Endelig rapport etter undersøkelse av Aurland kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Aurland kommune Saksnummer: 16/00071 Virksomhetens adresse: 5745 Aurland Tidsrom for undersøkelsen: 14. - 15. mars 2017 Kontaktperson i kommunen: Øyvind Ødegaard Fra Kartverket: John Thomas Aalstad Anders Fekjær, leder Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Kartverket avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av måling og beregning. Kartverket Besøksadresse: Kartverksveien 21 Hønefoss Postadresse: Postboks 600 Sentrum, 3507 Hønefoss Telefon: 08700 Telefax: 32 11 81 01 E-post: post@kartverket.no Organisasjonsnummer: 971 040 238
Kommunen opplyser ikke om klageadgang ved oversendelse av nytt matrikkelbrev etter fullført matrikkelføring. Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger. Det ble ikke levert noen merknader under dette tilsynet. Utarbeidet dato: 21. mars 2017 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen John Thomas Aalstad revisor under tilsynet i Aurland kommune - 2 -
Innhold 1. Innledning... 4 2. Omfang... 4 3. Dokumentunderlag... 5 4. Avvik... 5 5. Merknad... 6 6. Gjennomføring... 6 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse - 3 -
1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Aurland kommune i perioden 14. 15. mars 2017. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 426 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av 15 av kommunene har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. De 5 siste kommunene er trukket ut blant de som har hatt tilsyn i perioden 2013-2015 Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Aurland kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold tilskrivertilgang til matrikkelen- håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 12. desember 2016. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet. - 4 -
3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende 3 avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av måling og beregning Avvik fra: Matrikkelloven 33, matrikkelforskriften 41. Kommentar: Matrikkelforskriften 41 femte ledd har krav til at måle- og beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder. Avviket bygger på følgende observasjon: Det er ikke laget rapport fra målingene og beregningene, jf. Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser kapittel 5.1.3. Standarden gir retningslinjer for utforming av rapporten. Denne rapporten skal blant annet dokumentere at målingene og beregningene er innenfor kravene i gjeldende standard. Resultatet av beregningene skal være vurdert og kommentert. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet. AVVIK 2 Kommunen opplyser ikke om klageadgang ved oversendelse av nytt matrikkelbrev etter fullført matrikkelføring. Avvik fra: Matrikkelloven 24, tredje ledd. Kommentar: Matrikkelloven 24, tredje ledd, siste punktum sier at ved oversending av matrikkelbrev skal det opplyses om adgang til klage og klagefrister. Avviket bygger på følgende observasjoner: Ved gjennomgang av utlevert dokumentasjon finner vi at det ikke opplyses om klageadgang i forbindelse med utsending av matrikkelbrev. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet. - 5 -
AVVIK 3 Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 bokstav b og 60. Kommentar: Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til forskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. I forskriften 3 bokstav b står det bl.a. at kommunen skal registrere opplysninger om bygningens bruttoareal, vannforsyning, avløp, energibruk og oppvarming. I merknaden til forskriften 60 første ledd står det for øvrig: Kommunen skal samtidig med at det gis midlertidig brukstillatelse eller ferdigattest, registrere opplysninger om bygningens bruttoareal, vannforsyning, avløp, energibruk, oppvarming. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av bygningsinformasjon skjer senere enn fem dager etter at byggetillatelse er gitt, og at informasjon om energibruk, vannforsyning, avløp, oppvarming og bruttoareal ikke blir ført. Antall saker som ikke er ført i matrikkelen indikerer for lav bemanning på føring av bygningsopplysninger i matrikkelen. Avviket ble bekreftet i sluttmøtet. 5. Merknad Det ble ikke levert merknader under dette tilsynet: 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 14. mars 2017 ble 5 personer intervjuet. Ved sluttmøtet den 15. mars 2017 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen. - 6 -
VEDLEGG 1 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 17.02.2017 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 3.10.2011 5. Organisasjonskart for Aurland kommune 6. Delegasjonsreglement for Aurland kommune 7. Kommunens rutiner for gjennomføring av ulike sakstyper etter matrikkelloven 8. Saksmapper for 5 saker som går ut på oppretting av matrikkelenhet 9. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 10. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og om etterslep ved føring av bygg 11. Rapport fra matrikkelen om status på adressering 12. Rapport fra matrikkelen om restanser på midlertidige forretninger og om matrikulering med utsatt oppmålingsforretning (kommunen hadde ingen slike) - 7 -
VEDLEGG 2 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Aurland kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings møte Intervju Sluttmøte Frank Westad Rådmann X X X Reinhardt Sørensen Tjenesteleder Teknisk X X X Ingunn Skjerdal Plansjef X X X Kurt Karlsen Are Frøysland Grande Landmåler og fører matrikkelenhet i matrikkelen Byggesaksbehandler og fører bygningsopplysninger i matrikkelen X X X X X X Fra Kartverket deltok John Thomas Aalstad og Anders Fekjær, med sistnemnte som tilsynsleder. - 8 -