MØTEINNKALLING. Kommunestyret SAKSLISTE. Folkets spørretime Spørsmål til ordføreren må leveres skriftlig innen tirsdag 9. juni 2015.

Transkript

1 MØTEINNKALLING Kommunestyret Sted: Rakkestad kulturhus, Kommunestyresalen Dato: Tid: 18:00 (MERK TIDEN) SAKSLISTE Folkets spørretime Spørsmål til ordføreren må leveres skriftlig innen tirsdag 9. juni Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 15/15 15/695 RAKKESTAD KOMMUNES REGNSKAP FOR /15 15/671 ÅRSBERETNING - RAKKESTAD KOMMUNE /15 15/1033 TERTIALRAPPORT PR FOR RAKKESTAD KOMMUNE 18/15 14/2061 RAKKESTAD KULTURSKOLE - LOKALER 19/15 15/996 SALG AV TOMTER - RAKKESTAD TORG 20/15 14/71 SALG AV TOMT TIL RAKKESTAD OG DEGERNES JEGER OG FISKEFORENING 21/15 14/2412 TESTAMENTARISK GAVE FRA ERLING NÆRBY - SALG AV EIENDOMMEN BAUSERUD FRA ERLING NÆRBY 22/15 15/876 FOLKEHELSEOVERSIKT OG HELSETILSTAND I BEFOLKNINGEN I RAKKESTAD - EN ORIENTERING 23/15 14/2130 MASSIVTRE PROSJEKT - RAKKESTAD

2 24/15 13/2420 STADFESTNING AV PLANPROGRAM FOR MASSEUTTAK PÅ MURTNES GÅRD 25/15 15/942 ENDRING AV VEINAVN VARTEIGVEIEN 26/15 12/2982 NY SELSKAPSAVTALE FOR INDRE ØSTFOLD KOMMUNEREVISJON IKS 27/15 15/917 NY SELSKAPSAVTALE FOR INDRE ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IKS Eventuelt forfall meldes til Servicekontoret tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Sakskart med saksdokumenter er lagt ut på Servicekontoret og Biblioteket f.o.m og t.o.m. møtedagen. Sakskart med saksdokumenter ligger også på kommunens nettside Kommunestyret overføres av Radio 5 på frekvens 102,9. Rakkestad, Ellen Solbrække (s) Ordfører

3 RAKKESTAD KOMMUNES REGNSKAP FOR 2014 Saksbehandler: Alf Thode Skog Arkiv: 210 Arkivsaksnr.: 15/695 Saksnr.: Utvalg Møtedato 45/15 Formannskapet /15 Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre vedtar Rakkestad kommunes regnskap for 2014 med oversikter og tabeller slik som det ble avlagt av rådmannen Rakkestad kommunestyre vedtar å avsette driftsregnskapets overskudd/mindreforbruk for 2014 kr ,36 til disposisjonsfondet. i Formannskapet den sak 45/15 Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling til kommunestyret Rakkestad kommunestyre vedtar Rakkestad kommunes regnskap for 2014 med oversikter og tabeller slik som det ble avlagt av rådmannen Rakkestad kommunestyre vedtar å avsette driftsregnskapets overskudd/mindreforbruk for 2014 kr ,36 til disposisjonsfondet. Vedlegg 1. Rakkestad kommunes regnskap for Indre Østfold Kommunerevisjon IKS, revisjonsberetning av 15. april Indre Østfold Kommunerevisjon IKS, revisjonsbrev av 24.april Kontrollutvalgets sak nr. 08/15. Bakgrunn Ifølge kommunal- og moderniseringsdepartementets gjeldende forskrift om årsregnskap og årsberetning, skal årsregnskapet være avlagt innen 15. februar i året etter regnskapsåret og fastsatt av kommunestyret innen 30. juni i året etter regnskapsåret. Rakkestad kommune overholder disse fristene i Side 3 av 48

4 Sak 15/15 Regnskap for 2014 er vedlegg nr. 1 til denne sak. Indre Østfold Kommunerevisjon har avlagt: - Revisjonsberetning til regnskap 2014 den 15.april Revisjonsbrev til regnskap 2014 den 24. april Revisjonsberetning og revisjonsbrev er vedlegg nr. 2 og 3 til denne sak. Kontrollutvalget avgir uttalelse til regnskapet forut for kommunestyrebehandlingen. Det sier i sitt vedtak av sak nr. 08/15: - Avleggelsen av årsregnskap og årsberetning er avlagt i rett tid og i samsvar med lov og forskrifter. - Revisor har avlagt revisjonsberetning Kommunens driftsregnskap 2014 er avlagt med et positivt netto driftsresultat på kr ,94 og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr ,36. - Kontrollutvalget har etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8 påsett at det ikke foreligger åpne revisjonsmerknader ved årsskiftet 2014/ Kontrollutvalget merker seg at kommunens netto driftsresultat i 2014 utgjør 0,8 prosent av driftsinntekter. Fylkesmannens anbefalte nivå er minimum + 3 prosent for å opprettholde kommunens formue. - Kontrollutvalget vedlegger revisjonsbrevet datert , og ber kommunestyret spesielt merke seg følgende punkter i brevet: Anleggsområdet. Salgsområdet. Likviditetsområdet. Investeringer i Kontrollutvalgets sak nr. 08/15 er vedlegg nr. 4 til denne sak. Årsregnskapet omfatter driftsregnskapet, investeringsregnskapet, balanseregnskapet, økonomiske oversikter og noteopplysninger som er inkludert i regnskapsdokumentet. I likhet med budsjettet, er regnskapet avlagt på rammenivå. Økonomi Driftsregnskapet viser et overskudd/mindreforbruk på kr ,36. I driftsregnskapet er tidligere års overskudd/mindreforbruk kr ,66 ført til inntekt. Side 4 av 48

5 Sak 15/15 Samlet avsetning til disposisjonsfondet er på kr , mens bruk av det samme fondet var på kr De regulære disposisjonsfonds er på kr pr Investeringsregnskapet er gjort opp i balanse. Samlede investeringer utgjorde kr ,44 i Rådmannens vurderinger For sine vurderinger og konklusjoner, viser rådmannen til årsberetningen. Rådmannen går inn for å avsette overskuddet/mindreforbruket kr ,36 til disposisjonsfondet. Etter årsoppgjørsdisposisjoner er det på kr Disposisjonsfondet er kommunens driftsreserve som skal demme for utfordringer relatert til uforutsett utgiftsvekst og inntektssvikt i et begrenset tidsrom. Nå utgjør det 3,26 prosent av brutto driftsinntekter. Det er for lavt og gjør kommunen sårbar og lite robust til å ta hånd om de utgifts- og inntektsvariasjoner som alltid oppstår. Ifølge normtall skulle disposisjonsfondet ligget på ca. 60 millioner kroner (10 prosent av brutto driftsinntekter) pr Disposisjonsfondet var på ca. 33,2 millioner kroner ved årsskiftet Samlede premieavvik i pensjonsordningene betalte, ikke utgiftsførte pensjonspremier beløper seg nå til kr Med andre ord overstiger disse forpliktelsene i øyeblikket de ubundne driftsfonds med 8 millioner kroner. Netto driftsreserver blir på denne måten negativ. Det illustrerer med stor tydelighet kommunens likviditetsmessige utvikling og andre driftsmessige utfordringer. Side 5 av 48

6 ÅRSBERETNING - RAKKESTAD KOMMUNE 2014 Saksbehandler: Alf Thode Skog Arkiv: 210 Arkivsaksnr.: 15/671 Saksnr.: Utvalg Møtedato 2/15 Eldrerådet /15 Rådet for funksjonshemmede /15 Ungdomsrådet /15 Kultur- og oppvekstutvalget /15 Helse- og omsorgsutvalget /15 Arbeidsmiljøutvalget /15 Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget /15 Formannskapet /15 Administrasjonsutvalget /15 Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyret vedtar rådmannens forslag til årsberetning for Rakkestad kommune for i Eldrerådet den sak 2/15 Årsberetningen for Rakkestad kommune 2014 viser at kommunen har oppnådd gode resultater i forhold til Skautun og hjembaserte tjenester, men Eldrerådet etterspør en trivselsundersøkelse gjennomført i forhold til beboere og pårørende. Trivsel kan ikke måles i forhold til faktaopplysninger om antall ansatte, årsverk, sykepleiertetthet m.v. Eldrerådet oppfordrer Rakkestad kommune til å gjennomføre trivselsundersøkelse regelmessig for eksempel en gang pr år. For øvrig slutter Eldrerådet seg til rådmannens forslag til vedtak. Eldrerådets uttalelse til Helse- og omsorgsutvalget Rakkestad kommunestyret vedtar rådmannens forslag til årsberetning for Rakkestad kommune for i Rådet for funksjonshemmede den sak 3/15 Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Rådet for funksjonshemmedes uttalelse til Helse- og omsorgsutvalget Rakkestad kommunestyret vedtar rådmannens forslag til årsberetning for Rakkestad kommune for i Ungdomsrådet den sak 3/15 Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Side 6 av 48

7 Sak 16/15 Ungdomsrådets uttalelse til Kultur- og oppvekstutvalget Rakkestad kommunestyret vedtar rådmannens forslag til årsberetning for Rakkestad kommune for i Kultur- og oppvekstutvalget den sak 7/15 Representanten Peder Harlem ba om at status i arbeidet med prosjekt «Gård- og slektshistore» fremkommer i årsberetningen. Rådmannens forslag med tillegg enstemmig vedtatt. Kultur- og oppvekstutvalgets uttalelse Rakkestad kommunestyret vedtar rådmannens forslag til årsberetning for Rakkestad kommune for Det bes om at status i arbeidet med prosjekt «Gård- og slektshistore» fremkommer i årsberetningen. i Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget den sak 8/15 Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Teknikk-, miljø- og landbruksutvalgets uttalelse Rakkestad kommunestyret vedtar rådmannens forslag til årsberetning for Rakkestad kommune for i Helse- og omsorgsutvalget den sak 5/15 Leder av utvalget Stein Bruland (Krf) gjennomgikk utvalgets tjenesteområder og ba om at årlig belegg (statistikk og faktatall) på Skautun/Hjembaserte tjenester fremkommer i årsberetningen. Helse- og omsorgsutvalget støtter eldrerådets uttalelse. Ved votering ble rådmannens forslag med Brulands tillegg enstemmig vedtatt. Helse- og omsorgsutvalgets uttalelse Rakkestad kommunestyret vedtar rådmannens forslag til årsberetning for Rakkestad kommune for 2014 med følgende tillegg. Helse- og omsorgsutvalget ber om at årlig belegg (statistikk og faktatall) på Skautun/hjembaserte tjenester fremkommer i årsberetningen. Helse- og omsorgsutvalget støtter eldrerådets uttalelse. Side 7 av 48

8 Sak 16/15 i Arbeidsmiljøutvalget den sak 4/15 Arbeidsmiljøutvalget behandling Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Arbeidsmiljøutvalgets uttalelse Rakkestad kommunestyre vedtar rådmannens forslag til årsberetning for Rakkestad kommune for i Formannskapet den sak 44/15 Formannskapet ba om at status i arbeidet med prosjektet «Gårds- og slektshistorie», samt årlig belegg på Skautun også skal fremkomme i årsberetningen. Rådmannens forslag med tillegg enstemmig vedtatt Formannskapets innstilling til kommunestyret Rakkestad kommunestyret vedtar rådmannens forslag til årsberetning for Rakkestad kommune for Formannskapet ba om at status i arbeidet med prosjektet «Gårds- og slektshistorie», samt årlig belegg på Skautun også skal fremkomme i årsberetningen. i Administrasjonsutvalget den sak 4/15 Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets uttalelse Rakkestad kommunestyre vedtar rådmannens forslag til årsberetning for Rakkestad kommune for Vedlegg 1. Rakkestad kommune, Årsberetning 2014 avlagt av rådmannen Bakgrunn Rådmannen viser i denne saken til sitt forslag til «Rakkestad kommune, Årsberetning 2014». Saken settes opp på sakskartet til formannskapet og er forventet ferdigbehandlet i kommunestyret Side 8 av 48

9 TERTIALRAPPORT PR FOR RAKKESTAD KOMMUNE Saksbehandler: Alf Thode Skog Arkiv: 153 Arkivsaksnr.: 15/1033 Saksnr.: Utvalg Møtedato 52/15 Formannskapet /15 Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre vedtar «Tertialrapport nr for Rakkestad kommune». i Formannskapet den sak 52/15 Rådmannen redegjorde for rapportens innhold. Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling til kommunestyret Rakkestad kommunestyre vedtar «Tertialrapport nr for Rakkestad kommune». Vedlegg 1. Tertialrapport nr. 1 for Bakgrunn I kommuneloven 47 nr. 2 heter det: Skjer det endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen gi melding til kommunestyret. Likeledes sier 10 i budsjettforskriften: Administrasjonssjefen skal gjennom budsjettåret legge fram rapporter for kommunestyret som viser utviklingen i inntekter og innbetalinger og utgifter og utbetalinger i henhold til vedtatt årsbudsjett. Dersom administrasjonssjefen finner rimelig grunn til å anta at det kan oppstå nevneverdige avvik i forhold til vedtatt eller regulert årsbudsjett, skal det i rapportene til kommunestyret foreslås nødvendige tiltak. Ifølge finansreglementet, skal det samtidig rapporteres om status i finansforvaltningen. Rådmannens vurderinger Rådmannen viser til vedlegg til saken «Tertialrapport nr for Rakkestad kommune.» Side 9 av 48

10 RAKKESTAD KULTURSKOLE - LOKALER Saksbehandler: Alf Thode Skog Arkiv: A30 Arkivsaksnr.: 14/2061 Saksnr.: Utvalg Møtedato 4/15 Ungdomsrådet /15 Kultur- og oppvekstutvalget /15 Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommunestyre tar «arbeidsgruppen for Rakkestad Kulturskole» sin anbefaling for «Rakkestad Kulturskole» til orientering. Investeringsalternativene er: Rakkestad Ungdomsskole Nybygg i forlengelsen av gymsalen. Rakkestad Ungdomsskole Nybygg. I samsvar med kommunestyrets budsjett- og økonomiplanvedtak 2015 og , bes byggekomiteen om å få laget et forprosjekt for alternativ 1 «Rakkestad Ungdomsskole Nybygg i forlengelsen av gymsalen». Rakkestad kommunestyre anmoder videre om at forprosjektet utarbeides i to eller tre realiseringsalternativer. Til forprosjekt er satt av kr i gjeldende budsjett og økonomiplan. Arbeidsgruppen for Rakkestad Kulturskole legger innen 1. juni d.å. fram en tilleggsutredning som oppsummerer Rakkestadhallene AS og andre private bygg- og gårdeieres løsninger for lokalisering av Rakkestad Kulturskole. i Ungdomsrådet den sak 4/15 Ungdomsrådet vurderer at alternativet Rakkestad Ungdomsskole Nybygg i forlengelse av gymsalen er det beste alternativet for nye lokaler for Rakkestad Kulturskole. Ungdomsrådet er spesielt opptatt av at lokalene må ha en sentral beliggenhet og at lokalene må være godt tilrettelagt for lyd/demping av lyd. Med tanke på økonomi er Ungdomsrådet innstilt på at lokalene gjerne kan bygges i etapper. Dette forutsetter en god plan hvor det tydelig fremkommer hva som skal skje i hvilken rekkefølge og når det skal skje. Ungdomsrådet støtter for øvrig rådmannens forslag til vedtak. Side 10 av 48

11 Sak 18/15 Ungdomsrådets uttalelse til Kultur- og oppvekstutvalget Rakkestad kommunestyre tar «arbeidsgruppen for Rakkestad Kulturskole» sin anbefaling for «Rakkestad Kulturskole» til orientering. Investeringsalternativene er: Rakkestad Ungdomsskole Nybygg i forlengelsen av gymsalen. Rakkestad Ungdomsskole Nybygg. I samsvar med kommunestyrets budsjett- og økonomiplanvedtak 2015 og , bes byggekomiteen om å få laget et forprosjekt for alternativ 1 «Rakkestad Ungdomsskole Nybygg i forlengelsen av gymsalen». Rakkestad kommunestyre anmoder videre om at forprosjektet utarbeides i to eller tre realiseringsalternativer. Til forprosjekt er satt av kr i gjeldende budsjett og økonomiplan. Arbeidsgruppen for Rakkestad Kulturskole legger innen 1. juni d.å. fram en tilleggsutredning som oppsummerer Rakkestadhallene AS og andre private bygg- og gårdeieres løsninger for lokalisering av Rakkestad Kulturskole. i Kultur- og oppvekstutvalget den sak 8/15 Representanten Sølvi Brekklund Sæves (V) fremmet følgende endrings- og tilleggsforslag til investeringsalternativene: - Rakkestad Kulturhus - Rakkestad Ungdomsskole Nybygg i forlengelsen av gymsalen. - Rakkestad Ungdomsskole Nybygg. Leder og nestleder i Kultur- og oppvekstutvalget tiltrår Fast byggekomitè i arbeidet med å lage forprosjekt for de tre alternativene. Siste avsnitt i Rådmannens forslag utgår. Ved votering ble rådmannens forslag med Brekklund Sæves endringer og tillegg enstemmig vedtatt. Kultur- og oppvekstutvalgets innstilling til kommunestyret Rakkestad kommunestyre tar «arbeidsgruppen for Rakkestad Kulturskole» sin anbefaling for «Rakkestad Kulturskole» til orientering. Investeringsalternativene er: - Rakkestad Kulturhus Side 11 av 48

12 Sak 18/15 - Rakkestad Ungdomsskole Nybygg i forlengelsen av gymsalen. - Rakkestad Ungdomsskole Nybygg. I samsvar med kommunestyrets budsjett- og økonomiplanvedtak 2015 og , bes byggekomiteen om å få laget et forprosjekt for de tre alternativene. Leder og nestleder i Kultur- og oppvekstutvalget tiltrer Fast byggekomitè i arbeidet med å lage forprosjekt for de tre alternativene. Til forprosjekt er satt av kr i gjeldende budsjett og økonomiplan. Vedlegg: Ingen. Disposisjon Denne sak er bygget opp som følger: - Grunnlag. - Arbeidsgruppen. - Mandat. - Hjemmel. - Investerings-/utbyggingsalternativer. - Arbeidsgruppens konklusjon. - Arbeidsgruppens nærmere begrunnelse for sine prioriteringer. - Arbeidsgruppens endelige prioriteringer av investeringsalternativer. - Rådmannens vurderinger. - Rådmannens forslag til vedtak. Grunnlag Kultur- og oppvekstutvalget gjorde i møte 9. september f.å. sak nr. 18/14 «Rakkestad Kulturskole 2014» følgende vedtak: Det skal nedsettes en arbeidsgruppe som skal utrede fremtidig lokalisering av kulturskolen basert på skolens faglige og sosiale behov og tilpasset den virksomheten som drives. I utredningen vurderes eksisterende bygg i kommunens eie, kjøp av eksisterende bygg og nybygg. Utredningen sluttføres innen utgangen av Nye lokaler for Rakkestad kulturskole blir derfor egen sak våren Kommunestyret fattet likeledes følgende vedtak om Rakkestad Kulturskole i budsjett 2015 og økonomiplan : Side 12 av 48

13 Sak 18/15 Det avsettes kr fordelt med kr i 2016 og kr i 2017 til kulturskole i Rakkestad kommune. Tiltaket finansieres med salg av eiendom på kr (til sammen kr ) i 2016 og kr (til sammen kr ) i Rakkestad kommunestyre ber rådmannen legge fram en sak om lokalisering i løpet av første kvartal 2015, basert på kulturskoleutvalgets anbefalinger. Prosjektering av nytt bygg til kulturskolen gjennomføres i 2015, slik at det er planer klare til utbygging i Det avsettes kr av lånte midler i 2015 til prosjekteringen. Rakkestad kommunestyre vil at kulturskolen skal drives slik det er vedtatt i sak nr. 35/14, og foreslår at kulturskolens driftsbudsjett økes med kr i 2015 og at dette videreføres i økonomiplan Rådmannen fremmer forslag til dekning av utgiftene i første tertialrapport Arbeidsgruppen Arbeidsgruppen for Rakkestad Kulturskole har bestått av: Roger Olstad, Arbeiderpartiet, Elin Gjerberg, Venstre, Kristoffer Sørensen, Rakkestad Ungdomsråd, Grethe Torstensen, Kultursjef, John Einar Halvorsrød, Kulturskolerektor, Det har blitt avviklet tre møter i arbeidsgruppen: Vurdere og analysere alternativer Befaringer Konklusjoner. Elise Lien deltok på to av arbeidsgruppen sine møter som vararepresentant for Kristoffer Sørensen. Mandat Fra arbeidsgruppen sin side er følgende mål for Rakkestad Kulturskole formulert: - Må ivareta akustikkbehov som kulturskolen har etter «Norsk Standard, NS 7178». Side 13 av 48

14 Sak 18/15 - Må ivareta elevenes behov innen dans, teater, visuell kunst og musikk. - Tilrettelegge slik at ansatte møtes og har en felles arena. - Tilrettelegge for sambruk mellom kulturskolen og lag og foreninger. Likeledes presiserte arbeidsgruppen sitt mandat kultur- og oppvekstutvalgets sak nr. 18/14 som følger: Rakkestad kulturskole trenger ca. 900 kvadratmeter bygningsareal. Følgende funksjoner er ønsket i anlegget: - En «Black Box». - En «Black Box» utformes etter de behov som til enhver tid er til stede. Scenen kan plasseres hvor som helst i rommet for eksempel standard kino-/teateroppsett eller midt i rommet med publikum rundt. Salen er på kvadratmeter med mobilt amfi og har en lys- og lydrigg. Det er ikke vinduer eller det må være mulig med total lysavskjerming i «Black Box en». - Rakkestad Kulturskole vurderer «Black Box» som viktig av følgende grunner: Den gir mulighet for sambruk av lokaler for kulturskole og lag og foreninger. Det trengs en kultursal for små og mer fortettede produksjoner. En mindre sal kan fungere som øvings- og arrangemenetslokaler. En «Black Box» er fleksibel og kan brukes både med og uten publikumsseter. - To ensemblerom. - Seks øveceller. - Dansesal, - Rom for visuell kunst. - Studio. - Personal- og materialrom. Hjemmel Denne sak behandles først i kultur- og oppvekstutvalget. Side 14 av 48

15 Sak 18/15 Kommunestyret gjør det endelige vedtak i saken etter innstilling fra kultur- og oppvekstutvalget. Investerings-/utbyggingsalternativer Arbeidsgruppen har vurdert til sammen tolv lokaliseringsalternativer for Rakkestad Kulturskole: 1 Gamle Bergenhus skole Gymsalbygget (RIF huset) Arbeidsgruppen mener: - God beliggenhet. - Liten parkeringskapasitet. - Gammel og slitt bygningsmasse som blir kostbar å rehabilitere. - Ikke gode lyd- og akustikkforhold i bygget. Arbeidsgruppen vurderer at bygget er uaktuelt som lokalitet for Rakkestad Kulturskole. 2 Rakkestad Kulturhus Brannstasjonen Arbeidsgruppen mener: - God (sentral) beliggenhet. - Stort potensial for sambruk med kinosal, festsal og andre av kulturhusets tilbud. - Kultur blir i stor grad samlet på et sted. - Vanskelige lyd- og akustikkforhold i bygget. - En «Black Box» 4,5 meter takhøyde blir vanskelig å etablere i brannstasjonen. - Oppfyller ikke det arealbehov som er definert for Rakkestad Kulturskole. Arbeidsgruppen vurderer at bygget er aktuelt som lokalitet for Rakkestad Kulturskole. 3 Rakkestad ungdomsskole Prosjektskolen Arbeidsgruppen mener: - Gammel og nedslitt bygningsmasse. - For å etablere kulturskole, er en total renovering og ombygging av bygningen nødvendig. - Prosjektskolen må ha andre lokaler. Arbeidsgruppen vurderer at bygget er uaktuelt som lokalitet for Rakkestad Kulturskole. 4 Rakkestad ungdomsskole Nybygg Sted: Rett øst for «Skateparken». Enebolig i Skoleveien rives. Side 15 av 48

16 Sak 18/15 Arbeidsgruppen mener: - Nytt bygg. - God beliggenhet. - God parkering. - Sambruk med skole, flerbrukshall, «Møteplassen» og «Skateparken». Arbeidsgruppen vurderer at alternativet er aktuelt som lokalitet for Rakkestad Kulturskole. 5 Rakkestad ungdomsskole Nybygg i forlengelsen av gymsalen Arbeidsgruppen mener: - God beliggenhet. - Gymsal gjøres om til «Black Box». - Nybygg utover parkeringsplass. - Parkeringsplass ved Rakkestadhallen. - «Black Box» kan i tillegg til skolens egne arrangement brukes til skolesekken, foreldremøter m.m. Arbeidsgruppen vurderer at alternativet er aktuelt som lokalitet for Rakkestad Kulturskole. 6 Os skole Arbeidsgruppen mener: - Alternativet ligger for langt fra Rakkestad sentrum. Arbeidsgruppen vurderer at bygget/alternativet er uaktuelt som lokalitet for Rakkestad Kulturskole. 7 Tidligere «Diplom Is» (Isen) Arbeidsgruppen mener: - Lokalene er ikke i kommunalt eie. - For kulturskolens formål, trenger lokalene omfattende renovering og ombygging. Arbeidsgruppen vurderer at bygget er uaktuelt som lokalitet for Rakkestad Kulturskole. 8 Bankgården Rakkestad Arbeidsgruppen mener: Side 16 av 48

17 Sak 18/15 - God beliggenhet. - Gammel og slitt bygningsmasse som ikke er bygget for kulturformål. - Vanskelige lyd- og akustikkforhold i bygget. Arbeidsgruppen vurderer at bygget er uaktuelt som lokalitet for Rakkestad Kulturskole. 9 - Stortorget Arbeidsgruppen mener: - Lokalene er ikke i kommunalt eie. - God beliggenhet. - Tilstrekkelig areal for kulturskole. - Mulighet for sambruk med grunnskole. - Arbeidsgruppen vurderer at bygget er uaktuelt som lokalitet for Rakkestad Kulturskole. 10 Mjørud Industriområde Arbeidsgruppen mener: - Ikke god beliggenhet for en kulturskole. - Mangel på egnede lokaler i området. Arbeidsgruppen vurderer at alternativer er uaktuelle som lokalitet for Rakkestad Kulturskole. 11 Tomt Øst for «Misjonshuset» og sør for «Velhaven» Arbeidsgruppen mener: - God beliggenhet. - Nært «Kulturhuset». - Nybygg. - Arealet er allerede disponert til andre formål. Arbeidsgruppen vurderer at alternativet er uaktuelt som lokalitet for Rakkestad Kulturskole. 12 Bergenhus skole Nybygg Arbeidsgruppen mener: - God beliggenhet. - Lite tilgjengelig areal på skoletomt. - Kan etableres i kombinasjon med gymsal. - Godt samarbeidspotensial med skole. Side 17 av 48

18 Sak 18/15 - Kan realiseres først langt fram i tid (2018). Arbeidsgruppen vurderer at alternativet er aktuelt som lokalitet for Rakkestad Kulturskole. Arbeidsgruppens konklusjon Den nedsatte arbeidsgruppe konkluderer altså med at følgende alternativer er aktuelle som lokalitet for Rakkestad Kulturskole: - Rakkestad Kulturhus Brannstasjonen. - Rakkestad Ungdomsskole Nybygg. - Rakkestad Ungdomsskole Nybygg i forlengelsen av gymsalen. - Bergenhus Skole Nybygg. Arbeidsgruppens nærmere begrunnelse for sine prioriteringer Rakkestad Kulturhus Brannstasjonen Arbeidsgruppen sier: Det hadde vært en stor fordel for Rakkestad sentrum å få kulturskolen til kulturhuset. Det hadde revitalisert huset og gitt aktivitet i rom som står mye tomme på kveldstid. Det kunne vært tilrettelagt for bruk av kinosal og festsal som en naturlig del av kulturskolen. Dessuten hadde mye kultur bibliotek, kino, lokalsamling, arrangement og kulturkontor blitt samlet i et bygg. Dette kunne gitt gode synergieffekter. I nåværende Rakkestad Kulturhus er det ikke rom for en kulturskole. Det vil være en stor utfordring med lydforstyrrelser til annen aktivitet som konferanser, møter og lignende. Et tilbygg utover nåværende areal er vanskelig fordi det ikke er ledig tomt i umiddelbar nærhet. Et påbygg som en etasje over eksisterende kinosal eller garderobe vil være svært kostbart og lite egnet. Det er ingen tomt i umiddelbar nærhet til kulturhuset. Flere alternativer har blitt vurdert: - Tomt øst for «Misjonshuset» og sør for «Velhaven» er for liten. Den er dessuten mer eller mindre allerede disponert til andre formål. - Tomt nord for «Dagsenteret» øst for «Bye huset» er for liten og blir liggende bak og utenfor kulturhuset. - Tomt øst for «Bankgården Rakkestad» sør for «Midtstuen» er godt egnet og har en god plassering. Det er likevel lite ønskelig å bygge ut i dette området. Side 18 av 48

19 Sak 18/15 - Parkeringsplassen nord for «Rakkestad Kulturhus» er stor nok som en lokalitet for Rakkestad Kulturskole. Den passer også godt til formålet. På den andre side går for mange parkeringsplasser som er viktige for kulturhuset og kulturhusets funksjon tapt ved en annen disponering av arealet. Parkeringsplassen er dessuten velegnet ved 17. maifeiringer og andre større markeringer i Rakkestad Sentrum. Brannstasjonen har lokaler i underetasjen av kulturhuset. Selve garasjen har en takhøyde på ca. 3,5 meter, mens en «Black Box» altså krever 4,5 meter. Det er dessuten to bærende betongstolper midt i rommet som gjør at det ikke vil fungere som scenerom. Siderommene til garasjen er uten vinduer og hele etasjen er bygget av betong. Rakkestad kommune har i dag ingen planer om å flytte Rakkestad Brannvesen til andre lokaler. Det er uansett i seg selv et meget kostbart tiltak. Å etablere Rakkestad Kulturskole i Rakkestad Kulturhus, krever store bygningsmessige tiltak i kulturhuset. Det må bygges et ganske stort tilbygg. Også det blir relativt kostbart. Rakkestad Ungdomsskole Nybygg Arbeidsgruppen sier: Et nybygg gir på samme måte som «Rakkestad Ungdomsskole Nybygg i forlengelsen av gymsalen» mulighet for sambruk med Rakkestad Ungdomsskole. Eneboligen på tomten må rives. Den eier kommunen. Rakkestad kommune må bygge en helt ny kulturskole med alle nødvendige rom på tomten. Det er gode parkeringsfasiliteter ved Rakkestadhallen. Ulempen er at den gamle gymsalen blir stående uten å bli brukt. Det er noe lengre avstand fra Rakkestad Ungdomsskole hvis det skal tenkes sambruk av lokaler til undervisning. Rakkestad Ungdomsskole Nybygg i forlengelsen av gymsalen Arbeidsgruppen sier: Området er godt egnet til plassering av kulturskole. Det er nærhet til Rakkestad Ungdomsskole, Rakkestadhallen, «Skateparken» og «Møteplassen». Det er et område med mye aktivitet og det er et treffsted for barn og ungdom. Gymsalbygget kan egne seg godt til «Black Box» for Rakkestad Kulturskole. Salen er på ca. 250 kvadratmeter og har tilfredsstillende/tilstrekkelig takhøyde. Den er nedslitt og trenger total renovering etter «Norsk Standard, NS 8178». Side 19 av 48

20 Sak 18/15 Det vil være uproblematisk med lydforstyrrelser. Det er ingen klasserom eller møterom i umiddelbar nærhet. Svømmehallen er «skilt fra» de øvrige lokalene av garderober og gangareal. Det ligger godt til rette for sambruk med Rakkestad Ungdomsskole både når det gjelder rom, utstyr og lærere. «Black Box en» kan fungere som arrangementsrom. Den må bygges så den er egnet for foreldremøter, arrangement i regi av «Den Kulturelle Skolesekken» og skolens egne kulturarrangement. På kveld og ettermiddag må rommet fungere som øverom både for kulturskolen og lag og foreninger som driver med sang og musikk. Det er mulighet for ytterligere utbygging utover nåværende parkeringsplass. Det er ønskelig med to ensemblerom. Disse rommene vil ungdomsskolen kunne disponere på dagtid for eksempel til musikkundervisning. På kveldstid kan det tilrettelegges for kor og grupper innen korps aspirantkorps, juniorkorps, gruppeøvelser m.m. Kulturskolen trenger disse rommene til ensembler, band og ulike gruppeøvelser. Det kan være sambruk av eksisterende spesialrom på Rakkestad ungdomsskole for eksempel kunst- og håndverksrom men det poengteres at det ikke kan være sambruk av ordinære klasserom. I tillegg må det bygges øverom, spesialrom og rom for personalet på kulturskolen. Dette må være rom som kun blir brukt av Rakkestad Kulturskole, og som må være tilrettelagt og egnet til dette bruk. Dette vil avslutte en total renovering av Rakkestad Ungdomsskole, og vil gi et sårt tiltrengt allrom/teaterrom/arrangementsrom til skolen. Nå har de en gammel, slitt gymsal. Utbygging utover nåværende lærerparkering er uproblematisk. Det finnes mange gode alternativer til parkeringsplass både ved hallen og på nedsiden av administrasjonsblokka. Bergenhus skole - Nybygg Arbeidsgruppen sier: Bergenhus skole ønsker seg gymsal og det kunne være mulig å bygge kulturskole sammen med den. Det er satt av til sammen 20 millioner kroner til gymsal på Bergenhus skole i økonomiplanen (2018). Dette er en usikker satsing og det er langt fram i tid. Side 20 av 48

21 Sak 18/15 Det blir også utfordrende å finne stort nok areal til en utbygging av kulturskole ved Bergenhus skole. Arbeidsgruppens prioritering av utbyggings-/investeringsalternativer Styringsgruppen konkluderer som følger: Styringsgruppen har vurdert alle nevnte alternativene grundig, og har kommet fram til at Rakkestad Kulturskole bør ligge ved Rakkestad Ungdomsskole. Anbefalingene er: - Rakkestad Ungdomsskole Nybygg i forlengelsen av gymsalen. - Rakkestad Ungdomsskole Nybygg. Rådmannens vurderinger Rakkestad Kulturskole kom inn i investeringsdelen av økonomiplanen allerede i Til sammen 8 millioner kroner ble satt av til formålet over to år den gang. Med kommunestyret sitt vedtak i gjeldende budsjett (2015) og økonomiplan ( ) og kultur- og oppvekstutvalget sitt vedtak i sak nr. 18/14, har tiltaket blitt mer konkretisert og høyere prioritert. Tatt i betraktning en kommuneøkonomi i et urovekkende sterkt fall, en stor og økende etterspørsel etter et helt sett av kommunale tjenesteytelser og flere andre temmelig tunge investeringsoppgaver på programmet i Kirkeng barnehage, Kirkeng skole, Os skole, Skautun rehabiliterings- og omsorgssenter og omsorgsboliger og overføringsledning for vann og avløp til Rudskogen Næringsområde er det både ambisiøst og krevende i tillegg å skulle sette opp en ny kulturskole i den størrelsesorden som arbeidsgruppen går inn for i det samme tidsrommet. Fra rådmannens side er det en frykt for at det totale økonomiske opplegget for Rakkestad kommune i blir for stort, og at det for alvor kjører kommunen inn i alvorlige økonomiske problemer å gjennomføre alle de store investeringsprosjektene i de neste fem årene uavhengig av en ny økonomisk virkelighet. I så måte bør det å bygge en ny «Rakkestad Kulturskole» for millioner kroner i 2016 og 2017 tenkes nøye gjennom. Det binder opp både kapital og driftsressurser. I dag er det ikke mulig å utelukke at det kan resultere i utsettelser for noen av de andre prosjektene. Os skole er tenkt startet opp i Skautun rehabiliterings- og omsorgssenter og omsorgsboligene i 2017 eller Arbeidsgruppens legger fram en bred og god utredning om «Rakkestad Kulturskole». Side 21 av 48

22 Sak 18/15 Rådmannen oppfatter den som en behovsanalyse der aktivitet, tilbud og utvikling av kulturskolen er rammen for gruppen sin anbefaling. Økonomiske avveininger og helhetsvurderinger, er det rådmann, kultur- og oppvekstutvalg og kommunestyre som foretar. Arbeidsgruppen konklusjon er som nevnt: Rakkestad Ungdomsskole Nybygg i forlengelsen av gymsalen. Rakkestad Ungdomsskole Nybygg. Ifølge kommunestyret sitt vedtak, skal Rakkestad kommune nå få laget et forprosjekt over primæralternativet for Rakkestad Kulturskole. Denne delen av saken, er byggekomiteen sitt ansvarsområde. Til formålet er det satt av kr på gjeldende budsjett. Rådmannen vurderer basert på arealangivelse (ca. 900 kvadratmeter) og innhold («Black Box» m.m.) at «arbeidsgruppens prosjekt» (kvadratmetersats ca. kr ) koster millioner kroner å realisere. Det kan bli tungt både investeringsmessig og driftsmessig. Rådmannen anbefaler av den grunn at forprosjektet gjøres i to eller tre alternativer slik at kommunestyret har flere utbyggingsmodeller å velge mellom når det endelige vedtak fattes. Til slutt kan det utgjøre forskjellen på om tiltaket lar seg realisere eller ikke. Overfor rådmannen har Rakkestadhallene AS og ulike private bygg- og gårdeiere i vår uttalt ønske om å etablere og leie ut eller selge lokaler til Rakkestad Kulturskole. Det «forstyrrer» på en måte den utredning som er til behandling. Kjøp av bygninger var blant de elementene som skulle gå fram av arbeidsgruppen sitt framlegg, men som altså ikke har blitt tilstrekkelig ivaretatt. Rådmannen går inn for at arbeidsgruppen innen 1. juni d.å. legger fram en tilleggsutredning som oppsummerer Rakkestadhallene AS og andre private bygg- og gårdeieres løsninger for plassering av Rakkestad Kulturskole. Basert på de «lokaliseringskriterier» som har blitt anvendt i dette prosjektet, er det uansett tvilsomt at andre alternativer enn de som allerede er vurdert når opp som lokaliseringssted for kulturskolen. Side 22 av 48

23 SALG AV TOMTER - RAKKESTAD TORG Saksbehandler: Alf Thode Skog Arkiv: L83 Arkivsaksnr.: 15/996 Saksnr.: Utvalg Møtedato 47/15 Formannskapet /15 Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak Rakkestad kommune godkjenner forslag til avtale mellom Rakkestad kommune og Kopperud og Murtnes Eiendom AS om kommunalt salg av eiendommene gnr. 7 bnr. 72 og gnr. 7 bnr. 76 til Kopperud og Murtnes Eiendom AS. i Formannskapet den sak 47/15 Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling til kommunestyret Rakkestad kommune godkjenner forslag til avtale mellom Rakkestad kommune og Kopperud og Murtnes Eiendom AS om kommunalt salg av eiendommene gnr. 7 bnr. 72 og gnr. 7 bnr. 76 til Kopperud og Murtnes Eiendom AS. Vedlegg 1. Høyesterettsadvokat Thorer Ytterbøl Rakkestad Torg Avtale med Kopperud og Murtnes Eiendom AS. 2. Høyesterettsadvokat Thorer Ytterbøl Avtale vedrørende prosjektering og utvikling av Rakkestad Torg, nytt handelssentrum m.v. i Rakkestad kommune. 3. Takstmennene Claus Norsted og Ole Reidar Grimsrud Takstdokument av Saken gjelder Denne sak gjelder salg av tomter gnr. 7 bnr. 72 og gnr. 7 bnr. 76 fra Rakkestad kommune til Kopperud og Murtnes Eiendom AS. Bakgrunn I egen sak behandler Rakkestad formannskap en serie dispensasjoner fra «reguleringsplan for Rakkestad Sentrum ( )» og «reguleringsplan for Storgata ( )» for etablering av «Rakkestad Torg». Så fremt at vilkårene for det er oppfylt, starter prosjektet opp i august september d.å. Hva gjelder Rakkestad kommune, dreier det seg om: Side 23 av 48

24 Sak 19/15 - I kommunal regi å etablere offentlig parkeringsplass på «Misjonshuseiendommen». - Å ta stilling til nødvendige dispensasjoner fra «reguleringsplan for Rakkestad Sentrum ( )» for tiltaket. - Å ta stilling til nødvendige dispensasjoner fra «reguleringsplan for Storgata ( )» for prosjektet. - Å fullføre byggesaksbehandling av tiltaket. - Salg av de kommunale tomter gnr. 7 bnr. 72 og gnr. 7 bnr. 76 til «Kopperud og Murtnes Eiendom AS». Så vidt rådmannen kjenner til, er det også «et mellomværende» mellom de private aktører i prosjektet som må være avklart før byggearbeidene settes i gang. Dette er kommunen ikke involvert i. Rakkestad Torg For ganske nøyaktig fire år siden ble «Rakkestad Torg» lansert. Fra april 2011 til mai 2015 har prosjektet utviklet seg i medgang og motgang fram til den form og det innhold som det nå har. I kortform er «Rakkestad Torg» som følger: Arkama Arkitekter (Arkama AS) søker på vegne av «Rakkestad Torg» om tillatelse til å føre opp kvadratmeter forretningsareal langs «Heggveien» fra «Skogveien» og til «Skolegata». Det er ment å huse en større dagligvareforretning (Rema 1000) og en mindre annen forretning (Apotek). Som rådmannen kommer nærmere tilbake til nedenfor, har forskjellige kommunale organer kommunestyret, formannskapet og det faste utvalg for plansaker ( ) flere ganger behandlet dette sakskomplekset. I sak nr. 4/12 ga formannskapet dispensasjon fra «reguleringsplan for Rakkestad Sentrum ( )» og «reguleringsplan for Storgata ( ) for et større nybygg ca kvadratmeter forretningsareal i det samme området. Tiltaket omfattet i tillegg leiligheter i flere etasjer. Rakkestad Sentrum er i «fylkesplanen for Østfold» definert som «et områdesenter» hvor oppføring av «kjøpesenter» som hovedregel ikke er tillatt. Prosjekter som medfører «økt forretnings- eller næringsareal» i disse områder, er av den grunn avhengig av dispensasjon fra den «gjeldende fylkesplan» og «Rikspolitisk bestemmelse for kjøpesentre» for å kunne realiseres. Som følge av et omfattende kommunalt engasjement, fikk «Rakkestad Torg» i 2012 godkjent sine «kjøpesenterplaner». Et nytt forretningsareal på ca kvadratmeter til fortetting og utvikling av sentrumskjernen passerte de hindre som nevnt ovenfor. Nå er «Rakkestad Torg» altså omarbeidet og forandret en hel del. Rådmannen mener likevel at «et redusert prosjekt» kan realiseres etter det foreliggende samtykket. Side 24 av 48

25 Sak 19/15 Østfold fylkesmannsembete har fått seg oversendt denne konklusjon til regulær orientering. Denne sak har sitt opphav fire år tilbake i tid: I månedsskiftet januar februar 2011 arrangerte Rakkestad kommune «en plansmie» - som en forløper eller som en oppstart på prosessen med å fastsette en ny områdereguleringsplan for Rakkestad Sentrum. De arkitektmiljøer som har utviklet «plansmiemodellen» sier om tiltaket: Plansmier er en arbeidsmåte for lokal planlegging av stedsutvikling. Hovedformålet er å samle alle aktører til en prosess der man i løpet av opptil en uke gjennom felles innsats lager en plan som har bred oppslutning og som kan vedtas som reguleringsplan. Plansmier er et konkret svar på de siste års kritikk mot en stedsutvikling der utbyggere har fått for stor makt, og de folkevalgte føler seg bundet av private planer og uformell kontakt mellom utbyggere og kommuneadministrasjonen. Klager, protestaksjoner og rettssaker er ofte utløst av en planlegging der man ikke i tide trekker inn alle som bør ha et ord med i laget når omgivelsene endres. Fornuftige utbyggere garderer seg mot forsinkelser, ekstrakostnader og negativ publisitet ved å lytte til nærmiljøet og finne fram til optimale løsninger som samler bred støtte. Plansmier organiserer denne prosessen på en effektiv måte. «Rakkestad Torg» er et resultat av «plansmia» i Rakkestad kommune i tidsrommet Rakkestad kommune og «Rakkestad Utvikling» (forløperen til «Vekst i Rakkestad») lanserte tankene om et større kjøpesenter og leilighetskompleks i «Misjonshuset» «Heggveien» området (fra «Skogveien» til «Skolegata»). Motivasjonen bak det kommunale ervervet av «Misjonshuset», var nettopp å åpne og styrke potensialet for utvikling og vekst i denne del av Rakkestad Sentrum. Kopperud og Murtnes Eiendom AS stilte seg allerede våren 2011 i spissen for utvikler- og utbyggerinteressene i området. Sammen med Rakkestad kommune og «Vekst i Rakkestad» / «Rakkestad Utvikling», er det dette selskapet som for alvor har dratt prosjektet til der det i dag står. I dag er «Rakkestad Torg» som nevnt et «redusert prosjekt» relatert til de planer for tiltaket som eksisterte i Rakkestad kommune, «Vekst i Rakkestad» / «Rakkestad Utvikling», Kopperud og Murtnes Eiendom AS og andre aktører deriblant dagligvarekjeden «Rema 1000» har gjennom en rekke separate og felles prosesser i investert mye krefter, tid og penger i dette sentrumstiltaket. Partene har hatt en omfattende dialog på alle nivåer om prosjektet i disse fire årene. Også rådmannen hadde ønsket leiligheter i to eller flere etasjer i dette byggekomplekset. At «Rakkestad Torg» har det uttrykk og omfang som framgår av søknaden, skyldes som rådmannen ser det at det er det som rammebetingelsene og potensialet for øvrig i lokalsamfunnet tillater. Side 25 av 48

26 Sak 19/15 Utbyggingsområde, eiendomsforhold for tomter m.m. «Rakkestad Torg» er et sentrumsprosjekt. Utbygging skjer fra «Misjonshuseiendommen», langs «Heggveien» og til kryss «Heggveien» «Skolegata. Den strekker seg over flere eiendommer tilhørende Rakkestad kommune og Kopperud og Murtnes Eiendom AS. Innholdet er som følger: - Rakkestad kommune bygger ut «Misjonshuseiendommen» til «offentlig parkeringsplass». - En privat aktør etablerer «Rakkestad Torg» kvadratmeter forretningsareal og tilhørende parkeringsarealer langs «Heggveien» fra kryss «Heggveien» «Skogveien» til kryss «Heggveien» «Skolegata». Å realisere «Rakkestad Torg», krever at den private utbygger erverver de kommunale tomter gnr. 7 bnr. 72 og gnr. 7 bnr. 76 til sitt formål. Den eiendomsoverdragelse er det lagt opp til mellom partene fra prosjektet startet opp for fire år siden. Samtidig skal salget gjøres på «markedsvilkår» og i samsvar med «EØS avtalen» sitt ikke diskriminerende, ikke konkurransevridende og objektive regelverk for slike disposisjoner. Høyesterettsadvokat Thorer Ytterbøl har utarbeidet en underlagsdokumentasjon og et utkast til avtale for salg av de aktuelle tomtene fra Rakkestad kommune og til Kopperud og Murtnes Eiendom AS. Dette er vedlegg nr. 1 og 2 til denne avtale. Underlagsdokumentasjonen bekrefter at Rakkestad kommune avhender sine eiendommer på markedslignende vilkår og i samsvar med «EØS avtalens» regelverk på området. Rådmannen tar utredningen til etterretning. Rådmannens vurderinger Rådmannen viser til avsnittene foran i saksframstillingen. Eiendommene gnr. 7 bnr. 72 og gnr. 7 bnr. 76 er på til sammen kvadratmeter. Takstmennene Ole Reidar Grimsrud og Claus Norsted har fastsatt verdien av arealene til kr. 550 pr. kvadratmeter. Det gir en samlet salgssum for eiendommene på kr Rådmannen aksepterer denne avhendelsessummen fordi den er fastsatt av offentlig godkjente takstmenn og er i samsvar med «EØS avtalens» regelverk på området. I avtaleutkastet er det satt følgende særlige vilkår for eiendomsoverdragelsen: Fra Rakkestad kommunes side er overdragelsen betinget av at Kopperud og Murtnes Eiendom AS iverksetter de planer som Kopperud og Murtnes Eiendom AS har for eiendommen og som tidligere er presentert for Rakkestad kommune. Utbyggingen skal således være påbegynt før Dersom utbyggingen ikke er påbegynt før dette tidspunkt går eiendomsretten tilbake til Rakkestad kommune mot at Rakkestad kommune Side 26 av 48

27 Sak 19/15 svarer vederlag til Kopperud og Murtnes Eiendom AS tilsvarende det vederlag som Kopperud og Murtnes Eiendom AS nå skal erlegge til Rakkestad kommune. Kopperud og Murtnes Eiendom AS skal under denne forutsetning utferdige skjøte til Rakkestad kommune fritt for pengeheftelser. Fra Rakkestad kommunes side er det videre en forutsetning at byggearbeidene forutsatt at de er påbegynt før gjennomføres i et normalt tempo. Rakkestad kommune bør etter rådmannens mening sikre seg at eiendommene blir utnyttet til sitt formål på denne måte. Så vel Rakkestad kommune som Kopperud og Murtnes Eiendom AS har pådratt seg utgifter til utvikling av prosjektet fra , og i sammenheng med at denne eiendomsoverdragelse nå finner sted er det også meningen i så måte å gjennomføre «et pro og contra oppgjør» mellom partene. Side 27 av 48

28 SALG AV TOMT TIL RAKKESTAD OG DEGERNES JEGER OG FISKEFORENING Saksbehandler: Knut Østby Arkiv: V70 &50 Arkivsaksnr.: 14/71 Saksnr.: Utvalg Møtedato 9/15 Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget /15 Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak 1. Rakkestad kommune selger et areal på ca 40 daa fra eiendommen Storetorp til Rakkestad og Degernes Jeger og Fiskeforening. 2. Prisen settes til kr 4 pr m2. 3. Rakkestad kommune har forkjøpsrett til området dersom aktiviteten til RDJFF legges ned. 4. Det utarbeides tinglyst avtale om veirett og framtidig vedlikehold av veien til området. 5. Tømmer som avvirkes på området i større omfang er Rakkestad kommunes eiendom. 6. Rakkestad kommune har rett til å transportere tømmer over eiendommen til RDJFF. 7. Alle kostnader knyttet til overdragelsen bekostes av RDJFF. 8. Inntektene fra salget settes på kommuneskogens fond. 9. Rådmannen formaliserer salget i egen kjøpekontrakt som regulerer alle tilhørende vilkår. i Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget den sak 9/15 Teknikk-, miljø- og landbruksutvalgets fremmet følgende omforent forslag: 1. Rakkestad kommunestyre går ikke inn for salg av kommuneskog til Rakkestad og Degernes jeger- og fiskerforening. 2. Rakkestad kommunestyre ser ikke noe reelt behov for å eie arealet fremfor å leie av Rakkestad kommune. Ved votering ble endringsforslaget enstemmig vedtatt. Side 28 av 48

29 Sak 20/15 Teknikk-, miljø- og landbruksutvalgets innstilling til kommunestyret 1. Rakkestad kommunestyre går ikke inn for salg av kommuneskog til Rakkestad og Degernes jeger- og fiskerforening. 2. Rakkestad kommunestyre ser ikke noe reelt behov for å eie arealet fremfor å leie av Rakkestad kommune. Vedlegg: 1. Kart - blå strek areal som ønskes kjøpt. Bakgrunn Rakkestad kommune har mottatt henvendelse fra Rakkestad og Degernes jeger og fiskerforening (RDJFF) med spørsmål om å få kjøpe tomtene de leier av Rakkestad kommune. I tillegg søkker foreningen om å kjøpe ca 40 daa tilleggsareal utover det de leier fra før. RDJFF etablerte sine baner på kommuneskogens eiendom Storetorp tidlig på 90 tallet. Dette skjedde etter en lang prosess etter flere år med forsøk å etablere banen på andre områder. RDJFF leier i dag et areal på ca 16 daa og betaler en årlig leie på 1236 kroner. I forbindelse med byggingen av baneanlegget ble det inngått to leieavtaler en for banen og en for klubblokalet. Det foreligger nå konkrete planer om å utvide baneanlegget med ennå en trapbane. Aktiviteten på banen er regulert gjennom konsesjonsbestemmelser for antall skudd pr år og en avtale med Skaukameratene O-lag. De har en foreningshytte i nærheten og gjeldende avtale regulerer hvilke dager og tider skytingen skal foregå. Likeledes foreligger en avtale mellom RDJFF, Skaukameratene og kommuneskogen om bruk og fordeling av vedlikeholdskostnadene til veien som går inn i området. RDJFF er av den oppfatning at de nå er mest tjent med å eie grunnen for baneanlegget. De søker om kjøp av et areal i størrelsesorden 40 til 45 daa. Det eksakte arealet vil fremkomme etter oppmåling. Foreningen er av den oppfatning at med dette arealet vil behovet være dekket i overskuelig framtid. Fortsatt vil det være behov for å benytte deler av kommuneskogen til parkering på store stevner og til grunn for jaktfelt/løyper/sti. Skogen i området består av middels bonitet i h.kl III og IV. Grunnen består av grusmasser som tidligere var viktig i forbindelse med veibygging i området, men som i dag har en begrenset verdi. På bakgrunn av henvendelsen fra RDJFF har det blitt forhandlet om vilkårene for overdragelsen. Administrasjonen og RDJFF er kommet fram til følgende forslag til vilkår for salget: Området selges til Rakkestad og Degernes JFF for kr 4 pr m2. Påstående skog er Rakkestad kommunes eiendom og hogges av Rakkestad kommune ut fra ønskene til RDJFF. Side 29 av 48

30 Sak 20/15 Hogst av enkeltrær/mindre arealer ved behov hogges av RDJFF uten kompensasjon til kommunen. Det beregnes ingen venteverdi på skogen. Kommunen forbeholder seg rett til å transportere tømmer over området når forholdene ligger til rette for det og tar ansvaret for de skader som i den forbindelse vil kunne oppstå på terreng/grunn. Rakkestad kommune vil ha retten til en gjenkjøp av grunnen - eventuelt med bygninger dersom virksomheten til Rakkestad og Degernes JFF opphører på Slettemoen. Alle omkostninger knyttet til overdragelsen bekostes av Rakkestad og Degernes JFF. Baneanlegg/jaktsti og parkeringsplass på kommunens eiendom utenom det ervervede området kan fortsatt benyttes vederlagsfritt. Med bakgrunn i at kommunen selv er forvaltningsmyndighet i fradelingsaker vil denne fradelingen/konsesjonsbehandlingen bli oversendt Fylkesmannen som behandler saken. Administrasjonens vurdering RDJFF er en aktiv organisasjon i nærmiljøet. For at aktivitetene fortsatt skal være attraktive er det viktig at baneanleggene er oppdaterte og tilpasset tidens behov. RDJFF mener at framtidige investeringer sikres best dersom de eier områdene de bygger på. Rakkestad kommunestyre har tidligere vedtatt at kommuneskogen ikke skal selges. Det har forekommet salg av mindre deler særlig i forbindelse med ulike former for næringsaktivitet. Rådmannen kan ikke se at det foreligger noen tydelige motargumenter mot at RDJFF får kjøpt det arealet de ber om. Foreningen er en viktig interesseorganisasjon i kommunen og driver i en viss utstrekning aktiviteter for barn og unge. Administrasjonen har forståelse for foreningens ønske om å erhverve grunn. Prisen gjenspeiler ikke en antatt markedsverdi på grunnen, men er et kompromiss for at kommunen skal få noe igjen for arealene og en lav pris til en frivillig interesseorganisasjon. I tillegg til dette anser rådmannen det som vesentlig at kommunen får forkjøpsrett til bygninger og anlegg dersom aktiviteten til RDJFF på Slettemoen opphører. Kommunen har dermed kontroll over utviklingen av dette området om aktiviteten evt blir lagt ned. Side 30 av 48