Naustdal kontrollutval SEKOM-sekretariat

Transkript

1 Naustdal kontrollutval SEKOM-sekretariat Innkalling Utval: Naustdal kontrollutval Møtested: Kommunestyresalen Dato: Tid: Kl. 08:30 Innkalling: Faste medlemar i utvalet Revisor i sak 13 og 14 Dersom du ikkje kan møte: Meld frå på e-post: o Arnar Helgheim: ah@sekom.no (mobil: ) Sakliste Sak nr. Sakstittel 11/17 Godkjenning av innkalling og sakliste 12/17 Skriv og meldingar 13/17 Forvaltningsrevisjon: Kvalitetssystem og internkontroll - prosjektplan 14/17 Revisor si uavhengigheit 15/17 Ny kommune i indre Sunnfjord - kontrollutvalet si rolle 16/17 Oppfølgingsliste /17 Eventuelt Med helsing Ole Erik Thingnes Leiar

2 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 11/17 Naustdal kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Godkjenning av innkalling og sakliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Innkalling og sakliste vert godkjent.

3 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 12/17 Naustdal kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Skriv og meldingar 32T Saksnummer Tittel Ny kommune i indre Sunnfjord, referat frå møte i styringsgruppa Ny kommune - referat Ny kommune i indre Sunnfjord, referat frå møte i prosjektgruppa Rådmannen sitt tilsyn i høve risiko for misleghald i kommunen Årsrapport Skatteoppkrevjaren i Naustdal kommune Tilråding frå SEKOM-sekretariat (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Skriv og meldingar vert tekne til orientering.

4 Ny kommune i indre Sunnfjord Fagutvikling og koordinering Styringsgruppa Dykkar referanse: Sakshandsamar: Øystein Høyvik Tlf Vår referanse: 16/ ØH- FE Dato: Ny kommune i indre Sunnfjord, referat frå møte i styringsgruppa Tidspunkt : kl Stad : Jølster kommunehus, Skei Møteleiar : Olve Grotle Til stades frå styringsgruppa: Oddmund Klakegg, Håkon Myrvang, Mathias Råheim og Olve Grotle. Til stades frå prosjektgruppa Ole John Østenstad, Øyvind Bang-Olsen, Atle Fasteland, Thor Ove Farsund, Marit Solheim, Torill Anita Segtnan, Stian Jakobsen, Elin Kjøsnes, Trond Ueland og Øystein Høyvik. Utsendt dagsorden 1. Gjennomgang og godkjenning av referat frå møte Vedtak knytt til notat i høve kommunestyrevedtak gjort før v/ Olve Grotle 3. Kommunikasjonsplan v/ Øystein Høyvik (blir sendt ut innan torsdag ) 4. Prosjektøkonomi v/ Øystein Høyvik 5. Seminarrekke i regi av KMD og KS mv v/ Olve Grotle a. Evaluere samling nr 1 b. Avklare vidare deltaking c. Avklare evt lokal oppfølging av seminar 6. Informasjon om «Nettverk for administrativ toppleiing i kommunar som skal slå seg saman» v/ Øystein Høyvik (invitasjon ligg vedlagt) 7. Prosess knytt til fastsetting av namn v/ Øystein Høyvik 8. Felles formannskapsmøte v/ Øystein Høyvik 9. Møte med kommunal-, sektor- og personalsjefar v/ Øystein Høyvik 10. Møteplan Eventuelt Gjennomgang og godkjenning av referat frå møte Godkjent Vedtak knytt til notat i høve kommunestyrevedtak gjort før Utsett til møte Kommunikasjonsplan Framlegg til kommunikasjonsplan vart vedteken (ligg vedlagt) Prosjektgruppa får fullmakt til å engasjere informasjonsmedarbeidar i storleik % Postadresse: Postboks 338, 6802 Førde Telefon: Bankkonto: Besøksadresse: Hafstadvegen 42 Fax: Org.nr.: NO mva E-post: postmottak@forde.kommune.no

5 Prosjektøkonomi Vedteke prosjektdirektiv viser slikt økonomibilde Vår referanse: 16/ ØH- Styringsgruppa gjorde vedtak om at midlar avsett til kommunevis prosjektleiing blir brukt slik: o Frikjøp av tillitsvalte; 15% x 4 = 60 % o Informasjonsmedarbeidar; % o Prosjektleiing i den enkelte kommune; 20 % pr kommune = 80 % (blir overført den enkelte kommune i 2017) Seminarrekke i regi av KMD og KS mv Til liks med prosjektgruppa vurderer styringsgruppa at den første samlinga hadde eit relevant innhald Styringsgruppa vurderer vidare at det er føremålstenleg at prosjektorganisasjonen deltek på dei tre komande samlingane Med bakgrunn i at samling 2 har «arbeidsgjevaransvar i omstillingsprosessar» som tema vurderer ein det som tenleg at personalsjefane i kommunane blir inviterte til å delta Tema frå seminar 1 og 2 skal inngå som del av innhaldet i felles formannskapsmøte 14. og 15. februar 2017 Prosjektgruppa får i oppgåve å vurdere om det i tillegg til felles formannskapsmøte er aktuelt å invitere til samling for medlemmane av kommunestyra kor tema frå samling 1 og 2 vil vere aktuelle Informasjon om «Nettverk for administrativ toppleiing i kommunar som skal slå seg saman» I epost datert skriv KS: KS har som målsetting å etablere nettverk for den administrative toppleiinga i dei kommunane som skal slå seg saman frå Med administrativ toppleiing meiner vi her rådmann/assisterande rådmann, prosjektleiar/prosjektkoordinator for samanslåingsporsessen. For dei folkevalde i samanslåingskommunane vil kome attende med eigen tilbod. Rådmennene saman med prosjektleiar vil delta i nettverket i regi av KS Prosess knytt til fastsetting av namn Ordførarane (styringsgruppa) skal utgjere namnekomité Prosjektleiar skal vere sekretær for namnekomiteen Ein tek sikte på at styringsgruppa i møte kan komme med si tilråding til namn på ny kommune Felles formannskapsmøte Blir flytta til 14. og 15. februar 2017 I tillegg til medlemmane i formannskapa blir gruppeleiarane inviterte til å delta Prosjektgruppa saman med leiar av styringsgruppa får fullmakt til å arbeide vidare med program Møte med kommunal-, sektor- og personalsjefar I tråd med vedteke prosjektdirektiv er det invitert til møte mellom prosjektgruppa og kommunal-/ sektor-/personalsjefar Møteplan 2017 Blir vurdert å flytte nokre av prosjektgruppemøta til annan dag enn møte i styringsgruppa 2

6 Eventuelt Ordførarane har motteke brev frå SV-laga i kommunane, og kor dei skriv at: Vår referanse: 16/ ØH- Styringsgruppa er samd med SV-laga i at det er viktig å sikre framdrifta i arbeidet med å slå saman kommunane i indre Sunnfjord, noko som er i tråd med kva kommunestyra gjorde vedtak om i september Men inntil Stortinget har gjort vedtak, og det er fatta konkeleg resolusjon er det i svært avgrensa grad høve til å gjere vedtak og avgjerder for den nye kommunen. Hovudmålet med styringsgruppa sitt arbeid fram mot stortingsvedtak er å legge til rette for at fellesnemnda snarast råd kan starte sitt arbeid på ein effektiv måte. I tråd med vedteken framdriftsplan skal styringsgruppa innan utarbeide forslag til samansetting, organisering, mandat mv for fellesnemnd, arbeidsutval og partsamansett utval mv. Dersom ein vel å opprette ei midlertidig fellesnemnd vil det krevje det same førebuingsarbeidet som oppretting av ei permanent fellesnemnd. Det er styringsgruppa si vurdering at ved å nytte avgrensa arbeidskapasitet med mål om å etablere midlertidig fellesnemnd så vil ein stå i fare for å miste framdrift og tempo. Styringsgruppa vurderer det som tenleg at arbeidet fram til permanent fellesnemnd er etablert, held fram i tråd med kommunestyrevedtaka frå september Med helsing Øystein Høyvik leiar Dette brevet er elektronisk godkjent av Førde kommune om det ikkje er signert. Kopi til: Fylkesmannen i Sogn og Fjordane v/ Træen Prosjektgruppa 3

7 Ny kommune i indre Sunnfjord Styringsgruppa Dykkar referanse: Sakshandsamar: Øystein Høyvik Tlf Vår referanse: 16/ ØH- FE Dato: Ny kommune i indre Sunnfjord - referat frå møte i styringsgruppa Tidspunkt : kl Stad : Kommunehuset i Naustdal Møteleiar : Olve Grotle Til stades frå styringsgruppa: Oddmund Klakegg, Håkon Myrvang, Mathias Råheim og Olve Grotle. Til stades frå prosjektgruppa Ole John Østenstad, Øyvind Bang-Olsen, Atle Fasteland, Thor Ove Farsund, Marit Solheim, Torill Anita Segtnan, Stian Jakobsen, Elin Kjøsnes, Trond Ueland og Øystein Høyvik. Utsendt dagsorden 1. Gjennomgang og godkjenning av referat frå møte Avgjerdssaker a. Notat frå rådmennene datert Drøftingssaker a. Fellesnemnd mv. Innleiing v/ Ole John Østenstad b. Felles formannskapsmøte 14. og nærare avklaring av dagsorden mv 4. Orienteringssaker a. Tilbakemelding frå møte med kommunal-, sektor- og personalsjefar Møteplan 6. Eventuelt Gjennomgang og godkjenning av referat frå møte Godkjent Avgjerdssaker Notat frå rådmennene datert o Ordførarane gav si tilsluttning til hovudlinene i dokumentet o Avgjerd knytt til vidare prosess blir gjort i seinare møte Drøftingssaker Fellesnemnd mv. o Ole John Østenstad orienterte om vurderingar gjort av prosjektgruppa o Prosjektgruppa får i oppgåve å utarbeide notat som skal drøftast i neste møte i styringsgruppa Postadresse: Postboks 338, 6802 Førde Telefon: Bankkonto: Besøksadresse: Hafstadvegen 42 Fax: Org.nr.: NO mva E-post: postmottak@forde.kommune.no

8 Vår referanse: 16/ ØH- Felles formannskapsmøte 14. og o Blir avhelde på Kviknes Hotel i Baletrand o Startar med lunsj , og blir avslutta med lunsj o Basert på drøftingar får prosjektgruppa i oppgåve å utarbeide forslag til innhald som skal godkjennast av styringsgruppa i møte Orienteringssaker Tilbakemelding frå møte med kommunal-, sektor- og personalsjefar o Det vart gitt orientering i samsvar med referat frå møte i prosjektgruppa Møteplan Grunna møtekollisjon må felles formannskapsmøte flyttast til annan dag prosjektgruppa kjem med forslag Eventuelt Ein tek sikte på å gjennomføre ope seminar for kommunestyra, næringsliv, organisasjonar mv i april 2017 Olve Grotle tek kontakt med KMD og avklarar om statsråd Jan Tore Sanner kan delta Med helsing Øystein Høyvik leiar Dette brevet er elektronisk godkjent av Førde kommune om det ikkje er signert. Kopi til: Fylkesmannen i Sogn og Fjordane v/ Træen Prosjektgruppa 2

9 Ny kommune i indre Sunnfjord Prosjektgruppa Dykkar referanse: Sakshandsamar: Øystein Høyvik Tlf Vår referanse: 16/ ØH- FE Dato: Ny kommune i indre Sunnfjord - referat frå møte i prosjektgruppa Tidspunkt : Fredag kl Stad : Kommunehuset i Naustdal Til stades: Atle Fasteland, Ole John Østenstad, Thor Ove Farsund, Trond Ueland, Torill Anita Segtnan, Marit Solheim, Elin Enebakk, Stian Jakobsen, Øyvind Bang-Olsen og Øystein Høyvik Utsendt dagsorden 1. Gjennomgang og godkjenning av referat frå møte Harmonisering mv a. Evaluering av møte b. Tilbakeblikk på møte med HTV, HVO mv desember 2016 c. Drøfte vidare arbeid 3. Fellesnemnd mv framhald drøfting. Innleiing v/ Ole John Østenstad 4. Felles formannskapsmøte 14. og vidare planlegging v/ Øystein Høyvik 5. Nettverk for administrativ toppleiing i kommunar som skal slå seg saman 6. Møteplan 7. Eventuelt Gjennomgang og godkjenning av referat frå møte Godkjent Harmonisering mv Evaluering av møte o Samlinga vart evaluert til å vere vellykka sett opp mot målsettingane som var å Sikre lik informasjon Drøfte korleis drifte fire «gamle» og ein «ny» kommune Få innspel på kva område som det kan vere aktuelt å byrje å sjå på harmonisering o Pr i dag er det etablert sektornettverk knytt til personal, oppvekst og helse/omsorg o Ynskjeleg at kommuanane tek initiativ til at det blir nettverk innan arkiv, teknisk og kultur o Prosjektgruppa v/ rådmennene gav signal om at prosjektgruppa organiserer vidare arbeid i sektornettverka knytt til kommunereforma Postadresse: Postboks 338, 6802 Førde Telefon: Bankkonto: Besøksadresse: Hafstadvegen 42 Fax: Org.nr.: NO mva E-post: postmottak@forde.kommune.no

10 o Prosjektgruppa vil i neste møte drøfta og avklare forventningar til sektornettverka Tilbakeblikk på møte med HTV, HVO mv desember 2016 o Jf. punkt over vurdert som vellykka o Viktig at alle kommunane etablerer faste møte mellom arbeidsgjevar, hovudtillitsvalte og verneapparatet o Blir invitert til 2-3 felles informasjonsmøte før sommaren 2017 Drøfte vidare arbeid o Blir gjort i neste møte prosjektgruppemøte Vår referanse: 16/ ØH- Fellesnemnd mv framhald drøfting Drøfting gjennomført vart tatt med vidare inn i møte med styringsgruppa Felles formannskapsmøte 14. og vidare planlegging Gjort saman med styringsgruppa i møte Nettverk for administrativ toppleiing i kommunar som skal slå seg saman Det vart bestemt at ein vil delta i oppstartssamlinga Vidare deltaking blir vurdert i neste prosjektgruppemøte Møteplan Ikkje drøfta Eventuelt Ingen saker Med helsing Øystein Høyvik leiar Dette brevet er elektronisk godkjent av Førde kommune om det ikkje er signert. Kopi til: Fylkesmannen i Sogn og Fjordane v/ Træen Styringsgruppa 2

11 Ny kommune i indre Sunnfjord Namnekomiteen Dykkar referanse: Sakshandsamar: Øystein Høyvik Tlf Vår referanse: 16/ ØH- FE Dato: Ny kommune i indre Sunnfjord - referat frå møte i namnekomiteen Tidspunkt : kl Stad : Kommunehuset i Naustdal Møteleiar : Olve Grotle Til stades: Oddmund Klakegg, Håkon Myrvang, Mathias Råheim og Olve Grotle. Utsendt dagsorden 1. Drøfte og avklare prosess fram mot tilråding 2. Avklare innhald i epostar og brev til KMD, Språkrådet og dei andre Sunnfjord-kommunane 3. Møteplan 4. Eventuelt Drøfte og avklare vidare prosess Vidare prosess vil vere avhengig av tilbakemeldingar frå dei andre Sunnfjord-kommunane og Språkrådet, og blir derfor drøfta i neste møte Avklare innhald i epostar og brev til KMD, Språkrådet og dei andre Sunnfjord-kommunane Olve Grotle og Øystein Høyvik får fullmakt til å utarbeide epost til Språkrådet for å få deira vurdering i høve namnet «Sunnfjord», andre namnealternativ og innspel på aktuelle språkkonsulentar Det blir utarbeidd brev til kommunane Fjaler, Askvoll, Flora og Bremanger. Før utsending skal utkast til brev sendast på høyring til medlemmane av komiteen Brev til KMD blir ikkje vurdert som aktuelt i denne omgang. Møteplan Øystein Høyvik utarbeider forslag til møteplan Eventuelt Ingen saker Med helsing Øystein Høyvik leiar Dette brevet er elektronisk godkjent av Førde kommune om det ikkje er signert. Postadresse: Postboks 338, 6802 Førde Telefon: Bankkonto: Besøksadresse: Hafstadvegen 42 Fax: Org.nr.: NO mva E-post: postmottak@forde.kommune.no

12 2 Vår referanse: 16/ ØH-

13 Ny kommune i indre Sunnfjord Prosjektgruppa Dykkar referanse: Sakshandsamar: Øystein Høyvik Tlf Vår referanse: 16/ ØH- FE Dato: Ny kommune i indre Sunnfjord - referat frå møte i prosjektgruppa Tidspunkt : Fredag kl Stad : Førde rådhus, møterom Haukedalen Til stades: Atle Fasteland, Ole John Østenstad, Thor Ove Farsund, Ellen Jensen, Torill Anita Segtnan (til og med sak 6), Stian Jakobsen, Øyvind Bang-Olsen og Øystein Høyvik Ikkje til stades: Trond Ueland, Marit Solheim og Elin Enebakk Utsendt dagsorden 1. Gjennomgang og godkjenning av referat frå Status framdriftsplan v/ Øystein Høyvik 3. Status kommunikasjonsplan v/ Øystein Høyvik 4. Prosjektrekneskapen - godkjenning knytt til årsavslutting Tilbakemelding frå administrativt nettverk v/ Atle Fasteland og Øystein Høyvik 6. Oppsummering seminar 2 i regi av KMD mv v/ HTV 7. Fellesnemnd - vidare gjennomgang av første utkast til notat 8. Prosjektorganisering etter oppretting av fellesnemnd - drøfting knytt til kladd 9. Oversikt og harmonisering - drøfting i høve kva kartleggingsarbeid som kan starte opp v/ Øystein Høyvik 10. Felles formannskapsmøte 14. og 15. februar 2017 planlegge innhald 11. Invitasjon til idedugnad om digital gjennomføring av kommune- og regionreformene 12. Møteplan a. Møte med kommunalsjefar mv - fastsetting av tidspunkt b. Felles formannskapsmøte 4. april endring av tidspunkt c. Seminar april fastsetting av tidspunkt 13. Planlegge styringsgruppemøte Eventuelt Gjennomgang og godkjenning av referat frå Godkjent Status framdriftsplan Framdrift godkjent jf. vedteke prosjektdirektiv Status kommunikasjonsplan I rute med unntak av engasjering av informasjonsmedarbeidar Postadresse: Postboks 338, 6802 Førde Telefon: Bankkonto: Besøksadresse: Hafstadvegen 42 Fax: Org.nr.: NO mva E-post: postmottak@forde.kommune.no

14 Prosjektrekneskapen - godkjenning knytt til årsavslutting 2016 Prosjektgruppa har ingen merknader til framlagt prosjektrekneskap for 2016 Endeleg godkjenning blir gjort av styringsgruppa i møte Vår referanse: 16/ ØH- Tilbakemelding frå administrativt nettverk Om nettverket: o KS Vest i samarbeid med KS Konsulent er ansvarlege for nettverket o Administrativt nettverk for dei kommunar som har vedteke å slå seg saman o Føremålet er å utveksle erfaringar mellom kommunane Om første samlinga : o Frå våre kommunar deltok rådmann Atle Fasteland, assisterande rådmann Lise Mari Haugen og prosjektleiar Øystein Høyvik o Føremålet med første samlinga var å informere kvarande om status, samt drøfte behovet for eit slikt slikt nettverk Vidare deltaking: o Til liks med dei fleste av dei andre kommunane vurderer ein det vil vere aktuelt med vidare deltaking under føresetnad av at innhaldet blir meir «spissa» og relevant o Det blir lagt opp til to samlingar før sommaren 2017 Oppsummering seminar 2 i regi av KMD mv Prosjektgruppa vurderer at det var ein god og nyttig samling sett i høve fagleg innhald og kulturbygging mellom kommunane Link til presentasjonar: Fellesnemnd - vidare gjennomgang av første utkast til notat Utkast til notat drøfta I samsvar med drøftingane blir notatet oppdatert, ansvar Ole John Østenstad. Før utsending til styringsgruppa sitt møte skal utkastet på høyring til medlemmane i prosjektgruppa Prosjektorganisering etter oppretting av fellesnemnd - drøfting knytt til kladd Drøfting knytt til kladd som på eit tidspunkt kan bli notat til styringsgruppa vart drøfta Delar av innhaldet i kladden blir flytta til notat om fellesnemd Kladd til notat om prosjektorgansering vil bli oppdatert etter møte med styringsgruppa Oversikt og harmonisering - drøfting i høve kva kartleggingsarbeid som kan starte opp Grunna tidsråma ikkje drøfta Øystein Høyvik utarbeider forslag som blir sendt på høyring til medlemmane av prosjektgruppa Felles formannskapsmøte 14. og 15. februar 2017 planlegge innhald Basert på drøftingane utarbeidar Øystein Høyvik forslag til dagsorden, og som skal sendast til medlemmane i prosjektgruppa for innspel Dagsorden blir endeleg fastsett av styringsgruppa i møte Invitasjon til idedugnad om digital gjennomføring av kommune- og regionreformene Utsett 2

15 Vår referanse: 16/ ØH- Møteplan Møte med kommunalsjefar mv - fastsetting av tidspunkt o Øystein Høyvik kjem med forslag på tidspunkt Felles formannskapsmøte 4. april endring av tidspunkt o Utsett til seinare møte Seminar april fastsetting av tidspunkt o Utsett til seinare møte Planlegge styringsgruppemøte Øystein Høyvik utarbeider forslag til dagsorden som blir sendt prosjektgruppa for uttale før oversending til prosjekteigar Eventuelt Ingen saker Med helsing Øystein Høyvik leiar Dette brevet er elektronisk godkjent av Førde kommune om det ikkje er signert. Kopi til: Fylkesmannen i Sogn og Fjordane v/ Træen Sekom v/ Arnar Helgheim Styringsgruppa 3

16

17

18 Fra: Terje Førde Sendt: 10. januar :49 Til: Øyvind Bang-Olsen; Naustdal Postmottak Kopi: Håkon Myrvang; Sekom postmottak; Kari Sygna Emne: Rådmannen sitt tilsyn i høve risiko for misleghald i kommunen Vedlegg: Naustdal, Rådmannen tilsyn risiko misleghald, pdf Hei. Vedlagt følgjer vårt årlege skriv til rådmannen om rådmannen sine vurderingar kring rådmannen sitt interne tilsyn i høve risiko for misleghald, m.v., i kommunen. Skrivet er forankra i internasjonal revisjonsstandard for vårt arbeid. Vi viser til innhaldet i vårt skriv og tør be om tilbakemelding i saka innan sendast attende hit pr. e-post. Svar kan gjerne Vi gjer merksam på at vårt brev er sendt kun elektronisk som vedlegg her; i pdf.format. Med helsing KRYSS Revisjon Terje Førde Dagleg leiar/revisjonssjef Mobil: E-post: terje.forde@kryssrevisjon.no <mailto:terje.forde@kryssrevisjon.no>

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 13/17 Naustdal kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Forvaltningsrevisjon: Kvalitetssystem og internkontroll - prosjektplan Vedlegg i saka: Prosjektplan Naustdal - Kvalitetssystem og internkontroll 7013 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Prosjektplan datert vert godkjent. Saksutgreiing: Kontrollutvalet vedtok tinging av forvaltningsrevisjon i sak 06 den 13. januar: 1. Kontrollutvalet tingar forvaltningsrevisjon om Kvalitetssystem og internkontroll hjå KRYSS Revisjon. 2. Hovudproblemstilling: Har kommunen rutinar for internkontroll, og korleis vert dette følgt opp? 3. Underproblemstillingar: Har kommunen rutinar for melding og oppfølging av avvik, og vert desse følgde? Vert det rapportert om oppfølging av innmelde avvik, oppover i organisasjonen og tilbake til dei som melder avvik? Har kommunen eit system for å registrere og handsame forslag til forbetringar, og korleis vert dette følgt opp? 4. Frist for levering av prosjektplan: Frist for levering av rapport: KRYSS Revisjon har laga den vedlagde prosjektplanen som vert lagt fram for godkjenning i utvalet.

30

31

32 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 14/17 Naustdal kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Revisor si uavhengigheit Vedlegg i saka: Revisor sin uavhengigheit Revisor sin uavhengigheit Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tek revisor si vurdering av uavhengigheit til orientering. Saksutgreiing: Sitat frå Forskrift om revisjon av : Den som foretar revisjon skal løpende vurdere sin uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Den vedlagde erklæringa frå oppdragsansvarleg revisor i KRYSS Revisjon, Terje Førde er svar på kravet i forskrifta. Som det går fram av brevet, gjer andre revisorar tilsvarande Vurdering som er dokumentert i selskapet. Oppdragsansvarleg revisor har vurdert sin ubundenskap med utgangspunkt i dei objektivitetskrav som kjem til uttrykk i Kommuneloven 79 og Forskrift om revisjon 13 og 14.

33

34

35

36 Fra: Terje Førde Sendt: 9. januar :54 Til: Sekom postmottak Emne: Revisor sin uavhengigheit 2017 Vedlegg: Uavhengigheitserklæring Askvoll 2017, pdf; Uavhengigheitserklæring Bremanger 2017, pdf; Uavhengigheitserklæring Fjaler 2017, pdf; Uavhengigheitserklæring Flora 2017, pdf; Uavhengigheitserklæring Førde 2017, pdf; Uavhengigheitserklæring Gaular 2017, pdf; Uavhengigheitserklæring Gulen 2017, pdf; Uavhengigheitserklæring Hyllestad 2017, pdf; Uavhengigheitserklæring Jølster 2017, pdf; Uavhengigheitserklæring Naustdal 2017, pdf; Uavhengigheitserklæring Solund 2017, pdf Vedlagt følgjer oppdragsansvarleg (underteikna) sine uavhengigheitserklæringar for 2017; ein for kvar av dei 11 kommunane i KRYSS Revisjon. Dei avløysar eksisterande erklæringar for Det vert vist til ordlyden i kvar av erklæringane. Vi gjer merksam på at einkvar medarbeidar hos oss utferdigar eigne/særskilde erklæringar for alle oppdrag. Desse dokumenta har vi internt hos oss, slik forskriftene/revisjonsttandardene stiller krav om, og for ein eventuell gjennomgang/kontroll ved ekstern kvalitetskontroll; om vi skulle bli utsett for det i året. Det er oppdragsansvarleg si erklæring som skal handsamast som sak i kontrollutvalet i kommunen, med rapportering frå KU til kommunestyret/bystyret. Vi sender kopi av erklæringa til kommunestyret/bystyret v/ordførar, og ein kopi til rådmannen, i kvar av kommunane, til orientering. Er det spørsmål til erklæringane, ta gjerne kontakt med underteikna. Vedlagt følgjer 11 vedlegg; - (Uavhengigheitserklæring overfor kommunane Askvoll, Bremanger, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gulen, Hyllestad, Naustdal og Solund) Med helsing KRYSS Revisjon Terje Førde Dagleg leiar/revisjonssjef Mobil: E-post: terje.forde@kryssrevisjon.no <mailto:terje.forde@kryssrevisjon.no>

37 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 15/17 Naustdal kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Ny kommune i indre Sunnfjord - kontrollutvalet si rolle Vedlegg i saka: Tidsskriftet Kommunerevisoren om kommunereforma Kommunesammenslutningar og grensejusteringar - presentasjonar frå Orrvar Dalby frå NKRF si kontrollutvalskonferanse Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet deltek på fellessamling for kontrollutval i fylket den 15. juni. Utvalet deltek på fellesmøte for kontrollutvala i Naustdal, Gaular, Førde og Jølster. Aktuelle datoar for fellesmøte: Veke 34: Måndag 21.8., tysdag 22.8., onsdag 23.8., torsdag Veke 35: Tysdag 29.8., onsdag 30.8., fredag 1.9. Saksutgreiing: SEKOM-sekretariat legg med dette fram drøftingssak om arbeidet med ny kommune i Indre Sunnfjord. I utgreiing med vedlegg prøvar vi å gi innsyn i aktuelle problemstillingar og skissere kva framdrift sekretariatet ser føre seg. Vi rår til at utvalet vedtar å delta på fellessamling for fylket og fellesmøte i indre Sunnfjord. Sidan 4 utval skal finne dato som høver alle, har vi tilrådd dei datoane i veke 34 og 35 som høver for oss i sekretariatet. Vi håpar vi finn ein eller fleire datoar som høver både for alle utvala og sekretariatet. Skisse til framdrift: Sak i kvart utval med drøfting av kontrollutvalet si rolle, avklaring om fellesmøte med meir.

38 Førde: 7.3. Gaular: Jølster, Naustdal Førde: 7.3. Gaular: Jølster, Naustdal Felles konferanse for kontrollutval anten for heile fylket (eller dei 15 «SEKOMkommunane») den 15. juni. Aktuelle tema: Kontrollutvalet si rolle ved kommunesamanslåing Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Erfaringsutveksling mellom utvala. Kontrollutvalet si rolle ved kommunesamanslåing Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Erfaringsutveksling mellom utvala. Felles møte mellom dei 4 kontrollutvala i Naustdal, Gaular, Jølster og Førde rett etter sommarferien. Referata frå styringsgruppa for ny kommune vert sendt ut til kontrollutvala som informasjon. Sekretariatet legg opp til ei opa drøfting av prosessen og spesielt kontrollutvalet si rolle i dette møtet. Sjølvsagt også med rom for å drøfte og gje innspel til den skisserte framdrifta. Bakgrunnsinformasjon Klipp frå Regjeringa si nettside med milepælar for kommunereforma: Frå Forum for Kontroll og tilsyn (FKT) si nettside om samanslåingsprosjekt: FKT har sammen med NKRF utarbeidet en felles anbefaling om valg av kontrollutvalgssekretariat og revisor i tilknytning til gjennomføring av ev. kommunesammenslåingsprosjekter. Problemstillingene og anbefalingene følger nedenfor: Hvilken saksgang skal benyttes ved valg av revisor til fellesnemnda? Inndelingslova sier ingenting om saksgangen knytte til spørsmålet om valg av revisor til fellesnemnda.

39 Inndelingslova angir imidlertid prosedyre for valg av revisor til den nye kommunen/fylkeskommunen. Praksis fra kommunene i Vestfold viser at i tre av fire tilfeller har revisor blitt valgt etter innstilling fra kommunenes kontrollutvalg. Det anbefales å følge vanlig prosedyre ved valg av revisor i kommunene, dvs. valg foretas etter innstilling fra de sammenslående kommunenes kontrollutvalg. Hvilken prosedyre skal følges ved valg av revisor i den nye kommunen (der fellesnemnda er gitt fullmakt til å velge løsning)? Inndelingslova angir prosedyre for valg av revisor i den nye kommunen. Kontrollutvalgene i de sammenslående kommunene skal avgi hver sin innstilling. Dette kan føre til at det blir ulike innstillinger. Der fellesnemnda har fått fullmakt til å velge løsning, er det opp til den å foreta valget. Hvem skal forberede saken om valg av kontrollutvalgssekretariat for den nye kommunen? Spørsmålet om valg av kontrollutvalgssekretariat for den nye kommunen er ikke regulert av inndelingslova. Det anbefales at det benyttes et settesekretariat til å forberede saken. Vi legg også ved ein artikkel frå Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) sitt fagblad om emnet og ein presentasjon frå Kontrollutvalskonferansen

40 Kommunereform Frå Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) si nettside den :

41

42

43 Kontrollutvalgskonferansen 2017 Kommunesammenslutninger i et kontroll- og tilsynsperspektiv. v/ Orrvar Dalby Daglig leder Vestfold Kontrollutvalgssekretariat (VIKS). Innhold Belyse noen problemstillinger som kontrollutvalgene vil møte i forbindelse med kommunesammenslåing. Erfaringer fra Vestfold. Erfaringer fra arbeidet med «Kommunereformen sjekkliste for revisor, kontrollutvalg og sekretariat».

44 Status for reformen pr kommuner har gjort gjensidige vedtak om sammenslåing 55 av dem står uten partnere 267 kommuner har vedtatt at de ikke ønsker sammenslåing Sluttresultat: ca.50 færre kommuner? Frivillighet og tvang

45 Konsekvenser for kontroll og tilsyn Kommunesammenslåing er svært arbeidskrevende! Kontroll- og tilsynsvirksomheten er absolutt ikke det politikerne har mest fokus på! Men kontroll og tilsyn er viktig, både i «nedpakkingen» av kommuner som skal opphøre og i «utpakkingen» av nye kommuner! Viktig å ha fokus på at innbyggernes rettigheter skal sikres både i sammenslåingsprosessen og i den nye kommunen! Fokus på tilstrekkelig internkontroll er sentralt!

46 Konsekvenser for kontroll og tilsyn Prosessen vil berøre en rekke kontrollutvalg, revisjonsselskaper og kontrollutvalgssekretariater. Viktig at selskapene har fokus på hva kommune- og regionreformen vil bety for dem. De formelle rammene Lov om fastsetting og endring av kommune- og fylkesgrenser (Inndelingsloven) med tilhørende rundskriv og veiledninger setter rammene. En rekke problemstillinger er ikke avklart i lovverket!

47 Fellesnemnd - juridiske status og myndighet Valg og opphør av fellesnemnda Fellesnemnda er ikke å anse som en egen juridisk enhet Fellesnemnda har den myndighet som er definert i inndelingslovens 26, samt den myndighet kommunestyrene velger å delegere til nemnda. Kontrollutvalg De eksisterende kontrollutvalgene fungerer fram til ny kommune er etablert. Det er ikke hjemmel for å etablere felles kontrollutvalg i sammenslåingsprosessen

48 Folkevalgt kontroll med fellesnemnda «Når det gjeld folkevalt kontroll med verksemda i fellesnemnda, bør den liggje til den enkelte kommunen sitt kontrollutval, som kan føre kontroll på vegne av sin kommune. Dermed må revisor rapportere til alle dei aktuelle kommunane/fylkeskommunane.» Ot.prp. Nr.41 ( ) pkt Valg av revisor for fellesnemnda Inndelingsloven sier ikke noe om kontrollutvalgenes rolle i behandlingen. Det anbefales at kontrollutvalgene avgir innstilling Kommunestyrene fatter vedtak.

49 Valg av revisor for den nye kommunen Sekretariatet utreder saken. Her fastslår inndelingsloven at kontrollutvalgene skal avgi innstilling. Fellesnemnda gjør vedtak. Valg av sekretariatsløsning «Settesekretariat» eller administrasjonen utreder Kontrollutvalgene skal avgi innstilling Fellesnemnda fatter vedtak

50 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon Kun for perioden fram til sammenslåing. Ny overordnet analyse og ny plan for den nye kommunen må utarbeides. Valg av forvaltningsrevisjonsprosjekter vanskelig og viktig! For flere detaljer

51 Dette går neppe over med det første.!! Får vi en tilfredsstillende kommuneog regionstruktur? Vil det bli behov for tilpasninger? Lokal og regional statsforvaltning Grensejusteringer

52 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 16/17 Naustdal kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Oppfølgingsliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Saksutgreiing: Sak Dato Status Forvaltningsrevisjon: Sakshandsaming, vedtak og svargjeving 33/ KU-sak 33/14 Val av nytt prosjekt , KU-sak 29/15: Rapporten frå forvaltningsrevisjon om Sakshandsaming, vedtak og svargjeving vert teken til orientering. Rådmannen følgjer opp funn og tilrådingar med spesiell vekt på sakshandsamingsrutinar som: Bruk av førebels svar Mal for vedtak Informasjon om innsyns- og klagerett Utsending av vedtak Tilsyn fosterheimsbarn : Kommunestyresak 19/16: Saka vert utsett. Dette for å gjennomføre handsaming i komité for landbruk miljø og teknikk, samt utval for plansaker : Etterspurt status hjå Naustdal kommune : Frå sak 37/14 Eventuelt: Tilsyn fosterheimsbarn Spørsmål til rådmannen: Til neste møte ønskjer kontrollutvalet svar på kva tilsynsordning Naustdal kommune har for fosterheimsbarn : Spørsmålet sendt til rådmannen : KU-sak 03/15: Rådmann Øyvind Bang-Olsen informerte. Vedtak 03/15: Informasjonen vert teken til orientering. Rådmannen informerer på nytt i neste kontrollutvalsmøte : KU-sak 13/15, vedtak: Saka vert teken opp på neste møte.

53 : Vedtak etter orientering ved barnevernleiar Vidar Nytun: Kontrollutvalet sender sak til kommunestyret: Kontrollutvalet konstaterer at avvik om manglande tilsyn til fosterheimsbarn ikkje er lukka. Utvalet ser alvorleg på dette, og rår til at kommunestyret gir rådmannen pålegg om å lukke avvika innan 1. september : Saka sendt til Naustdal kommune : Svar frå Naustdal kommune ved Rolf Kalland: Saka har ikkje vore fremja for kommunestyret. Barnevernleiar opplyser at avviket ikkje er lukka. Barnevernet har vanskar med å rekruttere tilsynspersonar og gjennomføre dei tilsyn med fosterheimar som regelverket krev. Barnevernet er no styrka med ei ny fast stilling og ei engasjementsstilling som vil forbetre arbeidssituasjonen vesentleg. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Saker og oppgåver for kontrollutvalet Rådmannen er innstilt på å møte i kontrollutvalet for å gje nærare orientering : Ved gjennomgang av oppfølgingslista, bad KU om at sekretariatet undersøker status for lukking av avviket : Førespurnad om status til rådmannen : Informasjon frå Naustdal kommune: Vi har pr i dag 5 barn der vi har tilsynsansvaret. Tre står i dag som at dei ikkje oppfyller krav til tilsyn. I to av desse sakene veit eg at det nett har vore tilsyn, men vi har ikkje fått inn rapportar og registrert desse enda. Siste tilsynssaka, skal vi purre på. Frå sak 38/16 (oppfølgingsliste) den : Kontrollutvalet ønskjer informasjon frå rådmann på møte om lukking av avvik på tilsyn fosterheimsbarn. KU-sak 04/17 den : Rådmann Øyvind Bang-Olsen informerte. Rådmannen undersøker om det er eit formelt avvik i høve Fylkesmannen og melder tilbake. Informasjonen vert teken til vitande , KU-sak 32/16, vedtok tilråding til kommunestyret : Kommunestyret vedtok kontrollutvalet si tilråding: 1) Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert vedteken med følgjande prioritering av prosjekt: 1. Kvalitetssystem og internkontroll (A) 2. Prosjekt- og økonomistyring (D) 3. Oppfølging av vedtak (C) 4. Omstilling / kommunereform (G) 2) Kontrollutvalet får fullmakt til å gjere endringar i prioritering, og å legge til nye prosjekt i perioden KU-sak 10/16 den : Kontrollutvalet ber sekretariatet om å førebu og legge fram saker i tråd med oversiktene i saksutgreiinga. Aktuelle skriv og meldingar: Skatterekneskapen Årsrapportar frå SEKOM og revisjonsselskapa Tertial-/kvartalsrapportar Tilsynsrapportar frå Fylkesmannen Årleg liste over særattestasjonar frå revisor Orientering frå revisor: vår rekneskap/haust revisjonsplan

54 Felles samling med kontrollutvala i Førde, Jølster og Gaular? Budsjett for kontrollutvalet Frå sak 21/16, Skriv og meldingar: Utvalet drøfta mogeleg felles samling med kontrollutvala i Førde, Jølster og Gaular i slutten av første halvår Gjerne invitere nyvald leiar Benedikte Muruvik Vonen til ei slik samling. Sekretariatet: Har drøfta med dei 3 andre utvala. Dei er positive til opplegget : E-post frå Benedikte Muruvik Vonen om at ho gjerne stiller på ei slik samling. Kjem tilbake til mogelege datoar når ho veit meir om eigen kalender for : Dialog med Benedikte M Vonen. Det ligg an til samling 15. juni Det er aktuelt å invitere alle dei 15 utvala i SEKOM-området til samlinga , sak 02/17 skriv og meldingar: Informasjon om samling var sendt ut KU-sak 25/17: NAV arbeidsmåtar og organisering : Etterspurd avklaring på innhaldet i kommunestyret sitt vedtak Frå sak 33/16 (eventuelt) den : Kontrollutvalet kallar inn rådmann og leiar for NAV-kontoret til neste møte for å informere om arbeidsmåtar og organisering. Sak 36/16 den : Naustdal kommune ved NAV-leiar Frode Svalheim og kommunalsjef Rolf Kalland informerte. Kontrollutvalet ønskjer nærare informasjon på eit seinare møte med meir spesifikk informasjon for Naustdal. Slik som sakshandsaming, klagehandsaming, lokale utfordringar, ytingar, framtidig organisering og arbeidsdeling ved NAVkontoret. Frå sak 37/16 (møteplan) den : NAV-leiar vert invitert til møte med tidsråme på 45 minutt. KU-sak 03/17 den : NAV-leiar Frode Svalheim og rådmann Øyvind Bang-Olsen informerte. Informasjonen vert teken til vitande. Investeringsrekneskapar Frå sak 35/16, Skriv og meldingar den : KRYSS Revisjon ved Kari Sygna orienterte om utsende skriv frå revisjonen om investeringsprosjekt og revisjonsmelding for momskompensasjon. Kontrollutvalet ønskjer informasjon frå rådmannen i neste møte om kva som vert gjort for å avslutte investeringsrekneskapar og svare på spørsmål frå revisor (jf dei utsende dokumenta til dette møtet). KU-sak 05/17 den : Rådmann Øyvind Bang-Olsen informerte. Jobbar no med avslutting av Naustdalshallen 2 og Lunden barnehage. Han gjekk

55 også gjennom gangen i utbyggingssaker i kommunen generelt og om Naustdal barne og ungdomsskule spesielt. Informasjonen vert teken til vitande. Møteplan Sak 37/16 den : Kontrollutvalet legg opp til følgjande møteplan for 2017: 13. januar 10. februar 19. mai 15. september 8. desember Møtetid: kl 8.30 Forvaltningsrevisjon: Kvalitetssystem og internkontroll KU-sak 06/17 den Vedtak: 1. Kontrollutvalet tingar forvaltningsrevisjon om Kvalitetssystem og internkontroll hjå KRYSS Revisjon. 2. Hovudproblemstilling: Har kommunen rutinar for internkontroll, og korleis vert dette følgt opp? 3. Underproblemstillingar: Har kommunen rutinar for melding og oppfølging av avvik, og vert desse følgde? Vert det rapportert om oppfølging av innmelde avvik, oppover i organisasjonen og tilbake til dei som melder avvik? Har kommunen eit system for å registrere og handsame forslag til forbetringar, og korleis vert dette følgt opp? Årsmelding 2016 kontrollutvalet Eigedomsskatt informasjon 4. Frist for levering av prosjektplan: Frist for levering av rapport: : Sendt til KRYSS Revisjon KU-sak 07/17 den Vedtak: Framlegg til årsmelding 2016 for Naustdal kontrollutval vert vedteke : Sendt over til kommunestyret for handsaming KU_sak 10/17 den : Rådmann Øyvind Bang-Olsen informerte. Gjekk gjennom takseringmåten som er brukt. Rådmannen legg opp til å tilrå redusert promillesats frå 5,5 til 5,0. Det er sett opp kommunestyremøte torsdag Informasjonen vert teken til vitande.

56 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 17/17 Naustdal kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Eventuelt