Leie av Grimstad gjestehavn Foto: Jan Skaregrøm

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Leie av Grimstad gjestehavn Foto: Jan Skaregrøm

2 Innholdsfortegnelse: 1. INNLEDNING ADMINISTRATIVE OPPLYSNINGER BESKRIVELSE AV OPPGAVEN DRIFTENS INNHOLD Beskrivelse av anlegget Publikumskontakt Havneavgiften Arbeidsgiveransvar Markedsføring / Media kontakt Rapportering Blått Flagg Renovasjon Renhold / Vedlikehold DRIFTENS OMFANG Gjestehavnsesong Bemanning og arbeidstid Priser/satser Kontraktsperioden Vektertjenester Erfaringstall KRAV TIL LEIETAKER Ansvarlig for driften av Grimstad gjestehavn Medarbeidere LEIETAKERS LOKALITETER, TEKNISK UTSTYR ANNEN AKTIVITET KOMMUNIKASJON MISLIGHOLD TVISTER UTARBEIDELSE AV TILBUD FORBEHOLD OG AVVIK EVALUERINGSKRITERIER MINSTEKRAV KVALIFIKASJONSKRAV TILDELINGSKRITERIER VEKTING FORUTSETNINGER PRISING TILBUDSPRIS OG OPPGJØR TIL EIER LEIE TIL EIER VEDLEGG 1 OMRÅDER FOR INNKREVING AV DØGNLEIE VEDLEGG 2 PROSEDYRE FOR TILTAK MOT LEGIONELLASMITTE PROSEDYRE FOR TILTAK MOT LEGIONELLASMITTE (ARKIVKODE P52) VEDLEGG 3 KONTRAKTSFORMULAR LEIE AV GRIMSTAD GJESTEHAVN s. 2 av 30 Side 2 av 30

3 SPESIELLE KONTRAKTSBETINGELSER ARTIKKEL 1 KONTRAKTEN ARTIKKEL 2 - ANSVAR ARTIKKEL 3 OPPFYLLELSE AV KONTRAKT ARTIKKEL 4 - PRIS ARTIKKEL 5 - BETALING ARTIKKEL 6 - FORCE MAJEURE ARTIKKEL 7 - REKLAMASJON/GARANTI ARTIKKEL 8 - AVVIK-ENDRINGER ARTIKKEL 9 - OPPSIGELSE ARTIKKEL 10 - KONTRAKTSADMINISTRASJON ARTIKKEL 11 - OPSJON ARTIKKEL 12 MISLIGHOLD ARTIKKEL 13 TVISTELØSNINGSORGAN VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON: GJESTEHAVNDRIFTENS INNHOLD BESKRIVELSE AV ANLEGGET PUBLIKUMSKONTAKT HAVNEAVGIFTEN ARBEIDSGIVERANSVAR MARKEDSFØRING / MEDIA KONTAKT RAPPORTERING BLÅTT FLAGG RENOVASJON RENHOLD / VEDLIKEHOLD GJESTEHAVNSESONG BEMANNING OG ARBEIDSTID PRISER IVERKSETTELSE AV OPSJON VEKTERTJENESTER KRAV TIL LEIETAKER LEIETAKERS LOKALITETER, TEKNISK UTSTYR ANNEN AKTIVITET KOMMUNIKASJON VEDLEGG 2 PRIS/BETALINGSPLAN: PRIS LEIE OG OPPGJØR TIL EIER BETALINGSPLAN VEDLEGG 3 KART OVER HAVNEOMRÅDET: VEDLEGG 4 PROSEDYRE FOR TILTAK MOT LEGIONELLASMITTE s. 3 av 30 Side 3 av 30

4 1. Innledning Grimstad kommune skal innhente tilbud på leie av gjestehavnanlegget for sommerdrift av Grimstad gjestehavn i perioden Konkurransen henvender seg til næringsliv og registrerte lag og foreninger som kan tenke seg å drive gjestehavnen i henhold til etterfølgende prinsipper. Nærmere om det rettslige grunnlag for å inngå kontrakt: Denne kontrakt er av oppdragsgiver vurdert å være en tjenestekonsesjonskontrakt. Slike kontrakter er regulert av anskaffelsesloven (LOV nr 73) og forskrift om konsesjonskontrakter (FOR nr 976). Hjemmelsgrunnlag, jf forskrift om konsesjonskontrakter, 1-2: (1) En konsesjonskontrakt er en tjenestekontrakt eller en bygge- og anleggskontrakt der vederlaget består enten utelukkende av retten til å utnytte tjenestene eller bygge- og anleggsarbeidene eller en slik rett sammen med betaling, og der driftsrisikoen er overført fra oppdragsgiveren til leverandøren. (2) Driftsrisikoen knyttet til tjenestene eller bygge- og anleggsarbeidene kan enten gjelde etterspørsels- eller leveringsrisikoen eller begge deler. Driftsrisikoen anses overført når leverandøren under normale driftsforhold ikke er garantert å tjene inn sine investeringer eller få dekket kostnader som påløper i driften. Risikoen som overføres til leverandøren, skal innebære en reell eksponering for svingningene i markedet, slik at det anslåtte potensielle tapet for leverandøren ikke skal være ubetydelig. Unntak for visse tjenestekonsesjonskontrakter, jf forskrift om konsesjonskontrakter, 2-4, litra a: Anskaffelsesloven og forskriften gjelder ikke for konsesjonskontrakter om erverv eller leie av jord, eksisterende bygninger eller annen fast eiendom, eller om rettigheter til slik eiendom. Oppdragsgiver vil derfor gjennomføre en åpen konkurranse med utgangspunkt i grunnleggende og alminnelige prinsipper for åpenhet, likebehandling og forutberegnelighet. Konkurransen kunngjøres i region- og lokalavis. Basert på dette konkurransegrunnlag, og eventuelle forhandlinger, vil avtalen formaliseres i kontrakt. Kontraktformularet er vedlagt som del av konkurransegrunnlaget. 2. Administrative opplysninger Administrative opplysninger i forbindelse med utarbeidelse av tilbud er som følger: Kontaktperson i tilbudsperioden: Adresse for fremsendelse av tilbud: Inger Aaseby Skorstad Telefon: / E-post: insko@grimstad.kommune.no Grimstad kommune, Postboks Grimstad Tilbud skal merkes: Leie av Grimstad gjestehavn, sak 17/8237 s. 4 av 30 Side 4 av 30

5 Endelig frist for fremsendelse av tilbud: Mottatt innen onsdag 28. februar 2018 kl. 12:00 Vedståelsesfrist: Til og med 30. juni 2018 Tilbud skal utarbeides på: Henvisning til kunngjøring: Anbudsåpning: Norsk Grimstad Adressetidende, Agderposten og Grimstad kommunes hjemmeside Det vil bli lukket anbudsåpning som gjennomføres med to offentlige tjenestemenn tilstede. s. 5 av 30 Side 5 av 30

6 3. Beskrivelse av oppgaven Grimstad kommune ønsker tilbud på leie av gjestehavnanlegget for drifting av Grimstad gjestehavn i sommersesongene Sommerdriften er perioden 1. juni 31. august. Kontrakten inngås for sommersesongen 2018 med opsjon på leie i sommersesongene i henholdsvis 2019, 2020 og Prinsippet for kontrakten er at tilbyder gis rett til å leie gjestehavnanlegget, og eier stiller anlegget til leietakers disposisjon mot en leie. Gjestehavnanlegget er fast eiendom og ligger som sådan utenfor avgiftsområdet. Tilbyder skal tilby en pris til eier for leie av anlegget, og drive gjestehavnen i henhold til prinsippene beskrevet i dette konkurransegrunnlaget for egen regning og risiko. 3.1 Driftens innhold Grimstad gjestehavn er blant landets beste gjestehavner. Leietaker skal gjennom sin drift bidra til at gjestehavnens gode renommé i markedet opprettholdes. Leietaker skal ha ansvar for å drive gjestehavna i Grimstad sentrum, samt innkreving av avgift fra fritidsbåter ved andre kommunale brygger iht nærmere spesifisering. Anlegget som inngår i leien er gjestehavnen bestående av servicebygget på Dampskipskaia, flytebryggene langs og i forlengelsen av Dampskipskaia, flytebryggen som går ut fra Smith Petersens brygge samt promenaden langs Smith Petersens brygge og Fiskebrygga. Områder det skal kreves inn havneavgift for er; gjestehavnen, deler av Torskeholmen (kan bli tatt ut i løpet av avtaleperioden), Jernbanebrygga, Kong Harald Vs brygge, Waarums brygge, Gundersholmen og langs promenaden i Saulebukt. Området kan bli justert i avtaleperioden. Kart over området er vedlagt, se vedlegg 1. Det skal ikke fortøyes båter langs Terje Vigen brygge. Denne skal være åpen for tilkomst til septiktømming. Gjestehavnen er for fritidsbåter, og av hensyn til anlegget settes grensen til maks 65 fot. Båter opp mot denne størrelse må allikevel vurderes om de heller skal legges ved andre kaier. Dersom større båter henvises til andre kaier, skal det avklares med kaieier i forkant. Det er markert sikkerhetssone langs landsiden av gjestehavnanlegget. Her skal det ikke fortøyes båter. Forrige leietaker av gjestehavnen ønsket å drive kafevirksomhet tilknyttet gjestehavndriften og tilpasset lokalene for slik drift. Leietakeren kjøpte inn kjøkkenutstyr, disker og tilpasset uteområdene med egne utemøbler og telt. Kommunen ser positivt på at det fortsatt blir kafedrift i gjestehavnen og at den nye leietakeren tilrettelegger for dette. Den forrige driveren er interessert i å gå i dialog med ny driver for eventuelt salg av noe av utstyret til kafedriften Beskrivelse av anlegget Gjestehavnanlegget består av bryggeanlegg inklusive flytebrygger og fasiliteter knyttet opp mot gjestehavnaktivitetene. Begge parter skal være kjent med hele anleggets standard og det s. 6 av 30 Side 6 av 30

7 overtas slik det er ved inngåelse av denne avtalen. Leietaker må tilfredsstille gjeldende regelverk og myndighetskrav som er relevant for driften. Dersom leietaker ønsker å drive kafe må regelverk og myndighetskrav knyttet til dette også tilfredsstilles. Før sesongåpning utplasserer eier vannslanger, griller (dersom det ikke blir kafedrift), brannslukningsapparat og 2 flaggstenger. Det samme blir ryddet etter sesongslutt av eier. I flaggstengene skal henge Blått Flagg og kommuneflagget. Grimstad kommune leverer disse. Grimstad gjestehavn har eget mobilnummer. Mobiltelefon stilles til rådighet for leietaker, men kostnadene belastes leietaker. Eier holder vann og strøm. Det skal settes opp statusrapport ved tidspunkt for overtakelse av anlegget. Anlegget tilbakeleveres ved avtaleperiodens slutt i samme stand som ved overtagelse, bortsett fra vanlig slitasje. Partene skal ha en felles befaring ved sesongens begynnelse og slutt. Utvendig og innvendig vedlikehold av bygning og anlegg påhviler eier, men leietaker har, uten ugrunnet opphold, plikt til å varsle om skader/mangler som måtte oppstå eller avdekkes i avtaleperioden. Leietaker er innforstått med at eier, og den eier bemyndiger, til enhver tid skal ha uhindret adgang til anlegget. I den grad det er praktisk mulig skal leietaker varsles dersom eier må foreta reparasjoner og/eller vedlikehold. Leietaker er innforstått med at Dampskipskaien er i dårlig forfatning, og dersom det vedtas at den skal rehabiliteres, vil det kunne medføre redusert eller ingen sommerdrift i rehabiliteringsperioden Publikumskontakt Bistå de besøkende med anvisning av båtplass og eventuelt fortøyning. Besvare henvendelser fra de besøkende. Informere alle besøkende om havnens sikkerhetsopplegg og ordensregler, og dele ut/ha tilgjengelig gjestehavnens visittkort til gjestene Havneavgiften Stå for innkreving av havneavgiften og oppgjør av denne. Salg av polletter til dusj. Tømming av myntinnkast for vaskemaskiner og tørketromler daglig. Båter som fortøyer etter kl skal betale døgnavgift Områder hvor havneavgiften skal innkreves, er vist på eget kart jfr. vedlegg 1. Innkreving skal skje ved at båter, etter behov, blir oppsøkt i tidsrommet kl 8.00 til kl 22.00, 7 dager i uken. Elektroniske betalingsordninger kan innføres av leietaker. Forutsetning for dette er at det kan tas ut nok informasjon fra systemet til å føre statistikk over de besøkende båtene, se krav til statistikk i punkt nedenfor. Båter som ligger utenfor selve gjestehavnområdet om natten, skal registreres på samme måte som de som ligger i gjestehavnen, men døgnprisen her er lavere, se pkt Priser/satser. s. 7 av 30 Side 7 av 30

8 3.1.4 Arbeidsgiveransvar Ansette og ha arbeidsgiveransvar for medarbeidere. Forsikring av personell iht gjeldende lovverk og partene i arbeidslivet. Gjennomføre opplæring av medarbeidere, herunder samarbeid med Grimstad brannvesen om brannforebyggende tiltak og kursing. Sikkerhetsdrill av personell. Alle ansatte i havnen skal være informert om det sikkerhetsutstyret som finnes i havnen, hvordan det brukes og hvordan de skal opptre dersom en hendelse/ulykke skulle oppstå. HMS/beredskapsplan Markedsføring / Media kontakt Grimstad gjestehavn skal markedsføres og drives under Grimstad kommunens navn og logo, og havnen skal fremstå som en av landets beste gjestehavner der hovedfokus legges på service og sikkerhet. Bekjentgjøringer foretas under kommunevåpenet og kommunens ingress. I eventuell omgang med media; presentere gjestehavnen og Grimstad på en positiv måte. Distribuere brosjyrer og informasjonsmateriell. Distribusjon av markedsføringsmateriale skal skje i samarbeid med Grimstad turistkontor. Leietaker skal opprette kontakt med daglig leder av turistkontoret Rapportering Ukentlige rapporter over antall båter pr priskategori, pollettsalg, vask, tørk, omsetning, skal leveres elektronisk til Grimstad kommune hver onsdag for foregående uke. Alle rapporter skal være signert av ansvarlig for driften av gjestehavna. Eventuelle avvik skal rapporteres og kommenteres. Etter sesong skal leietaker, innen 31. oktober, fremlegge årsrapport, statistikk for sesongen som viser ukestallene, miljøloggbok (ref pkt 3.1.7) samt revidert regnskap Blått Flagg Grimstad gjestehavn er miljøsertifisert med Blått Flagg, og leietaker forplikter seg til å følge kravene som stilles gjennom denne sertifiseringen, så som: (Listen er ikke uttømmende) Blått Flagg heisingsarrangement på åpningsdagen Miljøstasjon, se også pkt Renovasjon Føring av miljøloggbok Sikkerhetsarrangement i samarbeid med brannvesenet Rydde-gjestehavnen-dag Andre miljøarrangement Mer informasjon om Blått Flagg finnes på hjemmesiden Her er veileder som viser hvilke krav som stilles til marinaer, og leietaker skal være proaktiv når det gjelder innføring av nye miljøaktiviteter og sørge for at Grimstad gjestehavn fremstår som en attraktiv miljøhavn. Miljøaktivitetene skal føres i egen miljøloggbok Renovasjon Miljøstasjonen skal være inngjerdet og plasseres på anvist sted. Eier fremskaffer gjerde. Miljøstasjonen skal holdes ryddig. Alle kostnader forbundet med stasjonen dekkes av eier, men leietaker har ansvaret for å administrere miljøstasjonen. Det stilles følgende krav til renovasjon: s. 8 av 30 Side 8 av 30

9 Miljøstasjon som tilfredsstiller kravene til Blått Flagg. Stor, lukket container(e) for restavfall plasseres innenfor miljøstasjonen. Containeren(e) og avfallsbeholdere skal tømmes ved behov. I høysesongen kan det bli flere tømminger i uken. Tømming av søppelbeholdere på Dampskipsbryggen og på lyktestolper langs parkeringsplassen ved Smith Petersens brygge. Generell rydding i området, også utenfor selve gjestehavnområdet. Herunder samarbeide med Chinese Take Away om å holde hele gjestehavnområdet med nærområdene ryddig Renhold / Vedlikehold Det skal vaskes daglig i alle rom som er åpne for båtgjestene. I uke 28, 29 og 30 skal det vaskes to ganger pr dag. Vaskelister skal henge synlig i alle rom. Det skal foretas nedvask før sesong inklusive boning av gulv. Grimstad gjestehavn har egen prosedyre for å hindre legionellasmitte. Leietaker skal gjennomføre tiltakene i prosedyren i starten og slutten av sesongen. Prosedyren er vedlagt i vedlegg 2. Utvendig og innvendig vedlikehold av bygning og anlegg påhviler eier, men leietaker har, uten ugrunnet opphold, plikt til å varsle om skader/mangler som måtte oppstå eller avdekkes i avtaleperioden. Leietaker skal holde alt av utstyr som er nødvendig for god og sikker drift. Leietaker skal besørge planting av sommerblomster i anleggets blomsterpotter. Leietaker skal sørge for at anlegget og nærområdene holdes ryddig, utemøbler vedlikeholdes, vanning av blomster, etc. Utvendige vegger og vinduer skal holdes fri for reklame og oppslag. Oppslagstavlen skal benyttes til slikt. Service av utstyr knyttet til anlegget, så som reparasjon av vaskemaskiner og tørketromler, dusjanlegg, toaletter, beredere etc. er leietakers ansvar begrenset oppad til kr 5000 pr reparasjon. Dersom det er grunn til å anta at slik service/reparasjon vil beløpe seg til mer enn kr 5000, skal eier kontaktes og godkjenne før reparasjonen bestilles. Alt av reparasjon og vedlikehold skal utføres av kvalifisert personell. Der kommunen har inngått rammeavtaler med leverandører, skal disse benyttes. 3.2 Driftens omfang Gjestehavnsesong Gjestehavnsesongen er fra og med 1. juni til og med 31. august, og det er i dette tidsrommet det skal kreves inn havneavgift. Leietaker skal være innforstått med at det de siste årene har vært arrangert båtmesse i mai måned der gjestehavnens brygger og fasiliteter benyttes. Dersom båtmessen skulle bli flyttet til gjestehavnsesongen, forplikter leietaker seg til å stille gjestehavnen til rådighet for messen uten annet vederlag enn direkte kostnader som for eksempel papir, renhold etc. Andre arrangører som benytter Smith Petersens brygge skal kunne få tilgang til sanitæranlegget i gjestehavnen dersom kommunen tillater dette. Det skal i så fall stilles krav til arrangøren slik at leietaker blir minst mulig skadelidende. Det er kommunen som gjør avtaler med mulige arrangører, og leietaker skal trekkes med i diskusjonene i den grad det er relevant. s. 9 av 30 Side 9 av 30

10 Smith Petersens brygge er tilrettelagt med aktiviteter for publikum. Dette vil føre til økt bruk av gjestehavnens sanitæranlegg. Leietaker skal tilrettelegge for slik bruk og må være innforstått med at dette medfører kostnader for leietaker, for eksempel kostnader til rekvisita, rydding, renhold og vedlikehold av anlegget Bemanning og arbeidstid Gjestehavna bemannes med en ansvarlig, samt et nødvendig antall medarbeidere slik at god service kan ytes gjestene. Som utgangspunkt skal gjestehavnen være bemannet i perioden I begynnelsen og slutten av sesongen (skuldersesongene), vil det ikke være behov for bemanning hele dagen. I toppsesongen derimot, må det påregnes flere personer på vakt samtidig i gitte tidsrom på dagen. Hvordan ressursbruken er tenkt fordelt pr dag gjennom sesongen skal vises i tilbudsdokumentet Priser/satser Døgnsatsene i gjestehavnen fastsettes av eier. For 2018 er døgnsatsene som følger: Båter under 30 : Kr 210 Båter på : Kr 260 Båter på : Kr 340 Båter på : Kr 500 I perioden 1. juni 21. juni og 10. august 31. august innkreves kr 150 i døgnleie pr båt uansett størrelse. Det kan inngås langtidsleie med en døgnavgift på kr 100 pr båt i denne perioden. Pris for båter som ligger utenfor selve gjestehavnområdet er kr 150 pr natt. Leien inkluderer tilgang til gjestehavnens fasiliteter. Polletter til dusj: Kr 40 pr pollett (ca 5 min) Vaskemaskin/tørketrommel: Kr 40 pr vask/tørk (myntinnkast) Det gjøres oppmerksom på at prisene kan bli justert av eier hvert år etter den til enhver tid gjeldende prisliste for kommunen Kontraktsperioden Kontrakten inngås for 2018 med opsjon på ytterligere år. Leietaker skal innen 1. november gi skriftlig beskjed til eier om han ønsker opsjonen iverksatt eller ikke den kommende sesongen. Tilsvarende skal eier innen 1. desember gi skriftlig beskjed til leietaker om opsjonen for leie kommende sesong ønskes iverksatt eller ei Vektertjenester Grimstad kommune har rammeavtale med vaktselskap om vektertjenester i gjestehavnen. Som del av avtalen vil vektere ha sikkerhetsrunder i løpet av natten der de sjekker at dører er låst og at det er ro i havnen Erfaringstall Antall båter som besøkte gjestehavna i 2015, 2016 og 2017 var: Uke nr Ant. båtdøgn 2015 Ant. båtdøgn 2016 Ant. båtdøgn s. 10 av 30 Side 10 av 30

11 Sum *) *): Av det totale antall båtdøgn i 2017 var 399 båter mindre enn 30 fot, 1112 båter mellom fot, 481 båter mellom fot, mens 165 båter var større enn 50 fot. I tillegg var det 851 båter hvor størrelsen ikke ble registrert. 3.3 Krav til leietaker Ansvarlig for driften av Grimstad gjestehavn Den personen som er ansvarlig for driften av gjestehavnen skal ha følgende kvalifikasjoner: Dokumentert erfaring fra lignende drift og/eller servicerelaterte yrker Erfaring med ledelse. Språkkunnskaper; skal minimum beherske norsk og engelsk Skaffe seg generell kjennskap til Grimstad-regionen og de reiselivstilbud som finnes Medarbeidere De personene som skal arbeide som havneverter skal ha følgene kvalifikasjoner: Språkkunnskaper; skal som et minimum beherske norsk og engelsk Det er en fordel at de ansatte skaffer seg generell kjennskap til Grimstad-regionen. 3.4 Leietakers lokaliteter, teknisk utstyr Leietaker må selv holde teknisk utstyr m.m. Kontor i anlegget kan benyttes, men leietaker er selv ansvarlig for å forsikre sitt utstyr. Det er gratis trådløst internett for gjester i gjestehavnen. Leietaker skal utlevere brukernavn og passord på forespørsel. 3.5 Annen aktivitet Leietaker, eller de ansatte ved driften av Grimstad gjestehavn, skal ikke, uten forhåndsgodkjenning av Grimstad kommune, drive med noen annen aktivitet i gjestehavnen, kommersiell eller av annen karakter, i kontraktsperioden. Grimstad kommune ser imidlertid positivt på om leietaker også vil ha kafedrift i lokalene. Dersom leietaker ønsker dette, skal det beskrives i tilbudet hvordan denne driften er tenkt å være, og det skal fremkomme hvordan det skal koordineres med gjestehavndriften. 3.6 Kommunikasjon All kommunikasjon og rapportering skal rettes til eiers kontaktperson. Partene skal i kontrakten oppgi hvem som er kontaktperson og stedfortreder med telefonnummer, e- postadresser osv. s. 11 av 30 Side 11 av 30

12 3.7 Mislighold En part kan heve kontrakten dersom den andre parten vesentlig misligholder sine kontraktsforpliktelser, eller det er klart at vesentlig mislighold vil inntre. Alle handlinger som kan medføre tapt renommé for Grimstad gjestehavn regnes som vesentlig mislighold av kontrakten. Leietaker er erstatningsansvarlig for påregnelig tap som skyldes feil, forsømmelser og/eller bevisst omgåelse av avtalen og dens intensjoner fra leietakerens side eller en tredjeperson leietakeren bruker til å utføre tjenesten. 3.8 Tvister Tvister om fortolkning av denne avtale skal søkes avklart i minnelighet. Dersom dette ikke fører frem, behandler Formannskapet saken. Endelig tvistebehandling foregår ved voldgift der Aust-Agder Tingrett oppnevner formann mens partene oppnevner ett medlem hver. Tvist om elementer eller deler av kontrakten, fritar forøvrig ikke partene fra å oppfylle de deler av kontrakten som ikke berøres eller har sammenheng med tvistespørsmålet. 4. Utarbeidelse av tilbud I tilbudet skal følgende inkluderes som et minimum: Pris for godtgjørelse til eier, dvs leie av gjestehavnanlegget, basert på dette konkurransegrunnlag. En utdyping av tilbyders kvalifikasjoner relatert til leieavtalen, jfr også punkt 3.3 Krav til leietaker. Utdypende beskrivelse av hvordan tilbyder vil drive Grimstad gjestehavn i , herunder hvordan innkreving av døgnavgift skal skje og kontrolleres, jfr også punkt 3.5 Annen aktivitet. Miljø- og sikkerhetsaktiviteter iht krav fra Blått Flagg. Beskrivelse av innhenting/registrering av data som skal danne grunnlag for statistikk og rapportering. Ressursbruk. Informasjon om hvilke regnskapskontor som vil føre regnskapet. Det oppfordres til at gjestehavnen befares før tilbudsfristen utløper. Det vil bli arrangert felles befaring for alle tilbydere. Det er satt av en dato til felles befaring; Mandag 12. februar 2018 kl Det må gjøres avtale om fremmøte i forkant med kommunens kontaktperson referert til i punkt 2. I tilbudet skal følgende vedlegges: Bekreftelse fra bank om bankgaranti for hele leiebeløpet. Tilbyders kompetanse og erfaring. Skatteattest for merverdiavgift og skatt, ikke eldre enn 6 mnd. Egenerklæring i forbindelse med HMS. Kopi av de to siste års regnskap, dersom slike foreligger. Dersom de ikke foreligger, skal det gis en forklaring på hvorfor. s. 12 av 30 Side 12 av 30

13 5. Forbehold og avvik Dersom tilbyder tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyderne. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i tilbudsbrevet. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Tilbyders henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 6. Evalueringskriterier For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbud som er mangelfulle vil kunne bli avvist. Grimstad kommune vil ved kontraktstildeling velge den tilbyder med det totalt sett økonomisk mest fordelaktige tilbudet (hvilket betyr at også andre kriterier enn pris vil bli lagt til grunn). Kriterier som vil bli lagt til grunn ved evalueringen er: 6.1 Minstekrav Skatteattester (mva og skatt; ikke eldre enn 6 mnd) HMS erklæring Eier skal ha en godtgjørelse, dvs leiepris, på minimum kr ekskl. mva. 6.2 Kvalifikasjonskrav Bankgaranti Krav iht pkt 4 Utarbeidelse av tilbud 6.3 Tildelingskriterier vekting a) Tilbudt leiepris pr år 60 % b) Tilbudt kvalitet 40 % Nærmere om tildelingskriteriet tilbudt leiepris : Evalueringen baseres på beløpet som tilbys utover minstekravet, dvs. utover kr Den som tilbyr høyest leie utover kr gis 5,00 poeng. Leie som er inntil 100 % lavere, gis lineær poengsetting fra 5,00 inntil 0 poeng. Poengsum oppgis med 2 desimaler. Nærmere om tildelingskriteriet tilbudt kvalitet : Tilbyders kompetanse: Den tilbyder som etter eiers vurdering tilbyr best kompetanse for oppdraget, vil få størst uttelling. Tilbyders erfaring: Den tilbyder som etter eiers vurdering tilbyr best erfaring som er relevant for oppdraget, vil få størst uttelling. Tilbyders opplegg og gjennomføring av driften: Den tilbyder som etter eiers vurdering tilbyr best opplegg og gjennomføring av driften, vil få størst uttelling. En eventuell kafedrift vil telle positivt i vurderingen. s. 13 av 30 Side 13 av 30

14 Poeng for kvalitet fastsettes etter skjønn på en skala fra 0-5 hvor 5 er høyeste score. Den tilbyder som vurderes som best på tildelingskriterium b) gis 5 poeng. Øvrige tilbydere gis en poengsum relativt til beste tilbyder på tildelingskriterium b). Poengsummen oppgis med 1 desimal. 7. Forutsetninger Tilbyder skal legge følgende forutsetninger til grunn for tilbudet: Tilbyder må selv: Holde teknisk utstyr for å administrere driften. Oppebære alle inntekter, og drive for egen regning og risiko Tegne ansvars- og tingsskadeforsikring relatert til tilbyders driftsansvar. Bære kostnader i forbindelse ordinær drift. Tegne og bære kostnaden for bankgaranti. 8. Prising Tilbyder skal prise leien til eier for gjestehavnanlegget iht. beskrivelsene i konkurransegrunnlaget. Leien skal være fast, og vil ikke bli justert for prisglidning i perioden. Imidlertid, hvis eier velger å justere døgnsatsene i pkt 3.2.3, skal 50 % av omsetningen som økningen representerer tilkomme eier. De resterende 50 % tilkommer leietaker. Oppgjør for slik justering er beskrevet i pkt 9 nedenfor. 9. Tilbudspris og oppgjør til eier Tilbyders godtgjørelse til eier, dvs leiesum for leie av gjestehavnanlegget, gis i punkt 9.1 nedenfor. Grimstad kommune sender fakturaer til leietaker for avtalt leiebeløp: 10 % forfaller til betaling 30. juni, 80 % forfaller til betaling 31. juli, og de resterende 10 % forfaller til betaling ved sesongslutt 31. august. Beløpet er ekskl. mva. Faktura for tilleggsomsetning som følge av justerte døgnsatser, forfaller til betaling 15. oktober. Eier sender faktura på beløpet. Beløpet er ekskl. mva. Som sikkerhet for eier skal leietaker, for leietakers kostnad, fremskaffe bankgaranti før sesongstart, for hele leiebeløpet. 9.1 Leie til eier I henhold til konkurransegrunnlaget tilbys godtgjørelse til eier pr år for leie av Grimstad gjestehavn, for sommerdrift, i perioden som følger: (Leien oppgis uten mva). Kr... pr år (ekskl mva). Dato / Underskrift tilbyder s. 14 av 30 Side 14 av 30

15 Vedlegg 1 områder for innkreving av døgnleie s. 15 av 30 Side 15 av 30

16 Vedlegg 2 prosedyre for tiltak mot legionellasmitte PROSEDYRE FOR TILTAK MOT LEGIONELLASMITTE (Arkivkode P52) BAKGRUNN: Denne prosedyre er utarbeidet for å forebygge mulig legionellasmitte i dusjanleggene i Grimstad Gjestehavn. Prosedyren er utarbeidet med utgangspunkt i Veileder for forebygging og kontroll av legionellasmitte fra VVS-anlegg, Smittevern 8, utgitt av Folkehelseinstituttet. Det er ikke avklart om spesielle tiltak er et lovpålagt krav for anlegg av denne art. HANDLING: Sjokkbehandling med varme foretas to ganger i året: Temperaturen i varmtvannsberederen heves til grader C i tre dager. Tappestedene rengjøres Hvert tappested gjennomspyles i 5 minutter. Temperaturen ved tappestedet skal være minimum 65 gr C. REGISTRERING: Behandlingen skal dokumenteres med dato og signatur av den som har utført handlingen. Dokumentasjonen arkiveres ved havnekontoret. Dato Beskrivelse av tiltak / observasjoner Utført av Signatur s. 16 av 30 Side 16 av 30

17 Vedlegg 3 kontraktsformular KONTRAKT Leie av Grimstad gjestehavn Mellom Grimstad havn og Leietaker Foto: Jan Skaregrøm s. 17 av 30 Side 17 av 30

18 LEIE AV GRIMSTAD GJESTEHAVN Denne kontrakt er inngått mellom: Grimstad kommune, foretaksnummer (HERETTER KALT EIER) og leier Navn, Foretaksnr. xx mva (HERETTER KALT LEIETAKER) KONTRAKTEN GJELDER: Leie av fast eiendom, gjestehavnanlegget, i forbindelse med drift av Grimstad gjestehavn som beskrevet i VEDLEGG 1 - Kravspesifikasjon. Kontrakten inngås for perioden til med opsjon på tilsvarende periode i år KONTRAKTEN UNDERTEGNET Grimstad kommune Leietaker Ordfører Grimstad, den Daglig leder Grimstad, den s. 18 av 30 Side 18 av 30

19 SPESIELLE KONTRAKTSBETINGELSER ARTIKKEL 1 KONTRAKTEN Ved motstrid i kontraktsdokumentene skal følgende prioritet gjelde: 1. Avtaledokumentet 2. Dokumenter fra forhandlingene: a. Møtereferat, revidert tilbud, og lignende. (Listes opp her) 3. Tilbud datert xx 4. Tilbudsgrunnlag datert xx Ved motstrid gjelder yngre dokumenter foran eldre dokumenter. ARTIKKEL 2 - ANSVAR 1. LEIETAKER er ansvarlig for å gjennomføre alle forpliktelser som følger av denne kontrakt og forutgående konkurransegrunnlag. 2. LEIETAKER er ansvarlig for at forpliktelsene under denne kontrakt er utført iht gjeldende lovverk og partene i arbeidslivet. ARTIKKEL 3 OPPFYLLELSE AV KONTRAKT 1. LEIETAKEREN er ansvarlig for at kontraktfestede betingelser blir gjennomført slik som beskrevet i denne kontrakt og spesielt i VEDLEGG 1 - KRAVSPESIFIKASJON 2. Kontrakten er å anse som oppfylt når kontraktfestede betingelser er levert og akseptert. ARTIKKEL 4 - PRIS 1. Leieprisen er spesifisert i VEDLEGG 2 PRIS/BETALINGSPLAN. 2. Som sikkerhet for eier skal LEIETAKER, for LEIETAKERS kostnad, fremskaffe bankgaranti før sesongstart for hele leiebeløpet. ARTIKKEL 5 - BETALING 1. EIER sender faktura på beløpet som spesifisert i VEDLEGG 2 PRIS/BETALINGSPLAN. 2. LEIETAKEREN kan ikke overdra noen deler av sine rettigheter eller plikter under denne kontrakt til tredjemann uten EIERS skriftlige godkjenning. Det presiseres at dette også gjelder factoringavtaler. ARTIKKEL 6 - FORCE MAJEURE 1. For forståelsen av force majeure legges norsk rettspraksis til grunn. s. 19 av 30 Side 19 av 30

20 ARTIKKEL 7 - REKLAMASJON/GARANTI Det vises til Artikkel 2 - Ansvar ARTIKKEL 8 - AVVIK-ENDRINGER 1. Alle avvik/endringer fra denne kontrakten må, for å være gyldig, være fremsatt i skriftlig form og undertegnet av partene. 2. Bekreftet e-post godkjennes som skriftlig avtalt avvik/endring. ARTIKKEL 9 - OPPSIGELSE 1. Ved mislighold av kontrakten kan den sies opp av begge parter med øyeblikkelig virkning. EIER kan si opp kontrakten med øyeblikkelig virkning hvis LEIETAKEREN ikke tilfredsstiller de krav som er forutsatt i denne kontrakten. ARTIKKEL 10 - KONTRAKTSADMINISTRASJON 1. All korrespondanse som berører denne kontrakt, skal sendes til: Grimstad kommune Postboks Grimstad v / Inger Aaseby Skorstad 2. Kontaktperson EIER er Inger Aaseby Skorstad som har: Telefon: / E-post: insko@grimstad.kommune.no 3. Kontaktperson LEIETAKER er navn som har: Adr.: Telefon: E-post: ARTIKKEL 11 - OPSJON 1. Partenes rett til å innfri opsjoner er beskrevet i vedlegg 1, pkt. 14 Iverksettelse av opsjon. ARTIKKEL 12 MISLIGHOLD En part kan heve kontrakten dersom den andre parten vesentlig misligholder sine kontraktsforpliktelser, eller det er klart at vesentlig mislighold vil inntre. Alle handlinger som kan medføre tapt renommé for Grimstad gjestehavn regnes som vesentlig mislighold av tjenestekonsesjonskontrakten. s. 20 av 30 Side 20 av 30

21 LEIETAKER er erstatningsansvarlig for påregnelig tap som skyldes feil, forsømmelser og/eller bevisst omgåelse av avtalen og dens intensjoner fra LEIETAKERs side eller en tredjeperson leietakeren bruker til å utføre tjenesten. ARTIKKEL 13 TVISTELØSNINGSORGAN Tvister om fortolkning av denne avtale skal søkes avklart i minnelighet. Dersom dette ikke fører frem, behandler formannskapet saken. Endelig tvistebehandling foregår ved voldgift der Aust-Agder Tingrett oppnevner formann mens partene oppnevner ett medlem hver. Tvist om elementer eller deler av kontrakten, fritar forøvrig ikke partene fra å oppfylle de deler av kontrakten som ikke berøres eller har sammenheng med tvistespørsmålet. s. 21 av 30 Side 21 av 30

22 VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON: 1 Gjestehavndriftens innhold Leie av sommerdriften av gjestehavnen gjelder perioden 1. juni 31. august. Kontrakten er inngått for sommersesongen 2018 med opsjon på leie i henholdsvis 2019, 2020 og Grimstad gjestehavn er blant landets beste gjestehavner. Leietaker skal gjennom sin drift bidra til at gjestehavnens gode renommé i markedet opprettholdes. Leietaker har ansvar for å drive gjestehavna i Grimstad sentrum, samt innkreving av avgift fra fritidsbåter ved andre kommunale brygger i henhold til nærmere spesifisering. Anlegget som inngår i leien er gjestehavnen bestående av servicebygget på Dampskipskaia, flytebryggene langs og i forlengelsen av Dampskipskaia, flytebryggen som går ut fra Smith Petersens brygge samt promenaden langs Smith Petersens brygge og Fiskebrygga. Områder det skal kreves inn havneavgift for er; gjestehavnen, deler av Torskeholmen (kan bli tatt ut i løpet av avtaleperioden), Jernbanebrygga, Kong Harald Vs brygge, Waarums brygge, Gundersholmen og langs promenaden i Saulebukt. Området kan bli justert i avtaleperioden. (Ref også vedlegg 3). Det skal ikke fortøyes båter langs Terje Vigen brygge. Denne skal være åpen for tilkomst til septiktømming. Gjestehavnen er for fritidsbåter, men av hensyn til anlegget settes grensen til maks 65 fot. Båter opp mot denne størrelse må allikevel vurderes om de heller skal legges ved andre kaier. Dersom større båter henvises til andre kaier, skal det avklares med eier i forkant. Det er markert sikkerhetssone langs landsiden av gjestehavnanlegget. Her skal det ikke fortøyes båter. Forrige leietaker av gjestehavnen ønsket å drive kafevirksomhet tilknyttet gjestehavndriften og tilpasset lokalene for slik drift. Leietakeren kjøpte inn kjøkkenutstyr, disker og tilpasset uteområdene med egne utemøbler og telt. Kommunen ser positivt på at det fortsatt blir kafedrift i gjestehavnen og at den nye leietakeren tilrettelegger for dette. Den forrige driveren er interessert i å gå i dialog med ny driver for eventuelt salg av noe av utstyret til kafedriften. 2 Beskrivelse av anlegget Gjestehavnanlegget består av bryggeanlegg inklusive flytebrygger og fasiliteter knyttet opp mot gjestehavnaktivitetene. Begge parter skal være kjent med hele anleggets standard og det overtas slik det er ved inngåelse av denne avtalen. Leietaker må tilfredsstille gjeldende regelverk og myndighetskrav som er relevant for driften. Dersom leietaker ønsker å drive kafe må regelverk og myndighetskrav knyttet til dette også tilfredsstilles. Før sesongåpning utplasserer eier vannslanger, griller (dersom det ikke blir kafedrift), brannslukningsapparat og 2 flaggstenger. Det samme blir ryddet etter sesongslutt av eier. I flaggstengene skal henge Blått Flagg og kommuneflagget. Grimstad kommune leverer disse. Grimstad gjestehavn har eget mobilnummer. Mobiltelefon stilles til rådighet for leietaker, men kostnadene belastes leietaker. Eier holder vann og strøm. s. 22 av 30 Side 22 av 30

23 Det skal settes opp statusrapport ved tidspunkt for overtakelse av anlegget. Anlegget tilbakeleveres ved avtaleperiodens slutt i samme stand som ved overtagelse, bortsett fra vanlig slitasje. Partene skal ha en felles befaring ved sesongens begynnelse og slutt. Utvendig og innvendig vedlikehold av bygning og anlegg påhviler eier, men leietaker har, uten ugrunnet opphold, plikt til å varsle om skader/mangler som måtte oppstå eller avdekkes i avtaleperioden. Leietaker er innforstått med at eier, og den eier bemyndiger, til enhver tid skal ha uhindret adgang til anlegget. I den grad det er praktisk mulig, skal leietaker varsles dersom eier må foreta reparasjoner og/eller vedlikehold. Leietaker er innforstått med at Dampskipskaien er i dårlig forfatning, og dersom det vedtas at den skal rehabiliteres, vil det kunne medføre redusert eller ingen sommerdrift i rehabiliteringsperioden. 3 Publikumskontakt Bistå de besøkende med anvisning av båtplass og eventuelt fortøyning. Besvare henvendelser fra de besøkende. Informere alle besøkende om havnens sikkerhetsopplegg og ordensregler og dele ut/ha tilgjengelig gjestehavnens visittkort til gjestene. 4 Havneavgiften Stå for innkreving av havneavgiften og oppgjør av denne. Salg av polletter til dusj. Tømming av myntinnkast for vaskemaskiner og tørketromler daglig. Båter som fortøyer etter kl skal betale døgnavgift Områder hvor havneavgiften skal innkreves, er vist på eget kart jfr. vedlegg 3. Innkreving skal skje ved at båter, etter behov, blir oppsøkt i tidsrommet kl 8.00 til kl 22.00, 7 dager i uken. Elektroniske betalingsordninger kan innføres av leietaker. Forutsetning for dette er at det kan tas ut nok informasjon fra systemet til å føre statistikk over de besøkende båtene, se krav til statistikk i punkt 7 - Rapportering nedenfor. Båter som ligger utenfor selve gjestehavnområdet om natten, skal registreres på samme måte som de som ligger i gjestehavnen, men døgnprisen her er lavere, se pkt. 13 Priser. 5 Arbeidsgiveransvar Ansette og ha arbeidsgiveransvar for medarbeidere. Forsikring av personell iht gjeldende lovverk og partene i arbeidslivet. Gjennomføre opplæring av medarbeidere, herunder samarbeid med Grimstad brannvesen om brannforebyggende tiltak og kursing. Sikkerhetsdrill av personell. Alle ansatte i havnen skal være informert om det sikkerhetsutstyret som finnes i havnen, hvordan det brukes og hvordan de skal opptre dersom en hendelse/ulykke skulle oppstå. HMS/beredskapsplan s. 23 av 30 Side 23 av 30

24 6 Markedsføring / Media kontakt Grimstad Gjestehavn skal markedsføres og drives under Grimstad kommunens navn og logo, og havnen skal fremstå som en av landets beste gjestehavner der hovedfokus legges på service og sikkerhet. Bekjentgjøringer foretas under kommunevåpenet og kommunens ingress. I eventuell omgang med media; presentere gjestehavnen og Grimstad på en positiv måte. Distribuere brosjyrer og informasjonsmateriell. Distribusjon av markedsføringsmateriale skal skje i samarbeid med Grimstad turistkontor. Leietaker skal opprette kontakt med daglig leder av turistkontoret. 7 Rapportering Ukentlige rapporter over antall båter pr priskategori, pollettsalg, vask, tørk, omsetning, skal leveres elektronisk til Grimstad kommune hver onsdag. Alle rapporter skal være signert av ansvarlig for driften av gjestehavna. Eventuelle avvik skal rapporteres og kommenteres. Etter sesong skal leietaker, innen 1. november, fremlegge årsrapport, statistikk for sesongen basert på ukerapportene, miljøloggbok (ref pkt 8 Blått Flagg) samt revidert regnskap. 8 Blått Flagg Grimstad gjestehavn er miljøsertifisert med Blått Flagg, og leietaker forplikter seg til å følge kravene som stilles gjennom denne sertifiseringen, så som: (Listen er ikke uttømmende) Blått Flagg heisingsarrangement på åpningsdagen Miljøstasjon, se også pkt 9 - Renovasjon Føring av miljøloggbok Sikkerhetsarrangement i samarbeid med brannvesenet Rydde-gjestehavnen-dag Andre miljøarrangement Mer informasjon om Blått Flagg finnes på hjemmesiden Her er veileder som viser hvilke krav som stilles til marinaer, og leietaker skal være proaktiv når det gjelder innføring av nye miljøaktiviteter og sørge for at Grimstad gjestehavn fremstår som en attraktiv miljøhavn. Miljøaktivitetene skal føres i egen miljøloggbok. 9 Renovasjon Miljøstasjonen skal være inngjerdet og plasseres på anvist sted. Eier fremskaffer gjerde. Miljøstasjonen skal holdes ryddig. Alle kostnader forbundet med stasjonen dekkes av eier, men leietaker har ansvaret for å administrere miljøstasjonen. Det stilles følgende krav til renovasjon: Miljøstasjon som tilfredsstiller kravene til Blått Flagg. Stor, lukket container(e) for restavfall plasseres innenfor miljøstasjonen. Containeren(e) og avfallsbeholdere skal tømmes ved behov. I høysesongen kan det bli flere tømminger i uken. Tømming av søppelbeholdere på Dampskipsbryggen og på lyktestolper langs parkeringsplassen ved Smith Petersens brygge. Generell rydding i området, også utenfor selve gjestehavnområdet. Herunder samarbeide med Chinese Take Away om å holde hele gjestehavnområdet med nærområdene ryddig. s. 24 av 30 Side 24 av 30

25 10 Renhold / Vedlikehold Det skal vaskes daglig i alle rom som er åpne for båtgjestene. I uke 28, 29 og 30 skal det vaskes to ganger pr dag. Vaskelister skal henge synlig i alle rom. Det skal foretas nedvask før sesong inklusive boning av gulv. Grimstad gjestehavn har egen prosedyre for å hindre legionellasmitte. Leietaker skal gjennomføre tiltakene i prosedyren i starten og slutten av sesongen. Prosedyren er vedlagt i vedlegg 4. Utvendig og innvendig vedlikehold av bygning og anlegg påhviler eier, men leietaker har, uten ugrunnet opphold, plikt til å varsle om skader/mangler som måtte oppstå eller avdekkes i avtaleperioden. Leietaker skal holde alt av utstyr som er nødvendig for god og sikker drift. Leietaker skal besørge planting av sommerblomster i anleggets blomsterpotter. Leietaker skal sørge for at anlegget og nærområdene holdes ryddig, utemøbler vedlikeholdes, vanning av blomster, etc. Utvendige vegger og vinduer skal holdes fri for reklame og oppslag. Oppslagstavlen skal benyttes til slikt. Service av utstyr knyttet til anlegget, så som reparasjon av vaskemaskiner og tørketromler, dusjanlegg, toaletter, beredere etc. er leietakers ansvar begrenset oppad til kr 5000 pr reparasjon. Dersom det er grunn til å anta at slik service/reparasjon vil beløpe seg til mer enn kr 5000, skal eier kontaktes og godkjenne før reparasjonen bestilles. Alt av reparasjon og vedlikehold skal utføres av kvalifisert personell. Der kommunen har inngått rammeavtaler med leverandører, skal disse benyttes. 11 Gjestehavnsesong Gjestehavnsesongen er fra og med 1. juni til og med 31. august, og det er i dette tidsrommet det skal kreves inn havneavgift. Leietaker skal være innforstått med at det de siste årene har vært arrangert båtmesse i mai måned der gjestehavnens brygger og fasiliteter benyttes. Dersom båtmessen skulle bli flyttet til gjestehavnsesongen, forplikter leietaker seg til å stille gjestehavnen til rådighet for messen uten annet vederlag enn direkte kostnader som for eksempel papir, renhold etc. Andre arrangører som benytter Smith Petersens brygge skal kunne få tilgang til sanitæranlegget i gjestehavnen dersom kommunen tillater dette. Det skal i så fall stilles krav til arrangøren slik at leietaker blir minst mulig skadelidende. Det er kommunen som gjør avtaler med mulige arrangører, og leietaker skal trekkes med i diskusjonene i den grad det er relevant. Smith Petersens brygge er tilrettelagt med aktiviteter for publikum. Dette vil føre til økt bruk av gjestehavnens sanitæranlegg. Leietaker skal tilrettelegge for slik bruk og må være innforstått med at dette medfører kostnader for leietaker, for eksempel kostnader til rekvisita, rydding, renhold og vedlikehold av anlegget. 12 Bemanning og arbeidstid Gjestehavna bemannes med en ansvarlig, samt et nødvendig antall medarbeidere slik at god service kan ytes gjestene. Som utgangspunkt skal gjestehavnen være bemannet i perioden I begynnelsen og slutten av sesongen (skuldersesongene), vil det ikke være behov for bemanning hele dagen. I toppsesongen derimot, må det påregnes flere personer på vakt samtidig i gitte tidsrom på dagen. s. 25 av 30 Side 25 av 30

26 13 Priser Døgnsatsene i gjestehavnen fastsettes av eier. For 2018 er døgnsatsene som følger: Båter under 30 : Kr 210 Båter på : Kr 260 Båter på : Kr 340 Båter på : Kr 500 I perioden 1. juni 21. juni og 10. august 31. august innkreves kr 150 i døgnleie pr båt uansett størrelse. Det kan inngås langtidsleie med en døgnavgift på kr 100 pr båt i denne perioden. Pris for båter som ligger utenfor selve gjestehavnområdet er kr 150 pr natt. Leien inkluderer tilgang til gjestehavnens fasiliteter. Polletter til dusj: Kr 40 pr pollett (ca 5 min) Vaskemaskin/tørketrommel: Kr 40 pr vask/tørk (myntinnkast) Det gjøres oppmerksom på at prisene kan bli justert av eier hvert år etter den til enhver tid gjeldende prisliste for kommunen. 14 Iverksettelse av opsjon Kontrakten er inngått for 2018 med opsjon på ytterligere år. Leietaker skal innen 1. november gi skriftlig beskjed til eier om han ønsker opsjonen iverksatt, eller ikke, den kommende sesongen. Tilsvarende skal eier innen 1. desember gi skriftlig beskjed til leietaker om opsjonen for leie kommende sesong ønskes iverksatt eller ei. 15 Vektertjenester Grimstad kommune har rammeavtale med vaktselskap om vektertjenester i gjestehavnen. Som del av avtalen vil vektere ha sikkerhetsrunder i løpet av natten der de sjekker at dører er låst og at det er ro i havnen. 16 Krav til leietaker Den personen som er ansvarlig for driften av gjestehavnen skal ha følgende kvalifikasjoner: Dokumentert erfaring fra lignende drift og/eller servicerelaterte yrker Erfaring med ledelse. Språkkunnskaper; skal minimum beherske norsk og engelsk Skaffe seg generell kjennskap til Grimstad-regionen og de reiselivstilbud som finnes. De personene som skal arbeide som havneverter skal ha følgene kvalifikasjoner: Språkkunnskaper; skal som et minimum beherske norsk og engelsk Det er en fordel at de ansatte skaffer seg generell kjennskap til Grimstad-regionen. 17 Leietakers lokaliteter, teknisk utstyr Leietaker må selv holde teknisk utstyr m.m. Kontor i anlegget kan benyttes, men leietaker er selv ansvarlig for å forsikre sitt utstyr. s. 26 av 30 Side 26 av 30

27 Det er gratis trådløst internett for gjester i gjestehavnen. Leietaker skal utlevere brukernavn og passord på forespørsel. 18 Annen aktivitet Leietaker, eller de ansatte i Grimstad gjestehavn, skal ikke, uten forhåndsgodkjenning av Grimstad kommune, drive med noen annen aktivitet i gjestehavnen, kommersiell eller av annen karakter, i kontraktsperioden. Grimstad kommune ser imidlertid positivt på om leietaker også vil ha kafedrift i lokalene. Kafedriften skal ikke på noen måte komme i konflikt med driften av gjestehavnen. 19 Kommunikasjon All kommunikasjon og rapportering skal rettes til eiers kontaktperson. Partenes kontaktpersoner er oppført i Artikkel 10 - Kontraktsadministrasjon. Ved lengre fravær eller ferie skal hver av partene oppnevne stedfortreder med nødvendig kontaktinformasjon. s. 27 av 30 Side 27 av 30

28 VEDLEGG 2 PRIS/BETALINGSPLAN: 1 Pris Leietaker skal yte en godtgjørelse, det vil si leie til eier, for leie av gjestehavnen iht beskrivelsene i denne avtalen. Leien skal være fast, og vil ikke bli justert for prisglidning i perioden. Imidlertid, hvis eier velger å justere døgnsatsene i pkt 13 Priser, skal 50 % av omsetningen som økningen representerer tilkomme eier. De resterende 50 % tilkommer leietaker. Oppgjør for slik justering er beskrevet nedenfor. 2 Leie og oppgjør til eier Leietakers godtgjørelse til eier, dvs leiesum for leie av gjestehavnanlegget, er kr xx pr år ekskl. mva. I tillegg kommer eventuell godtgjørelse pga justering av døgnsatser som nevnt over. Som sikkerhet for eier skal leietaker, for leietakers kostnad, fremskaffe bankgaranti før sesongstart for hele leiebeløpet. 3 Betalingsplan Eier sender fakturaer til leietaker for kontraktsfestet leiebeløp: 10 % forfaller til betaling 30. juni, 80 % forfaller til betaling 31. juli, og de resterende 10 % forfaller til betaling ved sesongslutt 31. august. Beløpene er ekskl. mva. Faktura for tillegg som følge av justerte satser, ref punkt 1 over, forfaller til betaling 15. oktober. Eier sender faktura på beløpet. Beløpet er ekskl. mva. s. 28 av 30 Side 28 av 30

29 VEDLEGG 3 KART OVER HAVNEOMRÅDET: s. 29 av 30 Side 29 av 30

30 VEDLEGG 4 PROSEDYRE FOR TILTAK MOT LEGIONELLASMITTE BAKGRUNN: Denne prosedyre er utarbeidet for å forebygge mulig legionellasmitte i dusjanleggene i Grimstad Gjestehavn. Prosedyren er utarbeidet med utgangspunkt i Veileder for forebygging og kontroll av legionellasmitte fra VVS-anlegg, Smittevern 8, utgitt av Folkehelseinstituttet. Det er ikke avklart om spesielle tiltak er et lovpålagt krav for anlegg av denne art. HANDLING: Sjokkbehandling med varme foretas to ganger i året: Temperaturen i varmtvannsberederen heves til grader C i tre dager. Tappestedene rengjøres Hvert tappested gjennomspyles i 5 minutter. Temperaturen ved tappestedet skal være minimum 65 gr C. REGISTRERING: Behandlingen skal dokumenteres med dato og signatur av den som har utført handlingen. Dokumentasjonen arkiveres ved havnekontoret. Dato Beskrivelse av tiltak / observasjoner Utført av Signatur s. 30 av 30 Side 30 av 30