Modul 8- Regnskapsrutiner Modulen handler om å forbedre foreningenes egne rutiner, gi gode råd videre til foreningene samt vise enkelt hvordan man kan lage et system som er svært funksjonelt. Små og enkle rutiner vil gjøre underverker for økonomisk kontroll og redusere muligheten for mislighold. Sist endret 16.09.2004 Generelt Nødvendig utstyr Utdelte slides Varighet 15 minutter Kunnskapsmål Kunnskap om hvordan lage gode regnskapsrutiner for sin forening som igjen fører til enklere regnskapsføring. Få frem at godt dokumenterte regnskapsrutiner er til stor hjelp både for nye regnskapsansvarlige og foreningen i sin helhet. Holdningsmål Det er et mål at deltakerne skal forstå viktigheten av gode regnskapsrutiner og at de skal ha en vilje til selv å legge ned litt arbeid på dette området i egen forening. Sammenheng eller overlapping Modulen er i sammenheng med bilagsføring i modul 6 Gangen i et regnskap. Litteraturtips Ingen 1
Arbeidsformer Forelesning Kursleder bruker Powerpoint-presentasjonen til forelesning. Viser aktuelle filer og forklarer oppsettet og tanken bak det. Plenumsdiskusjon Diskutere hvilke rutiner de ulike foreningene har og hvordan disse videreføres til neste regnskapsansvarlig. Tema - Hvorfor trenger vi gode regnskapsrutiner? - Regnskapsrutiner - System, kontroll og dokumentasjon - Skjemaer 2
Manus 1. Hvorfor trenger vi gode regnskapsrutiner? Lysbilde 1 Oversikt Hvorfor trenger vi gode regnskapsrutiner? Disponeringer Preventivt mot svinn Kulturstyret krever det i søknad om støtte 1 Gode regnskapsrutiner gir en god oversikt over hvor mye penger man har til enhver tid, samt hvor penger brukes, og hvor de tjenes. Hvordan er rutinene i deres foreninger? (Plenumsdiskusjon) Gode dokumenterte rutiner virker preventivt mot svinn, for eksempel når folk låner penger fra kassa. For å motta støtte fra Kulturstyret er det viktig å ha et godt dokumentert regnskap. Gode nedskrevne rutiner rundt regnskapet virker profesjonelt samtidig som det forenkler søknadsprosessen for foreningen og behandlingen i Kulturstyret. 3
2. Regnskapsrutiner Lysbilde 2 Regnskapsrutiner Grunnleggende faktor for avgjørelser Økonomiske implikasjoner Handlefrihet Rådighet 2 Regnskapet er en av de grunnleggende faktorer i de fleste avgjørelser som tas i en organisasjon. Hva har vi råd til og hva har vi ikke råd til. De fleste avgjørelser i foreningen har økonomiske implikasjoner. Ved gode regnskapsrutiner vil man tidlig kunne se om en avgjørelse vil være riktig eller gal ut fra en økonomisk vinkling. Regnskapet gir organisasjonen større handlefrihet i og med at man vet hvor mye penger man har til rådighet. 4
3. Regnskapsrutiner Lysbilde 3 System og rutiner Bilag og fakturaer Oppbevaring Dokumentasjon Vitebok Regnskapsrutiner 3 Først og fremst er det viktig for økonomiansvarlig å ha en ryddig plass på kontoret. Et system for inngående fakturaer, kvitteringer og lignende kan være med på å redusere arbeidsmengden for økonomiansvarlig. Økonomiansvarlig må sørge for at han mottar alle bilag og fakturaer. Videre må økonomiansvarlig oppbevare regnskapsdata på en forsvarlig måte. Det er viktig at økonomiansvarlig dokumenterer sine regnskapsrutiner. Dette da vervet ofte går over en kortere periode. Neste økonomiansvarlig trenger da ikke starte helt fra begynnelsen av. En god løsning på dette kan være å lage en vitebok et oppslagsverk for den som overtar vervet hvor alle rutiner er lagret. Det er også viktig at neste økonomiansvarlig følger opp disse rutinene. 5
4. Skjema Lysbilde 4 Skjemaer Oversiktlig Systematisk Selvforklarende Internkontroll 4 For mange skjemaer og for mange brukere kan være tungvint å holde oversikt over. De skjemaene som har flest forskjellige brukere bør derfor være få og lett å fylle ut. Ved færre brukere kan skjemaene være mer spesifiserte. Bruk av skjema gir økonomiansvarlig et bedre system for inn og utbetalinger. Eksempler på skjema som kan være nyttig for foreningen: Kvitteringsskildring (som i eksempelet tidligere) Kontantskjema (som i eksempelet tidligere) Honorarskjema 6
5. Utbetaling av skattefritt honorar Lysbilde 5 UTBETALING AV SKATTEFRITT HONORAR (MAKS. KR. 2000,-) Utbetales til (navn): Postadresse: Fødsels/personnr. (11 siffer): Bakgrunn for utbetaling av honoraret: Avtalt honorar (beløp i NOK): Mottakerens kontonummer: Sted / dato: Beløpet bekreftes mottatt: Beløpet er utbetalt av: Signatur Signatur 5 Ta frem skjemaet som ligger på neste side. Det ligger også lagret som eget dokument under honorarskjema.doc Kommentarer til skjemaet: Skjemaet brukes av foreninger til utbetaling av honorarer inntil kr 2000 pr år. Skjemaet er kun gyldig med fødselsnummer og signatur fra mottaker. Merk at beløpet kun gjelder for frivillige foreninger. For bedrifter er beløpet satt til kr 1000 pr år. Skjemaet brukes som et bilag og konteres for eksempel på konto 6790- honorarer. 7
UTBETALING AV SKATTEFRITT HONORAR (MAKS. KR. 2000,-) Utbetales til (navn): Postadresse: Fødsels/personnr. (11 siffer): Bakgrunn for utbetaling av honoraret: Avtalt honorar (beløp i NOK): Mottakerens kontonummer: Sted / dato: Beløpet bekreftes mottatt: Beløpet er utbetalt av: Signatur Signatur 8