlige fakturaer betalt samt at entreprenør erklærer at det ikke foreligger uavklarte krav mot utbygger i forbindelse med kontrakten, frigis utbyggers sikkerhetss llelse (evt deler av denne). b. Utbygger tar kontakt med Eierskapsenheten for å avtale avslutnings-/ evalueringsmøte i forkant av frigivelse av sikkerhetss llelse. Utbygger/entreprenør varsler Trondheim bydri når anlegget (veg og VA) er klart for ferdigbefaring og overlevering. Trondheim bydri kaller inn l befaring. Utbygger sørger for at det skrives rapport og protokoll. Kommunens standardprotokoll(er) for veg og VA beny es. Entreprenørens garan går over i ny fase.