SSB, 28. september 2017 Protokoll fra styremøte 28. september 2017 (2017/4) Sted: Møterom Arbeid, Akersveien 26, Oslo Møtetid: Torsdag kl. 12-16 Til stede: Fra styret Fra administrasjonen Morten Reymert Christine Meyer, adm. direktør Jan F. Qvigstad Bjørnar Gundersen Anne-Sissel Skånvik Wenche Lill Døhlen Friestad (referent) Ingrid Finboe Svendsen Jørn Leonhardsen deltok under sakene 4/4 Per Johan Lillestøl og 4/5. Kaja Sillerud Haugen Forfall: Ragnhild Balsvik Varamedlemmer: Tom Scharning Gunvor Strømsheim Forfall: Berit Emberland Forslag til saker: Innledende saker: Sak 2017/4/1 Godkjenning av saksliste Sak 2017/4/2 Godkjenning og undertegning av protokoll fra styremøte 15.6.17 Til vedtak: Ingen saker. Til diskusjon: Sak 2017/4/3 Prioriteringer i strategiarbeidet for 2018 Til orientering: Sak 2017/4/4 Sak 2017/4/5 Sak 2017/4/6 Sak 2017/4/7 Sak 2017/4/8 Sak 2017/4/9 Sak 2017/4/10 Sourcingstrategi IT Digitaliseringsrådets behandling av SSBs moderniseringsprogram Halvårsrapport til Finansdepartementet Status på sikkerhetsområdet SSB i mediene og eventuelle omdømmehendelser Standard rapportering på økonomi og resultater Styresaker til behandling Øvrige orienteringer Administrerende direktør vil orientere muntlig om følgende saker: Omorganiseringsprosessene Oppdatert risikovurdering Status styrets oppfølging av moderniseringsprogrammet Lovarbeidet Eventuelt
2/6 Styrets behandling: Innledende saker: Sak 2017/4/1 Godkjenning av saksliste Sakslisten ble godkjent. Ragnhild Balsvik hadde meldt forfall til styremøtet og Tom Scharning ble valgt til å undertegne protokollen i hennes fravær. Varamedlem Berit Emberland hadde også meldt forfall. Det ble foretatt en endring i behandling av sakene som følger: Sakene 2017/4/4 og 2017/4/5 ble behandlet først. Deretter sak 2017/4/6 og Sak 2017/4/3. Videre ble saksrekkefølgen fulgt i henhold til innkalling. Sak 2017/4/2 Undertegning av protokoll fra styremøte 15.6.17 Dokument Sak2017-4-2_Protokoll_150617_endelig Styret godkjente og signerte protokollen. Saker til vedtak: Ingen saker. Saker til diskusjon: Sak 2017/4/3 Prioriteringer i strategiarbeidet for 2018 Dokument Sak2017-4-3_Styrenotat_Strategiarbeidet i 2018 Dokument Sk2017-4-3_Vedlegg_Strategiarbeid 2018 Styret slutter seg til innretningen av strategiprioriteringene i SSB i 2018. Administrerende direktør redegjorde for hvordan ledelsen i SSB vurderer å innrette/prioritere arbeidet med de strategiske temaene i 2018 og de utfordringer SSB står overfor. Styret vil neste gang møte disse prioriteringene i forslag til overordnet virksomhetsplan for 2018. Styret var positivt til de prioriteringene som ble trukket opp for 2018. Styret viste til at en ny strategi var blitt vedtatt nylig og at virksomhetsplanen for 2018 dreier seg om gjennomføring av denne strategien. Styret sluttet seg til vurderingen om at moderniseringsprogrammet må prioriteres høyt og at det må arbeides godt og systematisk for å skape et nødvendig økonomisk handlingsrom for gjennomføring av programmet. Samtidig ble det pekt på at moderniseringsprogrammet er en forutsetning for å lykkes med samfunnsoppdraget/kjerneoppgavene. De sentrale brukerbehovene må komme først i planen. Vedtak: Styret sluttet seg til de fremlagte strategiprioriteringene i SSB i 2018. Saker til orientering Sak 2017/4/4 Dokument Sourcingstrategi IT Sak2017-4-4_Styrenotat_Sourcingstrategi_Styremøte_17092v0.2
3/6 Leonhardsen redegjorde for bakgrunnen med å etablere en sourcingstrategi for IT for å kunne levere best på ITs strategiske mål og Gartners rolle som partner i arbeidet. Styret oppfattet dette som en ryddig og god prosess og at alle begrensninger/premisser ivaretas i henhold til gjeldende lovverk og sikring av en god prosess i SSB. Styret ba om å bli orientert om den endelige sourcingstrategien når den foreligger. Sak 2017/4/5 Digitaliseringsrådets behandling av SSBs moderniseringsprogram Dokument Sak2017-4-5_Styrenotat_MOD_Sak2_Digitaliseringsrådet_V01 Dokument Sak2017-4-5_Vedlegg_PS_Svar på anbefalingene fra Digitaliseringsrådet_v 1.0 Leonhardsen redegjorde for Digitaliseringsrådets rolle. Digitaliseringsrådet er et regjeringsoppnevnt råd som skal gi hjelp til statlige virksomheter i å lykkes med digitaliseringsprosjekter. Rådet skal også bidra til at statlige etater skal lære av hverandres suksesser og feil. Rådet skal tilby kvalitetssikring i alle faser av digitaliseringsprosjekter. Det er planlagte digitaliseringsprosjekter mellom 10 og 750 millioner kroner som kan få hjelp. Ordningen er anbefalt, men frivillig. SSB mottok i februar 2017 en invitasjon fra leder av Digitaliseringsrådet Svein R. Kristensen om gjennomgang av SSBs planlagte moderniseringsprogram. SSB takket for invitasjonen og oversendte relevant informasjon til rådet i forkant av gjennomgangen med rådet 14. juni 2017. Med bakgrunn i tilsendt dokumentasjon og gjennomgang i møtet oversendte rådet Anbefalinger til SSB Program for modernisering av statistikkproduksjon den 22.6.2017 og SSB har fulgt opp de mottatte anbefalinger i det videre arbeidet. Styret syntes at det var utført et grundig arbeid i forbindelse med fremleggelse av moderniseringsprogrammet for Digitaliseringsrådet. Styret var videre førnøyd med at anbefalingene var blitt grundig vurdert av SSB. Sak 2017/4/6 Halvårsrapport til Finansdepartementet Dokument Sak2017-4-6_Styrenotat_Halvårsrapport Dokument Sak2017-4-6_Vedlegg1_Halvårsrapport 2017 Dokument Sak2017-4-6_Vedlegg2_Overordnede risikovurderinger 2017 Styret tar redegjørelsen til orientering. Administrerende direktør redegjorde kort om innholdet i rapporten og de overordnede risikovurderingene 2017 som er en del av rapporten. Halvårsrapporten er oversendt Finansdepartementet og legges fram for styret til orientering. Administrerende direktør orienterte om at Finansdepartementet hadde gitt en positiv tilbakemelding på rapporten. Styret konstaterte at SSB følger den vedtatte virksomhetsplanen og alt i alt ligger godt an til å nå målene for 2017. Styrets medlemmer tok opp den svake statusen for punktlighet. Administrerende direktør redegjorde for at dette skyldtes en omlegging av publiseringsprogrammet.
Styret ba om at i årsrapporten 2017, som skal vedtas av styret, gis en mer kvalitativ vurdering av måloppnåelsen for sentrale områder. Det ble fra styrets side vist til at kvaliteten på Nasjonalregnskapet kan vurderes både ut fra hvor store ubalansene er, og hvordan realtidsegenskapene i Utsynsregnskapet utvikler seg. Det er ønskelig at dette omtales i årsrapporten. Administrerende direktør følger opp at ovennevnte ønske inntas i årsrapporten. 4/6 Sak 2017/4/7 Status på sikkerhetsområdet Dokument Sak2017-4-7_Styrenotat_Sikkerhet Dokument Sak2017-4-7_Vedlegg_Beredskap i SSB 09 Styret tar statusrapportering på sikkerhetsområdet til orientering. Administrasjonsdirektøren redegjorde for status på sikkerhetsområdet og det løpende arbeidet som utføres i den sammenheng. Styret gav sin støtte til det foreliggende skriftlige materialet. Styret ga imidlertid uttrykk for viktigheten av å gjennomføre øvelser for å erfare om de retningslinjer/rutiner som er utarbeidet fungerer i praksis. Vedtak: Styret tok status på sikkerhetsområdet til orientering. Sak 2017/4/8 SSB i mediene og eventuelle omdømmehendelser Dokument Sak2017-4-8_Styrenotat_SSB i mediene_juni-august 2017 Styret tar notatet til orientering. Administrerende direktør redegjorde for hendelsene som hadde vært i perioden og om SSBs rolle under valgkampen, herunder kommunikasjonen som har vært med faktasjekkerne. Styret var fornøyd med den redegjørelsen som ble gitt. Sak 2017/4/9 Standard rapportering på økonomi og resultater Dokument Sak2017-4-9_Økonomistatus pr august 2017_250917 Styret tar rapportering på økonomi og resultater til orientering. Administrasjonsdirektør redegjorde for status på økonomi og resultater. Styrets medlemmer mente at rapporteringen kunne fremstilles mer lettfattelig med hovedfokus på det som var viktig for styret å følge med på. Dette er først og fremst hvorvidt SSB holder budsjettet og at midlene benyttes i henhold til plan. Administrasjonsdirektør vil utarbeide en ny rapporteringsform. Vedtak: Styret tok rapportering på økonomi og resultater til orientering.
5/6 Sak 2017/4/10 Dokument Styresaker til behandling Sak2017-4-10_Styresaker til behandling Listen over saker til framtidige styremøter endres løpende ut i fra styrets ønsker om oppfølging av saker og faste saker. Listen oppdateres til hvert møte. Styret ønsket at forslag til møteplan 2018 for styret sendes ut nå for å finne frem til felles møtetidspunkt. Styrereferent vil sørge for utsendelse. Styret ønsket at et av de kommende styremøtene (november- eller februarmøtet) avvikles på Kongsvinger. Vedtak: Styret tok informasjonen til orientering. Øvrige orienteringer: Omorganiseringsprosessene Administrerende direktør redegjorde for status i omorganiseringsprosessene for Oslo og Kongsvinger og for Forskningsavdelingen. I Oslo-Kongsvinger prosessen er forhandlingene nå sluttført. Innenfor forskning er stillingsplanen og kriteriene for innplassering drøftet med de tillitsvalgte, og det foregår nå kartleggingssamtaler med de ansatte før de innplasseres i Forskningsavdelingen eller i statistikkavdelingene. Administrerende direktør mente at prosessen hadde vært gjennomført i et konstruktivt samarbeid med fagforeningene. Oppdatert risikovurdering Administrerende direktør redegjorde for oppdateringen av risikovurderingene på bakgrunn av styrets tidligere ønsker om å innta omorganiseringsprosessene i vurderingene. Administrerende direktør ønsker å komme tilbake til styret neste år med en ny kalibrering av fargekartet. Status styrets oppfølging av moderniseringsprogrammet Administrerende direktør informerte om at SSB er i dialog med Finansdepartementet om hvordan de ønsker å kvalitetssikre programmet. Styreleder redegjorde for initiativ overfor Finansdepartementet om hvordan eventuelt styrets oppfølging av programmet kunne avstemmes mot og avhjelpe Finansdepartementets oppfølging. Finansdepartementet har varslet et møte i oktober på bakgrunn av henvendelsen. Lovarbeidet Administrerende direktør redegjorde for diskusjonene av ulike problemstillinger statistikklovutvalget diskuterer i forbindelse med ny statistikklov. Lovarbeidet skal være ferdig ved årets slutt. Vedtak: Styret tok redegjørelsene til orientering. Eventuelt Ingen saker.
6/6 Oslo, 28. september 2017 Morten Reymert styreleder Jan F. Qvigstad Ingrid Finboe Svendsen Per Johan Lillestøl _ Anne-Sissel Skånvik Kaja Sillerud Haugen Tom Scharning Christine Meyer administrerende direktør