Møteinnkalling Utvalg for omsorg og helse

Møteinnkalling Utvalg for omsorg og helse Av hensyn til innkalling av varamedlemmer bes eventuelt gyldig forfall meldt snarest til tlf. 64 87 85 11 Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 21.08.2013 Møtetid: Kl. 18.30 Det vil være fint om eventuelle spørsmål i forbindelse med sakene kan sendes på e-post til politisksekretariat@ski.kommune.no senest 3 dager før møtet slik at administrasjonen kan gi dere svar i møtet. TIL BEHANDLING: OH-18/13 KJØP AV NORDBYVEIEN 23 OH-19/13 INFORMASJON OM BETALINGSORDNINGENE I SYKEHJEM OH-20/13 KVALITET I SYKEHJEM - FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT OH-21/13 RESSURSGRUPPE FOR UNIVERSELL UTFORMING I SKI KOMMUNE Ski, 13.08.2013 Knut Tønnes Steenersen leder

Side Møteprotokoll Utvalg for omsorg og helse 29.05.2013 Sakliste OH-10/13 SØKNAD OM TILSKUDD TIL TILTAK - KJØR FOR LIVET OH-11/13 FORSLAG TIL NAVNENDRING - KRÅKSTADTUNET OH-12/13 STATUSRAPPORT BOLIGTEAM OH-13/13 ÅRSBERETNING 2012 OH-14/13 ÅRSREGNSKAP 2012 OH-15/13 RAMMER FOR UTARBEIDELSE AV BUDSJETT OG HANDLINGSPLAN 2014-2017 OH-16/13 OPPRETTELSE AV NY FASTLEGEHJEMMEL I SKI KOMMUNE OH-17/13 ORIENTERINGSSAK - MÅLING AV BRUKERTILFREDSHET - FINSTADTUNET SYKEHJEM 2012

Protokoll Innkalte: Funksjon Navn Forfall Møtt for Leder Knut Tønnes Steenersen FRP Nestleder Gudmund Arnljot Nyrud H Medlem Amara Butt H Medlem Kristine Borthen H Medlem Wencke H. Wiik H Medlem Jacob Wilhelm Karikoski PP Medlem Odd Jørgen Steen AP Medlem Bodil Alvestad AP Medlem Per Alexander Bratsberg AP Medlem Anne Grethe Slåtten AP Medlem Bård Egil Hogstad SV 11 av 11 representanter til stede i møtet. Protokollen fra møte 24.04.13 ble godkjent i møtet. Fra administrasjonen møtte Eli Thomassen, Thorbjørn Eng og Iren Hagen. Dokumenter som ble delt ut i møtet: Oversikt over utskrivningsklare pasienter, venteliste til sykehus og fritt brukervalg. Melding om vedtak fra eldrerådets behandling av sak Opprettelse av ny fastlegehjemmel i Ski kommune. Melding om vedtak fra rådet for likestilling av funksjonshemmedes behandling av sak Opprettelse av ny fastlegehjemmel i Ski kommune. Melding om vedtak fra rådet for likestilling av funksjonshemmedes behandling i sak Statusrapport boligteam. Melding om vedtak fra eldrerådets behandling i sak Forslag til navneendring Kråkstadtunet. Melding om vedtak fra eldrerådets behandling i sak Orienteringssak Måling av brukertilfredshet Finstadtunet sykehjem 2012. OH-10/13 SØKNAD OM TILSKUDD TIL TILTAK - KJØR FOR LIVET Forslag til vedtak: Ski kommune har ulike tiltak for barn og ungdom med særskilte behov. I Familiens Hus vil det også i løpet av 2. halvår bli etablert en egen avdeling som skal utvikle og drifte tiltak innen et bredt spekter. På bakgrunn av dette innvilges ikke søknaden om støtte til Kjør for livet. Utvalg for omsorg og helses behandling: Bård Hogstad (SV) fremmet følgende forslag på vegne av SV og AP: Saken legges frem for kommunestyret for endelig vedtak. Utvalget innstiller på følgende vedtak: Ski kommune vil tilby tjenesten til målgruppen i egen regi. Søknaden fra Kjør for livet avslås. Side 2

Innstilling: Fellesforslag fra SV og AP innstilles enstemmig. Utvalg for omsorg og helses innstilling til kommunestyret: Ski kommune vil tilby tjenesten til målgruppen i egen regi. Søknaden fra Kjør for livet avslås. OH-11/13 FORSLAG TIL NAVNENDRING - KRÅKSTADTUNET Forslag til vedtak: Kråkstadtunet bo- og servicesenter endrer navn til Kråkstadtunet omsorgsboliger. Utvalg for omsorg og helses behandling: Vedtak: Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Utvalg for omsorg og helses vedtak er: Kråkstadtunet bo- og servicesenter endrer navn til Kråkstadtunet omsorgsboliger. OH-12/13 STATUSRAPPORT BOLIGTEAM Forslag til vedtak: Statusrapporten tas til orientering. Utvalg for omsorg og helses behandling: Vedtak: Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Utvalg for omsorg og helses vedtak er: Statusrapporten tas til orientering. OH-13/13 ÅRSBERETNING 2012 Forslag til vedtak: Årsberetning 2012 for Ski kommune tas til orientering. Utvalg for omsorg og helses behandling: Votering: Forslag til vedtak tiltres enstemmig. Utvalg for omsorg og helses uttalelse: Årsberetning 2012 for Ski kommune tas til orientering. Side 3

OH-14/13 ÅRSREGNSKAP 2012 Forslag til vedtak: 1. Regnskap 2012 for Ski kommune vedtas. 2. Regnskapsmessig mindreforbruk 2012 på kr 57 903 812 disponeres slik det framgår av saken. Rådmannen gis fullmakt til å bruke fond slik det framgår av saken. 3. Manglende finansiering av investeringsregnskapet 2012 dekkes med låneopptak på kr 100 341 712. Utvalg for omsorg og helses behandling: Utvalg for omsorg og helse fremmet følgende fellesforslag: Utvalg for omsorg og helse tar saken til orientering. Votering: Fellesforslaget tiltres enstemmig. Utvalg for omsorg og helses uttalelse: Utvalg for omsorg og helse tar saken til orientering. OH-15/13 RAMMER FOR UTARBEIDELSE AV BUDSJETT OG HANDLINGSPLAN 2014-2017 Forslag til vedtak: 1. Redegjørelse for rammene for driftsbudsjett for perioden 2014-17 tas til orientering. 2. Investeringsbudsjett for 2014-2017 vedtas. Utvalg for omsorg og helses behandling: Utvalg for omsorg og helse fremmet følgende fellesforslag: Utvalg for omsorg og helse tar saken til orientering. Votering: Fellesforslaget tiltres enstemmig. Utvalg for omsorg og helses uttalelse: Utvalg for omsorg og helse tar saken til orientering. OH-16/13 OPPRETTELSE AV NY FASTLEGEHJEMMEL I SKI KOMMUNE Forslag til vedtak: Ski kommune vedtar å opprette ny fastlegehjemmel. Side 4

Utvalg for omsorg og helses behandling: Bård Hogstad (SV) fremmet følgende tilleggsforslag: Kommunestyret ber rådmannen stille krav om at ny fastlegehjemmel skal være plassert i lokaler som er tilgjengelig for funksjonshemmede. Votering: Forslag til vedtak med Hogstads tilleggsforslag tiltres enstemmig. Utvalg for omsorg og helses uttalelse: 1. Ski kommune vedtar å opprette ny fastlegehjemmel. 2. Kommunestyret ber rådmannen stille krav om at ny fastlegehjemmel skal være plassert i lokaler som er tilgjengelig for funksjonshemmede. OH-17/13 ORIENTERINGSSAK - MÅLING AV BRUKERTILFREDSHET - FINSTADTUNET SYKEHJEM 2012 Forslag til vedtak: Saken tas til orientering Utvalg for omsorg og helses behandling: Vedtak: Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Utvalg for omsorg og helses vedtak er: Saken tas til orientering Side 5

Saksbehandler: Henning Hjerpe Arkiv: GNR 129/7 Arkivsaksnr.: 13/1785-6 BEHANDLING: SAKNR DATO Utvalg for omsorg og helse 18/13 21.08.2013 Kommunestyret / Kommunestyret / KJØP AV NORDBYVEIEN 23 Forslag til vedtak: Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å kjøpe Nordbyveien 23 på forkjøpsrett for kr. 20.000.000,- Ingress/hovedbudskap: Saken legges frem da kommunen er blitt orientert om at Nordbyveien 23 selges for 20 millioner kroner. Kommunen har forkjøpsrett til eiendommen, og rådmannen anbefaler at kommunen sikrer seg denne sentralt beliggende eiendommen for næring og bolig. Saksopplysninger: Nordbyveien 23 består av 12 leiligheter hvorav 11 stk. har 3 års leieavtaler som løper ut i 2014. I følge vår dokumentasjon er en av leiekontraktene av varig karakter. I tillegg til leilighetene er det 3 næringsvirksomheter som leier, disse har noe lengre leieperioder. Alle disse kontraktene kan sies opp hvis ny eier har saklig grunn for å benytte lokalene selv jfr. Husleieloven. Vurdering: Som beskrevet i boligsosial handlingsplan av 04.06.13, har kommunen behov for flere boliger til personer som er vanskeligstilte på boligmarkedet. I de senere årene har det til enhver tid vært registrert ca. 100 personer på venteliste til kommunal bolig. En stor andel av de boligsøkende har behov for leilighet i et samlokalisert boligkompleks, både med og uten bemanning. Et kjøp av Nordbyveien 23 vil i første omgang øke det totale antallet kommunale utleieboliger. Dernest har bygget, ved å romme flere leiligheter, et potensiale til og i fremtiden kunne etableres som et samlokalisert boligkompleks til en nærmere angitt målgruppe. Boligens sentrale beliggenhet gjør at boligen vil være gunstig for mange av kommunens innbyggere som er vanskeligstilte på boligmarkedet. Ved besiktelse av boligen er det vurdert at leilighetene er i normal god forfatning. Det bemerkes at ikke alle leilighetene er befart. Bygget krever en del oppgradering og vedlikehold. Vedlagt dette notatet følger en vurdering med kommentarer + et oppsett av kostnader foretatt av virksomhet Eiendom. De har estimert at utbedringene beløper seg til ca. kr. 2.810.000,-. I tillegg til denne summen anbefaler rådmannen at det avsettes ytterligere en reservepost på 25 % til uforutsette kostnader. Det vil si en totalsum på ca.3,5 mill.kroner. I følge salgsoppgaven har bygget dårlig vanntrykk. Vi er litt usikre på om anlegget er dimensjonert til dagens formål med 12 leiligheter og 3 næringsvirksomheter. Det forligger et forslag til kompensasjon vedr. utbyggingen av Nordbyveien. Huseier og Vegvesenet har ikke kommet til enighet om størrelsen på kompensasjonen. Utfallet av avtalen må ny eier og Vegvesenet komme til enighet om. Side 2

Jfr. salgsoppgaven bør takstmann sin kommentar om utbyggingspotensiale nevnes: Det anses ikke å være vesentlig utbyggingspotensiale innenfor gjeldende reguleringsplan. Eventuelt mulig utbyggingspotensiale anses å sannsynligvis medføre fjerning av det gamle bolighuset. Enhver endring av bebyggelse på eiendommen vil kreve søknad om dispensasjon. 3 Boligkontorets vurdering totalt sett er at leilighetene er i normal god forfatning, men at bygget i seg selv krever store, økonomiske og muligens kompliserte utbedringer. Likevel ansees eiendommen å være meget interessant på grunn av antallet leiligheter, byggets beliggenhet og fremtidige muligheter som ligger i næringslokalene. De årlige leieinntektene er ca. kr. 1.425.000,- jfr. prospektet. Vi har simulert et lån på kr. 20.000.000,- med en rente på 3%, med 30 års nedbetalingstid, årlige låneutgifter blir da ca. kr. 1.013.000,-. Selv med en oppgradering i størrelsesorden 3,5 mill.kroner vil det med de leieinntektene som følger i prosjektet være økonomi til å drifte og vedlikeholde eiendommen. Økonomiske konsekvenser: Boligkontoret har vært i kontakt med Husbanken vedr. lån og tilskudd til kombinasjonsbygg slik Nordbyveien 23 er i dag. Husbanken åpner for at det kan gis lån og tilskudd, men siden det foreligger leiekontrakter og usikkerhet rundt hvilke brukergrupper som skal benytte seg av bygget, kan de ikke gi oss noe konkret svar om det kan gis lån og tilskudd til dette kjøpet. Konsekvenser for bærekraftig utvikling: Sikre en sentral eiendom med næringslokaler og øke boligmassen. Konklusjon: Dette vil være et strategisk kjøp med tanke på eiendommens beliggenhet, og rådmannen anbefaler at kommunen benytter seg av forkjøpsretten. Ski, 06.08.2013 Audun Fiskvik rådmann Eli Thomassen kommunalsjef Vedlegg som følger saken: a) Vurdering av oppgraderingsbehov

Saksbehandler: Nina Ansethmoen Arkiv: 231 H31 Arkivsaksnr.: 13/1504-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Eldrerådet 15/13 19.08.2013 Utvalg for omsorg og helse 19/13 21.08.2013 INFORMASJON OM BETALINGSORDNINGENE I SYKEHJEM Forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Ingress/hovedbudskap: I møte 30.1.2013 ba utvalg for omsorg og helse om å få en orientering om betalingsordningen i sykehjem for langtidsopphold og korttidsopphold. Som hovedregel skal alle typer opphold i sykehjem delvis betales av brukere. Kommunen har rett til å kreve egenbetaling iht. forskrift om egenandel for kommunale helse- og omsorgstjenester. Ski kommune har i dag 192 sykehjemsplasser. Egenbetaling for opphold på disse plassene defineres etter type vedtak som brukere får. Vedtak på korttidsopphold i sykehjem faktureres etter en nasjonal døgnsats på kr 137,-. Vedtak på langtidsopphold faktureres etter beregning av vederlag og baseres på den enkelte brukers / ektefelles inntektssituasjon. Det er beregning og senere etterregning av vederlagsbetaling som skaper spørsmål og uklarheter for brukere og deres pårørende. Saksopplysninger: I Ski kommune er det egne medarbeidere som arbeider med beregning, etterregning og sluttoppgjør i vederlagssaker. I tillegg arbeider de med fakturering av korttidsopphold. Medarbeiderne saksbehandler alle saker på disse områdene, de har kontakt med brukere / pårørende og besvarer spørsmål. Medarbeiderne saksbehandler klagesaker og kontrollerer at inntektene samsvarer med vedtakene. Medarbeiderne deltar i Follo Vederlagsforum som er et forum hvor aktuelle og prinsipielle spørsmål innenfor vederlagsarbeid blir drøftet. I Follo Vederlagsforum møter alle Follokommunene med sine vederlagskonsulenter. Informasjon om egenbetaling knyttet til langtidsopphold i sykehjem Når en bruker innvilges langtidsopphold i sykehjem, så sendes det ut, sammen med vedtaket, informasjon om vederlagsbetaling og flere skjemaer til bruk for vederlagsberegning. Bruker / pårørende blir bedt om bl.a. å gi opplysninger / dokumentere inntekt og utgifter, slik at en oppstart av egenbetaling kan settes i gang. Bruker / pårørende orienteres om vederlagsordningen og hvilke opplysninger som er relevante for å kunne foreta en så korrekt beregning som mulig. I saker hvor tilsendt økonomisk dokumentasjon til kommunen ikke er tilstrekkelig, eller i saker hvor det ikke blir sendt inn økonomisk dokumentasjon, så har kommunen en mulighet til å innhente (begrensede) elektronisk informasjon fra NAV om offentlige pensjoner. NAV har ikke opplysninger om private pensjoner som majoriteten av eldre har i dag. Side 4

Det er ikke uvanlig at vederlagsberegningen starter opp på et mangelfullt økonomisk grunnlag. Det er heller ikke ønskelig å avvente oppstart fordi dette gir langt høyere trekk når det kommer i gang og muligens høyere etteroppgjør. Vedtak om beregning av vederlagsbetaling Forskrift om egenandel for kommunale helse- og omsorgstjenester 3 jf. 6 beskriver egenandelens størrelse ved langtidsopphold og kommunens begrensninger og muligheter; 5 Av inntekter inntil Folketrygdens grunnbeløp, fratrukket et fribeløp på kroner 7 000,- per år, kan det kreves 75 prosent årlig. Av inntekter utover folketrygdens grunnbeløp betales inntil 85 prosent. Betalingen skal begrenses slik at enhver har i behold til eget bruk minst 25 prosent av folketrygdens grunnbeløp i tillegg til fordelen av fribeløpet. ( ) Som inntekt regnes årets inntekter på grunnlag av pensjon, andre løpende trygdeytelser, arbeidsinntekt, næringsinntekt, leieinntekt, renter og annen avkastning av formue, etter fradrag av skatt og gjeldsrenter. Avkastning av erstatning for fremtidige utgifter regnes ikke som inntekt. Kommunen kan kreve opplysninger om inntektsforhold som er nødvendig for å kunne fastsette egenandelen. Dersom beboerens økonomiske situasjon endrer seg vesentlig, eller tidligere vedtak viser seg å bygge på uriktige opplysninger, skal saken tas opp til ny vurdering. Viser skatteoppgjøret for foregående år at det ikke er beregnet riktig egenandel, skal det skje et etteroppgjør. Vedtak om beregning av vederlagsbetaling er viktig for å unngå store avvik når det senere, etter skatteoppgjør skal etterregnes også kalt etteroppgjør. Pårørende har ved flere anledninger reagert på at store summer blir fakturert i etteroppgjøret. Selve beregningen av vederlagsbetaling Enkel framstilling; INNTEKTER minus FRADRAG = BEREGNINGSGRUNNLAG minus «LOMMEPENGER» = BEREGNET VEDERLAGSBETALING. Fradrag Iht. forskrift om egenandel for kommunale helse- og omsorgstjenester 5 beskrives fradragene som skal og kan gis. Dersom den som oppholder seg i institusjon mv. har hjemmeboende ektefelle eller mindreårige barn, eller helt eller delvis forsørger barn over 18 år, skal det gjøres fradrag i beregningsgrunnlaget. Fradraget skal minst tilsvare de brutto pensjonsytelser ektefelle/barn ville fått fra folketrygden dersom institusjonsbeboeren var død. Dersom ektefelle/barn mottar egen arbeidsinntekt eller pensjon fra folketrygden, skal de beregnede brutto pensjonsytelser i forrige punktum reduseres krone for krone mot ektefelle/barns arbeidsinntekter og pensjon fra folketrygden. I tillegg gjøres det fradrag med et beløp som tilsvarer 50 prosent av beboerens brutto offentlig pensjoner etter samordning og 50 prosent av beboerens brutto private pensjonsytelser. Fradrag kan også fastsettes på grunnlag av hva som er rimelig ut fra vedkommendes inntekt og forholdene for øvrig. ( ) Fradrag skal skje etter at inntekten er fratrukket skatt og gjeldsrenter.

6 Beregning av forsørgerfradrag er komplisert og tar utgangspunkt i etterlattepensjon som fremgår av Folketrygdloven. Vederlagskonsulentene er avhengig av at pårørende gir tilstrekkelig med dokumentasjon og inntektsopplysninger. Mange pårørende kan ha vanskeligheter med å finne ut av alle inntektsopplysningene, og noen ganger kan enkelte private pensjoner og forsikringer ikke komme med i beregningsgrunnlaget. Det samme gjelder salg av hus eller annen fast eiendom gjennom året. Alle slike inntekter kommer imidlertidig fram i etteroppgjøret og vil påvirke etteroppgjøret bl.a. pga. økte renteinntekter. Fradrag for boutgifter - skjønnsmessig fradrag Ski kommune har i alle år gitt et skjønnsmessig fradrag for boutgifter i en overgangsperiode for brukere som får langtidsopphold i sykehjem. Fradragsperioden for boutgifter var i mange år 6 måneder. I vedtak for budsjett for 2006 besluttet kommunestyret å redusere fradrag for boutgifter fra 6 til 3 måneder for brukere som har langtidsopphold i sykehjem. Det ble vurdert at 3 måneder er tilstrekkelig tid til å avvikle sin private bolig ved innvilgelse av langtidsopphold i sykehjem. Unntak fra 3 månedersføringen er hvis det er utsikt til bedring og at bruker på sikt kan flytte hjem. Dette unntak blir svært sjelden brukt. Etterregning Kommunen skal iht. forskrift om egenandel for kommunale helse- og omsorgstjenester 3 kontrollere om den foreløpige beregnede vederlagsbetalingen er korrekt. Etteroppgjøret følger siste tilgjengelige skatteoppgjør. Kommunen mottar trekklister fra NAV og lister over innbetalinger fra kommunens regnskapssystemet. Disse dokumentene sammen med skatteoppgjøret er grunnlaget for en korrekt etterregning. Mye av arbeidet på vederlag gjøres manuelt. Kommunen får tilgang til alle aktuelle skatteoppgjør hver høst.fra høsten og framover i den tid som er nødvendig, blir hver enkelt langtidssak etterregnet for det aktuelle skatteoppgjørsåret. Ved inngangen av mai 2013 var 210 langtidssaker for 2011 ferdig etterregnet. Parallelt med etterregningen justeres beregningsvedtaket for å motvirke store avvik ved neste etterregning. Sluttoppgjør gjøres parallelt i de saker hvor det ikke er levert inn forhåndslikning. Sluttoppgjør Ved utskrivning eller ved dødsfall må kommunen foreta et nytt etteroppgjør i den enkelte sak. Ved dødsfall sendes det også ut brev med varsel om sluttoppgjør hvor det fremgår at kommunen kan ha krav i dødsboet eller boet kan ha tilgodehavende hos kommunen. For å kunne foreta et korrekt sluttoppgjør, så må dette gjøres på grunnlag av økonomiske opplysninger fra et kommende skatteoppgjør eller en forhåndslikning. Kommunen har ingen muligheter til å innhente forhåndslikning. Klage Alle vedtak om vederlagsbetaling kan påklages etter forskrift om egenandel for kommunale helse og omsorgstjenester 13 og Pasient og brukerrettighetsloven 7-2. Endelig klageinstans er Fylkesmann i Oslo og Akershus. Alle klager som mottas blir gjennomgått og vurdert på nytt særlig med tanke på nye opplysninger eller feil i saksbehandlingen. Nye opplysninger i sakene er den vanligste årsaken til at mange klager administrativt blir tatt til følge helt eller delvis.

Klager som administrativt ikke blir tatt til følge, blir sendt til endelig klagebehandling hos Fylkesmannen i Oslo og Akershus. I 2012 kom det inn 16 klager på vederlagsbetaling. 7 Majoriteten av klagene omhandler selve beregningen / summene som skal betales. Mange klager også over at kommunen kan kreve inn vederlagsbetaling i form av etteroppgjør 1,5-2 år tilbake i tid. Antall klager 2012 Utfall av klagebehandling 13 Alle klagene ble administrativt tatt til følge pga. nye opplysninger. 2 klager omhandlet beregningsmalen og ønsker om å gjøre den lettere å forstå. Dette er tatt til etterretning. 3 klager viste til attest etter skiftelovens 80 fra Tingretten: Hvis boets midler må antas å gi intet eller bare et minimalt beløp til fordeling etter at begravelsesutgiftene er dekket, overlater retten midlene til den som har ordnet med begravelsen, eller en annen som har stått avdøde nær. Vedkommende blir ansvarlig for boets og avdødes forpliktelser kun innenfor rammen av de mottatte midler. 2 Klager trakk sin klage etter samtale og gjennomgang av saken. 1 Oversendt Fylkesmannen for endelig avgjørelse. Administrativt vedtak ble opprettholdt. Typiske spørsmål fra pårørende er: Kan kommune kreve penger av boet inntil 1,5-2 år etter at oppholdet er avsluttet og vedkommende er død? Har ikke min slektning i høy alder betalt nok i egenbetaling? Kan kommunen virkelig kreve mer 1,5 år etter? Til disse spørsmålene viser kommunen til sin rett til å ta vederlagsbetaling via etteroppgjør / sluttoppgjør 1,5 2 år i ettertid basert på skatteoppgjør i den enkelte sak. Retten ligger i forskrift om egenandel for kommunale helse- og omsorgstjenester 3, 6 ledd: Dersom beboerens økonomiske situasjon endrer seg vesentlig, eller tidligere vedtak viser seg å bygge på uriktige opplysninger, skal saken tas opp til ny vurdering. Viser skatteoppgjøret for foregående år at det ikke er beregnet riktig egenandel, skal det skje et etteroppgjør. For å få klarhet i hvorvidt en vederlagssak er beregnet korrekt eller ikke, så må den enkelte sak etterregnes. Det er ingen annen måte å få klarhet i hvorvidt en sak er riktig uttregnet eller ikke. Alle vedtak om vederlagsbetaling varsler at saken vil bli etterregnet. I tillegg sendes det ut et eget brev i hver sak om antatt tidspunkt for når sakene er forventet å være ferdig etterregnet. Dette gjøres hvert år og i hver enkelt sak.

Det er også en vanlig misforståelse at kommunen «tar formuen» fra beboere. Kommunen legger bare formuesinntekter / renteinntekter til inntektsgrunnlaget. Saksbehandlingstid Vanlig saksbehandlingstid er ca. 1-2 måneder i beregningssaker og klagesaker. 8 Kompliserte saker kan ta noe lenger tid, men vanligvis ikke over 3 måneder. Saksbehandlingstiden i etteroppgjør tar samlet sett ca. 7 måneder. Sakene tas fortløpende og parallelt med andre arbeidsoppgaver fra den dagen skatteoppgjøret er tilgjengelig for kommunen (oktobermåned) og fram til siste sak er etterregnet (vanligvis maimåned). Det er viktig å huske på at den årlige etterregningen gjøres samtidig med beregningsvedtak for nye brukere som har fått langtidsopphold og løpende fakturering av korttidsopphold. Det er ikke forsvarlig å legge alle andre oppgaver til side for å etterregne saker i raskest mulig tempo. Dette er en av årsakene til at etteroppgjørene trekker ut i tid. Kreditortrekk og direkte betaling til kommunen Kommunen krever inn vederlagsbetaling på to måter; Direkte kreditortrekk fra NAV (offentlig pensjon) Direkte betaling til kommunen via tilsendt månedlig faktura (private pensjoner o.a.). I januar 2013 startet kommunen med elektroniske trekk til NAV. Kommunen kan bare legge inn direkte trekk i folketrygdens pensjoner via NAV. De fleste eldre har inntekter i tillegg til folketrygdens utbetalinger og det er derfor nødvendig å foreta en tilleggsfakturering. Inntjening og brukersaker i 2012 Korttidsopphold 2012 Antall brukere Antall opphold Innbetaling 244 660 1, 3 mill. Langtidsopphold 2012 Antall bruker 31.12.12 Innbetaling Gjennomsnittlig inntekt per bruker per md 148 23,9 mill. 13.477 Muligheten for å kreve vederlagsbetaling etter 60 døgn per kalenderår Iht. forskrift om egenandel for kommunale helse- og omsorgstjenester 1 b) langtidsopphold: Opphold i institusjon på ubestemt tid eller tidsavgrenset opphold når vedkommende har vært på institusjon i minst 60 døgn per kalenderår. I denne bestemmelsen gis kommunen en mulighet til å kreve vederlagsbetaling for korttidsopphold i sykehjem som overskrider 60 døgn per kalenderår. Ski kommune har aldri praktisert dette og gjør det heller ikke per i dag. Ingen andre Follokommuner gjør det, med unntak av Nesodden. Spredte og enkeltstående korttidsopphold i sykehjem (som er den vanligste praksisen) vil nesten aldri gå over 60 døgn per kalenderår for den enkelte bruker. Ved rullerende og planlagte korttidsopphold på sykehjem vil brukeren «runde» 60 døgn og mere til per kalenderår.

9 Ski kommune bruker i dag 8 rom (spredt på alle sykehjemmene) til ca. 24 brukere som har rullerende og planlagte korttidsopphold gjennom året. Et rom deles vanligvis av 3 brukere gjennom året fordelt slik at den enkelte har 3 uker inne på sykehjemmet, deretter 6 uker hjemme, for deretter å komme inn på sykehjemmet i 3 uker. Vedlagt i saken følger 2 fiktive vedtak som illustrerer hvordan gjennomsnittssaker vil slå ut med langtidsberegning av korttid over 60 døgn. Vedtakene tar utgangspunkt i en kvinne som bor alene (Testvedtak 1) og en mann som har hjemmeboende ektefelle (Testvedtak 2). Testvedtakene viser differansen mellom ordinær korttidsbetaling med kr 137,- per døgn gjennom alle oppholdsdøgnene per kalenderår og vederlagsbetaling for oppholdsdøgn etter 60 døgn per kalenderår. Differansen er henholdsvis kr 4455,- i vedtak 1 og kr 5344,- i vedtak 2 på årsbasis. Hvorfor Ski kommune ikke krever vederlagsbetaling for opphold utover 60 døgn per kalenderår Beregning av vederlagsbetaling i disse sakene er administrativt svært tidkrevende. Alle brukere som har rullerende korttidsopphold har krav på 60 nye «korttidsdager» hvert år hvor de betaler kr 137,- per døgn. Det betyr i praksis at man må vente 60 døgn inn i oppholdsperioden før man kan fatte vedtak om vederlagsbetaling. Et slikt vedtak vil gjelde fra ca. juni / juli når brukeren «har brukt opp» sine 60 døgn i kalenderåret og fram til 31.desember. Fra året etter vil samme bruker begynne på nytt med sine 60 døgn av kr 137,-. Fra sommeren dette året kan kommunen igjen starte vederlagsfakturering fram til nyttår. Bruker og pårørende må hvert år levere inn inntektsopplysninger, og i familier hvor inntekten kan endres raskt, kan dette få betydning for etteroppgjøret. En bruker som har rullerende korttidsopphold er forventet å flytte hjem mellom hvert opphold på institusjon og blir dermed innvilget bofradrag i den utstrekning det er nødvendig. Dette er også i tråd med sentrale tolkninger fra Departementet. Departementet uttaler om personer i korttidsopphold at de skal ha muligheter til å dekke de samme faste utgifter til bolig og husholdning som andre hjemmeboende (Edvardsen og Helland Betaling for beboere i institusjon s. 87). Det er flere normale og påregnelige hendelser som direkte vil påvirke vederlagsbetalingen over 60 døgn i motsetning til ordinære vederlagsbetalere; Innleggelse på sykehus kan ikke reise inn på korttidsopphold som avtalt. Grunnlaget for vederlagsbetaling må sjekkes ut, kanskje må vederlagsbetalingen opphøre, men den må alltid justeres jf. siste faktura. Bruker takker nei til avtalt korttidsopphold pga private / familiære forhold saken må regnes om jf. siste faktura. Dødsfall som inntreffer på høsten / vinteren. Saken må stoppes og sjekkes jf. siste faktura for å motvirke høyt etteroppgjør. I saker med vederlagsbetaling etter 60 døgn, kan det ikke opprettes kreditortrekk rett fra NAV Pensjon. Det lar seg ikke gjøre da bruker ikke har like mange oppholdsdøgn hver måned. I praksis betyr det at sakene må overvåkes hver måned for å se om de skal faktureres for opphold. Sagt på en annen måte; Vederlagsbetaling over 60 døgn gjelder bare for de konkrete døgnene som bruker er på sykehjemmet. Alt arbeid foregår manuelt og må sjekkes før ev. fakturering hver måned. Ordinær vederlagsbetaling er lik for alle måneder og gjelder uansett om bruker blir innlagt på sykehus eller er hjemme hos familien på besøk.

10 Forventet respons hos brukere / pårørende Rullerende korttidsopphold er et meget velfungerende tiltak for å skape trygghet og forutsigbarhet for den enkelte bruker og nærmeste familie. Majoriteten av brukere som har rullerende korttidsopphold er så syke at mange «kvalifiserer» til langtidsopphold i sykehjem. Erfaringen tilsier at rullerende korttidsopphold utsetter søknader om langtidsopphold. Det er en reell mulighet for at disse brukerne vil søke langtidsplass dersom de blir krevd for vederlagsbetaling i etterkant av korttidsbetaling fra sommer/ høst. For brukerne og deres pårørende vil en slik type betaling bety ulike betalingsgrunnlag og ulike betalingssummer for samme tjeneste innenfor samme kalenderår. Dette er ikke brukervennlig og det er ikke forutsigbart. Hvis en bruker / pårørende først har opplevd en slik uforutsigbar og krevende betalingsordning (må levere dokumentasjon over inntekter og boutgifter hvert år) for deretter å oppleve at de blir krevet for ytterligere betaling i et etteroppgjør, da er det nærliggende å anta at denne brukeren søker langtidsopphold. Vurdering: Praktisering av vederlagsbetaling og tilhørende forskrift kan virke komplisert for våre brukere og pårørende. Forskriften er lite presis på enkelte punkter og kan derfor tolkes forskjellig. Ski kommune er derfor opptatt av å legge fortolkninger og beslutninger gjort av Fylkesmannen og departement til grunn for lokal saksbehandling. Sentrale myndigheter har lovet en ny forskrift, men foreløpig har den ikke kommet. En forskjell er at kommunene ikke har automatisk og elektronisk tilgang til tilstrekkelige økonomiske opplysninger som kunne underlette og effektivisere alle ledd i saksbehandlingen. Ski kommune har arbeidet mye for å forbedre rutiner og internt samarbeid rundt vederlagsbetaling. Konsulentene deltar på alle kurs og seminarer som er aktuelle og de samarbeider aktivt med andre vederlagskonsulenter i Follo. Det er ikke uvanlig at konsulentene i Follo drøfter saker anonymt for å finne riktige og gode løsninger som er i samsvar med nabokommunenes praksis. Det pågår også et arbeid for å effektivisere arbeidsprosessene og legge manuelle arbeidsoppgaver inn i elektroniske systemer. Dette er krevende fordi vederlagsarbeidet er avhengig av opplysninger fra NAV, skattekontorer, internt regnskapssystem og elektronisk system for pasientopplysninger. Dette er alle systemer som ikke «snakker» sammen. Konsekvenser for en bærekraftig utvikling: Ingen. Konklusjon: Rådmannen anbefaler at saken tas til orientering. Ski, 01.08.2013 Kjell Sæther Fung. Rådmann Vedlegg som følger saken: a) Forskrift om egenandel for kommunale helse- og omsorgstjenester b) Testvedtak Vedlegg som ligger i saksmappen:

Saksbehandler: Frøydis Bermann Johansen Arkiv: H12 Arkivsaksnr.: 13/1502-2 BEHANDLING: SAKNR DATO Eldrerådet 17/13 19.08.2013 Utvalg for omsorg og helse 20/13 21.08.2013 KVALITET I SYKEHJEM - FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT Forslag til vedtak: Kvalitet i sykehjem Forvaltningsrevisjonsrapport tas til orientering. Saksopplysninger: Ovennevnte rapport er administrativt fulgt opp og svar på Distriktsrevisjonens rapport er oversendt Kontrollutvalget i Ski per 08.07.2013. Kommunens svar følger vedlagt til orientering. Ski, 05.08.2013 Audun Fiskvik rådmann Eli Thomassen Kommunalsjef Vedlegg som følger saken: a) Kommunens svar på Forvaltningsrevisjonsrapport Kvalitet i sykehjem Vedlegg som ligger i saksmappen: Side 11

Saksbehandler: Liv Marit Bølset Arkiv: F03 &70 Arkivsaksnr.: 13/2159-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Rådet for likestilling av funksjonshemmede 16/13 19.08.2013 Eldrerådet 16/13 19.08.2013 Plan og byggesaksutvalget 34/13 20.08.2013 Utvalg for teknikk og miljø 23/13 21.08.2013 Utvalg for oppvekst og kultur 20/13 21.08.2013 Utvalg for omsorg og helse 21/13 21.08.2013 Formannskapet / Kommunestyret / RESSURSGRUPPE FOR UNIVERSELL UTFORMING I SKI KOMMUNE Forslag til vedtak: 1. Det opprettes en ressursgruppe for universell utforming i Ski kommune 2. Rådmannen utnevner representanter fra aktuelle virksomheter. 3. Rådet for likestilling av funksjonshemmede oppnevner 1 representant og 1 vararepresentant. 4. Rådet for likestilling av funksjonshemmede er referansegruppe for Ressursgruppen universell utforming i Ski kommune Ingress/hovedbudskap: Ski kommune har nedfelt i reguleringsbestemmelsene i kommuneplan at universell utforming skal være et grunnleggende prinsipp i all planlegging. I regjeringens handlingsplan for universell utforming og økt tilgjengelighet 2009-2013 er det nedfelt en visjon om at alle kommunale formålsbygg skal være universelt utformet i 2025. Skal flerboligbyggene som bygges i Ski kommune bli universelt utformet, krever det et godt og tett samarbeid mellom mange aktører. Derfor er det ønskelig å etablere et samarbeid for å få en felles kompetanse om flerboligbygg Saksopplysninger: I 2006 fikk Ski kommune forespørsel fra Husbanken om deltagelse i prosjektet Boliger för alla initiert av Nordisk ministerråd. Ski kommune takket ja og Universell utforming på Finstad ble en realitet. Deltakere i prosjektet var: Husbanken, Skanska bolig AS, Byggesaksprogrammet, Statens byggtekniske etat og Ski kommune. Prosjektet var i perioden sept 2006 til nov.2008. Det ble skrevet en sluttrapport fra arbeidet i Ski kommune til Husbanken med følgende konklusjon: Arbeidet med å implementere universell utforming i Ski kommune skal videreføres. Prosjektgruppen videreføres som en ressursgruppe, der saksbehandlere både på regulering og byggesak kan ha et tverrfaglig forum å drøfte problemstillinger knyttet til universell utforming. 3 i Utfyllende bestemmelser og veiledende retningslinjer vedrørende kommuneplanens arealdel sier: Universell utforming skal være et grunnleggende prinsipp i all planlegging. I alle plansaker skal det gjøres rede for hvordan hensynet til universell utforming er i varetatt. Denne bestemmelsen skal defineres og det skal beskrives hva Ski kommune mener med universell utforming. Det er avklart med virksomhetsledere at det skal nedsettes et prosjekt for å utrede dette i 2009. Side 12

13 Det er også ønskelig å lage en handlingsplan for universell utforming i neste omgang. Universell utforming er forankret i kommuneplanen 2011-2022 og i de utfyllende reguleringsbestemmelsene til kommuneplanen. Ski kommune har også hatt en ressursgruppe, men det er nødvendig med en revitalisering av arbeidet. Derfor må det opprettet en ny ressursgruppe som skal arbeide med to hovedområder. Kartlegging av kommunal formålsbygg: Identifisere hva som må utbedres for at de skal bli universelt utformet innen 2025. Kartleggingen skal danne grunnlaget for å beregne utbedringskostnadene. Sikre en felles kompetanse om universell utforming i flerboligbygg mellom utbyggere og Ski kommune. Rådmannen oppnevner representantene og utvalget velger selv sin leder. Ressursgruppen skal være en kompetansegruppe for rådmannens ledergruppe. Vurdering: Reguleringsbestemmelsene i kommuneplanens arealdel utdyper universell utforming. Men det er nødvendig å sikre en tverrfaglig kompetanse og forståelse. Kommunens fagpersoner besitter kompetanse og utbyggere har kompetanse, men en felles forståelse der også brukerne kommer sterkere inn med sin kompetanse vil gi Ski kommune et løft på området universell utforming. Dette mener vi også vil føre til at fremtidens boliger vil bli bedre tilrettelagt for alle og det vil gi alle grupper en bedre valgmulighet for hvor lenge de vil bli boende i egne bolig. Det er sterkt ønskelig at representanter for Rådet for likestilling av funksjonshemmede deltar i ressursgruppen. Arbeidet må i hovedsak utføres på dagtid. Det er ønskelig med en representant som deltar i ressursgruppen og at Rådet for likestilling av funksjonshemmede blir en referansegruppe for arbeidet. Økonomiske konsekvenser: Husbanken utbetalte kompetanse tilskudd da Ski kommune leverte sluttrapporten for sin deltagelse i Universell utforming på Finstad. Disse midlene har stått på øremerkede fond og vil nå bli stilt til disposisjon for ressursgruppen. I tillegg vil det gå med arbeidstid for kommunalt ansatte. Ved å ha en ressursgruppe på området universell utforming kan det også bli mulighet for å søke om prosjektmidler til tiltak. Kostnadene for å utbedre kommunale formålsbygg vil bli fremmet i budsjett- og handlingsprogrammet de kommende årene. Konsekvenser for bærekraftig utvikling: Boliger med funksjonelle planløsninger som lar seg tilpasse til de menneskene som skal bo, er bærekraftig. Dette vi kunne møte morgendagen utfordringer med en økende eldre befolkning og bidra til at flere kan bo i egen bolig lengre og minske presset på omsorgsboliger. Konklusjon: Rådmannens ressursgruppe for universell utforming opprettes. Ski, 18.06.2013 Vedlegg som følger saken: a) Utkast til mandat for ressursgruppen Audun Fiskvik rådmann Kjell Sæther Kommunalsjef

Kontrollutvalget i Ski V/Follo distriktsrevisjon Postboks 3010 1402 Ski Vår ref.: 13/1502-1 6330/13 Deres ref.: Arknr.: H12 Dato: 08.07..2013 KVALITET I SYKEHJEM - FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT Innledning Ski kommune har siden rapporten ble levert, gjennomgått og arbeidet med de ulike avvikene revisjonsrapporten lister opp. I all hovedsak har virksomhetene som er berørt av de ulike punktene i rapporten fulgt opp og gjort forbedringstiltak i samsvar med revisjonens anbefalinger. Tre prosedyrer/retningslinjer er under utarbeidelse og vil bli ferdigstilt tidlig høst 2013. Ski kommune har valgt det elektroniske verktøyet Kvalitetslosen med modulene Dokumentasjon, Avvikshåndtering og Risikoanalyse til hjelp i kvalitetsforbedrings-arbeidet. Opplæring og bruk av modulen for Risikoanalyse vil skje i løpet av høsten 2013. Dokumentasjonsmodulen gir en oversiktlig og enkel tilgang til ny, gammel og revidert dokumentasjon på tjenestene kommunen skal ivareta. Avviksmodulen gjør det mulig å melde avvik elektronisk, samt sørge for at alle avvik blir behandlet i tråd med regelverket og innen fastsatt tid. Likeså gjør systemet det enkelt både for melder og avviksbehandler å følge med på hvor avviket til en hver tid befinner seg, og hva som skjer/er skjedd. 1.System av prosedyrer Revisjonen anbefaler at kommunen utarbeider prosedyrer som sikrer kravene i kvalitetsforskriften, samt at det lages rutiner for opplæring i bruken av disse. Oppfølging: Parallelt med implementeringen og oppstarten av bruken av kvalitetsverktøyet Kvalitetslosen som har pågått i perioden medio 2012 medio 2013, har det skjedd en opprydding i eksisterende prosedyrer og retningslinjer. Det er tidligere utarbeidet en rekke administrative prosedyrer for sykehjemmene felles og for det enkelte sykehjem. Det har her vært nødvendig med en felles gjennomgang og drøfting av hva som skulle være felles, hva som måtte suppleres og hva som var spesielt for det enkelte sykehjem. Dette har tatt tid, men det som skulle være med felles videre er nå dels revidert dels under revisjon. Flere av disse prosedyrene er direkte hjemlet i forhold til Kvalitetsforskriften. De ferdig reviderte prosedyrene legges inn i Kvalitetslosen etter hvert som de godkjennes av Kvalitetsutvalget/virksomhetsleder. Fellestjenester Postadresse: Postboks 3010 1402 SKI Besøksadresse: Rådhuset, Idrettsveien 8, Ski Kontonr: 1602 44 88105 Org.nr: 960 507 878 Telefon: 64 87 87 00 E-post: postmottak@ski.kommune.no

Når de eksisterende prosedyrer er lagt inn vil kvalitetsrådgiver i kommunen sammen med virksomhetslederne for kommunens sykehjem vurdere hvilke prosedyrer som mangler i dokumentasjonen i henhold til kravene i Kvalitetsforskriften, og sørge for at disse blir utarbeidet i løpet av 2013. 2 Prosedyrer som godkjennes og legges inn i Kvalitetslosen vil av avdelingsleder/ virksomhetsleder bli lagt ut på leseliste til den enkelte ansatte. Leselisten legges på den enkeltes personlige område i Kvalitetslosen, og når et dokument er lest må det kvitteres ut. Virksomhetsleder/avdelingsleder kan til enhver tid kontrollere om eller hvor mange dokumenter som er lest. I tillegg vil prosedyrene/retningslinjene, nye som reviderte være tema i de ulike enhetenes avdelings-/ personalmøter som en del av ansatteopplæringen. For øvrig må det understrekes at Revisjonens forslag om eksempelvis å lage prosedyrer som sikrer kvalitetsindikatorene respekt, forutsigbarhet og trygghet ikke kan ivaretas via en prosedyre. Det vil til enhver tid/og for en hver person være en subjektiv kvalitetsopplevelse, som kun kan etterspørres i den direkte kontakten med pasienten, eller ved hjelp av en brukerundersøkelse. I tillegg vises det til at kommunen har valgt respekt og åpenhet som et verdigrunnlag som skal prege alle virksomhetenes i sitt møte med brukeren. 2. Avvikssystem Revisjonen anbefaler at kommunen går bort fra definisjonen av avvik og anmerkning og heller omtaler alt som uønskede hendelser. Videre anbefales det å etablere rutiner som sikrer at avvik blir registrert og fulgt opp med tilbakemelding. Oppfølging: Kommunen har per 01.05.2013 tatt i bruk modulen for elektronisk avviksmelding i kvalitetsverktøyet Kvalitetslosen. I kommunens prosedyre for avvikshåndtering (oppdatert pr.15.05.13) er det gjort følgende avgrensninger i forhold til avvik og anmerkning: Avvik. Avvik er brudd på lov eller forskrift eller annet overordnet styringsdokument, og en avviksmelding skal dokumentere manglende samsvar mellom definerte/spesifiserte krav for tjenesten/aktiviteten gitt i lov og/eller forskrift eller i prosedyrens beskrivelse for tjenesteutførelsen. Rapportert avvik skal føre til forbedring. Anmerkning. Et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men som initierer et område med forbedringspotensiale i forhold til vedtatte retningslinjer/bestemmelser. Den elektroniske avviksmeldingen gir mulighet til å gradere alvorlighetsgraden i det som raporteres til lav middels eller høy, og er definert som følger: - Et avvik som faller inn under begrepsavklaringen over for anmerking settes med lav alvorlighetsgrad. - Middels alvorlighetsgrad; Disse avvikene vil ikke ha innvirkning på definerte mål og påvirke drift, produksjon og tjenesteyting, men har vesentlig innvirkning på kvaliteten på tjenesten og det faglige forsvarlige i tjenesten. Helsetilstand hos bruker påvirkes. - Høy alvorlighetsgrad; Disse avvikene vil ha/har svært alvorlig innvirkning på definerte mål, har svært alvorlig innvirkning på kvalitet av tjenesten/faglig forsvarlighet, og kan/har satt liv og helse på spill for bruker/ansatt (tap av liv eller vedvarende helsetap), miljø. Likeså skiller meldingen mellom HMS avvik, avvik i forhold til organisasjon/internt og avvik i forhold til tjeneste/ bruker. Innenfor hver av disse kategoriene er det mulighet for en stor grad av spesifisering.

3 Når en ansatt melder avvik går den til nærmeste leder som har 15 + 15 dager til å behandle/lukke avviket før det går opp til neste nivå. Nærmeste leder varsles automatisk via mail når et avvik er meldt. Den enkelte ansatte som melder avvik får i dette systemet automatisk tilbakemelding på hva som skjer med det meldte avviket. Prosedyren for håndtering av avvik er oppdatert i samsvar med dette, og vil på lik linje med øvrige prosedyrer bli tatt opp i virksomhetenes avdelingsmøter. 3. Kompetanseutvikling Revisjonen har ingen spesielle tiltak som anbefales her. Samhandlingsreformen har medført/medfører at kommunen får flere pasientgrupper og pasienter med behov for mer medisinskfaglig kompetanse og kommunen vil måtte i verksette flere kompetansehevende tiltak for ansatte i sykehjemmene. 4. Interne mål og virksomhetsplaner Revisjonen anbefaler at den virksomheten som mangler virksomhetsplan besørger at denne utarbeids snarest mulig og at virksomhetenes interne mål forankres hos de ansatte. Oppfølging: Alle tre virksomheter har nå interne mål og virksomhetsplaner, og følger rådmannens tilrådning i forhold til å involvere de ansatte. 5. Journaler Revisjonen anbefaler at kommunen bør ha lik praksis på oppdatering av journaler, og at retningslinjer utarbeides slik at det sikrer at journalene oppdateres uten ugrunnet opphold. Oppfølging: Pasientjournaler i kommunens sykehjem føres/oppdateres av sykepleier/ omsorgsarbeider/ lege i fagsystemet Gerica, og hvor det er utarbeidet manual for føring av journalen. I Håndbok for sykehjemsleger er journaloppbyggingen beskrevet samt hva som skal være med i journalen fra legenes side. I samme håndbok er det klarlagt at avdelingsleder ved den enkelte sykehjemsavdeling/enhet er hovedansvarlig for pasientjournalen, jfr. Lov om helsepersonell 39 samt Forskrift om pasientjournal 6. Det er under utarbeidelse en egen ny prosedyre som omfatter krav til journalføring, jfr. 7, Forskrift om pasientjournal, og som forutsettes ferdig innen 01.10.13. At den er under utarbeidelse nå skyldes at det var en av de områdene en i forbindelse med gjennomgangen av eksisterende dokumenter så manglet 6. Tiltaksplaner Alle beboere må ha en tiltaksplan som gjennomgås og hvor målsettingene vurderes. Oppfølging: Alle kommunens sykehjem har nå vedtatt å ta i bruk Tiltaksplan for sine pasienter, og denne vil bli drøftet med beboer og/eller pårørende. 7. Individuelle planer Revisjonen anbefaler at det innføres en rutine som sikrer at alle pasientene med sammensatte behov tilbys en individuell plan. Oppfølging: Lovverket sier at den som har behov for langvarige og koordinerte tjenester har rett til å få utarbeidet en Individuell Plan (IP). Denne retten er hjemlet i Helse- og omsorgstjenesteloven 7-1, Spesialisthelsetjenesteloven 2-5, Psykisk helsevernloven 4-1, Barnevernloven 3-2a og Pasient- og brukerettighetsloven 2-5 med utfyllende bestemmelser i Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator, Kap. 5, 16-23.

4 I kommunens adm.prosedyre for Individuell plan er kvalitetsmålet definert som følger: Brukere/pasienter med behov for langvarige og koordinerte tjenester i Ski kommune er sikret et helhetlig, koordinert og individuelt tilpasset tjenestetilbud: Ski kommune anser en IP som en virksomhets- og forvaltningsovergripende plan som konkretiserer en brukers/pasients behov for tjenester og hvordan behovene skal dekkes. Planen skal synliggjøre resultatet av et forpliktende samarbeid mellom den det utarbeides plan for, en ansvarlig koordinator og de som yter tjenestene. En IP skal være helhetlig, men ikke detaljert. Ski kommune vurderer at pasienter i kommunens sykehjem ikke faller inn under den oven nevnte kategoriseringen av brukere. Unntatt her er pasientene ved Rehabiliteringsavdelingen ved et av kommunens sykehjem. Sykehjemmenes bruk av Tiltaks-/behandlingsplaner vurderes å dekke de øvrige pasienters behov for koordinerte tjenester i et langtidsperspektiv. En tiltaks-/behandlingsplan er en detaljert plan som den enkelte involverte virksomhet/ fagenhet utarbeider for sin tjenesteytelse overfor pasienten. Sykehjemmene vil således ikke opprette Individuell plan for pasienter innlagt på langtid. Deres behov ansees å ivaretas via Tiltaksplanen. Sykehjemmene vil i samråd med Bestillerkontoret/IP-konsulent vurdere behov for IP for pasienter som kommer inn på korttid/rehabiliteringsopphold. 8. Primærkontakt Revisjonen anbefales at det innføres en primærkontakt ordning for alle beboere på sykehjemmene i kommunen. Oppfølging: Solborg bo- og aktiviseringssenter, Langhus bo- og servicesenter og Finstadtunet, avd. Rehab har iverksatt primærkontaktordningen. Langtidsavdelingen ved Finstadtunet har nå ansatt 2 nye sykepleiere, og samtlige pasienter på denne avdelingen vil i løpet av kort tid få en egen primærsykepleiekontakt. 9. Kontinuerlig forbedring og risikoanalyser Revisjonen foreslår at pasientene, pårørende og ansatte inkluderes i arbeidet med å utarbeide prosedyrer. Videre påpekes det at risikoanalyser bør gjennomføres. Oppfølging: Ski kommune har i forbindelse med innkjøp av modulene Dokumentasjon og Avvikshåndtering også kjøpt en modul for Risikostyring. Denne forutsettes tatt i bruk etter at opplæring er gitt høsten 2013. 10. Brukermedvirkning - tjenester Revisjonen anbefaler at det gjennomføres beboere- og pårørendeundersøkelser, at nye metoder tas i bruk (eks. fokusundersøkelser) og at tiltak iverksettes for å øke svarprosenten. Oppfølging: Rådmannen vil i løpet av august/september måned fremme en sak for politisk behandling vedrørende alternative måter å innhente pasientenes synspunkter/vurderinger i forhold til leverte tjenester i sykehjemmene. 11. Brukermedvirkning informasjon Revisjonen anbefaler at det utarbeides rutiner for å gi beboerne tilfredsstillende informasjon om sine rettigheter. Oppfølging: Det er utarbeidet en felles prosedyre/et felles informasjonshefte for pasienter som flytter inn i kommunens sykehjem for ca. 4 år siden (da to sykehjem). Denne inneholder også et eget punkt tilpasset det enkelte sykehjem.

Prosedyren/Informasjonsheftet er en av de felles prosedyrene en i den felles gjennomgangen besluttet skulle følge med videre. Av tidsmessige årsaker vil den ikke bli revidert før i løpet av høsten 2013 og da sikre at kommunens tredje sykehjem blir en del av denne informasjonen. 5 12. Saksbehandling ved søknad på langtidsplass i sykehjem Revisjonen anbefaler at kommunen vurderer å avslå søknader fremfor å benytte venteliste, dette for å sikre søkerens klagerett og styrke hans rettsikkerhet. Videre anbefaler revisjonen at det utarbeides retningslinjer og sjekklister for saksbehandling av sykehjemsplasser. Oppfølging: Den formelt riktige løsningen på dette, er enten å innvilge eller avslå søknaden. Dette henger sammen med at en søknad skal behandles, og kommunens vedtak vil gi en rett eller ikke. Når man får denne rettigheten, kan den settes frem i tid, såfremt det ikke er noe som søker har krav på og behov for der og da. I forhold til sykehjemsplasser, så vil det stille seg litt annerledes. Sykehjemsplass er et tilbud man har krav på dersom man vurderes å ha behov for dette og brukers hjelpebehov ikke kan ivaretas forsvarlig med andre tjenester. Søknaden må derfor innvilges eller avslås. Likevel er det ganske opplagt at kommunene ikke kan fremskaffe langtidsplass på sykehjem på kort tid. Kommunen har ikke ubegrenset tilgang til langtidsplasser i sykehjem og i de fleste tilfellene vil langtidsplassene i sykehjem være belagt. Brukernes behov for langtidsplass blir imidlertid ivaretatt ved at de som vurderes å ha behov for denne type plass tildeles langtidsplass på en korttidplass i en korttidsavdeling i sykehjemmet. Ved ledig plass i en langtidsavdeling må pasienten påberegne flytting til denne. I praksis vil dette da si at alle pasienter som vurderes å være i behov av langtidsplass tildeles plass i sykehjem, og står derved ikke på noen venteliste til sykehjemsplass. Prosedyre/Retningslinje for saksbehandling av søknad på sykehjemsplasser er under utarbeidelse og forventes ferdigstilt tidlig høst 2013. Med hilsen Audun Fiskvik rådmann Eli Thomassen kommunalsjef Saksbehandler: Frøydis Bermann Johansen, tlf. 64 87 86 52