05.09.2016 kl. 18:0016/00748 Formannskapssalen 05.09.2016Utvalg for revidering av etiske retningslinjer MØTEINNKALLING Utvalg for revidering av etiske retningslinjer Dato: 05.09.2016 kl. 18:00 Sted: Formannskapssalen Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet, eller møtet lukkes. Dokumentene publiseres på www.vestby.kommune.no. Saker til behandling Saksliste 2/16 16/00195-9 Utkast til etisk reglement 2 Side Vestby, Tom Anders Ludvigsen Ordfører Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes til utvalgssekretær Elin Westengen Tokerød på tlf. 47469022 eller e-post: elin.tokerod@vestby.kommune.no. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. 1
Saker til behandling URE-2/16 Utkast til etisk reglement Saksbehandler: Elin Tokerød Saksnr.: 16/00195-9 Saksgang Møtedato 1 Utvalg for revidering av etiske retningslinjer 2/16 05.09.2016 Rådmannens innstilling: Saken legges frem uten innstilling. SAKSUTREDNING: Innledning: Utvalget består av: John Ødbehr (H), Tore Hem (Frp), Bente Bakke (MDG), Signy Svendsen (Sv), Andre Bilet (Ap), Svein Torsnes (BYGDL), Julia Sandstø (Krf), Karl Øyvind Trandem (Sp) og Torill Lynghaug (V). Utvalget ledes av ordfører. På første møtet fikk utvalget forelagt seg eksempler på etiske reglement fra Vestby, Trondheim, Ås, Skedsmo, Frogn og Nesodden kommune. Utvalget vedtok at neste møte avholdes 5. september kl 1800. I løpet av sommeren skal utvalgets medlemmer sende innspill til administrasjonen, som sammenstiller dette, og sender ut sammendrag sammen med neste møteinnkalling. Pr 15. august er det mottatt innspill fra Tore Hem (FRP), Karl Øyvind Trandem (SP), Torill Lynghaug (V), Signy Svendsen (SV) og Bente Bakke (MDG). Innspill fra Signy Svendsen: - Starte med Vestbys visjon. Tydeliggjøre at vi er der for innbyggerne. - En kort beskrivelse av hva vi legger i begrepet "etisk". - Et kort punkt om nettvett. Hvordan oppføre seg på sosiale medier - som ansatt og folkevalgt. Vi har alle et ansvar for kommunens omdømme. - Sikre at kommunens innkjøp skjer innenfor den hvite økonomien og at alle underleverandører er omfattet av tarifflønn og det organiserte arbeidslivet. - Kommunen er fri for mobbing og diskriminering - av alle former. - Kommunen hegner om ytringsfrihet for ansatte og folkevalgte. Kravet om lojalitet må ikke hindre ansatte og folkevalgte i å varsle om kritikkverdige forhold for innbyggere, brukere etc. - Synes Skedsmos retningslinjer er fine mht å vise til eksempler. Innspill fra Torill Lynghaug: Side 2 av 6
Kommunens omdømme og innbyggernes tillitt - Utførelse av oppgaver og enhvers opptreden skal ikke skade kommunenes omdømme eller innbyggeres tillitt - Vestby kommune har ikke tilgang til å kjøpe varer/tjenester fra kommunens ansatte/folkevalgte - Den ansatte/folkevalgte plikter å overholde lover, forskrifter og regler som gjelder for kommunens virksomhet Møte med kommunenes brukere - Møte brukere med respekt og gi riktige og tilstrekkelige opplysninger til brukere Habilitet - Folkevalgte/ansatte skal unngå å havne i situasjoner som medfører konflikt mellom personlige interesser og kommunens interesser, også i tilfeller som ikke rammes av habilitetsregler. Åpenhet/Ytringsfrihet - Offentlighetslova - Alltid vurdere journalføring av e-post f.eks. - Kommunens ansatte har ytringsfrihet og kan delta i samfunnsdebatten som andre innbyggere, men man må huske på taushetsplikten - Ansatte kan gi faktaopplysninger om eget arbeid. - Vestby kommune skal alltid gi innsyn i offentlig forvaltning Forvaltning av kommunens midler og ressurser skal være for fellesskapets beste - Bruk av kommunens maskiner og utstyr ihht. Gjeldende regler i Vestby kommune - Ansatte som driver i kommunens forretningsmessige virksomhet plikter til å sette seg inn i forskrift om offentlige anskaffelser - Utvise forsiktighet ved innkjøp slik at det ikke oppstår mistanke om korrupsjon Ta aktiv avstand fra uetisk virksomhet/rapporteringsplikt/kritikkverdige forhold - Ved uetiske hendelser skal man ta aktiv avstand, gjerne ved bruk av kommunens varslingsordning Taushetsplikt/fortrolige opplysninger - Fortrolige opplysninger en får kjennskap til i ansettelsesforhold eller verv skal holdes fortrolig, også i framtiden etter avsluttning av verv/arbeidsforhold. Forbud mot å tilegne seg fordeler eller motta gaver - Ikke privat bruk at rabatter kommunen har fra leverandører - Ikke motta gaver, men dette gjelder ikke gaver av ubetydelig verdi Personlig ansvar - Ansatte og folkevalgte har et eget personlig ansvar for å følge de etiske retningslinjene og sette seg inn i dem - Ansatte og politikere kan nekte å følge påbud som medfører brudd på lov eller etiske retningslinjer - Brudd på etiske retningslinjer kan gi konsekvenser for ansettelsesforholdet Likestilling - Folkevalgte/ansatte plikter å bidra til at det ikke foregår mobbing/trakassering Side 3 av 6
Innspill fra Karl Øyvind Trandem: Vi i Vestby Senterparti mener at det nye reglementet må brukes mye mere aktivt en det gamle når vi nå først skal bruke en del ressurser og tid på det. Undertegnede har minst 22 fartstid som ansatt kommunen, jeg har i det siste spurt kollegaer om de kjenner til dette reglementet, eller om de til og med har skrevet under på det. Ingen kjente til dette gamle reglementet som det faktisk står at alle skal skrive under på. Et slik reglement kan fort bli en oppramsing av selvfølgeligheter som å følge norske lover etc. etikk dreier seg egentlig om uskrevne lover og normer. Kommunen består av veldige mange forskjellige faggrupper, de kan vel være en ide om det utvikles egne etiske regler på enkelte fagområder hvis det ikke er det. I f.eks. pleiesektoren er det nok flere etiske dilemmaer i hverdagen en andre sektorer. Men f.eks. også innen tekniske tjenester kommer mann opp i etiske dilemmaer om miljø og sikkerhet som er gjenstand for diskusjoner. Ansatte på alle nivåer bør få et eierskap til etiske faglige dilemmaer, og det er nok lettest innen egne fagområder. Skedsmo sitt reglement: Det er bra fordi den fremhever effektivitet, kvalitet og serviceinnstilling som grunnleggende verdier. Den fremhever også åpenhet, varsling og ytringsfrihet. Ansvarliggjøring av ledere på alle nivåer som årlig skal gjennomgå retningslinjene. Det må selvfølgelig moderniseres noe f.eks. det inneholder ikke noe om bruk av sosiale medier. Sexkjøp på reiser: er unødvendig det har kommet en ny lov om dette, som også gjelder for nordmenn i utlandet. Hva den nye bør inneholde noe om: HMS: rart at det ikke står noe om dette i nesten noen reglementer vi har fått tilsendt. All seriøst næringsliv ellers må forholde seg til dette. Vestby kommune har valgt RO modellen det er en flat organisasjonsform, kjøp og beslutninger av mindre art tas gjerne på et lavt nivå i organisasjonen. Enkle kurs i forvaltning, kjøp og rammeavtaler for alle som befatter seg med dette kunne være en ide. Der Skedsmo skriver om lojalitet altså å overholde de lover, forskrifter, og reglementer som gjelder for kommunens virksomhet bør det også stå å holde fremforhandlete avtaler både lokale og sentrale. Godt samarbeid på tvers av RO områder, unngå internkrangler om ansvarsområder og pengebruk. Innspill fra Bente Bakke: 1. Vestby MDG mener det er mye bra i de etiske retningslinjene til Skedsmo og at disse gjerne kan ligge til grunn for Vestbys nye retningslinjer. Vi mener det imidlertid er hensiktsmessig å dele inn disse i punkter eller paragrafer slik det er gjort i Vestbys nåværende retningslinjer. Det første paragrafen mener vi gjerne bør utformes som en formålsparagraf. 2. I formålsparagrafen ønsker vi at det legges vekt på at kommunens folkevalgte og ansatte har som sin viktigste oppgave å ivareta interessene til kommunens Side 4 av 6
innbyggere. De er våre oppdragsgivere, og det er viktig at vi leverer gode tjenester og svarer raskt og respektfullt på spørsmål fra innbyggerne. Der synes vi punkt 1. i retningslinjene til Frogn kan være et godt forbilde. 3. Det bør også understrekes at politikerne er avhengig av at de ansatte evner å legge frem saker som skal avgjøres politisk på en måte som legger grunnlag for gode beslutninger på vegne av innbyggerne. 4. Det er viktig å ha et avklart forhold når det gjelder kontakten mellom ansatte og folkevalgte. Dagens system er etter MDGs mening for strengt. Vi er enige i at rådmannen bør ha oversikt over kontakt mellom ansatte og folkevalgte. Men vi mener det er viktig å vise tillit til at de ansatte kan svare på spørsmål fra folkevalgte om situasjonen på sine fagområder uten at noen av partene lager partipolitikk ut av dette. Det er også viktig å ha tillit til at politikerne ikke utnytter kontakt med ansatte til partipolitisk påvirkning. Noen folkevalgte er samtidig ansatte i kommunen. Vi andre har tillit til at de klarer å skille mellom fag og politikk. Dette burde ikke være annerledes for folkevalgte som ikke er ansatt i kommunen. Også de må kunne snakke med kommunens fagfolk for å få mer kunnskap om fagområdene de har ansvar for. 5. I dagens retningslinjer kommer det ikke frem at Vestby kommune i likhet med Frogn har opprettet et sentralt varslingsmottak. Vi mener det er viktig at kommunen har et arbeidsmiljø hvor det er legitimt at ansatte tar opp kritikkverdige forhold. Det bør komme frem i retningslinjene hvordan dette skal foregå, og det må understrekes at ansattes ytringsfrihet må sikres. 6. Frogn kommune er medlem i Transparency International Norge. Det mener vi Vestby kommune også bør bli. Det bør også opprettes et styrevervregister for ansatte og folkevalgte. Der finnes det allerede et KS-verktøy som kan tas i bruk. 7. Vestby MDG mener det bør inn et punkt om samarbeidet med de ansattes fagorganisasjoner i de etiske retningslinjene. 8. Det bør inn et punkt om at de ansatte må utvise nettvett i sitt daglige arbeid. Det er også viktig at kommunens hjemmeside gir god, oversiktlig og oppdatert informasjon til politikere, innbyggere og media. Innspill fra Tore Hem: Kan tenke meg følgende tillegg/endringer: Start av dokumentet: ETISKE RETNINGSLINJER FOR ANSATTE OG FOLKEVALGTE I VESTBY KOMMUNE Folkevalgte og ansatte blir daglig utfordret til å ta stilling til etiske dilemmaer. Disse retningslinjene skal bevisstgjøre og oppfordre til etisk refleksjon blant folkevalgte og ansatte i Vestby kommune. Som forvaltere av samfunnets fellesgoder, samt utøvelse av makt og myndighet, stilles det spesielt høye krav til folkevalgte og ansatte. Retningslinjene skal gjenspeile kommunens verdiplattform og kravene knyttet til ansvarlighet og en lærende holdning vektlegges spesielt. Side 5 av 6
Retningslinjene skal brukes til å reflektere over hvordan etikken treffer hver og en av oss, og hvordan de skal påvirke valg, atferd og vår profesjonskultur i alt vi gjør. Retningslinjene skal legge til rette for en tillitsskapende forvaltning som bygger på høy etisk standard. Kommunens verdigrunnlag sammen med etiske retningslinjer, er en forutsetning for et godt omdømme og kvalitet i møte med innbyggere og brukere. Alle ledere og folkevalgte politikere i Vestby kommune har gjennom ord og handling stor innflytelse på kulturen og normene for atferd i organisasjonen. Det er ledernes ansvar å sørge for at de etiske retningslinjene er kjent og at det legges til rette for gjennomgang av de etiske retningslinjene og etisk refleksjon. Tillegg under punktet Åpenhet: Vi bidrar til at Vestby kommune er en åpen organisasjon. I en åpen organisasjon er offentlighet og ytringsfrihet viktige prinsipper for å sikre innsyn og kontroll med kommunens virksomhet. Vi bidrar til at kommunen i enhver sak vurderer offentlighet ut over det som følger av lover og regler. Alle ansatte har et selvstendig ansvar for å ta opp forhold de får kjennskap til på arbeidsplassen som ikke er i samsvar med lover, regler og etiske retningslinjer. Vestby kommune skal ha en åpen kultur hvor arbeidstaker kan ta opp saker med sin leder eller andre i organisasjonen. Alle medarbeidere oppfordres til å varsle om kritikkverdige forhold. Medarbeidere skal varsle gjennom linjen til nærmeste leder, tillitsvalgte eller verneombud. Vurdering: En del av innspillene tar for seg forhold som reguleres av andre lover, forskrifter og rutiner. Dette gjelder for eksempel rett til innsyn, journalføring av innkommende post, lov om offentlige anskaffelser og lignende. Etter rådmannens syn bør dette ikke inkorporeres i det etiske reglementet. Det har kommet innspill på at folkevalgte bør få ta kontakt med ansatt for å hente ut opplysninger om den kommunale driften. Rådmannen er av den oppfatning at det er viktig å skille mellom den ansattes ytringsfrihet, og hvem som svarer for kommunen. Slik ordningen er i dag, som det legges opp til videreføres i det nye etiske reglementet, har alle ansatte i kommunen rett til å delta i samfunnsdebatten og ytre seg om forhold i kommunen. Kravet er at man skal presisere at man uttaler seg som privatperson. Rådmannen er av den oppfatning at dette er en hensiktsmessig ordning. Basert på innspill legger rådmannen ved et utkast til diskusjon og videre arbeid i utvalget. Vedlegg til sak Side 6 av 6