Rapport fra NIFU/Deloitte

Referat fra møte i økonomiutvalget 5. februar 2015 Tilstede: Økonomidirektør Kjetil Hellang, Universitetet i Agder (leder) Avdelingsdirektør Ellen Johanne Caesar, Universitetet i Oslo Økonomidirektør, Ellen Anne V. Kjenstadbakk, Høgskolen i Hedmark Økonomisjef Klas Rønning, Norges Handelshøyskole Økonomidirektør Kirsti Robertsen Aarøen, UiB (vara) Økonomi- og driftsdirektør Jan Aasen, Høgskolen i Lillehammer Sekretær for administrasjonsutvalget Kjærstin Åstveit, UHR Meldt forfall: Økonomidirektør Frank Arntsen, NTNU Saksnr. 1/15 Godkjenning av innkalling og sakliste Innkalling og saksliste godkjennes. Saksnr. 2/15 Referat fra forrige møte i økonomiutvalget Møtereferat følger vedlagt som egen fil. Møtereferatet godkjennes Saksnr. 3/15 Vararepresentasjon for økonomiutvalget Økonomiutvalget har oppnevnt tre varamedlemmer, to fra høgskolene og en fra universitetene. Utvalget ønsker følgende varaordning for inneværende periode: økonomidirektør Jan Ove Henriksen fra Høgskolen i Bergen er 1. vara og økonomi- og driftsdirektør Kai Robert Jakobsen, Høgskolen i Gjøvik er 2. vara for følgende representanter: Økonomidirektør Ellen Anne Vassmo Kjenstadbekk, HiHm Økonomisjef Klas Rønning, NHH Økonomi- og driftsdirektør Jan Aasen, HiL 1

Økonomidirektør Kirsti Robertsen Aarøen fra Universitetet i Bergen er vara for følgende representanter: Økonomidirektør Kjetil Hellang UiA, leder Økonomidirektør Frank Arntsen, NTNU Avdelingsdirektør Ellen Johanne Cæsar, UiO Økonomiutvalget fastsetter ovennevnte vararepresentasjon for inneværende periode, dvs. til 31.12.2016 Saksnr. 4/15 Rapport fra NIFU/Deloitte Kunnskapsdepartementet ga NIFU og Deloitte i oppdrag å gjennomføre en kostnadskartlegging i UH-sektoren, knyttet til fordeling av kostnader for ulike deler av kjernevirksomheten, og analyser av forskjeller i kostnadsnivå mellom institusjoner og ulike studier i UH-sektoren. Økonomiutvalget hadde møte med NIFU og Deloitte i begynnelsen av juni 2014 og diskuterte da ulike problemstillinger knyttet til innhenting av data fra UHinstitusjonene både knyttet til kvalitet og relevans på dataene. Rapporten «Hva koster en student? En kostnadskartlegging av universiteter og høgskoler», ble levert til Kunnskapsdepartementet i desember 2014. Hovedkonklusjonen i rapporten er følgende: «Kort oppsummert preges bildet av at universiteter og høgskoler tilpasser sin virksomhet innenfor de budsjettrammene de har til rådighet.» Flere institusjoner har funnet faktiske feil, og det ble stilt spørsmål ved kvaliteten på rapporten. Økonomiutvalget ønsker å gi en overordnet tilbakemelding, og vil sende ut en forespørsel på økonomilederlisten om andre har funnet feil eller udokumenterte påstander i beskrivelsen som er gjort av egen institusjon. Vi er også kjent med at Universitetet i Bergen og Universitetet i Oslo går gjennom rapporten, og vil ta kontakt med dem for eventuelt å gi en felles tilbakemelding til Kunnskapsdepartementet. Økonomiutvalget ønsker å gi en generell tilbakemelding på rapporten «Hva koster en student?». Institusjonene bes om å komme med tilbakemeldinger knyttet til beskrivelse av egen institusjon. Saken tas opp på neste møte. Saksnr. 5/14 Beregning av kostnader for å iverksette femårig grunnskolelærerutdanning Økonomiutvalget takker for henvendelsen. Utvalget mener at Nasjonalt råd for lærerutdanning er den enhet som har mest kompetanse på dette området, både til å vurdere ulike utfordringer hos de ulike lærerutdanningene, og til å oppnevne de beste personene, som har kompetanse til å foreta denne typen beregninger. 2

Saken sendes tilbake til NRLU, med ovennevnte kommentar. Saksnr. 6/15 Data til NIFUs FoU-statistikk Det skal opprettes en styringsgruppe med representanter fra NIFU, KD, UHR og NFR som, med utgangspunkt i arbeidet som ble gjort med TDI-modellen, tar ansvar for et prosjekt knyttet til innrapportering av regnskapsdata til NIFUs FoU-statistikk. Styringsgruppen ledes fra KD, v/arne Lunde. Styringsgruppen vil bli bedt om å lage mandat for en arbeidsgruppe, som skal støtte arbeidet ved å gå nøyere inn i regnskapsdetaljene. Vi har fått følgende innspill til medlemmer i arbeidsgruppen: Universitetet i Oslo: Tone Rogstadkjærnet regnskapssjef Universitetet i Bergen: Anita Vigstad - rådgiver (TDI-kompetanse) Høgskolen i Telemark: Tone E. Østvedt, regnskapsleder ved Høgskolen i Telemark Universitetet i Tromsø: Elin K. Andersen, rådgiver ved økonomiavdelingen NSD deltar med Cecilie Hopland Jentoft NIFU deltar med Marte Blystad og Kristoffer Rørstad Styringsgruppen består av medlemmer fra KD v/arne Lunde leder styringsgruppen NSD v/ ønsker at Kristin Gåsemyr deltar i styringsgruppen, og at de får med en person til (ev. at den ene har observatørstatus). Dersom sistnevnte blir Cecilie Hopland Jentoft, vil det bidra til god kontakt mellom styringsgruppen og arbeidsgruppen. Forskningsrådet: Stig Slipersæter blir representanten her. NIFU: Kaja Wendt representerer NIFU UHR/økonomiutvalget: Økonomisjef Klas Rønning, NHH NIFU har utarbeide utkast til kravspesifikasjon for arbeidsgruppen. Dette ble lagt frem til orientering i økonomiutvalgets møte og vil bli diskutert på første møte i styringsgruppen. På første møte, som Arne Lunde vil innkalle til, deltar både styringsgruppen og arbeidsgruppen. Økonomiutvalget oppnevner følgende medlemmer til ovennevnte arbeidsgruppe: Regnskapssjef Tone Rogstadkjærnet, UiO Rådgiver Anita Vigstad, UiB Rådgiver Tone E. Østvedt, HiT Rådgiver Elin K. Andersen, HiT 3

Økonomiutvalget oppnevner Klas Rønning som vår representant i styringsgruppen Økonomiutvalget tar til etterretning de andre oppnevningene som er gjort til arbeidsgruppen og styringsgruppen. Saksnr. 7/15 Etablering av en referansegruppe for rammeverk og praksis på økonomiområdet KD har tidligere meldt inn at de ønsker å etablere en referansegruppe for rammeverk og praksis på økonomiområdet, blant annet knyttet til - Årsoppgjørspakken, retningslinjer og annet internt rammeverk i sektoren - Metadata - Beste praksis i form av prosess og arbeidsflytbeskrivelser, rapporteringskonsept og lignende Økonomiutvalget har gitt sin tilslutning til forslaget om en referansegruppe på dette området, i tidligere møter. Arne Lunde deltok og informerte om status for, og videre prosess i, arbeidet med denne referansegruppen. Det er laget et utkast til mandat, som økonomiutvalget ble bedt om å gi tilbakemelding på. Dette arbeidet henger også sammen med den kommende strukturmeldingen. Forslag til kandidater i referansegruppen vil bli spilt inn før sommeren, når innholdet i strukturmeldingen er kjent. Økonomiutvalget takker for orienteringen fra KD og gir innspill til KDs utkast til mandat for referansegruppen. Før sommeren vil økonomiutvalget foreslå kandidater til referansegruppen fra UH-institusjonene Saksnr. 8/15 Samling for direktørene i UH-sektoren Følgende informasjon har blitt sendt ut til sektorens økonomiledere: MØTE FOR ALLE ØKONOMILEDERNE VED UHRS MEDLEMSINSTITUSJONER Økonomiutvalget til UHR vil med dette invitere alle økonomidirektører/økonomisjefer ved universitetene og høgskolene til en samling 22. 23. april. Samlingen avholdes i Bergen med Høgskolen i Bergen som vertskap. Videre har det blitt oppfordret til at de som har tema de ønsker å diskutere, sender dette inn til UHR. Det har per i dag ikke kommet inn noen temaforslag. Aktuelle tema som ble diskutert på møtet: 4

Strukturmeldingen sett fra et økonomiperspektiv, kan være en mulighet knyttet til arbeidsdeling, finansiering og effektivisering. Det nye finansieringssystemet kan også være et aktuelt tema, forutsatt at det holdes på et overordnet nivå. Gjensidig informasjon kan også være nyttig, f.eks. at de mindre institusjonene kan lære litt mer om de store institusjonenes hverdag og hva det er mest oppmerksomhet rundt akkurat nå, eller at de ulike institusjonenes utfordringer kan vurderes i lys av det å være store og det å være mindre institusjoner. Tidstyvene, midlertidighet, internrevisjon, internkontroll, den digitale verden, var andre tema som ble løftet frem som aktuelle. Kjetil, Jan Ove og Kjærstin utgjør programkomitéen. Alle utvalgsmedlemmene spiller inn forslag til tema. Saksnr. 9/15 Arbeidsgruppen som skal vurdere rapportering av regnskapsdata til DBH Økonomiutvalget oppnevnte en egen arbeidsgruppe som fikk i oppdrag å vurdere rapportering av regnskapsdata til DBH, tidligere i år. NSD har påtatt seg å lede og være sekretær for arbeidsgruppen, og økonomiutvalget v/klas Rønning, har fulgt arbeidet fra vår side. Arbeidsgruppen har levert rapporten sin, som følger vedlagt som egen fil. Det har vært tett kontakt mellom arbeidsgruppen, NSD og KD i dette arbeidet. Ettersom Agressobrukerne har tilgang til Excelerator og henter ut store deler av sine data til oppgjørspakken fra saldobalansen, mens BOT-institusjonene har laget egne oppsett som dekker deres behov. NSD vil derfor ikke prioritere å lage en DBH-basert løsning for uthenting av data til oppgjørspakken, men vil lage en kontrollrapport på web som viser hva de ulike postene i oppgjørspakken skal være ut fra saldobalansen og krysstabellen. NSD vil i tiden fremover sette seg bedre inn i Exceleratoren og skaffe seg oversikt over bruken av denne. Økonomiutvalget takker gruppen for arbeidet de har gjort knyttet til rapportering av regnskapsdata til DBH. Klas sender ut informasjon til alle mottakerne på agresso-listen, mens Ellen Johanne og Kirsti bidrar til at informasjonen kommer til BOTT-institusjonene. Saksnr. 10/15 Seminar om internrevisjon/internkontroll for UH-institusjonene Økonomiutvalget har vurdert å lage et seminar om internkontroll og internrevisjon, og bestemte i sitt forrige møte å diskutere denne saken videre på neste møte. 5

Dette arbeidet er mye mer omfattende enn det som omfattes av økonomiledernes arbeidsfelt. Riksrevisjonen bør også delta aktivt i gjennomføring av et slikt seminar. Det må skilles mellom internkontroll, som går inn i faktiske prosesser på en helt annen måte og internrevisjon. Mange har gjort mye på internkontrollområdet, men har ikke samlet det de har, eller laget en systematisk oversikt/overbygning for alle enkelttiltakene. DFØs metodikk kan kanskje brukes som et utgangspunkt, og så kan det bygges ut og implementeres etter hvert som man vinner erfaring med dette feltet. Økonomi er bare en del av dette området. Økonomiutvalget ønsker i første omgang å ta disse diskusjonene opp på samlingen i Bergen. Deretter vil utvalget vurdere om det skal nedsettes en egen gruppe som kan jobbe videre med dette området. Økonomiutvalget ønsker at internkontroll og internrevisjon blir saker til informasjon og diskusjon på samlingen i Bergen i april. KD og DFØ vil bli invitert til å holde innlegg. Deretter vil økonomiutvalget bestemme hvordan denne saken bør arbeides videre med, gjennom etablering av en egen arbeidsgruppe, arrangering av workshop/s, el.lign. Saksnr. 11/15 Møteplan for vårsemesteret 2015 Det bør legges opp til ytterligere 2-3 møter i løpet av vårsemesteret. Ett av disse kan kanskje knyttes til økonomidirektørsamlingen i Bergen. Dersom økonomiutvalget beslutter å arrangere et seminar om internkontroll/beredskap, kan også et møte knyttes til dette seminaret. De som skal delta på økonomisamlingen i Bergen, møtes til middag på kvelden før samlingen. Økonomiutvalget fastsetter følgende møtedatoer våren 2015: 19. mars 21. april 8. mai 5. juni Saksnr. 12/15 Diskusjon av saker vårsemesteret 2015 Det kan være en fordel, allerede nå, å planlegge hvilke saker økonomiutvalget ønsker å diskutere på sine kommende møter i vår. På neste møte vil økonomiutvalget gjennomgå mandatet de har blitt gitt fra UHR. Dette bør munne ut i en diskusjon om utvalgets rolle for UH-institusjonene, forventninger som er rimelige å stille til utvalget m.m. 6

Det bør også løftes en diskusjon om det skal utarbeides en TDI-modell på utdanningssiden. Så langt er det bare halvparten av aktivitetene som er definert i TDI-arbeidet. Dette arbeidet må i tilfelle skje i regi av en egen arbeidsgruppe, som i sammenheng er nedsatt mellom utdanningsutvalget og økonomiutvalget. Forenkling av målstruktur er også et tema å arbeide videre med, samme med momsproblematikk. Vi bør også fortsette å oppfordre sektoren til å melde inn saker Økonomiutvalget vil ta opp ovennevnte saker i sine kommende møter og også oppfordre UHRs medlemsinstitusjoner til å melde inn saker. Saksnr. 13/15 Orienteringssaker Det ble orientert kort om følgende saker: Notat fra arbeidsgruppen som UHRs styre har satt ned for å gi innspill til det nye finansieringssystemet for UH-sektoren UHRs innspill til langtidsplanen for forskning og høyere utdanning Seminar om målstruktur Aktuelle saker fra UHR styre, administrasjonsutvalg og andre utvalg i UHR Økonomiutvalget tar ovennevnte saker til orientering Saksnr. 14/15 Eventuelt Arne Lunde, KD orienterte om at det har kommet mange tilbakemeldinger på at styret skal signere årsrapporten. Det er bestemt at det skal være signatur fra styremedlemmene på «Styrets beretning» og på «Ledelseskommentaren». Det forventes at dersom noen institusjoner ikke gjør dette, skal det være avklart direkte med Kunnskapsdepartementet før årsrapporten sendes inn. I budsjettprosessen for 2016 vil det sannsynligvis komme noe som gjelder internrevisjon for UH-institusjonene. Dette er aktuelt som tema på økonomisamlingen i Bergen. 7