Oslo Havn KF Havnedirektøren Havnestyresak nr. 01/2008 Saksbehandlende avdeling: Personalseksjonen Saksbehandler: Elin Gudmundsen Dato: 25.01.2008 Saksnummer: 2006/274 ORIENTERING OM OSLO HAVN KFS ARBEID MOT KORRUPSJON OG MISLIGHETER Saken gjelder: I Oslo kommune har det de to siste årene vært flere tilfeller av grove korrupsjons- og mislighetssaker. Dette har hatt betydelig økonomisk omfang og skadet tilliten til Oslo kommune. Det forebyggende arbeidet ble som en følge av dette intensivert i Oslo kommune sentralt og virksomhetene i Oslo kommune og skal utvikles og videreføres de nærmeste årene. Det overordnede kontrollansvaret i Oslo kommune er lagt til bystyret. Dette skjer ved intern kontroll i virksomhetene og ved ekstern revisjon gjennom kontrollutvalg/revisjonen. Begge disse linjer møtes i bystyret som øverste ansvarlige organ, og kontroll og forebyggende arbeid skjer i begge disse linjer. Byrådet har i sak 1170/07 igangsatt et eget prosjekt for styrket intern kontroll i Oslo kommunes virksomheter. Som en del av dette arbeidet har Oslo kommune opprettet en kompetanseenhet hvor den primære funksjonen er å yte bistand til virksomhetene i forbindelse med gjennomgang av eksisterende system og behov for implementering av forsterket intern kontroll. Til orientering har Oslo kommune inngått rammeavtale med PriceWaterhouseCoopers om granskning i saker vedr. korrupsjon/misligheter som kan benyttes som ekstern rådgiver i forbindelse med råd, veiledning og evaluering av det forebyggende arbeidet. Regelverk i Oslo kommune med relevans til korrupsjons- og mislighetsforebygging: - retningslinjer for oppfølging av ansatte som har lønnet arbeid/bierverv - instruks for virksomhetsledere - personalreglement - etiske regler for ansatte i Oslo kommune - faktureringsrutiner - retningslinjer for saksbehandling i saker om økonomiske uregelmessigheter og misligheter i Oslo kommune - retningslinjer og prosedyrer på anskaffelsesområdet
Oslo Havn KF Side: 2 Oslo kommune ba våren 2007 alle virksomheter utarbeide tiltaksplan mot korrupsjon og misligheter. HAV's tiltaksplan (vedlagt) ble oversendt MOS-avdelingen og inneholder en gjennomgang i HAV av områder som kan være utsatt for korrupsjon og misligheter. Den inneholder også risikovurdering samt forebyggende tiltak og vurdering av evt. behov for forsterket intern kontroll. Tiltaksplanen er videre fulgt opp i linjen. I tillegg er det utarbeidet rutiner med skriftlig dokumentasjon for søknad og behandling vedr. styreverv og bierverv / annet arbeid for HAV's ansatte samt utarbeidet egen rutine ved ansettelse av slekt / venner. Andre kontrollmekanismer Åpenhet, gjennomsiktighet i beslutningsprosesser, offentlighetslovens innsynsregler osv. vil generelt virke preventivt i arbeidet mot korrupsjon og misligheter. Gode og effektive klageordninger vil også ha en preventiv og avdekkende effekt i forhold til irregulær myndighetsutøvelse. Det er gjennomsiktighet og åpenhet i beslutninger ved at ledermøtereferater legges tilgjengelig for alle ansatte på intranettet. Ledermøtet har behandlet en rekke saker vedr. habilitet. Alle invitasjoner til virksomhetens ansatte skal behandles i avdelingenes seksjonsledermøte eller i ledermøtet. Ved utdeling av charterbåtløyve blir det ved vurdering av søknaden gjort oppmerksom på klageadgangen (først klage til HAV, deretter evt. til KYD). Nye etiske regler Nye etiske regler for ansatte i Oslo kommune ble vedtatt på slutten av 2007. I de nye reglene er det blant annet en tydeligere veiledning i grensedragning mellom akseptable gaver / legitim representasjon og utilbørlige fordeler. Det er vektlagt ledernes holdninger i forhold til påvirkning på den etiske standarden på arbeidsplassen og lederansvaret når det gjelder egne holdninger og arbeidet med å integrere god etisk praksis i virksomheten I reglene er det også fastslått at ledere på alle nivåer skal gå gjennom reglene med sine medarbeidere ved nyansettelse og deretter årlig. I 2003 ble det opprettet et lederforum i HAV. Dette er et forum som møtes to ganger i året. Forumet har vært brukt til å få et sterkere fokus på lederrollen og hvor et tema har vært krav og forventninger til ledere i Oslo Havn KF. På lederforumet har tema som etikk og ledelse, Oslo kommunes verdigrunnlag, ledelsesprinsipper, etiske normer, lederkontrakter og lederevaluering vært behandlet. Allmøter blir avholdt en til to ganger i året og samling for alle ansatte med overnatting har vært gjennomført i 2005 og 2007. Også i slike sammenheng har temaer som Oslo kommunes verdigrunnlag vært tema. Ved anvendelse av lederkontrakt er det naturlig å legge inn spørsmål om forståelse og etterlevelse av etiske verdier.
Oslo Havn KF Side: 3 I 2008 vil det blir arbeidet i HAV med å gjøre de nye etiske reglene kjent og fulgt opp i avdelingene og seksjonene. Varsling Byrådet har opprettet varslingsordninger i tråd med nye regler i arbeidsmiljøloven og i tillegg opprettet et sentralt mottak av varsel. Varslingsordningene forventes å gi kommunens ledelse bedre tilgang på informasjon om kritikkverdige forhold og dermed også bedre grunnlag for å rette opp slike forhold på et tidligere stadium enn tidligere. Varslingsordning skal ta imot og følge opp varsel om kritikkverdige forhold fra ansatte og andre (for eksempel leverandører eller brukere) - også anonyme varsler. Varsling vil være en kilde til informasjon samtidig som implementering av varslingsordningene på lokalt og sentralt nivå er et viktig tiltak i det forebyggende arbeidet ved å øke oppdagelsesrisiko. Eksempler på hva som kan varsles om er nettopp bestikkelser/korrupsjon, brudd på anskaffelsesregler, uakseptable gaver osv. Status i HAV I tråd med bestemmelsene i Oslo kommune er det opprettet et internt varslingsråd i HAV. Sak om vår lokale varslingsordning ble behandlet både i arbeidsmiljøutvalget og medbestemmelsesutvalget. Informasjon om hvordan varsling skal skje ligger på intranettet samt at det har vært behandlet på seksjons- og/eller avdelingsmøter. Dette gjøres også kjent for nyansatte ved at dette er tatt inn som eget tema i introduksjonsmateriale for nyansatte. Anskaffelser / intern kontroll Nytt regelverk om anskaffelser er vedtatt i Oslo kommune i 2007 som inneholder en rekke virkemidler som skal bidra til å redusere risikoen for korrupsjon. Internkontrollens formål er å forhindre styringssvikt, feil eller mangler og bidra til at virksomheten når sine målsetninger på alle nivåer i organisasjonen. Regelverket for internkontroll finnes i instruks for virksomhetsledere, i anskaffelsesregelverk, rundskriv om internkontroll i økonomiforvaltningen i Oslo kommune og i økonomireglement. Det er havnedirektør og avdelingsdirektørene som har ansvaret for gjennomføring av anskaffelser og undertegning av kontrakter. Dette er delegert ved at alle kontrakter i enkeltsaker undertegnes av avdelingsdirektør under en million og av havnedirektør over en million. Regnskapsseksjonen ved innkjøpsgruppen har ansvar for kvalitetssikring av alle innkjøp. De fleste anskaffelser, avrop og tildeling av kontrakt, involverer flere roller og personer. Prosessen er beskrevet i HAVs interne rutine 4.4.5 - anskaffelsesprosessen. Oslo Havn KF har etter revisjonens rapport vedrørende anskaffelsesrutiner i HAV høsten 2007 etablert kontrollordning for å gjennomføre stikkprøvekontroll av om regelverket for anskaffelser følges og resultatet meldes til virksomhetsleder. Ordningen omfatter også inntektssiden i foretaket og er beskrevet i ovennevnte interne rutine. Når det gjelder styrking av internkontroll er det nå etablert en ordning hvor dedikert person i innkjøpsgruppen i HAV tertialvis skal melde til ledelsen om saksbehandlingen i
Oslo Havn KF Side: 4 anskaffelsessaker. Denne interne kontrollen har som formål å fokusere på momenter i rutinen som kan forbedres. Ledelsen avgjør om eventuelle bemerkninger skal gi grunnlag for endringer av rutinen. Fullmaktmatrise i tråd med kommunens retningslinjer i rundskriv 6/07 Intern kontroll og identifisering av roller i anskaffelsesprosessen, samt Agresso brukerhåndbok, er under utarbeidelse. Virksomhetens håndbok i informasjonssikkerhet er gjennomgått, oppdatert og distribuert til berørte ledere og medarbeidere. Koordinatoransvaret for informasjonssikkerhet er lagt til Avgifts- og kontrollseksjonen. I tillegg kan nevnes at i forhold til myndighetsutøvelse og fullmakter skal kontrakt ved utleie av lokaler underskrives av to personer. Administrasjonsavdelingen ved avgiftsseksjonen forestår fakturering av leiekontraktene, mens organisasjonsledd utenfor avgiftsseksjonen ikke har mulighet til å endre kontonummer eller mottaker for leieinnbetaling. Administrasjonsavdelingens kontrollarbeid ved avgiftsseksjonen skal være med å sikre at virksomheten får sine rettmessige inntekter fra avgifter og vederlag. Dette har betydning for avdekking av evt. misligheter. Administrasjonsavdelingen har ansvaret for fastsettelse og revisjon av regulativer for havneavgifter og vederlag, mens Maritim og Terminalavdelingen forestår den direkte kundekontakt. Et førende prinsipp i utforming av regulativene er konkurranselikhet dvs. at avgiftsordningene skal utformes på en slik måte at de ikke favoriserer enkeltkunder eller kundegrupper framfor andre, og at den relativt omstendelige prosessen for å revidere regulativene bidrar til å forhindre konkurransevridning. Saken behandles i havnestyret iflg.: Det vises til tidligere orientering om HAV's kontrollrutiner ved notat fra ass. havnedirektør Magne Løvhaug datert 27.09.06 som ble framlagt for havnestyret 28.09.06. Økonomiske konsekvenser for Oslo Havn KF: Ingen nevneverdige på kort sikt. Havnedirektørens forslag til vedtak: Redegjørelse om Oslo Havn KFs arbeid mot korrupsjon og misligheter tas til orientering. Anne Sigrid Hamran havnedirektør Elin Gudmundsen personalsjef Vedlegg: 1 Tiltaksplan mot korrupsjon og misligheter i Oslo havn - gjeldende for 2007-2008. Revidert 11.04.2007 2 Etiske retningslinjer for ansatte i Oslo kommune
Oslo Havn KF Side: 5