GJERDRUM IDRETTSLAG Deltakere: Jo Inge Aambakk Leder Møtt Tove Øines Daglig leder Møtt Bjørn-Inge Haugan Nestleder Møtt Rolf Rasmussen Nestleder Møtt Robert Øksnes Kasserer Møtt Line Luka Barneansvarlig Møtt Eline Flugstad Rygg Ungdomsrep Møtt Fredrik Ludvigsen Ungdomsvararep-frivillig Forfall Karin S Eriksen Vararepresentant-frivillig Forfall Per Egil Moseng GIL Fotball Møtt Thor-Arne Kristoffersen GIL Håndball Forfall Hilde Waagbø Nilsen GIL Alpint/Hopp Møtt Steinar Hagen GIL Langrenn Møtt Kai-Johnny Meyer-Nilsen GIL Skiskyting Møtt Merete Rødsjø GIL Idrettskole Møtt Morten Landrø GIL Innebandy Møtt Sven Wertebach GIL Bordtennis - frivillig Forfall Turid Lomsdalen Framnes GIL Trim - frivillig Forfall Karin S Eriksen GIL Svømming - frivillig Forfall I tillegg deltok: Jason Davidson Åshild Moen Gjerdrum Taekwondo Repr GILs valgkomite Referat fra hovedstyremøte Tid: Torsdag 15.11.2012 kl.1800-2030. Møte nr 4/2012 Sted: Furuvegen 4. Godkjenning av referat møte nr 3/2012. Det var ingen kommentarer til referatet fra forrige styremøte. Vedtak: Referatet godkjennes. Oppfølgingssaker /status Åpen hall prosjektet samarbeid med GUS og AIK Tove og Jo Inge har gjennomført et nytt planleggingsmøte med repr. fra GUS for å få etablert en Åpen Hall-aktivitet for ungdomsskoleelever i januar 2013. Dette skal være en aktivitet som ledes av YouMe-elever. Kickoff vil bli gjennomført onsdag 23. januar
der vi har fått bekreftet at Sune Wentzel vil delta, og være trekkplaster for å skape blest om opplegget. YouMe-elevene vil gjennomføre ulike markedsføringsaktiviteter frem til kickoff, samt starte planleggingen av opplegget. Eline følger opp fra hovedlagets side. Gjerdrumsmila og Gjerdrumsdagen 2013 Gjerdrumsdagen 2013 blir lørdag 8. juni. Vi er i dialog om evt. ny hovedsponsor for Mila, men foreløpig er ingenting avklart. Sak 8/12 - Nærmiljøanlegg GIL har signalisert overfor Idrettsrådet at vi ikke ønsker å være hovedsøker på søknaden om 5er kunstgressbane på Grøkul, og har anbefalt at dette prosjektet bør søkes via GrøKul-Vel med GIL Fotball som en evt. leietaker. Når det gjelder flerbruksflaten/bandyrinken har vi fortsatt ikke fått avklart med kommunen hvilket areal som kan stilles til disposisjon (i første rekke i tilknytning til Idrettsparken). Det er heller ikke avklart innretning og utarbeidet søknad på en evt. 5er kunstgressbane ved Veståsen barneskole. Årlige tilskudd Gjerdrum kommune De årlige tilskuddene fra Gjerdrum kommune er fordelt til gruppene. Vi mottok siste utbetaling av arrangementsstøtten på kr 28.940,- i november. Hovedlaget, Fotball og Håndball blir enige om fordelingen når det gjelder arrangementsstøtten. Sak 19/12 - Konstituering av ny nestleder og stedfortredende vandelsattestansvarlig i hovedstyret i GIL. Bjørn-Inge Haugan har bedt om fritak fra nestledervervet og som stedfortreder for vandelsattestregimet i GIL bl.a. som følge av stor jobb belastning. Rolf Rasmussen har sagt seg villig til å ta på seg nestledervervet frem til årsmøtet 2013. Vedtak: Rolf Rasmussen konstitueres som ny nestleder i GILs hovedstyre og stedfortreder for vandelsattestregimet i GIL frem til årsmøtet i mars 2013. Status Valgkomiteen - Åshild Valgkomiteen er i gang med sitt arbeid, og har/vil kontakte den enkelte medlem i hovedstyret i den videre prosessen. Styreleder Treningstider idrettshall og gymsaler Vi har en utfordrende situasjon for å få kabalen på treningstid i Idrettshallen til å gå sammen. Bjørn-Inge sendte ut en oppfølging pr mail i oktober til gruppene der han ba om tilbakemelding om treningstidene. Det er imidlertid små rom for endringer fra 1. januar. Innebandy har signalisert behov for enda mer treningstid for flere lag til neste sesong. Det er derfor viktig at prosessen mot neste sesong starter tidlig, og at vi samtidig avklarer ambisjonsnivået med den tilgjengelige hallkapasiteten. En av mulighetene er
Status fra gruppene å vurdere om de eldste lagene i større grad må benytte seg av tilgjengelig kapasitet i Holterhallen for å avlaste Idrettshallen. AU følger opp denne saken. På kort sikt var det enighet om å søke å finne løsninger slik at Idrettsskolen kan få halltid på tirsdager. Bjørn-Inge kaller inn Håndball og Idrettsskolen for å se på løsninger. I tillegg er det viktig at gruppene går gjennom bruken/treningstidene i gymsalene for å vurdere behovet på nytt. Gruppene gir tilbakemelding på dette innen 20. desember. I tillegg er det viktig at vi skjerper inn hvem som er nøkkelansvarlig i de enkelte gruppene, og at barneskolene har en oppdatert oversikt over dette til en hver tid. Daglig leder sender ut en oversikt over hvem som har utkvittert nøkler på Veståsen, og gruppene må bidra til at de som ikke lenger skal ha nøkler leverer disse inn. Samarbeidsavtale med Romerike trafikkskole AS GIL har inngått en samarbeidsavtale med Romerike trafikkskole AS der GIL-medlemmer får rabatt på trafikalt grunnkurs, og første kjøretime gratis dersom de skal gjennomføre opplæring til Førerkort kl B. GIL får kr 200,- pr elev med knytning til GIL som gjennomfører trafikalt grunnkurs, og kr 500,- pr elev for de som gjennomfører opplæring til Førekort kl B. Det er viktig at gruppene bidrar til å informere ungdommer i målgruppen om denne ordningen. Kommunedelplan (KDP) for anlegg og områder for idrett, friluftsliv og nærmiljø kommunen er i gang igjen med arbeidet med KDPen. Robert bidrar inn mot kommunen fra GIL for å ferdigstille et nytt utkast som skal sendes til videre behandling. Det er en målsetning at planen skal være klar til endelig politisk behandling primo 2013. Søknad om arrangements- og anleggsstøtte til mindre kultur- og idrettsanlegg til kommunen Det ble minnet om at den årlige søknadsfristen til arrangements- og anleggsstøtte er 15. desember 2012 til kommunen. Gruppene bes fremme evt. søknadsbehov til daglig leder innen 10. desember. På basis av søknadene fra gruppene vil det bli utarbeidet en felles søknad fra GIL. Ungdomsrepresentant - Eline Eline orienterte kort om lederkurset for ungdom i regi av AIK som ble gjennomført helgen 19. 21. oktober. Åse Cedell, Jenny Aasebø (YouMe-elev) og Eline deltok fra GIL. Kurset legger hovedvekt på egenutvikling/selvtillit/selvfølelse, lederrollen, og hvordan et idrettslag styres. Alle deltakerne utarbeidet en egen handlingsplan som en del av kurset. Eline har utarbeidet en plan der hun skal bidra til å få Åpen Hallprosjektet oppe og gå, og får satt i gang igjen spørreundersøkelsen som skal kartlegge ungdomsfrafall i GIL (ref sak 16/12). Totalt sett var lederkurset et godt og intensivt kurs. Fotball GIL Fotball arrangerte Fotballfest lørdag 9. november med ca 75 deltakere. Seniorlaget ble kretsmester i 4. divisjon og rykket opp i 3. divisjon til neste sesong. Fotballen har ca. 20 spillere på ulike sone- og kretslag. Det er i tillegg en veldig gledelig utvikling i jentefotballen i GIL.
Idrettsskolen Innebandy Taekwondo Skiskyting Alpint Langrenn Det har vært stor aktivitet, men det nærmer seg snart ferie fra aktiviteten fra desember frem til nyttår. Det er viktig at vi snart finner løsninger på tildeling av halltid slik at Idrettsskolen kan tilby et godt opplegg ved restarten i januar. GIL Innebandy arrangerte som første innebandyklubb Innebandyskole helgen 6.-7 oktober med 44 deltakere og med seks landslagsspillere på instruktørsidene. Dette ble et meget bra opplegg med positive tilbakemeldinger. Det er bra aktivitet i alle lag. Innebandy ser for seg en videre ekspansjon til neste sesong. Gruppen er nå oppe i 58 medlemmer, og har fem på venteliste. Gruppen har satt sluttstrek på flere innmeldinger. Det er gjennomført en sosial kveld og et eget arrangement ifm Haloween. Det blir arrangert et nytt selvforsvarskurs fredag 23. november. Gjerdrum Taekwondo har registrert seg som Rent idrettslag for bl.a. å sette fokus på verdier og antidoping. Sesongen er godt i gang. Skiskytterskolen med 9 utøvere som er født i 02-03 har vært i gang siden høstferien. Gruppen drar på samling på Beitostølen første helgen i desember. Tre trenere skal gjennomføre Trener 2-kurs. Barmarkstreningen startet opp i oktober. Gruppa gjennomfører samling på Hemsedal første helgen i desember med ca 50 påmeldte. Gruppa håper at vi er i gang med sesongen i Kniplia fra ca 1. januar. Heistraseen ferdigstilles i løpet av desember. Doppelmayer kommer for å gjennomføre sine sluttarbeider i uke 49. Gruppa arrangerer familietur til Skeikampen med ca 170 deltakere 16. 18. november. Det er ny rekord på antall utøvere i Langrennsgruppa denne sesongen også, og den positive utviklingen i gruppen fortsetter. Enkelte trenere skal delta på Trener 1- kurs i januar. GIL skal arrangere årets Veståsenrenn lørdag 22. desember. Rennet er i år åpen for deltakere fra Akershus, Oslo og Østfold, med Lyngna som reservearena. GIL Langrenn har mottatt kr 50.000,- fra Aker ifm. at vi har landslagsløper i klubben. I tillegg skal Langrenn nominere en ildsjel/patriot som vil få tur til Ski VM i februar. Langrenn har fakturert både treningsavgifter og sponsorer. Økonomien er god. Status fra kasserer Robert gikk raskt gjennom økonomistatus. Alle gruppene har mottatt regnskapsrapporter pr 31.08.2012. Det er god likviditet i alle grupper. Samlet har GIL et overskudd på kr 289.544,- etter årets første åtte måneder. Vi forventer at dette vil øke etter hvert som de kommunale tilskuddene for 2012 fra kommunen blir resultatført. Forsikringer og festeavgifter for 2012, som foreløpig er betalt av hovedlaget, vil bli fakturert gruppene i nov/des. Vi må etablere avskrivningsplan for heishuset i Kniplia. Tap på fordringer (medlemskontingent, treningsavgifter og evt. ubetalte sponsorfaktura) vil belaste resultatet, men sannsynligvis mindre enn i fjor. Rutineforbedringer innen økonomifeltet bør prioriteres i større grad til neste år.
GILs aktivitetslederkurs Aktivitetslederkurset som var planlagt gjennomført 16. 18. november er avlyst. Vi ser at det er utfordrende å arrangere dette kurset over en helg. Det ble enighet om følgende ifm aktivitetslederkurset: Gruppene må kartlegge behovet for aktivitetslederkurset for sine trenere/lagledere innen 1. februar 2013. Dette meldes tilbake til Line/barneidrettsansvarlig innen tidsfristen. Neste kurs må ta hensyn til at det utarbeides nytt pensum for barneidrettstreneren som skal være et felles kurs for alle særidretter. Dette vil kunne gjøre det lettere å få til et felles basiskurs for alle gruppene i GIL. Kurset bør deles opp over flere kvelder/dager, og være mest mulig modulbasert som gjør at det kan være mulig å delta på deler av kurset for de som ønsker det. Vi må benytte andre kilder enn bare hjemmesiden og mail for å markedsføre/rekruttere til kurset. Gruppene må også gå direkte på trener/ledere som ikke har kurset for å bidra til direkterekruttering til kurset. Vi tar sikte på å gjennomføre neste kurs i mars/april 2013 med hovedprioritet på trenere/ledere i Fotballen. Samtidig ønsker vi at det gjennomføres et kurs i september/oktober for vinteridrettene. Det er samtidig viktig at vi får god bredde på deltakelsen fra alle gruppene i GIL. Line og Merete utarbeider forslag til kursplan. Det er viktig at gruppene får god varslingstid før kurset skal gjennomføres. Beslutningssaker Sak 1/12- Medlemsarkiv status og videre fremdrift Tove/Rolf Det er jobbet en god del med oppryddingsaktiviteter i medlemsarkivet i høst. Hovedlaget har i tillegg sendt ut ettersendinger og purringer på medlemskontingenten. Vi har hatt god effekt av SMS-varsling/-purringer. Vi vil fortsatt jobbe med å heve datakvaliteten, involvere de medlemsarkivansvarlige i gruppene, og utarbeide rutinebeskrivelser som skal tydeliggjøre roller/ansvar i dette arbeidet. GIL deltar i referansegruppen for nytt medlemssystem i NIF. Idrettslaget vil være en del av første utrullingspulje for det nye systemet som skal implementeres i første halvdel av 2013. Arbeidet med å heve datakvaliteten i medlemsarkivet er derfor svært viktig. Det er bl.a. viktig at e-mailadressene er oppdatert, og at det ikke er passive medlemmer i gruppene. Tove/Rolf følger opp overfor gruppene. Sak 14/12- Anleggsprosjekter intern prioritering i GIL Samlet sett er GIL involvert/vil bli involvert i følgende anleggstiltak (i vilkårlig rekkefølge): Heishus i Kniplia Ansvar: GIL Alpint Heistrase- og bakkeplanering i Kniplia Ansvar: GIL Alpint Ny kunstgressbane m/flomlys Ansvar: GIP, men med GIL Fotball i lead. Utvidelse/fornyelse av Idrettshallen Ansvar: GIP Nytt dekke på dagens kunstgressbane + legge undervarme på banen - Ansvar: GIP, men med GIL Fotball i lead Ski-/turløyper fra Ask Ansvar: Kommunen Utvikle skistadion ved A-brua Ansvar: GIL Langrenn Utvikle eksisterende skiløyper ved A-brua/lysløypa Ansvar: GIL Langrenn Ny svømmehall (i tilknytning til Hallen?) Ansvar: Kommunen/GIP
Ny flerbruksflate (i tilknytning til Hallen?) Ansvar: Kommunen/GIP Garasje for tråkkemaskin/scooter mv. i Kniplia. Skiparkområde i Kniplia Ansvar: GIL Alpint Barneheis ved akebakken i Kniplia Ansvar: GIL Alpint Tribune og klubblokaler ved kunstgressbanen Ansvar: GIP, men med GIL Fotball i lead. Utvikle flerbruksanlegg i arealet Hans Olav Ask disponerer pr i dag (kunstgressbane, friidrettsanlegg, tennisbaner, skateanlegg mv) Ansvar: GIP, men med GIL Fotball i lead. I tillegg er vi involvert i følgende mulige nærmiljøanlegg: Bandyrink med flerbrukspotensial i Idrettsparken/GUS Ansvar: GIR, i samarbeid med GIL Innebandy Kunstgressdekke på GrøKul Ansvar: GrøKul-vel? Kunstgressdekke på Veståsen Ansvar: GIR, i samarbeid med GIL Fotball Det er enighet om at vi trenger mer tid i hovedstyret for både å sikre en bedre forankring av anleggsplanene i styret og kunne gjøre en intern prioritering i GIL av tiltakene. Det er viktig at vi utarbeider en realistisk gjennomføringsplan, og at vi prioriterer tiltak som det er mulig å realisere. Anleggsutvikling blir et hovedtema på ledersamlingen i GIL torsdag 7. februar. Sak 15/12- Endring av selskapsform i Gjerdrum Idrettspark (GIP) Ordningen med BA er ikke lenger et alternativ fra 1. januar 2013. Det betyr at det må vedtas en ny selskapsform for idrettsparken. Kommunen har innhentet anbefalinger fra advokat vedr. overgang fra BA. Det eneste alternativet som foreløpig synes reelt vil være overgang til samvirkeforetak (SA) eller aksjeselskap (AS). Det tas sikte på politisk behandling og gjennomføring av en ekstraordinær generalforsamling i løpet av 2012 der den nye selskapsformen blir besluttet. Vedtak: AU ved styreleder gis fullmakt på vegne av GIL til å bidra til å sluttføre prosessen om endring av selskapsform i GIP. Dette skal endelig vedtas gjennom en ekstraordinær generalforsamling i GIP. Medlemmene i GILs hovedstyre blir orientert om den endelige anbefalingen og GILs standpunkt i for kant av generalforsamlingen. Sak 16/12 - Spørreundersøkelse ungdomsfrafall klargjøring av rutiner. Eline gikk gjennom rutinebeskrivelsen ifm spørreundersøkelsen for ungdomsfrafall. Det er ikke behov for så store justeringer på rutinene, men gruppene ønsker at ungdomsrepr. sender ut en kvartalsvis påminnelse til gruppene om å gi tilbakemelding på hvilke ungdommer som har sluttet siden forrige rapportering. Spørreundersøkelsen gjelder også utøvere (12-19 år) som slutter i en gruppe, men som fortsetter i en annen gruppe i GIL. Dette kan avdekke forhold som det er viktig blir fanget opp i gruppa. Vedlagt følger en oppdatert rutinebeskrivelse for spørreundersøkelsen. Vedtak: Oppdaterte rutiner iverksettes. Sak 17/12 Grasrotandel 2012 fordeling i 2013. På hovedstyremøtet 11. september 2009 gjorde vi følgende vedtak når det gjelder fordeling av innkomne midler fra grasrotandelen til GIL: Hovedstyret ønsker en kombinasjon av alternativ II (basert på søknad fra gruppene) og III (prioriterte aktiviteter i virksomhetsplanen) Det betyr tildeling ut fra søknad fra gruppene til prioriterte tiltak fra virksomhetsplanen. Det var enighet om ikke å strø pengene tynt utover i forhold til medlemstall i gruppene, men heller prøve å prioritere noen viktig tiltak.
Totalt forventes det ca kr 80.000,- i grasrotinntekter i 2012 som skal fordeles på styremøtet mandag 11. mars. Anleggsutvikling er et av hovedsatsningsområdene fremover og det foreslås at midlene øremerkes som (egen)kapital for realisering av konkrete anleggsinvesteringer. Vedtak: Den enkelte gruppe fremmer søknad om konkrete (anleggs)tiltak dere ønsker støtte til innen 1. mars 2013. Sak 18/12 Årsmøtet 2013. I år gjennomførte vi årsmøtet på tradisjonelt vis der vi inviterte Bjørn Dæhlie til å innlede på årsmøtet. Vi planlegger med tilsvarende opplegg på årsmøtet i 2013 der vi ønsker et trekkplaster som innleder til årsmøtet. Årsmøtet gjennomføres medio/ultimo mars 2013, foreløpig tentativ dato er satt til torsdag 21. mars. Gruppene skal levere følgende senest innen 1. mars 2013: Gruppeårsberetning 2012 mal vil bli sendt ut primo desember. Budsjettforslag 2013 mal vil bli sendt ut primo desember. Forslag til kandidater til æresmedlemmer og evt. andre utmerkelser (innsatspokal og utøverpris). Forslag til datoer for årsmøtene i Fotball, Alpint og Langrenn. Disse årsmøtene må være gjennomført før årsmøtet i hovedlaget, og må kalles inn med en måneds varsel. Eventuelt Intet. Jo Inge Aambakk Referent Gjenstående møter i Hovedstyret årsmøteperiode 2012/13 1. Hovedstyremøter: Mandag 11. mars 2013. 2. Ledersamling: Torsdag 7. februar 2013.
Rutinebeskrivelse spørreundersøkelse frafall Hensikt med undersøkelsen I Gjerdrum Idrettslag (GIL) ønsker vi å bli bedre. GIL opplever et for stort frafall blant ungdom i tenårene. Vi har derfor etablert en spørreundersøkelse der vi ber ungdom som slutter med en av våre idretter om tilbakemelding på årsaker for hvorfor den enkelte slutter med aktiv idrett i GIL. Hensikten med undersøkelsen er å kartlegge hvilke årsaker som er avgjørende for at utøvere slutter GIL, om vi tilbyr et godt nok aktivitetstilbud, og hva vi som idrettslag kan gjøre for å redusere frafallet blant ungdom. Målgruppe Det er en målsetning om at alle ungdommer i alderen 12-19 år som slutter i en av våre idretter skal få tilsendt undersøkelsen, og bli oppfordret til å besvare undersøkelsen for å hjelpe oss til å redusere frafallet blant ungdom. Spørreundersøkelsen gjelder også utøvere som slutter i en gruppe, men som fortsetter i en annen gruppe i GIL. Dette kan avdekke forhold som det er viktig blir fanget opp i den enkelte gruppen som har frafall. Elektronisk spørreskjema - Bruk av Questback GIL har utviklet en spørreundersøkelse som baserer seg på bruk av verktøyet Questback som er et elektronisk verktøy for innsamling, analyse og oppfølging av bl.a. spørreundersøkelser. Den enkelte utøver som har sluttet vil få en mail der en blir introdusert for undersøkelsen med en link til spørreskjemaet som besvares elektronisk. Vedlagt følger et elektronisk skjema som viser spørreundersøkelsen. Hvordan dataene blir behandlet Dataene vil bli behandlet anonymt og konfidensielt. Det er imidlertid gitt anledning på slutten av undersøkelsen å oppgi navn og kontaktinformasjon dersom den enkelte ønsker kontakt med representanter i GIL ifm undersøkelsen. Roller og ansvar. Følgende roller/ansvar gjelder for å kunne identifisere, følge opp og analysere undersøkelsen.
Gruppeleder/Lagleder/Trener (gjelder i hovedsak for Bordtennis, Fotball, Håndball, Langrenn, Innebandy og Skiskyting): Identifiserer den enkelte utøver som slutter i en idrett. Informere den enkelte utøver om at GIL ønsker tilbakemelding på en undersøkelse som skal kartlegge årsakene til frafall blant ungdom. Gi melding til daglig leder om hvem som har sluttet i laget med mailadresse til vedkommende. Den enkelte gruppe velger selv hvordan de organiserer seg for å identifisere/melde inn utøvere som slutter til daglig leder. Det anbefales imidlertid at den enkelte gruppe utpeker en ansvarlig for ordningen som følger opp gruppens ansvar. Daglig leder: Sender ut mail til den enkelte som har sluttet med link til undersøkelsen. Ungdomsrepresentant: Sender ut en kvartalsvis påminnelse (dvs. pr 1. april, 1. juli, 1. oktober og 1. januar hvert år) til den enkelte gruppeleder der det bes om tilbakemelding på en oversikt over ungdom som har sluttet i gruppene siste kvartal. Ansvarlig for administrering av spørreundersøkelsen i Questback. Analysere og behandle dataene. Presentere resultater/funn til gruppeledere/hovedstyret i GIL.