MØTEPROTOKOLL Utvalg : KONTROLLUTVALGET Møtedato : Onsdag 27.09.06 kl. 15.00 17.15 Møtested : Melhus Rådhus, møterom øst 1. etg Møtende medlemmer Arnold Storvold Olaf Arnfinn Bolland Magne Thomassen Jostein Glesåen Cato Mathisen Andre møtende Ann-Katharine Gardner, oppdragsansvarlig revisor Anne Gråberg, Revisjon Midt-Norge IKS Hanne Kongsvik, Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge Morten Bostad, Ass. Rådmann Melhus kommune Kari Øvrelid, Virksomhetsleder Arealforvaltning Merknader til møteinnkallingen Ingen merknader Trondheim 29.09.06 Hanne Kongsvik Gjenpart: Varamedlemmer Ordfører Rådmann Oppdragsansvarlig revisor
SAK 21/2006 GODKJENNING AV MØTEBOK Kontrollutvalget 27.09.2006 21/2006 Møtebok fra kontrollutvalgets møte 14.06.2006 godkjennes Innstilling enstemmig vedtatt Møtebok fra kontrollutvalgets møte 14.06.2006 godkjennes SAK 22/2006 REFERATSAKER Kontrollutvalget 27.09.2006 22/2006 Referatsakene tas til orientering Innstilling enstemmig vedtatt Referatsakene tas til orientering
SAK 23/2006 RAPPORT FRA FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT EIENDOMSFORVALTNING Kontrollutvalget 27.09.2006 23/2006 Arkivkode: 216 Kontrollutvalget slutter seg til den fremlagte forvaltningsrevisjonsrapporten. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret slutter seg til den fremlagte forvaltningsrevisjonsrapporten om eiendomsforvaltningen i Melhus kommune og ber rådmannen om å ha fokus på revisors anbefalinger Ordet følgende settes inn i siste setning. Revisors punktvise anbefalinger tass inn i vedtaket Kontrollutvalgsets vedtak: Kontrollutvalget slutter seg til den fremlagte forvaltningsrevisjonsrapporten. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret slutter seg til den fremlagte forvaltningsrevisjonsrapporten om eiendomsforvaltningen i Melhus kommune og ber rådmannen om å ha fokus på revisors følgende anbefalinger: Å fortsette gjennomgang av bruk av styringssystem med dertil følgende rapportering til politisk nivå. Dette vil bl.a. synliggjøre behov for økt vedlikeholdsnivå. Fortsettelse av arbeidet med energieffektivisering. Dette er et område Melhus kommune har tatt tak i, og vi anbefaler videreføring av dette arbeidet med et spesielt fokus på skoler. For området renhold kan tallmateriale indikere mulig effektiviseringsgevinst og kommunen bør fortsatt ha fokus på området. Her er imidlertid tallmaterialet noe usikkert Melhus kommune bør kvalitetssikre innrapportering av KOSTRA-tall til statistisk sentralbyrå og kvalitetssikre tallmaterialet internt i kommunen.
SAK 24/2006 SAK ANGÅENDE TO TOMTESALGSAKER KONTROLLUTVALGETS VIDERE BEHANDLING Kontrollutvalget 27.09.2006 24/2006 Kontrollutvalget tar fremlagt informasjon om tomtesalgsaker på Løvsettrø og Travøra til orientering. Utvalget ønsker pr. dato ikke å gå videre med ytterligere undersøkelser i de to sakene. Resultatene fra Riksrevisjonens omtalte undersøkelse fremlegges for utvalget når de foreligger. Kontrollutvalget ved sekretær hadde mottatt brev pr. e-post mandag 25.09, fra Nils Rune Bodsberg angående den aktuelle saken. Tilsvarende brev var lagt i kontrollutvalgsmedlemmenes postkasser tirsdag 26.09. 4 av utvalgets medlemmer hadde mottatt dette før møte i kontrollutvalget. Innholdet i brevet ble referert og brevet ble behandlet som et vedlegg i saken. Følgende omforente forslag til tilleggssetning tas inn til sist i vedtaket: Dersom Riksrevisjonens omtalte granskning skulle avdekke nye forhold som angår kommunens håndtering, vil det være aktuelt å komme tilbake til denne saken. Kontrollutvalget tar fremlagt informasjon om tomtesalgsaker på Løvsettrø og Travøra til orientering. Utvalget ønsker pr. dato ikke å gå videre med ytterligere undersøkelser i de to sakene. Resultatene fra Riksrevisjonens omtalte undersøkelse fremlegges for utvalget når de foreligger. Dersom Riksrevisjonens omtalte granskning skulle avdekke nye forhold som angår kommunens håndtering, vil det være aktuelt å komme tilbake til denne saken.
SAK 25/2006 BUDSJETT 2007 FOR KONTROLL- OG TILSYNSVIRKSOMHETEN I MELHUS KOMMUNE Kontrollutvalget 27.09.2006 25/2006 Kontrollutvalget tilrår kommunestyret å fatte følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2007 2010 og budsjett for 2007 med en netto ramme på kr 1 045 549,- inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Innstilling enstemmig vedtatt Kontrollutvalget tilrår kommunestyret å fatte følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2007 2010 og budsjett for 2007 med en netto ramme på kr 1 045 549,- inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas.
SAK 26/2006 EVENTUELT Kontrollutvalget 27.09.2006 26/2006 Ingen innstilling Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Aktuelle innfallsvinkler til forvaltningsrevisjonsprosjekt innen helsesektoren ble drøftet. Sekretær urformer foranalyse til neste møte. Møtedatoer høsten 2006 Kontrollutvalget avholder møter - 1. november - 13. desember