Endelig rapport etter undersøkelse av Kristiansund kommune som matrikkelmyndighet Kommunenes navn: Kristiansund kommune Saksnummer: 16/00071 Virksomhetens adresse: Øvre Enggate 8, 6501 Kristiansund Tidsrom for undersøkelsen: 10. - 11. mai 2017 Kontaktperson i kommunen: Rolf Inge Henriksen Fra Kartverket: Olav Jenssen, revisor Janne Johnsen, leder Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold til skrivetilgang til matrikkelen håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Kartverket avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen, og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger.
2 Kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning oppfylles ikke. Utarbeidet dato: 15. mai 2017 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen Janne Johnsen ledet tilsynet i Kristiansund kommune
3 Innhold 1. Innledning... 4 2. Omfang... 4 3. Dokumentunderlag... 5 4. Avvik... 5 5. Merknad... Feil! Bokmerke er ikke definert. 6. Gjennomføring... 6 Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse
1. Innledning 4 Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Kristiansund kommune i perioden 10.- 11. mai 2017. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver avvik som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Kristiansund kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon - sikkerhet i forhold tilskrivertilgang til matrikkelen- håndtering av brukernavn og passord For øvrig hvordan kommunene gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunene, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 12. desember 2016. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunenes virksomhet.
5 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var: - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetenes egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og om forhold av betydning for temaene i undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen oversitter fristen for føring av bygningsinformasjon i matrikkelen, og det er mangelfull føring av bygningsopplysninger. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 bokstav b og 60. Kommentar: Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse. I merknaden til matrikkelforskriften 60 første ledd forklares samtidig med senest fem dager. I forskriften 3 bokstav b står det bl.a. at kommunen skal registrere opplysninger om bygningens bruttoareal, energibruk og oppvarming. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av bygningsinformasjon skjer senere enn fem dager etter at byggetillatelse er gitt, og at informasjon om bruttoareal, energibruk og oppvarming i liten grad blir ført. Avviket ble brekreftet i sluttmøtet. AVVIK 2 Kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning oppfylles ikke. Avvik fra: Matrikkelloven 33 og 34, matrikkelforskriften 34 og 41. Kommentarer: Matrikkelforskriften har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning:
6 Etter matrikkelforskriften 34 første ledd bokstav b skal kommunen dokumentere et arealregnskap, og etter bokstav d skal kommunen foreta en verdivurdering for involverte matrikkelenheter. Matrikkelloven 34 jf. matrikkelforskriften 41 andre ledd, har krav til at dersom grensemerking utelates skal det foreligge en begrunnelse for hvorfor den ikke merkes Matrikkelforskriften 41 fjerde ledd har krav til at grensepunkter skal måles med nøyaktighet som oppfyller krav i gjeldende standarder godkjent av Statens kartverk Matrikkelforskriften 41 femte ledd har krav til at måle- og beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 6 utlånte saker er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjon. Dette ble bekreftet i intervjuene. Kommunen dokumenterer ikke verdivurdering eller arealregnskap ved grensejustering I protokollen foreligger det ikke begrunnelse for hvorfor enkelte knekkpunkter i eiendomsgrense ikke er merket Grensepunkter er ikke målt med tilstrekkelig tidsseparasjon, jf. Standard for satelittbasert posisjonsbestemmelse, kapittel 6.4.3 Beregningsdokumentasjonen er ufullstendig. Viser til Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser kapittel 5.1.3. Standarden gir retningslinjer for hvordan en rapport fra målingene og beregningene skal utformes Avviket ble bekreftet i sluttmøtet. 5. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonkontakt og e-postutveksling. Ved intervjuer den 10. mai 2017 ble 7 personer intervjuet. Ved sluttmøtet den 11. mai 2017 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
7 VEDLEGG 1 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 17.02.2017 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser, oppdatert 03.10.2011 5. Organisasjonskart for Kristiansund kommune 6. Saksliste for oppmålingssaker 2016-2017 7. Saksmapper for 2 saker på opprettelse av nye matrikkelenheter og 4 grensejusteringssaker 8. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter 9. Rapporter fra matrikkelen om fullstendighet og etterslep ved føring av bygg 10. Rapport fra matrikkelen om status på adressering 11. Rapport fra matrikkelen om ikke fullførte oppmålingsforretninger
VEDLEGG 2 8 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Kristiansund kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. Namn Funksjon Åpnings møte Intervju Sluttmøte Arne Ingebrigtsen Rådmann X X X Karl Kjetil Skuseth Kommunalsjef/teknisk sjef X X X Tormod Borge Skundberg Plan- og byggesakssjef/virksomhetsleder for oppmåling X X Ingrid Tranø Matrikkelfører bygg X X X Rolf Inge Henriksen Avdelingsleder oppmåling X X X Hans Ohrstrand John Peder Isaksen Oppmålingsforretning, matrikkelfører på matrikkelenhet og adresse Oppmålingsforretning, matrikkelfører på matrikkelenhet X X X X X X Ulla-Britt Nyborg Fagleder byggesak X Anne Sofie Haltbakk Konsulent eiendomsskatt X Fra Kartverket deltok Olav Jenssen og Janne Johnsen, med sistnevnte som tilsynsleder.