Møtetid: 03.05.2016 kl. 18:00 22:25 Sted: Formannskapssalen MØTEPROTOKOLL Ski kontrollutvalg Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte 7 av 7. Møtende medlemmer: André Kvakkestad (Frp), Roar Thun (Ap), Janne Brit Myrmo (SV), Karl M. Johnsen (P), Bente Njøs Paulshus (H), Svein Kamfjord () Møtende varamedlemmer: Rune Sletner (A) møtte for Anne Marit Holene (SP) Forfall: Anne Marit Holene Fra administrasjonen møtte: Audun Fiskvik, rådmann (sakene 18,19,20,21 og 23) Kjell Sæther, kommunalsjef (sak 20/16) Hans Vestre, virksomhetsleder Plan, byggesak og geodata (sak 19/16) Fra Follo distriktsrevisjon (FDR) møtte: Steinar Neby, revisjonssjef Didrik Hjort, avdelingsleder forvaltningsrevisjon Bjørn Tore Nedregård, forvaltningsrevisor Møtesekretær: Lene H. Lilleheier (FIKS) Møteprotokoll godkjent i møtet 03.05.2016 Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen 29 64 96 20 59 (m): 920 16 409 FIKS@follofiks.no www.follofiks.no
Saksliste Saker til behandling 18/16 Ski kommunes årsberetning og årsregnskap 2015 19/16 Follo landbrukskontor - utfyllende svar til rådmannens redegjørelse 20/16 Forvaltningsrevisjonsrapport - Omorganisering, økonomi og IKT 21/16 Overordnet analyse - risikoområder (videre diskusjon) 22/16 Forvaltningsrevisjonens årsmelding 2015 23/16 Anonym henvendelse til kontrollutvalget 24/16 Orienteringssaker 3.5.2016 Eventuelt Ski kontrollutvalg 03.05.2016 Side 2 av 6
Ski KU-18/16 Ski kommunes årsberetning og årsregnskap 2015 Kontrollutvalgets uttalelse om Ski kommunes årsregnskap for 2015: Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen fra Follo distriktsrevisjon datert 20. april 2016 og rådmannens årsberetning. Kontrollutvalget merker seg at revisjonsberetningen er avlagt uten forbehold eller presiseringer. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Ski kommunes årsregnskap for 2015. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner det framlagte regnskapet for Ski kommune for 2015. Vedtaket oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Kontrollutvalgets uttalelse om Ski kommunes årsregnskap for 2015: Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen fra Follo distriktsrevisjon datert 20. april 2016 og rådmannens årsberetning. Kontrollutvalget merker seg at revisjonsberetningen er avlagt uten forbehold eller presiseringer. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Ski kommunes årsregnskap for 2015. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner det framlagte regnskapet for Ski kommune for 2015. Vedtaket oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Ski kontrollutvalg 03.05.2016 Side 3 av 6
Ski KU-19/16 Follo landbrukskontor - utfyllende svar til rådmannens redegjørelse Saken oversendes Kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rådmannens redegjørelse om Follo landbrukskontor til orientering. Saken oversendes Kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rådmannens redegjørelse om Follo landbrukskontor til orientering. Ski KU-20/16 Forvaltningsrevisjonsrapport - Omorganisering, økonomi og IKT Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1) Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Omorganisering, økonomi og IKT» til orientering. 2) Kommunestyret merker seg at revisjonen fremmer følgende forslag til tiltak: a) Stillingsbeskrivelse, økonomireglement, delegeringsskriv og økonomiprosesser bør samordnes og tydeliggjøre rollen til kommunalsjefene. b) Fagnettverkenes rolle bør avklares. c) Det bør utarbeides mål for realisering av gevinster i den fortsatte utviklingen av Agresso. 3) Rådmannen bes følge opp anbefalingene i rapporten og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatet innen seks måneder. Ski kontrollutvalg 03.05.2016 Side 4 av 6
Innkommet forslag fra Roar Thun: Saken utsettes til neste møte. Utvalget behandler utvidelse av rapporten på neste møte. Votering: Innkommet forslag fra Roar Thun ble enstemmig vedtatt. Saken utsettes til neste møte. Utvalget behandler utvidelse av rapporten på neste møte. Ski KU-21/16 Overordnet analyse - risikoområder (videre diskusjon) Kontrollutvalget viderefører sin drøfting av risikoområder i neste møte. Kontrollutvalget viderefører sin drøfting av risikoområder i neste møte. Ski KU-22/16 Forvaltningsrevisjonens årsmelding 2015 Forvaltningsrevisjonens årsmelding for 2015 tas til orientering. Forvaltningsrevisjonens årsmelding for 2015 tas til orientering Ski kontrollutvalg 03.05.2016 Side 5 av 6
Ski KU-23/16 Anonym henvendelse til kontrollutvalget Lukking av møtet: Innstilling: Kontrollutvalgets behandling av saken unntas offentlighet i medhold av KL 31.2 jf. Offl. 24.2 Vedtak: Kontrollutvalgets behandling av saken unntas offentlighet i medhold av KL 31.2 jf. Offl. 24.2 Ski KU-24/16 Orienteringssaker 3.5.2016 Sakene tas til orientering. Sakene tas til orientering. Ski kontrollutvalg 03.05.2016 Side 6 av 6