KONTROLLUTVALGET I RAUMA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 4/16 Møtedato: 19.9.2016 Tid: Kl. 10.00 kl. 13.30 Møtested: Møterom 130, Rauma rådhus Sak nr: 21/16 31/16 Møteleder: Møtende medlemmer: Lars Ramstad, leder (H) Eirik Jenssen, nestleder (Ap) Hilde Mjelva (V) Knut Dagfinn Samset (Krf) Torbjørn Ådne Bruaset (Sp) Forfall: Ingen Ikke møtt: Ingen Møtende vara: Ingen Fra sekretariatet: Jane Anita Aspen, daglig leder Fra revisjonen: Anny Sønderland, konst. daglig leder/forvaltningsrevisor Av øvrige møtte: Oddbjørn Vassli, rådmann (under sak 23/16 og sak 28/16) Leder Lars Ramstad ønsket velkommen og ledet møtet. Det ble meldt inn en ekstra sak 31/16 Eventuelt. Det var ingen merknader til innkallingen. Innkalling og sakliste ble godkjent med denne endringen. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 21/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 30. MAI 2016 PS 22/16 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 23/16 OVERORDNET ANALYSE - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016-2019 PS 24/16 OVERORDNET ANALYSE PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2016-2019 PS 25/16 REVISJONENS RAPPORT FOR 1. HALVÅR PS 26/16 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2016 PS 27/16 PS 28/16 PS 29/16 PS 30/16 PS 31/16 OPPFØLGING AV SELSKAPSKONTROLL I RAUMA ENERGI AS KOMMUNENS HÅNDTERING AV KJØKKENLØSNING HELSEHUSET BUDSJETTFORSLAG FOR 2017 FOR KONTROLL OG TILSYN OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Side 1 av 9
PS 21/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 30. MAI 2016 Protokollen fra møte 30. mai 2016 godkjennes. Til å signere protokollen velges: 1. Hilde Mjelva 2. Eirik Jenssen Det korrigeres en skrivefeil i protokollen i sak 19/16. Protokollen fra møt 30. mai 2016 godkjennes. Det foreslås at Hilde Mjelva og Eirik Jenssen velges til å underskrive protokollen. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets Sekretariatets innstilling Protokollen fra møte 30. mai 2016 godkjennes. Disse velges til å underskrive protokollen: 1.. 2.. PS 22/16 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 12/16 Protokoll fra styremøte i NIR nr. 3/2016 RS 13/16 Protokoll fra møte i representantskapet i NIR nr. 2/2016 Sak 10/16 ble utdelt i møte, denne var U.off jf. Off.lova 23. Dette gjelder også sak 14/16, U.off. jf. Off.lova 13. RS 14/16 Overgang fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 til Møre og Romsdal Revisjon IKS brev til kommunene fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 i Møre og Romsdal, datert 29.6.2016 RS 15/16 Protokoll fra styremøte i Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal, 7.9.2016 RS 16/16 Protokoll fra styremøte i NIR nr. 4/2016 Side 2 av 9
Orienteringssaker: OS 23/16 Kommunereform sjekkliste for revisor, kontrollutvalg og sekretariat, Norges kommunerevisorforbund PS 23/16 OVERORDNET ANALYSE PLAN FOR FORVALTNINGS-REVISJON 2016-2019 Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til Rauma kommunes plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2019. Kontrollutvalget gis fullmakt til å prioritere mellom tema som er beskrevet i planen eller prioriter andre tema for forvaltningsrevisjonsprosjekt, dersom disse uforutsett oppstår i planperioden. Rådmann Oddbjørn Vassli gav uttrykk for at det er viktig at kontrollutvalget treffer med sine bestillinger av forvaltningsrevisjonsprosjekt. Det må være aktuelle prosjekt som er til nytte i kommunens forbedringsarbeid. Rådmannen pekte på at de områdene som han ville se på som nyttige, finnes innenfor det utfordringsbildet han har beskrevet i rådmannens foreløpige forslag til økonomiplan 2017-2020. Sekretær informerte om at bestillingen av prosjekt vil bli behandlet som en egen sak i kontrollutvalget i et senere møte, og videre ca. 1 gang i året ut planperioden. Revisjonen har uttrykt at de har utformet Plan for forvaltningsrevisjon knyttet til tema, nettopp for at det skal være rom for kontrollutvalget til å prioritere prosjekt som er aktuelle når bestillingen skal gjøres. Rådmannen pekte også på bekymringen han har for ROR IKT, der økonomirapporten viser en årsprognose for et merforbuk på 5 mill. kroner. Kontrollutvalget deler rådmannen sin bekymring for ROR IKT. Sekretariatet blir oppfordret til å utforme et brev til kontrollutvalget i Molde. Der de som vertskommune oppfordres til å foreta en forvaltningsrevisjon av ROR IKT. Dersom kontrollutvalget i Molde ikke velger å følge oppfordringen, vil kontrollutvalget i Rauma vurdere selv å bestille en forvaltningsrevisjon av ROR IKT. Næringsutvikling var et annet område som kontrollutvalget hadde framme i diskusjonen og som de ser på som viktig. Kontrollutvalget ønsker å få fremmet en sak om bestilling av forvaltningsrevisjon i første kontrollutvalgsmøte etter at kommunestyret har vedtatt planen. I denne saken ønsker de å få beskrevet 2-3 aktuelle prosjekt for forvaltningsrevisjon. Konst. daglig leder/forvaltningsrevisor Anny Sønderland svarte på spørsmål fra utvalget. Det ble i møtet fremsatt forslag om at kontrollutvalget også måtte ha anledning til å prioritere andre tema enn de som fremkommer i planen, dersom noe uforutsett oppstår i planperioden. Side 3 av 9
Det foreslås derfor en tilføying på forslag til innstilling fra sekretariatet, slik at vedtaket blir som følger: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til Rauma kommunes plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2019. Kontrollutvalget gis fullmakt til å prioritere mellom tema som er beskrevet i planen eller prioriter andre tema for forvaltningsrevisjonsprosjekt, dersom disse uforutsett oppstår i planperioden. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets Sekretariatets innstilling Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til Rauma kommunes plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2019, og gir kontrollutvalget fullmakt til å prioritere mellom tema som er beskrevet i planen. PS 24/16 OVERORDNET ANALYSE PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2016-2019 Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til Rauma kommunes plan for selskapskontroll for perioden 2016-2019. Kontrollutvalget gis fullmakt til å prioritere selskapskontroll ut fra planen, eller dersom det kommer forespørsel fra andre kommuner om å delta i selskapskontroll på interkommunalt selskap. Kontrollutvalgets leder har mottatt signal fra rådmannen, som sitter i styret for ROR IKT, med en sterk bekymring for dette kommunesamarbeidet. Økonomirapport per juni 2016 viser en årsprognose på ca. 5,0 millioner kroner i merforbruk. Utvalget konkluderte med at siden dette er et vertskommunesamarbeid, så er det mer aktuelt å foreta en forvaltningsrevisjon, enn en selskapskontroll. Utvalget diskuterte planen som revisjonen har utarbeidet, og var enige i de vurderinger som fremkommer. Utvalget vurderer at det kan være aktuelt å foreta en selskapskontroll i løpet av perioden. Da kommunen både har selskap de er eneeier i, og selskap der de eier en majoritet av aksjene sammen med andre. Utvalget signaliserer også til revisjonen at det kanskje bør endres vekting mellom regnskapskontroll og forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. Revisjonsplanen viser at det blir brukt mye mer ressurser på regnskapsrevisjon enn på forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. Men revisjonsplanen viser at den iboende risiko vurderes å være lav, og det er erfaringsmessig lite feil i regnskapet. Konst. daglig leder/forvaltningsrevisor Anny Sønderland svarte på spørsmål fra utvalget. Side 4 av 9
PS 25/16 REVISJONENS RAPPORT FOR 1. HALVÅR 2016 Kontrollutvalget tar revisjonens rapport for 1. halvår 2016 til orientering. PS 26/16 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2016 Kontrollutvalget tar revisjonsplanen for revisjonsåret 2016, sammen med revisors vurdering av uavhengighet til orientering. PS 27/16 OPPFØLGING AV SELSKAPSKONTROLL I RAUMA ENERGI AS Kontrollutvalget tar administrasjonens og Rauma Energi AS sin redegjørelse om oppfølging av «Selskapskontroll i Rauma Energi AS, herunder revisjonens vurdering av kommunens og selskapets oppfølging datert 2.9.2016, til orientering. Kontrollutvalget ser at det ikke er alle anbefalingene som er fulgt opp, men at dette bl.a. skyldes at det ikke er politisk flertall for at å gjøre endringer i vedtektene. Kontrollutvalget konstaterer også at det er knyttet stor usikkerhet til den juridiske vurderingen som er gjort av om offentlighetsloven gjelder for selskapet. PS 28/16 KOMMUNENS HÅNDTERING AV KJØKKENLØSNING HELSEHUSET Kontrollutvalget anmoder ordføreren om for fremtiden å følge kommunelovens regler for møteavvikling, herunder møteoffentlighet. Side 5 av 9
Kontrollutvalget ber revisjonen undersøke problemstillingen «Hvordan har oppfølgingen av intensjonsavtalen med Wenaasgruppen vært håndtert av kommunen?» Utvalgsmedlem Knut Dagfinn Samset bad innledningsvis om å få vurdert sin habilitet til å behandle saken. Samset opplyser at hans datter er samboer med Lars Wenaas sin sønn. Kontrollutvalget fattet omforent vedtak om at Samset er habil til å behandle saken, jf. Forvaltningsloven 6 1. og 2. ledd (4. Rådmann Oddbjørn Vassli ble bedt om å orientere om hvordan oppfølging av intensjonsavtalen med Wenaasgruppen har vært håndtert av kommunen. Rådmannen orienterte utvalget om prosessen. Utvalget hadde videre en grundig drøfting av alle problemstillingene som er skissert i saksfremlegget. Når det gjelder problemstillingen «Er det greit å motta gaver med betingelser?», så viser utvalgets leder til at det finnes ganske mye skrevet om dette bla. har KS sitt etikkutvalg sett på problemstillinger rundt dette med gaver og påvirkning. Når det gjelder problemstillingen knyttet til «Var møtet som ordføreren arrangerte i forkant av kommunestyremøte 30. august avviklet i tråd med reglene for møteavvikling», så påpeker nestleder Eirik Jenssen at det også var utfordring knyttet til korrekt møteavvikling under kommunestyremøte 30. august. Kontrollutvalget brukte mest tid på å diskutere problemstilling nr. 1 i saksframlegget, og konkluderte med at de ønsker å be revisjonen om å undersøke nærmere problemstillingen: Hvordan har oppfølgingen av intensjonsavtalen med Wenaasgruppen vært håndtert av kommunen? Stikkord for det utvalget ønsker belyst er: Politiske vedtak og oppfølging av disse Har det vært protokollført hvilke kontakter/avtaler som er gjort mellom partene undervegs i prosessen? Har oppfølgingen av intensjonsavtalen vært i tråd med lov og regelverk? Har fremforhandlet avtale vært forsvarlig utredet? Kontrollutvalget ser at en vurdering av anbudsprosessen vil være et for omfattende oppdrag. Utvalget ønsker derfor å avgrense undersøkelsen mot dette. På bakgrunn av dette foreslår utvalgsmedlemmene en tilføying på forslag til innstilling fra sekretariatet, slik at vedtaket blir som følger: Kontrollutvalget anmoder ordføreren om for fremtiden å følge kommunelovens regler for møteavvikling, herunder møteoffentlighet. Kontrollutvalget ber revisjonen undersøke problemstillingen «Hvordan har oppfølgingen av intensjonsavtalen med Wenaasgruppen vært håndtert av kommunen?» Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets Side 6 av 9
Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget anmoder ordføreren om for fremtiden å følge kommunelovens regler for møteavvikling, herunder møteoffentlighet. PS 29/16 BUDSJETTFORSLAG FOR 2017 FOR KONTROLL OG TILSYN Kontrollutvalgets innstilling Kontrollutvalgets forslag til budsjett for 2017 med en netto ramme på kr 972 000.-, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget vedtas. Budsjettforslaget kan spesifiseres som følger: Konto Tekst Budsjett 2017 Budsjett 2016 Regnskap Aug. 2016 Regnskap 2015 1080 Godtgjørelse folkevalgte 53 500 *53 500 **55 000 24 000 1080 Tapt arbeidsfortjeneste 5 000 *10 000 2 000 1099 Arbeidsgiveravgift 6 500 *6 500 6 000 3 000 1100 Faglitteratur, aviser, abonnement 11 000 2 000 2 000 2 000 1115 Bespisning 2 000 2 000 1 000 1 000 1150 Opplæring og kursutgifter 16 000 *16 000 15 000 0 1160 Bilgodtgjørelse + diett (oppg.pl.) 2 000 *4 000 1 000 2 000 1170 Utgiftsdekning reise 2 000 4 000 1 000 0 Sum kontrollutvalgets egen virksomhet 98 000 100 750 1350 Kjøp tjenester Revisjon 646 000 627 000 471 000 304 000 1351 Kjøp tjenester KU-sekretariatet 261 000 261 250 261 000 244 000 Sum utgifter kontrollutvalg, sekretariat og revisjon 1 005 000 989 000 17720 Fra kirkelig fellesråd -5 000 17921 Varfs internt kjøp -28 000 Sum inntekter -33 000 Sum ansvar 1080 972 000 *Andre satser lagt inn av administrasjonen enn vedtatt budsjettforslag fra kontrollutvalget. **I følge økonomisjefen så har det skjedd en feil ved utbetaling av godtgjørelse, slik at det ene møtet har fått doblet sats. Status er derfor ikke så ille som det ser ut. I sekretariatets saksframlegg er det tatt utgangspunkt i rådmannens forslag til Revisjon av Reglement for folkevalgtes arbeidsvilkår og økonomiske godtgjøringer. Siden formannskapet i møte 12.9.2016 enstemmig gjorde vedtak om å utsette saken til våren 2019, foreslår utvalgets leder å budsjettere med samme beløp for godtgjøring i 2017 som i 2016. Arbeidsgiveravgift må justeres i forhold til størrelsen på posten godtgjørelse folkevalgte. Kontrollutvalget korrigerte beløpet i følgende budsjettposter: Post 1080 Godgjørelse folkevalgte korrigeres til kr 53 500,- Post 1099 Arbeidsgiveravgift korrigeres til kr 6 500,-. Side 7 av 9
Det blir i møte fremsatt følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets forslag til budsjett for 2017 med en netto ramme på kr 972 000.-, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget vedtas. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets Sekretariatets innstilling Kontrollutvalgets forslag til budsjett for 2017 med en netto ramme på kr 957 000.-, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget vedtas. PS 30/16 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: K-sak 122/09 Plan for framtidig organisering av kommunens omsorgstjeneste Kontrollutvalget har tidligere drøftet manglende effektuering av vedtak knyttet til bygging av omsorgsboliger på Åfarnes. Det gjaldt vedtak i k-sak 122/09 Plan for framtidig organisering av kommunens omsorgstjeneste som ble behandlet av Rauma kommunestyre i møte 15.12.2009 og vedtak av 13.12.2011 i sak 122/11 Etablering av omsorgsboliger i kvartal 1. Begge vedtakene omhandlet bygging av bofellesskap med døgnbemanning på Åfarnes Sekretær gav i møte 20.10.14 en gjennomgang av vedtak som er gjort som oppfølging til K- sak 122/09. Oversikt over vedtak blir utsendt sammen med møteprotokollen. Kontrollutvalget ser ikke grunnlag for å følge denne saken videre og anser saken som avsluttet. I møte 01.12.14 ble saken gjenåpnet for spesielt å følge opp vedtaket fra K 96/13 Budsjett og økonomiplan 2014-2017. I vedtak: «12 endringer og presiseringer til punktene 3, 4, 5 og 6. d) På Åfarnes legges det til rette for bygging av omsorgsboliger i byggefelt Åfarnes II. Det legges opp til en trinnvis utbygging når byggefeltet er klart, og behovet utredet.» 19.09.16: Kontrollutvalget avslutter oppfølging av denne saken Oppfølging av vedtak i sak PS 23/15 I kontrollutvalgets møte 08.06.15 sak PS 23/15. Ble det fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget oppfordrer rådmannen å klargjøre ansvarsforhold knyttet til avvikshåndtering slik at enhetsledere ikke har ansvar for oppfølging og behandling knyttet til enhetsleders avvik, og at det blir sikret at alle ansatte er kjent med avviksrutiner og er trygg på å bruke disse. 2. Kontrollutvalget oppfordrer rådmannen til å be bedriftshelsetjenesten gjøre en undersøkelse av arbeidsmiljøet i enhet for Hjemmebaserte helse- og omsorgstjenester. 3. Utvalget ber om at rådmannen alltid sender kopi av tilsynsrapporter til kontrollutvalget. Når det gjelder oppfølging av pkt. 1. vises det e-post lagt frem i dagens møte OS 20/15. Vedtaket pkt. 2 og 3 må følges videre. 19.09.16: Kontrollutvalget ber rådmannen orientere om oppfølging av pkt. 2 og 3 i vedtaket. Leder gjennomgikk sakene på oppfølgingslisten. Til dette møtet var det ikke gitt noen orienteringer knyttet til saker på oppfølgingslisten. Det ble ikke foreslått å føre opp nye saker på oppfølgingslisten. Side 8 av 9
Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets Sekretariatets innstilling I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: PS 31/16 EVENTUELT Orientering fra Rauma Energi AS Kontrollutvalgets leder ønsker at kontrollutvalget får en orientering fra Rauma Energi AS i neste møte, 24.10.2016. Sekretær bes å undersøke om møtet kan legges til Rauma Energi AS sine lokaler. Kontrollutvalget støtter seg til forslaget fra leder og ønsker å bli orientert om følgende tema: - Status knyttet til Herje kraftverk - Utbyggingen av Verma kraftverk - Oppfølging av selskapskontroll Rauma Energi AS Lars Ramstad Eirik Jenssen Hilde Mjelva leder nestleder Knut Dagfinn Samset Torbjørn Ådne Bruaset Jane Anita Aspen sekretær Side 9 av 9