AS SPIN TEK. Rendimoodul REENI 6.3. Kasutaja juhend

AS SPIN TEK Rendimoodul REENI 6.3 Kasutaja juhend Tallinn 2011

Rendimoodul Sisukord 1. SISSEJUHATUS... 4 2. PROGRAMMI PIIRID... 6 3. PROGRAMMI KÄIVITAMINE... 7 3.1 PROGRAMMI KÄIVITAMINE... 7 4. METOODILINE JUHEND... 8 4.1 ÜLDIST PROGRAMMI REENI KASUTAJALE... 11 4.2 ÜLDISED KASUTAMISPÕHIMÕTTED... 12 4.3 PROGRAMMIS KASUTATAVAD NUPUD JA NENDE SISU... 12 4.4 PROGRAMMIS KASUTATAVAD KULUDE ARVELEVÕTMISE JA JAGAMISE PÕHIMÕTTED.... 13 4.5 ARUANDED, PÄRINGUD JA TESTID.... 13 4.6 HÄÄLESTAMISE JUHEND... 14 4.7 IGAPÄEVANE KASUTAMINE... 14 4.7.1 Maja mõõtjate ja kulusummade sisestamine... 14 4.7.2 Korteri mõõtjate ja kulusummade sisestamine... 14 4.7.3 Kulude arvutamine, kontrollimine... 14 4.7.4 Arvete koostamine, trükkimine... 15 4.7.5 Laekumiste sisestamine... 15 4.8 ANDMETE HOOLDAMINE... 15 4.8.1 Kuu sulgemine... 15 4.8.2 Koopiate tegemine... 15 4.8.3 Andmebaasi taastamine... 15 4.8.4 Korrastus... 16 4.8.5 Arhiveerimine... 16 5. KASUTAMISJUHEND... 17 5.1 ÜLDANDMED JA HÄÄLESTUS... 19 5.1.1 Aadressid... 19 5.1.2 Struktuur... 20 5.1.3 Grupi (ühistu) üldandmed... 21 5.1.4 Pangad... 22 5.1.5 Pinna liigid... 22 5.1.6 Omandi liigid... 23 5.1.7 Elamute liigid... 23 5.1.8 Korterite mudelid... 24 5.1.9 Elanike staatus... 24 5.1.10 Firma andmed... 25 5.1.11 Käibemaks... 25 5.1.12 Kasutaja salasõna muutmine... 26 5.1.13 Kasutajad/Süsteemi administreerimine... 26 5.2 PÜSIANDMETE SISESTAMINE... 28 5.2.1 Korteri andmete sisestamine... 28 5.2.1.1 Korteri kirjelduse sisestamine...29 5.2.1.2 Omaniku ja elanike sisestamine...30 5.2.1.3 Laekumiste ja võlgade viiviste jälgimine...31 5.2.1.4 Kulude jälgimine...31 5.2.1.5 Korterite mõõtjate registreerimine...31 5.2.1.6 Eluasemetoetuste sisestamine...32 AS Spin TEK 2

5.2.1.7 Korteriomaniku vahetus...32 5.2.2 Maja andmete sisestamine... 34 5.2.2.1 Maja kirjelduse sisestamine...34 5.2.2.2 Kulude jälgimine...35 5.2.2.3 Majade mõõtjate registreerimine...35 5.2.3 Hindade sisestamine... 36 5.2.4 Mõõtjate liigid... 37 5.2.5 Kulude kirjeldus ja valemid... 38 5.3 KULUDE KEHTESTAMINE... 42 5.3.1 Kulude kehtestamine majale... 42 5.3.2 Kulude kehtestamine korterile... 44 5.4 KULUD... 47 5.4.1 Majade mõõtjate näidud... 47 5.4.2 Korterite mõõtjate näidud... 48 5.4.3 Majade kulud... 49 5.4.4 Korterite kulud... 50 5.4.5 Kulude arvutus... 51 5.4.6 Arved... 52 5.5 ARUANDED... 55 5.5.1 Kululiigid, hinnad... 55 5.5.2 Majade kulude jaotus... 56 5.5.3 Korterite saldod... 57 5.5.4 Laekumised... 58 5.5.5 Päringud võlad... 58 5.5.6 Päringud laekumised... 59 5.5.7 Päringud kulud... 59 5.5.8 Päringud statistika... 60 5.5.9 Raamatupidamine... 60 5.6 SUHTLEMINE... 61 5.6.1 Panga laekumiste sisestamine... 61 5.6.2 Andmed pearaamatusse... 62 5.6.3 otsekorraldused... 62 5.6.4 Laekumise eksport... 63 5.7 ANDMEBAAS... 63 5.7.1 Arve info... 63 5.7.2 Kuu sulgemine... 64 5.7.3 Koopiate tegemine... 64 5.7.4 Andmebaasi taastamine... 64 5.7.5 Korrastus... 64 5.7.6 Arhiveerimine... 64 5.7.7 Rendimooduli valemite parameetrite kirjeldus... 65 5.8 LISA 1... 68 5.8.1 Skeemid... 68 AS Spin TEK 3

1. SISSEJUHATUS Rendimoodul REENI on ette nähtud kasutamiseks elamuühistutele korteriühistutele kinnisvarahoolde firmadele ühistutele raamatupidamisteenust osutavatele firmadele Rendimooduli ülesandeks on aidata pidada arvestust kinnisvara haldamiseks ja ekspluatatsiooniks tehtavatele kuludele ja nende kulude jaotamist rentnikele või teenust kasutavatele omanikele. Pakett on integreeritud ka Spiraali raamatupidamistarkvaraga. Reeni andmeid on võimalik sisse lugeda ka teistesse raamatupidamistarkvaradesse kokkuleppel teise poolega. Infosüsteemi loomisel peeti silmas järgmisi eesmärke: luua spetsialiseeritud tarkvara, mis oleks universaalne rendi arvestamiseks, arvete väljastamiseks, võlgnike jälgimiseks jne, mis kergendaks ja kaasajastaks elamuühistute ja kinnisvarahoolde firmade tööd tarkvara katab kõik potentsiaalsete kasutajate põhitegevused paketti saavad kasutada elamuühistutele raamatupidamist teostavad firmad moodul omab loogilist ülesehitust ja on mugav kasutada ning omab ka suurt väärtust ilma raamatupidamise programmiga integreerimiseta paketi kasutamist toetame installeerimisega, väljaõppega ja kokkuleppel juurutusabiga ning edaspidise hooldusega pakett vastab Eesti Vabariigis kehtivatele seadustele paketti arendatakse edasi vastavalt kasutaja vajadustele Selle tarkvara kasutuselevõtu tagajärjel väheneb seda kasutavate raamatupidajate töömaht, paraneb korrektsus ja andmete saamise kiirus. Analüüsid annavad põhjaliku ülevaate asjade seisust. Samuti kaasajastub raamatupidajate töö. Miks oli tarvis eraldi välja töötada selline moodul? Miks ei saanud kasutada laiatarbe raamatupidamise tarkvara? Põhjused on alljärgnevad: arve tuleb kord kuus esitada kõikidele korterivaldajatele perioodiliselt st. arvete adressaadid ja arvete hulk on püsiandmed, mis tuleb genereerida iga kuu spetsiifilised teenuste ja kulude jagamise printsiibid eripärane struktuur (korterid moodustavad majad, majad ühistud jne) iga kulu võib jagada erinevatele korterite gruppidele iga ühistu võib lähtuvalt oma põhikirjast kehtestada oma kulude jagamise põhimõtted paljud kulud arvutatakse mõõtjate näitude vahe järgi Rendimoodul vastab Spiraal 1.2-4.0 esitatud nõuetele ja võib töötada nii autonoomselt kui ka koos raamatupidamisega. Moodul on realiseeritud VisualFoxPro 6.0 võrguversioonina ja töötab Windows 95,98, 2000 XP, Vista ja Windows 7 keskkonnas. Pakett on vormistatud Spin TEKis väljakujunenud programmide vormistamise tavade järgi ja on klient-server tüüpi andmebaas. AS Spin TEK 4

Mooduli põhifunktsioonid on: püsi- ja häälestusandmete sisestamine kulude arvelevõtmine ja jaotamine kuuarvete koostamine ja kontroll, ka käsitsi parandamine ja sisestamine arvete väljatrükk või failina salvestamine (mitu erinevat vormi) laekumiste sisestamine võlgnike jälgimine analüüs ja aruandlus, aruandegeneraatorid side raamatupidamisprogrammiga viitenumbrite koostamine graafiline struktuur ja otsimine kuluarvestuse valemite koostamine ka kasutaja poolt otsekorralduste ettevalmistus paindlik tariifide süsteem põhjalik kasutusõiguste süsteem jpm AS Spin TEK 5

2. PROGRAMMI PIIRID Rendimooduli kasutajaks väikeses ühistus on pearaamatupidaja, suuremates rendiarvestusgrupi töötajad. Ta sobib piiramatu suurusega firmadele, näiteks mitusada maja mõne tuhande korteriga, mida saab jagada suvaliseks arvuks gruppideks. Aga ta sobib ka ühistule, kus on üks maja mõnekümne korteriga. Rendimoodul on tervikmoodul, mis on kasutatav ka autonoomselt. Sellest tulenevad mooduli põhifunktsioonid raamatupidamiskanded, mis tulenevad rendiarvestusest, saab lisaks elektroonilisele ülekandmisele ka lihtsalt välja trükkida. Rendimoodul arvestab ainult tegelike kulude järgi arvete esitamist st. arvete aluseks on kas mõõtjate näidud, eelarves arvestatud kulude jagamine või asutusele (ühistule) esitatud arvete järgi üldkulude arvestamine. Mõõtjate puudumisel arvestatakse kulusid tariifide järgi. Programmis on ette nähtud võimalus, et korteril võib olla mitmeid mõõtjaid. Samuti võib olla ühel majal mitu mõõtjat ja võib olla ka mõõtja mitme maja peale. Samuti peab olema võimalus mõõtjaid vahetada (vastava akti alusel), ilma et tulemus muutuks valeks. Üüriarvete ridade arv on piiramatu ja kulusid saab jagada nii korteri ruutmeetri järgi kui % maja üldpinnast, samuti mõõtjate ja tariifide järgi või elanike arvu järgi või ka konstandina. Püsiandmetesse viiakse sisse rendikulu liik ja kirjeldatakse tema arvestusvalem. Kõikidel korterikaartidel on võimalus käsitsi paranduseks, kusjuures tariifi muutes käsitsi parandatud summad jäävad kehtima. Programm on kahetariifne, arvestades võimalust, et Eesti läheb läbi üleminekuperioodi üle eurole. Arvestatud on seda, et ühe programmiga oleks võimalik pidada mitme ühistu raamatupidamist. Rendimoodul võimaldab teostada rendiarvestuse ja rendimaksmise analüüse nii korteri, majaosa, maja, majade grupi kui kogu asutuse lõikes, samuti iga kulu lõikes. Programm trükib välja üüriarved, meeldetuletused ja omab võimalust aadressi trükkimiseks ümbrikutele. Programmis on olemas võimalus edastada andmed elektroonsel kujul mõnele otsepostitusfirmale. Rendimoodul ei sisalda: kassat majanduskulu arvestust palka, põhivahendeid raamatupidamist maja remondiprojektide kulude jälgimist Müüjal on hinna sees programmi installeerimine ja 6 tundi õpetust ja välja õpetatakse nii mitu töötajat, kui mitmele töökohale programm osteti. Pakume ka juurutus ja hooldelepingut, mis annab kasutajale kindluse tuleviku osas. Programm nõuab vähemalt Pentium arvutit, kus töötaks Windows 95,98, 2000, XP, 2005, Vista või Windows 7 ja kõvaketta pinda 100 200 Mb, olenevalt firma suurusest. AS Spin TEK 6

3. PROGRAMMI KÄIVITAMINE 3.1 PROGRAMMI KÄIVITAMINE Programmi käivitamine toimub installeerimisel määratud grupist. Esimesel käivitamisel tuleb siseneda kasutajana Admin. Administraator sisestab kasutajad ja määrab neile õiguste tasemed. Esimest korda kasutajana programmi sisenemisel tuleb sisestada ainult kasutaja nimi. Seejärel nõuab programm salasõna sisestamist. Salasõna tuleb sisestada kaks korda ühtemoodi. Sellest hetkest alates kehtib kasutajale ainult temale teadaolev salasõna. Kui on tekkinud vajadus salasõna muutmiseks, saab seda teha menüüst Häälestus Kasutaja salasõna muutmine. Muuta saab ainult oma salasõna. Uus salasõna tuleb jällegi sisestada kaks korda. Peale vastavat teadet kehtib kasutajale uus salasõna. AS Spin TEK 7

4. METOODILINE JUHEND Peamenüü Tegevuste grupid Tegevused HÄÄLESTUS Aadressid Majade aadressides tänava nimetuse registreerimine PÜSIANDMED Struktuuri loomine Grupid Pangad Pinna liigid Omandi liigid Elamute liigid Korterite mudelid Elanike staatus Tarbijahinna indeksid Firmad Käibemaks Kasutajate salasõnade muutmine Süsteemi administreerimine Korterid Majade ja korterite numbrite registreerimine graafilise struktuuri loomine Ühistute või majade gruppide registreerimine Pankade (ka telepankade registreerimine) Kasutatavate pinnaliikide register (muudetav) Kasutatavate omandiliikide register (muudetav) Kasutatavate elamu liikide register (muudetav) Kasutatavate korterite mudelid (tubade arv, erin. Pinnad, maa jne) Elanike jaotuse register (muudetav) Tarbijahinna indeksite registreerimine Firmade register (koostamine) Käibemaksumäärade liigitus ja kasutustähtajad Kahetasemeline õiguste süsteem: - milliste majade andmeid saab antud kasutaja muuta - milliseid registreid ja andmeid saab kasutaja muuta Korterite püsiandmed & viitenumbri koostamine Korteri elanikud ja nende staatus, postiaadress, telefon, leping Korteri rahaline saldo AS Spin TEK 8

KEHTESTAMINE KULUD ARUANDED Majad Hinnad Mõõtjate liigid Kulude kirjeldus Majale arvestatud kulud Korteritele kehtestatud kulud Majade mõõtjate näidud Korterite mõõtjate näidud Majade kulud Korterite kulud Kulude arvestus Arved Kululiigid, hinnad Majade kulude jaotus Korteri kulude vaatamine Korteri mõõtjate registreerimine Eluaseme toetus * Vaatamine, lisamine, kustutamine, muutmine Maja ankeet Maja kulude vaatamine Maja mõõtjate registreerimine ja vaatamine Hinna nimetuste register Hinnad koos alguse ja lõpuga *vaatamine,lisamine, kustutamine, muutmine Mõõtjate liikide register, Liigi alamregister Kululiikide register Kuluvalemite koostamine Kulude registrist kulude valimine, mis kehtivad antud majale Konkreetsele korterile kululiikide valimine (grupile, kõikidele korraga) Igakuine maja mõõtjate näitude registreerimine Igakuine korterite mõõtjate näitude registreerimine Igakuine ilma mõõtjata kulude registreerimine majale Igakuine ilma valemita kulude registreerimine korterile Kulude arvestus perioodis, andmete kontroll Arvete genereerimine, loetelu, kontroll, trükkimine Kululiikide loetelu, Teenuste hindade loetelu Korterite andmed Korterite mõõtjad Korterile kehtivad kululiigid Kululiigiga seotud korterid Korteri kulude aruanne Maja kulude aruanne Majade mõõturite näitude aruanne AS Spin TEK 9

SUHTLEMINE Korterite saldod Laekumised Võlad Laekumised Kulud Statistika Raamatupidamine Elamumajandus Panga laekumiste sisestamine Andmed pearaamatusse Otsekorraldus Mõõtjate lugemine veebist Arvete saatmine veebi Oma andmete häälestus Majade mõõtjate aruanne Korterite võla aruanne Korterite viivise aruanne Võlgade analüüs Maja laekumised korterite kaupa Vabad päringud võlgade analüüsiks Vabad päringud laekumiste analüüsiks Vabad päringud nii ühistu, grupi, maja kui korteri kulude analüüsiks Statistika teostamiseks nii ühistu, grupi, maja lõikes Raamatupidamise aruannete trükk Elamumajandusameti poolt nõutav aruandlus Panga laekumiste sisestamine käsitsi või panga failist Andmete saatmine pearaamatusse kui on vastav ühendus Otsekorralduse failide ettevalmistus panka saatmiseks Veebireeni liidese kaudu saadud mõõtjate näitude sisselugemine Veebireeni liidese kaudu esitatavate arvete edastamine klientidele andmete häälestus veebireeni liidese kasutamiseks Laekumiste eksport Andmete eksport tarkvara SAF jaoks ANDMEBAAS Arve info Arvele trükitav informatsioon Kuu sulgemine Koopiate tegemine Andmebaasi taastamine Korrastus Sulgeb kuu andmed pärast arvete väljasaatmist Andmetest varukoopiate tegemine kas kõvakettale või flopile Andmete taastamine varukoopialt NB! Soovitav hooldajalt nõu küsida Andmete korrastamine andmebaasis AS Spin TEK 10

SPIN TEK Andmete arhiveerimine Eelnevate kuude andmete arhiveerimine Sisaldab andmed autorfirma kohta, müüdud litentsi numbri, litsentsi piirangu, mitmele korterile ostetud ja töökohtade arvu 4.1 ÜLDIST PROGRAMMI REENI KASUTAJALE Programmi loogiline ülesehitus on lihtsustatult järgmine: ta koosneb neljast suurest osast. Esimene osa on häälestus ja püsiandmed. Need on andmed, mis puudutavad antud valdkonda ja on püsivad või peaaegu püsivad. Neid hoitakse registrites, mida kasutaja saab ise täiendada. Programmi häälestamist alustades on soovitav esimese tööna sisestada registrid. See on ühekordne tegevus ja edaspidi toimuvad ainult väiksemahulised täiendused või muutused. Siia hulka kuulub ka kuluvalemite koostamine. Eelpoolnimetatud tööde tegemine tagab edaspidiseks normaalse ja mugava programmi kasutamise tema ettenähtud piirides. Programm sisaldab järgmisi registreid: pinna liigid, omandi liigid, elamute liigid, korterite mudelite register, elanike staatuse register, firmade register, teenuste ja nende hindade register, mõõtjate ja nende all-liikide register, jaotusvalemite register ja kululiikide register. Lisaks neile koostab kasutaja veel majade ja korterite registri, mis on kujutatud graafiliselt ning hõlbustab edaspidi oluliselt süsteemi kasutamist. Teine osa on programmi kasutamine igapäevaseks tööks. Sinna kuulub maja mõõtjate näitajate fikseerimine, kuluarvete registreerimine, korterite mõõtjate näitajate sisestamine, kuuarvete koostamine, kontrollimine ja trükkimine, laekumiste sisestamine jne. Kolmas osa on aruanded, testid ja analüüsid. Kui andmebaas on häälestatud ja perioodi andmed sisestatud, saab sellest osast aruandluse. Enne arvete väljasaatmist on võimalik kontrollida kogu kulude ja tulude bilanssi. Siin on ka vahendid võimalike vigade otsimiseks, samuti statistika aruanded. Neljas osa on rubriik andmebaas, kus on antud vahendid varukoopiate tegemiseks andmetest, andmete korrastamine, arhiveerimine ja andmebaasi taastamine. Viimast ei soovita teha ilma programmi hooldajaga konsulteerimata. Programm on üpris mahukas ja keerukas, kuid tõhus ja asendamatu. Seetõttu soovitavad autorid sõlmida hooldelepingu, mils garanteerib tasuta telefonikonsultatsioonid ja hooldaja toe mõõduka hinna eest Programm on kirjutatud võrguversioonis st. mitmele kasutajale ja omab põhjalikku õiguste süsteemi, mis võimaldab lisaks töö jagamisele jagada ka vastutuse. Kõik baasis teostatud tööd, mis on salvestatud, on seotud kasutaja nimega. AS Spin TEK 11

4.2 ÜLDISED KASUTAMISPÕHIMÕTTED Programmis on soovitav liikumiseks kasutada hiirt. Kui on sisestatud kasutaja nimi ja parool, jõutakse peamenüüsse. Seal olevatel nuppudelt avaneb hiire vasaku nupu klõpsuga peamenüü ja aknas peamenüü osa tegevuste gruppide loetelu. Hiire kursoriga vajalikule reale astudes ja hiire vasaku nupuga Klõpsides kaks korda avaneb soovitud tööaken Klõpsides üks kord aktiviseerub menüürida ja hiirega nupule VALI kõpsides üks kord avaneb samuti soovitud tööaken. Töö lõpetamiseks tuleb panna kinni kõik aknad ja jõuda peaaknasse, kus klõpsides nupule LÕPP väljutakse programmist. 4.3 PROGRAMMIS KASUTATAVAD NUPUD JA NENDE SISU UUS (LISA) - Avaneb või aktiviseerub koht uute andmete sisestamiseks (lisamiseks) MUUDA - Aknas valitud andmete rida saab muuta KUSTUTA - Kustutatakse aknas valitud andmete rida SALVESTA - Kirjutab lisatud, muudetud või kustutatud andmed andmebaasi. Andmete salvestamata jätmisel säilib andmebaasis endine seis. LÕPP - Lõpetab töö antud aknas ja viib tagasi peamenüüsse. Kui olete unustanud muutused salvestamata, siis tuletatakse seda teile meelde ja pakutakse võimalust andmed salvestada või jätta salvestamata. KATKESTA - Lõpetab tegevuse antud aknas ilma salvestamata ja andmebaasis säilib endine seis. OTSI - Nime või viitenumbri järgi otsimine üle kogu andmete struktuuri. > Kannab valitud rea ühest aknast teise >> Kannab kõik read ühest aknast teise. X kõik - Valitud tegevus tehakse kogu struktuuri ulatuses. Nendel nuppudel on üldine tähendus kogu programmi ulatuses. Kui tekst nupul on hall, siis ta ei toimi. Tavaliselt tähendab see seda, et kasutajal on loogiliselt või mõnel muul põhjusel selle funktsiooni kasutamine kas mõttetu või antud seisus keelatud. Peale selle kasutatakse palju nuppe konkreetses aknas ja nende sisu on toodud juhendi järgmistes osades. Kogu andmebaasi majade ja korterite otsimiseks on aken, kus majad ja korterid on kujutatud graafiliselt. Graafilist struktuuri on võimalik vaadata kahel viisil. Algselt pakutakse majade tänavalist jaotust. Klõpsides hiirega majal, avanevad selle maja korterid. Kui majad on jaotatud gruppidesse, saab valida majade gupi vajutades nupule AADRESS. Graafiline majade ja korterite kujutamine annab käepärase vahendi otsimaks õiget maja või selle korterit. Lisaks on akna alumises ääres maja ja korteri kiirotsimine, kuhu tuleb järjekorras sisestada maja tähis, korteri number ja kui on, ka korteri tähis. AS Spin TEK 12

4.4 PROGRAMMIS KASUTATAVAD KULUDE ARVELEVÕTMISE JA JAGAMISE PÕHIMÕTTED. Programm omab valemite registrit, kus koostatakse kõik kuluarvestuse ja -jagamise valemid. Valemid jagunevad kahte klassi. Esimesed on need, millega kulu registreeritakse (majale valem). Need jagunevad omakorda kaheks, millest ühtedega võetakse arvele mõõtjaga mõõdetavad kulud. Näiteks vesi, mis arvutatakse lähtuvalt mõõtja näitude vahest ja korrutatakse vee tariifiga. Teised võtavad kulud arvele summaliselt. Teist klassi valemid on kulude korteritele jagamise valemid (valem laiali). Ka need valemid jagunevad kaheks. Ühtedega võetakse arvele mõõdetavad kulud, teistega summalised kulud. Valemiga saab siduda mitu mõõtjat, mis on seotud majaga. Teises variandis saab valemiga siduda mitu erinevat tariifi. Häälestuse tagajärjel saab iga mõõtja või kulutariif järgi korterite loetelu, millele see kulu jagatakse. Igakuine töö arvete koostamiseks toimub neljas etapis. 1. Registreeritakse kõik ühistu või maja kulud -mõõdetavate kulude registreerimine -arvete ja kalkulatsioonide järgi kulude registreerimine 2. Registreeritakse kõik korterite mõõtjate lõppnäidud 3. Pannakse programm arvutama kuu tulemusi. Arvutamine toimub automaatselt kasutades alljärgnevat järjestust: 3.1. Registreeritud kulude arvutamine majadele -mõõtja näitude vahe * tariif -ilma mõõtjata kulud summana 3.2. Arvutatakse välja korteri mõõdetavad kulud -mõõtja näitude vahe * tariif 3.3. Arvutatakse välja korteritele määratud või jaotatavad kulud 3.4. Majade vahel jagatud kulud saadakse korterikulude liitmise teel (kui neid tarvis) 4. Koostatakse kulude bilanss ja kui see on õige, trükitakse välja kuu arved ja suletakse periood. Kokkuvõtteks. Programmi häälestuse tulemusena on tekkinud korterite jadad, mis on seotud mõõtja või tariifi kaudu vastava kululiigi ja kuluvalemiga. Pärast mõõtja näidu või summa sisestamist jagatakse kulu etteantud valemi järgi temaga seotud korteritele. Korteriga seotud mõõtjate sisestamise tagajärjel saadakse selle korteri mõõdetavad kulud, millele liituvad arvutatud või jagatud kulud, eelmiste perioodide võlad ja viivised. 4.5 ARUANDED, PÄRINGUD JA TESTID. Aruanded jagunevad suures piirides kaheks: 1. Valmis aruanded, mille valimine toimub nimekirja järgi. Sisaldab ka teste. 2. Päringud, mille antud temaatilises raamides saab koostada kasutaja. AS Spin TEK 13

Päringute temaatikad on järgmised: VÕLAD, LAEKUMISED, KULUD, SALDOD, STATISTIKA. Nende kasutamise õpetus on antud kasutamisjuhendi vastavas osas. 4.6 HÄÄLESTAMISE JUHEND Programmi häälestamist tuleks teha samas järjekorras, kui on menüüread Häälestuse menüüs. Ilma Aadresside ja Struktuurita ei saa programmiga töötada. Kui soovitakse maju grupeerida (üheks ühistuks) tuleb sisestada ka Grupid. Ülejäänud menüüread sisaldavad registreid, mille alghäälestused on toodud lisas. Vajaduse korral tuleb ka need registrid parandada või täiendada. Järgmiseks sammuks on püsiandmete sisestamine. Püsiandmeteks on majade ja korterite kirjeldused, kasutatavad mõõtjate liigid ning hinnad ja kululiigid. Majade ja korterite juures tuleb ära registreerida ka kõik paigaldatud mõõtjad koos registreerimisnumbrite ja algnäitudega. Siit tuleneb, et töö mugavuse huvides peaksid mõõtjate liigid olema sisestatud enne majade ja korterite kallale asumist. Hinnad ja kululiigid koos valemitega võimaldavad kulude arvutamist ja jagamist. Järgmisena tuleb määrata, millistele majadele, korteritele millised kululiigid jagatakse. Seda saab teha menüüreast Kehtestamine. 4.7 IGAPÄEVANE KASUTAMINE Igapäevane töö rendimooduliga seisneb majade kulude registreerimises ja korterite kulude arvutamises ning laekumiste sisestamises. Kui kuu andmed on sees ja kontrollitud, koostatakse arved ja saadetakse välja. Kulude sisestamine toimub peamenüü jaotuses Kulud. Oluline on jälgida, et ühe kuu kulud oleksid sisestatud ühe ja sama kuu kuupäevadega. 4.7.1 MAJA MÕÕTJATE JA KULUSUMMADE SISESTAMINE Valides menüüst Kulud Majade mõõtjate näidud saab sisestada majahaaval igale majja registreeritud mõõtjale jooksva näidu. Kui tegemist on sellise mõõtjaga, mis iga kuu näitab kogust, tuleb mõõtja sisestamisel nullida ka algnäit. Ülejäänud kulusummad sisestatakse menüürealt Kulud Majade kulud. NB! See ei ole mõõtjate näitude alusel arvutatud summade parandamise koht. 4.7.2 KORTERI MÕÕTJATE JA KULUSUMMADE SISESTAMINE Korterite mõõtjad sisestatakse menüürealt Kulud Korterite mõõtjate näidud. Mõõtjate näite saab sisestada kahel erineval moel, kasutaja valib endale sobiva. Ülejäänud kulusummad sisestatakse menüürealt Kulud Korterite kulud. NB! See ei ole mõõtjate näitude alusel arvutatud summade parandamise koht. Siit saab vajadusel sisestada eelmiste kuude parandussummasid. 4.7.3 KULUDE ARVUTAMINE, KONTROLLIMINE Kui kõik kuu kulud ja mõõtjate näidud on sisestatud, saab teha kulude arvutamise. Selleks tuleb minna menüüreale Kulud Kulude arvestus. Kulusid saab arvutada kas tänavale, grupile või kogu kinnisvara struktuurile. Kulude arvutamist poole pealt katkestada ei saa. Kui kuu on juba korra arvutatud, tuleb märkida tunnus ülekirjutamine. Vajutus nupule Kontroll toob ette kõikide AS Spin TEK 14

majades ja korterites registreeritud mõõtjate näidud valitud kuul. Peale arvete koostamist enam kulusid üle ei arvutata. 4.7.4 ARVETE KOOSTAMINE, TRÜKKIMINE Arved koostatakse pärast seda, kui kuu kulud on välja arvutatud ja kontrollitud. Arvele märgitakse maksetähtaeg, millest vajaduse korral hakatakse arvutama viivist. Arvele trükitavat infot saab muuta menüürealt Andmebaas Arve info. Arveid on võimalik välja trükkida neljas erinevas formaadis (vt. lisa). Arveid saab moodustada ja trükkida nii ühele korterile, majale, kui ka majade grupile ja kogu hallatavale kinnisvarale. Moodustamise ja trükkimise hulga määrab valiku täpsus struktuuripuus. Kui arvetesse on sattunud viga ja see avastatakse enne arvete väljasaatmist, saab arveid annuleerida ja uuesti moodustada. Pärast väljasaatmist arveid enam muuta ei tohi. Kõige kindlamalt tagab selle kuu sulgemine menüüst Andmebaas Kuu sulgemine. 4.7.5 LAEKUMISTE SISESTAMINE Laekumiste sisestamiseks tuleb peamenüüs vajutada nupule Suhtlemine. Edasi avanevas valikus on Panga laekumiste sisestamine. Laekumisi saab sisestada käsitsi või importides telepanga päringute failist. Telepangast sisse lugemiseks peab olema eelnevalt häälestatud pankade registris telepanga osa. Telepangast sisse lugemiseks tuleb kasutada pangaga kooskõlastatud viitenumbreid. Viitenumbrite koostamiseks on programmis võimalused Püsiandmed / Korterid all. Viitenumbri kontrollsumma koostatakse 7-3-1 meetodil. 4.8 ANDMETE HOOLDAMINE Kõik andmete hooldamisega seotud tegevused asuvad peamenüü valikus Andmebaas. Siin on tähtsamaks funktsiooniks andmetest koopiate tegemine, mis on väga oluline turvalisuse seisukohast. Iga tehniline rike või voolukatkestus võib nullida pikaajalise töö vilja. Iga andmete kogum vajab aeg ajalt ülevaatamist ja korrastamist. Seetõttu on hooldaja perioodiline andmete ülevaatamine hädavajalik. 4.8.1 KUU SULGEMINE Kuu sulgemine on vajalik selleks, et juba väljasaadetud arveid enam ei muudetaks. Kuu sulgemine ei ole tagasi võetav tegevus. Kuu sulgemist tohib teha ainult siis, kui ollakse veendunud, et kuu kulud on korrektselt arvutatud ja arved välja saadetud. 4.8.2 KOOPIATE TEGEMINE Andmetest koopiate tegemine tagab kasutajale kindluse, et ka avariide korral on võimalik oma tööd taastada. Lausa kohustuslik on koopiate tegemine peale arvete väljasaatmist. Kasulik on koopia teha ka pärast suuremamahulist andmete sisestamist. Koopiatele peaks andma arusaadavad nimed. Kõige kasulikum on näidata koopia nimes ära kuupäev, millist andmete seisu see koopia sisaldab. 4.8.3 ANDMEBAASI TAASTAMINE Andmebaasi taastamine tähendab seda, et võetakse koopiast sinna salvestatud hetkeseis ja kirjutatakse aktiivsetele andmetele peale. Kõik peale koopia AS Spin TEK 15

tegemist toimunud parandused ja täiendused lähevad kaotsi. Andmebaasi taastamist on vaja ainult sellisel juhul, kui aktiivsed andmed on lootusetult hävinud (näiteks viirused). Taastamisel tuleb väga hoolikalt jälgida, millise kuupäeva koopiat taastama hakatakse. NB! Tuleks kindlasti konsulteerida hooldajaga. 4.8.4 KORRASTUS Andmete korrastust peaks tegema peale programmi avariilist lõppemist (näiteks voolukatkestus). Andmete korrastus oleks hea ka peale suurel hulgal korduvaid kulude arvestusi ühele ja samale perioodile, samuti pärast suuremaid andmete kustutamisi ja parandusi. NB! Kui andmete korrastus annab mingeid teateid, tuleb viivitamatult pöörduda programmi hooldaja poole. 4.8.5 ARHIVEERIMINE Kui arvestust on peetud mitmeid aastaid, oleks otstarbekas vanemad aastakäigud arhiveerida. Arhiveerimise tagajärjel eraldatakse vanemad andmed omaette kataloogidesse ja töö jooksva perioodiga muutub kiiremaks ja tarkvarale hõlpsamaks. AS Spin TEK 16

5. KASUTAMISJUHEND Rendimoodul on üles ehitatud puukujulise struktuuriga. Pärast programmi käivitamist satub kasutaja peamenüüsse, mis hargneb seitsmesse harru. Iga haru jaoks on oma klahv, mis on alljärgnevad: Häälestus häälestusandmed antud ühistu või hooldefirma tarbeks. Jaguneb järgmisel tasemel 12 harusse. Püsiandmed antud firmale vajalik püsiandmete sisestamise, muutmise koht. Jaguneb 5 harusse. Kehtestamine siin kehtestataksekse kulude liigid konkreetsetele majadele ja häälestatakse kulud, mis jagatakse igale konkreetsele korterile. Kulud see on igapäevase töö koht, kus registreeritakse majale kõik mõõtjatega mõõdetavad kulud (kas mõõtjate näitude kaupa või summaliselt), ja kõik summalised kulud, mida ei mõõdeta. Siin sisestatakse korteri mõõtjad, teostatakse rendi arvestus ja koostatakse kuuarved korteritele. Aruanded Mahukas aruandluse pakett, milline võimaldab saada kõik soovitud analüüsid või andmed paljudes lõigetes. Jaguneb kaheksasse harru. Suhtlemine siin on realiseeritud side telepankadega ja raamatupidamisega Andmebaas siia on koondatud tegevused, mis kindlustavad andmete korrastamise andmebaasis. Samuti on siin koht, kus firma saab häälestada tekstid oma kuuarvetele. SPIN TEK siin andmed autorfirma kohta, litsentsi number, korterite piirang, kuni mitme korteri rendiarvestuseks litsent ostetud, töökohtade arv. AS Spin TEK 17

Pärast seda, kui on valitud hiire ühe klõpsuga peamenüüs vajalik nupp, avaneb selle haru sisu ekraani keskel olevas aknas. Kui olete hiirega liikunud vajalikule menüü reale ja klõpsite üks kord sellel real, saate nupuga VALI avada vajaliku akna. Kui klõpsite hiirega kaks korda menüüreal avaneb samuti vajalik aken. Nupp LÕPP peamenüüs lõpetab programmi kasutamise st. väljute programmist. MÄRKUS: Nüüd ja edaspidi räägime arvestusühikust korter, kuid mõtleme selle all nii eluruume kui ka mitteeluruume, seega üüritavaid pindu. AS Spin TEK 18

5.1 ÜLDANDMED JA HÄÄLESTUS Programm on mõeldud igapäevaseks kasutamiseks pärast seda, kui ta on häälestatud. Häälestamine tähendab seda, et registreeritake kõik tööks vajalikud püsiandmed ja ka andmed, mis muutuvad harva. Vajutades nupule Häälestus avaneb häälestusandmete loetelu, kus saab defineerida ühistule vajalikke andmeid. Häälestusandmete sisestuse ja kontrolli järjekord on skeemil 1. Häälestusandmetena sisestatud andmed ilmuvad töö käigus erinevate vormide juures valikuna andmevälja (sisestades andmeväljale soovitud häälestusandme esitähe leitakse vajatud sõna automaatselt nimekirjast. See on lihtsaim viis nende leidmiseks rippmenüüst.). Enamust häälestusandmeid saab lisada ka kohe vormis, kuid mugavam on siiski alustada programmiga tööd, kui häälestusandmed on eelnevalt sisestatud. 5.1.1 AADRESSID Rendimooduliga tööd alustades tuleb kõigepealt sisestada hallatava kinnisvara struktuur. Valides Peamenüüst nupu Häälestus alt valiku Aadressid, saab sisestada aadressid st. tänavate nimed, kus asuvad hallatavad majad. Uue tänava lisamiseks tuleb vajutada nupule Uus, Seejärel saab sisestada tänava nime ja see tuleb salvestada. Olemasolevaid nimesid saab muuta/parandada ja kustutada. Pikast nimekirjast leidmiseks on soovitav kasutada nuppu Otsi. Otsimine toimub nime või nimeosa järgi. AS Spin TEK 19

5.1.2 STRUKTUUR Eesmärgiga muuta programmi kasutamine mugavaks, on loodud graafiline struktuur, milline sisaldab majade ja teisel tasemel korterite puud. See graafiline struktuur on paigutatud eraldi aknasse ja avaneb igas kohas, kus tema kasutamine on programmis vajalik. Graafiliselt on kujutatud kõik majad ja klikkides hiirega vajalikul majal, avanevad samas struktuuris graafiliselt selle korterid. MÄRKUSED: 1. Graafikujoonte ristumiskohas pisike ruut tähendab seda, et antud kasutajal on õigus neid andmeid muuta ehk struktuur avaneb ruudukesele klikkides. 2. Kui on tarvis jagada kasutamisõigused mitme kasutaja vahel, tuleb pärast häälestust jagada ja sisestada kasutajad ja nende õigused. Pärast ühistu üldandmete sisestamist on esimene töö, mis tuleb ära teha, kinnisvara struktuuri sisestamine. Kinnisvara võib koosneda mitmest majast, ühest majast või majaosast. Kinnisvara struktuuri vaatamine on kujundatud graafilisena. Struktuuri põhielemendiks on korter. Fikseeritud peavad olema ka tühjad või omanikuta korterid. Struktuur häälestatakse lähtudes aadressist. Hiljem saab grupeerida maju ka ühistute kaupa. Kinnisvara struktuuri sisestamiseks, vaatamiseks ja muutmiseks tuleb valida peamenüüst Häälestus - Struktuuri loomine. Avaneb ekraanivorm Füüsiline struktuur, kus vasakul olevas aknas on näidatud kinnistu struktuur. AS Spin TEK 20

Sisestus toimub leheküljel Struktuuri loomine. Struktuuri sisestamisel tuleb valida tänava nimetus, mille alla hakatakse sisestama majasid ja majade külge omakorda kortereid. Töö lihtsustamiseks ja aja kokkuhoidmiseks on loodud võimalus sisestada mitu korterit ja maja korraga. Selleks tuleb numbriliselt näidata mitu korda uut korterit sisestame ja automaatselt luuakse soovitud arv kortereid numbrite kasvavas järjekorras, 1, 2, 3, 4, jne. Korteri tunnuses võib kasutada ka sümboleid, nt. 2a, 5b jne. Andmete muutmiseks valitakse või sisestatakse soovitud struktuuriüksuse number lahtrisse, mis asub struktuuriüksuste akna all ja tehakse muudatus ning vajutatakse nuppu Muuda. Akna all paremal valikutabelis on võimalik määrata arve esitaja logo, mis trükitakse arve päisesse. Kustutada saab vaid struktuuriüksuseid, millel puuduvad andmed. Üksuste kustutamiseks valitakse leheküljelt Üksuste kustutamine korter või maja, mida soovitakse eemaldada, ja vajutatakse nupule Kustuta. 5.1.3 GRUPI (ÜHISTU) ÜLDANDMED Seda haru kasutatakse juhul, kui hooldefirma teenindab mitut ühistut või kui soovitakse aruandlust saada mingites gruppides. MÄRKUS: Programmi kasutamise litsentsi ostnud hooldefirma või ühistu enda registreerimisandmed ja litsentsi parameetrid on sisestatud litsentsi müüja poolt ja ei ole kasutaja poolt muudetavad. AS Spin TEK 21

Ühistu üldandmete sisestamiseks tuleb valida Peamenüüst nupp Häälestus ning sealt Struktuuri loomine. Seejärel avaneb vorm Struktuuri loomine, kus saab sisestada rendimoodulit kasutavate ühistute üldandmed, mis trükitakse erinevatele aruannetele ja arvetele. Andmeid saab muuta või sisestada peale vajutust nupule Uus või Muuda. Tehtud muudatused tuleb salvestada. Ühistu üldandmeteks on: ühistu nimi, registreerimise number, käibemaksukohuslase number, aadress, telefon, üldpind, ühistule kuuluva maa suurus ja panga andmed. Panga andmete sisestamiseks tuleb vajutada nupule Arve info ja avanevast vormist Arve info valida sobivad pangad. Ühele ühistule võib määrata kahe panga andmed, arvele trükitakse mõlemad. 5.1.4 PANGAD Panga andmete sisestamiseks või muutmiseks tuleb valida Peamenüüst nupp Häälestus ning sealt edasi alajaotus Pangad. Avaneb vorm Pankade loetelu, kus saab sisestada panga koodi, nimetuse ja vajadusel ka korrespondeeriva konto numbri. Juhul, kui soovitakse kasutada sidet telepankadega, tuleb määrata ka telepanga protokolli formaat ja päringute asukoha kataloog. Pankade loetelu valik ilmub, kui hakatake sisestama ühistu üldandmeid. 5.1.5 PINNA LIIGID Pinna liigid määravad, kas tegemist on korteri või mingi muu pinnaga (garaaz, ateljee, kauplus). Sisestatud pinna liike saab hiljem valida korterite mudelite sisestamisel vastavast valikmenüüst (vt. punkt 5.1.8) või korteri püsiandmete sisestamisel. Kui on kirjeldatud mudelid ilmuvad pinna liigid ka korteri püsiandmetesse, kui valida soovitud mudel. Pinna liigid on vajalikud erinevate aruannete koostamisel ja statistikale. Pinna liikide nimekirja sisestamiseks tuleb valida Peamenüüst nupp Häälestus ning sealt Pinna liigid. AS Spin TEK 22

5.1.6 OMANDI LIIGID Kui on vaja aruandeid grupeerida omandi liikide kaupa, saab selleks kasutada korteri staatust, mis tuleb ära määrata korteri püsiandmete sisestamisel - kas tegemist on erastatud, munitsipaal- või mõne muu omandi liigiga. Korteri omandi liike saab sisestada, kui valida Peamenüüst nupp Häälestus ja sealt Omandi liigid. 5.1.7 ELAMUTE LIIGID Elamuliigid on vajalikud statistika aruannete koostamiseks. Sisestatud liikide valikut saab kasutada maja püsiandmete kirjeldamisel. Elamute liikide sisestamiseks tuleb valida Peamenüüst nupp Häälestus ning sealt Elamute liigid. Seejärel avaneb vorm Elamute liigid. Selle registri alghäälestus on tehtud vastavalt statistika aruande vormile. NB! Enne elamuliikide sisestamist oleks soovitav kontrollida, kas vastav statistika aruanne on enam kohustuslik. AS Spin TEK 23

5.1.8 KORTERITE MUDELID Korterite mudeleid kasutatakse korterite püsiandmete sisestamise lihtsustamiseks. Kui majas on palju ühesuguste parameetritega kortereid, saab lihtsalt häälestada korteri mudeli ja edasise töö käigus kopeerida see ühe klahvivajutusega kuhu tarvis. Korteri mudelite sisestamiseks tuleb valida Peamenüüst nupp Häälestus ning sealt Korterite mudelid. Selles vormis kirjeldatakse elamute erinevaid korterite mudeleid, kuhu kuuluvad järgmised andmed: tubade arv, üldpinna pindala, köetava pinna pindala, arvestusliku pinna pindala, maatüki pindala ja korteri pinna liik, mis on võimalik valida eelnevalt sisestatud loetelust (vt. punkt 5.1.5). Pindala mõõtühikuks on siin ja edaspidi ruutmeeter (m 2 ). Korteri mudelite loetelu ilmub korteri püsiandmete sisestamisel (vt. punkt 5.2.1). Korterite mudelid lihtsustavad oluliselt korruselamute püsiandmete sisestamist. 5.1.9 ELANIKE STAATUS Elanike staatus on vajalik korteri püsiandmete sisestamisel, et määrata, kes on korteri omanik, kes üürilised ja kui vaja, saab määrata ka koduloomad. Vastav loetelu ilmub, kui hakatakse sisestama korteri püsiandmetesse elanike lehte ja sealt saab valida korterisse kergesti kõik vajalikud staatused. AS Spin TEK 24

Korteri elanike staatuse sisestamiseks tuleb valida Peamenüüst nupp Häälestu ja sealt Elanike staatus. Avaneb vorm Elanike staatus. 5.1.10 FIRMA ANDMED Firma andmed on olulised nendele hooldefirmadele, kes on osa maju andnud hooldada eri firmadele ja soovivad pidada arvestust nende lõikes. Firma andmete sisestamiseks tuleb valida Peamenüüst - Häälestus ning seejärel Firmad. Avaneb vorm kuhu saab sisestada firmade nimede loetelu. Firma andmete sisestamine on vajalik siis, kui ühistu elamuid haldab mõni muu firma. Sellisel juhul näidatakse aruannetes ära firma nimi, mis haldab vastavat elamut. Samuti on võimalik firma nime abil koostada soovitud tulemusega päringuid. Kui Grupi all saadi aruandlus soovitavalt eraldi ühistute kaupa, siis siin saadakse aruandlus alltöövõtu firmade järgi. 5.1.11 KÄIBEMAKS Igale kululiigile saab kehtestada vajaliku käibemaksu. Kuna käibemaksu protsent võib muutuda, näidatakse ära ka iga protsendi kehtima hakkamise algus ja kehtivuse lõpp. Raamatupidamisaruannete ja andmete ülekannete jaoks saab ära määrata ka konto ja kulukirje, kuhu käibemaksu korjatakse. AS Spin TEK 25

5.1.12 KASUTAJA SALASÕNA MUUTMINE Igale kasutajale on süsteemi administraatori poolt registreeritud kasutajanimi. Kui uus kasutaja esimest korda rendimoodulisse siseneb, siis jätab ta salasõna sisestamata. Kohe lastakse tal endal salasõna valida. (NB! Iga kasutaja peab meeles oma salasõna ja garanteerib, et teised seda teada ei saaks.) Kui hiljem on vaja muuta oma salasõna, siis seda saab teha valides nupu Häälestus alt Kasutaja salasõna muutmine. Muuta saab ainult selle kasutaja salasõna, kellena ollakse programmi sisenenud. Ka administraator ei saa muuta teiste kasutajate salasõnu. Uus salasõna tuleb sisestada kontrolliks kaks korda ja hakkab kehtima pärast salvestamist. 5.1.13 KASUTAJAD/SÜSTEEMI ADMINISTREERIMINE Süsteemi administreerimine võimaldab luua kasutajad ja määrata neile õigused. Igale kasutajale on süsteemi administraatori poolt registreeritud kasutajanimi. AS Spin TEK 26

Süsteemi administraatoril on võimalus avada veel vorm Süsteemi administreerimine : Siin saab registreerida kasutajad, anda neile programmi kasutamiseks erinevaid õigusi ja määrata, milliseid programmiga seotud tegevusi saab kasutaja rakendada. Õigused on määratud 3 tasemega: vaatamise õigus (struktuuriüksuste kaupa) salvestamise õigus struktuuriüksuste kaupa salvestamise õigus tegevuste kaupa Vaatamise õiguse puhul saab kasutaja õiguse kas kõikide ühistutega, soovitud ühistutega või soovitud ühistu majadega seotud andmete jälgimiseks. Andmeid ei ole võimalik salvestada, muuta ega kustutada. Salvestamise õigust saab peale panna kas kõikidele ühistutele, soovitud ühistutele või soovitud ühistu erinevatele majadele. Samas saab ära määrata ka tegevuste salvestamise õigused, mis puudutavad eespool nimetatud struktuuriüksusi. Tegevuste salvestamise õigusi on võimalik anda tegevuse haaval, st. iga valik menüüst on mingi tegevus ja selle salvestamise õigust on võimalik määrata erinevatele üksustele. Kui kasutajal puudub salvestamise õigus, on salvestamise nupp hall s.o. mitteaktiivne. NB! Kui andmebaasi sisestatakse uus struktuur (maja), ei laiene olemasolevate kasutajate õigused sellele iseenesest, vaid tarkvara administraator peab kinnitama kasutajatele vajalikud õigused uue maja andmete käitlemiseks. MÄRKUS: Enne salvestamise õiguse andmist peab olema antud vaatamiseõigus. AS Spin TEK 27

5.2 PÜSIANDMETE SISESTAMINE Rendimooduli püsiandmeteks on: korteri andmed, majade andmed, majades ja korterites esinevate mõõtjate liigid, kehtivad tariifid/hinnad ning kululiikide loetelu koos arvutusvalemitega. 5.2.1 KORTERI ANDMETE SISESTAMINE Korteri püsiandmete sisestamiseks tuleb Peamenüüst valida nupp Püsiandmed ja selle all olevast valikust Korterid. Avaneb vorm Korterite püsiandmed, mis koosneb vasakul paiknevast kinnistu struktuuri aknast ja kuuest korteri andmeid iseloomustavast valiklehest, mis on järgmised: KORTER; ELANIKUD; SALDO; KULUD; MÕÕTJAD; TOETUS. Korteri kiireks leidmiseks struktuuriaknast on selle all olemas kolm lahtrit, kuhu saab sisestada maja tähise, korteri numbri ja vajadusel numbrile järgneva sümboli. Lisaks aadressi ja pinna järgi otsimisele saab otsida ka elaniku/omaniku nime või viitenumbri järgi. Viimatimainitud otsimise käivitamiseks tuleb vajutada nupule Otsi. Seejärel saab määrata, millise väärtuse järgi soovitakse otsida ja kui sobiva on leitud, satute nupule Vali vajutades aadress-struktuuris juba õigele pinnale. AS Spin TEK 28

Korterit iseloomustavad viit liiki andmed: omanik/ rentnik ja elanikud, korteri kirjeldus, korterile kehtivad kulud (korteri kulukaart), korteri finantsseis ja korterile määratud eluasemetoetused. 5.2.1.1 Korteri kirjelduse sisestamine Avades lehe Korter ja valides vasakul paiknevast kinnistu struktuuri aknast sobiva korteri tähise, saab sisestada korteri kirjelduse. Nupu Mudel alt saab valida juba eelnevalt sisestatud korteri mudeli (vt. punkt 5.1.8). Peale korteri mudeli andmete iseloomustavad korterit veel viitenumber, korrus, elanike arv, omandi liik, kasutusotstarve, kütte liik, vanni liik ning võimalik on määrata, kas tegemist on ühiskorteriga. Juhul kui on tegemist ühiskorteriga ja see on arvestuse seisukohalt oluline, tuleb teha selle sõna ees olevasse kasti märge. Juhul kui on tegemist tühjalt seisva (suletud) korteriga, tuleb vastavasse kasti teha märge. Väli Füüsiline/Juriidiline annab võimaluse sisestada pinda rentiva juriidilise isiku firma nime. Juriidilise isiku korral trükitakse arvele korteri numbri asemel firma nimi. Andmete muutmiseks tuleb täidetud väljad üle kirjutada ja vajutada nuppu Salvesta. Vanni liigi õige valik on oluline juhul, kui majas toimub vee jagamine normatiivsete koefitsientide järgi. Mõõtjate olemasolu korral vanni liigi väärtust ei arvestata. Viitenumbri kasutamise saab tegelikkuses käivitada peale kontrollsumma koostamist. Viitenumber on vajalik laekumiste automaatseks sisse lugemiseks telepanga failidest. Kontrollsumma koostamine on realiseeritud 7-3-1 meetodil. Kontrollsumma lisab viitenumbrile vajutus nupule Kontrolljärk. Peale kontrollsumma lisamist muutub viitenumber punaseks ja nupp Kontrolljärk ei ole enam valitav. Viitenumbri parandamisel peab uuesti koostama ka kontrollsumma. AS Spin TEK 29

MÄRKUS: Siin kasutatud korteri elanike arv ei ole seotud korteri elanike nimekirjaga, kuid on aluseks arvestustes ja statistikas, kus seda arvu tõlgendatakse kui tarbijate arvu antud korteris. 5.2.1.2 Omaniku ja elanike sisestamine Lehe Elanikud all saab sisestada omaniku isikuandmed ja aadressi (kellele esitatakse arve), elanike isikuandmed ning kommentaarid. Arve esitamise aadress võib erineda kinnisvara aadressist ja ongi vajalik ainult sellisel juhul, kui omanik soovib arve saamist erineval aadressil. Korteri elanike lisamiseks ja andmete muutmiseks on lehel Elanikud vastavad nupud Lisa ja Muuda. Andmete lisamisel avaneb vorm Uue lisamine. Korteri elanikku iseloomustavad järgmised andmed: staatus- võimalik valida rippmenüüst kuhu on eelnevalt staatuse liigid sisestatud, vt. punkt 5.1.9, perekonnanimi, eesnimi, isikukood, e-maili aadress, postiindeks, maakond, aadress ning telefon. Sellel vormil on võimalik näidata, kellele esitatakse arve. Selleks tuleb sõna Arve ees olevasse kasti märge teha. Võimalik on sisestada ka rendilepingu number ja märkusi rendilepingu kohta. Korteri elanike kustutamiseks tuleb valida lehel Elanikud soovitud inimese nimi ja kasutada nuppu Kustuta. AS Spin TEK 30

5.2.1.3 Laekumiste ja võlgade viiviste jälgimine Lehel Saldo on võimalik jälgida konkreetse korteri laekumisi ja võlgnevusi hetke seisuga. Samal lehel saab jälgida ka võlgade viivist ja vajadusel muuta viiviseprotsenti. Selleks tuleb üle kirjutada lahtris Viivise protsent olev protsendi suurus ja tegevus salvestada. Siin on ka võimalus võla/viivise mahakandmiseks või kehtestamiseks. Selleks tuleb vajutada nupule Muuta võlg ja sisestada muutus, kas + või märgiga. Võla/viivise parandamine muudab korteri finantsseisu viimasena genereeritud arvel. NB! Võla/viivise parandamine on erakordne tegevus ja seda tohib teha vahetult enne arvete väljasaatmist. Arvete annulleerimine kaotab võla/viivise parandused. Tuleb ette situatsioone, kus rentnik ei tasu oma arveid alati õigeaegselt ja lükkab maksmise edasi järgmistesse kuudesse. Et nendest korterites paremat ülevaadet saada on programmis võimalik anda korterile tunnus Ebatõenäoline laekumine tehes vastavasse kohta linnukese. Hiljem on võimalik koostada sellistest korteritest eraldi aruanne. Kui võlgnikku puudutavad dokumendid on juba kohtusse antud, saab kohtuasja seisu märkida väljal Kohtus kahesümbolilise lühendiga. Peale võla väljamõistmist saab kehtestada maksegraafiku tunnuse koos lõppkuupäevaga. Lahtrisse Kommentaar saab sisestada teksti, mis iseloomustab näiteks üürniku arvete laekumise iseärasusi. 5.2.1.4 Kulude jälgimine Lehel Kulud saab vaadata valitud korterile kehtivaid kulusid. Näidatud on kulu liik, vastava kulu tariif ja viivise suurus kroonides ja ka eurodes. Korterile kehtivaid kulusid saab siin vaadata juba eelnevalt arvutatud kuude kaupa. Automaatselt tuuakse ette jooksev kuu. 5.2.1.5 Korterite mõõtjate registreerimine Mõõdetavate kululiikide sisestamiseks ja arvutamiseks peavad olema kirjeldatud kõik mõõtjate liigid ja nende paiknemine korterites. Lehel Mõõtjad saab sisestada korteris paiknevad kõikvõimalikud mõõtjad. Et sisestada uus mõõtja, kasutatakse nuppu Lisa. Avaneb vorm Uue lisamine AS Spin TEK 31

Sellel vormil tuleb kõigepealt valida mõõtja liik ja seejärel - milline mõõtja selles liigis. Need andmed saab loetelust, mis on eelnevalt sisestatud häälestuse andmetena (vt. punkt 5.2.4). Igal mõõtjal on oma registreerimisnumber. Sisestada tuleb ka akteerimise kuupäev ning mõõtja algnäit. Koefitsent on tegur, millega tuleb näit korrutada, et saada õiged kulumahud. Mõõtja mahavõtmisel või vahetamisel tuleb sisestada mahavõtmise kuupäev ja mõõtja lõppnäit. Mahavõetud mõõtja näidatakse mõõtjate nimekirjas punase värviga. Mõõtja kustutamiseks märgistatakse lehel Mõõtjad väljavalitud mõõtja ja kasutatakse nuppu Kustuta. Ettevaatust mõõtjate kustutamisega, kui on juba sisestatud näite! Mõõtja andmete parandamiseks tuleb valida vajalik mõõtja ja vajutada nuppu Muuda. Avanenud aknas saab teha parandused, tulemus tuleb tingimata salvestada. Parandamisel tuleb arvestada, et registreeritud algnäitu kasutatakse korteri kulude arvutamisel. 5.2.1.6 Eluasemetoetuste sisestamine Viimasel lehel Toetused saab sisestada väljaarvutatud eluasemetoetusi. Toetusi saab sisestada ka tagantjärele. Selleks tuleb lihtsalt valida kuu, mille eest toetus on määratud. Kõik tagantjärele sisestatud toetused võetakse arvesse järgmisel arvete genereerimisel. Peale arvete genereerimist toetuse summat enam muuta ei saa. Vajaduse korral tuleb annulleerida arved. NB! Mitte teha pärast arvete väljasaatmist. Kui viga selgub pärast arvete väljastamist, tuleb see parandada järgmise kuuga. 5.2.1.7 Korteriomaniku vahetus Kõigis akendes, kus on näidatud maja ja korterite struktuuripuu, on välja toodud kasutusel olevad korterid kehtivate omanike ja üürnikega. Kui on vaja vaadata eelmiste omanike või lahkunud üürnike andmeid, tuleb teha märge struktuuripuu kohal olevasse kastikesse KÕIK ja seejärel on näha kogu korterite liikumise ajalugu. Kehtivad omanikud/üürnikud on märgitud kaustapildiga, lahkunud võtmega. AS Spin TEK 32

Korteri omaniku/üürniku vahetus toimub järgmiselt: Näide 1. Vana omanik lahkub, kohe tuleb uus. Valida korter Liikuda leheküljele Korterite püsiandmed - LEPING Sisestada väljale TEGELIK LÕPP lahkumise kuupäev. Salvestada. Küsimusele UUS OMANIK/RENTNIK vastata JAH Tekkis sama numbriga korter (VANALE TULI VÕTMEKE; UUS ON KOLLANE KAUST) Uuele korterile sisestada elanikud, viitenumber (NB! VANAST ERINEV!) Vana korteriga on kõik korras ja seda ei puutu. Näide 2. Vana omanik lahkub, korter jääb tühjaks. Valida korter Liikuda leheküljele Korterite püsiandmed - LEPING Sisestada väljale TEGELIK LÕPP lahkumise kuupäev. Salvestada. Küsimusele UUS OMANIK/RENTNIK vastata EI Tekkis sama numbriga korter (VANALE TULI VÕTMEKE; UUS ON VABA tunnustega) Vana korteriga on kõik korras ja seda ei puutu. Uue korteriga on kõik korras ja seda ei puutu enne, kui ilmub uus omanik. Näide 3. Korter oli tühi, tuleb uus omanik. Valida VABA korter Liikuda leheküljele Korterite püsiandmed - LEPING Sisestada väljale TEGELIK LÕPP lahkumise kuupäev. Salvestada. Tekkis sama numbriga korter (VANALE VABALE TULI VÕTMEKE; UUS ON KOLLANE KAUST) Uuele korterile sisestada elanikud, viitenumber (NB! VANAST ERINEV!) Vana korteriga on kõik korras ja seda ei puutu. Tarkvara arvestab mõõtjatega määratud kulud endisele või uuele omanikule vastavalt sellele, kuidas need sisestatud on, kuid muudel alustel jaotatavad või määratavad kulud jaotatakse uue ja vana omaniku vahel vastavalt lahkumis- ja lepingu sõlmimise kuupäevale. Vana omaniku saldo ja võlgnevuste arvestamist jätkatakse seni, kuni need eksisteerivad. Niikaua, kui eelmisel omanikul on võlg tasumata, trükitakse vastava maja arvete koosseisus välja ka meeldetuletusarve saatmiseks eelmisele omanikule, kus on näidatud tema võla summa. AS Spin TEK 33

5.2.2 MAJA ANDMETE SISESTAMINE Maja püsiandmete sisestamiseks tuleb Peamenüüst valida nupp Püsiandmed ja selle all olevast valikust Majad. Avaneb vorm Majade püsiandmed, mis koosneb vasakul paiknevast kinnistu struktuuri aknast ja kolmest maja andmeid iseloomustavast valiklehest, milleks on MAJA, KULUD, MÕÕTJAD. Maja kiireks leidmiseks struktuuri aknast on selle all olemas kaks lahtrit, kuhu saab sisestada maja tähise. 5.2.2.1 Maja kirjelduse sisestamine Avades lehe Maja ja valides vasakul paiknevast kinnistu struktuuri aknast sobiva maja tähise, saab sisestada maja kirjelduse. Siin on võimalik kehtestada ka struktuuri teine tase. Majad saab jagada gruppideks või ühistuteks. Selleks tuleb teostada valik aknas Aadress eelnevalt sisestatud loetelust, vt. punkt 5.1.2. Seejärel tuleb leheküljel Maja kõige ülemisel paremal rippmenüül valida vastav grupp (ühistu) ja see salvestada. Peale gruppideks jagamist saab kõikides kinnistu struktuuri akendes valida kahe struktuuri vahel. Selleks tuleb vajutada nupule Aadress või Grupp. Loetelust Elamu liik saab valida juba eelnevalt sisestatud elamu liigi, mis iseloomustab konkreetset maja, vt. punkt 5.1.7. Firma andmete sisestamine on vajalik juhul, kui ühistu elamuid haldab mõni muu firma. Sellisel juhul näidatakse aruannetes ära firma nimi, mis haldab vastavat elamut. Samuti on võimalik firma nime abil koostada soovitud tulemusega päringuid. Firma saab valida samuti juba eelnevalt sisestatud loetelust, vt. punkt 5.1.10. AS Spin TEK 34

Maja kirjeldusse on võimalik sisestada veel: maja ehitamise aasta, postiindeks, maakond, aadress, kommentaar konkreetse maja kohta, arvestuslik pind ruutmeetrites, maa suurus ruutmeetrites. Samuti on võimalik sellel lehel määrata maja mittelaekuvatele summadele viivise protsent. Siit sisestatud viivise protsent kehtib kogu antud maja korteritele, kui korterite püsiandmetes ei ole kehtestatud mingit teist protsenti. Aknast Tasutud võla jaotus viivisele tuleb valida võlgade/viiviste kinnikandmise järjekord raha laekumisel. Viivise arvutamine toimub arvel oleva maksetähtaja järgmisest päevast alates. Viivise protsent näitab viivist päevas. Võla summa muutub laekumise päevast. Samast hetkest muutub ka viivise summa. 5.2.2.2 Kulude jälgimine Lehel Kulud saab vaadata valitud majale kehtivaid kulusid. Näidatud on kulu liik ja vastava kulu suurus nii kroonides kui eurodes. Majale kehtivaid kulusid saab jälgida eelnevalt välja arvutatud kuude lõikes. 5.2.2.3 Majade mõõtjate registreerimine Mõõdetavate kululiikide sisestamiseks ja arvutamiseks peavad olema kirjeldatud kõik mõõtjate liigid, sealhulgas ka maja mõõtjad. Majadesse paigutatud mõõtjaid saab sisestada lehel Mõõtjad. Et sisestada uus mõõtja, tuleb kasutada nuppu Lisa. Avaneb vorm Uue lisamine Sellel vormil tuleb kõigepealt valida mõõtja liik ja seejärel, milline mõõtja selles liigis paikneb. Mõõtjate liigid saab loetelust, mis on eelnevalt sisestatud häälestus andmetena ja kuulutatud arvele mõõtjateks, vt. punkt 5.2.4. Igal mõõtjal on oma registreerimisnumber. Sisestada tuleb ka akteerimise kuupäev ning mõõtja algnäit. Koefitsent on kordaja, millega tuleb korrutada mõõtja näidud, et saada tegelik tarbimine. Mõõtja mahavõtmisel või vahetamisel tuleb sisestada mahavõtmise kuupäev ja mõõtja lõppnäit. AS Spin TEK 35

Mõõtja andmete parandamiseks valitakse vajalik mõõtja ja vajutatakse nuppu Muuda. Avanenud aknas saab teha parandused, tulemus tuleb kindlasti salvestada. Parandamisel tuleb arvestada, et registreeritud algnäitu kasutatakse maja kulude arvutamisel. Mõõtja kustutamiseks märgistatakse lehel Mõõtjad välja valitud mõõtja ja kasutatakse nuppu Kustuta. 5.2.3 HINDADE SISESTAMINE Püsiandmete alla kuulub ka rendimoodulis kasutatavate tariifide kehtestamine. Hindade sisestamiseks, muutmiseks ja kustutamiseks tuleb Peamenüüst valida Püsiandmed ning sealt Hinnad. Avaneb vorm Hindade liik. Selles vormis saab sisestada, muuta ja kustutada hinnaliikide nimesid. Kui hinnaliigid on sisestatud, tuleb konkreetsele liigile lisada kehtivad hinnatariifid. Selleks tuleb vajutada nupule Hinnad ning avaneb vorm Hinnad. AS Spin TEK 36

Selles vormis saab lisada, muuta ja kustutada kehtivaid tariife. Hinnad on võimalik sisestada nii eesti kroonides kui ka eurodes. Hinna sisestamisel tuleb näidata ka kuupäev, mis ajast vastav hind kehtib, ja hinna muutuse korral, mis ajani hind kehtib. Korraga võib kehtida ka mitu ühte liiki hinda. 5.2.4 MÕÕTJATE LIIGID Mõõtjate liikide sisestamiseks tuleb valida Peamenüüst nupp Häälestus ning sealt Mõõtjate liigid. Seejärel avaneb vorm Mõõtjate liikide sisestamine. Selles vormis saab sisestada mõõtja liigi üldnimetuse. Seejärel tuleb valida sisestatud liik ja vajutada nuppu Milline liigis. Avaneb vorm, millel on võimalik juba täpsemalt kirjeldada, milline mõõtja on etteantud liigis. Tunnus arvele tuleb kehtestada kõikidele maja mõõtjatele. See tähendab, et kulude arvestamisel jaotatakse mõõtjatega seotud kulud korteritele laiali. Olenevalt tunnuse arvele väärtusest, toimub mõõtjate valiku esitamine majade ja korterite püsiandmete sisestamisel. AS Spin TEK 37

5.2.5 KULUDE KIRJELDUS JA VALEMID Kulusid saab jagada mõõdetavateks ja jaotatavateks. Mõõdetavate kulude korral määravad makstava summa mõõtja näitude vahed. Mõõdetavad kulud on vesi, elekter, gaas ja soojus. Jaotatavad kulud on kõikvõimalikud teenused. Jaotatavaid kulusid saab jagada kas pinna suuruse või elanike arvu järgi. Kui maja kõikides korterites puuduvad mõõtjad, toimub näiteks veekulu jaotus maja mõõtja ja korterite mõõtjate summa vahele kas pinna või elanike arvu järgi. Samade reeglite järgi jagatakse ka maja üldkulusid veele ja elektrile. Kohati on ka levinud variant, kus osa kortereid omab mõõtjaid, osa jagatakse vastavalt tariifile (segavariant). Peale selle võivad esineda ka prognoositavad kulud (näiteks remondiraha korjamine). Sellisel juhul jagatakse prognoositav summa ajaperioodi peale ja siis edasi korteritele. Kui moodustatakse ühistu osakapitali, siis nende arvete esitamine ja laekumiste jälgimine toimub raamatupidamisprogrammis. Vastavasisulise teate/meeldetuletuse saab trükkida igakuulise arve vaba teksti piirkonda. AS Spin TEK 38

Kululiikide jagamise alghäälestuses toimub kõikide kululiikide jagamisreeglite (valemite) kirjeldamine ja struktuuriüksuste määramine, millele mingi kulu laieneb. Kulude kirjeldamiseks tuleb Peamenüüst valida nupp Püsiandmed ja selle all olevast valikust Kulude kirjeldus. Avaneb vorm Kululiigid. Uue kululiigi lisamisel tuleb sisestada kululiigi nimetus ja ka see, millise nimetusega soovitakse seda kululiiki arvele trükkida, tariifi ühik, kui soovitakse selle kulu hinna ühikut hiljem arvele trükkida ja kui kulule lisandub käibemaks, tuleb teha käibemaksu ette märge ja valida õige käibemaksu protsent. Määratleda tuleb ka see, kas tegemist on majale esitatava kuluga või korteritele jagatava kuluga. Nupp Teenused võimaldab jagada kululiigid arvel erinevatesse gruppidesse. Nupp Alternatiivne võimaldab määrata automaatselt alternatiivse kululiigi, kui mõõtjatega korter ei esita mõõtjate näite. Nupp Grupid võimaldab grupeerida sellised kululiigid aruandluse jaoks, kus toimub ühe summa jagamine mitme kululiigi vahel. Samuti saab sellel ekraanivormil sisestada kululiiki iseloomustavad raamatupidamislikud kontod. Kululiikidele jagamisreeglite ehk valemite kirjeldamine toimub nupu Valemid all. Avaneb vorm Valemid. Kõik valemid koostatakse etteantud parameetreid ja kululiigi indekseid kasutades (vt. lisa 1). Valikus on toodud ka kasutatavad tehtemärgid. Valemitesse võib lisada ka vajalikke konstante. AS Spin TEK 39

Valemid jagatakse kahte liiki. Valem arvele ja Valem laiali. Kõik täpselt mõõdetavad kulud kirjeldatakse valemiga Arvele, seda nii majade kui korterite korral. Väljend arvele tähendab siin kulu arvele võtmist ja ei ole seotud korterile väljastatava arvega. Kuna kõikidele mõõdetavatele kuludele on kehtestatud hind, tuleb reale Valem arvele/tariif valida õige hind. Real Kaalud tuleb näidata, milliste mõõtjate näite arvestatakse. Kõik jaotatavad kulud kirjeldatakse valemiga Laiali. Kui on tegemist mingi summa jagamisega, valitakse reale Valem laiali/tariif jagatav kululiik või hind, mida vajaduse korral jagatakse kas maja üldpinna või elanike arvuga. Seega saadakse tariif ühe ruutmeetri või ühe elaniku kohta. Reale Kaalud tuleb vastavalt valida korteri üldpind või elanike arv. Kaalud tähistavad siin suurust, millega saadud tariif korrutatakse. Real Valem laiali kirjeldatakse ka kõigi normatiivsete kulude jagamise valemid. Valemi koostamiseks tuleb vasakpoolsest aknast Parameetrid valida sobiv (vt. lisa 1). Kui valitud parameeter vajab täpsustust avaneb järgmine aken või läheb valik üle parempoolsesse aknasse Kululiigid. Täpsustuse kinnitamiseks tuleb avanenud akendest valida sobiv ja vajutada nuppu Salvesta. Kululiigi indeksi valimiseks tuleb vajalikul kululiigil teha topeltklikk. Tehtemärkide valikuks tuleb samuti vajalikul teha topeltklikk. Funktsioon SUM võib vajada kas ainult parameetrit või nii parameetrit kui ka kululiigi täpsustust. Koefitsiente tähendavad parameetrid saavad oma täpsustused korteri püsiandmetest. Seetõttu on oluline, et püsiandmete sisestamisel määrataks ära Pliidi liik, Kütte liik ja Vanni liik (vt. punkt 5.2.1). Periood kuudes tähendab seda, et kulusumma jagatakse vastavate kuude arvuga ja salvestatakse kulusse juba ette ära. NB! Kui juhtub, et valemi koostamisel läks parameetrite ja täpsustuste valimisel midagi nii valesti, et programm ei suuda enam toime tulla, tuleb minna tagasi peamenüüsse ja proovida uuesti. Kui valemis sulgude arv ei klapi, annab AS Spin TEK 40

programm salvestamisel hoiatuse, kuid salvestab siiski valemi ära. Sellised valemid tuleb ära parandada, sest muidu hakkavad nad hiljem kulude arvutamisel vigu andma. AS Spin TEK 41

5.3 KULUDE KEHTESTAMINE Kulude kehtestamine määrab kululiigid, mida arvestatakse majades ja jaotatakse korteritele. Kulusid saab kehtestada kogu ühistule, eraldi majadele (ka ühistu koosseisus) või korterite loetelule. Kui kulu on registreeritud kogu ühistule, kehtib ta kõigile korteritele, kui majale, siis ainult selle maja korteritele, kui korterite loetelule majas, siis ainult neile korteritele. 5.3.1 KULUDE KEHTESTAMINE MAJALE Valides Peamenüüst nupu Kehtestamine ja selle all avanevast loetelust Majale arvestatavad kulud avaneb vorm Maja kulud, kus on võimalik valida majale kehtivaid kulusid. Avaneva vormi vasakul pool on kinnistu struktuuri aken. Sealt valitakse välja ühistu maja aadress ja selle all paikneva konkreetse maja number, millele on vaja kulusid kehtestada. Vormi Maja kulud paremal pool on kaks väiksemat akent. Esimeses aknas on eelnevalt kirjeldatud kululiikide loetelu majadele (vt. punkt 5.2.5.) ja paremale tulevad valitud majale kehtestatavad kululiigid. Selleks, et majale kululiik kehtestada, märgistame etteantud kululiigi vasakpoolses aknas ja vajutame ühe noolega nupule. Kui soovime kehtestada kõiki kululiike korraga vajutame kahekordse noolega nupule. Kui ühele kululiigile kehtivad erinevates majades erinevad hinnad, peame maja siduma õige hinnaga. Vajutades nupule Mõõtja, hind avaneb järgmine aken, kus tuleb siirduda lehele Hind. AS Spin TEK 42

Kõigepealt tuleb valida õige hinnaliik ja seejärel sobiv hind. Tehtud valik tuleb salvestada. Kui tehakse muutusi hindade sidumisel, tuleb salvestada ka kogu kehtestamine. Kui majale jagatakse teises majas asuva mõõtjaga mõõdetud kulusid, tuleb maja siduda õige mõõtjaga. Selleks vajutatakse nupule Mõõtja, hind. Avaneb järgmine aken, kus tuleb valida leht Mõõtja. AS Spin TEK 43

Aknast Maja saab valida maja, kus mõõtja asub. Ülemisse loetellu ilmuvad kõik valitud majas asuvad mõõtjad. Seejärel liigutakse vajalikku liiki mõõtja peale ja kantakse ta noolega alla alumisse loetellu. Valik tuleb salvestada. Kui tehakse muutusi mõõtjate sidumisel, tuleb salvestada ka kogu kehtestamine. Ühele kululiigile ei saa korraga kehtestada seost hinna ja mõõtjaga, need tööd tuleb teha kordamööda ja kumbki eraldi salvestada. 5.3.2 KULUDE KEHTESTAMINE KORTERILE Valides Peamenüüst nupu Kehtestamine ja selle all avanevast loetelust Korterile kehtivad kulud avaneb vorm Korterite kulud, kus on võimalik valida korterile kehtivaid kulusid. Avaneva vormi vasakul pool on kinnistu struktuuri aken. Sealt valime välja ühistu ja selle all paikneva maja ning korteri, millele me soovime kulusid kehtestada. Vormi Korterite kulud paremal pool on kaks väiksemat akent. Esimeses aknas on eelnevalt kirjeldatud kululiikide loetelu (vt. punkt 5.2.5.) ja paremale tulevad valitud korterile kehtestatavad kululiigid. Selleks, et korterile kululiik kehtestada, tuleb märgistada etteantud kululiik vasakpoolses aknas ja vajutada ühe noolega nupule. Kui soovitakse kehtestada kõiki kululiike korraga, tuleb vajutada kahekordse noolega nupule. Kui soovimtakse valitud kululiiki kehtestada kõikidele valitud maja korteritele või korterite grupile, tuleb kasutada nuppu Kõik korterid ja suunata ühekordse AS Spin TEK 44

noolega avanevast korterite loetelust vasakust aknast paremasse soovitud korterite loetelu. Vajutus nupule Vali näitab valitud korterite loetelu ja nüüd saab vajutada nupule Lisada korterite grupile, mis kehtestab valitud kululiigi määratud korterite grupile. Ja kui on vaja kehtestatud kululiik kõikidelt selle maja korteritelt kustutada, märgistatakse soovitud kululiik kõige parempoolses aknas ja vajutatakse nuppu Kustuta korterite grupilt. Ülemises parempoolses aknas Mõõtjad näidatakse valiku lihtsustamiseks, millist liiki mõõtjad on korterisse paigaldatud. Kui korteritele kehtivad ühe kululiigi osas erinevad hinnad, tuleb ka need ära valida. Seda teostatakse vajutades nupule Mõõtja,hind,maja kululiik, seejärel avaneb uus aken. Edasi tuleb siirduda lehele Hind. Kõigepealt tuleb valida õige hinnaliik ja seejärel sobiv hind. Tehtud valik tuleb salvestada. Kui tehakse muutusi hindade sidumisel, tuleb salvestada ka kogu kehtestamine. Kui maja mõõtjaga on seotud grupp kortereid (üks trepikoda) või maja mõõtja jaguneb mitme maja korteritele, tuleb näidata, millise mõõtja kulud korterile jagatakse. Selleks tuleb vajutada nupule Mõõtja, hind, maja kululiik. Avaneb järgmine aken, kus tuleb valida leht Mõõtja. Aknast Maja saab valida maja, kus mõõtja asub. Ülemisse loetellu ilmuvad kõik valitud majas asuvad mõõtjad. Seejärel tuleb liikuda vajalikku liiki mõõtja peale ja kanda ta noolega alla alumisse loetellu. Valik tuleb salvestada. Kui tehti muutusi mõõtjate sidumisel, tuleb salvestada ka kogu kehtestamine. Ühele kululiigile ei saa korraga kehtestada seost hinna ja mõõtjaga, need seosed tuleb teha kordamööda ja eraldi salvestada. AS Spin TEK 45

Kui majale sisestatud kulusumma läheb jagamisele mitme maja korterite vahel, tuleb valida lehelt Maja kululiik maja, millisele on summa sisestatud ning määratleda, millise kululiigiga on tegemist. AS Spin TEK 46

5.4 KULUD Igakuiste kulude sisestamiseks ja arvete koostamiseks tuleb valida peamenüüst nupp Kulud. 5.4.1 MAJADE MÕÕTJATE NÄIDUD Et iga kuu oleks võimalik koostada arveid mõõdetavate kulude kohta, peavad olema registreeritud kõikide, nii majades kui ka korterites, paiknevate mõõtjate näidud. Majade mõõtjate näitusid saab sisestada, kui valida Peamenüüst nupp Kulud ja selle all olevast loetelust Majade mõõtjate näidud. Avaneb vorm Majade mõõtjate näitude registreerimine. Avaneva vormi vasakust aknast tuleb valida soovitud ühistu all paiknev maja. Maja kiiremaks leidmiseks struktuuri aknast on selle all olemas kaks lahtrit, kuhu saab sisestada otsitava maja tähise. Leidnud vajaliku maja valime parempoolsest aknast vajaliku mõõtja ja vajutades nupule Lisa saab sisestada selle konkreetse mõõtja näite. Maja mõõtjate puhul on lubatud mõõtja algnäidu nullimine, sest osa mõõtjaid alustavad iga kuu uuesti nullist (soojusenergia). Kuupäevaks tuleb sisestada see kuu, millele kulu jagatakse. Sisestatud andmed fikseerib salvestamine. Mõõtja näidu kustutamiseks tuleb vajutada nupule Kustuta. Sisestatud näite saab parandada kui vajutada nupule Muuda. Mõõtjate näitude kustutamine ja parandamine muudavad korteritele jagatavate kulude summat. Seega tuleb peale muudatusi teha uus kulude arvutamine. Kui kuule on koostatud arved, muutmist enam ei lubata. Vajaduse korral tuleb arved annulleerida. NB! Mitte teha pärast arvete väljasaatmist. Kui viga avastatakse peale arvete väljastamist, tuleb see parandada järgmise kuuga. AS Spin TEK 47

5.4.2 KORTERITE MÕÕTJATE NÄIDUD Korterite mõõtjate näitude sisestamiseks tuleb valida Peamenüüst nupp Kulud ja selle all olevast loetelust Korterite mõõtjate näidud. Avaneb vorm Korterite mõõtjate näitude registreerimine. Avaneva vormi vasakust aknast tuleb valida soovitud maja ja korter. Vormi paremal poolel on kaks erinevat võimalust mõõtjate näitude sisestamiseks. Iga kasutaja valib omale sobivama. Korteri kiiremaks leidmiseks struktuuri aknast on selle all olemas kolm lahtrit, kuhu saab sisestada otsitava maja ja korteri tähise. Leidnud vajaliku korteri, saab lehe Üldine parempoolsest aknast valida mõõtja liigi. Vajutades nupule Lisa saab sisestada kõikide seda liiki mõõtjate näite. Sisestada on vaja ainult lõppnäidud. Algnäidu arvutab programm automaatselt. Kuupäevaks tuleb sisestada see kuu, mille eest esitatakse arve. Sisestatud andmed fikseerib salvestamine. Peale salvestamist saab samalt vormilt valida järgmise korteri numbri ja jätkata sisestamist. AS Spin TEK 48

Lehe Korterile korral saab peale korteri määramist sisestada lõppnäite korteri kõigi mõõtjate loetelusse. Kui aknas ei ole otsitavat mõõtjat, on see korterile registreerimata (vt. punkt 5.2.1.5). Mõõtja näidu kustutamiseks tuleb vajutada nupule Kustuta. Sisestatud näite saab parandada, kui vajutada nupule Muuda. Mõõtjate näitude kustutamine ja parandamine muudavad korteri kulude summat. Samuti võivad nad muuta nende korterite kulu suurust, millistele toimub seda liiki kulu jagamine normatiivsete valemite järgi. Seega tuleb peale muudatusi teha uus kulude arvutamine. Kui sellele kuule on juba koostatud arved, muutmist enam ei lubata. Vajaduse korral saab arved annulleerida. NB! Mitte teha peale arvete väljasaatmist. Kui viga avastatakse pärast arvete väljastamist, tuleb see parandada järgmise kuuga. 5.4.3 MAJADE KULUD Peale mõõdetavate kulude on majal ka muid kulusid. Nende sisestamiseks valime Kulude all olevast loetelust Majade kulud. Avaneva vormi vasakust aknast tuleb valida soovitud ühistu all paiknev maja. Maja kiiremaks leidmiseks struktuuri aknast on selle all olemas kaks lahtrit, kuhu saab sisestada otsitava maja tähise. AS Spin TEK 49

Leidnud vajaliku maja, valime parempoolsest aknast vajaliku kululiigi. Alumisse listi ilmuvad seda liiki kulude summad kuude kaupa. Vajutades nupule Uus saab lisada järgmise summa. Parandamine on lubatud kuni arvete genereerimiseni. Kui kuule on tehtud juba vähemalt üks kulude arvestus, ilmuvad listi ka mõõtjatega kululiikide summad. NB! Mõõtjatega kululiike siit mitte parandada. Tuleb korrigeerida algandmeid, ehk see tähendab mõõtjate näite (vt. punkt 5.4.1). Kulude summade kustutamine ja parandamine muudavad korteri kulude summat. Seega tuleb peale muudatusi teha uus kulude arvutamine. Kui sellele kuule on juba koostatud arved, muutmist enam ei lubata. Vajaduse korral saab arved annulleerida. NB! Mitte teha peale arvete väljasaatmist. Kui viga avastatakse peale arvete väljastamist, tuleb see parandada järgmise kuuga. 5.4.4 KORTERITE KULUD Kui on vaja sisestada täiendavaid kulusummasid või teha eelmistesse kuudesse mingeid parandusi, siis nende sisestamiseks valitakse Kulude all olevast loetelust Korterite kulud. Avaneva vormi vasakust aknast tuleb valida soovitud ühistu all paiknev maja ja korter. Korteri kiiremaks leidmiseks struktuuriaknast on selle all olemas kolm lahtrit, kuhu saab sisestada otsitava maja ja korteri tähise. Leidnud vajaliku korteri, valime parempoolsest aknast vajaliku kululiigi. Alumisse listi ilmuvad seda liiki kulude summad kuude kaupa. Vajutades nupule Uus saab lisada järgmise summa. Parandamine on lubatud kuni arvete genereerimiseni. Kui kuule on tehtud juba vähemalt üks kulude arvestus, ilmuvad listi ka mõõtjatega kululiikide summad. NB! Mõõtjatega kululiike siit mitte parandada. Tuleb korrigeerida algandmeid, ehk see tähendab mõõtjate näite (vt. punkt 5.4.2). Kulude summade kustutamine ja parandamine muudavad korteri kulude summat. AS Spin TEK 50

Seega tuleb peale muudatusi teha uus kulude arvutamine. Kui sellele kuule on juba koostatud arved, muutmist enam ei lubata. Vajaduse korral saab arved annulleerida. NB! Mitte teha peale arvete väljasaatmist. Kui viga avastatakse pärast arvete väljastamist, tuleb see parandada järgmise kuuga. Kui kõigile, või paljudele korteritele on vaja sisestada mittearvutatavat kulu, tuleks valida akna parempoolsest osast leht Kululiik. Siin saab sisestada kulude summasid kõikidele neile korteritele, kus arvestatakse sellist kulu, järjest. Kui selline, mittearvutatav kulu kehtib mitme kuu jooksul, saab seda kopeerida vajalikesse kuudesse. Selleks tuleb vajutada nupule Kopeeri ja näidata ära kuude arv. Kui mingitele korteritele on vaja teha tagasiarvestust nii, et vahe jagatakse ülejäänud korteritele, tuleb kõigepealt teha kulude arvutus ilma tagasiarvestusteta. Järgmisena sisestatakse parandus - märgiga vajaliku korteri(te) kuludesse ja tehakse uus kulude arvestus. NB! Maja kulude summa ei muutu. 5.4.5 KULUDE ARVUTUS Kui kõik mõõtjate näidud ja summalised kulud on sisestatud, saab teha kulude arvutuse. Selleks tuleb valida loetelust Kulude arvestus. Avaneb järgmine vorm. AS Spin TEK 51

Kulusid saab arvutada kas kogu kinnistu struktuurile või mingile tänavale või grupile või ühele majale eraldi. Kui arvutamine toimub ainult ühele majale, peaks jälgima, et see maja ei osaleks mingis kulude jaotamises mitme maja vahel. Kogu struktuuri valimiseks tuleb klikata hiirega ruudukeses Kõik. Märk ruudukeses tähendab kogu struktuuri valikut. Kui ruuduke on tühi, saab valida aadressi või gruppi. Tänava/grupi all olevast valikust saab valida üksiku maja, millele teha kulude arvutust. NB! Üksiku majana ei tohi arvutada selliseid maju, kus toimub mingi kulu jagamine teiste majadega. Valikute all näidatakse viimati arvutatud perioodi ja veel allpool saab määrata perioodi, mida soovitakse arvutada. Ruuduke Ülekirjutamine tuleks märkida siis kui arvutusi tehakse korduvalt. Kui arvutatavale kuule on juba genereeritud arved, arvutust üle ei tehta. Vajaduse korral tuleb annulleerida arved. NB! Mitte teha peale arvete väljasaatmist. Arvutuse käivitamiseks vajutada nuppu Arvutus. Arvutamise käigus toimub andmete läbivaatamine mitu korda. Kõigepealt vaadatakse läbi majade kulud arvele. Järgmisena tehakse korterite kulud arvele. Nende kahe sammu tulemusena tekivad summad, mis jagatakse korteritele laiali. Arvutamist katkestada ei saa. Vajutades nupule Kontroll saab aruande, kus on toodud jooksva kuu majade ja korterite mõõtjate näidud. Siit leiab üles sisestamata jäänud korterid, kui märkida ära ruuduke lahtri Puudub lõppnäit ees, saadakse näidikute nimekiri, mille näidud on sisestamata. 5.4.6 ARVED Kui kõik vajalikud kulud on sisestatud, kontrollitud ja arvutatud, saab asuda arvete koostamisele. Selleks valida peamenüüst nupp Kulud ja järgmisena AS Spin TEK 52

avanevast valikust Arved. Avaneb vorm Arved, mis koosneb vasakul paiknevast kinnistu struktuuri aknast ja paremal pool asuvatest juhtklahvidest. Arvet saab koostada kas kogu struktuurile, aadressile/grupile, ühele majale või ühele korterile. Valiku täpsuse määrab asukoht kinnistu struktuuril, mida saab näha ka vormi parempoolse osa ülemises jaotuses. Arvete koostamiseks tuleb valida kuu ja määrata maksetähtaeg. Arvete koostamist alustatakse peale vajutust nupule Genereerimine. Kui mingil põhjusel on vaja arved tühistada, saab seda teha vajutusega nupule Annulleerimine. Tühistada saab ainult viimasena genereeritud arveid. NB! Peale arvete väljasaatmist ei tohi enam teha parandusi, mis muudavad korterite kulusummasid. Kui kuu on suletud (vt. punkt 5.7.2) ei saa arveid enam tühistada. Enne arvete genereerimist võiks üle vaadata ka testide tulemused. Selleks vajutada nupule Testid. Järgmisena avaneval vormil on kolm valikut: Kas kõik kehtivad kulud on olemas Millised on käsitsi parandused (maja) Millised on käsitsi parandused (korterid) Kõigi kolme valiku tulemuseks on aruanne, mida saab vaadata ja välja trükkida. Vajutades nupule Arvete loetelu näeb ja saab välja trükkida valitud kuus genereeritud arveid korterite ja majade kaupa. Vajutades nupule Trükkimine avaneb vorm Trükkimine. AS Spin TEK 53

Avaneva vormi ülemises osas on näha tekstid, mis trükitakse arvele (vt. punkt 5.7.1). Vormi alumises osas saab sisestada arvele trükitava kuupäeva ja maksetähtaja. Vajutades nupule Trüki Saadetakse valitud arved trükkalile. Valiku täpsuse määras asukoht kinnistu struktuuril. Vajutades nupule Vaata näeme arveid ekraanil. Juhul kui kasutatakse postitusfirma teenuseid tuleb vajutada nupule Saata TXT. Sellisel juhul moodustatakse tekstifail mis saadetakse postitusfirmale. Faili nime ja asukoha määrab väli Ekspordi faili nimi. Valikust Arve tüüp saab valida arve trükivormi. Vajutades nupule Kululiikide arv näeme maksimaalset kuluridade arvu valitud korterites antud kuul. Valides trükivormi, näeme paremal nurgas võimalikku kuluridade arvu lehel. Linnukesed Reklaami ja Maksekorralduse ees tähendavad seda, kas vastavad read trükitakse arvele või ei. Nende valikute ärajätmisega saab suurendada lehele mahtuvate kuluridade arvu. Eurole ülemineku tõttu on arvetel näidatud summad kahes valuutas. Kuna mitte kõik korteriühistud ei soovi pärast kohustusliku kuuekuulise üleminekuaja lõppu lõpetada summade näitamist ka kroonides, on loodud võimalus valida, kas näidata summasid ainult eurodes või ka kroonides. Selleks tuleb teha märge vastavasse lahtrisse leheküljel Trükkimine. AS Spin TEK 54

5.5 ARUANDED Aruanded jagunevad kahte liiki - tavalisteks ettemääratud aruanneteks ja päringulisteks aruanneteks. Päringulised aruanded võimaldavad kasutajal endal valida temaatiliste päringute vormi. Vasakpoolsest veerust on võimalik valida korterite hulka, mis võetakse aruandesse. Kui valikut ei ole täpsustatud tulevad aruandesse kõik kinnistu struktuuriüksused. Valiku teostamiseks avaneb aken, kus vasakpoolses osas on kogu võimalike valikute hulk. Üks nool paremale valib (kannab parempoolsesse ossa) ühe rea, kaks noolt kogu valiku. Nupp Lõpp tähendab siin seda, et valik on tehtud. Valikud Grupp ja Aadress on teineteist välistavad. Keskmises veerus on toodud tunnused, mille järgi aruanne teeb vahesummasid. Kui on vaja ainult maja summasid kokku, tuleb võtta korteri eest märge ära. Parempoolses veerus on toodud võimalikud aruande veerud. Päringuliste aruannete alumisest osast on veel võimalik valida täiendavaid tingimusi. Nupp Aruanne näitab aruannet ekraanil. Nupp Trüki saadab aruande printerisse. 5.5.1 KULULIIGID, HINNAD Aruanne Kululiigid, hinnad on puhtalt kontrolliva iseloomuga. Siin tükitakse lihtsalt välja kõik kululiikide valemid ja kõik kirjeldatud hinnad. AS Spin TEK 55

5.5.2 MAJADE KULUDE JAOTUS Menüürea Majade kulude jaotus all on terve rida aruandeid. Nende aruannete puhul saab kinnistu struktuurist valida ainult ühe maja täpsusega. Vajutades nupule Korterite andmed saab valitud maja kõikide korterite püsiandmete loetelu. Vajutades nupule Korterite mõõtjad saab valitud maja kõikides korterites registreeritud mõõtjad. Vajutades nupule Korterite kululiigid saab valitud maja korteritele kehtestatud kululiigid (vt. punkt 5.3.2) koos kuluarvestamise valemitega (vt. punkt 5.2.5). Vajutades nupule Kululiikide korterid saab valitud maja kohta kululiikide lõikes korterite loetelu, millele on kehtestatud antud kululiik. Vajutades nupule Korterite aruanne saab valitud maja kohta korterite kulude aruande koos mõõtjate näitudega selles kuus. Vajutades nupule Majade aruanne saab valitud majale sellel kuul esitatud kulude summad. AS Spin TEK 56

Vajutades nupule Majade mõõturite näidud saab valitud majas valitud kuus registreeritud mõõtjate näidud. Vajutades nupule Majade mõõtjad saab valitud majas registreeritud mõõtjad koos nende mõõtjatega seotud korteritega (ka teistes majades asuvad korterid, mis on seotud selle maja mõõtjatega) (vt. punkt 5.3.2). Vajutades nupule Koguste aruanne saab valitud majas ja korterites valitud kuus registreeritud valitud mõõtjate näidud ja näitude vahed. 5.5.3 KORTERITE SALDOD Saldode aruannetest on võimalik saada erinevaid aruandeid maja või korterite seisust. Saldo aruannete kuu lõppsaldod tekivad siis, kui genereeritakse järgmise kuu arved. Kuni selle hetkeni ei ole kuu seis veel lõplik, sest võivad tulla laekumised ja võla/viivise mahakandmised (vt. punkt 5.2.1.3) Valides vormi vasakul poolel paiknevast kinnistu struktuuri aknast vajaliku maja või korteri peab määrama perioodi, mille kohta saldosid soovitakse. Kui valiti maja taseme, saab aknas Korterile määrata, kas aruanne näitab saldosid korterite lõikes või summeerib maja kokku. Vajutades nupule Võlg saab aruande, kuhu tuuakse võlg kuu alguseks, selles kuus arvestatud kulud, AS Spin TEK 57

toetused, parandused ja laekumised. Lõppsaldo on olemas juhul, kui on juba genereeritud järgmise kuu arved. Vajutades nupule Viivis saab aruande, kuhu tuuakse ainult viivisega seotud liikumised. Lõppsaldo on olemas juhul, kui on juba genereeritud järgmise kuu arved. Vajutades nupule Detailne saab ühes aruandes koos nii võlgade kui ka viiviste muutused. Kui on vaja kokkuvõtlikku aruannet hooldavate firmade lõikes, tuleb valida leht Firmade saldod. Valides vormil nupu Kululiigid saab kokkuvõtliku kulude aruande risttabeli kujul. Nupp Tariifid annab ülevaatearuande kõikidele korteritele kehtivate kõikide tariifide kohta. Kõiki sellel vormil kirjeldatud aruandeid saab vaadata, trükkida või eksportida. 5.5.4 LAEKUMISED Valides vormi vasakul poolel paiknevast kinnistu struktuuri aknast vajaliku maja või korteri tuleb määrata periood, mille kohta laekumisi soovitakse. Laekumised tuuakse aruandesse erinevate laekumiste kaupa kuupäevaliselt. 5.5.5 PÄRINGUD VÕLAD Päringud võlad on temaatiline päringuline aruanne. Kui on määratud struktuuriüksuste hulk ja vahesummade grupid (vt. punkt 5.5), saab vormi alumisest osast valida, kas soovitakse näha kõiki võlgu või ainult lootusetuid võlgu (vt. punkt 5.2.1.3 Ebatõenäoline laekumine). Järgmine võimalik valik on kas Korter summaliselt või Korter ajaliselt. Summaline valik näitab korteri hetkel kehtivat võlga. Ajaline valik toob välja võlga olevate kuude arvu. Summalises variandis saab aruandesse toodava võla suurusele panna samuti piirangud. Aruande veerus Viimase laekumise summa tuuakse välja laekumise summa peale viimase arve genereerimist. AS Spin TEK 58

5.5.6 PÄRINGUD LAEKUMISED Päringud laekumised on temaatiline päringuline aruanne. Kui ära määrata struktuuriüksuste hulk ja vahesummade grupid (vt. punkt 5.5), saab vormi alumisest osast valida, kas soovitakse näha kõiki laekumisi eraldi või raamatupidamiskontode kaupa. Ajaline valik toob välja kõik laekumised kuude kaupa. 5.5.7 PÄRINGUD KULUD Päringud kulud on temaatiline päringuline aruanne. Kui ära määrata struktuuriüksuste hulk ja vahesummade grupid (vt. punkt 5.5), saab vormi alumisest osast valida, kas soovitakse näha korteritele jagatud kulusid, majade kulusid või kulude bilanssi (võrdlus). Edasi valime kuu mida soovime näha või kuu millest alates soovime aruannet saada. Ajalise aruande korral anname ette kuude arvu mille kohta soovime aruannet. Liigiti variandis saab aruandesse toodavatele kulude summale panna peale piirangud. AS Spin TEK 59

5.5.8 PÄRINGUD STATISTIKA Päringud statistika on temaatiline päringuline aruanne, kust saab kätte vajalikud andmed Statistikaameti elamufondi aruandesse. Selle aruande saamiseks on oluline, et oleks sisestatud korterite kohta kogu informatsioon (vt. punkt 5.1.5, 5.1.6, 5.1.7). 5.5.9 RAAMATUPIDAMINE Raamatupidamisaruandeid saab koostada struktuuri või haldusfirmade lõikes. Võlgnike kohta saab aruandeid tellida võla kestuse kaupa, samuti saab koostada aruannet näitude esitamata jätmise kohta ajalises lõikes. AS Spin TEK 60

5.6 SUHTLEMINE 5.6.1 PANGA LAEKUMISTE SISESTAMINE Raha laekumiste sisestamiseks tuleb valida peamenüüst Suhtlemine ja Panga laekumiste sisestamine. Avaneva vormi vasakus aknas on kinnistu struktuur. Laekumisi on võimalik sisestada kas käsitsi või internetipanga olemasolu korral automaatselt panga päringute failist. Automaatne sisestamine eeldab korrektsete viitenumbrite olemasolu. Viitenumbri kohustuslikuks osaks on kontrollsumma (vt. punkt 5.2.1.1). Automaatseks sisestamiseks peab olema tehtud Telepanga päring. Aknasse Pank tuleb valida õige panga nimetus. Aknas Fail näidatakse ära panga päringu faili asukoht ja nimetus. Vajutades nupule Laekumiste import toimub laekumiste sisse lugemine. Salvestatakse ainult need laekumised, millel on korrektne viitenumber. Ülejäänud trükitakse välja ja need peab otsima ning sisestama käsitsi. Käsitsi sisestamiseks tuleb valida struktuurist õige korter. Parempoolses aknas näidatakse korteri omaniku nime eelnevaid laekumisi. Laekumise sisestamiseks tuleb vajutada nupule Uus ja sisestada summa ning kuupäev. Erinevate pankade või sularaha laekumiste jälgimiseks tuleb sisestada ka väli Konto. Sisestuse fikseerib vajutus nupule Salvesta. Lisada ja muuta ei saa laekumisi, millede kuupäev on varajasem kui viimati genereeritud arvetel. AS Spin TEK 61

5.6.2 ANDMED PEARAAMATUSSE Andmeid saab pearaamatusse saata erinevates formaatides. Formaadi määrab valik Ekspordi tüüp. Järgmisel väljal tuleb määrata faili nimi ja asukoht, kuhu pearaamatu kanded salvestatakse. Perioodi valikuga näidatakse ära, millise kuu andmed Reenist millisesse kuuse pearaamatus saadetakse. Nupp Vaata võimaldab kontrollida ja välja trükkida formeeritud kandeid. Andmete ülekandmise teostab vajutus nupule Eksport. Andmete ülekandmiseks raamatupidamistarkvarasse Spiraal tuleb jälgida, et kulude kontod oleksid määratud kuluvalemite nimekirjas ja nõuete kontod oleksid määratud häälestuses grupi andmete juures. 5.6.3 OTSEKORRALDUSED Otsekorralduste koostamise võimaldamiseks tuleb korterite püsiandmete leheküljel Elanikud alla serva märkida otsekorralduse pank, viitenumber lahtrisse Maksjalepingu number, debiteerimiskuupäev (SEB panga puhul) ja otsekorralduslepingu kehtimise periood. Otsekorralduse koostamiseks valitakse peamenüüst Suhtlemise osast Otsekorraldus. Avaneval lehel märgitakse ära aadress või kogu struktuur, valitakse otsekorralduste kuu ja pank. Kui Ühispangal ära märkida debiteerimiskuupäev, suunatakse märgitud kuupäevaga panka need arved, mille kuupäeva pole korteri püsiandmete leheküljel märgitud. Ekspordinupp avab akna, kus on võimalik valida arvuti struktuuris koht, kuhu otsekorralduse fail kirjutatakse. AS Spin TEK 62

NB! Tarkvara ei suuna otsekorraldusfaili ise panka, see tuleb saata faili koostaja poolt pangaga kokkulepitud viisil ja ajal! 5.6.4 LAEKUMISE EKSPORT Kui Reeni kõrval kasutatakse raamatupidamistarkvarana raamatupidamisprogrammi SAF, on võimalik lihtsustada raamatupidaja tööd sel viisil, et lugeda laekumised pangaarvelt automaatselt Reenisse ja sealt samamoodi SAF-i. Selleks on vaja paika häälestada SAF sisestus ja lugeda andmed Reenist välja funktsiooniga Laekumiste Eksport, näidates ära koha, kuhu fail pannakse ja väljaloetavate andmete perioodivahemiku. 5.7 ANDMEBAAS Selle menüürea alla on koondatud tegevused, mis ei ole otseselt seotud igapäevase tööga või omavad tagasipöördumatuid tagajärgi. 5.7.1 ARVE INFO Sellelt vormilt toimub arvele trükitavate tekstide sisestamine. Kogu info tuleb välja ainult variandis Üks arve lehel. Väiksemale arvele trükitakse üks liidetud rida jaotusest Info. Kui kasutatakse ühte panka, trükitakse selle rekvisiidid suure arve maksekorralduse ossa. Kahe panga korral jäetakse vastavad lahtrid maksekorraldusest täitmata. AS Spin TEK 63