God Regnskapsføringsskikk Internkurs Accountor

Transkript

1 God Regnskapsføringsskikk Internkurs Accountor

2 God Regnskapsføringsskikk Gjennomgang av hele standarden Bakgrunn for endring til en standard Praktisk gjennomføring av kravene Vinkling mot bruk av Poweroffice

3 Agenda Innledning a) Bakgrunn for endringene b) Arbeidsform og prosess c) Sammenslåing av GRFS 0,1,2 og 3 d) Struktur og innhold i ny standard e) Endringer i forhold til tidligere GRFS

4 Agenda Innhold i ny GRFS 1. Utgangspunkt og definisjoner 2. Forutsetninger for å kunne påta seg regnskapsføreroppdrag 3. Oppdragsavtale og fullmakter 4. Oppdragsgivers regnskapsmateriale 5. Oppdragsutførelse 6. Oppdragsdokumentasjon 7. Kvalitetskontroll 8. Ikrafttredelse

5 SEKVENS 1 Bakgrunn for endringene Arbeidsform og prosess Sammenslåing av GRFS 0,1,2 og 3 Struktur og innhold i ny standard Endringer i forhold til tidligere GRFS Rammeverk Formål og omfang

6 a. Bakgrunn for endringene

7 Historikk og tidsplan NARF og Økonomiforbundet GRFS 0 og 1 utarbeidet som foreløpige Bransjestandardutvalget formelt opprettet Utvikle bransjestandarder for regnskapsføring GRFS 0 og 1 revidert og gjort endelige GRFS 2 og 3 utarbeidet som foreløpige Revisorforeningen inn i Bransjestandardutvalget Anbefaling om regnskapsføreruttalelsen utarbeidet Revisjon av god regnskapsføringsskikk Interne runder i foreningene og egne fagmiljøer Ny standard på høring (vår) - styregodkjenning Informasjon og opplæring (høst) Ikrafttredelse ny standard Nye prosjekter i Bransjestandardutvalget (betalingstransaksjoner)

8 Hvorfor behov for endringer? 7-8 år siden siste hovedrevisjon av GRFS Teknologisk utvikling fordrer behov for endringer Endringer i underliggende regler, herunder bokføringsreglene Erfaringer fra praktisk bruk av standardene Endringer i regnskapsføreres kompetansenivå og behov Ønske om å se på muligheter for forenklinger Herunder muligheter for vesentlighetsvurderinger Tiden moden for å gjøre foreløpige standarder endelige GRFS 2 Lønn GRFS 3 Fakturering

9 b. Arbeidsform og prosess

10 Bransjestandardutvalget Terje Melhus Visma Services Norge AS (leder) Karine Olsen, Accountor AS Jon Baggetorp, Spydeberg Regnskapslag Unni Moslet, Selbu Økonomi & Regnskap AS Jeanette Heyerdahl, AS Revisjon & Skatterådgivning Frode Ludvigsen, BDO AS Sekretariat Jan Terje Kaaby Regnskap Norge Observatør Trond Kjetil Rogstad Revisorforeningen

11 c. Sammenslåing av GRFS 0, 1, 2 og 3

12 Begrunnelser for sammenslåing Enklere å forholde seg til ett dokument enn fire Sammenhengen mellom kravene på ulike oppdragsområder blir tydeligere Innhold som er aktuelt på flere oppdragsområder behøves ikke gjentatt Det er ikke lenger nødvendig med henvisninger mellom de ulike standardene Det benyttes ikke lenger foreløpige standarder, som må holdes adskilt fra endelige standarder

13 d. Struktur og innhold i ny standard

14 Innhold i ny standard 1. Utgangspunkt og definisjoner 2. Forutsetninger for å kunne påta seg regnskapsføreroppdrag 3. Oppdragsavtale og fullmakter 4. Oppdragsgivers regnskapsmateriale 5. Oppdragsutførelse 6. Oppdragsdokumentasjon 7. Kvalitetskontroll 8. Ikrafttredelse

15 e. Endringer i forhold til tidligere GRFS

16 Obligatoriske krav Obligatoriske krav er angitt med uthevet tekst og ordet «skal» Kan likevel være mulighet for skjønn, se senere punkt Skal vurdere, skal innenfor alminnelige rammer mv. Dette var ikke like tydelig i tidligere GRFS Alle obligatoriske krav skal følges Eventuelle avvik fra de obligatoriske kravene skal kunne begrunnes og forklares (punkt 1.1.3) Skal dokumenteres i oppdragsdokumentasjonen Hvorfor regnskapsfører mener at det valgte alternativet er minst like bra som å følge standardens krav

17 Anbefalinger All annen tekst enn uthevet tekst er veiledning Veiledningen består av tre deler Utdyping/forklaring av de obligatoriske kravene Forslag til øvrige handlinger, tiltak mv. som ikke er obligatoriske Unntak/alternative handlinger («kan») Benytter ikke ordet «skal» i veiledende tekst Forslag til øvrige handlinger angis med ordet «bør» De obligatoriske kravene må leses sammen med tilhørende veiledningen Skal ikke lese obligatoriske krav (uthevet tekst) isolert En av grunnene til at oppsummeringen av obligatoriske krav i tidligere GRFS er fjernet

18 Forenklinger Innhold i regnskapsførerloven og -forskriften gjentas ikke Benytter i stedet henvisninger i fotnoter der dette er hensiktsmessig Innhold i andre regelverk gjentas så lite som mulig Skal ikke være god bokførings- eller regnskapsskikk Benytter i stedet henvisninger i fotnoter der dette er hensiktsmessig Innhold som anses som selvsagt/opplagt tas ut Basert på utvikling i regnskapsførernes kompetanse og erfaring For eksempel en del definisjoner Oppsummeringen av obligatoriske krav fjernes Standarden må betraktes under ett, som en helhet Ønsker ikke at obligatoriske krav skal leses isolert Gjør standarden kortere

19 Presiseringer Begrepsbruken i standarden er harmonisert med andre regelverk For eksempel bokførings- og regnskapsreglene Samme fenomen heter det samme alle steder Språket er forsøkt gjort presist og konkret Presis begrepsbruk, jf. over Kortere setninger og avsnitt To the point

20 Teknologisk utvikling Punktene om IT er utvidet, omfatter nå (punkt 2.8) Bruksrettigheter til programvare Oppdragsgivers tilgang til regnskapsførers system Tilgangskontroller, samt krav om avtaleregulering Vedlikehold av programvare IT-sikkerhet Utvidet til helhetlig IT-sikkerhet; ikke bare sikkerhetskopiering Ekstern drift av virksomhetskritisk IT (outsourcing) Skal innhente informasjon om hvor oppbevaringsmedier befinner seg, og eventuelt informere oppdragsgiver om hvor regnskapsmateriale oppbevares. Bytte av programvare (sikret oppbevaring, herunder konfidensialitet) Omhandler arbeid i oppdragsgivers systemer Oppdragsgiver sitter med ansvaret for regnskapssystemet

21 Endringer i arbeidsform Gjennomgående klarere omtale av arbeidsdeling mellom oppdragsgiver og regnskapsfører For eksempel tilfeller hvor oppdragsgiver gjør deler av bokføringen, avstemmingene og/eller rapporteringen selv Klarere skille mellom bokføring og årsoppgjør Kan gjøre enten det ene, det andre eller begge deler Punkt 5.7 bokføring og 5.8 årsoppgjør Eget punkt om «rene rapporteringsoppdrag» (5.9) Kun bistand med rapportering, ikke løpende bokføring Årsregnskap og ligningsoppgaver det mest typiske Tillegg til 5.8 ved årsoppgjørsoppdrag

22 Vesentlighetsvurderinger Adgang til å vise skjønn og gjøre profesjonelle vurderinger Eksempler på hvor begrepet vesentlig er benyttet i standarden 5.2 Regnskapsfører skal vurdere de av oppdragsgivers interne rutiner som er vesentlige for forsvarlig oppdragsutførelse 5.2 Når det oppdages vesentlige svakheter i oppdragsgivers interne rutiner skal dette rapporteres skriftlig til oppdragsgiver 5.3 Vesentlige brudd på oppdragsavtale og lovbrudd skal rapporteres skriftlig Dokumentasjon av vesentlige poster som er utarbeidet av regnskapsfører skal godkjennes av oppdragsgiver Det anbefales at vesentlige inntekter og kostnader periodiseres ved utarbeidelse av periodiske regnskapsrapporter 6.1 Oppdragsdokumentasjonen skal inneholde vesentlige opplysninger om oppdragsgiver og regnskapsføreroppdraget

23 Vesentlighetsvurderinger Eksempler på andre muligheter for skjønn 2.1 Vurdere behovet for interne rutiner 2.5 Vurdere sin kapasitetsmessige sårbarhet 2.9 Vurdere sine samlede forsikringsbehov Vurdere behov for å kommentere negativ utvikling i egenkapital, likviditet og/eller inntjening 5.8 Vurdere om det skal avklares med oppdragsgiver ved valg av regnskapsstandarder, regnskapsprinsipper m.v Kan ikke benytte vesentlighetsvurderinger ved krav gitt i eller i medhold av lov Må følge gjeldende regelverk 100 % Benyttes ikke på samme måte som av revisor Ikke beløpsmessig vesentlighetsgrense Regnskapsfører kan ikke la være å føre små poster, eller la være å rapportere alle tall

24 Små vs. store oppdrag Ingen differensiering mellom store og små oppdrag i GRFS Kravene i seg selv er skalerbare Det enkelte krav kun gjelder på oppdrag hvor kravet er aktuelt På små og ukompliserte oppdrag vil det være færre regnskapsposter, risikoområder, usikkerheter mv. som må håndteres og dokumenteres En viss differensiering i underliggende regelverk Oppdragsgivere uten regnskapsplikt Oppdragsgivere som kan benytte GRS for små foretak Oppdragsgivere med kun årlig ajourholdsplikt

25 1. Utgangspunkt og definisjoner 1.1 Rammeverk, virkeområde, formål og omfang 1.2 Definisjoner

26 1. 1 Rammeverk, virkeområde, formål og omfang Rammeverk Virkeområde Formål og omfang

27 1.1.1 Rammeverk Utøvelse av ekstern regnskapsførervirksomhet er regulert gjennom regnskapsførerloven. Regnskapsførerloven setter krav om at person som skal utøve slik virksomhet, må ha autorisasjon som regnskapsfører. I regnskapsførerforskriften er plikter etter regnskapsførerloven ytterligere utdypet. Denne standard gir retningslinjer for god regnskapsføringsskikk vedrørende allmenne forhold som gjelder for regnskapsføreroppdrag, samt på oppdragsområdene fakturering, lønn, bokføring og årsoppgjør. Erstatter GRFS 0,1,2 og 3

28 1.1.2 Virkeområde Standarden gjelder ekstern regnskapsførervirksomhet der regnskapsfører i næring påtar seg å føre regnskap for andre (regnskapsføreroppdrag). Oppdragsgivers eget ansvar for å overholde plikter gitt i eller i medhold av lov hviler fullt ut på oppdragsgiver selv. Oppdragsgiver kan ikke ved avtale fraskrive seg plikter som påhviler oppdragsgiver, for eksempel overfor tredjemann eller offentlige myndigheter. De tjenester som regnskapsførervirksomheten tilbyr seg å utføre på vegne av oppdragsgiver skal reguleres i en oppdragsavtale. Regnskapsførervirksomhetens ansvar fremkommer av oppdragsavtalen og bestemmelser gitt i eller i medhold av lov.

29 1.1.3 Formål og omfang Standardens formål er å gi uttrykk for hvilke forutsetninger regnskapsførervirksomheten skal oppfylle for å påta seg regnskapsføreroppdrag, samt hva regnskapsførervirksomheten normalt skal legge til grunn som god praksis ved oppdragsutførelsen. Standarden skal medvirke til at oppdragsgivere mottar regnskapstjenester av høy kvalitet, med gode regnskapsprodukter som resultat. Kundefokus i kravene Standarden gjelder enhver som er autorisert som regnskapsfører i henhold til regnskapsførerloven, men er begrenset til virksomhet som i næring fører regnskap for andre (regnskapsføreroppdrag).

30 1.1.3 Formål og omfang Regnskapsførervirksomheten må sørge for at alle regnskapsføreroppdrag utføres i samsvar med standarden, herunder oppgaver som ikke utføres av autoriserte regnskapsførere. Standardens innhold kan også være egnet som kvalitetsnorm hos virksomheter som utfører regnskapsføring internt. Andre løsninger enn standardens kan være akseptable, så fremt de minst oppfyller formålet med kravet og sikrer samme kvalitetsnivå på tjenesteleveransen. Løsningene kan ikke være i strid med krav gitt i eller i medhold av lov. Regnskapsfører skal kunne redegjøre for avvik fra standardens obligatoriske krav (uthevet tekst), og skal derfor begrunne slike avvik i oppdragsdokumentasjonen. Se punkt RF må i oppdragsdokumentasjonen begrunne avvik fra standardens krav.

31 SEKVENS 2 Definisjoner Formalitetskrav Rutiner og internkontroll Innhenting av uttalelse om nytt oppdrag Risikobasert kundekontroll Honorarer kapasitet Taushetsplikt erklæring Programvare - regnskapssystem

32 1.2 Definisjoner Regnskapsføring Regnskapsfører, regnskapsførervirksomhet og regnskapsførerselskap Oppdragsgivers dokumentasjon Oppdragsgivers regnskapsmateriale Oppdragsdokumentasjon Faktureringsoppdrag Faktureringsgrunnlag Lønnsoppdrag Lønnsgrunnlag Lønnsslipp, a-melding og sammenstillingsoppgave (årsoppgave) lønn Lønnsdokumentasjon Årsoppgjørsoppdrag Rene rapporteringsoppdrag

33 1.2 Definisjoner Regnskapsføring Regnskapsføring defineres som utføring av oppdragsgivers plikter etter regnskaps- og bokføringslovgivningen, samt utarbeidelse av oppgaver og opplysninger for oppdragsgiver som denne skal gi i henhold til lov eller forskrift9. Oppdraget kan i oppdragsavtalen utvides eller begrenses i forhold til denne definisjonen.

34 1.2 Definisjoner Regnskapsfører, regnskapsførervirksomhet og regnskapsførerselskap. Med autorisert regnskapsfører menes person som har autorisasjon som regnskapsfører10. Autorisert regnskapsfører uten oppdragsansvar har et selvstendig ansvar for at eget arbeid utføres på en ordentlig måte, i tråd med oppdragsavtalen og bestemmelser gitt i eller i medhold av lov. Med oppdragsansvarlig regnskapsfører menes en autorisert regnskapsfører som i henhold til oppdragsavtalen er utpekt som ansvarlig for regnskapsføreroppdraget11.

35 1.2 Definisjoner Regnskapsfører, regnskapsførervirksomhet og regnskapsførerselskap. (forts) Med regnskapsfører menes enhver person som utfører oppgaver på regnskapsføreroppdraget, herunder oppdragsansvarlig regnskapsfører og medarbeidere. Med regnskapsførervirksomhet menes både enkeltpersonforetak og selskap som i næring fører regnskap for andre12. Med regnskapsførerselskap menes selskap som nevnt i forrige avsnitt13. Begrepet inkluderer ikke enkeltpersonforetak.

36 1.2 Definisjoner Oppdragsgivers dokumentasjon Med oppdragsgivers dokumentasjon menes dokumentasjon av bokførte opplysninger (bilag/ bokføringsgrunnlag) og dokumentasjon av balansen. Dokumentasjonen kan være mottatt fra eksterne parter, eller være utarbeidet av oppdragsgiver eller regnskapsførervirksomheten Oppdragsgivers regnskapsmateriale Med oppdragsgivers regnskapsmateriale menes oppdragsgivers oppbevaringspliktige regnskapsmateriale.

37 1.2 Definisjoner Oppdragsdokumentasjon Med oppdragsdokumentasjon menes den dokumentasjon som regnskapsførervirksomheten utarbeider og oppbevarer for å dokumentere utførelsen av regnskapsføreroppdraget Faktureringsoppdrag Med faktureringsoppdrag menes utstedelse av salgsdokumenter og kreditnotaer på vegne av oppdragsgiver Faktureringsgrunnlag Med faktureringsgrunnlag menes oppdragsgivers dokumentasjon som utgjør grunnlaget for utstedelse av salgsdokumenter (fakturering).

38 1.2 Definisjoner Lønnsoppdrag Med lønnsoppdrag menes oppdrag som omfatter registrering av lønnsgrunnlag, utarbeidelse av lønnsdokumentasjon, utarbeidelse av grunnlag for utbetaling av lønn, feriepenger, trekk og arbeidsgiveravgift, og/eller utarbeidelse og innsending av offentlige oppgaver på vegne av oppdragsgiver Lønnsgrunnlag Med lønnsgrunnlag menes oppdragsgivers dokumentasjon mv. som lønnsopplysningspliktige ytelser og trekk bygger på, herunder avtaler om lønn og naturalytelser, timelister, reiseregninger, skattekort, vedtak om utleggstrekk, kontingenter, forsikringstrekk mv.

39 1.2 Definisjoner Lønnsslipp, a-melding og sammenstillingoppgave (åroppgave) lønn Med lønnsslipp menes skriftlig oppgave/kvittering til arbeidstakeren over beregningsmåten for lønn, beregningsgrunnlaget for feriepenger og trekk som foretas. Med a-melding menes månedlig rapportering av lønns- og ansettelsesforhold til Skatteetaten, NAV og Statistisk sentralbyrå. A- melding A01 registreres direkte i Altinn, mens a-melding A02 sendes fra et lønns og personalsystem. Med a-melding tilbakemelding (A03) menes tilbakemelding av innsendte opplysninger etter a-meldingen er levert. Med sammenstillingsoppgave (årsoppgave) lønn menes en årlig sammenstilling fra arbeidsgiver til arbeidstaker over innrapporterte opplysninger om ytelser, forskuddstrekk og feriepengegrunnlag.

40 1.2 Definisjoner Lønnsdokumentasjon Med lønnsdokumentasjon menes dokumentasjon for bokføring i regnskapssystemet av lønn og trekk mv. (bilag/bokføringsgrunnlag) Årsoppgjørsoppdrag Med årsoppgjørsoppdrag menes regnskapsføreroppdrag som innebærer utarbeidelse av årsregnskap og/eller ligningsoppgaver Rene rapporteringsoppdrag Med rene rapporteringsoppdrag menes regnskapsføreroppdrag som ikke omfatter løpende bokføring, kun bistand med utarbeidelsen av pliktig regnskapsrapportering. Typiske årsoppgjørsoppdrag, jf

41 2. Forutsetninger for å kunne påta seg regnskapsføreroppdrag 2.1 Rutiner og intern kontroll 2.2 Innhenting av uttalelse om nytt oppdrag 2.3 Risikobasert kundekontroll 2.4 Honorarer 2.5 Kapasitet 2.6 Kompetanse 2.7 Taushetsplikt 2.8 program og maskinvare 2.9 Forsikring

42 2.1 Rutiner og intern kontroll Regnskapsførervirksomheten skal drives forsvarlig, og til enhver tid ha nødvendige interne rutiner som sikrer at oppdragsavtalen og krav gitt i eller i medhold av lov etterleves, samt at oppdragsgiveres og regnskapsførervirksomhetens egne interesser ivaretas. Rutinene skal være nedfelt skriftlig hvis dette er viktig for å sikre gjennomføring. Regnskapsførervirksomheten skal kunne begrunne hvorfor interne rutiner, intern kontroll og opplegget for oppdragsutførelse for øvrig anses forsvarlig. Regnskapsførervirksomheten skal etablere forsvarlige interne kontroll- og kommunikasjonsrutiner som sikrer oppfyllelse av plikter etter hvitvaskingsloven. KS komplett fil Regnskapsførerselskaper skal ha risikostyring og internkontroll som minst tilfredsstiller kravene i risikostyringsforskriften.

43 2.1 Rutiner og intern kontroll Ensartede rutiner for samtlige oppdragsgivere Antall medarbeidere, kompetanse og kompleksitet bør tas hensyn til Alle bør ha skriftlige rutiner, også de med få ansatte I små virksomheter kan beskrivelsene være enklere og mer kortfattede. Enkeltpersonsforetak bør gjennomføre risikostyring og internkontroll etter risikostyringsforskriftens 6 og 7 selv om dette ikke er lovpålagt. KS Komplett har forslag til maler og sjekklister for de fleste rutiner og internkontrolltiltak regnskapsførervirksomheten trenger.

44 2.1 Rutiner og intern kontroll Risikostyringsforskriften Løpende vurdere hvilke vesentlige risikoer som er knyttet til virksomheten Ved endringer eller etablering av produkter og rutiner av vesentlig betydning skal det foreligge en risikovurdering før igangsettelse Årlig foreta en gjennomgang av vesentlige risikoer for alle virksomhetsområder, og vurdere tiltak som kan redusere risikoen. Ledere skal løpende vurdere gjennomføringen av internkontrollen og minst en gang i året foreta en skriftlig oppsummering.

45 2.2 Innhenting av uttalelse om nytt oppdrag Ved overtagelse av oppdrag fra en annen regnskapsfører skal ny regnskapsfører be om en uttalelse om oppdragsforholdet fra tidligere regnskapsfører. Oppdragsgiver skal orienteres om at en slik uttalelse innhentes. Slik uttalelse skal innhentes før ny regnskapsfører inngår oppdragsavtale med oppdragsgiver. Forespørsel til tidligere regnskapsfører skal likevel ikke skje før oppdragsgiveren har akseptert ny regnskapsførers tilbud om utførelse av regnskapsførertjenester.

46 2.2 Innhenting av uttalelse om nytt oppdrag Tidligere regnskapsfører skal, når ny regnskapsfører ber om det, gi opplysninger til ny regnskapsfører om forhold som tilsier at ny regnskapsfører ikke bør påta seg oppdraget. Tidligere regnskapsfører skal i sin uttalelse minimum opplyse om forhold knyttet til oppdragsutførelsen som innebærer mislighold av oppdragsavtalen eller brudd på krav gitt i eller i medhold av lov. Tidligere regnskapsfører skal avgi sin uttalelse uten ugrunnet opphold, normalt innen 14 dager etter mottak av forespørselen fra ny regnskapsfører.

47 2.2 Innhenting av uttalelse om nytt oppdrag Trinn i prosessen 1. Tilbud 2. Aksept 3. Uttalelse 4. Avtale

48 2.2 Innhenting av uttalelse om nytt oppdrag Begge regnskapsførere skal dokumentere slik korrespondanse i oppdragsdokumentasjonen, enten i form av skriftlig uttalelse eller som notater fra samtale. Anmodning om uttalelse fra tidligere regnskapsfører kan unnlates dersom ny regnskapsfører har god kunnskap om oppdragsgiver og dennes regnskapsførsel. Det samme gjelder for kortvarige oppdrag, samt for oppdrag med begrenset omfang, der en uttalelse fra tidligere regnskapsfører ikke forventes å ha betydning for oppdragsutførelsen. De vurderinger som medfører at uttalelse fra tidligere regnskapsfører ikke innhentes, skal dokumenteres i oppdragsdokumentasjonen. Kan gis uten hinder av taushetsplikten, rfl 10 og punkt Uttalelsen kan videreformidles til oppdragsgiveren KS Komplett Anmodning om uttalelse vedr regnskapsføringsoppdrag KS Komplett Diverse forslag til svar på anmodning

49 2.3 Risikobasert kundekontroll Den som etablerer et oppdrag på vegne av regnskapsførervirksomheten skal sørge for at det foretas risikobasert kundekontroll etter hvitvaskingsloven av oppdragsgiver, kontaktperson og reelle rettighetshavere, herunder påse at den fremlagte dokumentasjonen er tilstrekkelig som legitimasjon. Regnskapsførervirksomheten skal løpende følge opp eksisterende kundeforhold, og oppdatere dokumentasjon og opplysninger om kunder. KS Komplett

50 2.4 Honorarer Regnskapsførervirksomheten skal på forespørsel fra oppdragsgiver gjøre rede for sin honorarberegning. Kan være på overordnet nivå Trenger ikke vise timer pr.ansatt pr.dag. Ved fastprisavtaler trenger en ikke redegjøre for honorarberegningen.

51 2.5 Kapasitet Regnskapsførervirksomheten skal ha tilstrekkelig kapasitet til å utføre sine oppdrag i samsvar med oppdragsavtaler og krav gitt i eller i medhold av lov. Antall autoriserte regnskapsførere i virksomheten skal være tilstrekkelig til at det kan gjennomføres forsvarlig kvalitetskontroll i henhold til kapittel 7. Regnskapsførervirksomheten skal vurdere sin kapasitetsmessige sårbarhet, og eventuelt iverksette tiltak slik at oppdragsgivere og egen virksomhet blir minst mulig skadelidende ved situasjoner hvor kapasiteten er lavere enn normalt. Bistandsavtale med annen regnskapsførervirksomhet Kapasitetsmatrise;

52 2.6 Kompetanse Regnskapsførervirksomheten skal ha tilstrekkelig kompetanse til å utføre sine oppdrag i samsvar med oppdragsavtaler og krav gitt i eller i medhold av lov. Regnskapsførervirksomheten skal kun påta seg rådgivningsoppgaver dersom virksomheten har egen eller innleid kompetanse på det aktuelle området. Regnskapsførervirksomheten skal ikke påta seg oppgaver i strid med domstollovens bestemmelse om rettshjelpsvirksomhet. Spørsmål relatert til regnskapet Regnskapsanalyser, kalkulasjoner, driftsplanlegging, budsjettering, skatte og avgiftsspørsmål inklusive klager. Søk kompetent bistand hvis usikker KS Komplett Kompetansekartlegging

53 2.7 Taushetsplikt Taushetsplikt og taushetserklæring Ekstern bistand

54 2.7.1 Taushetsplikt og taushetserklæring Regnskapsførervirksomhetens medarbeidere skal bevare taushet om opplysninger de får kjennskap til ved utføring av oppdrag. Regnskapsførervirksomheten skal sørge for at samtlige medarbeidere avgir skriftlig taushetserklæring. Det samme gjelder andre som har tilgang til oppdragsgivers regnskapsmateriale hos regnskapsførervirksomheten og/eller til regnskapsførervirksomhetens oppdragsdokumentasjon. Jf. Rfl 10 Taushetserklæring KS Komplett og

55 2.7.1 Taushetsplikt og taushetserklæring Varig Gjelder også administrativt personell, renholdere og andre, herunder innleid personell Innleid personell som har undertegnet taushetserklæring hos sin arbeidsgiver trenger ikke ytterlige erklæring dersom regnskapsførervirksomheten kan dokumentere dette. Kan gi opplysninger til personer som har eget ansvar for oppdragsgivers regnskapsførsel (deltakere i ansvarlige selskaper, daglig leder og et samlet styre)

56 2.7.1 Taushetsplikt og taushetserklæring Unntak taushetsplikt: Kontroll hos annen regnskapsfører Ved innhenting av uttalelse fra tidligere regnskapsfører Opplysninger til offentlige kontrollmyndigheter på utført arbeid Faktiske opplysninger til gjeldnemd og bostyrer Til politiet i straffesaker Til politiet dersom mistanke om straffbar handling Opplysninger til Økokrim om mistenkelige transaksjoner

57 2.7.2 Ekstern bistand Dersom regnskapsfører ved utførelse av sitt oppdrag har behov for å referere et saksforhold eller annen informasjon om oppdragsgiver i samtale eller skriftlig overfor en tredjepart, skal omtalen være av en slik anonym karakter at tredjepart ikke kan forstå hvilken oppdragsgiver saksforholdet gjelder. Veldig vanlig når vi er med og utarbeider klager Henvendelser til supporthjelp, f eks Regnskap Norge

58 2.8 Program og maskinvare Bruksrettigheter Oppdragsgivers tilgang til regnskapsførervirksomhetens regnskapssystem Regnskapsførers arbeid i oppdragsgivers regnskapssystem Vedlikehold IT-sikkerhet Ekstern drift av virksomhetskritisk IKT Bytte av programvare

59 2.8.1 Bruksrettigheter Regnskapsførervirksomheten skal ha lovlig bruksrett til all programvare som benyttes i virksomheten. Lisenser mv. Avtaler foreligger Ikke tyvkopiert, «lånt» mv. Riktig antall rettigheter/lisenser ift. reelle tilganger som gis

60 2.8.2 Oppdragsgivers tilgang til regnskapsførervirksomhetens regnskapssystem Dersom oppdragsgiver skal ha tilgang til regnskapsførervirksomhetens regnskapssystem skal omfanget av tilgangen avtales. Regnskapsførervirksomheten skal sørge for tilgangskontroller, slik at oppdragsgivers tilgang ikke blir mer omfattende enn det som følger av avtalen. Ny regulering når oppdragsgiver får tilgang til våre systemer Dette skal reguleres i oppdragsavtalen eller i vedlegg til denne i skriftlig form. Viktig at det avtales hva regnskapsfører har ansvar for.

61 2.8.3 Regnskapsførers arbeid i oppdragsgivers regnskapssystem Dersom regnskapsfører utfører sitt oppdrag i oppdragsgivers regnskapssystem er regnskapsførervirksomheten ikke ansvarlig for eventuelle tillegg, endringer eller slettinger som gjennomføres av oppdragsgiver. Dette bør fremgå i avtale mellom oppdragsgiver og regnskapsførervirksomheten.

62 SEKVENS 3 Programvare IT sikkerhet Forsikring Oppdragsavtale Fullmakter Oppdragsgivers regnskapsmateriale Opphør av oppdrag

63 2.8.4 Vedlikehold Programvare som regnskapsførervirksomheten benytter under oppdragsutførelsen skal være oppdatert, slik at krav gitt i eller i medhold av lov kan overholdes. Ikke benytte gamle versjoner Oppdatere iht. leverandørens anbefalinger Stadige endringer i lovkrav mv.

64 2.8.5 IT-sikkerhet Regnskapsførervirksomheten skal sørge for betryggende sikring av program- og maskinvare mot urettmessig tilgang, endring, sletting, tap og ødeleggelse av data. Det skal gjennomføres tiltak som gir betryggende sikring av integritet, tilgjengelighet og konfidensialitet knyttet til lagrede data. Regnskapsførervirksomheten skal ha en oppdatert og testet katastrofeplan for å kunne håndtere driftsproblemer knyttet til program- og maskinvare.

65 2.8.5 IT-sikkerhet Omfattende krav, ikke detaljregulert Dette er utvidet fra å være krav til sikring og bevaring av elektronisk informasjon ved uforutsette hendelser, til å være generelle og overordnede krav til helhetlig IT-sikkerhet. Sikringstiltakene må, i tillegg til å oppfylle kravene i GRFS, også tilfredstikke kravene i bokførings- og personopplysningsreglene der dette er aktuelt. Eksempler på sikringstiltak: Tilgangskontroller, sikkerhetskopiering, virusbeskyttelse, brannmur, ikke åpne ukjent innhold, oppdatere programvare, begrense adgangen til andre enheter (eksempelvis mobiltelefon og nettbrett) KS komplett kapittel 7 Se for øvrig norsk bokføringsstandard NBS 1 Sikring av regnskapsmateriale. (NB! Dekker ikke konfidensialitet)

66 2.8.6 Ekstern drift av virksomhetskritisk IKT Når eksterne leverandører velges for drift av virksomhetskritisk IKT for regnskapsførervirksomheten, skal det i avtale med leverandøren sikres at regnskapsførervirksomheten oppfyller krav til informasjonsbehandling, dokumentasjon, oppbevaring og drift gitt i eller i medhold av lov. Avtalen skal sikre at regnskapsførervirksomheten gis rett til å kontrollere de av leverandørens aktiviteter som er knyttet til avtalen, samt sikre håndtering av taushetsbelagt informasjon. Operativsystem, regnskapssystem, årsoppgjørsprogram, lønnssystem, fakturasystem, lagringsløsninger mv.

67 2.8.6 Ekstern drift av virksomhetskritisk IKT Det skal videre avtales at de som fører tilsyn med regnskapsførervirksomheten gis tilgang til opplysninger fra og tilsyn med leverandøren der disse finner det nødvendig som ledd i tilsynet med regnskapsførervirksomheten. Det skal fremgå av avtalen hvor oppdragsgiveres regnskapsmateriale og regnskapsførervirksomhetens oppdragsdokumentasjon oppbevares (hvor fysiske oppbevaringsmedier befinner seg). Regnskapsførervirksomheten skal der det er aktuelt informere oppdragsgivere om hvor deres regnskapsmateriale oppbevares.

68 2.8.6 Ekstern drift av virksomhetskritisk IKT Selv om har ekstern drift av IKT, så er det regnskapsførervirksomheten som har det formelle ansvar for informasjonsbehandling, dokumentasjon, oppbevaring og drift. Databehandleravtale som regulerer behandling av personopplysninger Både Finanstilsynet, Regnskap Norge og DnR skal ha innsyn i oppdragsgivers regnskapsdata og regnskapsmateriale selv ved ekstern drift Regnskapsførervirksomhet må alltid vite hvor dataene er oppbevart. Jf. krav til oppbevaringssted.(rf: Norge. Kunde: Norden)

69 2.8.7 Bytte av programvare Ved bytte av programvare skal regnskapsførervirksomheten ivareta krav til oppbevaring og sikring av oppdragsgivers regnskapsmateriale som er i regnskapsførervirksomhetens besittelse, samt av regnskapsførervirksomhetens oppdragsdokumentasjon. Det samme gjelder krav til kontrollspor og eventuelt elektronisk tilgjengelighet til bokførte opplysninger i 3,5 år etter regnskapsårets slutt. Dette omfatter: sikring mot sletting, urettmessig endring, urettmessig tilgang, mulighet for enkel gjenfinning, lesbarhet og etterkontroll og mulighet for utskrift på papir. Avtale med programleverandør Ingenting kan slettes eller endres, alt må kunne leses og skrives ut.

70 2.9 Forsikring Regnskapsførervirksomheten skal løpende vurdere sine samlede forsikringsbehov. Formål: Redusere kundens og egen tapsrisiko. Profesjonsansvarsforsikring (tidl. formueskadeforsikring) Kriminalitetsforsikring (tidl. underslagsforsikring) Rekonstruksjon og avbruddsforsikring Se KS Komplett 7-1. Profesjonsansvarsforsikring kreves for medlemskap i Regnskap Norge

71 3. Oppdragsavtale og fullmakter 3.1 Avtaleplikt 3.2 Krav til oppdragsavtalens innhold 3.3 Angivelse av partene og underskrifter 3.4 Endringer i avtaleperioden 3.5 Mislighold 3.6 Fullmakter

72 3.1 Avtaleplikt Regnskapsfører skal inngå skriftlig oppdragsavtale med alle oppdragsgivere og på alle regnskapsføreroppdrag. Det skal inngås separat oppdragsavtale med hver enkelt juridisk enhet. Konsernavtale kan dekke flere datterselskaper. (Endring: ikke kun heleide) Må foreligge oversikt over hvilke selskaper det gjelder og om det er ulike oppgaver som skal utføres for enkelte selskap. Kortvarige enkeltoppdrag kan dokumenteres med beskrivelse eventuelt i e-post, og bekreftelse fra kunde. Eks: Ligningsoppgaver for næringsdrivende en gang, ikke fast hvert år.

73 3.2 Krav til oppdragsavtalens innhold Oppdragsavtalen skal angi hvilke av oppdragsgivers plikter etter regnskaps- og/eller bokføringslovgivningen som regnskapsfører har påtatt seg å utføre, samt hvilke oppgaver og opplysninger som skal utarbeides på vegne av oppdragsgiver. Andre oppdrag enn regnskapsføreroppdrag skal også nedfelles i oppdragsavtale. Dette gjelder enhver selvstendig oppgave som regnskapsførervirksomheten forplikter seg til å utføre mot betaling i kombinasjon med regnskapsføreroppdrag. Oppdragsavtalen skal angi tidsfrister for oppdragsgivers innlevering av dokumentasjon, samt for regnskapsførers oppdragsutførelse og rapportering.

74 3.2 Krav til oppdragsavtalens innhold Oppdragsavtalen skal utpeke den autoriserte regnskapsføreren som er ansvarlig regnskapsfører for oppdraget på vegne av regnskapsførerselskapet. Oppdragsavtalen skal regulere hvordan personopplysninger skal behandles, samt angi at det skal gjennomføres sikringstiltak som sørger for tilfredsstillende informasjonssikkerhet. Oppdragsavtalen skal regulere hvem hos oppdragsgiver som skal gis informasjon. Oppdragsavtalen skal ikke gi oppdragsgiver inntrykk av at oppdragsgivers eget ansvar reduseres gjennom bruk av regnskapsfører. I Accountor har vi en egenutviklet oppdragsavtale som skal brukes.

75 3.3 Angivelse av partene og underskrifter Oppdragsavtalen skal gi en dekkende og klargjørende beskrivelse av avtalens parter, i samsvar med foretaks- og selskapsrettslige begreper. Den som kan forplikte partene etter ordinær avtale- og selskapsrett skal underskrive avtalen. Korrekte foretaksnavn/organisasjonsnummer Dersom oppdragsgiver ikke skriver på, og samarbeid innledet, kan det legges til grunn at avtaleteksten er akseptert. Bør likevel arbeide for å få den underskrevet, for å slippe problemer i ettertid.

76 3.4 Endringer i avtaleperioden Regnskapsførervirksomheten skal løpende påse at oppdragsavtalen er dekkende for oppdraget. Ved endringer i krav gitt i eller i medhold av lov skal regnskapsførervirksomheten sørge for nødvendige endringer i oppdragsavtalen. Ved vesentlige endringer skrives ny avtale Ved mindre endringer kan en i stedet gjøre påtegninger i eksisterende oppdragsavtale, utarbeide et tillegg til denne, eller redegjøre for endringene i brev eller e-post (evt. med aksept fra kunden)

77 3.5 Mislighold Dersom oppdragsgiver vesentlig misligholder sine plikter etter oppdragsavtalen, slik at regnskapsførervirksomheten ikke er i stand til å produsere eller gi grunnlag for avtalt pliktig regnskapsrapportering, skal regnskapsførervirksomheten frasi seg oppdraget. Heving av oppdragsavtalen skal skje ved skriftlig erklæring (hevingserklæring). Krav: SKAL frasi seg oppdraget.

78 3.5 Mislighold Både regnskapsførervirksomheten og oppdragsgiver kan heve oppdragsavtalen ved vesentlig mislighold, uavhengig av oppsigelsesfristen i oppdragsavtalen. (husk merk: hevingserklæring) Eksempler på mislighold fra regnskapsførervirksomheten: oppdraget i vesentlig grad ikke er utført i henhold til krav gitt i eller i medhold av lov frister for rapportering ikke er overholdt, og rapportering fortsatt ikke har skjedd etter at skriftlig varsel er mottatt fra oppdragsgiver

79 3.5 Mislighold Eksempler på mislighold fra oppdragsgivers side: oppdragsgiver ikke har betalt regnskapsførervirksomhetens honorarkrav ved forfall, og betaling heller ikke har skjedd etter skriftlig purring regnskapsførervirksomheten ikke gis mulighet til å utføre sitt oppdrag i henhold til oppdragsavtalen eller bestemmelser gitt i eller i medhold av lov, for eksempel ved at regnskapsfører ikke mottar nødvendig dokumentasjon fra oppdragsgiver regnskapsførervirksomheten blir forsøkt pålagt å utføre oppdraget i strid med bestemmelser gitt i eller i medhold av lov

80 3.6 Fullmakter Når regnskapsførervirksomheten skal opptre overfor tredjemann på oppdragsgivers vegne, skal det foreligge skriftlig fullmakt fra oppdragsgiver. For hvert oppdrag skal det foreligge en oversikt over hvilke fullmakter regnskapsførervirksomheten innehar og hvilke fysiske personer fullmaktene omfatter. Regnskapsførervirksomheten skal påse at fullmakter tilbakekalles ved opphør av oppdrag eller arbeidsforhold, eller når fullmakten skal overføres til andre i regnskapsførervirksomheten.

81 3.6 Fullmakter Det må foreligge en særskilt skriftlig fullmakt fra oppdragsgiver for bank og Altinn (ikke nok med faktisk tilgang i Altinn) Merk at Altinn-fullmakten nå er inkludert i Regnskap Norge sin oppdragsavtale Fullmakt kan lyde på fysisk person eller funksjon, forutsatt at funksjonen innehas av en spesifikk person (for eksempel daglig leder eller oppdragsansvarlig regnskapsfører) Det kan fremgå av fullmakten at fullmaktshaveren kan delegere fullmakten til andre i regnskapsførervirksomheten. Tilbakekallelse av fullmakt som lyder på fysiske personer kan unnlates dersom det i fullmakten står at den kun gjelder så lenge personen er ansatt i regnskapsførervirksomheten, men en god regel er å tilbakekalle (spesielt bank, men også Altinn)

82 3.6 Fullmakter F U L L M A K T E L E K T R O N I S K O P P G A V E L E V E R I N G Vårt firma / Undertegnede, [org.nr/f.nr + foretakets/personens navn], gir herved [Regnskapsbyråets navn] (org.nr. [org.nr]) ved oppdragsansvarlig i henhold til oppdragsavtalen fullmakt til åinnhente samtlige relevante opplysninger for utfylling av offentlige oppgaver, herunder laste ned elektroniske data til relevant programvare.

83 Oppsummering avtaler og fullmakter Gjelder når Krav jfr. GRFS Fil nr. i KS Komplett Oppdragsavtalen På alle RF oppdrag GRFS 3.1/ Bilag; Spesielle avtaleklausuler oppdrag i kundens lokaler Bilag; Bankbelastning remittering Bilag: 2 forskjellige bilag for MVA representasjon Bilag: Spesielle avtaleklausuler der kunden har ansvar for IKT systemet Inneholder en konkurranseklausul. Som bilag til Oppdragsavtalen Brukes alltid ved enhver tilgang til remittering Skal brukes ved MVA representasjon. Ved arbeid i kundens system via oppkobling eller hos kunden Ikke spesielt nevnt i GRFS, men kan ofte gjelde jfr. Kravene i GRFS Ikke spesielt nevnt i GRFS. GRFS a/ b 83

84 Oppsummering avtaler og fullmakter Gjelder når Krav jfr. GRFS Fil nr. i KS Komplett Bilag:Oppdrag for NUF Oppdrag for NUF. Brukes som bilag til oppdragsavtalen Ikke spesielt nevnt i GRFS Enkeltstående oppdrag; Avtale om utarb. av ligningspapirer for personlig sk.yter/epf Brukes typisk der vi kun bistår med ligningspapirer og ev. årsoppgjør GRFS 3.1/ a Enkeltstående oppdrag; Avtale om utarbeidelse av årsoppgjør for selskap/ Regnskapspliktig foretak Brukes typisk der vi kun bistår med ligningspapirer og årsoppgjør GRFS 3.1/ b Databehandleravtale Alltid ved ekstern drift av IKT GRFS Ikke utarbeidet 84

85 Oppsummering avtaler og fullmakter Spesielle avtaleklausuler; Oppdrag der kunden og Regnskapsbyrået har felles bruk av IKT system driftet av tredjepart. Standard leveringsvilkår Alt Inn fullmakt Disponere bankkonto vedr. lønninger, MVA og AGA, fullmakt Disponere konto uten begrensning Gjelder når Krav jfr. GRFS Fil nr. i KS Komplett Skal legges ved alle oppdragsavtaler. I oppdr.avtalen eller i egen avtale Supplerer remitteringsavtalen og viser til denne. Supplerer remitteringsavtalen GRFS GRFS eller GRFS GRFS

86 4. Oppdragsgivers regnskapsmateriale 4.1 Orden 4.2 Oppbevaring 4.3 Oversikt over mottak og utlevering 4.4 Krav om utlevering til oppdragsgiver 4.5 Utlevering til offentlig kontrollmyndighet 4.6 Utlevering til gjeldsnemnd og bostyrer 4.7 Opphør av oppdrag

87 4.1 Orden Dersom oppdragsgivers regnskapsmateriale ikke er ordnet ved mottak skal regnskapsmaterialet returneres til og ordnes av oppdragsgiver eller ordnes av regnskapsfører, i samsvar med det som følger av oppdragsavtalen. Dette gjelder både papir og elektronisk regnskapsmateriell.

88 4.2 Oppbevaring Regnskapsførervirksomheten skal sørge for ordnet og betryggende sikret oppbevaring av oppdragsgivers regnskapsmateriale så lenge regnskapsførervirksomheten er i besittelse av dette. Når oppdragsgivers regnskapsmateriale er i regnskapsførervirksomhetens besittelse skal regnskapsførervirksomheten sørge for at krav til kontrollspor mellom dokumentasjon, bokføring/spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering etterleves i hele oppbevaringsperioden Bokføringsreglenes krav til sikring og kontrollspor.

89 4.3 Oversikt over mottak og utlevering Regnskapsførervirksomheten skal føre oversikt over mottak og utlevering av oppdragsgivers regnskapsmateriale. Ved løpende mottak av regnskapsmateriale skal oversikten minst angi det tidspunkt hvor regnskapsfører stenger regnskapsperioden for bokføring som grunnlag for rapportering. Som alternativ til ovenstående kan det føres en logg over de tilfeller hvor mottaket er forsinket i forhold til de tidsfrister som fremgår av oppdragsavtalen. Det bør vurderes om oversikten skal inneholde signatur fra mottaker ved utlevering, samt merknad om hva utleveringen omfatter, og hvordan den gjennomføres.

90 4.4 Krav om utlevering til oppdragsgiver Regnskapsmateriale som er mottatt fra oppdragsgiver skal tilbakeleveres i samsvar med det som følger av oppdragsavtalen, eller når oppdragsgiver ber om tilbakelevering. Dersom slik tilbakelevering innebærer at avtalt pliktig regnskapsrapportering ikke kan utføres av regnskapsførervirksomheten, skal oppdragsgiver informeres skriftlig om dette. Regnskapsførervirksomheten kan ikke utøve tilbakeholdsrett i regnskapsmateriale som er mottatt fra oppdragsgiver, selv om honorar for utført arbeid ikke er betalt. Det samme gjelder regnskapsmateriale utarbeidet av regnskapsførervirksomheten som det er ytet vederlag for. Kan kun holde tilbake egenprodusert regnskapsmateriale som kunden ikke har betalt for.

91 4.4 Krav om utlevering til oppdragsgiver Bokførte opplysninger i regnskapssystemet skal på samme måte utleveres elektronisk til oppdragsgiver når denne ber om dette, forutsatt at det er ytet vederlag for bokføringen. Dersom oppdragsgiver ikke ønsker regnskapsmaterialet utlevert, og oppbevaringstiden er utløpt, skal regnskapsmaterialet makuleres eller slettes innen et år etter utløpet av oppbevaringstiden.

92 4.4 Krav om utlevering til oppdragsgiver Hvilke medium og format som skal benyttes ved utleveringen bør avtales i oppdragsavtale eller skriftlig vedlegg til denne. Dersom oppdragsgiver ikke ønsker dokumentasjonen, må regnskapsførervirksomheten som et minimum slette de opplysninger som følger av personopplysningsloven

93 4.5 Utlevering til offentlig kontrollmyndighet Når regnskapsførervirksomheten skal utlevere oppdragsgivers regnskapsmateriale til offentlig kontrollmyndighet, skal dette skje med grunnlag i særskilt hjemmel om utleveringsplikt eller etter skriftlig samtykke fra oppdragsgiver. Ved utlevering skal regnskapsførervirksomheten kreve at mottaker kvitterer på hvilket regnskapsmateriale den offentlige kontrollmyndigheten får utlevert. Tilbakeholdsretten gjelder ikke overfor offentlig kontrollmyndighet. Kan avtale at regnskapsmaterialet tilbakeleveres regnskapsførervirksomheten. Vi er pålagt å gi offentlige kontrollmyndigheter nødvendig bistand til innsyn i regnskapssystemet og regnskapsmaterialet uten å kreve vederlag fra det offentlige. Kan ta honorar fra kunde.

94 4.6 Utlevering til gjeldsnemnd og bostyrer Regnskapsførervirksomheten skal vederlagsfritt utlevere skyldnerens (oppdragsgivers) regnskaper og regnskapsmateriale til gjeldsnemnd og bostyrer Vederlagsfritt bistå gjeldsnemnd og bostyrer med opplysninger om skyldnerens regnskaps- og forretningsførsel. Bare utleverings- og bistandsplikt for allerede utførte oppgaver. Dersom det skal utføres nye oppgaver for gjeldnemd og bostyrer kan det kreves betaling for dette.

95 4.7 Opphør av oppdrag Ved opphør av oppdrag skal oppdragsgivers regnskapsmateriale utleveres til oppdragsgiver snarest mulig. Der bokførte opplysninger i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk hos regnskapsførervirksomheten skal opplysningene gjøres tilgjengelig overfor oppdragsgiver, slik at denne kan overholde kravet til elektronisk tilgjengelighet i 3,5 år etter regnskapsårets slutt.

96 4.7 Opphør av oppdrag Partene kan avtale at regnskapsførervirksomheten besørger oppbevaring av oppdragsgivers regnskapsmateriell og/eller elektronisk tilgjengelighet til bokførte opplysninger etter opphør. Dersom regnskapsførervirksomheten ikke får levert fra seg oppdragsgivers regnskapsmateriale, og det ikke er avtalt at regnskapsførervirksomheten skal oppbevare, så kan berørte parter tilskrives med rimelig frist for å be om å få regnskapsmaterialet utlevert. Som berørte parter anses normalt: eiere med personlig ansvar, styremedlemmer, daglig leder, konkursbo, stedlig politimyndighet, skattekontor, den kommunale skatteoppkreveren og revisor. 30 dager anses som rimelig frist. Utlevering må baseres på hjemmel, og vurderes mot taushetsplikten. Etter fristen: Slette/makulere (ikke kaste)

97 SEKVENS 4 Generelt Oppdragsgivers interne rutiner Brudd på oppdragsavtale eller krav gitt i eller i medhold av lov Hvitvasking Faktureringsoppdrag Lønnsoppdrag

98 5. Oppdragsutførelse 5.1 Generelt 5.2 Oppdragsgivers interne rutiner 5.3 Brudd på oppdragsavtale eller krav gitt i eller i medhold av lov 5.4 Hvitvasking 5.5 Faktureringsoppdrag 5.6 Lønnsoppdrag 5.7 Bokføringsoppdrag 5.8 Årsoppgjørsoppdrag 5.9 Rene rapporteringsoppdrag

99 5.1 Generelt Regnskapsfører skal utføre sitt oppdrag i samsvar med oppdragsavtale og krav gitt i eller i medhold av lov, og også ellers medvirke til at oppdragsgivers interesser ivaretas. Igjen settes her fokus på kunden Lovkrav kunden er underlagt Det som er lovt kunden i avtalen Kundens interesser for øvrig 5.1 til 5.4 gjelder alle oppdragstyper (jfr )

100 5.2 Oppdragsgivers interne rutiner Regnskapsfører skal vurdere de av oppdragsgivers interne rutiner som er vesentlige for forsvarlig oppdragsutførelse i samsvar med oppdragsavtale og krav gitt i eller i medhold av lov. Vurderingen skal dokumenteres som en del av oppdragsdokumentasjonen. Vurderingen skal dokumenteres som en del av oppdragsutførelsen. Dersom regnskapsfører i utførelsen av sitt oppdrag oppdager svakheter ved oppdragsgivers interne rutiner, skal svakhetene tas opp med oppdragsgiver. Ved vesentlige svakheter og gjentakelser skal rapportering til oppdragsgiver skje skriftlig.

101 5.2 Oppdragsgivers interne rutiner Dette er en meget viktig arbeidsoppgave for å komme godt i gang med oppdraget. Gå gjennom nødvendige rutiner med kunden ved oppstart av oppdraget og følg opp det som ikke fungerer; Sjekklisten i KS komplett inneholder 40 forskjellige sjekkpunkter med henvisning til lovhjemmel.

102 5.3 Brudd oppdragsavtale/lovbrudd Dersom regnskapsfører i oppdragsutførelsen oppdager brudd på oppdragsavtalen eller krav gitt i eller i medhold av lov, skal bruddene tas opp med oppdragsgiver. Ved vesentlige brudd eller gjentagelser skal rapportering til oppdragsgiver skje skriftlig. Eksempler er brudd på bokførings-, regnskaps-, selskaps-, skatte- eller avgiftsregler Andre brudd som oppdages; Eksempler er arbeidsmiljø- og personvernregler HUSK: Skriftlig dokumentasjon i samhandling med kunden.

103 5.4 Hvitvasking Regnskapsfører skal påse at transaksjoner som regnskapsfører blir kjent med er i samsvar med regnskapsførers kjennskap til oppdragsgiver og dennes virksomhet. Dersom regnskapsfører har mistanke om at en transaksjon har tilknytning til utbytte av en straffbar handling eller terrorfinansiering, skal det foretas nærmere undersøkelser for å få bekreftet eller avkreftet mistanken. Dersom undersøkelser ikke avkrefter mistanken, skal regnskapsfører oversende opplysninger til Økokrim om den aktuelle transaksjonen og om de forhold som har medført mistanke Jf. hvitvaskingsloven 14. KS Komplett 2.4.3

104 5.5 Faktureringsoppdrag Oppdragsgivers interne rutiner Faktureringsgrunnlag Innhold i salgsdokumenter mv Korrigering av feil Oversendelse til faktoring Faktureringsrapporter Oppfølging av utestående fordringer

105 5.5.1 Oppdragsgivers interne rutiner Betryggende rutine som sikrer at alle leveranser blir fakturert Har en betryggende rutine som sikrer at faktureringsgrunnlagene Er tilstrekkelig spesifisert Gir tilstrekkelig informasjon om korrekt avgiftsbehandling, herunder særavgifter Gir grunnlag for effektiv og korrekt fakturering til rett tid Følger opp og informerer RF om endringer i avtaler som grunnlag for fast fakturering Informerer RF om eventuelle endringer i pris- eller kunderegister Følger opp manglende betalinger fra kunder Følger opp RF s rapporter og tilbakemelder eventuelle feil og mangler Oppfyller oppbevaringsplikter for regnskapsmateriale, for eksempel salgsdokumenter, kreditnotaer, avtaler, ordresedler, pakksedler, timelister etc.

106 5.5.2 Faktureringsgrunnlag RF skal påse at faktureringsgrunnlag er tilstrekkelig spesifisert til å oppfylle krav til innhold i salgsdokumenter gitt i eller i medhold av lov RF skal sørge for betryggende registrering av fakturagrunnlag Oppdragsgiver har ansvar for utarbeidelsen av faktureringsgrunnlag hvis ikke annet følger av oppdragsavtalen Så lenge grunnlagene er tilstrekkelig spesifisert, har RF virksomheten ingen plikt til å verifisere faktureringsgrunnlaget.

107 5.5.3 Innhold i salgsdokumenter m.v. RF skal sørge for at salgsdokumenter, kreditnotaer, purringer mv. oppfyller krav til innhold gitt i medhold av lov. I tillegg skal innhold som er avtalt mellom oppdragsgiver og fakturamottaker inkluderes i dokumentene. Jfr. særlig bokføringsforskriften 5-1

108 5.5.4 Korrigering av feil Korrigering av feil i utstedte salgsdokumenter skal skje med bruk av kreditnota eller tilleggsfaktura. Allerede utstedte dokumenter kan ikke endres. Merk at man her ikke trenger å kreditere hele beløpet og så skrive ny faktura, men kan delkreditere eller tilleggsfakturere for å komme fram til korrekt totalbeløp.

109 5.5.5 Oversendelse til faktoring Der oppdragsgiver helt eller delvis benytter faktoring, skal RF påse at avtalt informasjon oversendes til faktoringselskapet.

110 5.5.6 Faktureringsrapporter RF skal utarbeide faktureringsrapporter med en frekvens og det innhold som følger av oppdragsavtalen. Dersom faktureringsrapport benyttes som bokføringsgrunnlag skal rapporteringen skje slik at fristene for ajourhold av bokføringen kan overholdes. Eks: Fakturajournal

111 5.5.7 Oppfølging av utestående fordringer Betalingspåminnelser og rentefakturering Dersom faktureringsoppdraget også innebærer at regnskapsførervirksomheten skal følge opp manglende innbetalinger fra oppdragsgivers kunder skal rutine for gjennomføring reguleres i oppdragsavtalen eller i tillegg til denne, herunder antall purringer med hyppighet fakturering av forsinkelsesrenter fakturering av purregebyr oppfølging overfor inkassoforetak RF skal foreta betalingspåminnelser og rentefakturering i samsvar med den frekvens som følger av oppdragsavtale, og i samsvar med krav gitt i eller i medhold av lov.

112 Gebyrer og rente ved forsinket betaling Regnskapsfører skal ved betalingspåminnelser og rentefakturering bruke avtalte satser for purregebyr og forsinkelsesrente. Dersom det ikke er avtalt satser for purregebyr og forsinkelsesrente bør regnskapsfører kontakte oppdragsgiver for informasjon om hvorvidt det skal innkreves purregebyr og forsinkelsesrente.

113 Inkasso Der hvor annet ikke er avtalt med oppdragsgiver skal oversikt over inkassoklare krav godkjennes av oppdragsgiver før oversendelse til inkassoselskap. Regnskapsfører skal ikke utføre inkassohandlinger som strider mot bestemmelsene i inkassoloven Fakturering rutine (KS komplett 2.7.5)

114 5.6 Lønnsoppdrag Oppdragsgivers interne rutiner Lønnsgrunnlag Betryggende registrering Skattetrekk, utleggstrekk og andre trekk Rapportering til oppdragsgiver Lønns og betalingsdokumentasjon Lønnsslipp/lønnsavregning Offentlige oppgaver mv.

115 5.6.1 Oppdragsgivers interne rutiner Vurdering av oppdragsgivers interne rutiner etter punkt 5.2 bør ved lønnsoppdrag normalt omfatte en vurdering av om oppdragsgiver er oppmerksom på krav til arbeidsavtaler for alle arbeidsforhold Har en betryggende rutine for innrapportering av arbeidsforhold og personalopplysninger i a- meldingen. har en betryggende rutine som sikrer at ansatte og eventuelle andre lønnsmottakere får riktig lønn og godtgjørelser til avtalt tid oppfyller dokumentasjonskrav for lønn og trekk mv., utgiftsrefusjoner, reiseregninger og andre utgiftsgodtgjørelser.

116 5.6.1 Oppdragsgivers interne rutiner forts. er kjent med krav til lønnsslipp, herunder at slik skal gis ved utbetaling av lønn mv. eller straks etter dette oppfyller krav om egen skattetrekkskonto, herunder overholder frist for innsetting av skattetrekksmidler på skattetrekkskonto, eventuelt innehar tilstrekkelig bankgaranti for trekkansvar har en betryggende rutine for oppfølging av yrkesskadeforsikring og obligatorisk tjenestepensjon (OTP) har en betryggende rutine for å kreve og følge opp eventuelle refusjoner, for eksempel av sykepenger, foreldrepenger mv., samt innrapportering av trekk i slike ytelser følger opp regnskapsførers rapporter og tilbakemelder eventuelle feil eller mangler oppfyller oppbevaringsplikter for regnskapsmateriale, for eksempel lønnsdokumentasjon, a meldinger, spesifikasjon av lønnsopplysningspliktige ytelser mv.

117 5.6.2 Lønnsgrunnlag Regnskapsfører skal påse at lønnsgrunnlag inneholder tilstrekkelig informasjon til å oppfylle krav til innhold i a-meldingen og dokumentasjon av lønn mv., utgiftsrefusjoner, reise- og oppholdsutgifter og andre utgiftsgodtgjørelser. Dersom innholdet i lønnsgrunnlaget ikke er tilstrekkelig, skal regnskapsfører orientere oppdragsgiver og konsekvensene av dette og anbefale at nytt lønnsgrunnlag utarbeides. Oppdragsgiver ansvar for utarbeidelse av lønnsgrunnlag, med mindre annet følger av oppdragsavtalen. Så lenge lønn mv. er tilfredsstillende dokumentert, har regnskapsfører ingen plikt til å verifisere lønnsgrunnlaget. Regnskapsfører bør løpende vurdere behovet for å spørre oppdragsgiver om personalopplysninger som innrapporteres i a-meldingen er oppdatert.

118 5.6.3 Betryggende registrering Regnskapsfører skal sørge for betryggende registrering av arbeidsforhold, peronalopplysninger og lønnsgrunnlag. Foruten fullstendig og korrekt registrering bør regnskapsfører være spesielt oppmerksom på bruk av riktig beskrivelse av lønnsytelser mv. i a-meldingen, satser for utgiftsgodtgjørelser mv. samt beregningskoder for arbeidsgiveravgift.

119 5.6.4 Skattetrekk, utleggstrekk og andre trekk Regnskapsfører skal basere skattetrekk på innhentede skattekort (oppdaterte opplysninger fra Skatteetaten). Utleggstrekk og andre trekk skal gjennomføres i samsvar med skriftlig dokumentasjon. Dette gjelder også endringer og opphør av slike trekk. Dersom regnskapsfører ikke har tilgang til opplysninger fra skattekortet bør regnskapsfører spørre oppdragsgiver om skattekort kan fremskaffes før utbetaling av lønn. Hvis ikke skattekort kan fremskaffes gjelder skattebetalingsloven.

120 5.6.5 Rapportering til oppdragsgiver Regnskapsfører skal utarbeide rapporter til oppdragsgiver med den frekvens og det innhold som følger av oppdragsavtalen. Med rapport menes skriftlig melding til oppdragsgiver i henhold til oppdragsavtale, basert på registrerte lønnsgrunnlag i perioden (for eksempel lønnsstatistikk).

121 5.6.6 Lønns- og betalingsdokumentasjon Regnskapsfører skal ved hver lønnsutbetaling utarbeide lønnsdokumentasjon (bilag/bokføringsgrunnlag) for bokføringspliktige oppdragsgivere. For ikke bokføringspliktige oppdragsgivere gjelder tilsvarende krav til lønningsregnskap. Regnskapsfører skal utarbeide grunnlag for utbetaling av lønn, skattetrekk, utleggstrekk, kontingenter, forsikringstrekk mv. Detaljerte krav til lønnsbilag; se bokføringsforskriften 5-6

122 5.6.7 Lønnsslipp og sammenstillingsoppgave Regnskapsfører skal utarbeide lønnsslipp til hver arbeidstaker i forbindelse med lønnsutbetaling. Regnskapsfører skal utarbeide en sammenstillingsoppgave (årsoppgave) lønn til hver arbeidstaker. Dersom lønnsslipp eller sammenstillingsoppgave (årsoppgave) lønn sendes til arbeidstaker elektronisk skal dette skje på en måte som tilfredsstiller krav om beskyttelse av personopplysninger. Arbeidstakeren skal motta lønnsslipp ved lønnsutbetalingen, eller straks etter denne. Sammenstillingsoppgave (årsoppgave) lønn kan inkluderes i siste lønnslippen for året. Sending av fødselsnummer må sikres slik at det ikke er tilgjengelig for andre enn adressaten Lønnsslipper og sammenstillingsoppgaver (årsoppgave) kan videre inneholde særtrekk som forteller noe om en persons livssituasjon, straffbare forhold eller andre forhold med høye krav til konfidensialitet.

123 5.6.8 Offentlige oppgaver mv. Når det følger av oppdragsavtalen skal regnskapsfører utarbeide og eventuelt med bakgrunn i fullmakt signere og sende inn a- meldingen. Eventuelle avvik som fremgår av a-melding tilbakemelding skal følges opp uten ugrunnet opphold.

124 SEKVENS 5 Oppdragsgivers interne rutiner Bokføring av transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner Periodiske avstemminger

125 5.6.9 Forsikringer Dersom regnkaposførervirksomheten etter oppdragsavtalen skal administrere oppdragsgivers personalforsikringer skal regnskapsførervirksomheten se til at kjente endringer i arbeidsforhold også meldes forsikringsselskap. Eksempler på personalforsikringer er yrkesskadeforsikring, obligatorisk tjenestepensjon (OTP), helseforskring og gruppelivsforsikring. Informasjon om endringer i arbeidsforhold kan for eksempel finnes i a-meldinger som utarbeides av regnskapsførervirksomheten.

126 5.7 Bokføringsoppdrag Oppdragsgivers interne rutiner Bokføring av transaksjoner og andre Regn.m.disposisjoner Periodiske avstemminger Periodiske regnskapsrapporter

127 5.7.1 Oppdragsgivers interne rutiner Vurdering av oppdragsgivers interne rutiner etter punkt 5.2 bør ved bokføringsoppdrag normalt omfatte en vurdering av om oppdragsgiver utarbeider tilfredsstillende dokumentasjon av bokførte opplysninger (bilag/bokføringsgrunnlag), herunder skriftlig begrunner transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner i den grad dette er nødvendig for å underbygge de bokførte opplysningenes berettigelse gir regnskapsfører all informasjon som er nødvendig for bokføring av transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner, for eksempel bruk av kontoer, prosjektkoder, avdelingskoder mv.

128 5.7.1 Oppdragsgivers interne rutiner forts. utarbeider tilfredsstillende dokumentasjon av balansen har forsvarlig kontantforvaltning, herunder ved å anbefale at virksomheten har egen kasse for dagens kontantomsetning, og fastkasse for betaling av kontante kjøp og lignende alle utgifter i enkeltpersonforetak og ansvarlige selskap betales med midler fra egen bankkonto for foretaket og ikke fra innehavers eller deltakers private konto

129 5.7.1 Oppdragsgivers interne rutiner forts. er oppmerksom på hva som bør følges opp i mottatte regnskapsrapporter og pliktig regnskapsrapportering følger opp regnskapsførers rapporter og tilbakemelder eventuelle feil eller mangler oppfyller oppbevaringsplikter for regnskapsmateriale, herunder krav til ordnet oppbevaring, oppbevaringstid, oppbevaringssted og betryggende sikring av regnskapsmateriale informerer regnskapsfører om innholdet i mottatte nummererte brev fra revisor, samt bokføringspålegg og varsler om tvangsmulkt

130 Oppfølging av dok. og bokføring Regnskapsfører skal innenfor alminnelige rammer påse at dokumentasjon av bokførte opplysninger (bilag/bokføringsgrunnlag) tilfredsstiller krav gitt i eller i medhold av lov, og for øvrig viser de bokførte opplysningenes berettigelse. Ved mangelfull dokumentasjon skal regnskapsfører innhente eller utarbeide ytterligere dokumentasjon for å underbygge bokførte opplysninger. Bokføringsloven 10 Bokføringsforskriften kap. 5

131 forts. Ved bokføring av transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner skal regnskapsfører innenfor alminnelige rammer ta stilling til bruk av bokføringskontoer, balanseføring kontra resultatføring (aktivering/kostnadsføring), samt skatte- og avgiftsmessig behandling. Eventuelle uoverensstemmelser med oppdragsgiver skal avklares. Utgangspunktet er at RF vurderer all dokumentasjon av bokførte opplysninger. Der oppdragsgiver utarbeider dokumentasjonene kan kravene etterleves ved at RF vurderer rutinen, malene og systemene, og deretter kun kontrollerer utvalgte deler av dokumentasjonen (stikkprøver). Et eksempel på dette kan være bruk av elektronisk fakturering.

132 forts. Kompliserte og uvanlige transaksjoner bør underlegges en mer omfattende vurdering av RF Rutinemessige og enkle transaksjoner kjent for alle parter kan kreve liten grad av vurdering, mens kompliserte transaksjoner og disposisjoner hvor transaksjonstypen ikke er kjent for oppdragsgiver og/eller RF krever større grad av vurdering fra RF sin side. Så lenge transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner er tilfredsstillende dokumentert, har regnskapsfører ingen plikt til å verifisere de bokførte opplysningenes berettigelse. Dette gjelder så langt regnskapsfører ikke forstår eller burde forstå at dokumentasjonens innhold er uriktig eller usannsynlig, basert på en rimelighetsvurdering. Dokumentasjon som fremstår som urimelig eller usannsynlig bør drøftes med oppdragsgiver.

133 Dokumentasjon utarbeidet av RF Dokumentasjon utarbeidet av regnskapsfører skal vise årsaken til at transaksjonen eller disposisjonen gjennomføres og bokføres. Vesentlige poster skal godkjennes av oppdragsgiver dersom annet ikke er avtalt. Dokumentasjon utarbeidet av regnskapsfører kan være aktuelt for eksempel ved avskrivninger, korreksjoner, tapsføringer, privatuttak, estimater, skatteberegninger, årsoppgjørsdisposisjoner mv.

134 Kontoplan Valg av kontoplan skal tilpasses pliktig regnskapsrapportering og oppdragsgivers rapporteringsbehov. Ved valg av bokføringskontoer skal regnskapsfører påse at relevante skatte- og avgiftsbestemmelser etterleves. Kontoplanen bør i størst mulig grad følge norsk standard kontoplan. NS 4102: 2005 Grunnkontoramme og regnskapsoppstilling. Regnskap Norge sin utvidede kontoplan bygger på denne, men er mer detaljert Tilfredsstiller behovene etter regnskaps, skatte- og avgiftsregler

135 Teksting av transaksjoner og regnskapsmessige disposisjoner Der hvor det er hensiktsmessig bør regnskapsfører foreta tilleggsteksting av transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner ved bokføring i regnskapssystemet. Mindre aktuelt der dokumentasjonen er skannet, eller importert elektronisk

136 Sporbarhet Regnskapsfører skal sørge for toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, bokførte opplysninger og pliktig regnskapsrapportering. Jf. bokføringsloven 4 nr. 7 og 6, og NBS 2 Kontrollsporet Eksempel: Prosjektkoder, bilagsnummerering, koblingsrapporter til årsregnskap og ligningsoppgaver Bokføring rutine (KS komplett 2.7.1)

137 5.7.3 Periodiske avstemminger Formål Avstemminger ved pliktig regnskapsrapportering Ekstern informasjon ved avstemminger Dokumentasjon

138 Formål Avstemminger skal sikre at bokførte saldoer er i samsvar med underliggende dokumentasjon, og underbygge at bokførte saldoer fremstår som rimelige og sannsynlige. Avstemminger kan gjennomføres av oppdragsgiver, regnskapsfører eller en tredjepart.

139 Avstemminger ved pliktig rapportering Resultat- og balansekontoer skal avstemmes dersom dette vurderes som vesentlig for å sikre regnskapsrapporteringens kvalitet. For hver periode med pliktig regnskapsrapportering skal minimum følgende kontoer i balansen avstemmes: kundefordringer og leverandørgjeld kasse- og bankbeholdninger skyldig skattetrekk og arbeidsgiveravgift skyldig merverdiavgift Avvik skal følges opp. Jf. bokføringsloven 3 og bokføringsforskriften 2-1 om hva som er pliktig regnskapsrapportering

140 forts. Pliktig regnskapsrapportering av lønn mv. (innsending av a-melding) medfører i seg selv ikke plikt til avstemming. Skyldig skattetrekk og arbeidsgiveravgift avstemmes for hver periode for annen pliktig regnskapsrapportering. Avstemming av de ovenfor nevnte balansekontoene innebærer at kunde- og leverandørspesifikasjonene avstemmes mot kontoene i regnskapet, samt visuell kontroll av om kunde- og leverandørsaldoene synes rimelige bankkontoer avstemmes mot bankens kontoutdrag kontantbeholdninger avstemmes mot dokumentert opptelling av kontanter (dersom kontantbeholdningen fremstår som usannsynlig bør dette tas opp med oppdragsgiver) skyldig skattetrekk og arbeidsgiveravgift avstemmes mot grunnlaget for beregnet skattetrekk og arbeidsgiveravgift, a-melding tilbakemelding og betalte beløp (det kontrolleres i tillegg at særskilt bankkonto for skattetrekk for hver periode inneholder tilstrekkelige midler til å dekke skyldig skattetrekk, eller at det foreligger tilstrekkelig bankgaranti) skyldig merverdiavgift (oppgjørskonto merverdiavgift) avstemmes mot grunnlaget for beregnet merverdiavgift, innsendte omsetningsoppgaver og betalte/mottatte beløp

141 forts. Et eksempel på avstemming av resultatposter kan være å gjennomføre en bruttofortjenesteanalyse for solgte varer, som en rimelighetsvurdering av salgsinntekter og varekostnader. Dersom oppdragsgiver eller en tredjepart gjennomfører avstemminger bør regnskapsfører se til at avstemmingene er gjennomført og dokumentert, og be om at manglende avstemminger gjennomføres

142 Ekstern informasjon ved avstemminger Der hvor det er vesentlig for avstemmingen, skal regnskapsfører innhente informasjon og dokumentasjon fra eksterne kilder. Eksempler på eksterne kilder kan være banker og andre finansieringsinstitusjoner, kunder og leverandører.

143 Dokumentasjon Avstemminger skal dokumenteres slik at de kan etterprøves. Dokumentasjonen skal i tillegg til selve avstemmingen inneholde underliggende dokumentasjon og forklaring på eventuelle avvik. Oppdragsdokumentasjon jfr. GRFS Avstemming rutine (KS komplett 2.7.2)

144 Generelt om avstemminger og dokumentasjon Formålet med disse kravene er å sikre og dokumentere at vi lager så korrekte regnskaper som mulig til enhver tid. Dette krever: Ensartede rutiner på kontoret som alle er lojale til Ensartet arkivering av dokumentasjon Felles forståelse av kontrollnivå generelt, opp mot den enkelte kunde og ikke minst opp mot den enkelte medarbeider Det er og blir OA (oppdragsansvarlig) sitt ansvar at dette fungerer på kundenivå. Flere gode systemer finnes på markedet; Finale avstemming, Poweroffice, KS komplett etc.

145 Saldobalansen Saldobalanse er og blir selve fundamentet for det regnskapet som skal presenteres. Hvordan sikrer dere at nødvendige balanse og resultatkonti kontrolleres på en betryggende måte både periodisk og pr ? Sørg for at alle kontoer i regnskapet er dekket opp i PO.

146 Periodisk dokumentasjon i Power Office Ved bruk av PO er det raskt en fare for av vi overdokumenterer våre periodiske regnskaper. Viktig med et gjennomarbeidet regnskap Viktig at alle poster som har betydning for balanse og resultat er vurdert. Sjekk mot regnskapet at alle konti er dekket opp med arbeidsoppgaver i PO. Noen oppgaver dokumenteres med vedlegg Noen oppgaver dokumenteres ved å skrive kommentarer under utførelsen

147 Dokumentasjoner med obligatoriske vedlegg (periodisk) Legges på den perioden de tilhører (F.eks. P4) Nr. Oppgave Kontohenv. Vedlegg Avstemt kasse 1910 Kopi kasserapport Avstemt bank Avstemt kassakred. 19xx 2380 Kto.utdrag/skjema Kto.utdrag/skjema Avstemt Skattetrekk 2600 Skjema (ikke utskrift konto) Avstemt MVA 2740 Skjema (ikke utskrift konto) Avstemt AGA 2770 Skjema (ikke utskrift konto) Perioderegnskap Tekstrapport Balanse-resultat Åpen post 1500/2400 Saldobalansen

148 Dokumentasjoner med sporadiske vedlegg (periodisk) Det vil være behov for å legge vedlegg til oppgaver også sporadisk. Eksempler; Nr. Oppgave Kontohenv. Vedlegg Anleggsmidler/ avskrivning Kopi av faktura på kjøp/salg 1313 Lån til aksjonær/styre 1370 Kopi utbetaling og låneavtale Avstemt forskuddsbet. kostnader 1700 Kopi av en leasingkontrakt Kopi av husleikontrakt opprettet denne periode etc Avstemt lån/renter 2200 Lånedokument Avsemt korts. gjeld Variabel 2800: Kopi utbytteutbetaling 29xx: Innlån fra aksjonær

149 Dokumentasjoner med sporadiske vedlegg (periodisk) Jfr. forrige foil: Ta da standpunkt til følgende; Trenger jeg denne dokumentasjonen også pr ? (Ofte vil du gjøre det) Da ønsker vi at du legger dokumentasjonen på periode 12. Under utførelse i oppgaven skriver du i periode 4; «Kjøpt varebil 27.04, faktura se periode 12». Vi ønsker IKKE at du dokumenterer dobbelt ved å legge bilaget både på periode 4 og 12. Grunnen til at vi ønsker bilaget arkivert i periode 12 er at man lettere får fram en samlet dok. ved å gjøre utvalg i dokumentsenteret;

150 Dokumentasjoner med sporadiske vedlegg (periodisk) Trenger du ikke vedlegget pr legges oppgaven på periode 4 Trenger du vedlegget pr legges vedlegget på periode 12 med en henvisning: I PO kan da dette se slik ut; (Oppgave 13100)

151 Dokumentasjoner uten vedlegg (periodisk) Mange arbeidsoppgaver trenger ikke vedlegg periodisk Man kommenterer i stedet under utførelse i oppgaven NB: Unngå å lage et «miniårsoppgjør» hver eneste periode Unngå unødvendige vedlegg på oppgaven Drøft på kontoret hvor nivået ligger og følg våre anbefalinger i dette kurset! Med stadig flere kunder på en fastpris avtale er det viktig at vi har et forhold til dette nivået. Vi skal ha god kvalitet Kvalitetssikrede regnskaper med en fornuftig dokumentasjon.

152 Dokumentasjoner uten vedlegg (periodisk) Eksempler; (Kun et utdrag av mulige oppgaver) Nr. Oppgave Kontohenv. Eksempel kommentarer Avstemt langs. fordring 1390 Avstemt pr saldo ok Avstemt varebeholdning Benyttet Bruttofortj.43%, endret beholdning jfr. dette Forskuddsbet.kostnader 1700 Ok sjekket liste korrekt periodisert Avstemt feriepenger 2941 Ok lik FP liste pr Avstemt påløpne kostn Ok kontrollert gj. Skyldig leie

153 Dokumentasjoner uten vedlegg (periodisk) Det sentrale her er at du skriver og dermed dokumenterer at det er gjort en vurdering/aktivitet for å kvalitetssikre tallet for denne perioden. Husk å trykke «Utført» I Power Office vil dette kunne se slik ut jfr. oppgave 13150

154 SEKVENS 6 Periodiske regnskapsrapporter Kommentarer og språk i rapportene Årsoppgjørsoppdrag

155 5.7.4 Periodiske regnskapsrapporter Frekvens Innhold og språk Kommentarer Nr. Oppgave Kontohenv. Vedlegg Perioderegnskap Tekstrapport Balanse-resultat Åpen post 1500/2400 Saldobalansen

156 Frekvens Periodiske regnskapsrapporter til oppdragsgiver skal utarbeides med den frekvens som følger av oppdragsavtalen. Behov for og nytte av periodiske regnskapsrapporter, for eksempel i styringsøyemed, bør synliggjøres for oppdragsgiveren. For aksje- og allmennaksjeselskaper bør oppdragsgiver gjøres oppmerksom på daglig leders rapporteringsplikter til styret. Jf. aksjeloven 6-15 og allmennaksjeloven Det er ikke en ubetinget plikt til perioderapport hvis kunden ikke ønsker dette. Hva mener vi om dette?

157 Innhold og språk Periodiske regnskapsrapporter skal bygge på avstemte tall, og være på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Videre anbefales å rapportere med den detaljgrad og på den måte som antas hensiktsmessig for oppdragsgiver, fortrinnsvis med basis i regnskapslovens oppstillingsplaner for resultatregnskap og balanse rapportere aldersfordelte oversikter over kundefordringer og leverandørgjeld periodisere vesentlige inntekter og kostnader, basert på like periodiseringsprinsipper fra periode til periode informere oppdragsgiver dersom det er gjennomført endringer i rapporteringens oppstillingsplan, detaljgrad mv., eller det er gjort endringer i periodiseringsprinsipper Dersom periodisk rapportering til oppdragsgiver ønskes gjennomført på et annet språk enn norsk, svensk, dansk eller engelsk, må rapporteringen skje på to språk hvor et av språkene er norsk, svensk, dansk eller engelsk.

158 Kommentarer Følgende skal kommenteres i forbindelse med periodisk regnskapsrapportering: forutsetninger regnskapet bygger på, og som regnskapsfører ikke kan forvente at oppdragsgiver selv er oppmerksom på eller ser betydningen av svakheter ved oppdragsgivers interne rutiner som er gjentakende eller som ikke er avklart, jf. punkt 5.2 oppdragsgivers vesentlige eller gjentatte brudd på oppdragsavtalen eller krav gitt i eller i medhold av lov, jf. punkt 5.3 uklarheter og spørsmål for øvrig Regnskapsfører skal vurdere hvorvidt det er behov for å knytte kommentarer til negativ utvikling i oppdragsgivers egenkapital, likviditet og/eller inntjening.

159 Generelt om periodisk rapportering Perioderapporten skal være et styringsverktøy for kunden. Da må vi sørge for at; Rapporten viser så korrekte tall pr. perioden som mulig. At alle vesentlige poster er avstemt og periodisert At vesentlige forutsetninger som kontroll mot bruttofortjeneste, avskrivninger etc. er gjennomført. At nødvendige forbehold er skrevet At vi sikrer nødvendig informasjon til selskapet og styret RF er profesjonell part. Kunden forventer mer enn føring debet/kredit (Og bør også forvente mer) Regnskapsrapportering til kunde - rutine (KS komplett 2.7.3)

160 Generelt om periodisk rapportering Plansje krever skriftlige kommentarer. Mange andre steder i denne standarden legger også føringer for skriftlig kommunikasjon med kunden. Skriftlighet må settes i et ensartet system Sørg for at alle kjenner regelverket for hva som skal kommenteres OA må involvere seg i oppdrag som betjenes av andre Man må kjenne oppdraget og kunden for å sikre kommunikasjonen To typer skriftlighet? Til oppfølging (jfr. kravene i punkt ) Perioderapporten

161 Perioderapporten Må være et av våre hovedprodukter Gå gjerne gjennom tallene i møte Må kommentere hvilke vesentlige forutsetninger som ligger til grunn for rapporten; Beholdning, avskrivning etc. Bør primært oppfattes som verdiskapende Hvem på kontoret skal skrive slike rapporter? Alle kunder er ikke like; noen krever dypere innsikt Noen kunder trenger seniorkompetanse i dialogen Utnytt kontorets kompetanseplattform; Rett medarbeider på rett kunde

162 Perioderapporten, en moderne dialog Kunden online mot rapporteringssystemet Fullt innsyn i regnskapet ned på bilagsnivå via plattformer som mobiler og nettbrett når som helst og hvor som helst. Kunden produserer deler av rapportgrunnlaget (faktura, reiseregningssystem, elektroniske kassesystemer etc.) Avtale for ferdig periode RF blir større grad controller av importerte data RF blir større grad en rådgiver basert på tallene

163 5.8 Årsoppgjørsoppdrag Regnskapsstandarder og regnskapsprinsipper Ikke regnskapspliktig oppdragsgiver Avstemminger og dokumentasjon Andre handlinger RF s uttalelse om utarbeidelsen av årsregnskapet

164 5.8.1 Regnskapsstandarder og regnskapsprinsipper For regnskapspliktig oppdragsgiver skal regnskapsfører vurdere hvorvidt det bør avklares med oppdragsgiver hvilke regnskapsstandarder som skal legges til grunn. Regnskapsfører skal legge til grunn regnskapsprinsipper og vurderingsregler som følger av valgte regnskapsstandarder. Ved valg mellom flere mulige regnskapsprinsipper eller vurderingsregler skal regnskapsfører vurdere hvorvidt oppdragsgiver bør informeres om valgadgangen. Vanlige eksempler er god regnskapsskikk for små foretak, god regnskapsskikk for øvrige foretak, god regnskapsskikk for ideelle organisasjoner, forenklet IFRS eller full IFRS. I vurderingen av hvorvidt oppdragsgiver skal informeres om valg mellom flere mulige regnskapsstandarder, regnskapsprinsipper eller vurderingsregler, bør det tas hensyn til betydningen av valget for oppdragsgivers regnskap, rapporteringsplikter, utgifter til regnskapsførsel mv. Kravene gjelder på samme måte for oppdragsgiver som frivillig utarbeider et fullstendig årsregnskap etter regnskapslovens regler.

165 5.8.2 Ikke regnskapspliktig oppdragsgiver Disse har en valgfrihet ved valg av næringsoppgave 1 eller 2 Næringsoppgave 2 krever et fullstendig årsregnskap Kan være et bedre styringsverktøy Kan øke nytten for eksterne lesere RF bør vurdere å informere oppdragsgiver Bistå og gi råd om valg av regnskapsprinsipp Man kan jo ikke forvente at alle kunder forstår dette fullt ut, og RF bør derfor bruke sin faglige kompetanse og anbefale næringsoppgave 2 der dette er hensiktsmessig.

166 5.8.3 Avstemminger og dokumentasjon Alle balansekontoer skal avstemmes og dokumenteres i forbindelse med utarbeidelse av årsregnskap og/eller ligningsoppgaver, med mindre de er ubetydelige. Resultatkontoer skal avstemmes dersom dette vurderes som vesentlig for å sikre et riktig regnskap. Regnskapsfører skal gjennomgå saldobalansen og vurdere dokumentasjonen av vesentlige beløp som fremstår som urimelige eller usannsynlige. Avvik skal følges opp. Dette er i tråd med bokføringsloven 11 som stiller tilsvarende krav. Dette bør altså vinkles som kundes krav til å dokumentere sitt regnskap. Huskeliste årsoppgjør (58 punkters liste (ligger som på oppgave 15800)

167 Dokumentasjoner i Power Office Viktig at vi har et forhold til saldobalansen når vi jobber i PO. Sjekk ut mot kundens saldobalanse at alle kontoer/oppgaver har kommet med; Rediger kontohenvisninger og sett inn rett medarbeider;

168 Små årskunder (Dok av saldobalanse) Dette er små kunder med lite bilag og et mindre antall balanse og resultatposter som skal dokumenteres og som føres kun årlig. Da kan det være greit å begrense opprettelsen av arbeidsoppgaver. Vurder kundens størrelse og bruk eventuelt følgende løsning; Nr. Oppgave Kontohenv. Vedlegg Avstemt kasse 1910 Kopi kasserapport Avstemt bank Avstemt kassakred. 19xx 2380 Kto.utdrag/skjema Kto.utdrag/skjema Avstemt Skattetrekk 2600 Skjema (ikke utskrift konto) Avstemt MVA 2740 Skjema (ikke utskrift konto) Avstemt AGA/Lønn 2770/lønn Skjema (ikke utskrift konto) Øvrige konti og dok. Resterende dokumentasjon samles da her.

169 Dokumentasjoner i Power Office Opprett nødvendige arbeidsoppgaver knyttet til selve årsoppgjøret og knytt disse opp mot periode 12, anslå og legg inn frist for ferdigstillelse på oppgaven;

170 Kontroll av årsoppgjør og ligning Det har vært varierende praksis på dette området. Eksempel: (oppgave i PO Kontroll av årsoppgjør) Trinn 1: Selve produksjonen av årsoppgjør og ligning Trinn 2: Kontroll av årsoppgjør og ligning Det kan være både autoriserte og ikke autoriserte involvert i disse «trinnene». HUSK: Det må alltid være en autorisert tilknyttet enten trinn 1 eller 2 Dersom trinn 1 er utført av en ARF, kan gjerne kontrolløren være en erfaren ikke autorisert person. Utføres trinn 1 av en uautorisert må trinn 2 utføres av en ARF. I Accountor har vi nå lagt oss på en linje hvor en slik kontroll skal gjennomføres.

171 Eksempel oppgave og dokumentasjon Eksempel oppgave Sendt ligningspapir på Altinn Eventuelt blir dette kontrollert av en autorisert.

172 Eksempel oppgave og dokumentasjon Eksempel oppgave Årsregnskap sendt Regnskapsregisteret Husk nå å legge inn nødvendige dokumenter på oppgavene;

173 Eksempel oppgave og dokumentasjon Årsregnskap godkjent. (En meget viktig oppgave som alltid må planlegges) Husk å legge inn i dokumenter kvittering på godkjent årsregnskap fra Altinn som dokumentasjon.