Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Fellesnemnd Nye Lyngdal Kommunestyresalen, Lyngdal Rådhus Dato: 06.06.2017 Tidspunkt: 09:00 Forfall meldes til Fellestjenesten post@lyngdal.kommune.no / 38 33 41 55 som sørger for innkalling av varamenn. Varamenn møter kun ved spesiell innkalling. ANNET: Orientering om grafisk profil for Nye Lyngdalsprosjektet v/rune Hauan. Orientering om felles kommunestyremøte 15.06.17 v/reidun Bakken og Jan Kristensen. 1
Saksliste Saksnr PS 29/17 PS 30/17 PS 31/17 PS 32/17 RS 15/17 RS 16/17 RS 17/17 RS 18/17 PS 33/17 Innhold Godkjenning av innkalling og saksliste Innstilling til stillingen som prosjektleder - Nye Lyngdal Kommunikasjonsplan for reformprosessen nye Lyngdal kommune Referater Møtereferat 22.05.17, arbeidsgruppe for kommunikasjonsstrategi Omstillingsavtale - Nye Lyngdal Svar fra Nye Lindesnes vedrørende forespørsel om Barnevern Sør. Svar på forespørsel om drøftingsmøte mellom Nye Lyngdal og Nye Lindesnes ORIENTERINGER 2
PS 29/17 Godkjenning av innkalling og saksliste 3
Arkiv: 410 Saksmappe: 2017/121-9854/2017 Saksbehandler: Isabella Collett Sikel Dato: 31.05.2017 Innstilling til stillingen som prosjektleder - Nye Lyngdal Utvalg Møtedato Saksnummer Fellesnemnd Nye Lyngdal 06.06.2017 30/17 Endelig vedtak fattes av Fellesnemnd Nye Lyngdal Forslag til vedtak: SAKSORIENTERING Fellesnemnd Nye Lyngdal fattet følgende vedtak 03.05.2017: 1. Stillingen som prosjektleder for «Nye Lyngdal» lyses ut internt i Audnedal og Lyngdal kommune. 2. Partssammensatt utvalg er ansettelsesutvalg og får fullmakt til å lyse ut prosjektlederstillingen. Partssammensatt utvalg innstiller overfor Fellesnemnda. Dersom partssammensatt utvalg kommer til at det ikke er noen kvalifiserte kandidater etter den interne utlysningen, har partssammensatt utvalg fullmakt til å lyse ut prosjektlederstillingen eksternt. 3. Under forutsetning av at det etter intern utlysning er kvalifiserte kandidater til prosjektlederstillingen, ber Fellesnemnda om at prosessen legges opp slik at det kan foretas ansettelse i Fellesnemnda i juni. 4. Det partssammensatte utvalget vurderer behovet for å benytte ekstern bistand i ansettelsesprosessen. Saken tas opp til videre behandling i møtet i Interimnemnda 06.06.17 etter intern utlysning av stillingen. Tilhørende saksdokumenter legges fram i møtet. 4
Side 2 Norman Udland Rådmann, Lyngdal Kjell Olav Hæåk Rådmann, Audnedal 5
Arkiv: 034 Saksmappe: 2017/287-9652/2017 Saksbehandler: Ole Aa. Brattfjord Dato: 29.05.2017 Kommunikasjonsplan for reformprosessen nye Lyngdal kommune Utvalg Møtedato Saksnummer Fellesnemnd Nye Lyngdal 06.06.2017 31/17 Endelig vedtak fattes av fellesnemnd nye Lyngdal Administrasjonens forslag til vedtak: Kommunikasjonsplan for reformprosessen nye Lyngdal kommune godkjennes. SAKSORIENTERING Arbeidsgruppen for kommunikasjonsstrategi har utarbeidet forslag til kommunikasjonsplan for reformprosessen nye Lyngdal kommune. Arbeidsgruppen sluttet seg i møte 22.05.17 til vedlagte plan, som nå legges fram for fellesnemnda til endelig godkjenning. Økonomi Likestilling Vurdert i saksfremstillingen Ikke relevant X X VURDERING Plan for kommunikasjonsstrategi vektlegger både ekstern- og internkommunikasjon. Det er en målsetting at kommunikasjonsplanen blir et aktivt dokument for å kvalitetssikre informasjonsarbeidet i reformprosessen. Dokumentet er tenkt å være en veileder for god kommunikasjon. 6
Side 2 KONKLUSJON God informasjon vil være en kritisk suksessfaktor for reformprosessen nye Lyngdal kommune. En kommunikasjonsplan er et viktig verktøy for å kvalitetssikre og samordne informasjonsarbeidet eksternt og internt. Vedlegg 1 Kommunikasjonsplan nye Lyngdal kommune Norman Udland Rådmann, Lyngdal Kjell Olav Hæåk Rådmann, Audnedal 7
Kommunikasjonsplan for reformprosessen nye Lyngdal kommune fornye forbedre forenkle forene 8
1. Innledning Fra 1. januar 2020 er Audnedal og Lyngdal slått sammen til én kommune. Den nye kommunen skal hete Lyngdal kommune. I en slik reformprosess er behovet for å motta løpende informasjon stort hos både ansatte, innbyggere og folkevalgte. For mange vil det også være av stor betydning å kunne gi innspill og være bidragsytere i prosessen. En god kommunikasjonsstrategi er vesentlig for at innbyggere, ansatte og folkevalgte til enhver tid holdes orientert om prosessen med å bygge nye Lyngdal kommune. For å ivareta det store informasjonsbehovet og kvalitetssikre kommunikasjonen underveis i prosessen mot ny kommune er det nedsatt en egen arbeidsgruppe til å jobbe med kommunikasjonsstrategi. Den består av Reidun Bakken, Torbjørg Berg*, Ole Aa. Brattfjord (sekretær), Hallgeir Fiddan, Rune Hauan, Kjell Olav Hæåk** og Jan Kristensen (leder). Prosjektleder for nye Lyngdal er tiltenkt en plass i denne arbeidsgruppen. **Fram til prosjektleder er ansatt erstattes denne av en av rådmennene (jfr. vedtak i interimnemnda 16.02.17). Kommunikasjonsstrategien legger retningslinjer for informasjons- og kommunikasjonsarbeidet fram til nye Lyngdal kommune er etablert 1. januar 2020. Interimnemnda / fellesnemnda for nye Lyngdal kommune vedtok i møte 3. mai 2017 følgende om arbeidsgruppens mandat, foreløpige økonomisk ramme og sammensetning: Arbeidsgruppen for kommunikasjonsstrategi har mandat til å utarbeide informasjons- og kommunikasjonsplan for nye Lyngdal kommune, og til fortløpende å godkjenne, publisere og distribuere informasjon og nyheter om og fra reformprosessen. Herunder også grafisk profil for reformprosessen nye Lyngdal kommune. Arbeidsgruppen for kommunikasjonsstrategi gis følgende økonomisk ramme: Det settes av kr 100.000 for 2017 til disposisjon for Arbeidsgruppen for kommunikasjonsstrategi. En tillitsvalgt tilbys plass i Arbeidsgruppen for kommunikasjonsstrategi. *(Torbjørg Berg, Utdanningsforbundet / Audnedal). 2. Målsetting Kommunikasjonen skal sørge for at innbyggere, ansatte og folkevalgte til enhver tid holdes orientert om prosessen med å bygge nye Lyngdal kommune. Kommunikasjonen skal gi åpenhet, fakta og trygghet hos innbyggere og ansatte i Audnedal og Lyngdal kommune. Kommunikasjonen skal bidra til å skape tillit. Kommunikasjonen skal bidra til å skape entusiasme for nye Lyngdal kommune. Kommunikasjonen med innbyggerne skal utvikle lokaldemokratiet. Kommunikasjonen skal bygge kultur hos ansatte i nye Lyngdal kommune. 3. Prinsipper for kommunikasjon 3.1. ÅPENHET Kommunelovens 4 gjelder også ved kommunesammenslåinger! Vi legger til rette for en åpen og opplyst samfunnsdebatt, sikrer innsyn og god dialog. 4. Informasjon om kommunens og fylkeskommunens virksomhet Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltning. 3.2. MEDVIRKNING Vi legger til rette for innbyggernes medvirkning. Elektroniske kanaler og fysiske møteplasser skal gi innbyggerne mulighet for å involvere seg i prosessen. 9
3.3. SAMKJØRT For en samkjørt kommunikasjonsstrategi må følgende på forhånd avklares: Hva skal det informeres om? Hvem skal informeres? Hvem skal informere? Når? På hvilken måte? (Media (redaksjonelt / kunngjøringer), egne plattformer, brosjyrer, folkemøter, være tilgjengelig for lokale lag og foreninger osv.) Alt som kommuniseres om sammenslutningsprosessen, publiseres samtidig i de to kommunenes kanaler. Budskapene ut må være det samme på alle nivå, og det må være samstemmighet mellom det som kommuniseres. 3.4. TILGJENGELIG Informasjonen skal være presis og lett tilgjengelig for alle. Universell utforming må vektlegges. 4. Målgrupper for kommunikasjonsarbeidet 4.1. INNBYGGERE I AUDNEDAL OG LYNGDAL KOMMUNE Det tas utgangspunkt i at innbyggerne har behov for informasjon. Like viktig som å informere om hva som blir endring, er det å informere om hva som ikke blir endret. I tillegg skal informasjonen og kommunikasjonen bevisstgjøre innbyggerne på at det skapes en ny kommune, og skape realistiske forventninger til denne. Kommunikasjon skal tilpasses ulike målgrupper blant innbyggerne, f. eks. barnefamilier, ungdommer, lag og foreninger, skoler, frivillige organisasjoner, næringsliv m. fl. 4.2. ANSATTE I AUDNEDAL OG LYNGDAL KOMMUNE 4.2.1. TILGJENGELIG INFORMASJON Alle ansatte skal til enhver tid kunne oppsøke informasjon om kommunesammenslåingen. Løpende informasjon om framdrift, samt at det kanskje ikke er noe nytt å informere om i ulike saker, vil også være interessant for denne målgruppen. 4.2.2. STRATEGISK INTERNKOMMUNIKASJON Tillitsvalgte og ledere har en nøkkelrolle i det interne kommunikasjonsarbeidet, ettersom budskap vil ha konsekvenser for en avgrenset gruppe. Det skal etterstrebes at informasjon av vesentlig betydning for ansatte i de to kommunene først skal formidles internt til dem det gjelder. Ingen ansatte i Audnedal eller Lyngdal kommune skal oppleve å få informasjon som berører deres stillinger og arbeidsoppgaver først via media. Informasjon om denne typen beslutninger og konsekvenser må formidles av ledere og tillitsvalgte internt før den gjøres offentlig kjent. 4.3. FOLKEVALGTE I AUDNEDAL OG LYNGDAL KOMMUNE De folkevalgte i de to kommunene skal i løpet av sammenslutningsprosessen fatte mange vedtak som berører nye Lyngdal kommune. Samtidig skal det fortsatt fattes vedtak for de to eksisterende kommunene frem til 31.12 2019. De folkevalgte må derfor ta del i informasjonen som gjøres tilgjengelig for innbyggere og ansatte 4.4. REGIONALE OG NASJONALE MYNDIGHETER. ANDRE KOMMUNER Kommunereformen og prosessen vil bli fulgt av mange interesserte, bl.a. fylkesmann, fylkeskommunen, Kommunal- og moderniseringsdepartementet, regjeringen og andre kommuner. Det er derfor viktig at informasjonen er oversiktlig og lett tilgjengelig. 4.5. MEDIA De lokale mediene vil følge prosessen mot en ny kommune nøye. Det skal legges til rette for at media enkelt kan ta del av all tilgjengelig informasjon, og at ressurspersoner er på tilbudssiden og tilgjengelige for spørsmål og intervjuer etter nærmere avtale. Det skal sendes ulike forslag til redaksjonelle saker til media. (Se også 5.3.2. Pressemeldinger) 10
5. Kommunikasjonskanaler 5.1. NETTPORTALER De etablerte kommuneportalene (hjemmesidene) består frem mot kommunesammenslutning. Kommunene benytter sine respektive portaler for å samle informasjon om prosessen. Dette vil være hovedkilden til all informasjon om veien mot nye Lyngdal kommune, både for innbyggere, ansatte, folkevalgte og andre. 5.2. FACEBOOK Det er etablert en egen facebookside for nye Lyngdal kommune, der medlemmene av fellesnemnda er tildelt publisistiske roller. Moderatorrollene på denne siden ivaretas primært av sentrale medlemmer av arbeidsgruppen for kommunikasjonsstrategi. Både Audnedal og Lyngdal kommune har i tillegg egne sider på Facebook. Erfaringen viser at innlegg som har stor interesse deles av facebook-brukerne og kan få en rekkevidde (viralitet) på flere tusen. 5.3. ARRANGEMENTER OG SAMLINGER Den mest proaktive og direkte formen for kommunikasjon er å invitere ansatte og innbyggere til egne arrangementer og samlinger / folkemøter. 6. Utsendelser 6.1. INFORMASJONSBROSJYRE TIL INNBYGGERNE Det distribueres jevnlig (inntil fire ganger i året) informasjonsbrosjyrer til alle husstander i Audnedal og Lyngdal kommune. I brosjyren samles flere saker om sammenslutningsprosessen. Hensikten er at viktig informasjon når frem til samtlige innbyggere, samt å skape en økt bevissthet og et positivt engasjement rundt nye Lyngdal kommune. Innholdet skal være enkelt og lettfattelig for alle, og uten rom for tolkninger. 6.2. PRESSEMELDINGER Media er en viktig samarbeidspartner når det gjelder å informere om sammenslutningsprosessen samt om ulike milepæler. Lokale og regionale medier vil være interesserte mottagere av informasjon om prosessen. Kommunene skal være proaktive, og ta kontakt med media for å informere om viktige møter eller beslutninger som er tatt. Det sendes ut pressemeldinger når det vurderes som nødvendig. Nye Lyngdal kommune 11
PS 32/17 Referater 12
Servicekontoret Notat Deres ref: Vår ref: Saksbehandler: Direkte telefon: Arkivkode: Dato: 2017/287-0 Ole Aa. Brattfjord 034 23.05.2017 Til: Jan Kristensen Norman Udland Rune Hauan Reidun Bakken Torbjørg Berg Hallgeir Fiddan Kjell Olav Hæåk Møtereferat 22.05.17, arbeidsgruppe for kommunikasjonsstrategi nye Lyngdal kommune Audnedal rådhus, Konsmo, kl. 09.00-11.00. Til stede: Reidun Bakken, Torbjørg Berg, Kjell Olav Hæåk, Hallgeir Fiddan, Rune Hauan, Ole Aa. Brattfjord (sekretær) og Jan Kristensen (leder). Følgende tema ble drøftet: Referatsak interimnemnda 030517 Jan Kristensen gjennomgikk interimnemndas vedtak i sak PS 23/17, om mandat og økonomisk ramme arbeidsgruppen for kommunikasjonsstrategi nye Lyngdal kommune. Kommunikasjonsplan nye Lyngdal kommune Ole Aa. Brattfjord presenterte utkast til kommunikasjonsplan for nye Lyngdal kommune. Kapittel for kapittel ble gjennomgått og drøftet. Den redigerte planen legges fram for interimnemnda til endelig godkjenning. Brattfjord forbereder saken for interimnemnda. Grafisk profil for reformprosessen nye Lyngdal kommune Rune Hauan presenterte sine forslag til grafisk profil for reformprosessen nye Lyngdal kommune. De grafiske elementene benyttes i prosessperioden, og har utløpsdato 31.12.19. Arbeidsgruppen ga sin tilslutning til forslagene. I tråd med det mandatet arbeidsgruppen er gitt av interimnemnda er dette nå godkjent som grafisk profil for reformprosessen nye Lyngdal kommune. Besøksadresse: Prost Birkelandsgt 4 4580 Lyngdal Postadresse: Postboks 353 4577 Lyngdal Bankgiro: 3201 56 02421 Org. nr: 946 485 764 Tel: +47 38 33 40 00 Fax: +47 38 33 40 01 E-post: post@lyngdal.kommune.no 13
Side 2 Det videre arbeidet Informasjonsbrosjyre Arbeidsgruppen for kommunikasjonsstrategi starter nå arbeidet med å lage den første informasjonsbrosjyren for reformprosessen nye Lyngdal kommune. Brosjyren distribueres med Posten til alle husstander i Audnedal og Lyngdal kommune snarest mulig etter felles kommunestyremøte torsdag 15.06.17. Det er innhentet pristilbud fra Posten på distribusjon. Det er ikke innhentet tilbud fra andre siden Posten er eneste distributør som når alle husstander. Ifølge pristilbudet fra Posten dreier det seg om til sammen 5717 husstander. Distribusjon til disse vil koste 10 390 kr + mva. Forutsatt vekt inntil 40 gram og standard format. Arbeidsgruppen legger opp til å godkjenne brosjyren i møtet 19. juni, og umiddelbart etter dette inngå avtale om distribusjon. Det tas sikte på å lage og distribuere to slike informasjonsbrosjyrer i 2017. Det innhentes tilbud på trykking av brosjyrer fra Sjograf i Mandal, Snartrykk i Farsund og Synkron Media på Birkeland. Informasjonsfilm Hallgeir Fiddan og Rune Hauan er villig til å påta seg arbeidet med å lage en informasjonsfilm til bruk i reformprosessen. De skal så snart som mulig presentere et anslag for hva dette vil kunne koste. Interimnemnda har for 2017 satt av 100.000 kroner som økonomisk ramme for arbeidsgruppen for kommunikasjonsstrategi. Det er en forutsetning at både brosjyrer (2 stk.) og film må kunne finansieres innenfor denne rammen. Prosjektressurser Arbeidsgruppen har allerede reist spørsmålet om mulig frikjøp av deler av stillingene til Ole Aa. Brattfjord og Rune Hauan, for å sikre tilstrekkelig ressurser til å jobbe med informasjonsarbeidet. Interimnemnda har konkludert med at frikjøp foreløpig ikke er aktuelt. Brattfjord henstilte på den bakgrunn at interimnemnda ved neste korsvei bør si noe om at det i begge organisasjonene nå må være en utstrakt aksept og legitimitet for det etter hvert økende behovet for å bruke arbeidstid på reformprosessen. Brattfjord påpekte: «Vi beveger oss inn i en tid med unntakstilstand i begge kommunene, og det må det tas høyde for». Eventuelt Brattfjord fremmet på tampen av møtet forslag om å bruke noe midler på å lage et eget krus for reformprosessen nye Lyngdal. Kruset skal utstyres med den nye grafiske profilen, og med de fire f-ene på innsiden (fornye forbedre forenkle forene). Det var enighet om å innhente pristilbud på krus fra fire leverandører (Q 43 og Lister Reklame i Lyngdal, Sørlandsreklame i Mandal og OKT Service på Byremo). Det er ønskelig å ha dette kruset klart til felles kommunestyremøte i Kvås 15. juni 2017. Ref. Ole Aa. Brattfjord Neste møter i arbeidsgruppen Nest møte i arbeidsgruppen for kommunikasjonsstrategi: Mandag 19. juni 2017, Lyngdal rådhus, formannskapssalen kl. 09.00. Vedlegg: 1 Grafisk profil for reformprosessen nye Lyngdal kommune 14
15
Grafisk profil Nye Lyngdal Skisser 16
Nye Lyngdal kommune VÅPEN MED NAVNETREKK 17
Nye Lyngdalblå C99 M82 Y35 K24 R24 G59 B100 Nye Lyngdalgul C0 M20 Y89 K0 R255 G204 B0 Nye Lyngdalyng C66 M90 Y8 K1 R115 G63 B142 Nye Lyngdalblå C40 M25 Y100 K2 R163 G163 B54 FARGER 18
fornye forbedre forenkle forene KOMMUNEORD 19
GRAFISK ELEMENT 1 20
GRAFISK ELEMENT 2 21
Nye Lyngdal kommune fornye forbedre forenkle forene EKSEMPEL FORSIDE 22
EKSEMPEL FLAGG 23
Nye Lyngdal kommune EKSEMPEL FORSIDE 24
EKSEMPEL PLAKAT 25
fornye forbedre forenkle forene Nye Lyngdal kommune EKSEMPEL FORSIDE 26
EKSEMPEL FLYGEBLAD 27
Nye Lyngdal kommune fornye forbedre forenkle forene EKSEMPEL FORSIDE 28
29
Omstillingsavtale Audnedal og Lyngdal kommune 1. Generelt 1.1 Avtalens parter Følgende avtale er inngått mellom: Arbeidsgiver i Audnedal kommune og Lyngdal kommune; representert ved de to rådmennene, og ansattes representer i de to kommuner; representert ved ansattrepresentantene i felles partssammensatt utvalg for Nye Lyngdal kommune. 1.2 Formål Audnedal og Lyngdal kommuner vedtok i 2016 å slå seg sammen til èn kommune fra 1. januar 2020. Denne avtalen har som formål å sikre en forutsigbar omstillingsprosess for alle kommunenes ansatte som kjennetegnes av god medvirkning fra ansattes representanter og samhandling mellom partene. Denne avtalen skal sikre kapasitet og kompetanse for å kunne levere gode tjenester til innbyggerne i de 2 kommunene i omstillingsperioden, og tilrettelegge for bemanning og kompetanse i ny kommune etter 1. januar 2020. Omstillingsarbeidet skal gjennomføres i samsvar med vedtatt intensjonsavtale og de forpliktelser partene har etter arbeidsmiljøloven, hovedavtalen, hovedtariffavtalen og andre overordnede føringer. 1. Informasjon Ansatte skal gjennom hele omstillingsprosessen gis den informasjon som er nødvendig for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø jf. arbeidsmiljøloven 4-2 (3) og Hovedavtalens bestemmelser. For å sikre medbestemmelse etter denne avtalen skal nye Lyngdal kommune etablere hensiktsmessige, gode samarbeidsarenaer med arbeidstakernes tillitsvalgte jf. AML 1 30
kap 8 og vernetjenesten jf. AML 4-2. Ansatte som blir direkte berørt av omstillingsprosessen skal gis spesiell informasjon. I forbindelse med alle prosjekter som er vedtatt gjennomført, skal informasjon til berørte ansatte vies spesiell oppmerksomhet. For øvrig vises til kommunikasjonsplan for sammenslåingen. 2. Håndtering av ledige stillinger/permisjoner 2.1 Omstillingsutvalg/behandling av ledige stillinger De to kommunene etablerer et felles omstillingsutvalg etter at felles kommunestyremøte er gjennomført. Felles omstillingsutvalg består av en personalleder/org.leder fra hver kommune utpekt av rådmannen. Arbeidstakerrepresentantene i Felles partssammensatt utvalg velger en tillitsvalgt fra hver av de to kommunene til å representere de ansatte i omstillingsutvalget. Prosjektleder kan tiltre utvalget ved behov. De to kommunene skal ikke utlyse ledige stab-, støtte- og lederstillinger i de to kommunene før ledige stillinger er behandlet i felles omstillingsutvalg. Omstillingsutvalget skal avgjøre videre ansettelsesprosess og nedsette tilsettingsutvalg i det enkelte tilfellet. Det er også omstillingsutvalget som skal avgjøre hvorvidt stillingene skal utlyses eksternt eller internt i de to kommunene. 2.2 Midlertidige ansettelser Den enkelte kommune kan ansette midlertidig innenfor rammen av Arbeidsmiljølovens 14-9. 2.3 Permisjoner Dette punktet omfatter ikke lovbestemte permisjoner. I avtaleperioden tilstås eventuell permisjon fra den respektive kommune og ikke den enkelte stilling. Ansatte som får innvilget permisjon kan ikke påregne å komme tilbake til samme stilling. Permisjon utover 1. januar 2020 kan ikke påregnes og slike søknader skal behandles i omstillingsutvalget jf. punkt 2.1. 3. Virkemidler for å beholde kompetanse I omstillingen til ny kommune skal virksomheten fremstå som en attraktiv arbeidsgiver både for dagens ansatte og fremtidige medarbeidere. 3.1 Fokus på heltidskultur I vurderingen av ledige stillinger skal det tilstrebes å ansatte i størst mulig stillingsprosent. 2 31
I prosessen skal det anvendes likelydende prosedyrer i begge de nåværende kommunene for vurdering av ledige stillinger. 3.2 Kompetansetiltak Kompetansetiltak kan tilbys til ansatte som på grunn av interne endringer trenger kompetanseheving for å utføre arbeidet. 4. Virksomhetsoverdragelse/bemanningsplan/endring av stilling 4.1 Virksomhetsoverdragelse En kommunesammenslåing er å regne som en virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljølovens regler. De «gamle» kommunene opphører og det etableres en ny felles kommune. Ved etableringen av den nye kommunen, skjer det en virksomhetsoverdragelse hvor alle ansatte i de tidligere kommunene automatisk går over til den nye kommunen. Den ansattes lønns- og arbeidsvilkår skal ivaretas slik den kommer til uttrykk gjennom AML kap.16. Ingen ansatte blir sagt opp i forbindelse med kommunesammenslåingen. 4.2 Bemanningsplan Ny organisasjons- og bemanningsplan er en prioritert oppgave. 4.3 Endring av stilling Det skal utarbeides felles prosedyrer og kriterier for overtallighet. Ansatte som etter ny organisasjonsplan ikke kan fortsette i stillingen sin vil få tilbud om annet passende arbeid (endringsoppsigelse) jf. AML kap. 15. 4.4 Nye stillinger Det skal også utarbeides stillingsvurderinger med kompetansekrav i de tilfeller ny bemanningsplan inneholder stillinger som ikke eksisterer i dagens to kommuner. 4.5 Kompensasjon for skifte av arbeidssted Ingen ansatte har i utgangspunktet krav på kompensasjon for å flytte arbeidssted. Ansatte som endrer arbeidssted mellom de gamle kommunene og får økt arbeidsreise, kan innvilges særskilte tilrettelegginger for maksimum 2 år. Særskilte tilrettelegginger tilpasses individuelt. Omstillingsutvalget innstiller. 4.6 Sluttvederlag Dersom arbeidsgiver vurderer det som formålstjenlig, kan det tilbys sluttvederlag. For overtallige eller ansatte som av ulike grunner ikke kan bli overført til et nytt arbeidssted, kan det inngås 32 3
sluttpakke. Sluttvederlag er betinget av at den ansatte selv sier opp sin stilling. Som alternativ til sluttvederlag kan tilbys støtte til studier/videreutdanning. Beslutning fattes av rådmannen etter forutgående drøftinger med tillitsvalgte. 5 Særavtaler Alle kollektive særavtaler i de to kommunene kartlegges. Utløpstidspunkt må harmoniseres og nye felles avtaler inngås i god tid før 1. januar 2020. 6 Felles arbeidsmarked/lønns- og arbeidsvilkår Lønn og andre goder bør så snart som praktisk mulig kartlegges og harmoniseres. Det tilstrebes å utjevne lønnsforskjeller mellom kommunene. Ved interne utlysninger anses ansatte i begge kommunene som rettmessige søkere. 7 Varighet Avtalen gjelder fra 1. august 2017 til og med 31. desember 2019. Når den nye kommunen er etablert som eget rettssubjekt, oppfordres denne til å tiltre og videreføre avtalen. 33 4
1%, Til Audnedal kommune og Lyngdal kommune 30.05.17 Interkommunalt samarbeid Barnevern Viser til Deres søknad om interkommunalt samarbeid med Barnevern Sør. Midlertidig Fellesnemnd i Nye Lindesnes er nylig etablert. Et tema som ble løftet allerede i første møte var den nye kommunens forhold til interkommunalt samarbeid. Nye Lindesnes er i en etableringsfase der vi ønsker å vurdere fremtidig organisering. Når det gjelder interkommunale samarbeid ønsker vi på et noe senere tidspunkt å ta opp til diskusjon alle dagens samarbeid. Et av hovedmålene i reformen fra regjeringen er: Større og mer robuste kommuner kan få flere oppgaver. Dette vil gi økt makt lokalt. Større kommuner vil også redusere behovet for interkommunale løsninger Nye Lindesnes tolker dette slik at det fra regjeringens hold ansees positivt å tilbakeføre prioriteringsmakt til kommunestyresalen gjennom å redusere antall interkommunale løsninger. Vi ønsker på et noe senere tidspunkt sammen med dere å ta opp alle våre interkommunale samarbeid til vurdering, Noe vil være smart å videreføre som interkommunale løsninger, andre tjenester vil vi vurdere implementert i driften. Da kan samarbeidet ivaretas ved å benytte vertskommunesamarbeid ellertjenestekjøp. Vi kan gjerne, helst over sommeren på administrativt nivå, ta et møte der vi grovsorterer ønsker og behov for interkommunale samarbeid og hvordan vi ser på hvordan vi kan ivareta dette i de nye kommunene på en best mulig måte. Mvh Hans S Stusvik Kopi til Mandal kommune ved Heidi Henanger Haven 34
Nye Lindesnes Midlertidig fellesnemnd Særutskrift av sak behandlet av midlertidig fellesnemnd 19.5.17 (Forbehold om fellesnemndas endelige godkjenning av referatet). MFN-27/2017 DRØFTINGSMØTE NYE LYNGDAL OG NYE LINDESNES - FELLESNEMND Vedlegg Saken Brev 11.5.17 fellesnemnda Nye Lyngdal v/leder Reidun Bakken, ordfører i Audnedal kommune: Drøftingsmøte Nye Lyngdal og Nye Lindesnes - Fellesnemnd I brev 11.5 informerer leder av fellesnemnd Nye Lyngdal om vedtak nemda gjorde 3.5.2017: Fellesnemnda i Nye Lyngdal inviterer Fellesnemnda i Nye Lindesnes til et møte vedrørende videre vei for regiontilhørighet og interkommunale samarbeid. Om mulig avholdes drøftingsmøtet før sommerferien, men etter Stortingets vedtak den 8.6.2017. Invitasjonen fra fellesnemnda Nye Lyngdal legges fram for fellesnemnda til drøfting, og for evt. vedtak om møte/forslag til møtedato. Vedtak Fellesnemnda drøftet saken og vedtok deretter: - - - * - - - Under forutsetning av at kommunereformen vedtas i Stortinget slik det er innstilt, er Nye Lindesnes på et senere tidspunkt positiv til å drøfte regionsamhørighet og interkommunalt samarbeid med både Nye Lyngdal og Kristiansand (Knutepunkt Sørlandet). Nye Lindesnes må først kartlegge sine interne behov, og de regionale strukturer det er aktuelt å fremme ønske om samarbeid med. 35 Side 1 av 1
«MOTTAKERNAVN» «KONTAKT» «ADRESSE» «POSTNR» «POSTSTED» Deres ref: Vår ref: Saksbehandler: Direkte telefon: Arkivkode: Dato: 2017/268-0 Ann Karin 026 11.05.2017 Fuglestad Drøftingsmøte Nye Lyngdal og Nye Lindesnes - Fellesnemnd Den 3.5. 2017 hadde interimnemnda for Nye Lyngdal et møte der det ble gjort følgende vedtak: Fellesnemnda i Nye Lyngdal inviterer Fellesnemnda i Nye Lindesnes til et møte vedrørende videre vei for regiontilhørighet og interkommunale samarbeid. Om mulig avholdes drøftingsmøtet før sommerferien, men etter Stortingets vedtak den 8.6.2017. Som det fremgår av vedtaket er det ønskelig fra Nye Lyngdals interimnemnd å ha et slikt møte før sommeren. Håper at dette kan la seg ordne, og kom gjerne med forslag til mulig dato for et slikt møte. Mvh Reidun Bakken, ordfører Audnedal Leder av Fellesnemnd Nye Lyngdal Besøksadresse: Prost Birkelandsgt. 4 4580 Lyngdal Postadresse: Postboks 353 4577 Lyngdal Bankgiro: 3085 07 00202 Org. nr: 946 485 764 Tel: +47 38 33 40 00 Fax: +47 38 33 40 01 E-post: post@lyngdal.kommune.no 36
PS 33/17 ORIENTERINGER 37