Eierskapsmelding for Åmot kommune. 1. september 2014

Eierskapsmelding for Åmot kommune 1. september 2014 Vedtatt av kommunestyret 15. oktober 2014

Forord Åmot kommune har i lang tid valgt å tilby kommunens innbyggere tradisjonelle kommunale tjenester utenfor den ordinære, kommunale forvaltningen. Dette gjelder blant annet innen idrettsformål, arbeidstrening (VTA) og avløps- og renovasjonsområdet. Gjennom foretaks- og selskapsorganisering som virkemiddel for utøvelse av tjenesteproduksjon kreves det at Åmot kommunes folkevalgte utøver kommunens eierskap og eierstyring innenfor de juridiske rammer som regulerer kommunale foretak, aksjeselskaper og interkommunale selskaper. Eierskapsmeldingen skal bidra til å sikre at Åmot kommune fremstår som en ryddig, tydelig og samfunnsansvarlig eier. Dette dokumentet er kommunens eierskapsmelding og er overordnet kommunens aktivitet overfor selskaper som kommunen er eier / medeier av. Eierskapsmeldingen ble vedtatt i kommunestyret første gang 13. juni 2012. Dette er første revisjon av opprinnelig eierskapsmelding. Rådmann 1. september 2014 Eierskapsmelding - Åmot kommune Side 2

INNHOLDSFORTEGNELSE DEL 1 - Eierstyring 5 1.1 Innledning 5 1.2 Utfordringer 5 1.3 Selskapsformer 6 1.4 Prinsipper for godt eierskap 6 2 Viktige prinsipper for Åmot kommune som eier 7 2.1 Formelle organer i Åmot kommune 7 2.2 Det skal være åpenhet knyttet til kommunens eierskap 7 2.3 Utøvelse av eierskapet 7 2.4 Eier stiller krav til selskapene. Styret er ansvarlig for strategier og resultater 7 2.5 Styresammensetningen skal være kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold ut fra selskapets egenart 8 2.6 Valg av representanter 8 2.7 Godtgjøring og forsikring 8 2.8 Selskapskontroll 9 2.9 Rådmannens forhold til selskapene 9 3 Viktige prinsipper for selskapene 9 3.1 Selskapet skal være bevisst sitt samfunnsansvar 9 3.2 Aktiv informasjon 10 3.3 Forholdet mellom eierorgan og styre 10 3.4 Økonomi 10 3.5 Personalpolitikk 10 3.6 Styret 10 3.7 Generalforsamling / representantskap 10 3.8 Valgkomité for styreutnevnelse 11 3.9 Offentlighetsloven 11 3.10 Lovgivning 11 3.11 Rapportering 11 4 Kjøreregler / gjennomføring 12 4.1 Forberedelse til møter i generalforsamling / representantskapsmøte / årsmøte 12 4.2 Eiermøter 13 4.3 Instruere 13 4.4 Rapportering 13 Eierskapsmelding - Åmot kommune Side 3

4.5 Informasjonsutveksling mellom eier og selskapene 13 4.6 Årlig oppfølging og vurdering av selskapene 13 4.7 Kontaktperson 14 4.8 Arkivering av dokumenter i eierorganet 14 4.9 Offentlighetsloven 14 DEL 2 Opplysninger om hvert selskap 15 5.1 Eidsiva Energi AS 15 5.2 Tekstilvask Innlandet AS 16 5.3 Åmot Engerdal Bilselskap AS 17 5.4 Åmøtet Vekst AS 17 5.5 ElverumRegionens Næringsutvikling AS 18 5.6 Rena Fjernvarme AS 19 5.7 Furutangen Aktivitetssenter AS 19 5.8 Sør Østerdal Interkommunale Renovasjonsselskap IKS (SØIR) 20 5.8.1 SØIR Husholdning AS 21 5.8.2 SØIR Næring AS 22 5.8.3 Labpartner IKS 22 5.9 Hedmark Revisjon IKS 23 5.10 Kommunekraft AS (via Landssamanslutninga av Vasskraftkommuner) 24 5.11 Skramstadseter Grunneierlag 25 5.12 Andre eierposter 26 Eierskapsmelding - Åmot kommune Side 4

DEL 1 - Eierstyring 1.1 Innledning Oppbygging av eierskapsmeldingen Eierskapsmeldingen består av to deler, der del I presenterer kommunens eierstyring og del II omtaler selskaper og samarbeid Åmot kommune eier eller er medeier i. Eierskapsmeldingen er generell og omfatter alle selskaper. Der det er nødvendig med mer spesifikt uttrykte krav til enkeltselskaper, gjøres dette gjennom vedtekter, eventuelt også gjennom selskapsavtale / aksjonæravtale / eieravtale. I tillegg kan det lages instruks. Det anbefales årlig gjennomgang av selskapene, der kommunestyret tar stilling til forhold som gjelder eierskapet. Vedlagt eierskapsmeldingen er en foretaksanalyse av hvert selskap som er hentet fra PureHelp for utdypende informasjon. Del I Eierstyring Del I beskriver Åmot kommunes overordnede eierstrategi, rammene for utøvelse av eierskap i ulike selskapsformer, felles prinsipper for godt eierskap, og regler og prosedyrer for politisk og administrativ utøvelse av eierskapet. Det første som har betydning for eierstyring er foretakets formål. En kan kategorisere eierskapet avhengig av hvilke formål kommunen har definert for foretaket. Dette er beskrevet i eget kapittel. Det andre forholdet som påvirker muligheten for å utøve eierskap er lovverket som regulerer eierstyring i de ulike selskapsformene. I eget kapittel omtales utøvelsen av eierstyring i ulike typer selskapsformer. Åmot kommune tar sikte på å utvikle en egen eierstrategi for alle selskaper kommunen deltar i. For noen av selskapene er det aktuelt å utvikle eierstrategi sammen med andre eiere, f eks for interkommunale selskaper. I del I av eierskapsmeldingen beskrives prinsipper for godt eierskap, med tanke på at disse kan anvendes og tillempes for hvert enkelt selskap. Som siste del av eierskapsmeldingen er det utarbeidet et regelverk og prosedyrer for kommunens utøvelse av eierskap. Det beskrives kjøreregler for politisk og administrativ utøvelse av eierstyring. Del II Om selskapene Del II er den selskapsspesifikke delen av eierskapsmeldingen. Det foretas en enkeltvis gjennomgang av selskaper og samarbeid kommunen deltar i. Oppdatering om selskapene må skje jevnlig etter at årsmelding og årsregnskap er avlagt. 1.2 Utfordringer Eierstrategien gir retningslinjer for hva kommunen ønsker med selskapene. Strategien legger grunnlag for tydeligere retningslinjer til selskapene, for eksempel i forhold til utforming av vedtektene og styrearbeid. Når kommunen etablerer et foretak eller selskap, alene eller sammen med andre, gjør kommunen det for å oppnå noe. Det kan handle om økonomisk utbytte og begrense forpliktelser (finansielt motivert) å posisjonere kommunen (politisk motivert) oppnå mer samfunns resultater (samfunnsøkonomisk motivert) styrke regionens muligheter og posisjon (regionalpolitisk posisjonering) finne fellesløsninger som bidrar til mer effektiv tjenesteproduksjon enn å yte tjenesten selv (motivert av effektivisering av tjenesteproduksjonen). Eierskapsmelding - Åmot kommune Side 5

1.3 Selskapsformer Valg av selskapsform hva bør vektlegges ved beslutning? Kommunen står i prinsippet fritt til selv å velge selskapsform i de tilfellene der selskapsdannelse er aktuelt. Før det avgjøres hvilken selskapsform som er den mest formålstjenlige i forhold til de motiver kommunen har lagt til grunn for selskapsdannelsen, må det gjøres en rekke avveininger. Vurderingen må gjøres med tanke på at selskapsformen står i forhold til de oppgaver og funksjoner selskapet er tenkt å utføre og hvilke rammebetingelser selskapet trenger. Det må også gjøres vurderinger i forhold til hvor sterk politisk styring som ønskes. Det legges til grunn at før selskapsformen velges, skal følgende forhold være vurdert: Muligheter for politisk styring Rolleavklaringer Kommunens ansvar, selskapets frihet Risikovurdering (blant annet risiko-, sårbarhets-, lønnsomhets- og konsekvensanalyse), økonomisk, markedsutsikter, miljø og samfunnssikkerhet, kvalitet og kvantitet av den kommunale tjenesten og forholdet til sluttbruker/innbyggerne Egenregi versus konkurranse Avklaring av hvilke lover og forskrifter som gjelder herunder forholdet til forvaltningslov/offentlighetslov, lov om offentlige anskaffelser Skatte- og avgiftsmessige forhold Vurdere innfordringsmuligheter (legalpant/formuesrettslig innfordring) Arbeidsgiverpolitikk Regnskapsføring / ressursbruk Nedenfor presenteres aktuelle selskapsformer: Kommunalt foretak Interkommunalt Aksjeselskap (AS) (KF) selskap (IKS) Eget rettssubjekt Nei Ja Ja Hvem kan eie Kommune Kommuner / IKS Ingen begrensning Eiers ansvar Fullt ansvarlig for foretaket Fullt ansvar i henhold til eierandel Kun for sin del av aksjekapitalen Operativt eierorgan Kommunestyret Representantskap Generalforsamling Styringsgrunnlag Vedtekter, kommunestyrevedtak Selskapsavtale. Vedtak i representantskapet Vedtekter og stiftelsesdokument. Generalforsamlingsvedtak Formell arbeidsgiver Kommunen Selskapet ved styret Selskapet ved styret 1.4 Prinsipper for godt eierskap Hensikten med å ha felles prinsipper for kommunens eierskap er å bidra til god forvaltning og utvikling av selskaper som kommunen er involvert i. Kommunens eierskap bør være forutsigbart og bevisst ift et eventuelt langsiktig perspektiv. Eierskapsmelding - Åmot kommune Side 6

2 Viktige prinsipper for Åmot kommune som eier 2.1 Formelle organer i Åmot kommune Kommunestyret delegerer til Formannskapet å utøve eierrollen overfor selskaper kommunen er eier/deleier i. Formannskapet representerer hele kommunens eierandel og gir en samlet stemme for hele eierandelen. Formannskap er generalforsamling for kommunens heleide aksjeselskap. Forholdet mellom formannskapet og kommunestyret. Alle store prinsipielle og politiske spørsmål skal forelegges kommunestyret til avgjørelse. Det påhviler formannskapet / ordfører å vurdere hva som er prinsipielle spørsmål. Selskaper som får kommunale tilskudd, har ikke gyldig budsjett før det er godkjent i kommunestyret(-ene). Følgende prinsipper legges generelt til grunn, men må tilpasses avhengig av eierandel: 2.2 Det skal være åpenhet knyttet til kommunens eierskap Meroffentlighet skal være et prinsipp Politisk behandling av årsmelding og utforming av overordnet eierstrategi skal foregå åpent Kommunestyret og offentligheten skal orienteres om saker av interesse Det skal være åpenhet rundt eierkommunenes valg av styremedlemmer Det skal være åpenhet rundt godtgjørelse til styret 2.3 Utøvelse av eierskapet Åmot kommune som eier skal fremme sine interesser og utøve sitt eierskap gjennom generalforsamling / representantskap / årsmøte (heretter kalt eierorganet). Styret kan, på egenhånd eller etter krav fra eiere, når som helst innkalle til ekstraordinære møter i eierorgan når spesielle saker ønskes avklart. Eierskapsmeldingen danner rammen for de fullmakter eierrepresentantene har i eierorganet. Det bør utarbeides avtale mellom eierne, der det er flere eiere. Åmot kommune skal ikke handle ut fra informasjon som ikke er kjent for alle eiere / aksjonærer. Åmot kommune skal som en del av folkevalgtopplæringen gjennomføre obligatoriske kurs og/eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i de ulike aspektene knyttet til eierstyring av utskilt virksomhet. 2.4 Eier stiller krav til selskapene. Styret er ansvarlig for strategier og resultater Tydelig og godt utformete vedtekter gir rammer for selskapets virksomhet. Eier kan i eierorganet utforme instruks til styret. Styrets adgang til å etablere datterselskaper, gå inn i andre selskaper etc skal være beskrevet i vedtekter/instruks til styret eller godkjennes av eierorganet. Eier stiller krav til styret som skal sikre god ledelse av selskapet. Det skal være klart skille mellom eier og kunde/bruker der hvor kommunen opptrer i begge roller. Hvorvidt selskapet skal utføre oppgaver etter egenregiprinsippet eller konkurranseeksponeres, skal tydelig fremgå av vedtekter eller selskapsavtale. Ved tjenesteleveranse fra selskapet til eier bør det stilles krav om tjenesteavtaler. Gjennom krav til resultat og rapportering gir eieren tydelige signaler på hva som forventes av virksomheten. Eierorganet må gi styret disse signalene. Slike resultatkrav kan være krav til Eierskapsmelding - Åmot kommune Side 7

kundetilfredshet, HMS-forhold, samt krav til klima og miljø, likestilling og samfunnsansvar. Styret rapporterer dette til eier i årsrapporten. Det skal framkomme tydelige forventninger til selskapene ut fra selskapenes art og hensikt. Det bør stilles like krav til selskapene som til kommunale avdelinger med hensyn til effektivitet. 2.5 Styresammensetningen skal være kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold ut fra selskapets egenart Det er eiers ansvar å sørge for at styret sammensettes og gis de nødvendige styringsrammene for å utøve sitt virke som et profesjonelt organ. Et profesjonelt styre som kollegium består av personer med egnede personlige egenskaper som utfyller hverandre kompetansemessig. I selskaper med betydelige sektorpolitiske målsettinger bør det vurderes konkret om styrets medlemmer bør ha nær tilknytning til kommunens politiske og administrative ledelse. Eier må sikre seg at styremedlemmene har tilstrekkelig kompetanse og forståelse for sitt ansvar. I dette ligger det også at eier står fritt til å skifte ut styremedlemmer innenfor valgperioden. Men styret selv har også et selvstendig ansvar for å jevnlig vurdere egen kompetanse i forhold til eiernes formål med selskapet. 2.6 Valg av representanter Formannskapet er kommunal valgkomité. Styret i selskapene skal gjennomføre en kompetansekartlegging og melde behov til valgkomiteen i forkant av valg i representantskap / generalforsamling. Samme personer skal ikke sitte i styret og i generalforsamling/representantskap i samme selskap. Demokratiske aspekter. Dersom et kommunestyremedlem velges til et styre i et av kommunens selskaper, er vedkommende inhabil når saker vedr dette selskapet behandles. Av dette følger at et kommunestyremedlem må velge på hvilken arena en vil drive politisk virksomhet på dette området. I utgangspunktet anbefales det å unngå situasjoner der styrets medlemmer jevnlig blir vurdert i forhold til forvaltningslovens regler om habilitet og derfor kritisk vurderer bruken av ledende politikere i selskapsstyrene. Valgbarhet. Rådmannen eller stedfortreder kan ikke velges til styre i kommunale foretak. For aksjeselskap og interkommunale selskaper anbefales det at kommunestyret oppnevner politisk ledelse som selskapets representanter til generalforsamling/representantskap. Denne skal speile kommunestyrets samlede/flertallsbeslutning. 2.7 Godtgjøring og forsikring Åmot kommune skal ikke være ledende hva angår godtgjøring av styremedlemmer. Godtgjøring for verv skal allikevel avspeile den risiko vervet innebærer og den innsats verv i det aktuelle selskapet forutsetter. Kommunen følger opp regionrådets vedtak om anbefalt godtgjøring: o Interkommunale/regionale selskap følger KS Eierforums nivå på godtgjøring: o Styreleder tilstås fast godtgjøring tilsvarende 6 % av daglig leders godtgjøring. o Medlemmene i styret mottar møtegodtgjøring tilsvarende 3,5 % av leders godtgjøring. For ekstra arbeid tilstås styreleder og -medlemmer lønn etter timesats etter avtale. o Medlemmer i representantskapet tilstås en godgjøring tilsvarende dagens nivå; leder 3,5% o av styreleders godtgjøring, øvrige ca 1% av styreleders godtgjøring. Tapt arbeidsfortjeneste og kjøregodtgjørelse bør tilstås på samme måte som kommunale ombuds- og tillitsverv. Forsikring. Åmot kommune holder ikke styremedlemmer i aksjeselskap forsikret. Det må eventuelt hvert AS ta stilling til selv. Eierskapsmelding - Åmot kommune Side 8

Gjennom forskrift er bestemt at styrer i kommunale foretak og i interkommunale selskaper ikke kan være med å fastsette sin egen godtgjøring. Dette prinsippet skal gjøres gjeldende for alle selskaper kommunen er eier / medeier i. 2.8 Selskapskontroll Kontrollutvalget skal på kommunestyrets vegne påse at det føres kontroll med kommunens eierinteresser i selskaper. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll som skal vedtas av kommunestyret. Planen skal angi hvilke eierinteresser og selskaper som vil kunne være aktuelle for kontroll, og i hvilken grad det er aktuelt å gjennomføre forvaltningsrevisjon. Kommunestyret skal innenfor kommunelovens bestemmelser fastsette regler for selskapskontrollen, herunder hvilke dokumenter som uoppfordret skal sendes kontrollutvalget med angivelse av hvem denne plikten påhviler. Kontrollutvalget og kommunens revisor skal varsles når generalforsamling/representantskap og tilsvarende organer avholder møter, og de har rett til å være til stede på slike møter. I note til årsregnskapet skal kommunen opplyse om hvordan den samlede virksomheten i kommunen er organisert, med blant annet om kommunen har opprettet kommunale foretak, er deltaker i interkommunalt samarbeid eller deltakere i interkommunale selskaper eller har eierinteresser i aksjeselskaper. I selskaper med flere eiere bør kommunene som eiere avtale hvorledes selskapskontrollen best kan samordnes mellom eierkommunene. Som orientering til kommunene og deres kontrollutvalg, bør selskapene med flere kommuner som eiere, opplyse i årsmeldingen om de selskapskontrollene som er gjennomført i løpet av året. Kontrollutvalgets oppgave i forbindelse med selskapskontroll er todelt; en obligatorisk del som benevnes eierskapskontroll og en frivillig del som kan omfatte forvaltningsrevisjon. Det er opp til kommunestyret å avgjøre om selskapskontrollen også skal omfatte forvaltningsrevisjon som innebærer systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut i fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 2.9 Rådmannens forhold til selskapene Rådmannen har ikke ansvar for eller innflytelse over selskapene kommunen har, og har dermed ingen mulighet til å gripe inn. Rådmannen kan på eget initiativ ta opp saker med formannskapet som eierorgan. Rådmannen må stå ansvarlig for risikovurderinger før et selskap dannes. Rådmannens vurderinger behandles politisk. Rådmannen er ansvarlig for å saksforberede eiersaker som skal til politisk behandling, jf kommuneloven 23 nr 2. Rådmannen tar ansvar for en årlig gjennomgang av alle selskapene overfor kommunestyret. Til budsjettbehandlingen skaffer rådmannen oversikt over tilskudd o.l. til selskapene, for å gi kommunestyret et samlet beslutningsgrunnlag. Rådmannen er ansvarlig for å ajourføre eierskapsmeldingen og informasjonen om selskapene. 3 Viktige prinsipper for selskapene 3.1 Selskapet skal være bevisst sitt samfunnsansvar Alle selskap der Åmot kommune er majoritetseier skal vedta etiske retningslinjer, og påvirke til at det vedtas i øvrige selskaper. Selskapenes plassering av kapital i aksjer og fond skal følge reglene til Statens Pensjonsfond Utland. Eierskapsmelding - Åmot kommune Side 9

3.2 Aktiv informasjon Selskapet skal følge opp kommunelovens 4 om aktiv informasjon overfor innbyggerne/brukerne innenfor sitt virkeområde. 3.3 Forholdet mellom eierorgan og styre Det skal tilrettelegges for god dialog i eierorganet mellom eiere, styret og ledelsen. Selskapet skal gi dekkende informasjon i god tid om saker som er til behandling, saksdokumenter skal være utførlig nok til at eierne kan ta stilling til alle saker som behandles. I aksjeselskaper skal innkalling og saksdokumenter til generalforsamling sendes minst fire uker før generalforsamlingen. Generalforsamling skal være avholdt innen 1.7. hvert år om annet ikke er angitt. For interkommunale selskaper skal innkalling og saksdokumenter til representantskapsmøte sendes minst fire uker for møtet skal holdes. Årsmøte skal være avholdt innen 1.7. hvert år. 3.4 Økonomi Selskapets åpningsbalanse skal være tilpasset formålet med eierskap og selskapets situasjon. Finansiering av selskapet må tilpasses typen av virksomhet. Selskapet skal ha en egenkapital som er tilpasset mål, strategi og risikoprofil. 3.5 Personalpolitikk Hovedprinsippet bør være at selskapene med kommunen som majoritetseier følger kommunal lønnsstrategi og lønnsnivå. Eventuell bonus skal ikke fremme risikovillighet. Bonusordninger skal godkjennes av generalforsamlingen. Selskapene skal slutte seg til Åmot kommunes seniorpolitiske plan. 3.6 Styret Styrerepresentantene i selskapene representerer seg selv og skal ivareta selskapets interesser. Styret skal overfor daglig leder på uavhengig grunnlag ha en aktiv rolle med hensyn til tilsyn, kontroll og strategiutvikling. Styret skal utarbeide en årlig plan for sitt arbeid med særlig vekt på mål, strategi og gjennomføring (styreinstruks). Selskapene har også et ansvar selv for å ta kontakt med eier hvis det er ønske om et mer aktivt eierskap. 3.7 Generalforsamling / representantskap Valgte representanter til generalforsamling og representantskap i selskapene, representerer Åmot kommune som eier og skal ivareta kommunens interesser. Av saker av betydning for Åmot kommune som eier skal representantene sørge for å behandle saker i aktuell politisk organ i forkant av behandling i selskapet. Eierskapsmelding - Åmot kommune Side 10

3.8 Valgkomité for styreutnevnelse Ved valg av styre til selskaper organisert etter aksjeloven og lov om interkommunale selskaper bør det vedtektsfestes bruk av valgkomité hvor formålet er å sikre sammensetning av styre med komplementær kompetanse og i tråd med eiers formål med selskapet. Representantskapets/generalforsamlingens leder velger leder av valgkomiteen. I selskap med flere eierkommuner bør valgkomiteen sammensettes for å speile eierandel. Flertallet av valgkomiteen bør være uavhengige av styret og ansatte. Valgkomiteens innstilling bør begrunnes. Valgperioden kan vedtektsfestes men allikevel være fleksibel i forhold til eiers behov og kompetanse. 3.9 Offentlighetsloven Selskapene må avklare hvordan det enkelte selskapet står i forhold til offentlighetsloven, og sørge for praksis i tråd med loven. 3.10 Lovgivning Selskapene må forholde seg til den lovgivning som er styrende på sitt område. 3.11 Rapportering Styret rapporterer i årsberetningen, i tillegg til ordinær rapportering status i forhold til krav som eier stiller. Eierskapsmelding - Åmot kommune Side 11

4 Kjøreregler / gjennomføring Beskrivelse av noen aktuelle begrep: Typer avtaler / Innhold Ansvar styringsdokumenter Eierskapsmelding Et dokument som uttrykker eiers, dvs Kommunestyret i Åmot kommunens, overordnede policy for de selskaper den eier. Beskrivelse av status for alle selskapene kommunen eier, følger som vedlegg. Intensjonsavtale Før dannelsen av et selskap, enten kommunen er Kommunestyret i Åmot eneeier eller eier sammen med andre, kan det skrives en intensjonsavtale som gir retningslinjer for etableringen og som en kan evaluere selskapet mot, på et senere tidspunkt. Selskapsavtale Selskapsavtale lages for nærmere å beskrive Formannskapet i Åmot eierskap, innskudd og formål m.m. Gjelder IKS. Aksjonæravtale Aksjonæravtaler beskriver enighet mellom Formannskapet i Åmot aksjonærene (eierne) i AS om prioriteringer og retningslinjer. Aksjonæravtale er kun bindende for aksjonærer og ikke for styremedlemmer. Derfor vil slike avtaler kunne regulere hvordan aksjonærer opptrer og stemmer i generalforsamlingen. Eieravtale Inngås mellom eiere i IKS. Ellers som over. Formannskapet i Åmot Styreinstruks Styreinstruksen lages og vedtas av styret selv. Det Styret i AS er en selvpålagt veiledning for hvordan styret skal arbeide. Generalforsamlingen kan eventuelt vedta en styreinstruks eller kreve å få den som er utarbeidet av styret, til godkjenning. Instruks til styret Generalforsamlingen kan, innenfor det loven eller vedtektene gir den mulighet til, gi styret instruks om hvordan bestemte saker skal behandles. Eier gjennom generalforsamlingen Stiftelsesdokument Tjenesteavtale For å stifte et aksjeselskap skal den eller de som skal tegne aksjer i selskapet (stifterne), opprette et stiftelsesdokument. Stiftelsesdokumentet skal inneholde selskapets vedtekter. Aktuelt der et selskap eid av flere skal yte tjenester tilbake til eierne. Den som er ansvarlig for etableringen Styret i selskapet 4.1 Forberedelse til møter i generalforsamling / representantskapsmøte / årsmøte Valgte representanter har ingen myndighet til alene å forplikte kommunen i saker av prinsipiell, økonomisk eller politisk karakter. For kommunens representanter i a) representantskap i IKS er og i b) generalforsamlinger der kommunen er medeier, gjelder: saker av stor prinsipiell, økonomisk og politisk interesse skal legges fram for formannskapet som eier før saken behandles. Representanten(e) tar dette opp med ordfører. Når ordfører får seg slike spørsmål forelagt, tas dette opp med formannskapet, og saken behandles og avgjøres med vanlig flertall. Formannskapet vurderer om kommunestyret må involveres. Eierrepresentanter fra flere kommuner/eiere kan også ha behov for å snakke sammen før møter i eierorganet. Eierskapsmelding - Åmot kommune Side 12

I og med at det forutsettes at dokumenter til møter i eierorganet er klar 4 uker på forhånd (se under Viktige prinsipper for selskapene), skapes det rom for forberedende behandling i kommunen av de saker som kommer opp. I dette tidsrommet er det mulig å gjennomføre f eks et eller flere møter i formannskapet eller møter mellom flere kommuner på eiersiden, for å komme fram til omforent innstilling før behandlingen i det formelle eierorganet. 4.2 Eiermøter Eiermøte er møte mellom eierne. Eiermøte kan også være møte mellom eier/eierne og styreleder i selskapet. Dette er uformelle treffpunkter der en ikke treffer beslutninger. Selskapene kan heller ikke instrueres av uttalelser / føringer fra eiermøter. 4.3 Instruere a. Eier kan instruere sin(e) representant(er) i generalforsamling / representantskapet. Som representant stiller en med fullmakt fra eier. b. Generalforsamling/representantskapet kan instruere styret, så langt lovverket tillater det. c. Styret kan instruere daglig leder. Instruksjon skjer kun i formelle møter (eierorganet og styremøter). 4.4 Rapportering Kommunen som eier kan velge å be om særskilt statusrapportering fra sine selskaper. Store prosjekter kan ha egen rapporteringssyklus i den hensikt å oppdage risiko i tide (spørsmål om hva, når, kostnader). Slik rapportering må gå til eier. Ansvaret for å oppdage kritiske forhold og iverksette tiltak ligger på formannskapet som utøver eierskapet på vegne av kommunen. Dersom formannskapet som eierrepresentant vil trenge bistand i oppfølgingen, så kan det tas kontakt med rådmannen eller med eksterne. De selskaper som leverer tjenester på vegne av kommunen, skal rapportere til overordnede myndigheter, f.eks Kostra. 4.5 Informasjonsutveksling mellom eier og selskapene Informasjon utveksles i formelle møter i eierorganet. Eier(ne) kan be styret innkalle til ekstraordinært møte i eierorganet. 4.6 Årlig oppfølging og vurdering av selskapene Alle selskaper skal oversende årsrapport til kommunen. Rådmannen bearbeider innkomne årsrapporter og årsregnskap og gjør en innstilling med vurdering av kommunens engasjement, til eier (formannskapet). Rådmannen kan måtte støtte seg på revisor. Sak med vurdering av selskapene gjøres en gang i året og behandles av både formannskapet og kommunestyret. Eierskapsmelding - Åmot kommune Side 13

4.7 Kontaktperson Hvert selskap bør ha en kontaktperson i kommunen. Denne sikrer kommunikasjon ved de tilfellene det er nødvendig. 4.8 Arkivering av dokumenter i eierorganet Hvert selskap skal ha et arkiv over dokumenter til de formelle møtene med eier (ordinære og ekstraordinære møter i eierorganet, eiermøter). Kommunen skal til sitt arkiv motta kopi av alle formelle møter i eierorganet, og ha komplett dokumentarkiv fra slike møter (inkl eventuelle dokumenter som blir delt ut på møter). Eiermøter skal også dokumenteres i arkivet med innkalling og referat. 4.9 Offentlighetsloven For hvem gjelder offentlighetsloven? Alle KF er underlagt offentlighetsloven. For andre selskaper er det avgjørende om det offentlige har bestemmende innflytelse over selskapet. For selskaper der det offentlige har mer enn halvparten av stemmene, gjelder offentlighetsloven. For andre typer samarbeid (selvstendige rettssubjekt, 27-samarbeid og lignende) gjelder offentlighetsloven dersom det offentlige har rett til å velge mer enn halvparten av medlemmene med stemmerett. Det er stemmeretten i øverste organ som er avgjørende. Egne rettssubjekt som hovedsakelig driver næringsvirksomhet i direkte konkurranse med andre og på samme vilkår som private, unntas fra offentlighetsloven. (Konkurransesituasjonen må være tilspisset for at selskapet skal falle utenfor.) Hensikten er like rammevilkår som konkurrentene. Etter at vurderinger er gjort, så skal enten hele selskapet være underlagt offentlighetsloven, eller hele selskapet være utenfor. Hvis et selskap faller innenfor og det kun har en arbeidende styreformann, så må det allikevel tilrettelegges for offentlig innsyn. For selskaper uten ansatte gjelder ikke offentlighetsloven. Hva må gjøres i forhold til offentlighetsloven? Gjelder offentlighetsloven, skal det lages postjournal m.m. og publikum må gis innsyn. Det kan allikevel være taushetsbelagt informasjon for å beskytte selskapet selv; dette er ikke offentlig. Det samme gjelder interne dokumenter. Eierskapsmelding - Åmot kommune Side 14

DEL 2 Opplysninger om hvert selskap Under er en kort oppsummering av hvert selskap Åmot kommuner er medeier i eller eier av. I tillegg legges det ved en foretaksanalyse av hvert selskap hentet fra PureHelp. Forklaring på begreper: Resultatgrad: (Driftsresultat / Omsetning) x 100 Gjeldsgrad: Størrelsen på driftsresultat før skatt i forhold til omsetning (Kortsiktig gjeld + Langs. gjeld) / (Bunden EK + Fri EK) Gjeldsgrad er forholdet mellom egenkapital og gjeld (kortsiktig og langsiktig gjeld) og er et uttrykk for i hvilken grad en virksomhet er rustet til å tåle tap før det går utover forpliktelsene til långivere. Ved en høy gjeldsgrad vil kontantstrømmen måtte betjene store, faste utgifter til renter og avdrag. I «dårlige tider» vil det bli lite igjen til eierne siden kreditorene har prioritet. Videre vil investorene kreve en kompensasjon for denne finansieringsrisikoen i form av et høyt avkastningskrav i prosjekter med høy gjeldsgrad. Egenkapitalandel: (Bundet EK + Fri EK) / Sum gjeld og egenkapital Forholdet mellom egenkapital og sum kapital. Normal krav fra bank ift lån vil ligge på 20-25% Likviditetsgrad 1: (Omløpsmidler / Kortsiktig gjeld) Bør være over 2 Måler bedriftens evne til å dekke sine forpliktelser etter hvert som de forfaller. Likviditetsgrad 2: ((Omløpsmidler varebeholdning) / Kortsiktig gjeld) Bør være over 1 Samme som over men her er varebeholdning trukket fra som er de minst likvide omløpsmidlene. 5.1 Eidsiva Energi AS Grunnlagsdata Org.nr. 983 424 082 Forr.adresse: Vangsveien 73, 2317 Hamar Post adresse: PB 4100, 2307 Hamar Telefon: 62 56 14 00 Nettadresse: www.eidsivaenergi.no Stiftet 24. mai 2001 Eierskap Åmot kommunes andel - 1,2 % - bokført verdi Største eiere Hamar Energi Holding AS 22,08 % Hedmark Fylkeskraft AS 22,08 % LGE Holding AS 16,77 % Ringsaker kommune 14,83 % Kraftproduksjon og tilknyttede tjenester i Innlandets hovedvassdrag og i Orklavassdraget. Nettvirksomhet og detaljsalg av kraft i nåværende nettområde og tilgrensede nettområder, herunder regionalnett i Hedmark og Oppland fylker samt virksomhet innen beslektet infrastruktur i Innlandet. Fortsettelse av eller inntreden i annen virksomhet som har nær og fordelaktig sammenheng med kraftproduksjon i nevnte vassdrag, og/eller nettvirksomhet og annen infrastruktur eller detaljsalg i nåværende eller tilgrensede områder. Produksjon og distribusjon av bioenergi i Innlandet. Deltakelse i virksomhet som har nær og fordelaktig sammenheng med forannevnte virksomheter. Styringsform og AS med generalforsamling og styre med 7 medlemmer styringsorganer Styreleder Alexandra Bech Gjørv Administrativt ansvar Administrerende direktør Ola M Rinnan Rapportering Ingen fast rapportering Kommunens Andel av aksjekapital pålydende kr 341.388.139,-, samt ansvarlig lån stort kr. 18.055.895,- ref. sak 11/32 i kommunestyret. Eierskapsmelding - Åmot kommune Side 15

engasjement Nøkkeltall 2013 2012 2011 Resultatgrad 25,17% 21,76% 25,16% Gjeldsgrad 2,16 2,10 2,05 Egenkapitalandel 31,6% 32,2% 32,8% Likviditetsgrad 1 0,54 0,70 0,74 Likviditetsgrad 2 0,54 0,69 0,73 Godtgjøring/honorar Honorar 2013 Styreleder kr 215.000,-, styrets nestleder kr 129.000,- Øvrige styremedlemmer kr 96.800,- Godtgjørelse til bedriftsforsamling 2013 Leder kr 57.000,- pr år Øvrige medlemmer kr 3.200,- pr møte 5.2 Tekstilvask Innlandet AS Grunnlagsdata Org.nr. 995 585 782 Forr.adresse: Furnesvegen 26, 2380 Brumunddal Post adresse: PB 68, 2312 Ottestad Telefon: 90 22 24 44 Nettadresse: www.tekstilvask-innlandet.no Stiftet 26. februar 2010 Eierskap Åmot kommunes andel 0,82 % (1.636 aksjer) - bokført verdi Største eier Sykehuset Innlandet HF 85,00 % Tekstilutleie, tekstilvask, renseri og annen tekstilservice for selskapets eiere, samt for øvrige kunder i den grad selskapets kapasitet tillater dette. Styringsform og AS med generalforsamling og styre med 8 medlemmer styringsorganer Styreleder Dag Georg Jørgensen Administrativt ansvar Administrerende direktør Dag Georg Jørgensen Rapportering Ingen fast rapportering Kommunens Andel av aksjekapital pålydende kr 6.700.000,- engasjement Nøkkeltall 2013 2012 2011 Resultatgrad -7,43% -15,41% -0,74% Gjeldsgrad 4,61 4,51 1,09 Egenkapitalandel 17,80% 18,10% 47,90% Likviditetsgrad 1 0,68 0,80 2,07 Likviditetsgrad 2 0,68 0,80 2,07 Godtgjøring/honorar Styremedlemmer fra kommuner, andre arbeidsgivere og ansatte representanter honoreres kr 15.450,-. Styreleder og styremedlemmer ansatt i SIHF skal ifølge interne retningslinjer ikke motta styrehonorar fra Tekstilvask Innlandet AS. Eierskapsmelding - Åmot kommune Side 16

5.3 Åmot Engerdal Bilselskap AS Grunnlagsdata Org.nr. 882 819 752 Forr.adresse: Brugata 2, 2450 Rena Post adresse: Brugata 2, 2450 Rena Telefon: 62 44 71 50 Nettadresse: www.aaeb.no Stiftet 4. januar 2001 Eierskap Åmot kommunes andel 46,80 % - bokført verdi Største eiere Engerdal kommune 46,80% Transport av personer og gods evt. drift av tilhørende verksted og annen eiendom som selskapet måtte ha eller erverve, samt ved aksjetegning eller på annen måte delta i beslektet virksomhet. Styringsform og AS med generalforsamling og styre med 5 medlemmer styringsorganer Styreleder Thomas Meinich Administrativt ansvar Administrerende direktør Tore Haugen Rapportering Ingen fast rapportering Kommunens Andel av aksjekapital pålydende kr 1.000.000,- engasjement Nøkkeltall 2013 2012 2011 Resultatgrad -5,21% -1,06% -0,77% Gjeldsgrad 1,50 1,04 1,06 Egenkapitalandel 40,0% 49,0% 48,6% Likviditetsgrad 1 1,21 1,22 1,27 Likviditetsgrad 2 1,21 1,22 1,27 Godtgjøring/honorar Styreleder honoreres med kr 44.000,- pr år Styremedlemmer honoreres med kr 22.000,- pr år Hvert styremedlem får i tillegg kr 1.500,- pr møte, varamedlem kr 1.700,- Ingen godtgjøring til GF representanter 5.4 Åmøtet Vekst AS Grunnlagsdata Org.nr. 988 277 800 Forr.adresse: Brugata 20, 2450 Rena Post adresse: PB 112, 2451 Rena Telefon: 62 44 40 02 Nettadresse: www.amotetvekst.no Stiftet 16. mars 2005 Eierskap Åmot kommunes andel - 100 % Styringsform og Gjennom arbeidsmarkedstiltak å skape varige tilrettelagte arbeidsplasser i Åmot kommune og utvikle andre tiltaksformer. AS med generalforsamling og styre med 4 medlemmer Eierskapsmelding - Åmot kommune Side 17

styringsorganer Styreleder Einar Røe Administrativt ansvar Administrerende direktør Stein Gunnar Frostrud Rapportering Ingen fast rapportering Kommunens Aksjekapital pålydende kr 100.000,- engasjement Nøkkeltall 2013 2012 2011 Resultatgrad -4,93% 3,85% 2,26% Gjeldsgrad 0,44 0,41 0,59 Egenkapitalandel 69,5% 70,9% 62,9% Likviditetsgrad 1 3,36 3,95 3,12 Likviditetsgrad 2 2,61 3,29 2,73 Godtgjøring/honorar Styreleder, fast godtgjøring pr år kr 13.000,- Styremedlemmer, fast godtgjørelse pr år kr 6.500,- Møtegodtgjørelse ordinære styremøter kr 1.300,- pr møte Reiseutgifter iht statens satser 5.5 ElverumRegionens Næringsutvikling AS Grunnlagsdata Org.nr. 991 537 643 Forr.adresse: Storgata 20, 2406 Elverum Post adresse: PB 142, 2402 Elverum Telefon: 93 40 01 54 Nettadresse: www.ernu.no Stiftet 27. juni 2007 Eierskap Åmot kommunes andel 33,3 % Øvrige eiere Elverum kommune 33,3% Våler kommune 33,3% Å være kommunene Elverum, Våler og Åmot sitt felles organ for å utvikle en integrert, attraktiv og synlig region med vekst i befolkning og verdiskaping. Selskapet skal særlig fokusere på utvikling av samarbeid i prosjekter i grensesnittet mellom privat næringsliv, offentlige virksomheter, kommunene og høgskole/forskning (Triple Helix). Styringsform og AS med generalforsamling og styre med 7 medlemmer styringsorganer Styreleder Christian Børresen Administrativt ansvar Administrerende direktør Knut Henrik Aas Rapportering Kommunens engasjement Ingen fast rapportering Andel av aksjekapital pålydende kr 100.000,-. Årlige tilskudd på kr 509.000,- Nøkkeltall 2013 2012 2011 Resultatgrad 6,86% 1,65% 3,18% Gjeldsgrad 0,81 0,98 1,46 Egenkapitalandel 55,1% 50,5% 40,6% Likviditetsgrad 1 1,38 1,21 1,29 Likviditetsgrad 2 1,38 1,21 1,29 Godtgjøring/honorar Styreleder honoreres med kr 40.000,- pr år Styremedlemmer honoreres med kr 20.000,- pr år Eierskapsmelding - Åmot kommune Side 18

5.6 Rena Fjernvarme AS Grunnlagsdata Org.nr. 991 744 010 Forr.adresse: Post adresse: Furuheim, 3576 Hol Telefon: 90683873 Nettadresse: Stiftet 27. juni 2007 Eierskap Åmot kommunes andel 33,34 % Øvrige eiere Hans Peter Kilde 33,33% Løsseting AS 33,33% Produksjon, distribusjon og salg av varmeenergi. Produksjon av, salg og handel med brensel og drivstoff. Deltakelse i andre selskaper med tilstøtende virksomhet. Styringsform og AS med generalforsamling og styre med 3 medlemmer styringsorganer Styreleder Jan Magnus Bjørne-Larsen Administrativt ansvar Administrerende direktør Per Sjølie Rapportering Kommunens engasjement Ingen fast rapportering Andel av aksjekapital pålydende kr 2.450.000,- Nøkkeltall 2013 2012 2011 Resultatgrad 7,73% 16,94% 26,36% Gjeldsgrad 8,18 7,84 7,65 Egenkapitalandel 10,9% 11,3% 11,6% Likviditetsgrad 1 1,75 2,57 0,76 Likviditetsgrad 2 1,75 2,57 0,76 Godtgjøring/honorar Ingen godtgjøring til styrets medlemmer. 5.7 Furutangen Aktivitetssenter AS Grunnlagsdata Org.nr. 991 356 568 Forr.adresse: v/jan Skogheim, 2460 Osen Post adresse: PB 25, 2460 Osen Telefon: Nettadresse: Stiftet 08. juni 2007 Eierskap Åmot kommunes andel 17,28 % Største eier Furutangen AS 73,73% Styringsform og styringsorganer Utvikling og drifte fritidsrettede aktiviteter og levere tjenester i tilknytning til dette, herunder matservering og utleie av lokaler og løsøre. AS med generalforsamling og styre med 4 medlemmer Styreleder Lise Skogheim Eierskapsmelding - Åmot kommune Side 19

Administrativt ansvar Administrerende direktør Jan Skogheim Rapportering Ingen fast rapportering Kommunens engasjement Aksjekapital innskutt ved etablering pålydende kr 3.000.000,-. Sum aksjekapital kr 28.840.000,- Nøkkeltall 2013 2012 2011 Resultatgrad -35,96% -38,06% -58,23% Gjeldsgrad 0,12 0,23 0,32 Egenkapitalandel 89,3% 81,5% 75,6% Likviditetsgrad 1 3,02 0,96 0,51 Likviditetsgrad 2 2,68 0,85 0,43 Godtgjøring/honorar Ingen godtgjøring til styrets medlemmer. 5.8 Sør Østerdal Interkommunale Renovasjonsselskap IKS (SØIR) Grunnlagsdata Org.nr. 977 041 341 Forr.adresse: St. Olavs gate 6, 2406 Elverum Post adresse: PB 155, 2402 Elverum Telefon: 62 43 12 20 Nettadresse: www.soir.no Stiftet 08. juni 2007 Eierskap Åmot kommunes andel 15,0 % Øvrige eiere Elverum kommune 60,0 % Trysil kommune 25,0 % Styringsform og Bidra til en lavest mulig avfallsproduksjon og en forsvarlig avfallsbehandling. Selskapet skal gjennom aktivt informasjonsarbeid og ved å legge til rette for kildesortering, gjenbruk og gjenvinning, bidra til å fremme bevisste økologiske holdninger og skape ansvar hos privatpersoner, husholdninger, næringsliv og offentlige etater for egen ressursbruk. Selskapet kan også utføre andre oppgaver innenfor fagområdet renovasjon, avfallshåndtering eller beslektede områder. Selskapet skal ha det overordnede driftsansvar for avfallshåndtering i kommunene og er ansvarlig for alle operative funksjoner. Dette innebærer ansvar for ordninger som sikrer effektiv kildesortering, innsamling, transprort, gjenvinning og gjenbruk og forsvarlig håndtering av alle avfallsfraksjoner. Kommunene har plikt til å levere alt forbruksavfall/husholdningsavfall til selskapets innsamlings- og behandlingssystem, og skal ikke videreføre eller opprette mottaksanlegg for forbruks og produksjonsavfall uten etter avtale med selskapet. Selskapet skal videre ha ansvaret for den praktiske oppfølgingen overfor produksjonsavfallet i kommunene innenfor de generelle rammer som gjelder. Dette innebærer bl.a. at selskapet er utsatt for normal konkurranse fra private aktører på dette området. Dette omfatter alle rutiner, tilbud og informasjonsaktiviteter overfor næringsliv og offentlig forvaltning. Selskapets oppgaver kan løses av selskapet selv, eller det kan inngås avtaler med private og/eller offentlige virksomheter for transport og behandling av avfall. IKS med representantskap og styre med 5 medlemmer Eierskapsmelding - Åmot kommune Side 20