Endelig rapport etter undersøkelse av Orkdal kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Orkdal kommune Saksnummer: 16/00071 Virksomhetens adresse: Postboks 83 7301 Orkanger Tidsrom for undersøkelsen: 5-6. april 2017 Kontaktperson i kommunen: Arne Kvam Fra Kartverket: Finn Ørnes Knut Holter Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Statens kartverk avdekket ingen avvik under undersøkelsen. Statens kartverk kom med følgende merknad under undersøkelsen: Kommunens plan- og bygningslovforvaltning sikrer ikke alltid en saksflyt mot kommunens matrikkellovforvaltning som gjør det mulig å matrikkelføre innenfor tidsfrist.
2 Utarbeidet dato: 2. mai 2017 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Knut Holter ledet tilsynet i Orkdal kommune
3 Innhold 1. Innledning... 4 2. Omfang... 4 3. Dokumentunderlag... 5 4. Avvik... 5 5. Merknad... 5 6. Gjennomføring... 5 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse
1. Innledning 4 Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Orkdal kommune 5. og 6. april 2017. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 426 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver avvik som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Orkdal kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivertilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, som ble sendt til kommunen i brev av 12. desember 2016. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
3. Dokumentunderlag 5 Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Det ble ikke gitt avvik under undersøkelsen: 5. Merknad Det ble levert en merknad under dette tilsynet: MERKNAD 1 Det er ingen rutinebeskrivelser som ivaretar samordningen mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltningen. Kommentar: En rutinebeskrivelse av for eksempel mottakskontroll ved delingssaker vil kunne sikre lik kvalitet og behandling for saker som senere skal behandles etter matrikkelloven og matrikkelføres. 6. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 5.april 2017 ble 4 personer intervjuet. Ved sluttmøtet den 6. april 2017 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1 6 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 11.10.2016 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 03.10.2011 5. Organisasjonskart for Orkdal kommune 6. Orkdal kommunes delegeringsreglement, vedtatt 12.12.2016. 7. Kommunens skriftlige rutiner for arbeid etter matrikkelloven 8. Saksliste for oppmålingssaker 2015 2016-2017 9. Saksmapper for 2 saker på opprettelse av nye matrikkelenheter og 3 grensejusteringssaker 10. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 11. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og etterslep ved føring av bygg 12. Rapport fra matrikkelen om status på adressering 13. Rapport fra matrikkelen om ikke fullførte oppmålingsforretninger 14. Oversikt fra Sør-Trøndelag jordskifterett over jordskifte krevd og avslutta jordskiftesaker i 2015-2016 og 2017 i Orkdal kommune.
VEDLEGG 2 7 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Orkdal kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings møte Intervju Sluttmøte Steinar Gaustad Assisterende rådmann og X X X tjenesteleder Samfunn og Næring Ingrid Voll leder for Plan og forvaltning X X X Arne Kvam Oppmåling og matrikkelføring X X X Elin T. Strømsvik Byggesaksbehandling og matrikkelføring X X X Fra Kartverket deltok Finn Ørnes og Knut Holter, med sistnevnte som tilsynsleder.