Modernisering av folkeregisteret i helse- og omsorgssektoren. Melding om dødsfall og dødsårsak Opplæring for virksomhetens brukersupport

Transkript

1 Modernisering av folkeregisteret i helse- og omsorgssektoren Melding om dødsfall og dødsårsak Opplæring for virksomhetens brukersupport

2 Helse er bare en bit av moderniseringen Produsenter: Sender inn opplysninger Konsumenter: Henter ut og benytter opplysninger 2150

3 This image cannot currently be displayed. Felles visjon for modernisering av Folkeregisteret i helse- og omsorgssektoren Være en felles, enhetlig, tidsriktig og sikker digital produsent av informasjon til folkeregisteret Melding om fødsel Melding om dødsfall Felles grunnmur for digitale tjenester Alltid ha sikre og korrekte folkeregisteropplysninger som kan identifisere helsepersonell og pasienter Ha enhetlig tjenestestrategi for tilgang til folkeregisteropplysninger gjennom 1 felles informasjonsplattform for helse

4 This image cannot currently be displayed. Utfordringer ved bruk av persongrunndata i helse- og omsorgssektoren Påvirker Mange kopier Ineffektive manuelle rutiner Ulikt informasjonsgrunnlag Manglende datakvalitet Pasientsikkerhet

5 Hva endres når «Legeerklæring om dødsfall» digitaliseres? Melding om dødsfall Modernisert Folkeregister (FREG) Melding om dødsårsak Dødsårsaksregisteret (DÅR) Fra papirskjema (IS-1025B) til elektronisk Lege melder direkte til Folkeregisteret og Dødsårsaksregisteret Informasjon om dødsfallet er umiddelbart tilgjengelig Melding om dødsfall også for personer med d-nummer

6 Dagens prosess manuell og mangfoldig Lege som erklærer dødsfallet Tingrett erklærer dødsfall ved dom Lensmann/politi etterforsker unaturlig dødsfall Tingrett/lensmann som håndterer dødsmelding Kommunelege/ saksbehandler i Dødsårsaksregisteret håndterer dødsårsak Saksbehandler i Folkeregisteret registrerer dødsfall Informasjon om dødsfall til konsumenter av Folkeregisteret 2 10 måneder 5 16 dager

7 Modernisert prosess digital og direkte Lege som erklærer dødsfallet Melder dødsfall og dødsårsak elektronisk Dødsfall mottas i Folkeregisteret Informasjon om dødsfall til konsumenter av Folkeregisteret Tingretten starter skiftebehandling Lensmann/politi etterforsker unaturlig dødsfall Saksbehandler i Dødsårsaksregisteret håndterer dødsårsak Saksbehandler i Folkeregisteret behandler evt. avvik ( < 0,2 %) Tingrett erklærer dødsfall ved dom < 1 dag < 1 dag

8 En liten endring i innmelding gir store gevinster for samfunnet. Side 8

9 Tingretten Hei! Med ny elektronisk melding fra legene rett inn til Folkeregisteret slipper vi en stor registreringsjobb. Hei! Jeg sørger over den døde, og vil slippe å motta henvendelser til den avdøde, som om han var i live. Elektronisk melding om dødsfall: NAV Hei! Jeg jobber i NAV. Vi sparer samfunnet for store summer ved å kunne stoppe utbetalinger uker og måneder tidligere. Hei! Med sanntidsoppdateringer reduserer vi risikoen for kriminalitet knyttet til avdødes konti og eiendeler Hei! I inkassobyrået mottar vi daglig lister over kunder som har utestående beløp, og sender ut krav. Med oppdatert informasjon om dødsfall unngår vi å belaste pårørende og kan effektivisere håndteringen. POLITI Hei! På sykehuset ønsker vi å få rask beskjed om dødsfall slik at vi kan slippe pasienter frem i behandlingsog operasjonskøene. INKASSO AS BANK Hei! I banken ønsker vi å få beskjed om dødsfall blant våre kunder så raskt som mulig, slik at vi kan stenge kontoer i tide, og unngå å sende varsler for manglende betaling.

10 Elektronisk melding om dødsårsak bedre og raskere helsedata Til beredskap, statistikk, helseanalyser, forskning, pasientsikkerhet Elektronisk innmelding Raskere oppdatert DÅR Bedre datakvalitet i DÅR Bedre verktøy til beredskap Mer oppdatert statistikk Bedre data til helseanalyser, forskning og pasientsikkerhet Bedre personvern og datasikkerhet Færre manuelle rutiner i FHI Dødsårsaker - ferdige data mnd. etter dødsfall

11 2 deler (dødsfall og dødsårsak) oppleves som en helhetlig løsning Hovedoppgave: Melde dødsfall og dødsårsak Andre oppgaver Melde ny dødsårsak Korrigere dødsdato Annullere registreringen av dødsfallet Slå opp og se registrerte dødsfall/ dødsårsaker Side 11

12 Utprøvingsperiode med begrenset omfang Halden kommune (sykehjem, legevakt, fastlege) Gjøvik kommune (Sykehjem og legevakt) Medisinsk avdeling Hamar sykehus Akuttgeriatrisk seksjon og sengepost, OUS De avdøde kan være fra hvor som helst i landet.. Antar ca dødsfall i løpet av utprøvingen Side 12

13 Hvor finner lege løsningen? Se også teknisk tilretteleggingsdokument I noen av utprøvingsvirksomhetene vil legene finne URL en som en link på sitt PC-skrivebord. Pålogging via ID-porten (bruker HelseID) Enkle, intuitive skjermbilder separat web-løsning

14 Hvem skal gjøre noe nytt i helse- og omsorgsektoren? Kjerneprosesser Sykepleier 1. Melder til lege at pasient er død 2. Skriver morsnotat 3. Gjennomfører morsrutine Lege 1. Identifiserer og syner den avdøde 2. Vurdere om unaturlig dødsfall, evt melder til politi 3. Vurderer obduksjon 4. Finner, fyller ut, skriver ut og lagrer skjema Skriver og lagrer journalnotat i EPJ 6. Dele informasjon om dødsfall og dødsårsak med eks. pårørende, begravelsesbyrå, forskningsstudier, kvalitetsutvalg Helsesekretær 1. videreformidling av skjema 1025 til Tingrett/ 2. Skriver sluttnotat Patolog 2. Fyller ut melding til 1. Utfører obduksjon FHI om årsak (annet 3. Andre oppgaver skjema)) Kommuneoverlege 1. Mottar skjema 1025b fra Tingrett 2. Sjekker at skjemaet er riktig utfylt, sender til FHI 3. Overvåker sykdomsutvikling i kommunen Markering av områder som endres som følge av digital melding om dødsfall og dødsårsak

15 Hva legges opp til av endringer for helsepersonell i utprøving? Mindre endringer med unntak at det er en løsrevet web-løsning (ingen tilknytning til arbeidsliste eller journal!) Lege Lege logger på web-løsning for melding om dødsfall Fyller ut og sender, får bekreftelse opp i web-grensesnittet Går rett videre til registrering av melding om dødsårsak (ny webløsning, sømløs overgang) Fyller og skriver ut melding om dødsårsak Sender melding om dødsårsak Gjør nødvendig journalføring og andre mors-relaterte oppgaver NYTT 1: Utfylling og innsending gjøres i en web-løsning Lege Sykepleier Helsesekretær Utskrift av melding om dødsårsak skannes og lagres i pasientens EPJ Utskriften sendes sende til kommunelege * Gjør nødvendig journalføring og andre mors-relaterte oppgaver NYTT 2: Manuell håndtering omtrent som dagens dersom man skriver ut på pair og sender men utskrift skal til ny adressat og anbefaler skanning til EPJ Kommuneoverlege Tar i mot ny utskrift av melding om dødsfall og dødsårsak for de dødsfall som er meldt elektronisk * Behandler disse på lik linje som dødsfall som er meldt på papir NYTT 3: Kommunelegen får i en periode en ny type utskrift for dødsfall som meldes elektronisk * Foreslått endring i lov/ forskrift om kommunelegens rolle

16 Utprøving er viktig for å få tilpasset løsning m.m. til nasjonal innføring. Prosjektet ønsker tilbakemelding på: Tett på Prøve ut teknisk oppsett Område Teknisk løsning Rapport over feil/ hendelser (eks heng, feilmelding, fikk ikke sendt, kastet ut etc)* Hva vil vi vite - Hva fungerer bra - Hva må endres - Hva kan fungere bedre/ forbedringsønsker Prøve ut funksjonalitet Virksomheten s prosjektgrupp e Prøve ut god praksis for bruk Arbeidsprosess - Fungerer lokale rutiner og prosedyrer, evt hvilke endringer må til - Innspill til Helsedirektoratet beskrivelse Brukeropplevelse - Hva fungerer bra - Hva må endres - Hva kan fungere bedre/ forbedringsønsker Prøve ut støttemateriell Informasjon/opplæring - Hva fungerer bra - Hva må endres - Hva kan fungere bedre/ forbedringsønsker

17 Opplæringsmateriell gjøres tilgjengelig for helse- og administrativt personell (NHN side) For lege Spørsmål og svar For adm.personell Opplæring Brukermanual Side 17

18 Div info materiell Muntlig formidling Anbefaling Under implementering Dette skal være Hjelp og støtte Bruk: alias Footer found in applications for dødsfall and dødsårsak: alias: ->> faktisk URL: Bruker: faktiske URLene Forside - dødsfall og dødsårsak Hjelp og støtte Om tjenesten (forside) Spørsmål og svar Teknisk informasjon Opplæringsmateriell Personvernerklæring Implementert

19 Anbefaling Under implementering NY link? NY: Dødsfall og dødsårsak NY: «MF Helse»? NY(E) spørsmål (evt. med link) F.eks.: NY: NY: Uklart om dette skal lages NY link? Ytre navigering Implementert

20 Inkl. spørsmål og svar som oppdateres ved behov Spørsmål fra lege/ helsepersonell Hva gjør vi dersom vi ved et uhell kommer til å sende dødsmeldingen på feil identitet? evt annen kritisk hendelse hvor henvender jeg meg? Hva gjør jeg dersom jeg ønsker å konferere med kollega/ overordnet før jeg sender melding om dødsårsak? Hvordan kan jeg i ettertid se at melding om dødsfall er sendt? Hvorfor må jeg legge inn min epost-adresse? Dette kan lett være en midlertidig adresse. Hvordan sikrer man at riktig lege for beskjed? Noen punkter fra dagens dødsårsaksskjema er tatt bort. Er det riktig? Når integreres løsningen mot PAS/EPJ? Hva integreres mot PAS/ EPJ? Hvordan er beslutningsprosessen for dette? Vil det bli mulig å logge inn fra PAS/EPJ-systemet? Når er dette planlagt? Hva gjør jeg hvis løsningen ikke er tilgjengelig Kommentar Det er kritisk å sende en annullering av dødsfallet med en gang du oppdager en slik feil. I tillegg ber vi deg å ringe NHN, tlf umiddelbart og varsle om at dette har skjedd. For den uheldige personen kan feilregistrering bety at banken stenger konti etc, så manuelle prosesser iverksettes dersom dette skjer. Eventuell mediehåndtering håndteres av Skattedirektoratet og Direktoratet for e-helse ved en slik hendelse. a) Dersom man i løpet av en dag eller to kan konferere med kollega, kan man avvente med å melde dødsfall og dødsårsak til dette er gjort. b) Dersom man ikke raskt nok kan konferere med kollega, meldes dødsfallet umiddelbart og dødsårsak meldes etter at kollega er konferert med. Det er registrert et ønske om å kunne mellomlagre melding om dødsårsak, men dette vil ikke være mulig å få til i utprøving. Ønsket tas inn og vurderes som en mulig endring til videre innføring. Man kan melde ny dødsårsak når som helst, og flere leger kan sende melding på samme person. Alle leger vil se at en person er registrert død i folkeregisteret med registrert dødsdato. Lege vil kunne hente opp egne registreringer i en liste der man både ser registrerte dødsfall og dødsårsak. Registrering der dødsårsak mangler er markert tydelig for lett å se hva som mangler. I utprøving anbefales det at lege tar utskrift av dødsårsaksmeldingen og får den scannet/lagret inn i pasientens journal, dermed kan annen lege finne meldingen i pasientens journal. Dette er for at FHI raskt kan ta kontakt med den det gjelder for å fylle inn evt tilleggsinformasjon knyttet til dødsårsaksmeldingen. Det er et juridisk krav om at det kun er rapporterende lege som har innsyn, derfor er det er legens egen e-postadresse som benyttes, ikke virksomhetens. E-postadressen blir ikke lagret og benyttet til annet bruk. Hvis lege ikke legger inn epostadresse, benytter FHI dagens manuelle, papirbaserte rutiner for oppfølging. Ja disse er vurdert å ikke være nødvendige og er fjernet for å gjøre registrering enklere. Vi tar gjerne innspill på om det er punkter du savner og hvorfor du mener de bør være med. Det er RHFene / virksomhetene selv som skal beslutte hva som skal integreres og hvordan. MF Helse og KS holder i dialogen mot EPJ for fastlege, legevakt og sykehjem. Disse vurderingene gjøres: - single-sign-on (ingen ekstra pålogging utover EPJ) - f.nr/ dnr følger med fra PAS/EPJ for å bidra til å melde dødsfall på rette person - automatisk lagring av melding om dødsfall og dødsårsak - knytning til legenes arbeidslister for å sikre meldeplikten på begge meldinger - evt strukturert tilbakemelding til EPJ fra dødsårsaksregisteret som vil åpne for en rekke nye muligheter (gjelder i hvert fall RHFene) Benytt skjema "Legeerklæring om dødsfall / Melding om unaturlig dødsfall" som tidligere Side 20

21 Brukerstøtte og teknisk beredskap for helsepersonell, helsesekretærer og virksomhetene utprøving høsten 2018 «Leger og andre fra utprøvingsvirksomheten» Lokal IT-support Brukerstøtte, feil/ hendelser NHN Kundesenter Tlf For NHN: Kritiske A hendelser varsles umiddelbart til MF Helse medieberedskap (sms/ ring egen liste) Prosjektet håndterer kriseberedskap Andre hendelser videreformidles til prosjektet Ved annullering ringer helsepersonell til NHN NHN har support 24/7 og kan svare på det meste av spørsmål. De kan også rute videre. Brukerstøtte knyttet til klinisk-faglige spørsmål rutes til FHI edar-support@fhi.no (edår) evt på virkedager kl :30 til telefon / mobil Prosjektet bemanner mfhelse@ehelse.no på virkedager kl 09-15:30. Adressen kan benyttes til innspill, spørsmål og endringsønsker.

22 Situasjoner som trigger beredskap Teknisk beredskap Hendelse Konsekvens Eskaleringsgrad Påvirker media beredskap Alvorlige Alvorlige feil/løsningen feil/løsningen er nede er nede Legen må bruke papir Høy med tanke på omdømme Medium påvirkning Sensitiv informasjon på avveie Løsningen må lukkes. Topp prioritet. Høy påvirkning Sensitiv informasjon på avveie Media beredskap Hendelse Konsekvens for Eskaleringsgrad Generell omtale/innbygger Alvorlige feil/løsningen er nede E-Helse, FHI SKD, SPHT, KS, pårørende Høy med tanke på omdømme Medium påvirkning Sensitiv informasjon på avveie Innbygger, SKD, E-Helse, SPHT, KS, Leger Topp prioritet. Høy påvirkning Feil person meldt død 22

23 Kategorisering av hendelser Vi må jobbe ut tabellen under utprøvning og komplettere. Må også vurdere om aktørene (FHI, E-helse, NHN, SKD, KS, NIKT har felles oppfatning om kategori) Kategori Scenarioer Saksløsning påbegynt* etter registering hos NHN Mål for feilretting Varsling A Kritisk Feil person er meldt død Web-løsningen tar ned systemer i utprøvingsvirksomhetene Pårørende informert på kjip måte Integritet eller konfidensialitet er brutt Løsningen kan ikke brukes (f.eks. løsningen er nede eller så treg at det ikke kan brukes) Umiddelbart innen dekningsperioden (24/7) 2 timer Full beredskap! NHN varsler MF Helse Medie-beredskap som håndterer saken videre og vurderer varsling Nivå 2 i Skatt Virksomhetenes lokale IT-support varsles. Nivå 2 Skatt og MF Helse Medie-beredskap har gjensidig kontakt i alle slike hendelser B Alvorlig Teknisk feil er rapportert, men løsningen kan brukes (f.eks. en «sjelden» tilstand / bug som får systemet til å feile / «crash») Innen 2 time innenfor 08:00-16:00 8 timer Varsles til sektor i definert varslingskanal innen 3 dager (på NHN nettsider) C Mindre alvorlig Forsinkelser teknisk nivå mellom Helse og Skatt Treghet i løsningen er rapportert, men løsningen kan brukes Innen 3 arbeidsdager 5 virkedager Varsles til sektor i definert varslingskanal innen 1 uke (på NHN nettsider). Starter som «Grønn linje» drift, vurderes eskalert i forhold til tid og konsekvens vurdering.

24 Henvendelser/ feilmeldinger hva bør vi vite? Forslag (men hører gjerne hva NHN og lokal IT-support er vant til/ har rutine på): Info om innmelder Navn på innmelder (gjerne med HPR nummer) Organisasjon Tlf nr (helst mobil) E-post Tidspunkt og feilmelding Når ble feilen kjent (tidspunkt osv noteres) Har feilen oppstått flere ganger - (ja eller nei, evt. beskriv) Hva står i eventuelle feilmeldinger Beskrivelse av feil Beskrivelse så korrekt som mulig hvilke konkrete aksjoner (valg i meny, knappetrykk, e.l.) ble gjort i forkant av feilen? hva skjedde da? Hva var forventet? Hvem berøres Konsekvens for de som er berørt Anslag på hvor mange som berøres Korrekt satt Prioritet / Kategori (ut fra det man vet)

25 Ønsker å gjennomføre 1-2 beredskapsøvelser i høst Samarbeid med Skatt og andre aktører Tid, omfang m.m. kommer vi tilbake til

26 FOR NYSGJERRIGE SJELER Om løsningen og endringer fra dagens papirløsning til ny elektronisk løsning Side 26

27 Ny elektronisk innmelding av dødsfall Helena Niemi Eide Helena Niemi Eide

28 Side 2 deler 1 løsning FHI -

29 Forenkling av utfyllingsprosessen Informasjon som fjernet fra innmelding av dødsårsak Papirmeldingen Avdødes slektsnavn og kjønn hentes fra Folkeregisteret. Avdødes adresse og ekteskapelig status kan hentes fra Folkeregisteret Avdødes yrke (evt. forsørgerens) kan hentes ved å koble mot sosioøkonomiske data i SSB Institusjonens navn er tatt ut, men oppgir senere virksomhetens navn. Behandlende lege tatt ut, men informasjon fra fastlegeregisteret er lagt inn. Samme informasjon bør ikke registreres flere ganger. FHI

30 Dødssted Endring og presisering Papirmeldingen FHI

31 Fylle i dødsårsak Elektronisk melding Når legen begynner å skrive diagnose kommer det opp forslag som kan velges. ICD10 koden vises. Etter innspill fra leger kan man nå også skrive ICD10 kode med eller uten punktum Ingenting er fjernet eller endret men vi har fått innspill på å være tydelige når det gjelder diagnoser som ikke kan brukes som umiddelbar dødsårsak. Se neste slide. Papirmeldingen FHI

32 Informasjon om skade/ulykke Papirmeldingen Skadested og aktivitet Elektronisk melding Forklarende hjelpetekst Legen velger skadested og aktivitet ved å klikke på ett av eksemplene FHI

33 Klassifisering av dødsfall Mer oversiktlig klassifisering av dødsfall Spørsmål om obduksjon og om dødsårsak ville bli revurdert, var ikke tydelige, og ble ofte misforstått. På elektronisk skjema er det enklere å svare på spørsmål vedr. obduksjon FHI

34 Unaturlig død Meldeplikt ved unaturlig dødsfall inneholder eksempler på hva som defineres som unaturlig. Disse eksemplene er ikke «klikkbare» Legen fyller ikke i kategori av unaturlig dødsfall. Noe av denne informasjonen kan hentes ut fra ICD-10 kodene. FHI

35 Avsluttende informasjon Informasjon som fjernet fra innmelding av dødsårsak Når legen velger ja på unaturlig død anses det å inkludere at legen også har informert politiet. Innloggingsinformasjon på nivå 3 er nok for å sende informasjon til Folkeregisteret og Dødsårsaksregisteret. Legen har ikke denne plikten lengre Ved utskrift av legeerklæring må legen signere papiret. FHI

36 Kontaktinformasjon Informasjon som kommer automatisk eller som er fjernet helt Prosess utgår. Meldingen går direkte til Folkeregisteret og Dødsårsaksregistret. Viktig unntak i overgangsperioden (trolig ) Til nødvendig lovendring i Helsepersonelloven er på plass, må legen skrive ut legeerklæringen, signere den og sørge for at den blir sendt til kommunelegen. FHI

37 Kontaktinformasjon Informasjon som kommer automatisk eller som er fjernet helt Vi ønsker legens e-postadresse for å kunne kontakte ham/henne for tilleggsinformasjon. FHI oppbevarer ikke kontaktinformasjonen til legen, og denne informasjonen må derfor oppgis på alle dødsmeldingene. Dersom legen ikke oppgir epostadresse, har vi mulighet til å innhente informasjon fra virksomheten. FHI

38 FHI

39 Baksidetekst Dette er en utskrift av elektronisk legeerklæring om dødsfall. Elektronisk legeerklæring om dødsfall kommer gradvis til å erstatte dagens papirmelding inntil det ikke lenger er mulig å melde dødsfall på papir. Elektronisk overføring av medisinske data sikrer et bedre personvern og unødvendig distribusjon av papirutskrift bør unngås. Samtidig er det spesielle behov som må ivaretas. Avhengig av nasjonalitet, og om liket skal føres ut av landet, er det behov for utskrift av legeerklæring om dødsårsak. Utskriften må alltid signeres av lege. I de fleste tilfeller sørger begravelsesbyråer for oversettelse av legeerklæringen og ser til at det finnes nødvendige offisielle dokumenter som kan gis til ambassader som krever dette. Ytterligere er politiet involvert i forbindelse med utførsel av lik. Begravelsesbyrå kan etter fullmakt fra de pårørende be om en utskrift OVERGANGSPERIODE FOR KOMMUNELEGER Du som er kommunelege får denne utskriften på grunn av en overgangsperiode inntil nødvendige endringer i lovverk og rutiner er på plass. Du trenger ikke å kvalitetssikre denne melding eller sende den videre til Dødsårsaksregisteret. For mer informasjon se hjemmesidene til Helsedirektoratet, Folkehelseinstituttet xxx FHI

40 Hva gjør jeg hvis jeg har registrert noe feil? Melde ny dødsårsak Korrigere dødsdato Annullere registreringen av dødsfallet Side 40

41 Se også brukermanual for å se bildene i løsningen Side 41