Sandefjord kommune. Konkurranse - Drift av Langeby camping med leiligheter. for perioden. 1. februar desember Saksnummer: 17/20762

Transkript

1 Sandefjord kommune Konkurranse - Drift av Langeby camping med leiligheter for perioden 1. februar desember 2022 Saksnummer: 17/20762 Tilbudsfrist: Onsdag 3.januar 2018, kl. 15:00

2 Innhold 1 Innledning Kort om konkurransen Hva det kan gis tilbud på og antall leverandører Kunngjøring og prosess for leverandørvalg Spørsmål til konkurransen Befaring Omkostninger Sentrale forhold - vilkår og valg av leverandør Utforming og krav til tilbudet Tilbudsskjema Språk Forbehold Tilbudsfrist og -sted... 4 Vedlegg: Vedlegg 1 - Tilbudsskjema Vedlegg 2 - Avtalevilkår for campingdrift inkl. servicebygg og for leilighetene Vedlegg 3 Fullmaktsskjema for betalt skatt/merverdiavgift Vedlegg 4 - Bruks- og tiltaksplan for statens areal på Langeby Vedlegg 5 - Situasjonskart for Langeby camping, datert Vedlegg 6 Om Langeby camping Vedlegg 7 - Klassifisering av campingplasser stjerner Vedlegg 8 Vedlikeholdsoppgaver- og ansvar en oversikt Vedlegg 9 - Oversikt Eksisterende inventar og utstyr Vedlegg10 Avtale mellom SK og Sandefjord Brettseilerklubb Langeby Side 1

3 1 Innledning 1.1 Kort om konkurransen Sandefjord kommune utlyser konkurranse på drift av Langeby campingplass inkl. leiligheter og servicebygg. Kommunen ønsker å inngå avtale inkludert leie av bygninger, med en -1 - ekstern leverandør for perioden Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge avtalen med ytterligere 2+2 år. Formannskapet vedtok i sak 144/17 følgende: «Rådmannens gis fullmakt til å inngå avtale om utleie av campingplassen og utleieenhetene på Langeby, samlet eller delt». Sandefjord kommune har i denne konkurransen valgt å ikke dele opp konkurransen, men ønsker avtale med en ekstern leverandør. Formålet er å sikre publikum et godt campingtilbud på de premisser som fremgår av dette dokumentet, se vedlegg Sandefjord kommune har som en midlertidig ordning, hatt ansvaret for driften av campingplass og leiligheter i sesongen Fra og med sesongen 2018, lyses utleie og drift av campingplassen og leilighetene ut med de forutsetninger som fremgår av konkurransedokumentene. For nærmere informasjon om Langeby campingplass vises det til vedlegg 6. Sandefjord kommune forbeholder seg retten til å kunne avlyse hele eller deler av konkurransen dersom dette vurderes som hensiktsmessig, f.eks. dersom innkomne tilbud er for lave, eller har vesentlige mangler. 1.2 Hva det kan gis tilbud på og antall leverandører Det gis tilbud på årlig leiepris: 1. Komplett tilbud på drift av Langeby camping inkludert servicebygg, og utleie av 12 leiligheter Sandefjord kommune ønsker å inngå avtale med en -1- leverandør som kan gi et komplett tilbud, dvs. drift av både campingplass, sanitærbygg og utleie av leilighetene. I tillegg til årlig leiepris, forplikter leverandør å kjøpe eksisterende inventar og utstyr (ikke naglefast) for en rund sum, jfr. punkt 2 Sentrale forhold, vilkår og valg av leverandør. En oversikt over eksisterende inventar og utstyr framgår av vedlegg 9. For de ulike bygninger og anlegg gjelder følgende runde kjøpesum: Samlet sum for 12 leiligheter, servicebygg og campingplassen: kr eks. mva. 1.3 Kunngjøring og prosess for leverandørvalg Sandefjord kommune vil kunngjøre konkurransen i lokale aviser, samt på følgende nettsider: (også kommunens facebookside) og Konkurransen og anskaffelsen er omfattet av lov om offentlig anskaffelser og av forskrift om konsesjonskontrakter, del I. Nærmere om nevnte lov og forskrift kan fås på Side 2

4 Oppdragsgiver planlegger å velge tilbud på bakgrunn av en vurdering av tilbudene slik de foreligger ved tilbudsfristens utløp. Kommunen vil kunne ta intiativ til dialog i form av avklaringer eller forhandlinger, dersom dette er nødvendig. Det presiseres at ingen av leverandørene kan forvente å få forhandle om sitt tilbud, og må derfor levere sitt beste tilbud. Leverandøren oppfordres på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg, og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktpersonen og kopimottaker. 1.4 Spørsmål til konkurransen Alle spørsmål vedrørende prosessen skal sendes til kommunens kontaktperson og kopimottaker: Øyvind Rotnes, park- og idrettsseksjonen. Telefon: (j) (m.) E-post: oyvind.rotnes@sandefjord.kommune.no Kopi sendes til: seksjonsleder for park, idrett- og friluftsliv : ingrid.marie.eidsten@sandefjord.kommune.no Konkurransedokumentene er lagt ut på kommunens hjemmeside: Frist for å stille spørsmål til konkurransen er kl. 13:00. Alle spørsmål og svar vil kun bli offentliggjort på kommunens hjemmeside. Spørsmål og svar som legges ut, vil bli anonymisert. Det er leverandørens ansvar å selv følge med på hjemmesiden. 1.5 Befaring Det er anledning til å befare campingplass, service- og sanitærbygg og leiligheter på Langeby. Ta kontakt med seksjon for park, idrett og friluftsliv, tlf el. Mobil , eller e-post: oyvind.rotnes@sandefjord.kommune.no, for avtale. Alle befaringer skal være gjennomført før fristen til å stille spørsmål til konkurransen går ut. 1.6 Omkostninger Samtlige omkostninger leverandør har i forbindelse med å inngi tilbud, bæres av leverandør. 2 Sentrale forhold - vilkår og valg av leverandør Sandefjord kommune vil velge den leverandør som tilbyr kommunen den høyeste årlige leie. Som det fremkommer av punkt 1.2, skal det gis inn følgende tilbud: 1. Komplett tilbud på både drift av Langeby camping inkl. servicebygg og utleie av leiligheter. I tillegg til årlig leiepris, forutsettes det at leverandør kjøper eksisterende inventar og utstyr for rund sum, kr eks. mva. Leietaker har selv ansvar for at eksisterende inventar og utstyr fungerer og vedlikeholdes i kontraktsperioden, og at ødelagt utstyr erstattes. Side 3

5 Vilkårene for leie og drift av campingplass inkl. servicebygg og 12 leiligheter på Langeby følger av vedlegg 2. Det er ikke anledning til å ta forbehold om disse vilkårene, som må aksepteres av leverandøren. Leverandøren må videre sørge for at alle lovpålagte oppgaver, forpliktelser og godkjenninger for camping- og utleievirksomheten følges. Følgende lover og forskrifter kan bl.a. nevnes (ikke uttømmende): Brannforskrifter gjeldende for campingplasser, og virksomheten for øvrig Folkehelseloven og lov om miljørettet helsevern, jfr. legionella mv Serveringsloven Internkontrollsystem, jfr. internkontrollforskriften, m.v 3 Utforming og krav til tilbudet 3.1 Tilbudsskjema Tilbudet leveres inn på vedlegg Språk Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler tilbudet, skal være på norsk. 3.3 Forbehold Tilbud som etter eventuelle avklaringer inneholder forbehold som blir vurdert som vesentlige, vil bli avvist. Forbehold(ene) skal klart fremgå av tilbudet og være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren. 3.4 Tilbudsfrist og -sted Tilbud skal sendes pr. post, alternativt fysisk levering på leveringsadresse. Tilbudsfristen settes til: Onsdag 3. januar 2018, kl. 15:00. Postadresse: Sandefjord kommune v/seksjon for park, idrett og friluftsliv v/saksbehandler Øyvind Rotnes Postboks 2025, 3202 Sandefjord Leveringsadresse: Sandefjord kommune v/seksjon for park, idrett og friluftsliv (2. etasje, inngang v/biblioteket) Sandefjordsveien 3, 3202 SANDEFJORD (kl. 08:00-15:30) Forsendelsen og søknaden sendes/leveres i lukket konvolultt, og merkes med kommunens saksnummer (17/20762) - «Drift av Langeby camping». Side 4