Gaular kontrollutval SEKOM-sekretariat

Transkript

1 Gaular kontrollutval SEKOM-sekretariat Innkalling Utval: Gaular kontrollutval Møtested: Gaular kommune - møterommet Dato: Tid: Kl. 09:00 Innkalling: Faste medlemar i utvalet Rådmannen i sak 3 og 4 Revisor i sak 5 Dersom du ikkje kan møte: Meld frå på e-post: o Arnar Helgheim: ah@sekom.no (mobil: ) Sakliste Sak nr. Sakstittel 01/17 Godkjenning av innkalling og sakliste 02/17 Skriv og meldingar 03/17 Restansar på byggesak - informasjon frå rådmannen 04/17 Handtering av manglar ved byggeprosjekt - informasjon frå rådmannen 05/17 Revisor si uavhengigheit 06/17 Årsmelding Gaular kontrollutval 07/17 Oppfølgingsliste /17 Eventuelt Med helsing Aud Lunde Leiar

2 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 01/17 Gaular kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Godkjenning av innkalling og sakliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Innkalling og sakliste vert godkjent.

3 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 02/17 Gaular kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Skriv og meldingar Saksnummer Tittel Møtereferat Omorganisering av kommunerevisjonen i Sogn og Fjordane Referat frå møte i styringsgruppa : Eventuell omorgansiering av den interkommunale revisjon i Sogn og Fjordane Åpenheitsrapport KRYSS Revisjon Rådmannen sitt tilsyn i høve risiko for misleghald i kommunen Ny kommune i indre Sunnfjord - kontrollutvala si rolle Ny kommune i indre Sunnfjord, referat frå møte i styringsgruppa Tilråding frå SEKOM-sekretariat (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Skriv og meldingar vert tekne til orientering.

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22 Fra: Terje Førde Sendt: 30. november :35 Til: Arnar Helgheim; Audhild Ragni Vie Alme Emne: Åpenheitsrapport KRYSS Revisjon Vedlegg: Åpenheitsrapport 2015 KRYSS Revisjon, handsama Samstyret , signert.pdf Vedlagt følgjer vår Åpenheitsrapport for 2015, handsama/signert versjon, til orientering til kontrollutvala i eigarkommunane av KRYSS Revisjon. Med helsing KRYSS Revisjon Terje Førde Dagleg leiar/revisjonssjef Mobil: E-post: terje.forde@kryssrevisjon.no <mailto:terje.forde@kryssrevisjon.no>

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33 Fra: Terje Førde Sendt: 10. januar :43 Til: Atle Fasteland; Gaular Postmottak Kopi: Mathias Råheim; Sekom postmottak; Asgeir Tveit Emne: Rådmannen sitt tilsyn i høve risiko for misleghald i kommunen Vedlegg: Gaular, Rådmannen tilsyn risiko misleghald, pdf Hei. Vedlagt følgjer vårt årlege skriv til rådmannen om rådmannen sine vurderingar kring rådmannen sitt interne tilsyn i høve risiko for misleghald, m.v., i kommunen. Skrivet er forankra i internasjonal revisjonsstandard for vårt arbeid. Vi viser til innhaldet i vårt skriv og tør be om tilbakemelding i saka innan sendast attende hit pr. e-post. Svar kan gjerne Vi gjer merksam på at vårt brev er sendt kun elektronisk som vedlegg her; i pdf.format. Med helsing KRYSS Revisjon Terje Førde Dagleg leiar/revisjonssjef Mobil: E-post: terje.forde@kryssrevisjon.no <mailto:terje.forde@kryssrevisjon.no>

34 SEKOM-sekretariat Notat Ny kommune i indre Sunnfjord - kontrollutvala si rolle Dato: Vår referanse: 17/84 Arkiv: FE Som utvala er kjende med, er arbeidet med skiping av ein ny kommune i indre Sunnfjord godt i gang. Det er naturleg at kontrollutvala følgjer dette arbeidet. Sekretariatet gjer framlegg om følgjande oppfølgingspunkt i 2017: Sak i kvart utval med drøfting av kontrollutvalet si rolle, avklaring om fellesmøte med meir. Førde: 2.3. Gaular: Jølster, Naustdal Felles konferanse for kontrollutval anten for heile fylket eller dei 15 «SEKOMkommunane» den 15. juni. Aktuelle tema: Kontrollutvalet si rolle ved kommunesamanslåing Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Erfaringsutveksling mellom utvala. Felles møte mellom dei 4 kontrollutvala i Naustdal, Gaular, Jølster og Førde rett etter sommarferien. Referata frå styringsgruppa for ny kommune vert sendt ut til kontrollutvala som informasjon. Med helsing Arnar Helgheim Dagleg leiar Tlf / ah@sekom.no Kontrollutvalssekretariat for 15 kommunar i Nordfjord, Sunnfjord og Ytre Sogn: Askvoll, Bremanger, Eid, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gloppen, Gulen, Hornindal, Hyllestad, Jølster, Naustdal, Solund og Stryn Postadresse: Hafstadvegen 42, 6800 Førde Besøksadresse: Førde rådhus, 3. etasje Org.nr: Bankkonto:

35 Ny kommune i indre Sunnfjord Fagutvikling og koordinering Styringsgruppa Dykkar referanse: Sakshandsamar: Øystein Høyvik Tlf Vår referanse: 16/ ØH- FE Dato: Ny kommune i indre Sunnfjord, referat frå møte i styringsgruppa Tidspunkt : kl Stad : Jølster kommunehus, Skei Møteleiar : Olve Grotle Til stades frå styringsgruppa: Oddmund Klakegg, Håkon Myrvang, Mathias Råheim og Olve Grotle. Til stades frå prosjektgruppa Ole John Østenstad, Øyvind Bang-Olsen, Atle Fasteland, Thor Ove Farsund, Marit Solheim, Torill Anita Segtnan, Stian Jakobsen, Elin Kjøsnes, Trond Ueland og Øystein Høyvik. Utsendt dagsorden 1. Gjennomgang og godkjenning av referat frå møte Vedtak knytt til notat i høve kommunestyrevedtak gjort før v/ Olve Grotle 3. Kommunikasjonsplan v/ Øystein Høyvik (blir sendt ut innan torsdag ) 4. Prosjektøkonomi v/ Øystein Høyvik 5. Seminarrekke i regi av KMD og KS mv v/ Olve Grotle a. Evaluere samling nr 1 b. Avklare vidare deltaking c. Avklare evt lokal oppfølging av seminar 6. Informasjon om «Nettverk for administrativ toppleiing i kommunar som skal slå seg saman» v/ Øystein Høyvik (invitasjon ligg vedlagt) 7. Prosess knytt til fastsetting av namn v/ Øystein Høyvik 8. Felles formannskapsmøte v/ Øystein Høyvik 9. Møte med kommunal-, sektor- og personalsjefar v/ Øystein Høyvik 10. Møteplan Eventuelt Gjennomgang og godkjenning av referat frå møte Godkjent Vedtak knytt til notat i høve kommunestyrevedtak gjort før Utsett til møte Kommunikasjonsplan Framlegg til kommunikasjonsplan vart vedteken (ligg vedlagt) Prosjektgruppa får fullmakt til å engasjere informasjonsmedarbeidar i storleik % Postadresse: Postboks 338, 6802 Førde Telefon: Bankkonto: Besøksadresse: Hafstadvegen 42 Fax: Org.nr.: NO mva E-post: postmottak@forde.kommune.no

36 Prosjektøkonomi Vedteke prosjektdirektiv viser slikt økonomibilde Vår referanse: 16/ ØH- Styringsgruppa gjorde vedtak om at midlar avsett til kommunevis prosjektleiing blir brukt slik: o Frikjøp av tillitsvalte; 15% x 4 = 60 % o Informasjonsmedarbeidar; % o Prosjektleiing i den enkelte kommune; 20 % pr kommune = 80 % (blir overført den enkelte kommune i 2017) Seminarrekke i regi av KMD og KS mv Til liks med prosjektgruppa vurderer styringsgruppa at den første samlinga hadde eit relevant innhald Styringsgruppa vurderer vidare at det er føremålstenleg at prosjektorganisasjonen deltek på dei tre komande samlingane Med bakgrunn i at samling 2 har «arbeidsgjevaransvar i omstillingsprosessar» som tema vurderer ein det som tenleg at personalsjefane i kommunane blir inviterte til å delta Tema frå seminar 1 og 2 skal inngå som del av innhaldet i felles formannskapsmøte 14. og 15. februar 2017 Prosjektgruppa får i oppgåve å vurdere om det i tillegg til felles formannskapsmøte er aktuelt å invitere til samling for medlemmane av kommunestyra kor tema frå samling 1 og 2 vil vere aktuelle Informasjon om «Nettverk for administrativ toppleiing i kommunar som skal slå seg saman» I epost datert skriv KS: KS har som målsetting å etablere nettverk for den administrative toppleiinga i dei kommunane som skal slå seg saman frå Med administrativ toppleiing meiner vi her rådmann/assisterande rådmann, prosjektleiar/prosjektkoordinator for samanslåingsporsessen. For dei folkevalde i samanslåingskommunane vil kome attende med eigen tilbod. Rådmennene saman med prosjektleiar vil delta i nettverket i regi av KS Prosess knytt til fastsetting av namn Ordførarane (styringsgruppa) skal utgjere namnekomité Prosjektleiar skal vere sekretær for namnekomiteen Ein tek sikte på at styringsgruppa i møte kan komme med si tilråding til namn på ny kommune Felles formannskapsmøte Blir flytta til 14. og 15. februar 2017 I tillegg til medlemmane i formannskapa blir gruppeleiarane inviterte til å delta Prosjektgruppa saman med leiar av styringsgruppa får fullmakt til å arbeide vidare med program Møte med kommunal-, sektor- og personalsjefar I tråd med vedteke prosjektdirektiv er det invitert til møte mellom prosjektgruppa og kommunal-/ sektor-/personalsjefar Møteplan 2017 Blir vurdert å flytte nokre av prosjektgruppemøta til annan dag enn møte i styringsgruppa 2

37 Eventuelt Ordførarane har motteke brev frå SV-laga i kommunane, og kor dei skriv at: Vår referanse: 16/ ØH- Styringsgruppa er samd med SV-laga i at det er viktig å sikre framdrifta i arbeidet med å slå saman kommunane i indre Sunnfjord, noko som er i tråd med kva kommunestyra gjorde vedtak om i september Men inntil Stortinget har gjort vedtak, og det er fatta konkeleg resolusjon er det i svært avgrensa grad høve til å gjere vedtak og avgjerder for den nye kommunen. Hovudmålet med styringsgruppa sitt arbeid fram mot stortingsvedtak er å legge til rette for at fellesnemnda snarast råd kan starte sitt arbeid på ein effektiv måte. I tråd med vedteken framdriftsplan skal styringsgruppa innan utarbeide forslag til samansetting, organisering, mandat mv for fellesnemnd, arbeidsutval og partsamansett utval mv. Dersom ein vel å opprette ei midlertidig fellesnemnd vil det krevje det same førebuingsarbeidet som oppretting av ei permanent fellesnemnd. Det er styringsgruppa si vurdering at ved å nytte avgrensa arbeidskapasitet med mål om å etablere midlertidig fellesnemnd så vil ein stå i fare for å miste framdrift og tempo. Styringsgruppa vurderer det som tenleg at arbeidet fram til permanent fellesnemnd er etablert, held fram i tråd med kommunestyrevedtaka frå september Med helsing Øystein Høyvik leiar Dette brevet er elektronisk godkjent av Førde kommune om det ikkje er signert. Kopi til: Fylkesmannen i Sogn og Fjordane v/ Træen Prosjektgruppa 3

38 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 03/17 Gaular kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Restansar på byggesak - informasjon frå rådmannen Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Informasjonen vert teken til vitande. Saksutgreiing: Saka vart teken opp under Eventuelt (sak 49/16) den : Restansar på byggesaker Frå sak 49/16, Eventuelt den : Kontrollutvalet ønskjer informasjon om restansar på byggesak jf medieoppslag.

39 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 04/17 Gaular kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Handtering av manglar ved byggeprosjekt - informasjon frå rådmannen Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Informasjonen vert teken til vitande. Saksutgreiing: Saka vart teken opp under sak 49, Eventuelt den : Handtering av manglar ved byggeprosjekt Frå sak 49/16, Eventuelt den : Kontrollutvalet ønskjer informasjon om korleis kommunen handterer mogelege manglar ved byggprosjekt opp mot entreprenør. Viser mellom anna til naudsynt reparasjon ved Bygstad skule (sak 45).

40 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 05/17 Gaular kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Revisor si uavhengigheit Vedlegg i saka: Revisor sin uavhengigheit Revisor sin uavhengigheit Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tek revisor si vurdering av uavhengigheit til orientering. Saksutgreiing: Sitat frå Forskrift om revisjon av : Den som foretar revisjon skal løpende vurdere sin uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Den vedlagde erklæringa frå oppdragsansvarleg revisor i KRYSS Revisjon, Terje Førde er svar på kravet i forskrifta. Som det går fram av brevet, gjer andre revisorar tilsvarande Vurdering som er dokumentert i selskapet. Oppdragsansvarleg revisor har vurdert sin ubundenskap med utgangspunkt i dei objektivitetskrav som kjem til uttrykk i Kommuneloven 79 og Forskrift om revisjon 13 og 14.

41

42

43

44 Fra: Terje Førde Sendt: 9. januar :54 Til: Sekom postmottak Emne: Revisor sin uavhengigheit 2017 Vedlegg: Uavhengigheitserklæring Askvoll 2017, pdf; Uavhengigheitserklæring Bremanger 2017, pdf; Uavhengigheitserklæring Fjaler 2017, pdf; Uavhengigheitserklæring Flora 2017, pdf; Uavhengigheitserklæring Førde 2017, pdf; Uavhengigheitserklæring Gaular 2017, pdf; Uavhengigheitserklæring Gulen 2017, pdf; Uavhengigheitserklæring Hyllestad 2017, pdf; Uavhengigheitserklæring Jølster 2017, pdf; Uavhengigheitserklæring Naustdal 2017, pdf; Uavhengigheitserklæring Solund 2017, pdf Vedlagt følgjer oppdragsansvarleg (underteikna) sine uavhengigheitserklæringar for 2017; ein for kvar av dei 11 kommunane i KRYSS Revisjon. Dei avløysar eksisterande erklæringar for Det vert vist til ordlyden i kvar av erklæringane. Vi gjer merksam på at einkvar medarbeidar hos oss utferdigar eigne/særskilde erklæringar for alle oppdrag. Desse dokumenta har vi internt hos oss, slik forskriftene/revisjonsttandardene stiller krav om, og for ein eventuell gjennomgang/kontroll ved ekstern kvalitetskontroll; om vi skulle bli utsett for det i året. Det er oppdragsansvarleg si erklæring som skal handsamast som sak i kontrollutvalet i kommunen, med rapportering frå KU til kommunestyret/bystyret. Vi sender kopi av erklæringa til kommunestyret/bystyret v/ordførar, og ein kopi til rådmannen, i kvar av kommunane, til orientering. Er det spørsmål til erklæringane, ta gjerne kontakt med underteikna. Vedlagt følgjer 11 vedlegg; - (Uavhengigheitserklæring overfor kommunane Askvoll, Bremanger, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gulen, Hyllestad, Naustdal og Solund) Med helsing KRYSS Revisjon Terje Førde Dagleg leiar/revisjonssjef Mobil: E-post: terje.forde@kryssrevisjon.no <mailto:terje.forde@kryssrevisjon.no>

45 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 06/17 Gaular kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Årsmelding Gaular kontrollutval Vedlegg i saka: Årsmelding Gaular kontrollutval 6681 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Saka går vidare til kommunestyret). Framlegg til årsmelding for 2016 vert vedteke. Saksutgreiing: Sekretariatet viser til det vedlagde framlegget til årsmelding 2016 for Gaular kontrollutval.

46 SEKOM-sekretariat Gaular kontrollutval Årsmelding 2016 Kontrollutvalet si handsaming Dato: Saksnummer: Referanse: 16/2139

47 Vår referanse: 16/2139 Innleiing Virkeområda til kontrollutvalet er fastsett i kommunelova 77. Til denne paragrafen er det ei eiga forskrift: Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar. Kontrollutvalet skal føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltinga på vegner av kommunestyret, og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. SEKOM-sekretariat har vore sekretariat for kontrollutvalet i KRYSS Revisjon har vore revisor både for rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Revisor si uavhengigheit og kvalitetskontroll hjå KRYSS Revisjon vart handsama av kontrollutvalet den Medlemar Faste medlemar Aud Lunde, leiar Jarl Tyssekvam, nestleiar Lars Egil Viken Dag Kjetil Storøy Margunn Dyrdal Varamedlemar 1 Randi Marie Rambjørg 2 Per Lien 3 Helge Kåre Øren 4 Per Magne Bell 5 Margit Gravdal Hetle Møte og saker Utvalet hadde 5 møte i 2016 og handsama 49 saker. I 2015 var det 4 møte og 29 saker Saker til kommunestyret Desse sakene har gått vidare frå kontrollutvalet til kommunestyret for handsaming: Møtedato Sak nr Sakstittel Årsmelding Gaular kontrollutval Årsrekneskap Gaular kommune Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Budsjett for Gaular kontrollutval Prosjektrekneskap: Bygstad skule tak (3028) 46 Prosjektrekneskap: Sande skule og fleirbrukshall (3072) Rekneskapsrevisjon Kontrollutvalet rådde til at rekneskapen for 2015 vart godkjend, men peika samstundes på presiseringar i revisjonsmeldinga. Klipp frå uttalen: Uavklara resultat i erstatningssak knytt til bygging av Sande skule og fleirbrukshall. 2

48 Vår referanse: 16/2139 Manglande rekneskap frå investeringsprosjekt. Underskot på sjølvkostområda. Årsbudsjettet sin bindande verknad. Årsmeldinga levert etter fristen. Manglande prosjektrekneskapar, frist for årsmelding og budsjettet sin bindande verknad vart peika på også i uttale til rekneskap 2013 og I møte den 14. september, fekk kontrollutvalet informasjon om status for rekneskapsrevisjon for 2016 og om revisor sine arbeidsmåtar. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Den vedtok utvalet tilråding om plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden. Dette arbeidet starta med drøfting av overordna analyse og eigarskapskontroll. Både overordna analyse og notat om eigarskapskontroll er utarbeidde av KRYSS Revisjon og dokumenta var med som viktige grunnlag i utvalet sitt planarbeid: Møtedato Sak nr Sakstittel Eigarskapskontroll 5 Overordna analyse Overordna analyse (ny drøfting) Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Tinging av revisjonsrapport om "Sårbarheit i organisasjonen" (Første prioritet i planen) Opplæring / konferanse SEKOM-sekretariat og KRYSS Revisjon hadde opplæring og presentasjon i samband med oppstartmøte for det nye kontrollutvalet den 3. desember medlemar og 1 varamedlem deltok på fylkesdekkande opplæring i regi av Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) den 25. januar. Leiaren deltok på Forum for kontroll og tilsyn (FKT) sin landsdekkande kontrollutvalskonferanse den 7. og 8. juni. Orienteringar frå rådmannen Kontrollutvalet har fått orientering frå rådmannen (eller andre på hans vegner) om følgjande saker i 2016: Møtedato Sak nr Tema for orientering ROBEK-registrering - informasjon om status 17 Avslutning av prosjektet Gaularhallen 18 Oppfølging av meldingar i barnevernet 19 Prosedyrar for deltidstilsette 20 Busetjing av flyktningar 21 Arbeidet med kommunereforma Informasjon ved etatsjef for landbruk-/næring og teknisk i samband med årsmeldinga Informasjon om organiseringssarbeidet i etatane med bakgrunn i 3

49 Vår referanse: 16/2139 konsulentrapport 32 Informasjon om oppstart av prosess med kommunesamanslåing Informasjon frå etatsjefar: Helse- og sosial og skule- og kultur 41 Rettar til støttekontakter og familieavlastarar 42 Vidareutdanning av lærarar 43 Utviding av stillingar 44 Administrasjonsspråk / målbruksplan Meir om utvalet Alle saklister med vedlegg, møtebøker og møteplan frå kontrollutvalet er tilgjengeleg på sekretariatet sine nettsider Underskrifter Aud Lunde, leiar Jarl Tyssekvam, nestleiar Lars Egil Viken Dag Kjetil Storøy Margunn Dyrdal 4

50 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 07/17 Gaular kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Oppfølgingsliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Gjennomganen av oppfølgingslista vert teken til vitande. Saksutgreiing: Sak Dato Status Orientering om prosedyrar for deltid. «Det store heiltidsvalet» Vedtak KU - Kontrollutvalet tek orienteringa til vitande. For oppfølging ber kontrollutvalet om opplysningar om tilsette som ønskjer utvida stillingar, og om arbeid med bruk av alternative arbeidstidsordningar e-post til Gaular kommune Orientering i KU-sak 21/14 ved kontor- og personalsjef Dag Ripe: Prosjektplan for «Det store heiltidsvalet» vart delt ut , KU-sak 07/15 (Oppfølgingsliste) Rådmannen vert kalla inn for å informere om prosjektet «Det store heiltidsvalet» , 22/15 (oppfølgingsliste): Kontrollutvalet får orientering på seinare møte om prosjektet «Det store heiltidsvalet» : Etter avtale med leiaren, legg vi opp til at dette kjem opp på ekstra møte i løpet av april : 18/16, handsaming: Rådmann Helge Følid møtte i saka, og orienterte om at det ikkje var gjort noko meir i høve prosedyrar for deltidstilsette sidan siste orientering til kontrollutvalet i møte /16, vedtak: Informasjonen vert teken til orientering. Frå sak 37/16, Eventuelt den : Utviding av stillingar. Spørsmål om praksis i Gaular kommune knytt til rettane for tilsette som ikkje har heile stillingar. Utvalet ber om informasjon i neste møte.

51 Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll (sjå tidlegare saker om overordna analyse og eigarskapskontroll) Saker og oppgåver for kontrollutvalet Revisjonsrapport: Sårbarheit i organisasjonen Budsjett 2017 for kontrollutvalet , vedtak i sak 26/16: 1.Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert vedteken med følgjande prioritering av prosjekt: 1. Sårbarheit i organisasjonen 2. Samhandlingsreforma 3. Barnevern 4. Konsesjonssaker / buplikt 2.Kontrollutvalet får fullmakt til å gjere endringar i prioritering, og å legge til nye prosjekt i perioden , kommunestyresak 30/16: KU sitt framlegg vart vedteke , KU-sak 08/16, vedtak: Kontrollutvalet ber sekretariatet om å førebu og legge fram saker i tråd med oversiktene i saksutgreiinga. Kontrollutvalet ynskjer ikkje å få alle særattestasjonar frå revisor, men ei årleg liste over dette og eventuellt når innhaldet tilseier at kontrollutvalet skal informerast. Aktuelle skriv og meldingar: Skatterekneskapen Årsrapportar frå SEKOM og revisjonsselskapa Tertial-/kvartalsrapportar Tilsynsrapportar frå Fylkesmannen Årleg liste over særattestasjonar frå revisor Orientering frå revisor: vår rekneskap/haust revisjonsplan KU-sak 34/16 den : 1. Kontrollutvalet tingar revisjonsrapport hjå KRYSS Revisjon om Sårbarheit i organisasjonen. 2. Hovudproblemstilling: Korleis sikrar kommunen at oppgåver og tenester vert løyst uavhengig av enkelttilsette? 3. Underproblemstillingar: Har kommunen system for reserveløysing ved fråvær av nøkkelpersonar? Følgjer ein dette opp? Har kommunen system for internkontroll, og korleis vert dette følgt opp? 4. Prosjektplan skal ligge føre til handsaming i neste møte i kontrollutvalet. Frist for rapport frå forvaltningsrevisjonen vert : Sendt til KRYSS Revisjon for oppfølging : KRYSS Revisjon har gitt tilbakemelding om at sidan det ikkje er formell forvaltningsrevisjon, reknar dei ikkje med å lage prosjektplan KU-sak 35/16 den : : Sendt til Gaular kommune. Felles samling med KU i Indre Sunnfjord Frå sak 37/16, Eventuelt den : Felles samling med kontrollutvala i Førde, Naustdal og

52 Prosjektrekneskap: Bygstad skule tak (3028) Prosjektrekneskap: Sande skule og fleirbrukshall (3072) Jølster våren 2017? Utvalet er positiv til dette Vedtak I KU-sak 45/16: Kontrollutvalet viser til revisjonsmelding frå KRYSS Revisjon datert , og tilrår at prosjektrekneskapen vert godkjent slik den ligg føre : Sendt til kommunestyret for handsaming Vedtak i KU-sak 46/16: Kontrollutvalet viser til revisjonsmelding frå KRYSS Revisjon datert , og tilrår at prosjektrekneskapen vert godkjent slik den ligg føre : Sendt til kommunestyret for handsaming Møteplan Vedtak i KU-sak 47/16: Kontrollutvalet legg opp til følgjande møteplan for 2017: 25. januar 29. mars 24. mai 13. september 29. november Handtering av manglar ved byggeprosjekt Restansar på byggesaker Frå sak 49/16, Eventuelt den : Kontrollutvalet ønskjer informasjon om korleis kommunen handterer mogelege manglar ved byggprosjekt opp mot entreprenør. Viser mellom anna til naudsynt reparasjon ved Bygstad skule (sak 45) Frå sak 49/16, Eventuelt den : Kontrollutvalet ønskjer informasjon om restansar på byggesak jf medieoppslag. ROBEK-registrering Innspel pr e-post frå kontrollutvalsleiar : Ønskje om informasjon frå rådmann om feil som gjorde at Gaular hamna i ROBEK (jf oppslag i Firda) : Avtale om at rådmannen informerer på neste møte ( ). Nærståande partar i administrasjonen Innspel pr e-post frå kontrollutvalsleiar : Helse og sosialsjef og ein sakshandsamar i etaten er gift. Kontrollutvalsleiar ønskjer informasjon om risikovurdering og eventuelle tiltak knytt til dette : Avtale om at rådmannen informerer på neste møte ( ).

53 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 08/17 Gaular kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Eventuelt