Rådmannssamling i Arkivenes Hus 6/12-17
IKA, arkiv og digitalisering Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS
Arkiv-Norge Øverste faglige myndighet: Riksarkivaren Arkivverket: Riksarkivet, åtte statsarkiv, Samisk arkiv og Norsk Helsearkiv Statsarkivet i Stavanger depot for statlige regionale arkiv Kommunene har egne depotordninger, ofte i en interkommunal løsning: IKA Rådmannen er øverste ansvarlig for arkiv i kommunen Faglig ansvar er delegert til arkivleder
Om IKA Interkommunalt selskap eid av Rogaland fylkeskommunen, 25 kommuner og 5 interkommunale selskaper. Rådgivingsorgan og arkivdepot 7 ansatte (+ 2 prosjektmedarbeidere) Representantskapet: ett medlem fra hver eier Styret: fire styremedlemmer, ansattes representant og styrets sekretær (daglig leder)
Historikk IKA Stiftet 1. januar 1976 Bakgrunn: Kommunesammenslåinger i 1965 og neglisjering av eldre arkiver. Frem til 1987 fokus på ordning og katalogisering av arkiv. Etter hvert også fokus på rådgivning, kurs, privatarkiv, foto og elektronisk journalføring/arkiv. 2002 eget depot.
IKAs tjenester Rådgivning Arkivfaglig konsulentbistand Bistand med uttrekk og bevaring av elektronisk arkiv Kurs, konferanser og nettverksmøter Arkivdepot Oppbevaring av kommunens eldre arkiv Lesesalsfasiliteter (og veiledning) for brukere av kommunens arkiv Depotbetjening både for kommunens ansatte og innbyggere
Arkivenes hus på Ullandhaug Nybygg i Innovasjonsparken på universitetsområdet i Stavanger. Innflytting i juni 2017. IKA har inngått en langsiktig leieavtale med Ipark Eiendom. Samlokalisering og samdrift med Stavanger kommune og Statsarkivet i Stavanger. Spesialtilpasset og forskriftsmessig depot med utvidet kapasitet.
Nytt arkivdepot Plass til ca. 15 000 hyllemeter med arkiv. Eierne får en forholdsmessig andel av depot inkludert i tilskuddet. Muligheter for å kjøpe ekstra magasinplass av huseier eller få utvidet depot på sikt i senere byggetrinn på området. Langsiktig mål om å ta inn alt papirarkiv som i dag er hos eierne.
Digitalisering Digitalisering av all saksbehandling og kommunikasjonen med innbyggerne. Elektronisk arkiv på alle saksområder.
Digital demens «Som alltid ved demens er det den nære fortid som blir borte. Konturene blir utydelige, stadig flere brokker av hukommelse forsvinner, og om få år greier man ikke lenger å se sammenhengen i den informasjon man sitter igjen med.» Ivar Fonnes, Riksarkivar
Noark - Norsk arkivstandard Standard for dokumentasjonsforvaltning i offentlig sektor. Angir krav til systemer for elektronisk journalføring og arkivering av saksdokumenter. Formålet med standarden er å sikre arkivet for samtid og fremtid. Utviklet og vedlikeholdt av Riksarkivaren.
Godkjente løsninger Oversikt finnes på www.arkivverket.no. Leverandørene må fylle ut et egenerklæringsskjema hvor de bekrefter at løsningen tilfredsstiller kravene i standarden, men Riksarkivet har ikke testet den faktiske tilfredsstillelsen av kravene. Riksarkivet har testet at det er mulig å produsere dokumenter, konvertere dokumentene til godkjent arkivformat og foreta avleveringsuttrekk fra løsningen.
Utfordringer Leverandørene lover mer enn de kan holde. Vanskelig å få løsninger fra ulike leverandører til å «snakke sammen». Selv ikke perfekte løsninger kan gjøre noe med kvaliteten på informasjonen (shit in = shit out). Arkivkjernen fanger ikke opp all bevaringsverdig informasjon i fagsystemer. Utdatert regelverk (Noark 5 kom i 2008). Manglende kunnskap og kompetanse.
IKAs arbeid med elektronisk arkiv 2 rådgiver jobber utelukkende med bevaring av elektronisk arkiv. Tilbyr årlig kurs med fokus på elektronisk arkiv. Medeier i KDRS Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter siden 2011. KDRS tilbyr elektronisk sikringsdepot, sikker digital overføring av uttrekk og vil på sikt tilby innsynsløsninger.
Digitalisering av papirarkiv Eierne: Finnes kommersielle aktører på markedet. Husk arkivversjon av det som blir digitalisert. Papiroriginalene avleveres til IKA etter digitalisering. IKA: Avtale med Familysearch.org om digitalisering av arkiv til slektsgransking. Ønsker på sikt å tilby digitalisering «on demand».
Takk for meg! epost@ikarogaland.no http://ikarogaland.no