Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalget Bjørn Pedersen (leder), Martin Reinertsen (nestleder), Kirsti Mathiassen, Harald Skaar, Anne Bente Aunevik Kjærre. INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tirsdag 8. september 2015 kl. 12.30 15.00 i formannskapssalen SAKSLISTE SAK 07/15 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 16.06.15 SAK 08/15 REDEGJØRELSE SALG AV TOMT I RØSSEVIKA SAK 09/15 RAPPORT SELSKAPSKONTROLL LISTER BOMPENGESELSKAP AS SAK 10/15 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON DELTIDSSTILLINGER SAK 11/15 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2016 SAK 12/15 FORVALTNINGSREVISJON BESTILLING OVERORDNET ANALYSE SAK 13/15 SELSKAPSKONTROLL BESTILLING AV PLAN FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 08/15 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskap september Ref. 09/15 Agder Sekretariat, protokoll fra styremøte 02.09.15 Ref. 10/15 Statsarkivet, Tilsyn med arkivene i Farsund kommune datert 06.08.15 Farsund, den 1. september 2015 Bjørn Pedersen Leder Willy Gill Utvalgssekretær Kopi er sendt elektronisk til: Ordfører, rådmann og revisor. Forfall/inhabilitet bes meldt til: Willy Gill, tlf. 90 95 62 46 /e-post willy.gill@asekretariat.no Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no 1
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Farsund kommune Sak 07/15 Møtedato: 08.09.15 Saksbehandler: Willy Gill SAK 07/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 16.06.15 Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 16.06.15 Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra 16.06.15 legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 16.06.15 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 2
Møte nr. 03/15 Dato: 16.06.15 kl. 13.00 14.30. Sted: Rådhuset, formannskapssalen FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Tilstede: Bjørn Pedersen, leder Martin Reinertsen, nestleder Anne Bente Aunevik Kjærre, medlem Kirsti Mathiassen, medlem Andre til stede (hele eller deler av møtet): Rådmann Vidar Torsøe Kommunalsjef Anne Margrethe Tjøtta Johnsen Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Harald Skaar, medlem Det var ikke merknader til innkallingen eller sakslisten. SAKSLISTE ORIENTERINGER Omsorgstjenesten med utgangspunkt i Helseplanen SAK 06/15 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 28.04.15 FASTE POSTER Nytt fra revisor: Status forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Nytt fra sekretær: Oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjoner, planlegging av neste møte EVENTUELT REFERATER Ref. 06/15 Henvendelse fra Farsund Venstre med vedlegg, datert juni 2015 Ref. 07/15 Agder Sekretariat, protokoll fra styremøte 27.05.15 Underskrift Bjørn Pedersen Leder Kopi av møteboken sendes: ordfører, rådmann, revisor, medlemmene 1 3
Møtebok 16.06.15 Farsund kontrollutvalg ORIENTERINGER Tema: Omsorgstjenesten med utgangspunkt i Helseplanen Kommunalsjef orienterte om de 9 satsningsområdene i planen med til sammen 42 tiltak. Planen vil bli evaluert/rullert i forbindelse med ny valgperiode. Det arbeides godt på mange ulike felt og kommunen er med i diverse pilotprosjekter. Konklusjon: Kontrollutvalget takket for en interessant og nyttig presentasjon. SAK 06/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 28.04.15 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 28.04.15 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 28.04.15 Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra 28.04.15 legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 28.04.15 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen FASTE POSTER Nytt fra revisor: Status forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Rapport fra Lister bompengeselskap er sendt på høring og forventes fremlagt på møtet i september. Nytt fra sekretær: Planlegging av neste møte 8. september. Selskapskontroll Lister bompengeselskap, Forvaltningsrevisjon Deltid, Bestilling av overordnet analyse og plan for selskapskontroll, Evt. oppfølging av tidligere SK/FR. 4 2
Møtebok 16.06.15 Farsund kontrollutvalg EVENTUELT REFERATER Ref. 06/15 Henvendelse fra Farsund Venstre med vedlegg, datert juni 2015 Foreløpig konklusjon: Før kontrollutvalget tar stilling til om dette er en sak for kontrollutvalget, ønskes det en skriftlig vurdering fra administrasjonen angående formannskapets fullmakter i slike saker, jf. spørsmål om landbruksutvalget skulle hatt saken til behandling. I tillegg bes det også vurderte hvilken betydning det har at formannskapet ved behandlingen av saken tok bort ett av vilkårene foreslått av rådmannen? Skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget bes gitt innen 1. september. Det bes også om at administrasjonen er tilgjengelig ved kontrollutvalgets neste møte den 8. september. Ref. 07/15 Agder Sekretariat, protokoll fra styremøte 27.05.15 Konklusjon: Referat ble tatt til orientering. 5 3
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Farsund kommune Sak 08/15 Møtedato: 08.09.15 Saksbehandler: Willy Gill SAK 08/15 REDEGJØRELSE SALG AV TOMT I RØSSEVIKA Vedlegg: Henvendelse fra Farsund Venstre mottatt 04.06.15 Redegjørelse fra rådmannen datert 01.09.15 Formannskapet, sak 15/39 med vedlegg Interpellasjon fra Farsund Venstre v/ Johnsen og Fuglestad Svar på interpellasjon Bakgrunn for saken: Henvendelsen fra Farsund Venstre ble lagt frem som referatsak i kontrollutvalget 16.06.15. Kontrollutvalget kom til følgende foreløpige konklusjon: Foreløpig konklusjon: Før kontrollutvalget tar stilling til om dette er en sak for kontrollutvalget, ønskes det en skriftlig vurdering fra administrasjonen angående formannskapets fullmakter i slike saker, jf. spørsmål om landbruksutvalget skulle hatt saken til behandling. I tillegg bes det også vurderte hvilken betydning det har at formannskapet ved behandlingen av saken tok bort ett av vilkårene foreslått av rådmannen. Skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget bes gitt innen 1. september. Det bes også om at administrasjonen er tilgjengelig ved kontrollutvalgets neste møte den 8. september. Kontrollutvalgets sekretariat mottok rådmannens redegjørelse den 1. september som forespurt. Rådmannen har i sitt svar belyst følgende tema: 1. Formannskapets fullmakt i saker om kjøp og salg av eiendom 2. Spørsmål om landbruksutvalgets rolle i sak om salg av eiendom 3. Fjerning av vilkår Vurderinger: Det vises til rådmannens redegjørelse. Rådmannen vil også være tilstede i kontrollutvalgets møte for å orientere. 6
Kontrollutvalget skal på bakgrunn av foreliggende dokumenter og redegjørelse ta stilling til om det skal åpnes sak på henvendelsen fra Farsund Venstre. Forslag til vedtak: 7
Henvendelse til kontrollutvalget i Farsund kommune juni 2015 Farsund Venstre v/ann Karin Fuglestad og Beate Marie Johnsen ønsker med denne henvendelsen å be kontrollutvalget i Farsund kommune å gjennomgå saksbehandlingen til sak 15/39 Forespørsel om kjøp av areal Røssevika behandlet i Formannskapets møte 30.04.2015. I etterkant av denne behandlingen sendte Farsund Venstre en interpellasjon til ordføreren. Denne ble besvart i kommunestyremøte 21.05.15. Interpellasjonen og svaret fra ordføreren er vedlagt. Hvorfor ønsker vi at kontrollutvalget skal vurdere saken? Kontrollutvalget i kommunen skal bidra til å sikre tilliten innbyggerne har til kommunen og sikre en effektiv og riktig ressursbruk i kommunen. Dette innebærer en velfungerende egenkontroll der kontrollutvalget i sum skal bidra til å fremme en tillitsskapende forvaltning i kommunen. Vår henvendelse er knyttet til en enkeltsak, men er også av prinsipiell betydning. Vi anser derfor denne saken som viktig, og det er følgelig veldig ønskelig å få klarhet i kontrollutvalgets synspunkter. Vi håper derfor at kontrollutvalget vil velge å behandle vår forespørsel. Den aktuelle saken ble som nevnt behandlet i Formannskapets møte den 30.04.2015. Saken gjaldt salg av 84 000 m2 Landbruk- natur og friluftsområde (LNF-område) til en privat bedrift som ønsket å bruke arealet som utvidelse til sin næringsvirksomhet. Forslaget fra administrasjonen ble vedtatt i sin helhet med unntak av punkt 4 som hadde følgende ordlyd: Salget gjøres betinget av at arealet blir avsatt til næring ifm pågående revisjon av kommunedelplanen. Dette punktet ble vedtatt strøket. Det er flere momenter som gjør at vi ønsker å få vurdert hvorvidt behandlingen av denne saken er i tråd med de retningslinjer og lovverk som kommunen forholder seg til. I sum handler det om at salg av kommunal eiendom stiller store krav til viktige forvaltningsmessige prinsipper. I denne saken vil vi særlig rette fokuset på hvorvidt det har blitt gjennomført en forsvarlig saksutredning og saksgang, at saken gir grunnlag for ordninger som gir gyldighet for flere (likebehandling) i liknende saker og ikke minst graden av åpenhet i prosessen. Hvilke spørsmål ønskes besvart? Vi ber kontrollutvalget ta stilling til følgende: 1. Ivaretar saksgang og saksutredningen kravene til forsvarlig forvaltning? 2. Er Farsund kommunes delegasjonsreglement fulgt i den aktuelle saken? 3. Kan vedtaket anses som gyldig? Noen utfyllende kommentarer/presiseringer til de aktuelle spørsmålene: 1.En sak skal være så godt opplyst som mulig før vedtak fattes. Vår oppfatning er at saksutredningen er svært kortfattet og med vesentlige mangler knyttet til forhold som burde vært belyst i saksutredningen. Vi nevner 8
a. Begrunnelse og vurdering omkring prisfastsettingen b. Forholdet mellom arealbehov og størrelse av kjøpte areal c. Overordnede betraktninger omkring lokalsamfunnets behov for mer næringsareal d. Manglende konsekvensutredning etter plan og bygningsloven. e. Fritidsanlegg, i bruk av Lista Trialklubb og Farsund og Lyngdal tempoklubb, har innenfor det aktuelle området mottatt spillemidler ved to anledninger. Dette forplikter kommunen, og etter vår oppfatning er dette en viktig saksopplysning og et moment som man burde ha klargjort hvordan skulle ivaretas ved et eventuelt salg. Dette gjelder også ivaretakelse av barn og unges interesser som heller ikke er vurdert i saken. Området er i dag ikke regulert til næringsformål, men salget baserer seg på at arealet i fremtiden blir det. Vi stiller spørsmål ved om kommunen kan binde opp sin egen planmyndighet på en slik måte. Saksutredningen inneholder heller ingen arealplanfaglige vurderinger på hvorvidt dette arealet i bunn og grunn egner seg som næringsareal. Etter vår oppfatning burde dette være et minstekrav til saksframlegget. Vi er opptatt av at kommunen skal være preget av åpne og demokratiske prosesser der likebehandling står sterkt. For eksempel har formannskapet hatt som praksis at salg av eiendom av en viss verdi/størrelse skal legges ut på det åpne markedet for å sikre dette. Slik saken fremstår, så binder man opp et gitt areal med den forutsetningen om at dersom dette blir næringsareal, så skal en bestemt aktør få kjøpe dette. 2. I den aktuelle saken var det Formannskapet som traff beslutningen og saken hadde ikke vært behandlet av andre utvalg i forkant. Etter vår oppfatning burde denne saken vært gjenstand for behandling i Landbruksutvalget som første instans. I delegasjonsreglementet til Farsund kommune står det at landbruksutvalget vedtar i saker som angår 9 i jordloven - bruk av dyrka og dyrkbar jord (omdisponering og arealendringer i LNF-områder). Kommunelovens 13 og gjeldende delegasjonsreglement gir riktignok Formannskapet utvidet myndighet i hastesaker. Vi har vanskelig for å se at den aktuelle saken kan falle inn under dette punktet. 3. Alt i alt så handler dette om hvorvidt saken var så godt utredet og med en slik saksgang at Formannskapet kunne gjøre det vedtaket de gjorde. En avgjørelse på dette mener vi vil være viktig både for denne saken, men ikke minst for fremtidige salg av kommunale eiendommer og areal. Til det siste spørsmålet, så er det viktig for oss å få formidlet til kontrollutvalget at vi anser den aktuelle bedriften som en svært viktig næringsaktør i kommunen. Vi ønsker selvsagt å tilrettelegge for videre vekst og utvikling for denne bedriften på lik linje med andre virksomheter i Farsund. Det betyr at dersom vedtaket ikke anses som gyldig, så er det ønskelig å få det aktuelle området utredet som potensielt næringsareal i forbindelse med framtidige planprosesser. Vårt hovedbudskap er å sikre at kommunen er tydelig på hvilke premisser som skal være førende for salg av arealer, at det er forutsigbarhet i saksbehandling og saksgang og at prosessene gir tillit til forvaltningen av kommunens arealer og eiendom. 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Farsund kommune Sak 09/15 Møtedato: 26.08.15 Saksbehandler: Willy Gill SAK 09/15 RAPPORT SELSKAPSKONTROLL - LISTER BOMPENGESELSKAP Vedlegg: Rapport fra selskapskontroll Lister Bompengeselskap AS datert juni 2015 Bakgrunn for saken: Bakgrunn, problemstillinger, mandat og avgrensninger. Bakgrunnen for selskapskontrollen er plan for selskapskontroll for perioden 2012 2015 for kommunene Farsund, Flekkefjord, Kvinesdal og Lyngdal. I denne selskapskontrollen er hovedformålet å vurdere eiernes oppfølging av eierskapet i Lister Bompengeselskap AS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Kontrollen tar sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: 1. Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? 2. Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? 3. Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Mandat for gjennomføring av prosjektet er vedtatt av kontrollutvalgene. Selskapskontrollen er en vurdering av om virksomheten styres etter eiernes formål. Dette innebærer at kontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. Fakta i denne saksutredningen bygger i det vesentligste på informasjon i rapportens sammendrag. Funn og konklusjoner. Revisjonen kommenterer i rapporten funn og konklusjoner til Farsund kommune, til alle eierne samlet og til selskapet. 1. Lyngdal kommune: «Det anbefales fra KS å sikre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte knyttet til eierstyring. Vi har fått informasjon om at det gjennomføres generell politikeropplæring, men at den er ikke obligatorisk. Vi har ikke kunnet gjøre oss opp noen formening om opplæringens innhold som gjennomføres i dag, men vi vil presisere nødvendigheten av opplæring for å sikre bevisstgjøring av eier og eierrepresentant. Etter vår vurdering har Farsund kommune ved å utarbeide og vedta eierskapsmelding etablert rutiner for å følge opp og evaluere sine eierinteresser i selskaper. Vi vurderer at eier bør angi mer 23
konkret hvorledes deres rutine for oppfølging og evaluering av kommunens eierinteresser skal gjennomføres.» 2. Eierne samlet: «KS har gitt flere anbefalinger for god kommunal eierstyring av selskaper. Vi vil trekke frem disse samlet for de fire eierne. Anbefalingene vil innebære en endring av vedtekter, og kan ikke gjennomføres basert på den enkelte kommunes eget vedtak. KS anbefaler at bruk av valgkomité for styreutnevnelse forankres i selskapets vedtekter. Det foreligger per i dag ikke en slik forankring. Styret har i dag personlige varamenn. KS anbefaler å bruke numeriske varamenn i stedet for personlige varamenn for å sikre kontinuitet i styret. Kommuneloven og enkelte av kommunenes egne eierskapsmeldinger omhandler kjønnsrepresentasjon i styret. Kommuneloven tilsier minimum 3 av hvert kjønn når styret består av 8 medlemmer. Dagens styre består av 2 kvinner og 6 menn.» 3. Selskapet: «Enkelte av funnene er knyttet til styret. Vi anbefaler at eiers representant i generalforsamlingen følger disse opp. Vi vil i all hovedsak konkludere med at kommunenes eierinteresser utøves i samsvar med kommunestyrenes vedtak og forutsetninger, aktuelle lover og etablerte normer for god selskapsledelse, men vil likevel nevne følgende forhold som vil kunne påvirke god selskapsledelse: 1. KS anbefaler at styremedlemmer registrerer seg i styrevervregisteret. 2. Enkelte av eier-kommunenes eierskapsmelding har etikk og etiske retningslinjer som prinsipp. KS anbefaler at etiske retningslinjer utarbeides. Det er ikke vedtatt etiske retningslinjer for selskapet. 3. Styret har ansvar for å vurdere egen kompetanse. Styreinstruks og egenevaluering foreligger ikke. 4. Inngåelse av låneavtale er ikke del av den daglige drift. Inngåelse av en slik avtale må behandles og godkjennes av selskapets styre. Vedtektene angir at selskapets styre tegner selskapet i fellesskap. Inngått låneavtale med Vest-Agder Fylkeskommune er undertegnet av daglig leder og styreleder. Anbefalinger. Revisjonen anbefaler at eierne bør ta stilling til om de vil etterleve eller eventuelt begrunne hvorfor de ikke vil følge rapportens anbefalinger som er gjengitt nedenfor. Anbefalinger til Farsund kommune særskilt: 1. Vurdere om eierskapsmeldingen bør medta konkrete rutiner for oppfølging og evaluering av kommunens eierinteresser. 2. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. Anbefalinger til alle eierkommunene samlet: 1. KS anbefaler at bruk av valgkomité forankres i selskapets vedtekter. Eierne bør vurdere dette forholdet. 24
2. Styret har i dag personlige varamenn. KS anbefaler å bruke numeriske varamenn i stedet for personlige varamenn for å sikre kontinuitet i styret. Eierne bør vurdere dette forholdet. 3. Kjønnsrepresentasjon i styret er ikke i henhold til kommunelov som tilsier minimum 3 av hvert kjønn når styret består av 8 medlemmer. Dagens styre består av 2 kvinner og 6 menn. Vi anbefaler at eierne ivaretar kommunelovens krav. Anbefaling 1 og 2 i dette avsnittet vil innebære en endring av vedtekter og kan ikke gjennomføres basert på den enkelte kommunes eget vedtak. Disse er dermed medtatt som felles anbefaling mot alle de fire eierkommunene. Vurderinger: Hovedhensikten med gjennomføring av selskapskontroll er å gi grunnlag for forbedring. Noen av anbefalingene gjelder for kommunen som eier, mens andre anbefalinger gjelder for selskapet. Rapporten er sendt på høring til eierkommunene og til selskapet. Farsund kommune har ikke avgitt høringssvar til rapporten. Revisor vil være tilstede i møtet for å presentere rapporten. Kommunestyret følger opp rapporten slik det anses hensiktsmessig. Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Kommunestyret vil ta med seg rapportens anbefalinger i det videre arbeid med eieroppfølging av selskapet. 3. Eiers representant i generalforsamlingen bes følge opp anbefalingene som er knyttet til styret. 4. Kontrollutvalget gis tilbakemelding om gjennomførte tiltak, både fra eiers side og fra selskapets side. 25
Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Selskapskontroll av Lister Bompengeselskap AS Farsund kommune Flekkefjord kommune Kvinesdal kommune Lyngdal kommune Juni 2015 26
Lister Bompengeselskap AS SAMMENDRAG Bakgrunn for prosjektet Bakgrunnen for prosjektet er plan for selskapskontroll vedtatt av kommunestyrene i Farsund, Flekkefjord, Kvinesdal og Lyngdal. I denne kontrollen er hovedformålet å vurdere eiernes oppfølgning av eierskapet i Lister Bompengeselskap AS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Mandat for gjennomføring av prosjektet er vedtatt av kontrollutvalgene. Problemstillinger Selskapskontrollen har tatt sikte på å besvare følgende problemstillinger: 1. Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? 2. Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? 3. Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Vi vil nedenfor besvare problemstillingene i våre funn. Funn og konklusjoner Nedenfor gjengis de viktigste funn i selskapskontrollen. Vi har besvart og konkludert på problemstillingene for den enkelte kommune. Farsund kommune Det anbefales fra KS å sikre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte knyttet til eierstyring. Vi har fått informasjon om at det gjennomføres generell politikeropplæring, men at den er ikke obligatorisk. Vi har ikke kunnet gjøre oss opp noen formening om opplæringens innhold som gjennomføres i dag, men vi vil presisere nødvendigheten av opplæring for å sikre bevisstgjøring av eier og eierrepresentant. Etter vår vurdering har Farsund kommune ved å utarbeide og vedta eierskapsmelding etablert rutiner for å følge opp og evaluere sine eierinteresser i selskaper. Vi vurderer at eier bør angi mer konkret hvorledes deres rutine for oppfølging og evaluering av kommunens eierinteresser skal gjennomføres. Flekkefjord kommune Det anbefales fra KS å sikre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte knyttet til eierstyring. Vi har fått informasjon om at det gjennomføres generell politikeropplæring, men at den er ikke obligatorisk. Vi har ikke kunnet gjøre oss opp noen formening om opplæringens innhold som gjennomføres i dag, men vi vil presisere nødvendigheten av opplæring for å sikre bevisstgjøring av eier og eierrepresentant. Etter vår vurdering har Flekkefjord kommune ved å utarbeide og vedta eierskapsmelding etablert rutiner for å følge opp og evaluere sine eierinteresser i selskaper. Eierskapsmeldingen er vedtatt av formannskapet i 2013 og vi anbefaler at den blir forelagt bystyret som eier. Eiers oppfølging blir etter vår vurdering ikke foretatt slik meldingen har lagt opp til. Orientering i bystyret er ikke en rutine som gjennomføres i praksis. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 2 27
Lister Bompengeselskap AS Kvinesdal kommune Kvinesdal kommune har ikke utarbeidet og vedtatt eierskapsmelding, og vi vurderer derfor at etablering av en skriftlig rutine for oppfølging og evaluering av eierinteressen bør foretas. Det anbefales fra KS å sikre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte knyttet til eierstyring. Eierrepresentant rapporterer om generell politikeropplæring og at eierstyring er tema i forbindelse med opplæringen. Vi har ikke kunnet gjøre oss opp noen formening om opplæringens innhold som gjennomføres i dag, men vi vil presisere nødvendigheten av opplæring for å sikre bevisstgjøring av eier og eierrepresentant. Lyngdal kommune Det anbefales fra KS å sikre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte knyttet til eierstyring. Eierrepresentanten rapporterer om generell politikeropplæring, samt tilbud og gjennomføring av opplæring av styremedlemmer som samtidig var politikere. Vi har ikke kunnet gjøre oss opp noen formening om opplæringens innhold som gjennomføres i dag, men vi vil presisere nødvendigheten av opplæring for å sikre bevisstgjøring av eier og eierrepresentant. Etter vår vurdering har Lyngdal kommune ved å utarbeide og vedta eierskapsmelding etablert rutiner for å følge opp og evaluere sine eierinteresser i selskapet. Eiers oppfølging er ennå ikke iverksatt slik meldingen legger opp til. Vi ser imidlertid at den rutinen som eierskapsmeldingen legger opp til er et redskap som kan sikre god eierstyring og en gjensidig kommunikasjon mellom eierrepresentanter og eier. Felles for de 4 eierne KS har gitt flere anbefalinger for god kommunal eierstyring av selskaper. Vi vil trekke frem disse samlet for de fire eierne. Anbefalingene vil innebære en endring av vedtekter, og kan ikke gjennomføres basert på den enkelte kommunes eget vedtak. KS anbefaler at bruk av valgkomité for styreutnevnelse forankres i selskapets vedtekter. Det foreligger per i dag ikke en slik forankring. Styret har i dag personlige varamenn. KS anbefaler å bruke numeriske varamenn i stedet for personlige varamenn for å sikre kontinuitet i styret. Kommuneloven og enkelte av kommunenes egne eierskapsmeldinger omhandler kjønnsrepresentasjon i styret. Kommuneloven tilsier minimum 3 av hvert kjønn når styret består av 8 medlemmer. Dagens styre består av 2 kvinner og 6 menn. Selskapet Enkelte av funnene er knyttet til styret. Vi anbefaler at eiers representant i generalforsamlingen følger disse opp. Vi vil i all hovedsak konkludere med at kommunenes eierinteresser utøves i samsvar med kommunestyrenes vedtak og forutsetninger, aktuelle lover og etablerte normer for god selskapsledelse, men vil likevel nevne følgende forhold som vil kunne påvirke god selskapsledelse: 1. KS anbefaler at styremedlemmer registrerer seg i styrevervregisteret. 2. Enkelte av eier-kommunenes eierskapsmelding har etikk og etiske retningslinjer som prinsipp. KS anbefaler at etiske retningslinjer utarbeides. Det er ikke vedtatt etiske retningslinjer for selskapet. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 3 28
Lister Bompengeselskap AS 3. Styret har ansvar for å vurdere egen kompetanse. Styreinstruks og egenevaluering foreligger ikke. 4. Inngåelse av låneavtale er ikke del av den daglige drift. Inngåelse av en slik avtale må behandles og godkjennes av selskapets styre. Vedtektene angir at selskapets styre tegner selskapet i fellesskap. Inngått låneavtale med Vest-Agder Fylkeskommune er undertegnet av daglig leder og styreleder. Anbefalinger Med utgangspunkt i de funn som er gjort i denne selskapskontrollen anbefaler Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS at eierne bør ta stilling til om de vil etterleve eller eventuelt begrunne hvorfor de ikke vil følge de medtatte anbefalinger nedenfor. Farsund kommune 1. Vurdere om eierskapsmeldingen bør medta konkrete rutiner for oppfølging og evaluering av kommunens eierinteresser. 2. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. Flekkefjord kommune 1. Eierskapsmeldingen bør vedtas av bystyret. 2. Påse oppfølging av egen eierskapsmelding, og at det etableres rutine som ivaretar eierskapsmeldingens krav til eier. 3. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. Kvinesdal kommune 1. Utarbeide eierskapsmelding for å sikre oppfølging og evaluering av sine eierinteresser. 2. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. Lyngdal kommune 1. Påse oppfølging av selskapet slik som angitt i eierskapsmeldingen. 2. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. Felles for Farsund, Flekkefjord, Kvinesdal og Lyngdal kommune 1. KS anbefaler at bruk av valgkomité forankres i selskapets vedtekter. Eierne bør vurdere dette forholdet. 2. Styret har i dag personlige varamenn. KS anbefaler å bruke numeriske varamenn i stedet for personlige varamenn for å sikre kontinuitet i styret. Eierne bør vurdere dette forholdet. 3. Kjønnsrepresentasjon i styret er ikke i henhold til kommunelov som tilsier minimum 3 av hvert kjønn når styret består av 8 medlemmer. Dagens styre består av 2 kvinner og 6 menn. Vi anbefaler at eierne ivaretar kommunelovens krav. Anbefaling 1 og 2 under avsnittet merket «Felles for Farsund, Flekkefjord, Kvinesdal og Lyngdal kommune» vil innebære en endring av vedtekter og kan ikke gjennomføres basert på den enkelte kommunes eget vedtak. Vi har derfor medtatt dette som felles anbefaling rettet mot alle de 4 eierkommunene. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 4 29
Lister Bompengeselskap AS Innhold: 1. INNLEDNING... 7 1.1 Bestilling... 7 1.2 Kort om metode... 7 1.3 Kontrollkriterier... 8 2. FAKTABESKRIVELSE MED VURDERINGER... 10 2.1 Beskrivelse av selskapets drift og styrets ansvar... 10 3. EIERSTYRING MED VURDERING... 19 3.1 Vedtektene... 19 3.2 Generalforsamling og styre... 19 3.3 Eiermøter... 19 3.4 Eierskapsmelding og strategi... 19 3.5 Status på godt eierskap - KS anbefalinger... 27 4. KONKLUSJON OG ANBEFALINGER... 31 4.1 Farsund kommune... 31 4.2 Flekkefjord kommune... 31 4.3 Kvinesdal kommune... 32 4.4 Lyngdal kommune... 32 4.5 Felles for de 4 eierne... 33 4.6 Funn som vedrører selskapets drift og selskapets styre... 33 5. EIERNES KOMMENTARER... 34 5.1 Farsund Kommune... 34 5.2 Flekkefjord Kommune... 34 5.3 Kvinesdal Kommune... 34 5.4 Lyngdal kommune... 35 6. SELSKAPETS KOMMENTARER... 36 7. REVISORS KOMMENTARER... 36 8. DOKUMENT- OG LITTERATURLISTE... 37 Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 5 30
Lister Bompengeselskap AS Forord Bakgrunnen for selskapskontrollen er plan for selskapskontroll vedtatt av kommunestyrene i Farsund, Flekkefjord, Kvinesdal og Lyngdal. Selskapskontrollen er utført etter bestilling fra kontrollutvalgene i Farsund, Flekkefjord, Kvinesdal og Lyngdal henholdsvis den 3.12.2013 sak 17/13, 1.9.2014 sak 09/14, 4.9.2014 sak 11/14 og den 6.11.2013 sak 18/13. Det er utarbeidet en felles rapport. Der hvor det er ulikheter eierne i mellom blir dette opplyst. Vi har avgrenset vår selskapskontroll til å gjelde perioden 2011 til og med 2014. I denne selskapskontrollen er hovedformålet å vurdere eiernes oppfølging av eierskapet i Lister Bompengeselskap AS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS vil takke alle som har bidratt med informasjon i undersøkelsen. Kontrollen er gjennomført av revisor Monica Nilsen. Flekkefjord, den 22.6.2015 Sign. Irene Loka revisjonssjef Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 6 31
Lister Bompengeselskap AS 1. INNLEDNING 1.1 Bestilling Bakgrunnen for selskapskontrollen er plan for selskapskontroll for perioden 2012-2015. I denne selskapskontrollen er hovedformålet å vurdere eiernes oppfølging av eierskapet i Lister Bompengeselskap AS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Kontrollen tar sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: 1. Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? 2. Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? 3. Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Mandat for gjennomføring av prosjektet er vedtatt av kontrollutvalgene i Farsund, Flekkefjord, Kvinesdal og Lyngdal henholdsvis den 3.12.2013 sak 17/13, 1.9.2014 sak 09/14, 4.9.2014 sak 11/14 og den 6.11.2013 sak 18/13. Vest-Agder Fylkeskommune er ikke del av denne selskapskontrollen. 1.2 Kort om metode Denne selskapskontrollen er gjort i overensstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 og 80, samt forskrift om kontrollutvalg 13 og 14. Selskapskontrollen har i utgangspunktet en bred tilnærming og søker å fange opp flest mulige problemstillinger relatert til eierskapsoppfølgingen. Utover dette vil kontrollen ikke gå i dybden, men heller identifisere problemstillinger som senere kan bli gjenstand for ytterligere undersøkelser i form av forvaltningsrevisjon. Det presiseres at selskapskontrollen er en vurdering av om virksomheten styres etter eiernes formål. Dette innebærer at kontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. En materiell vurdering av selskapets organisering, drift og funksjon faller således utenfor denne kontrollen. Rapporten bygger på informasjon fra eiere, styret og administrasjonen, samt åpne kilder, herunder Foretaksregisteret, www.purehelp.no, www.proff.no 1, mv. Bruken av kilder utover informasjon fra eierne er gjort for å sikre at eierstyringen også er omsatt i praksis. Den samlede dokumentasjon om selskapet mottatt fra eiere, styret og daglig leder fremgår av dokumentliste i kap. 8. Som det fremgår av rapporten, vil det enkelte steder presenteres informasjon om selskapet, styret og administrasjon, med detaljeringsnivå som går utover informasjon om den rene 1 Nettsted hvor blant annet regnskapsinformasjon og firmaopplysninger kan innhentes Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 7 32
Lister Bompengeselskap AS eierstyringen. Når dette allikevel presenteres, er det som bidrag til helhetsbildet som igjen er av sentral verdi for vurdering av eierstyringen i selskapet og om denne fungerer i praksis. Informasjonsinnhentingen og vurderingen i denne kontrollen er i hovedsak gjort med utgangspunkt i følgende kilder: Lov om aksjeselskaper (aksjeloven) Vedtekter Eierskapsmeldinger KS 19 anbefalinger for godt eierskap (versjon august 2011) Kommunestyrets vedtak 2011-2014 for de 4 eierkommunene St. prp. nr 60 om rett til innkreving av bompenger Hovedfokus i rapporten vil være på negative funn. Det vil si at det som i utgangspunktet er vurdert tilfredsstillende, ikke vil være gjenstand for nærmere omtale eller vurdering. Vår samlede vurdering er at metodebruk og kildeomfang i denne selskapskontrollen har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å gjennomføre kontrollen i tråd med de problemstillinger kontrollutvalgene vedtok. Vi har i vår gjennomføring avgrenset kontrollen til å gjelde perioden 2011 til og med 2014. 1.3 Kontrollkriterier Kontrollkriteriene er hentet fra autorative kilder. Her presenterer vi kort de kildene kriteriene er utledet fra. 1.3.1 Aksjeloven I følge aksjeloven utøver aksjeeierne den øverste myndigheten i selskapet gjennom generalforsamlingen ( 5-1). I generalforsamlingen kan eierne gjennom vedtekter, instrukser og andre vedtak fastsette rammer og gi nærmere regler for styret og daglig leder. Aksjeloven bestemmer at det skal gjennomføres årlig generalforsamling innen 30. juni året etter regnskapsåret. Aksjeloven stiller krav til hvilke saker generalforsamlingen skal behandle. Forvaltningen av selskapet ligger til styret, og medlemmene blir valgt av generalforsamlingen ( 6-3). Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelsen av selskapet ( 6-13). Selskapet skal ha vedtekter som oppfyller aksjelovens minstekrav til innhold ( 2-2). Aksjeselskapsformen er en fleksibel organisasjonsform. Innenfor de faste rammene loven setter, har en eier av et heleid aksjeselskap stor frihet til å definere hvordan selskapet skal fungere og hvordan kontakten mellom eier og selskapet skal være. Dette innebærer at en eier kan forskyve kompetanseforholdet mellom eier og selskapets ledelse for å sikre seg større innflytelse over selskapet, så lenge det forankres i selskapets vedtekter. Å vedtektsfeste gjennomgående politisk representasjon på generalforsamlingen, bruk av generalforsamlingens alminnelige instruksjonsmyndighet og eierstyring for øvrig gjennom selskapets vedtekter, er eierstyringsverktøy som kan benyttes for og ytterligere styrke den politiske eierstyringen av aksjeselskap. For offentlige eiere er det likevel normalt å stille noen krav til hvordan de utøver sin eierrolle. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 8 33
Lister Bompengeselskap AS 1.3.2 Kommunestyrets vedtak I egenskap av eier styrer kommunen aksjeselskapet gjennom generalforsamlingen. Det finnes ikke særskilte bestemmelser, verken i kommuneloven eller aksjeloven, om hvem som har kompetanse til å representere en kommune som aksjeeier på selskapets generalforsamling. Det følger derfor av kommuneloven 6, jfr. aksjeloven 5-2, at kommunestyret må utstede en særskilt fullmakt til den som skal representere kommunen på generalforsamlingen. Kommunestyret vil imidlertid kunne treffe vedtak om hvordan kommunen skal stemme i en bestemt sak. Vedtaket vil være bindene for kommunens representanter på generalforsamlingen. Etter kommuneloven 35 nr 1 kan et slikt vedtak treffes med alminnelig flertall. Dette gjelder også i saker hvor aksjeloven stiller opp krav om kvalifisert flertall på generalforsamlingen. 1.3.3 KS anbefalinger KS har utarbeidet en rekke anbefalinger for godt eierskap i kommunesektoren. Noen av anbefalingene har relevans som kriterier for å vurdere kommunens arbeid med eierskap. KS omtaler 19 tema med tilhørende anbefalinger: 1. Obligatorisk opplæring 2. Utarbeidelse av eierskapsmeldinger 3. Utarbeidelse og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter 4. Vurderinger og valg av selskapsform 5. Fysisk skille mellom monopol og konkurransevirksomhet 6. Tilsyn og kontroll med kommunale foretak og med forvaltningen av kommunens interesser i selskapet 7. Sammensetning og funksjon til eierorgan 8. Gjennomføring av eiermøter 9. Eiers krav til profesjonelle styrer i kommunal sektor 10. Valgkomite for styreutnevnelse i aksjeselskap og interkommunale selskaper 11. Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene 12. Styresammensetning i konsernmodell 13. Oppnevnelse av vararepresentanter 14. Habilitetsvurderinger og politisk representasjon i styrene 15. Kjønnsrepresentasjon i styrene 16. Godtgjøring og registrering av styreverv 17. Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettssubjekter 18. Utarbeidelse av etiske retningslinjer 19. Administrasjonssjefens rolle i kommunale og fylkeskommunale foretak Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 9 34
Lister Bompengeselskap AS 2. FAKTABESKRIVELSE MED VURDERINGER 2.1 Beskrivelse av selskapets drift og styrets ansvar Informasjon medtatt nedenfor er basert på oppstartsmøte med selskapet, egenerklæring fra eiere og styret, samtale med daglig leder og styreleder, samt gjennomgang av åpne kilder. 2.1.1 Eierforhold og formål Utgangspunktet for selskapskontrollen er kommunestyrenes hensikt og intensjon med Lister Bompengeselskap AS. Selskapet ble stiftet 17.11.2000. Selskapet er opprettet med hjemmel i Lov om aksjeselskap. Selskapets forretningsvirksomhet er drift av bompengestasjonene knyttet til Listerpakken. Forretningsadressen er i Lyngdal. Aksjekapitalen er kr 100 000. Informasjon om selskapet per mai 2015: Navn: Lister Bompengeselskap AS Daglig leder: Styre: Revisor: Gunnar Haddeland Svein Bringsjord Leder Jørg Magne Hadland- Nestleder Janne Karin Nesheim Anju Choudhary Manneråk Richard Ivar Buch Jan Kristensen Thorvald Reiersen Bjørn Ulland BDO AS Eier: Farsund kommune 10 % Flekkefjord kommune 10 % Kvinesdal kommune 10 % Lyngdal kommune 10 % Vest-Agder Fylkeskommune 60 % 2.1.2 Bompengeordningen og rett til innkreving av bompenger Stortingsvedtak og Stortingsproposisjon (St.prp.) Stortinget vedtok 11. juni 2002 etablering av bompengeselskapet som da fikk rett til å kreve inn bompenger til delvis finansiering av Listerpakka, jfr. St. prp. nr 60 (2001-2002). De samlede byggekostnadene var angitt til 1624 mill i 2002- kroner. Kostnadene til bomstasjoner og innkrevingsutstyr ville komme i tillegg. Stortinget samtykket i at E39 Handeland-Feda skulle gjennomføres som et OPS 2 -prosjekt. Kostnad på OPS-prosjektet ble anslått til kr 1 020 mill. Den resterende delen av prosjektet ble anslått til å utgjøre en kostnad på kr 554 mill. Bompengeperioden ble satt til 15 år. Innkrevingen av bompenger startet 15.1.2003. 2 Offentlig Privat Samarbeid Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 10 35
Lister Bompengeselskap AS Listerpakken 3 : Utgifter eksklusiv utgifter til bomstasjoner: Utgifter E39 Handeland-Feda Listerpakken ekskl. E39 Handeland-Feda Totalt Forventede utgifter beregnet i 2002-kroner. 1020 554 1624 Beløp er i mill kr Finansieringsplan, ekskl. E39 Handeland - Feda (mill. 2002-kr) 2002-2005 2006-2011 Sum Andel i pst. Statlige midler 77 107 184 33 Bompenger til investering 109 208 317 57 Annen finansiering - 53 53 10 Sum 186 368 554 100 I tillegg har OPS prosjektet E39 Handeland-Feda blitt lagt inn med 100 mill i bompengefinansiering. Dette var opprinnelig tenkt å skulle være full statlig finansiering. Samlet bompengefinansiering som Lister Bompengeselskap AS skulle stille til rådighet overfor Statens Vegvesen, var 417 mill i 2002- kroner ved oppstart av prosjektet. Det ble i ettertid kjent at det ble en kostnadsøkning i prosjektene. I Statsbudsjettet 2009 St. prp. nr 1 (2008-2009) ble det vedtatt at innkrevingsperioden forlenges med fire år pga nevnte kostnadsøkninger. Bompengeperioden ble forlenget til 2022. Bompengetakstene pr passering ble i samme vedtak forhøyet fra kr 20 til kr 25 på lette kjøretøy og fra kr 40 til kr 50 for tunge kjøretøy. Takstene økte med virkning fra 1.3.2008. Det beskrives i St.prp. at statlig finansieringsrammer, fylkeskommunale og kommunale rammer ble økt i forhold til denne kostnadsøkningen. Bompengefinansieringen ble økt med kr 204,1 mill i følge selskapets note til regnskapet 2009. Total bompengefinansiering etter dette utgjorde kr 740 mill i 2008- kroner. Dette er opplyst i årsregnskapet 2009, samt fremkommer i Statens vegvesen sitt grunnlag for lokale bompengevedtak av 15. januar 2008. Bompengeavtale og driftsavtale Alle bompengeselskap må inngå bompengeavtale og avtale om drift av innkrevingssystemet med hhv Vegdirektoratet og Statens vegvesen. Disse to avtalene ble signert hhv den 5.8.2002 og 2.10.2002. I henhold til bompengeavtalen er det Statens vegvesen som er byggherre og har 3 Tall er tatt fra St prp. nr 60 Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 11 36
Lister Bompengeselskap AS ansvaret for gjennomføringen av prosjektene i Listerpakken. For OPS-prosjektet har Statens vegvesen inngått kontrakt med privat selskap for deler av gjennomføringen. Når det gjelder bomstasjonene, er det avtalefestet at Statens vegvesen foretar valg, innkjøp og etablering av innkrevingssystem. Innkrevingsutstyret er eid av Statens vegvesen. Innkrevingsavtalen punkt 5.2 pålegger Lister Bompengeselskap AS ansvaret for administrasjon, drift og vedlikehold av innkrevingssystemet i bompengeperioden. Statens vegvesen sender rekvisisjoner til bompengeselskapet i den grad det trengs midler. Denne rekvisisjonsplanen behandles av styret årlig. Selskapet har selv ikke mulighet for å påvirke behovet for midler som rekvireres. I bompengeavtalen punkt 3.2 kan bompengeperioden, etter søknad til Vegdirektoratet, forlenges med inntil 5 år. Kort om dagens bompengetakster og CS-systemet hos Q-free ASA Ordinære priser 4 for en passering er kr 25 for lett bil og kr 50 for tung bil. Det er flere rabattordninger. Det har ikke vært endring i prisene siden prisøkningen ble gjennomført med virkning 1.3.2008. Inntektsgenereringen skjer via CS-Systemet hos Q-free ASA. Det er månedlige oppgjør. Andel av bilister som bruker brikke er synkende. Nedgangen startet da bilistene ikke ble krevd for tilleggsavgifter da de manuelle bomstasjonene ble lagt ned og erstattet av automatiske bomstasjoner. Ledelsen var usikker på hvordan dette ville slå ut i forhold til tap på krav. Garantier fra eierne Det er inngått ny låneavtale mellom selskapet og Vest-Agder Fylkeskommune. Denne er datert 17.4.2012. (Denne låneavtalen erstatter tidligere inngått avtale med Fylkeskommunen). Avtalen gir Lister Bompengeselskap AS en trekkrettighet på inntil kr 400 mill. De resterende 4 eierkommunene garanterer i form av simpel kausjon hver oppad begrenset til kr 20 mill. Lister Bompengeselskap AS har bokført lån kr 135 mill i regnskapet for 2014. 2.1.3 Om bompengeanlegget Anlegget består av tre bomstasjoner; A. Handeland på E39 mellom Lyngdal og Kvinesdal B. Kollevoll på fylkesveg 43 mellom Lyngdal og Farsund C. Gjervollstad på fylkesveg 465. Disse er merket ut på figur nedenfor. Det er innkreving hele døgnet, alle dager. Bomstasjonene er automatiske. Bompengene skal delvis finansiere utbyggingen av Listerpakken, som består av ni små og store vegprosjekter. Se figur med henvisning. 4 Prisinformasjon 27.4.2015 fra Auto Pass Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 12 37
Lister Bompengeselskap AS 3. OPS E39 Lyngdal- Flekkefjord 1. E39 Handeland-Feda 2. RV 465 Kjørrefjord-Ulland 3. RV 43 Aunevik-Bukkesteinen 4. Tiltak på RV 43 Farsund-Aunevik og Bukkesteinen Lyngdal 5. Rv 43 Farsund Sentrum 6. Fv 651 Skråveien 7. Fv 656 Agnefestveien i Lyngdal 8. Trafikksikkerhetstiltak langs eksisterende E39 9. Opprustning av privat vei Bakken-Moi Det ble opplyst fra ledelsen at pr oktober 2014 at det gjenstår å gjennomføre prosjekt 5,7 og deler av 8. De resterende prosjektene er utført. Verken gjennomføringstidspunkt eller kostnadsutvikling på anleggene er noe Lister Bompengeselskap AS rår over. 2.1.4 Organisatoriske forhold herunder arbeidsmiljø (indre miljø) Selskapet har ingen fast ansatte. Funksjonen som daglig leder kjøpes fra Vest-Agder Fylkeskommune. Dette ble styrebehandlet sist i 2014. Det blir opplyst å være nær kontakt mellom daglig leder og styreleder. Det er inngått avtale med Tescidel Norway om service og vedlikehold av innkrevingsutstyret den 11.7.2011. Det er videre inngått avtale med Agder Bomdrift AS om drift av bomstasjonene den 5.12.2013. Inngått avtale gjelder fra 1.7.2013. Ledelsen bekrefter tilfredshet med leverandørene av tjenestene. Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 13 38
Lister Bompengeselskap AS Agder Bomdrift AS eies per d.d. av Nye Kristiansand Bompengeselskap AS, Aust-Agder Vegfinans AS og Lister Bompengeselskap AS. Lister Bompengeselskap AS eierandel i selskapet er 12 %. Agder Bomdrift AS skal i henhold til vedtektene drives til selvkost. Selskapet foretar kostnadsfordeling blant annet basert på antall passeringer i de enkelte bomstasjonene. Lister Bompengeselskap AS ble belastet med 15 % av selskapets utgifter i 2013 og 2014. For 2015 er andelen redusert til 14 %. 2.1.5 Ytre miljø Styret opplyser i årsberetningene for 2011, 2012 og 2013 at virksomheten ikke påvirker det ytre miljø. 2.1.6 Styret Styret består etter vedtektene av 8 medlemmer. Styreleder skal velges blant fylkeskommunens medlemmer i styret. Eierkommunene har egne valgkomiteer som bistår generalforsamlingen med å finne egnede styremedlemmer. Det utarbeides skriftlige protokoller fra styremøtene. Styret mottar jevnlig rapport på bompasseringer. Det er ikke vedtatt styreinnstruks. Retningslinjene for selskapet er nedfelt i bompengeavtalen med Vegdirektoratet. Styret opplyser at denne avtalen er styrende for selskapets drift. I Kommunelovens 80 3. ledd heter at kontrollutvalget og kommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets møter i generalforsamlingen. Vi kan ikke se at denne varslingen er foretatt til kontrollutvalgene for årene 2011-2013. For 2014 er det foretatt. 2.1.7 Avtalemessige forhold Forhold knyttet til inngåelse av enkelte typer avtaler er vurdert. Opplistingen er ikke uttømmende. Lister Bompengeselskap AS eier ingen anleggsmidler. Disse eies av Statens vegvesen som er opplyst å være selvassurandør. Informasjon i regnskapet note 3. Styreansvarsforsikring er vurdert, men funnet å være for dyrt ut fra ansvar og risiko. Bankavtale- Det blir opplyst at Vest-Agder Fylkeskommune har hatt anbud ute på vegne av selskapet knyttet til inngåelse av bankavtale. Tecsidel- inngått avtale om service og vedlikehold 11.7.2011. Konkurranse er opplyst å være ivaretatt av Statens Vegvesen. Agder Bomdrift AS- Avtale som driftsoperatør av 5.12.2013. Det er opplyst at dette er i egenregi, og videre unntatt fra bestemmelsene om offentlige anskaffelser. Det er avtalt oppsigelsestid et år regnet fra 1.1 og et år etter det. Forskrift om offentlige anskaffelser 1-2 angir at statlige, kommunale og offentlige organer eller sammenslutninger, dannet av en eller flere av disse, skal følge forskriften. Det er videre utgitt veileder for offentlige anskaffelser. 5 I veilederen fremkommer vurderinger, rettspraksis og tolkinger i forhold til egenregi. Et av 5 Veileder til reglene om offentlige anskaffelser oppdatert desember 2013 Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 14 39
Lister Bompengeselskap AS forholdene som utdypes er leveranse av ytelser i egenregi. Innkjøpsregelverket vil da ikke komme til anvendelse. Kjøp av daglig ledelse gjøres fra hovedaksjonær Vest-Agder Fylkeskommune. Ordningen er styrebehandlet. Anskaffelsesregelverket er ikke anvendt med begrunnelse i at dette er kjøp i egenregi. Vi viser til vurderingen over. Låneavtale mellom selskapet og Vest-Agder fylkeskommune er datert 17.4.2012 og gir Lister Bompengeselskap AS en trekkrettighet på kr 400 mill. Det fremkommer ikke klart av styreprotokollen at den konkrete låneavtalen er vedtatt av styret, men en kan lese av styremøteprotokollen den 14.6.2011 at det ble gitt fullmakt til daglig leder og styreleder om å kunne foreta forhandlinger knyttet til låneopptak. Lånefinansiering er for øvrig behandlet på styremøtene den 1.6.2012 og 11.10.2012. Låneavtalen er undertegnet av Fylkesrådmann samt daglig leder og styreleder i Lister Bompengeselskap AS. Vedtektene tilsier at styret tegner selskapet i fellesskap. Viser for øvrig til punkt 2.1.2 hvor bompengeavtale og driftsavtale ble omtalt. Vår vurdering: En nærmere gjennomgang av inngåtte kontrakter og avtaler i forhold til om regelverket rundt offentlige anskaffelser er fulgt, må eventuelt utføres som egen forvaltningsrevisjon. Styret tegner selskapet i fellesskap. Låneavtalen er undertegnet av daglig leder og styreleder i selskapet. Vi vurderer at låneavtalen skulle ha vært undertegnet av et samlet styre da det ikke er gitt særskilt fullmakt til en eller flere enkeltpersoner. Videre må behandling og vedtak i forhold til inngåelse av låneavtale behandles og protokolleres i styret. 2.1.8 Forpliktelser overfor offentlige instanser Selskapet opplyser at de ikke har uoppgjorte krav til offentlige instanser. 2.1.9 Offentlighet og arkiv Selskapet er omfattet av lovregler om offentlighet, jfr. lovens 6 2. Det er heleid av 5 offentlige instanser og driver ikke næring. Selskapet har nettsider med informasjon om deres organisasjon og arbeidsoppgaver. Selskapet opplyser at de ikke journalfører inngående og utgående post. Post oppbevares i egen perm. Det opplyses videre at driftsoperatøren mottar det meste av post fra kunder. Styrepapirer sendes til kommunene via styremedlemmene. Lyngdal kommunes eierskapsmelding angir krav om meroffentlighet. 7 Likeledes har Flekkefjord kommune også medtatt dette i eierskapsmeldingen som et av sine prinsipp. 8 Årsregnskapet sendes til Regnskapsregisteret i Brønnøysund. Krav om innsendelse av regnskap følger av andre lover enn offentleglova. Siste innsendte regnskap er årsregnskapet for 2013 9. 6 Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). 7 Eierskapsmelding vedtatt av kommunestyret 20.3.2014. Se meldingens punkt 2.6.2 8 Eierskapsmelding vedtatt av formannskapet 29.8.2013. Se meldingens punkt 5.0 9 Brønnøysundregisteret pr 6.5.2015 Farsund kommune, Flekkefjord kommune, Kvinesdal kommune og Lyngdal kommune side 15 40