HÅNDBOK DISTRIKT

HÅNDBOK DISTRIKT 2310 2017-2018 Håndbok for Rotarianere i Distrikt 2310 2017-18 - Side

Innholdsfortegnelse NETTVERK OG HUMANITÆR TJENESTE 3-4 ROTARY: MAKING A DIFFERENCE 5 ROTYARYS FORMÅL 6 4-SPØRSMÅLSPRØVEN 6 ROTARY STRATEGISK PLAN 7 VÅRE STRATEGISKE MÅL 8-9 KONTAKTINFORMASJON 10-11 YRKESKODEKS FOR ROTARIANERE 12 ARBEIDSOPPGAVER FOR AG 13 KLUBBPRESIDENTEN 14-15 KLUBBSEKRETÆREN 16 KLUBBKASSEREREN 17-19 TEMA: MEDLEMSKAP 20-22 ONLINEVERKTØY 23 Håndbok for Rotarianere i Distrikt 2310 2017-18 Side 2

NETTVERK OG HUMANITÆR TJENESTE Det er like mange grunner for å slutte seg til Rotary som det er medlemmer og kanskje enda noen til. Årsaken til at vi forblir i Rotary er at det legges noe positivt til i våre liv. Gjennom Rotary gjør vi en forskjell i verden, og jo mer involvert vi blir jo større forskjell gjør Rotary med livene til hver enkelt av oss, uttaler Ian H. S.Riesley i det han tiltrer som RI President. Vi utfordres til å bli bedre medmennesker, til å bruke våre ambisjoner og krefter på måter som betyr noe, å streve for høyere mål, og å inkludere Service Above Self i vårt daglige virke et motto som formidler filosofien om uselvisk frivillig tjeneste. Da jeg i 1982 gikk på de første møtene i Oslo Rotaract Klubb, en klubb i en av Rotarys ungdomsorganisasjoner, var det nok ønske om nettverk og vennskap som var de viktigste beveggrunnen. Etter hvert vokste også gleden ved å gjøre noe sammen og for andre noe som både styrket det interne vennskapet, og gjorde en forskjell i nærmiljøet. Slik jeg ser Rotary bygger vi i dag på to tradisjoner eller hovedpilarer. Den første: Paul Harris opprettet i 1905 det vi med rette kan kalle det opprinnelige sosiale nettverket for å koble folk sammen, og bygge profesjonelle kontakter og forretningsforbindelser godt over et hundre år før noen hadde hørte om Linkedin eller Facebook. Dette var et nettverk et rom hvor ledere kunne finne vennskap, bygge tillit og drive forretninger. Dette utgjør også den dag i dag en hovedpilar i Rotarybevegelsen. Den andre: I 1917 med verden i krig, holdt Arch Klumph en i Rotary-sammenheng berømt tale. Rotarianere samlet til Convention i Atlanta ble utfordret til diskusjon om hvordan Rotary kunne bidra i turbulente tider med mange sosiale utfordringer. Det ble et spørsmål om hvilke ambisjoner Rotary skulle ha i fremtiden. Allerede da fremholdt han hvordan Rotary kunne tjene menneskeheten, og regnes som grunnleggeren av the Rotary Foundation. Håndbok for Rotarianere i Distrikt 2310 2017-18 - Side 3

Rotaryfondet er et kraftig virkemiddel i Rotarys arbeid for å støtte ungdom i utdannelse, International kontakt, lokale og globale samfunnsprosjekter og et utall aktiviteter. 100 - årsfeiringen av the Rotary Foundation siste Rotaryår har vært med på å bevisstgjøre oss om den andre søylen vi bygger på, Rotarys omfattende humanitære virksomhet. Vår humanitære virksomhet blir minst like viktig i årene som kommer. Vi står ovenfor en verden med nye konflikter og stadig mer komplekse utfordringer, men også en verden med ekstraordinære nye muligheter. Arbeidet med utrydding av Polio har vist oss hvilken imponerende kraft og evne det ligger i et nettverk som Rotary. Rotary er en unik organisasjon. Det finnes ikke noe tilsvarende. Sammen kan vi levere det nettverk Paul Harris drømte om, og den humanitære virksomhet som Arch Klumph forestilte seg i sin lysende fremtidsvisjon for Rotary Utfordringen i dag som for hundre år siden er dette: Hvordan vil vi fortsette å gi verdier til våre medlemmer og til våre lokalsamfunn. Det er viktige spørsmål. Våre grunnleggere Paul Harris og Arch Klumph var ekstraordinære visjonære. Det må vi også være. Vi må holde fast ved vårt DNA. Kjerneverdier må stå fast. Men vi må være åpen for å diskutere hvordan Rotary skal se ut i en nær og fjern fremtid. Vi må åpenbart være relevante, være forberedt på å endre oss. Vi må lede og ikke følge. Og vi må gi inspirasjon til å gjøre en forskjell. Vi har spennende tider foran oss. Godt Rotary år Rotarianere og venner av Rotary! Stig Asmussen, Guvernør 2017/18 Håndbok for Rotarianere i Distrikt 2310 2017-18 Side 4

ROTARY : MAKING A DIFFERENCE Vår RI President 2017-18 Ian H.S. Riseley ble spurt av en ny venn dette enkle spørsmålet: Hva er Rotary?. Han forteller at han åpnet munnen for å svare, men stoppet ganske fort idet han innså at han ganske enkelt ikke visste hvor han skulle begynne. Problemet var ikke at han ikke visste hva Rotary er. Problemet var at Rotary var og er for stort og omfattende til å kunne gi et enkelt svar. Vi er en medlemsbasert organisasjon, en klubb-basert organisasjon, en servicebasert organisasjon; vi er til stede lokalt, regionalt og internasjonalt; vi er medlemmer av lokalsamfunnet, vi har variert yrkesbakgrunn; er yrkesaktive eller pensjonister, aktive i nærmest alle land i verden. Hver enkelt av 1,2 millioner medlemmer har unike mål, erfaringer og prioriteter; hver enkelt av oss har en unik forståelse av Rotary. Ian H.S. Riseley gir følgende svar på spørsmålet: «For meg er ikke Rotary definert som hvem vi er, men hva vi gjør av det potensialet Rotary gir oss og hvordan vi kan realisere dette potensialet gjennom meningsfylt og varig tjeneste. Rotary har eksistert i lang tid i 112 år. På noen måter har vi forandret oss veldig mye ettersom vi har vokst, modnet og tilpasset oss til de endrede behov hos våre medlemmer og samfunn. Men vårt fundament forblir det samme; en organisasjon av mennesker som gjennom Rotary ønsker å gjøre en forskjell i våre omgivelser, samfunn og verden. Vi svarer på spørsmålet «Hva er Rotary?» ved våre handlinger, ved å gjøre en forskjell gjennom å gagne andre. Som organisasjon erkjenner vi hvor viktig det er at verden forstår hva Rotary er og hva vi gjør. På samme tid vet vi at det nå er viktigere enn noen gang tidligere å la klubbene selv definere hva som er Rotary`s service. Som Rotarianere har vi nå større fleksibilitet enn noen gang til å velge hvordan vi ønsker at våre klubber skal møtes, arbeide og vokse. Vi fokuserer mer enn noen gang på at Rotary reflekterer det samfunnet det er satt til å tjene, med flere kvinner og større mangfold/bredde i medlemskapet. Og vi arbeider hardt for å sikre at Rotary forblir verdens mest fremragende frivillige tjenesteorganisasjon ved å legge vekt på langsiktig planlegging, bærekraftig service og kontinuitet på alle ledernivåer. I 2017-18 vil vi svare på spørsmålet «Hva er Rotary?» med mottoet: Rotary: Making a Difference. Imidlertid hver enkelt av oss velger å gagne andre, og vi gjør det fordi vi vet at det vi gjør bidrar til å gjøre en forskjell i andres liv. Enten vi bygger en ny lekeplass eller en ny skole, forbedrer helse eller sanitære forhold, har opplæring i konfliktmegling eller opplæring av jordmødre, vet vi at arbeidet vi gjør stort eller smått vil forandre andre menneskers liv til det bedre.» Ian H.L Riseley har valgt som sitt tema for 2017/18: Rotary: Making a Difference. Det er et tema det er lett å slutte seg til, og bruke som internt motivasjon for våre aktiviteter i kommende Rotaryår. Håndbok for Rotarianere i Distrikt 2310 2017-18 - Side 5

Rotary s formål Rotarys formål er å fremme og styrke viljen til å gagne andre som grunnlag for all virksomhet, og spesielt viljen til: 1 Å utvikle vennskap som grunnlag for å gagne andre. 2 Å stille høye etiske krav i vårt yrkesliv, vise respekt for alt nyttig arbeid og bruke hver enkelt rotarianers yrke som mulighet til å gagne samfunnet. 3 Å gagne andre i privatliv, yrke og samfunnsliv. 4 Å arbeide for internasjonal forståelse, samhold og fred gjennom et verdens omspennende fellesskap av personer fra forskjellige yrker forenet i idealet om å gagne andre. 4-spørsmålsprøven Om saker vi tenker, sier og gjør: 1 4 2 3 Håndbok for Rotarianere i Distrikt 2310 2017-18 Side 6

Strategisk plan for Rotary International Håndbok for Rotarianere i Distrikt 2310 2017-18 - Side 7

VÅRE STRATEGISKE MÅL Som organisasjon og i vårt lederskap er det en åpenbar oppgave å inspirere og gi grobunn for et stort engasjement i medlemsmassen. Retningen angir vi i våre strategiske prioriteringer: Støtte og styrke klubbene, Fokusere på og øke humanitær tjeneste, og Forsterke profil, PR og omdømme. I 2017/18 utfordrer vi klubbene til å ta i bruk nye styringsverktøy, dra fordeler av nye rammebetingelser, samt å sette seg konkrete mål innenfor rammen av Rotary`s strategiske prioriteringer. Det første punktet i våre strategiske satsningsområder er å støtte og styrke klubbene. Vi har startet med å gi dem relevante verktøy. Et oppgradert www.rotary.org vinduet til vår organisasjon, forteller Rotary`s historie på en klar og overbevisende måte, til potensielle medlemmer, partnere og givere. På de interne medlemssidene My Rotary foretas en fortløpende oppgradering frem mot årsskiftet, som vil gi klubber og medlemmer ressurser som er raskere og enklere å bruke. Vi har lansert et nytt og ombygget Club Central utviklet for å hjelpe klubbene med å sette mål og spore fremgang. Data og trender knyttet til klubbens fastsatte mål fremtrer i lett tilgjengelige grafiske presentasjoner. Klubbene selv og guvernør kan følge utviklingen over tid. Dette blir også mobilvennlig og er et viktig verktøy for klubbene. Som et viktig ledd i overgangen til bruk av Club Central går vi bort fra å fokuser på fremmøteprosent. Som guvernør vil jeg fokusere på medlemmenes engasjement og deltakelse i klubbens indre liv, i yrkesnettverk, i humanitære prosjekter, i et av de mange Rotary Fellowships, eller deltakelse på årets lokale høydepunkt og treffsted Distriktskonferansen 2017. Det er også dette vi nå vil forsøke å måle. Lokalt er vårt nasjonale medlemsnett på plass med mye god funksjonalitet, og klubbene kan publisere på ferdige internettmaler. Vi trenger også et sterkere fokus på klubbene og medlemskapet og jeg vil legge en særlig vekt på dette i 2017/18. Vi må øke klubbenes medlemsantall, mangfold og engasjement. Rotary må fortatt være et relevant yrkesnettverk og vi utfordrer til diskusjon om dette. To utfordringer peker seg særlig ut: Kjønnsbalansen Alderssammensetningen Det er 28 år siden Council on Legislation åpnet opp for kvinner i Rotary. Likevel er det fortsatt bare 20% av medlemmene kvinner opp fra 13% for 10 år siden. Det tar oss ytterligere 3 tiår å få full kjønnsbalanse i dette tempoet. Dette må prioriteres. Det er rom for svært mange flere. Paul Harris var 36 år da innkalte til det første møte i Rotary i Chicago i 1905. I dag er under 5% av våre medlemmer under 40 år. Det betyr ikke at vi ikke er fornøyd med de medlemmer vi har men vi må fornye oss. Hvor står Rotary om 10 eller 20 år fremover? Det er helt avgjørende at vi finner nye og bedre måter å tiltrekke oss engasjerte yngre medlemmer og ledere. Håndbok for Rotarianere i Distrikt 2310 2017-18 Side 8

Vi går inn i et nytt år hvor forrige års lovgivende forsamling i Rotary vedtok nye rammebetingelser. Endringene gjør det vesentlig lettere for klubber som ønsker det å være fleksible med hensyn til møter, oppmøte og medlemskap. Rådet gjorde det også lettere for Rotaractere å bli Rotarianere mens de fortsatt er i Rotaract. Dette året utfordrer vi klubbene til å se på de nye mulighetene og hvordan endringene kan gjøre det lettere å nå bredere ut blant nye mulige medlemmer. Det andre punktet i våre strategiske satsningsområder er fokusere på og øke humanitær tjeneste. På Rotary Convention 2017 i Atlanta byen hvor ideen om the Rotary Foundation ble unnfanget fikk vi virkelig demonstrert hva Rotary med samarbeidspartnere er i stand til å utrette. Fra scenen komiterte Rotary, regjeringer og samarbeidspartnere seg til å reise 1,2 milliarder dollar for å avslutte Polioprosjektet med endelig utryddelse av sykdommen. Dette forblir det store prosjektet vi konsentrerer oss om inntil polio er fullstendig utryddet. I Norge drives en stor del av den humanitære tjeneste over skatteseddelen. Vi utfordrer klubbene til å sette seg mål og engasjere seg lokalt og internasjonalt. Det oppfordres til å synliggjøre de mange tiltak. Som regnskapsfører av profesjon liker vår RI president Ian Rieseley tall. I år skal klubbene registrere antall frivillige timer nedlagt i humanitært arbeid i Club Central. Videre registrere donasjoner, pengegaver og innsamlede midler til humanitær tjeneste samme sted. Disse to tallene summers for de mer en 35.000 Rotaryklubbene i verden. Målet er nøyaktige og pålitelige tall, konfidensielle på klubbnivå, men som samlede tallstørrelser kan presentere i vårt public image arbeide, i vårt medlemsmateriale, og til våre partnere. Dette gir en unik mulighet til ikke bare å fortelle hva Rotary er, men også hva Rotary gjør. Det er blitt full mulig for oss å synligjøre den forskjell Rotary gjør lokalt og internasjonalt gjennom frivillig arbeid, i tillegg til de økonomiske bidrag. Det tredje punktet i våre strategiske satsningsområder er forsterke profil, PR og omdømme. I 2011 satte Rotary i gang et prosjekt for å forbedre Rotarys merkevare, øke forståelse for hva Rotary gjør, og motivere, engasjere og inspirere nåværende og potensielle medlemmer. Bl.a. fikk vi vår nye logo og designprogram. Fire år senere hadde den globale bevissthet om organisasjonene gjort et kraftig byks fra 60 til 75 prosent. Vi kan imidlertid ikke slå oss til ro med dette. Vi må erkjenne at vi lever i den fjerde industrielle revolusjon denne sammensmeltingen av vitenskapelige fremskritt. Teknologien er et kraftig verktøy for å knytte oss til et mye større publikum, og å få enda større innflytelse i vårt andre århundre. Dette må vi lære mer om og nyttiggjøre oss. At Rotary ligger i forkant fikk vi oppleve i Atlanta, hvor vi fikk en innføring i bruk av virtuell virkelighet en film om polio laget i samarbeide med Google. Rotary utvider sin innsats på kommunikasjons arenaer. Vi gjøre større bruk av sosiale medier i året som kommer, og må også se på andre muligheter for å gjøre Rotary bedre kjent. I samråd med de øvrige Rotary distriktene vil vi også lansere en ny Rotary kampanje: «People of Action» som rulles ut over hele verden. Vi bidrar til at det Rotary vi kjenner skal fortsette å tjene og vokse, ikke bare dette året, men også inn i fremtiden. Vi opprettholder og bygger et Rotary som er bærekraftig, og som fortsetter å sikre bærekraft og kontinuitet i all planlegging fremover Håndbok for Rotarianere i Distrikt 2310 2017-18 - Side 9

Rotary International Distrikt 2310 Kontaktinformasjon 2017-2018 DISTRIKTSGØVERNØR Stig Asmussen Reistadjordet 18 1394 Nesbru Oslo RK Mobil: 90678710 advokatfirmaet@asmussen.no Web Rotary Norge: Web Distrikt 2310: Web Rotary International: http://rotary.no http://d2310.rotary.no/ http://rotary.org/ DGE Svein Eystein Lindberg Hønefoss Øst RK Mobil: 404 00 934 svein@rnf.no DS - DISTRIKTS SEKRETÆR Einar Arthur Tvedt Oslo RK Mobil: 41541947 Ear-tved@online.no 2310@rotary.no DISTRICT TRAINER tpgulb@gmail.com PR OG KOMMUNIKASJON Stig Asmussen Oslo Rotary Mobil: 90678710 advokatfirmaet@asmussen.no Bjørg Månum Andersson Bjorgmanum.andersson@gmail.com DGN Bård Lund Nordstrand RK Mobil: 917 36 416 blu@kalunanordic.com LEDER FINANSKOMITE Christian Borgen Bærums Verk RK Mobil: 916 53 180 chris9borgen@hotmail.com D LEDER LOVRÅDET Per Olav Stenseth Lier Øst RK Mobil: 901 13 590 perolav@stenseth.net DICO Per H. Thrane-Nielsen Oslo RK Mobil: 977 07 979 2310.dico@rotary.no LEDER YRKESTJENESTE Ola Kleiven Oslo RK Mobil: 22688600 ola.kleiven@anoco.no IPDG Runar Bakke Svenskerud 87 3409 Tranby Lier Øst RK Mobil: 909 12 601 runar.bakke@gmail.com SAMFUNNSPROSJEKTER/ THE ROTARY FOUNDATION Trygve Danielsen Bærum Verk RK Mobil: 918 81 104 trydanie@online.no WEB-ANSVARLIG DISTRIKTET Einar Bjune Lier Øst RK Tlf: 415 31 712 eina-bju@online.no SUPPORT KLUBBSIDER Per H. Thrane-Nielsen Oslo RK Mobil: 977 07 979 per.thrane-nielsen@pgs.no RYLA / D KOORDINATOR Bernt Lasse Lie Konnerud RK Mobil: 951 55 226 berntlie@getmail.no UNGDOMSTJENESTE/ NEW GENERATION Bente Tøftum Drammen St. Hallvard RK Mobil: 32840442 btoftum@deloitte.no DISTRIKTSKONFERANSE/ CONVENTION Marianne Smith Magelie Oslo Rotary Klubb Mobil : 92261332 msma@online.no END POLIO NOW COORDINATOR Bjørg Månum Andersson Groruddalen RK Mobil: 908 55 025 bjorgmanum.andersson@gmail.com Håndbok for Rotarianere i Distrikt 2310 2017-18 Side 10

Assisterende Guvernører (AG) i Distrikt 2310 Distriktet 2310 består av 7 regioner. Hver region har en AG - Assisterende Guvernør som rapporterer til DG. AG har ansvar for diverse arrangementer i den enkelte region. Se oversikt neste side. Nedenfor finner man en oversikt over regioner og AG`er: Terje Jørgensen Løken 732072209 Håndbok for Rotarianere i Distrikt 2310 2017-18 - Side 11

YRKESKODESKS FOR ROTARIANERE Som Rotarianer og yrkesutøver forventes det av meg at: 1. Jeg ser mitt yrke som mulighet til å gagne andre. 2. Jeg er trofast mot de etiske retningslinjer for mitt yrke, mitt lands lover og de moralske normer i samfunnet. 3. Jeg gjør alt for å holde mitt yrke i ære og fremme mitt yrkes høyeste etiske standard. 4. Jeg er rettferdig mot min arbeidsgiver, mine arbeids- kolleger, forretningspartnere, konkurrenter, kunder, allmennheten og alle jeg har yrkesmessig forbindelse med. 5. Jeg erkjenner at alt nyttig arbeid har sin verdi. 6. Jeg bruker mine yrkeskunnskaper og min erfaring til å skape muligheter for unge mennesker. 7. Jeg lindrer andres nød og forbedrer livskvaliteten for mine medmennesker. 8. Jeg gir allmennheten korrekte og sannferdige opplysninger om mitt arbeid og min yrkesvirksomhet. 9. Jeg hverken ber om eller gir fordeler til en rotarianer som jeg ikke ville gitt til andre i yrkesmessig sammenheng. Håndbok for Rotarianere i Distrikt 2310 2017-18 Side 12

Arbeidsoppgaver for Assisterende Guvernører - AG AGs overordnede oppgave er å hjelpe guvernøren med administrasjon av tildelte klubber, herunder støtte klubbene i arbeidet med å følge de råd som fremgår av «Klubbens lederskapsplan» for å bli en effektiv klubb. Det er viktig å stimulere til samarbeid mellom klubber i regionen. 1. Oppgaver før Rotaryåret starter 1. juli: Som ny AG møte avtroppende for å få informasjon om hva som forventes av en AG Bidra i påtroppende guvernørs arbeide med mål og planer Gi påtroppende guvernør råd ved valg av distriktskomiteer Delta i distriktets utdanningsseminarer, herunder å være gruppeleder for klubber i egen region i samsvar med seminarprogram Gjennomføre møte(r) med klubbene som gruppe og eventuelt med enkelte klubber etter behov/ ønske. Hensikten er å støtte opp under planarbeidet i den enkelte klubb og ikke minst å la innkommende presidenter utveksle erfaringer, hente inspirasjon og stimulere til samarbeid mellom klubber. Det er hensiktsmessig å holde et møte med presidenter og innkommende rett før eller etter PETS Gjøre seg kjent med RI s retningslinjer og policy for klubber og distrikt (Prosedyrehåndboken) 2. Oppgaver i løpet av Rotaryåret: Følge opp klubbene og samarbeidet mellom dem i løpet av året ved å samle dem til regelmessige møter på høsten, tilpasset tidspunkt for Distriktskonferansen, og i løpet av vinteren 1 til 2 ganger etter behov. Saker man er/blir enige om på møtene bør følges opp med kortfattede referater Planlegge/koordinere Guvernørens offisielle besøk til klubbene Besøke klubbene i egen region i løpet av året, eventuelt i samarbeide med Guvernøren Være samtalepartner for presidenter i etiske eller Rotary-tekniske spørsmål. Vise initiativ ovenfor klubb og Guvernør Oppmuntre til å følge Guvernørens krav og anbefalinger Tilpasset den enkelte klubbs ønske, gi støtte til å nå mål for medlemskap og serviceprosjekter. 3. Foundation, klubbadministrasjon og PR. Bistå med personlig oppfølging av purringer etter at normale prosedyrer fra distriktet ikke har hatt den ønskede effekt Rapportere om tilstanden i klubbene til distriktet, og om eventuelle ekstraordinære problemer og hendelser Samordne opplæring/seminarvirksomhet fra aktuelle distrikts komitéer ovenfor klubber i egen region Bidra til å identifisere og motivere framtidige distriktsledere Delta i og oppmuntre til deltakelse på Distriktskonferansen m.m. Delta i TRF-program og årlige opplegg for å skaffe bidrag til organisasjonen, og ved behov andre spesialoppdrag Ved Rotary-året avslutning oversende rapport om aktiviteten i regionen siste år, samt skjemaet PM fra klubb-besøk for alle klubbene. Håndbok for Rotarianere i Distrikt 2310 2017-18 - Side 13

Klubbpresidenten Presidenten har følgende oppgaver: Club Presidents Manual side 4, 5 og 6 omhandler klubbpresidentens ansvar og oppgaver før og etter 1. juli. Tiden frem til tiltredelse 1. juli er viktig for utforming av konkrete og gjennomførbare mål ref. Rotary Internationals (RI s) Presidental citation innenfor: MEDLEMSUTVIKLING KLUBBMILJØET YRKESTJENESTEN SAMFUNNSTJENESTEN INTERNASJONAL TJENESTE UNGDOMSTJENESTE Denne lederskapsplanen hviler på medlemskap og de 5 avenyer, dvs. at alle de nye komiteene skal ta del i detteopplegget. Presidenten må påse at dette blir ivaretatt eller eventuelt fordele oppgavene på de enkelte komiteer. Innkommende President (PE) skal innen 30. juni 2017 gjøre følgende: 1. Delta på PETS og Distriktssamling/Distriktstrening arrangeres mellom mars-april. 2. Oppnevne sekretær - innrapporteres sammen med president til distriktet innen 31. desember. 3. Oppnevne resten av styret og komitéledere innrapporteres til distriktet senest 31. mars. 4. Oppmuntre sekretær, kasserer og komitéledere til å delta på Distriktssamling. 5. Holde styremøte for å forsikre seg om at klubbens komitéstruktur dekker behovet for Rotary-året. 6. Påbegynne arbeidet med klubbens mål. Assisterende guvernør (AG) og distriktets komitéledere kan være behjelpelige. 7. Sende Oversikt over KLUBBENS MÅL og AKTIVITETER til innkommende Guvernør (DGE). Innrapporteres innen 1. mai til DGE og AG. 8. Utarbeide klubbens budsjett og vurdere hvordan det vil innvirke på planene for Rotary-året 2016-17. 9. Gå gjennom status for løpende klubbprosjekter og vurdere hvordan de vil virke inn på programmet for kommende år. Presidenten har følgende oppgaver fra 1. juli 2017: 1. Holde kontakt med Guvernør, AG og distriktet, som har som oppgave å være støtte- og hjelpeorganer for din klubb. 2. Bidra til å gjennomføre RI Presidentens motto, «Rotary Serving Humanity». Gjennomgå og følge opp RI Presidentens mål og føringer for Rotaryåret. 3. Sørge for at hver komité har klare mål å gjennomføre, i tråd med Klubbens Lederskaps Plan. (KLP), 3 årsplan. 4. Øke medlemstallet med minimum ett nytt medlem netto. 5. Støtte Rotary Foundation (TRF) og Polio Plus både økonomisk og ved programdeltagelse. Håndbok for Rotarianere i Distrikt 2310 2017-18 Side 14

Klubbpresidenten - Forts. 6. Holde klubbsamråd (Club Assembly) ved behov, minst 2 ganger i løpet av året. 7. Tilrettelegge guvernørbesøk sammen med AG. 8. Delta på presidentsamling PrePETS og PETS. 9. Sørge for valg av president 20187-19, som innrapporteres til distriktet sammen med sekretær innen 31. desember 2017. 10. Sørge for å avholde styremøter regelmessig. 11. Formidle informasjon fra RI og fra Guvernøren til medlemmene. 12. Delta på Distriktskonferansen, og oppfordre flest mulig av egne medlemmer til å delta, også med ledsager. 13. Kontrollere månedlig at sekretærens rapportering til RI og Distrikt er utført. 14. Ansvarlige for de pågående prosjekter og komitéaktiviteter rapporteres i klubbmøte. 15. Oppfordre til deltagelse på RI Convention som arrangeres i juni hvert år. (Sted: ref. www.rotary.org) 16. Sørge for å oppdatere Club Central med klubbens målsettinger og oppfyllelse. 17. Løpende informere/samarbeide med din etterfølger. (Ref. KLPs krav om kontinuitet.) 18. Lede alle klubbmøter. OPPGAVER OG GJØREMÅL BØR DU DELEGERE, MEN ANSVARET ER DITT GJENNOM HELE ÅRET! Norm for gjennomføring av klubbmøtene (Kan også være regler nedfelt i vedtektene, se matrikkelens vedtektsmal) Ledelsen av klubbmøtene varierer fra klubb til klubb og er gjerne tradisjonsbundet med egen form for åpning, gjennomføring og avslutning. Kravene til klubbmøter er vesentlig endret i COL. Vurder også form og innhold i forhold til å være en attraktiv møteplass. Kanskje ikke alle møter bør være foredragsmøter og så formbundet. Her gjengis Norsk Rotary Årboks Artikkel 15 Forretningsorden for møtene med justeringer: Møtet åpnes Introduksjon av besøkende Opplyse om fødselsdager og andre merkedager Korrespondanse og annen informasjon fra RI og distriktet Klubbsaker 3 minutter Foredrag eller annen form for program Avslutning/møtet heves Hvis klubben har besøk av eksterne foredragsholdere, bør det vurderes å ta punktene med korrespondanse og annen informasjon fra RI og distriktet samt klubbsaker helt til slutt i møtet. Det er alltid hyggelig med en sosial ramme rundt møtet, og matservering og vinlotteri er populære aktiviteter som klubben med fordel kan prøve ut. Håndbok for Rotarianere i Distrikt 2310 2017-18 - Side 15

Klubbsekretæren Sekretærens hovedoppgaver Føre medlemsfortegnelse Føre fremmøte Sende innkallinger til styremøter og komitémøter Skrive og oppbevare referater fra slike møter Den gamle Semi Annual Report, SAR (halvårlig rapport) som skulle sendes inn innen 1. januar og 1. juli i samarbeid med kasserer, er nå historie. RI sender nå faktura direkte til klubbenes kasserere elektronisk basert på medlemstallet i Medlemsnett. Holde medlemsdatabasen på Medlemsnett ajour til enhver tid Oppdatere fremmøtestatistikken på Medlemsnett fortløpende, og innen 15. i etterfølgende måned. Bistå sittende president med det klubben måtte bestemme i tillegg, f.eks. påmeldinger, ansvar for klubbarkiv, forberede guvernørbesøk, forberede årsmøter, skrive årsmelding osv. Distriktssamling/Distriktsopplæring/Distriktstrening Distriktstrening er opplæring for innkommende sekretær, kasserer, CICO (IKT-ansvarlig) og komitéformenn. Holdes enten sammen med PETS (President Elect Training School) eller som en egen samling. Dato blir formidlet i god tid, og ledes av innkommende guvernør. Nytt Medlemsnett 01.08.2016: Innlogging skjer via linken: https://appsco.com/login. Møteplikten Sørge for at klubben er oppdatert på regler om møteplikt. Medlemskort Medlemskort kan nå skrives ut manuelt når kontingent er betalt. Konferer med kasserer. Noen klubber anskaffer plastikk medlemskort. Medlemskortet bør gjelde for et helt Rotary-år. Gjestebok og fremmøtekort Sekretæren skal sørge for at alle gjester og foredragsholdere skriver seg inn i klubbens gjestebok. Gjestende rotarianere skal motta kvittering på fremmøte (fremmøte- eller gjestekort). Komiteprotokoller Sekretær har ansvar for at protokollene blir samlet inn ved Rotaryårets slutt (før 1. juli) og delt ut igjen til påtroppende komitéledere. Frister 30.6 og 31.12: Frist for medlemsendringer i Medlemsnett mhp RI`s utsendelse av kontingent i januar og juli. 20.12: Valg av styre Når klubben har valgt nytt styre for Rotary-året i desember, skal sekretæren oppdatere dette på Medlemsnett 31.12: Melde ny innkommende president, sekretær, andre verv, nytt styre og evt. endret møtetid/sted til RI via Medlemsnett. Official directory Sekretær får årlig en revidert utgave av Official Directory (oversikt over alle klubber i hele verden). Man finner enkelt alle klubber i verden ved å laste ned appen Club locator. Diverse materiell Ved årets start bør sekretæren sjekke brevpapir, medlems-kort, gjestekort, gaver, oblater etc. og eventuelt erstatte mangler. Håndbok for Rotarianere i Distrikt 2310 2017-18 Side 16

Klubbkassereren Kassererens hovedoppgaver Ta vare på klubbens kontanter og bankinnskudd Innkassere medlemskontingenten Betale fakturaer fra leverandører i tide Utarbeide og presentere regnskap for klubben hvert år Søke NORFO om momskompensasjon innen fristen i juni hvert år Sørge for betaling av kontingent til RI innen fristen hvert år Sørge for betaling av kontingent til D-2310 + andre naturlige kassererfunksjoner ++ det klubben måtte bestemme i tillegg Bankkonti og betalingsfrister D-2310 Organisasjonsnummer 991 333 428 ÅRSKONTINGENT TIL DISTRIKTET: Mottaker: Rotary distrikt 2310 v/distriktsøkonom Christian Borgen. Distriktets kontonummer for innbetaling fra klubbene: 5082.08.15618 Kr 450,- pr. medlem pr. år. Betalingsfrist: Inn på konto innen 31. august og 28. februar. Betalingsinformasjon: Melding til mottager: Per capita dues: Payment reference: Invoice no.: xxxxxxxx Club no.: (RKxxxxx). NB! Klubbens medlemstall, oppført i Medlemsnett 1. juli og 1.januar 2016 skal legges til grunn for betalingen. Betalt av: Klubb: (Klubbens navn) Adresse: (Klubbens adresse) KONTINGENT TIL RI: Semi Annual Dues: USD 26.50 pr. medlem. Det er besluttet økning i kontingent til RI. NB: RI fastsetter en Dollar-kurs hver måned. Her finner du den aktuelle kursen når du skal betale: https://www.rotary.org/en/exchange-rates Bankforbindelse: Nordea Bank Norge AS, Konto nr. 6021.07.19736 Betal til: Rotary International Witikonerstrasse 15, CH - 8032 Zürich SWITZERLAND Betalingsfrister: Betales hvert halvår. Forfall pr. 20. juli og 20. januar. Betalingsinformasjon: Som ved innbetaling til distriktet! NB: Klubbens medlemstall pr. 1. juli og 1. januar skal brukes som basis for betalingen. Betalt av: Klubb: (Klubbens navn) Adresse: (Klubbens adresse) Håndbok for Rotarianere i Distrikt 2310 2017-18 - Side 17

Klubbkassereren Kassererens hovedoppgaver - Fortsettelse Fondsbidrag TRF: Anbefaler minst kr 300.- pr. medlem Bankforbindelse: Nordea Bank Norge AS, Konto nr. 6021.07.19736 Betalt til: Rotary International Witikonerstrasse 15, CH 8032 Zürich SWITZERLAND Betalingsfrister: Inne på konto: 31. desember. Betalingsinformasjon: Melding til mottaker: The Rotary Foundation Annual giving 2015-16 Club no.: (RKxxxxx). club name: (Klubbens navn) Betalt av: Klubb: (Klubbens navn) Adresse: (Klubbens adresse) Informasjon fra RI Rotary International forsøker å redusere kostnadene og forbedre servicen gjennom å endre sine bankrutiner. RI har derfor innledet et samarbeid med NORDEA, der RI s bankkonto i de skandinaviske landene samhandles. I Europa forøvrig og i Afrika har RI valgt å samarbeide med Deutsche Bank. Vi ber deg å benytte følgende opplysninger ved innbetaling til Rotary International og The Rotary Foundation: Konto nr: 6021.07.19736 Kontoinnehaver: ROTARY INTERNATIONAL Valuta: NOK IBAN: NO1660210719736 Swift-address: NDEANOKK Branch code: 6021 Bankens navn: Nordea Bank, Norge ASA, Postadresse: Pb. 1166 Sentrum, 0107 Oslo Vær vennlig å informere klubbens sekretær, kasserer og revisor om følgende: Med riktig informasjon kan klubben nå enkelt overføre penger til banken gjeldende medlemsavgifter eller gaver til The Rotary Foundation (TRF) Pass alltid på tydelig å oppgi på innbetalingen klubbnummeret (RKxxxxx) og hva innbetalingen gjelder Pass også på å etterkontrollere transaksjonen, slik at du er sikker på at pengene er overført Vi takker på forhånd for at du informerer klubbens kasserer, revisor og sekretær om dette. Kontakt kontoret i Zürich, eller leder finanskomite Christian Borgen hvis spørsmål. Vi takker for din hjelp og forståelse! Håndbok for Rotarianere i Distrikt 2310 2017-18 Side 18

Klubbkassereren Kassererens hovedoppgaver - Betaling til RI Ny og skjerpet rutine ved for sen betaling til RI. SEMI-ANNUAL PERIODE MED 6 MND. SYKLUS S.A.R (Incudes: - Prorata dues for previous period, COL TR subscription) Betalingsfrist, inne på konto, senest 20. januar og 20. juli. Klubben får én påminnelse, - etter 3 måneder. Etter 6 måneder slutter RI sin oppfølging av klubben Hvis fristen overskrides, men innenfor 9 måneder: Klubben skal betale den manglende kontingent + evt. andre kontingenter utstedt i mellomtiden + US$ 10,- pr. medlem. Hvis fristen overskrides mer enn 9 måneder: Klubben regnes ikke lenger som rotaryklubb og vil bli strøket. Nytt medlemskap må søkes om på nytt => Klubben skal betale innmeldingsavgift som er US $ 25,- pr. medlem. Moral: Det er dyrt å slurve med betalingstidspunktet! Håndbok for Rotarianere i Distrikt 2310 2017-18 - Side 19

TEMA: MEDLEMSKAP Rotary er ett attraktivt yrkesnettverk. Men Rotary er også så mye mer. Årets president i Rotary International Ian H.S. Riseley har valgt som motto Rotary: Making a difference. Det første møte med Rotary kan for manges del ha forløpt som for Ian: I joined Rotary in 1978, when I was relatively young and had just started my accounting practice. My reason for doing so was because I thought that it would be good for my business to be associated with the movers and shakers of my community. But it didn t take long for Juliet and me to realize that Rotary offered us so much more. Yes, Rotary provided us with ways to make friends and help build a business. But it also became the best way I know of to make a difference in our communities, both local and globally Ja Rotary er unikt. Det finnes ikke noe tilsvarende organisasjon som både kan levere det nettverk Paul Harris 36 år gammel startet opp i Chicago med en gruppe næringslivsfolk, og den omfattende humanitære virksomhet i regi av Rotary og hvor vi virkelig gjør en forskjell. Bare de neste årene står Rotary i bresjen for å samle inne 1,5 milliarder dollar for å utrydde den siste rest av Polio i verden. Og vi bestreber oss på å drive stadig mer profesjonelt. I dette ligger også at vi internt i vår organisasjon tar i bruk nye styringsverktøy, og gir våre medlemsklubber de beste verktøy for klubb- og medlemsutvikling. Vi vil i løpet av 2017/18 for første gang ikke bare kunne dokumentere hvor mye Rotarianere samler inn i penger, men også registrere det antall timer våre 35.000 klubber har brukt på humanitært og frivillig arbeide. Det er til denne organisasjonen Rotary vi ønsker velkommen som Rotarymedlemmer nye samfunnsengasjerte yrkesutøvere fra alle yrker. Og vi ønsker at du som Rotarymedlem ikke bare reflekterer over din egen vei inn i Rotary, men også hvordan du kan hjelpe andre i ditt lokalmiljø til å påbegynne sin reise som Rotarianer Håndbok for Rotarianere i Distrikt 2310 2017-18 Side 20

Som Rotarianer kan du også vise omgivelsene at du er en stolt Rotarianer, for eksempel på Facebook, ved å benytte vårt «Proud Member profile picture frames». Legg gjerne ved en melding som forteller om hvorfor du ble medlem i Rotary, og fortsatt er et aktivt medlem. Kanskje er dette inngangen til en samtale med dine venner og bekjente, om hva Rotary er, og et mulig medlemskap for disse. I år fokusere vi særlig på å invitere flere kvinner, samt flere yngre yrkesaktive medlemmer. Vi ønsker en mer lik kjønnsbalanse (per i dag er det 20 % kvinner i Rotary) og en bedret alderssammensetning i klubbene. Det betyr imidlertid ikke at vi ikke kan ta imot medlemmer som er i ferd med å trappe ned sin yrkeskarriere. Disse får nå frigjort tid og gode ressurser vi kan bruke i vårt gode arbeid for å gjøre en forskjell i verden. Er man samfunnsengasjert og søker et kvalitetsnettverk er Rotary et meget godt valg også for dem. Vurder gjerne følgende for potensielt medlemskap: Venner og familiemedlemmer Forretningsforbindelser og profesjonelle kontakter Yngre samfunnsledere som allerede er knyttet til Rotary gjennom Rotaract, RYLA, Freds stipendier, ungdomsutveksling eller andre Rotary programmer. Bruk gjerne sosiale medier for å trekke til deg nye medlemmer, og fortell andre hva vi gjør. Vårt Rotary distrikt Distrikt 2310 er på sosiale medier. Ikonene med direkte lenke finner du øverst på bloggen. De enkelte klubbene blir for øvrig løpende presentert gjennom året, i forbindelse med guvernørbesøkene. Du kan allerede finne bilder og kort informasjon om klubber i Oslo, Asker og Bærum og Buskerud på Facebook. Mange klubber har egne Facebook sider, og alle klubbene har nå egne hjemmesider, hvor du kan finne mer informasjon om våre lokale klubber. Aktive sider på sosiale medier kan være en inngang for nye medlemmer, og inspirasjon for eksisterende medlemmer. Det er viktig å dele erfaringer, snakke om klubbens serviceprosjekter og sosiale aktiviteter. Ikke minst er det viktig å fortelle om nytten av vårt yrkesnettverk, som ofte er en forutsetning for å løse lokale og globale samfunnsbehov, men som også gir rike muligheter for den enkelte til å utvikle sitt yrkesnettverk, finne nye forretningsforbindelser eller mentorer. Eller rett og slett å lære mer om andre yrker, for å få et bredere perspektiv. Håndbok for Rotarianere i Distrikt 2310 2017-18 - Side 21

Det er viktig for oss at vi har sterke og vitale klubber. Dette året har vi etablert en Medlemskaps- og klubbutviklingskomite i vårt distrikt, som skal være en ressurs og pådriver i arbeidet med å støtte og styrke klubbene. Vi har lansert en rekke online verktøy som klubbene i sitt arbeide har enkel tilgang til fra «My Rotary». En del RI materiale er også oversatt til svensk og ligger i Dropbox på www.rotary.no under fanen «publikasjoner». På vårt Brand Center kan klubbene bl.a. finne profileringsmateriale og retningslinjer for bruk av logo mv. Klubbene kan lage tilpassede klubbrosjyrer med egne bilder, eller bilder lastet ned fra et omfattende arkiv, gi møteopplysninger, samt presentere klubbens arrangementer og prosjekter, for å vise hvordan nettopp sin klubb er involvert i samfunnet. Det viktigste arbeide gjøres av våre medlemmer. I Rotary har vi ikke vært flinke nok til å fortelle omverdenen hvem vi er eller hva vi gjør. Mange forteller også at de aldri har blitt spurt om medlemskap, når vi først spør dem om hvorfor de ikke er medlemmer i Rotary. Det siste er enkelt å gjøre noe med. Glem derfor ikke å spørre neste gang når du ser et potensielt nytt medlem Håndbok for Rotarianere i Distrikt 2310 2017-18 Side 22

En god del RI materiale er nå oversatt til svensk og ligger på Dropbox på www.rotary.no. Se under fanen Publikasjoner. Der ligger bl.a retningslinjer for klubbens president, sekretær, kasserer osv. Det er også en del materiale som gir tips i forhold til medlemsutvikling. Ellers er selvfølgelig My Rotary på www.rotary.org en omfattende kilde til informasjon og inspirasjon. Se også vår egen hjemmeside som har oppdatert informasjon om the Rotary Foundation. Guvernørbloggen inneholder også interessante artikler https:// guvernorbloggen.blog/ Håndbok for Rotarianere i Distrikt 2310 2017-18 - Side 23