Styremøtereferat i Stiftinga for folkemusikk og folkedans

Transkript

1 Styremøtereferat i Stiftinga for folkemusikk og folkedans MØTE 1/ mars , Quality Hotel Augustin, Trondheim Styremedlemmer: Senteret: Oddrun Samdal (leder), Kjærsti Gangsø (forlot møtet 1510), Nils Øyvind Bergset, Svein Gladsø, Sjur Viken (ansattvalgt) Marit Stranden (direktør, referent), Truls Sørensen (kontorsjef) SAKER Godkjenning av innkalling sendt 20. desember Saksliste med vedtak og vedlegg sendt 1. mars, vedlegg i sak 9 ettersendt 3. mars, et vedlegg i sak 6 ettersendt 5. mars. Saksliste 1/18 Konstituering av nytt styre i Stiftinga for folkemusikk og folkedans /18 Orientering til nytt styre 3/18 Meldinger 4/18 Referater 5/18 Budsjettsøknad 2019 og statistikk 2017 til Kulturdepartementet 6/18 Årsresultat /18 Årsmelding 2017 med årsberetning 8/18 Statistikk til Arkivverket /18 Oppfølging av møtet mellom styreleder, rådsleder og direktør 10/18 Søknad fra Norsk folkemusikklag om støtte til Musikk og tradisjon for /18 Neste styremøte 1/18 Konstituering av nytt styre i Stiftinga for folkemusikk og folkedans Styremedlemmer er utnevnt/ valgt etter stiftingas vedtekter 4 og 9: ( hjemla i Stiftelsesloven ( Vedtatt: I henhold til Stiftingas vedtekter 4 og 9 med hjemmel i Stiftelseloven, konstitueres nytt styret for Stiftinga for folkemusikk og folkedans for perioden : Rådssak 47/17: Rådet har valgt Oddrun Samdal, Kjersti Gangsø og Nils Øyvind Bergset som styremedlemmer i Stiftelsen for folkemusikk og folkedans. Videre er Vegar Vårdal valgt som varamedlem. Rådet har utnevnt Oddrun Samdal som styrets leder. Alle medlemmene har akseptert vervene. Styremøtereferat s. 1/ 6

2 NTNU utnevnte (2017/26506/KWB) Svein Gladsø (professor Institutt for kunst- og medievitenskap) til styremedlem og Jørgen Langdalen (instituttleder Institutt for musikk) som varamedlem Ansatte har valgt Sjur Viken som styremedlem og Ivar Mogstad som varamedlem til styret. Vedtatt: Styret tar utnevningene/ valget til orientering og velger Nils Øyvind Bergset som nestleder. 2/18 Orientering til nytt styre Situasjonsbeskrivelse for stiftinga samt oversikt over ytre regelverk og interne styringsdokumenter. «Informasjon til nytt styre» «Reiseregning inn- og utland 2018.xlsx» (separat fil) Vedtatt: Styret tar orienteringen til etterretning. 3/18 Meldinger Styreleder orienterer 1) Status utredning: Framtidig organisering av stiftinga a) Referansegruppemøte 20. februar b) Ettersender dokumentasjon til konsulent på etterspørsel «Agenda møte» 2) Arbeidsbelastning direktøren (refereres ikke i åpne referatet) 3) Lønnsforhandlinger direktør gjennomføres i sammenheng med måloppnåelse i styremøte 3/18 Direktøren orienterer 4) Kulturdepartementet a) Endringer i frister og rapporteringskrav, se sak 5-7 b) Innspill til ny kulturmelding Skriftlig innspill samkjørt med akkrediterte NGO for immateriell kulturarv: eldinga_brev.pdf Muntlig innspill Sff ca 3:20 ut i andre video, Flere innspill om viktigheten av å satse på arkivene (Arkivforbundet, Slekt og Data, Kulturvernforbundet, Misjons- og diakoniarkivet VID) og folkemusikk og folkedans (FolkOrg og NU) Styremøtereferat s. 2/ 6

3 c) Møte om arkiv med Arkivforbundet 16. februar, direktøren presenterte handlingsplanen for audiovisuelt arkivmateriale og utfordringene for feltet «Referat» d) Invitasjon til fremtidssamling som del av ny kulturmelding Analyse- og rådgivningsselskap gjør en fremtidsstudie på oppdrag fra departementet som ett av flere underlag for den nye kulturmeldingen, og supplerer de 17 innspillsmøtene som departementet har gjennomført. 5) Personal, «Notat personalendringer» 6) Kommende høringer a) Ny Arkivlov Utvalget tar imot innspill dette halvåret. Arkivforbundet har lovet skriftlig innspill innen juni. Sff vil levere innspill. Informeres inn i arkivseminaret ser på mulighet for å samkjøre innspill med Nettverk for folkemusikkarkiv og event. andre interesserte. b) Ekspertutvalget for regionreformen, Kultur og kulturminnevern s , tiltak Sendt på høring fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet med frist 9. mai 2018 (3 måneder). Sff vil levere innspill. Informeres inn i arkivseminaret ser på mulighet for å samkjøre innspill med Nettverk for folkemusikkarkiv og event. andre interesserte. 7) Lagringsløsning for arkiv: avventer siden desember at Uninett inngår rammeavtaler med de to aktuelle leverandørene før endelig valg av leverandør, transkoding og flytting av filet. 8) Seminar for stiftelser arrangert av Stiftelsestilsynet, Stiftelsesforeningen og BI: Informasjon fra seminarkurs for styremedlemmer og daglig ledere i stiftelser. Aktuelle presentasjoner vedlagt. Vedlegg (separat fil): «Effektmaling-i-stiftelser_Caroline D Ditlev-Simonsen Formålsrealisering og styrets rolle i stiftelser_boø Forslag til ny stiftelseslov_inger Julie Aasland Hvordan sikre at stiftelsen oppfyller sitt formål_caroline D Ditlev- Simonsen Stiftelser og GDPR_noen vesentlige endringer i kravene til personvern Styrets rolle og ansvar i stiftelser_tore Bråthen Valg av styremedlemmer, kompetanse, fremgangsmåte og habilitet BOØ» 9) NTNU Styremøtereferat s. 3/ 6

4 a) Mulig husleieavtale i KAM-bygget, brev sendt Institutt for Musikk (IMU), NTNU b) IT-drift NTNU Vedtatt: Styret tar meldingene til orientering. 4/18 Referater Referater siden forrige Styremøte: Styremøte 4/2017 Styremøte 4b/2017 Rådsmøte 1/ e_1-2018_godkjent_referat.pdf «Referat styremøte 4/17 og 4/17b» Vedtatt: Styret signerer styremøtereferat 4/17, 4/17b samt 1/18a (konstituering av nytt styre) og tar referatene til orientering. 5/18 Budsjettsøknad 2019 og statistikk 2017 til Kulturdepartementet Budsjettsøknad inneholder revidert regnskap 2017, arbeidsbudsjett 2018, årsrapport 2017, søknad 2019, statistikkskjema for publikum, aktiviteter, årsverk og ansatte. Budsjettsøknad 2019 og statistikk 2017 ble sendt Kulturdepartementet 1.3. Krav om årsmelding for små foretak er oppheva. Fra 2019 inkluderer fristen innsendt regnskap med revisormelding i tillegg til rapportering. «Rundskriv V N om utarbeiding av søknad om tilskot for 2019 og statistikk» «Kulturdepartementet Budsjettsøknad 2019» «Kulturdepartementet Statistikk 2017» Vedtatt: Styret tar budsjettsøknad og statistikk til orientering. 6/18 Årsregnskap 2017, godkjenning. Styret ønsker å møte revisor hvert fjerde år. Revisor var invitert til møtet og gikk gjennom revisjonsmetodikk, inklusiv prosedyre for revisjon av støtteordningene. Årsregnskap har revisjonsfrist 1.3. til Kulturdepartementet og innrapporteres Brønnøysund innen 1.8. Fra 2019 skal regnskap med revisormelding sendes Kulturdepartementet innen 1.3. Revidert regnskap for 2017 med årsoppstilling for stiftinga. Årsresultatet viser et samlet resultat for stiftelsen på kr Totale driftskostnader på Senter (avd 2): kr Totale driftskostnader på Rådet (avd 1): kr (delegert budsjettramme var på kr fra styret) «Årsregnskap Sff 2017, for signering» «Revisjonsberetning 2017» «Sff årsresultat og balanse 2017 med kommentarer» Styremøtereferat s. 4/ 6

5 Vedtatt: Styret vedtar og signerer årsregnskap for /18 Årsmelding 2017 med årsberetning Årsmeldinga er orienteringssak på Representantskapsmøtet 2017 og publiseres på nettsidene Det er ikke lenger krav om at årsmelding sendes til Kulturdepartementet. «Årsmelding for Sff 2017» «Styrets årsberetning 2017 for signering» Vedtatt: Styret signerer årsberetning for Direktøren gis fullmakt til å ferdigstille årsmelding. 8/18 Statistikk til Arkivverket 2017 "Arkivstatistikken" er en årlig innsamling av statistikk for arkivinstitusjoner og arkiv i museum og bibliotek, og inngår i SSBs årlige publikasjon "Kulturstatistikk". Sff har sendt inn statistikk siden Årets frist er 9. mars, årets versjon er med fokus på digitalisering og audiovisuelt arkivmateriale. Innsendt statistikk publiseres: Vedtatt: Saken ble utsatt 9/18 Oppfølging av møtet mellom styreleder, rådsleder og direktør Styret drøftet problemstillingene som ble behandlet i årlig samtale mellom styreleder, rådsleder og direktør og nestledere 12. januar. «Notat» Vedtatt: Styret ønsker å dele senterets strategi med rådet. I tillegg ønsker styret å gjøre senterets strategi til et offentlig dokument, etter en gjennomgang med senterets ansatte. I den perioden rådet har eksternt sekretariat ønsker styret at direktøren, eller den direktøren delegerer til å møte, stiller på rådsmøtene for å styrke dialogen mellom organene i stiftinga. Styret ønsker foreløpig ikke at det opprettes en egen profil på sosiale medier for rådet, men at rådet fremdeles bruker stiftinga sin felles profil. 10/18 Søknad fra Norsk folkemusikklag om støtte til Musikk og tradisjon for 2018 Styrevedtak 12/17: «For søknad om støtte for 2018 kreves vedlagt siste godkjente årsmelding og årsregnskap for Norsk Folkemusikklag, og budsjett 2018 for «Musikk og tradisjon» samt kopi av avtaler knyttet til tidsskriftet.» Norsk folkemusikklag søker om kr i støtte til Musikk og tradisjon «Søknad om støtte med vedlegg» «Notat om driftsstøtte fra Norsk Kulturråd» «Arbeidsbudsjett Norsk folkemusikklag 2018» «Årsmelding og årsregnskap 2017, program 2018» Styremøtereferat s. 5/ 6

6 Vedtatt: Stiftinga har hatt dialog med Kulturrådet og har anbefalt at Norsk folkemusikklag skal få sin driftsstøtte, inklusiv støtte til drift av tidsskriftet Musikk og tradisjon, direkte fra dem, og viser til vedtak i Kulturrådet der Norsk folkemusikklag har mottatt kr i driftsstøtte. Stiftinga gir derfor ikke tilsagn på søknaden til Norsk Folkemusikklag. Norsk folkemusikklag er velkommen til å søke om prosjektstøtte gjennom stiftingas støtteordning og viser til retningslinjene for denne. 11/18 Neste styremøte Styremøtene ble vedtatt i styresak 45/17. Det avtales nye datoer for møte 2 og 3: Styremøte 2/ juni kl Oslo Gardermoen. Saker: Meldinger, Referater, Økonomirapporter, Revidert budsjett, Ekstern utredning, Valg av revisor Styremøte 3/18 fra 15. oktober kl 1030 til 16. oktober kl 1530 på hotell i Trondheimsområdet med overnatting for alle. Hovedsak: Ekstern utredning. Saker: Meldinger, Referater, Økonomirapporter, Mål og måloppnåelse, Styringsdialog og Lønnsforhandling Direktør, Evaluering av strategi, Gjennomgang av forpliktende avtaler, Honorering av verv Styremøte 4/ desember kl Trondheim. Saker: Meldinger, Referater, Økonomirapporter, Budsjettsøknad drøfting av tiltak og retning på søknad, Budsjett neste år vedtas, Retningslinjer for tildeling «Styrets årshjul» Godkjent i e-post Styremøtereferat s. 6/ 6