Førde kontrollutval SEKOM-sekretariat

Transkript

1 Førde kontrollutval SEKOM-sekretariat Innkalling Utval: Førde kontrollutval Møtestad: Førde rådhus, møterom 438 Anga Dato: Tid: Kl. 08:30 Innkalling: Faste medlemar i utvalet, revisor i sak 35/17 Dersom du ikkje kan møte meld frå på e-post: arva@sekom.no Audhild Ragni Vie Alme, telefon: mobil: Sakliste Sak nr. Sakstittel 33/17 Godkjenning av innkalling og sakliste 34/17 Skriv og meldingar 35/17 Forvaltningsrevisjon: Vedlikehald av kommunal eigedom - tinging 36/17 Budsjett for Førde kontrollutval /17 Oppfølgingsliste /17 Eventuelt Med helsing Kari Daltveit Leiar

2 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 33/17 Førde kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Godkjenning av innkalling og sakliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Innkalling og sakliste vert godkjent.

3 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 34/17 Førde kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Skriv og meldingar Saksnummer Tittel Referat frå møtet i Styringsgruppa , Omorganiserings revisjonen Ny kommune i indre Sunnfjord, referat får møte i administrativ styringsgrupp og Tilråding frå SEKOM-sekretariat (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Skriv og meldingar vert teke til vitande.

4 Fra: Terje Førde Sendt: 24. august :03 Til: Arnar Helgheim; Audhild Ragni Vie Alme Emne: Referat frå møtet i Styringsgruppa , Omorganiserings revisjonen Vedlegg: Møtereferat Styringsgruppa, møte Skei , Omorg kommunal revisjon i SF.pdf Vedlagt følgjer referat frå møtet i Styringsgruppa for omorganisering av revisjonen; - Møte på Thon Hotel, Skei, den Merk at Styringsgruppa vil forsere prosesseen pga. at vi ikkje treng vente på ei ny kommunelov (Stortinget utsette den saka med minst eitt år). Nytt møte i Styringsgruppa er planlagt til den , der endeleg rapport vil kome til handsaming. Planen vidar er at saka då går til dei styrande organ i dei tre noverande selskapa, og at det skal søkjast å bli laga til ei likelydande saksutgreiing, med tilrådingar til vedtak, som så blir oversendt KU-sekretariata/kontrollutvala og kommunane for vidare handsaming i løpet av Ein endeleg rapport, med tilråding om etablering av interimsstyre, selskapsform, og det vidare etableringsarbeidet, vil ventelege følgje med den saka. Viser til møtereferatet som ligg ved her.. /. Til informasjon for SEKOM og kontrollutvala. Med helsing KRYSS Revisjon Terje Førde Dagleg leiar/revisjonssjef Mobil: E-post: terje.forde@kryssrevisjon.no <mailto:terje.forde@kryssrevisjon.no>

5

6

7

8

9 Fra: Øystein Høyvik Sendt: 7. september :16 Til: Atle Fasteland; Elin Enebakk; Ellen Jensen; Marit Solheim; Ole John Østenstad; Solveig Bringeland; Stian Jakobsen; Torill Anita Segtnan; Øystein Høyvik; Øyvind Bang-Olsen Kopi: Olve Grotle; Jan Birger Moe; Dag Kåre Ripe; Anette Sollid; Rolf Kalland; Trond Ueland; Kurt Even Andersen; Kirstin Bruland; Kjell Idar Dvergsdal; Oddvar Holsen; Arnar Helgheim; Terje Førde; Øystein Høyvik Emne: Ny kommune i indre Sunnfjord, referat får møte i administrativ styringsgrupp og Vedlegg: Administrativ styringgruppe, referat frå møte (L)(26).pdf; Administrativ styringsgruppe, referat frå møte (L)(25).pdf Sjå vedlegg. Ev. merknader kan meldast i forkant av neste møte Med helsing Øystein Høyvik Einingsleiar Førde kommune - Fagutvikling og koordinering Tlf / < E-post oystein.hoyvik@forde.kommune.no <mailto:oystein.hoyvik@forde.kommune.no>

10 Ny kommune i indre Sunnfjord Administrativ styringsgruppe Dykkar referanse: Sakshandsamar: Øystein Høyvik Tlf. Vår referanse: 17/6-2-ØH- Dato: Administrativ styringgruppe, referat frå møte Tidspunkt : Fredag kl Stad : Førde rådhus, møterom Haukedalen Møteleiar : Ole John Østenstad Til stades: Ole John Østenstad, Torill Anita Segtnan, Øyvind Bang-Olsen, Atle Fasteland, Solveig Bringeland, Lise Toverud og Øystein Høyvik Ikkje til stades: Ellen Jensen, Marit Solheim og Stian Jakobsen Andre til stades: Malin Solheim Moldestad (vil frå og med neste møte vere fast referent) Utsendt dagsorden 1. Gjennomgang av referat frå møte i prosjektgruppa Faste postar: a. Kort gjensidig orientering b. Informasjon som bør/skal sendast til medlemmane av Fellesnemnda? 3. Gjennomføring av kartleggingssamtalar med leiarar i den enkelte kommune 4. Møte i Fellesnemnda 19. og 20. september 2017 a. Praktisk gjennomføring b. Seminardelen c. Saker d. Aktuelt å starte arbeidet med heraldikk? 5. Styringsdokumentet v/ Øyvind Bang-Olsen og Øystein Høyvik 6. Møte med HTV, HVO mv avklare målsetting/fokus 7. Møte med kommunalsjefar mv avklare målsetting/fokus 8. Deltaking i KS sitt nettverk ang gevinstrealisering 9. Frå nettverk for tekniske tenester a. Vegnamn og adressering 10. Frå personalnettverket oppfølging saker «Klart språk» 12. Gjennomgang møteplan 13. Eventuelt 1. Gjennomgang av referat frå møte i prosjektgruppa Utsett Postadresse: Postboks 338, 6802 Førde Telefon: Bankkonto: Besøksadresse: Hafstadvegen 42 Fax: Org.nr.: NO mva

11 Vår referanse: 17/6-2-ØH- 2. Faste postar: Informasjon som bør/skal sendast til medlemmane av Fellesnemnda? o Ikkje nytt sidan sist møte Kort gjensidig orientering Prosjektkoordinator o 200% stilling som prosjektstilling lyst ut med søknadsfrist Naustdal o Ikkje spesielt nytt knytt til kommunereforma o Arbeider med å lage mineralstrategi Gaular o Sidan førre møte gjennomført møte mellom rådmannen si leiargruppe og HTV Jølster o Ikkje spesielt nytt knytt til kommunereforma o Har for tida utfordringar knytt til rekneskapsavdelinga Førde o Ikkje spesielt nytt knytt til kommunereforma o Vil onsdag bli gjennomført forhandlingsmøte mellom Sogn og Fjordane fylkeskommune og Førde kommune knytt til Hafstad vgs o I tråd med vedteken planstrategi vil det bli gjennomført «enkel rullering» av både kommuneplanen sin samfunnsdel (ferdig sommaren 2018) og arealdel (ferdig i løpet av 2018) Kommunalsjefs-/fagnettverka o Ikkje spesielle forhold som ikkje er omtalt i andre saker HTV/HVO o Er for tida ein del spørsmål knytt til lokale forhandlingar og harmonisering mellom kommunane 3. Gjennomføring av kartleggingssamtalar med leiarar i den enkelte kommune Førde o Vel vere gjennomført med alle kommunalsjefar og stabsleiar innan Gaular o Vil bli gjennomført i veke 37/17 Naustdal o Vil bli gjennomført i løpet av september månad Jølster o Sidan Ellen Jensen ikkje var til stades vart dette pkt. ikkje drøfta 4. Møte i Fellesnemnda 19. og 20. september 2017 Praktisk gjennomføring o Start kl o Kvar enkelt kommune syter for transport Seminardelen o Ole John Østenstad informerte kort om status i planleggingsarbeidet o Leiar av Fellesnemnda, prosjektleiar, Rolf Sanne Gundersen og prosjektkoordinator saman med BDO utarbeider endeleg dagsorden Saker førebels oversikt o Faste postar Orientering frå administrativ styringsgruppe Orientering frå ordførarane i kvar kommune o Prosess knytt til tilsetting av ny rådmann Øystein Høyvik med bakgrunn i notat frå personalnettverket utarbeider saksutgreiing 2

12 Må avklare om denne saka skal handsamast i PSU o Val av leiar og nestleiar i PSU Øystein Høyvik utarbeider saksutgreiing o Deltaking i lokaldemokratiprosjekt i regi av KMD og Distriktssenteret Øystein Høyvik utarbeider saksutgreiing o Fråvik frå lover og reglar Ole John Østenstad utarbeider saksutgreiing o Vara til Kyrkjeleg Fellesnemnd Øystein Høyvik utarbeider saksutgreiing o Til drøfting Aktuelt å starte arbeidet med heraldikk? Vår referanse: 17/6-2-ØH- 5. Styringsdokumentet Øystein Høyvik hovudansvarleg for å utarbeide forslag til styringsdokument Førebels framdriftsplan o : Forslag til rammeverk blir sendt medlemmane av administrativ styringsgruppe o : Møte med HTV og HVO mv o : Møte med kommunalsjefar mv o : Tema i fellesnemnda sitt seminar o : Første utkast utarbeidd og blir drøfta av administrativ styringsgruppe o : Andre utkast utarbeidd og blir drøfta av administrativ styringsgruppe o : Styringsdokument inkludert saksutgreiing klar til utsending til Fellesnemnda o : Vedtak Fellesnemnda/PSU 6. Møte med HTV, HVO mv Når Kva Velkommen og ev. presentasjonsrunde Informasjon om pågåande arbeid v/ Øystein Høyvik Nærare om arbeidet med omstillings- og styringsdokumentet Nytt frå HTV og HVO i administrativ styringsgruppe Pause Ev. spørsmål knytt til informasjonen gitt før pausen Grupearbeid og plenum knytt til styringsdokumentet v/ Øystein Høyvik Oppsummering og avslutning 7. Møte med kommunalsjefar mv Når Kva Velkommen og ev. presentasjonsrunde v/ Ole John Østenstad Informasjon om pågåande arbeid v/ Ole John Østenstad Kva rører seg i den enkelte kommune? v/ rådmennene Nytt frå HTV og HVO i administrativ styringsgruppe Gjensidig informasjon om kvar som skjer i dei ulike nettverka Pause Nærare om arbeidet med omstillings- og styringsdokumentet v/ Øystein Høyvik Gruppearbeid og plenum knytt til styringsdokumentet v/ Øystein Høyvik Oppsummering og avslutning 8. Deltaking i KS sitt nettverk ang gevinstrealisering Blir tatt stilling til når endeleg invitasjon ligg føre 3

13 Vår referanse: 17/6-2-ØH- 9. Frå nettverk for tekniske tenester Vegnamn og adressering o Administrativ styringsgruppe ynskjer at teknisk nettverk startar arbeidet med å få på plass vegnamn og adressering i ny kommune. Ole John Østenstad avklarar vidare framdrift mv med Trond Ueland (ev. blir det gjort i fast møte med nettveket) 10. Frå personalnettverket oppfølging saker Kompensasjon for deltaking i arbeidsgrupper, meirarbeid, bonus mv o Det blir oppretta arbeidsgruppe som skal komme med framlegg til kompensasjonsordning. Gruppa består av Stian Jakobsen, HTV Unio (Førde), Elin Enebakk, HTV LO (Jølster), Rolf Kalland, personal (Naustdal), Jan Birger Moe, personal (Førde) og Atle Fasteland, rådmann (Gaular). Gruppa vel sjølv leiar og sekretær. Atle Fasteland kallar inn til første møte i gruppa. Frist: Frikjøp av tillitsvalde og verneombod o Det blir oppretta arbeidsgruppe som skal komme med framlegg til kompensasjonsordning. Gruppa består av Stian Jakobsen, HTV Unio (Førde), Elin Enebakk, HTV LO (Jølster), Rolf Kalland, personal (Naustdal), Jan Birger Moe, personal (Førde) og Atle Fasteland, rådmann (Gaular). Gruppa vel sjølv leiar og sekretær. Atle Fasteland kallar inn til første møte i gruppa. Frist: «Klart språk» Alle kommunane vil delta i prosjektet 12. Gjennomgang møteplan Ikkje behov for endringar 13. Eventuelt Ingen saker Med helsing Øystein Høyvik prosjektkoordiantor Dette brevet er elektronisk godkjent av fellesnemnda om det ikkje er signert. Kopi til: KRYSS Revisjon v/ Terje Førde Sekom v/ Arnar Helgheim 4

14 Ny kommune i indre Sunnfjord Administrativ styringsgruppe Dykkar referanse: Sakshandsamar: Øystein Høyvik Tlf. Vår referanse: 17/6-1-ØH- Dato: Administrativ styringsgruppe, referat frå møte Tidspunkt : Fredag kl Stad : Førde rådhus, møterom Anga Møteleiar : Ole John Østenstad Til stades: Ole John Østenstad, Marit Solheim, Stian Jakobsen, Torill Anita Segtnan, Øyvind Bang-Olsen Atle Fasteland, Solveig Bringeland, Lise Toverud og Øystein Høyvik Ikkje til stades: Ellen Jensen Andre til stades: Sak 8: Kirstin Bruland og Kurt Even Andersen Sak 9: Jan Birger Moe Utsendt dagsorden 1. Gjennomgang av referat frå møte i prosjektgruppa Faste postar: a. Kort gjensidig orientering b. Informasjon som bør/skal sendast til medlemmane av Fellesnemnda? 3. Møte i Fellesnemnda 19. og 20. september 2017 diverse avklaringar v/ Øystein Høyvik 4. Oppretting av prosjektsekretariat framhald drøfting som vart starta opp i møte Avvik frå lovar og reglar - vedtak som må gjerast mv v/ Ole John Østenstad 6. Deltaking i KS sitt nettverk ang gevinstrealisering 7. Frå nettverk for tekniske tenester a. Vegnamn og adressering 8. Frå helse- og omsorgsnettverket a. Kartlegging ny kommune prioritering b. Prosjektplan felles pleie- og omsorgssystem c. Prosjektplan felles tenestestandard d. Førebu møte med legane Frå personalnettverket a. Kort gjennomgang av utarbeidd oversikt b. Prosjektplan omstillingsdokument c. Kompensasjon for deltaking i arbeidsgrupper, meirarbeid, bonus mv d. Frikjøp av tillitsvalde og verneombod e. Rekruttering av ny rådmann i. bistand til gjennomføring av avklaringssamtalar med rådmenn, samt bistand ved rekruttering av ny rådmann ii. sak til Fellesnemnda Postadresse: Postboks 338, 6802 Førde Telefon: Bankkonto: Besøksadresse: Hafstadvegen 42 Fax: Org.nr.: NO mva

15 Vår referanse: 17/6-1-ØH- 10. Søknad om samarbeidsavtale mellom Prosjektgruppa i Sunnfjord og Høgskolen Vestlandet (tidlegare sendt ut) 11. «Klart språk» - (tidlegare sendt ut) 12. Møteplan a. Bør møte med HTV mv (dagen etter valet) flyttast? 13. Eventuelt Gjennomgang av referat frå møte i prosjektgruppa Godkjent Faste postar Kort gjensidig orientering o Prosjektkoordinator Prosjektkoordinator gav orientering om prosess og framdrift til felles møte mellom kontrollutvala Prosjektportalen er etablert og vil bli tatt i bruk Det er etablert fast møte mellom leiar av fellesnemnda, prosjektleiar og prosjektkoordinator o Naustdal Gjennomført to-dagars leiarsamling kor kommunereforma har vore tema o Gaular Opplever positiv stemning i leiargruppa o Jølster Ikkje noko spesielt sidan førre møte o Førde Har gjennomført kartleggingssamtalar med kommunalsjefane, og det vil bli gjennomført med stabsleiarane innan ca. to veker Formannskapet i Førde har hatt møte med Fylkesutvalet i høve spørsmålet om ev. etablering av campus i Førde Informasjon som bør/skal sendast til medlemmane av Fellesnemnda? o Evalueringsrapport for nye Sandefjord kommune blir lagt fram som referatsak Møte i Fellesnemnda 19. og 20. september 2017 diverse avklaringar Prosjektleiar og koordinator saman med leiar av Fellesnemnda avklarar innhald mv med BDO og Sunnfjord Utvikling Oppretting av prosjektsekretariat framhald drøfting som vart starta opp i møte Blir ev. gjort i etterkant av intervju med søkjarar til utlyste stillingar Avvik frå lovar og reglar - vedtak som må gjerast mv Ole John Østenstad informerte om at det enkelte kommunestyre må gjere vedtak knytt til eigedomsskatt, vedtekter/forskrifter og kommuneplanen Ole John Østenstad utarbeider forslag til saksutgreiing som blir drøfta i neste møte Kommunestyresakene blir lagt fram for Fellesnemnda til orientering Deltaking i KS sitt nettverk ang gevinstrealisering Utsett Frå nettverk for tekniske tenester Vegnamn og adressering o Utsett 2

16 Vår referanse: 17/6-1-ØH- Frå helse- og omsorgsnettverket Kartlegging ny kommune prioritering o Tatt til orientering utan meir drøfting Prosjektplan felles pleie- og omsorgssystem o Planen slik den ligg føre vart godkjent Prosjektplan felles tenestestandard o Føreslege gjennomføringsprosjekt vart endra til forprosjekt kor føremålet er å avklare status/nivå på tenester i alle kommunane. Prosjektet skal vere avslutta innan , og rapport inkludert tilråding i høve vidare arbeid sendast administrativ styringsgruppe Førebu møte med legane o Ikkje drøfta. Øystein Høyvik utarbeider og sender ut dagsorden. Frå personalnettverket Kort gjennomgang av utarbeidd oversikt o Tatt til orientering utan meir drøfting Prosjektplan omstillingsdokument o Framlegg til omstillingsdokument vart godkjent, men må truleg supplerast undervegs Kompensasjon for deltaking i arbeidsgrupper, meirarbeid, bonus mv o Framlegg til prosjektplan vart godkjent. Frikjøp av tillitsvalde og verneombod o Framlegg til prosjektplan vart godkjent. Rekruttering av ny rådmann o Bistand til gjennomføring av avklaringssamtalar med rådmenn, samt bistand ved rekruttering av ny rådmann For å sikre raskast mogleg prosess har administrativ styringsgruppe henta inn tilbod på konsulentbistand knytt til gjennomføring av avklaringssamtalar mv. Spørsmålet om val av leverandør vil bli lagt fram for Fellesnemnda i møte o Sak til Fellesnemnda Personalnettverket v/ Jan Birger Moe oppdaterer notat knytt til prosess Øystein Høyvik utarbeider sak som skal handsamast av Fellesnemnda/PSU i møte Søknad om samarbeidsavtale mellom Prosjektgruppa i Sunnfjord og Høgskolen Vestlandet Prosjektleiar/-koordinator avklarar denne med leiar av Fellesnemnda «Klart språk» Utsett Møteplan Ikkje behov for endringar Eventuelt Ingen saker 3

17 Vår referanse: 17/6-1-ØH- Med helsing Øystein Høyvik prosjektkoordinator Dette brevet er elektronisk godkjent av fellesnemnda om det ikkje er signert. Kopi til: KRYSS Revisjon v/ Terje Førde Sekom v/ Arnar Helgheim 4

18 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 35/17 Førde kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Forvaltningsrevisjon: Vedlikehald av kommunal eigedom - tinging Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Førde kontrollutval tingar forvaltningsrevisjon Vedlikehald av kommunal eigedom, av KRYSS Revisjon, der det vert sett fokus på følgjande hovudproblemstilling med underpunkt: * Har kommunen system for forvaltning, drift og vedlikehald av kommunale eigedomar? - Korleis er ansvar og oppgåver ved oppfølging av kommunale eigedomar organisert? - Har kommunen oversikt over tilstand på kommunale eigedomar, og vert det sett av midlar til vedlikehald i samsvar med kartlagt behov? Frist for levering av rapport: KRYSS Revisjon legg fram prosjektplan i neste kontrollutvalsmøte. Saksutgreiing: Førde bystyre vedtok i møte sak BY-051/16 Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for Førde kommune Bystyret vedtok eitt nytt prosjekt som 1. Tidleg nok iverksetting av tiltak innan tilpassa opplæring/spesialundervisning, og dei andre punkta i tilrådinga frå kontrollutvalet vart endra til 2-5. Planen vart vedteke med følgjande prioriterte prosjekt: 1. Tidleg nok iverksetting av tiltak innan tilpassa opplæring/spesialundervisning 2. Fokus på psykososialt miljø for barn og unge 3. Vedlikehald av kommunal eigedom 4. Kommunale innkjøp 5. Kontroll med forvaltning av kommunen sin eigarinteresse Førde kontrollutval har fått levert første prosjekt i Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for Førde kommune Rapporten - Tilpassa opplæring/spesialundervisning vart handsama i kontrollutvalet i møte sak 30/17, og sendt vidare til bystyret for endeleg handsaming Neste prosjekt i planen er - Fokus på psykososialt miljø for barn og unge.

19 Kontrollutvalet drøfta val av neste forvaltningsrevisjonsprosjekt under sak 32/17 Eventuelt, i møte SEKOM-sekretariat fikk då signal om at prosjekt 2 vart mykje likt førre prosjekt, og vert difor utsett. Dessutan leverte Fylkesmannen tilsynsrapport om Elevanes psykososiale miljø, ved Flatene, Halbrend, Førde barneskule og Førde ungdomsskule datert Denne rapporten vart lagt fram under sak 24/17 Skriv og meldingar i kontrollutvalsmøte SEKOM-sekretariat tilrår difor at Førde kontrollutval tingar prosjekt 3 i planen - Vedlikehald av kommunal eigedom av KRYSS Revisjon. I planen er dette prosjektet ikkje omtala med aktuelle problemstillingar, eller med stikkord frå kontrollutvalsmøta, der er difor vanskeleg for sekretariatet å vite kva vinkling kontrollutvalet ynskjer. Vi har to andre kommunar som har tilsvarande prosjekt under arbeid. Askvoll har prosjektet Vedlikehald av kommunale bygg og anlegg, med følgjande problemstillingane: Har kommunen system for forvaltning, drift og vedlikehald av kommunale bygg og anlegg, og korleis vert dette følgt opp? Korleis er ansvar og oppgåver ved oppfølging av kommunale bygg og eigedomar organisert? Har kommunen system for registrering og oppfølging av utbetringspunkt på bygg og eigedomar, og vert dette følgt opp? Gulen har tinga revisjonsrapport Vedlikehald av bygg/eigedom, med følgjande problemstillingar: 1. Har Gulen kommune politisk bestemte mål og planar for vedlikehald av kommunale bygg? 2. Har Gulen kommune system for planlegging og styring av vedlikehald av kommunale bygg? 3. Har Gulen kommune oversikt over tilstand på eigen bygningsmasse? 4. Vert det sett av midlar til vedlikehald av kommunale bygg i samsvar med kartlagt behov? 5. Rapporterer administrasjonen om utviklinga i vedlikehaldet av kommunale bygg til politisk nivå? Prosjektet er avgrensa til systemnivå, der det vert sett fokus på kommunens styringssystem for vedlikehald av kommunale bygg. Det ligg utanfor mandatet å vurdere teknisk bygningstilstand og eventuell oppgraderingsbehov av bygningsmassen. Formålet med prosjektet kan vere å vurdere om Førde kommune har system for vedlikehald av dei kommunale eigedomane som er rasjonell, målretta og effektiv. SEKOM-sekretariat har sett opp framlegg til problemstillingar med utgangspunkt i tidlegare tingingar.

20 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 36/17 Førde kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Budsjett for Førde kontrollutval 2018 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Saka går vidare til bystyret). Kontrollutvalet tilrår følgjande budsjett for drift av kontrollutvalet på teneste 11051: Saksutgreiing: Etter forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 18, har kontrollutvalet ansvar for at det vert utarbeidd budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Eit forslag til budsjettråme skal følgje formannskapet si innstilling til kommunestyret. Kontroll- og tilsynsorganet inneheld tre element: revisjon, sekretariat og drift av kontrollutvalet, og det er naturleg at budsjettet vert fordelt på desse tre. Førde kommune er med i interkommunale samarbeid når det gjeld revisjon og sekretariattenester gjennom høvesvis KRYSS-revisjon og SEKOM-sekretariat. Begge desse selskapa er organiserte etter 27 i kommunelova, og begge selskapa har teke inn i vedtektene sine at det er styret i selskapet som vedtek budsjettet, og at budsjettet skal sendast til kommunane innan 1. november året før budsjettåret. Det er difor berre budsjett for drift av kontrollutvalet som vert handsama av kontrollutvalet. I drift av kontrollutvalet, høyrer følgjande kostnader naturleg inn: Møtegodtgjersle/ tapt arbeidsforteneste/arbeidsgjevaravgift Opplæring/kurs/seminar Skyss- og diettgodtgjersle Kontingentar/inventar/utstyr For kontrollutvalet i Førde gjeld følgjande satsar for godtgjersle:

21 - Kost- og køyregodtgjersle etter statens regulativ - Tapt arbeidsfortjeneste, kr 1500 ulegitimert pr. dag. Legitimert tap arbeidsforteneste vert dekka etter dokumentasjon med inntil kr Fast møtegodtgjersle for kontrollutvalseiar er 3 % av ordførar godtgjersla, og utgjer kr i Møtegodtgjersle for medlemar/varamedlemar i kontrollutvalet er kr 700 pr. møte. Godtgjersla til leiar er føreslått auka i samsvar med normal lønsvekst, elles uendra. Vi har meldt frå om at det ser ut til at godtgjersla ikkje vert ført på rett teneste i Det er sett opp kr til møtemat for Budsjettposten opplæring/kurs vart auka med kr frå og med 2016, og SEKOM-sekretariat tilrår at dette vert ståande. Det bør vere rom for at ein eller fleire i kontrollutvalet kan delta på dei årlege fagkonferansane som i 2018 vert arrangert av Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) mai, og/eller Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) sin kontrollkonferanse februar. Det var fylkessamling for kontrollutvala på Skei 15. juni i år, som vart arrangert av SEKOMsekretariat/kontrollsjefen til Fylkeskommunen og Vest kontroll saman med FKT, det er ikkje planlagt tilsvarande arrangement i Førde kontrollutval er medlem i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT). Medlemskontingenten vart i årsmøtet auka frå kr i 2017 til kr i 2018, for kommunar med innb. Kontrollutvalet fekk nye nettbrett hausten 2015, og det er difor ikkje ført opp noko til inventar og utstyr i 2018.

22 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 37/17 Førde kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Oppfølgingsliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til vitande. Saksutgreiing: Status over saker som er handsama i kontrollutvalet og som utvalet skal følgje opp eller sjekke ut seinare. Sak Dato Status Rådmannen informerer om rutinar for eigenkontroll i Førde kommune Sak 016/15 vedtak: Kontrollutvalet tek rådmannen sin informasjon om rutinar for eigenkontroll i Førde kommune til vitande. Få info om oppfølging av eigenkontrollen i løpet av Sak 044/15 Rådmannen informerer om oppfølging av eigenkontroll i Førde kommune, vedtak: Kontrollutvalet tek informasjonen frå rådmannen til orientering. Kontrollutvalet vil kalle inn rådmannen for ny informasjon etter at rådmannen har hatt ny gjennomgang med einingsleiarane Avtalt med rådmannen at ny info vert gitt 6. desember. Sak 44/16 vedtak: Kontrollutvalet tek informasjonen frå rådmannen til vitande, og ynskjer ny gjennomgang av eigenkontrollsystemet i slutten av /15 Saker og oppgåver for kontrollutvalet Aktuelle skriv og meldingar: Skatterekneskapen Årsrapportar frå SEKOM og

23 24/16 Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for Førde kommune revisjonsselskapa Tertial-/kvartalsrapportar Tilsynsrapportar frå Fylkesmannen Særattestasjonar frå revisor Referat frå møte i prosjektstyringsgruppa Orientering frå revisor: vår rekneskap/ haust revisjonsplan Vedtak: 1. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert vedteken med følgjande prioritering av prosjekt: 1. Fokus på psykososialt miljø for barn og unge 2. Vedlikehald av kommunal eigedom 3. Kommunale innkjøp 4. Kontroll med forvaltning av kommunen sin eigarinteresse 2. Kontrollutvalet får fullmakt til å gjere endringar i prioritering, og å legge til nye prosjekt i perioden. Sendt til Førde kommune/kommunestyret BY-051/16 Vedtok planen med følgjande endra prioritering: 1. Tidleg nok iverksetting av tiltak innan tilpassa opplæring/spesialundervisning 2. Fokus på psykososialt miljø for barn og unge 3. Vedlikehald av kommunal eigedom 4. Kommunale innkjøp 5. Kontroll med forvaltning av kommunen sin eigarinteresse 27/16 Eventuelt Utvalet vurderer om dei skal kontakte/få informasjon frå kommunale selskap/einingar. Forvaltningsrevisjon: Tilpassa opplæring/spesialundervisning Sak 31/16 Tinging vedtak: Førde kontrollutval tingar forvaltningsrevisjon Tilpassa opplæring/spesialundervisning, av KRYSS Revisjon, der det vert sett fokus på følgjande problemstillingar: Har kommunen tidleg nok iverksetting av tiltak innan tilpassa opplæring/ spesial-undervisning? * Korleis sikrar kommunen at elevar får tilpassa opplæring/spesialundervisning? * Har kommunen rutinar som sikrar at sakshandsaminga er i samsvar med lovog regelverk, og vert rutinane følgde? Frist for levering av rapport: KRYSS Revisjon legg fram prosjektplan i neste kontrollutvalsmøte. Sendt vedtak til KRYSS Revisjon med frist 26. okt Endra frist for levering av prosjektplan til 1.nov.

24 KRYSS Revisjon levert prosjektplan Sak 38/16 Endra tinging, vedtak: Førde kontrollutval tingar forvaltningsrevisjon Tilpassa opplæring/ spesialundervisning, av KRYSS Revisjon, der det vert sett fokus på følgjande problemstillingar: Korleis sikrar kommunen at elevar får tilpassa opplæring/spesialundervisning? Har kommunen rutinar som sikrar at sakshandsaminga er i samsvar med lovog regelverk, og vert rutinane følgde? Er det samsvar mellom vedtak om spesial-undervisning/tilpassa opplæring og faktisk tilbod. Frist for levering av rapport: KRYSS Revisjon legg fram prosjektplan i kontrollutvalsmøte 6. desember. Vedtak sendt KRYSS Revisjon med frist for levering av prosjektplan til KRYSS Revisjon leveret prosjektplan. Sak 45/16 Prosjektplan, vedtak: Prosjektplan datert frå KRYSS Revisjon for forvaltningsrevisjons-prosjektet Tilpassa opplæring/ spesialundervisning, vert godkjent. Sendt vedtaket til KRYSS Revisjon E-post frå revisor, der det vert bedt om forlenga frist for levering av rapport til medio mai. Sak 08/17 Referert i kontrollutvalet. E-post frå revisor med statusrapport, levering til SEKOM etter høyring dvs 1.juni. KRYSS Revisjon leverte rapporten. Sak 29/17 vedtak: Bystyret viser til forvaltningsrevisjonsrapporten «Tilpassa opplæring/spesialundervisning» frå KRYSS Revisjon datert , og tek den til orientering. 1. Bystyret ber rådmannen følgje opp tilrådingane i rapporten slik: Grunngjeving i enkeltvedtak ved avvik frå sakkunnig vurdering Vurdere rutinar for registrering av gjennomføring av einskildvedtak 2. Rådmannen informerer kontrollutvalet innan om kva som er gjort i forhold til oppfølging av tilrådingane i

25 46/16 Møteplan 2017 for Førde kontrollutval 02/17 Skriv og meldingar /17 Ny kommune i Indre Sunnfjord Kontrollutvalet si rolle 25/17 Prosjektrekneskap Halbrend barnehage 26/17 Prosjektrekneskap Solsida barnehage avd. Haugum rapporten. Sendt til Førde kommune/bystyret Vedtak: Møteplan 2017 for Førde kontrollutval vert godkjent med følgjande datoar,og møtestart kl : 31. januar 7. mars 7. april 15. mai (flytta frå 16.mai) 25. august 27. september 31. oktober 30. november Sendt til Førde kommune/rådmann/ ordførar Bestilt møterom for juni fylkessamling på Skei 24. august fellesmøte med Naustdal, Gaular og Jølster Fylkesmannen: Avslutning av eigenvurdering - Sosiale tenester i Nav til unge mellom 17 og 23 år. Tilbakemelding av status etter evaluering i mai Sendt etterspurnad til Førde kommune Førde kontrollutval deltek på fellesmøte for kontrollutvala i Naustdal, Gaular, Førde og Jølster. Aktuelle datoar for fellesmøte: Veke 34: Tysdag 22.8., onsdag 23.8., torsdag prioritet onsdag prioritet tysdag prioritet torsdag SEKOM sendt melding om at fellesmøte vert torsdag 24. august. Fellesmøte gjennomført, neste møte etter at ny rådmann er tilsett Vedtak: Kontrollutvalet viser til revisoruttale frå KRYSS Revisjon datert for investeringsprosjekt 1202 Halbrend barnehage, og rådmannen si saksutgreiing datert Kontrollutvalet tilrår at prosjektrekneskapen datert for Halbrend barnehage vert godkjent slik den ligg føre. Sent til Førde kommune/bystyret Vedtak: Kontrollutvalet viser til revisoruttale frå KRYSS Revisjon datert for investeringsprosjekt 1091 Solsida/Haugum barnehage, og rådmannen si saksutgreiing datert Kontrollutvalet tilrår at

26 27/17 Prosjektrekneskap Holsen skule 28/17 Prosjektrekneskap Utviding Slåtten skule 30/17 Rådmannen informerer om fokus på sosial dumping i Førde kommune prosjektrekneskapen datert for Solsida barnehage avdeling Haugum vert godkjent slik den ligg føre. Sent til Førde kommune/bystyret Vedtak: Kontrollutvalet viser til revisoruttale frå KRYSS Revisjon datert for investeringsprosjekt 1316 Holsen skule, og rådmannen si saksutgreiing datert Kontrollutvalet tilrår at prosjektrekneskapen datert for Holsen skule vert godkjent slik den ligg føre. Sent til Førde kommune/bystyret Vedtak: Kontrollutvalet viser til revisoruttale frå KRYSS Revisjon datert for investeringsprosjekt 1282,1297,1328, og 1329 Utviding Slåtten skule, og rådmannen si saksutgreiing datert Kontrollutvalet tilrår at prosjektrekneskapen datert for Utviding Slåtten skule vert godkjent slik den ligg føre. Sent til Førde kommune/bystyret Retningsliner vert sendt til kontrollutvalet Sendt etterspurnad til Førde kommune

27 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 38/17 Førde kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Eventuelt