Brukerveiledning Adresseregisteret Krav og veiledning til registrering i Adresseregisteret for spesialisthelsetjenesten
FORORD Denne brukerveiledningen er laget for de som skal registrere og vedlikeholde informasjon i Adresseregisteret knyttet til spesialisthelsetjenesten, private sykehus og apotek/bandagister. I spesialisthelsetjenesten inngår blant annet de fire regionale helseforetakene (Helse Nord, Helse Midt-Norge, Helse Vest og Helse Sør-Øst) som hver yter spesialisthelsetjenester gjennom egne helseforetak. Kontaktpersoner i helseforetak, private sykehus og apotek har en brukerkonto og ansvaret for å legge inn de opplysninger som det er nødvendig å publisere om sin virksomhet med tilhørende kommunikasjonsparter. Mer informasjon om Adresseregisteret finnes i brukerdokumentasjonen «Om Adresseregisteret». Ved spørsmål eller behov for support kan man ta kontakt med Norsk Helsenetts kundesenter. Postadresse: Telefonnummer: E-post: Norsk Helsenett SF Postboks 6123 7435 Trondheim 02017 (døgnåpen) eller 73565756 (ordinær takst innenfor kontortid) kundesenter@nhn.no 1 Krav og veiledning til Adresseregisteret
INNHOLD FORORD... 1 INNHOLD... 2 1 Om Adresseregisteret for spesialisthelsetjenesten 3 2 Krav til struktur og oppbygging av Adresseregisteret 4 2.1 Tjenestebasert adressering... 4 2.2 Opplysninger om kommunikasjonspart... 5 3 Hvordan vedlikeholde Adresseregisteret 7 3.1 Forberedelser før registrering/vedlikehold... 7 3.2 Innlogging og utlogging... 7 3.3 Vedlikeholde virksomhetens adresseinformasjon m.m.... 9 3.4 Feltbeskrivelser... 10 3.5 Registrere kommunikasjonspart... 12 3.6 Inaktivere kommunikasjonspart... 15 3.7 Ved omorganisering, endring av organisasjonsnummer og navn... 17 3.8 Hva er sammenhengen mellom kommunikasjonspart og EDI-adresse?... 17 4 Spørsmål og eksempler ved opprettelse av kommunikasjonsparter 18 4.1 Virksomheten har ingen elektronisk meldingsutveksling... 18 4.2 Kun ett EPJ-system håndterer elektronisk meldingsutveksling... 18 4.3 EPJ-system er satt opp for elektronisk meldingsutveksling, men ikke laboratoriesystemet..... 18 4.4 Vi har to virksomheter på forskjellige fysiske adresser... 18 4.5 Vi har flere like tjenester på forskjellige adresser som ikke håndterer mottak av elektroniske meldinger... 18 4.6 To av helseforetakets virksomheter er tilknyttet et EPJ-system, en er det ikke.... 18 4.7 Eksempel på apotekkjeden Apotek 1... 19 2 Krav og veiledning til Adresseregisteret
1 OM ADRESSEREGISTERET FOR SPESIALISTHELSETJENESTEN Adresseregisteret er et felles nasjonalt register for presis adressering ved utveksling av helseopplysninger som sendes elektronisk og per post innenfor helse- og omsorgssektoren. Se brukerdokumentasjonen «Om Adresseregisteret» for mer generell og overordnet informasjon. Det er viktig at Adresseregisteret inneholder korrekt og oppdatert informasjon om kommunikasjonsparter i spesialisthelsetjenesten. Adresseregisteret inneholder informasjon som er egnet til å identifisere og adressere hver enkelt av sektorens ulike mottakere/avsendere. Dette gjelder både ved utveksling av elektroniske meldinger og postforsendelser. Alle som er tilknyttet Norsk Helsenett, kan søke i Adresseregisteret: https://register.nhn.no/ar for å gjøre oppslag på egne eller andres adresser. Alle virksomhetene er gjennom abonnement knyttet til Norsk Helsenett med organisasjonsnummer og foretaksnavn hentet fra Enhetsregisteret. Alle endringer må registreres i Adresseregisteret. Det er virksomhetene selv som har ansvar for at informasjonen til enhver tid er korrekt. Eksempler på hendelser som krever aktivt vedlikehold i Adresseregisteret: FAKTA Virksomheten fornyer sitt/sine virksomhetssertifikater Nye kommunikasjonsparter opprettes Eksisterende kommunikasjonsparter skal inaktiveres Virksomheten får nye postadresser Kommunikasjonsparter får nye EDI-adresser eller postadresser Ved endringer av besøksadresse, web-adresse, e-post, telefonnummer Hvis ikke korrekte adresser er registrert i Adresseregisteret vil ikke meldinger og post fra sykehus, fastleger og andre som bruker Adresseregisteret, komme fram. Norsk Helsenetts kundesenter kan opprette ny brukerkonto og nytt passord samt registrere eller oppdatere informasjon. 3 Krav og veiledning til Adresseregisteret
2 KRAV TIL STRUKTUR OG OPPBYGGING AV ADRESSEREGISTERET Hensikten med å vedlikeholde Adresseregisteret er at innholdet i registeret til enhver tid er oppdatert som igjen sikrer at informasjonen kommer frem til riktig mottaker. Strukturen skal baseres på tjenestebasert adressering for å sikre en robust og enhetlig adresseringsmetodikk. Dette frikobler adressering fra intern organisering. 2.1 Tjenestebasert adressering Med nasjonale prinsipper for tjenestebasert adressering, trenger ikke avsender å kjenne til intern organisering i virksomheten eller hvor pasienten fysisk er lokalisert. Fordelene med tjenestebasert adressering er flere: Tjenesteadressen sikrer at en melding kommer til rett arbeidsflyt og behandles av riktig fagkompetanse Enklere vedlikehold i Adresseregisteret siden personer og intern organisering ikke må vedlikeholdes i Adresseregisteret, kun tjenesteadresser for spesialist- og kommunehelsetjenesten Tjenestebasert adressering åpner for at EPJ-systemene kan tilrettelegge for tilgangskontroll basert på mottakeradressen Enhetlig fremstilling av like virksomheter bidrar til enhetlig adresseringsmetodikk uavhengig av om man skal sende en henvisning til sykehuset i Harstad eller Oslo Universitetssykehus (OUS) Enklere for avsender å finne riktig mottaker uavhengig av geografisk tilhørighet. Hovedprinsippene er like for Harstad og OUS selv om OUS sikkert vil tilby flere kommunikasjonsparter enn et lite lokalsykehus For at avsender skal komme i kontakt med rett tjeneste, skal virksomhetene registrere sine kommunikasjonsparter. En kommunikasjonspart representerer en tjeneste i virksomheten, f. eks. rehabilitering. Kommunikasjonspartene blir delt inn etter tjenestetyper. Disse blir definert av de samme kodeverkene som benyttes til å beskrive tjenestetilbudet de enkelte enhetene i virksomhetene leverer. Dette er kodeverkene - 8654 Klinisk medisinsk service (benyttes i forbindelse med rekvisisjoner og svarrapporter innenfor lab og røntgen) - 8655 Helsehjelpsområde - 8657 Spesifikke sykdomsgrupper og prosjekt til bruk i adressering (benyttes for kliniske henvisninger) - 8656 Meldingsmottak i spesialisthelsetjenesten 4 Krav og veiledning til Adresseregisteret
- 8664: Apotek- og bandagisttjenestetyper (benyttes til Reseptmottak) Når pleie- og omsorgstjenesten i en kommune skal sende en henvisning til behandling innenfor ørenese-hals til et sykehus, kan de for eksempel slå opp på det aktuelle helseforetaket i Adresseregisteret og velge den kommunikasjonsparten som heter «Øre-nese-halssykdommer». For å kunne utnytte potensialet med tjenestebasert adressering både for leverandører og virksomheter er det viktig at alle virksomhetene følger kravene i forhold til å opprette og vedlikeholde kommunikasjonsparter. Når alle aktører innenfor spesialisthelsetjenesten registrerer seg etter samme grunnprinsipper, vil EPJ-leverandørene kunne tilrettelegge en intern arbeidsflyt på en hensiktsmessig måte. Dette bidrar til at helsepersonell som samhandler med flere, ikke behøver å ta stilling til hvordan virksomhetene eller helseforetakene er organisert, kun hvilke tjenester som tilbys. Kommunikasjonssystemene skal være tilrettelagt for å kunne styre tilgang basert på tjenesteadressene. Interne rutiner for oppfølging og varsling av innkomne meldinger må utarbeides/settes opp av det enkelte helseforetak, men tjenestebaserte adresser gir gode muligheter for å sette opp gode varslingsrutiner basert på tjenesteadressen. 2.2 Opplysninger om kommunikasjonspart For å sikre korrekt adressering, både ved elektronisk meldingsutveksling og ved postforsendelse skal følgende være registrert per kommunikasjonspart: Tjenestetype HER-id til kommunikasjonsparten Postadresse Ved mulighet for elektronisk kommunikasjon skal følgende informasjon være utfylt: EDI-adresse Lenke til virksomhetssertifikat (LDPA-søkestreng) 1 Det anbefales at det legges inn utfyllende kontaktinformasjon som telefonnummer, e-postadresse og eventuelt besøksadresse. Dersom samme tjeneste tilbys på flere geografiske lokasjoner uten et felles postmottak, skal det opprettes en kommunikasjonspart med egen HER-id på hver geografiske lokasjon. Da skal i tillegg feltet «Annen stedsangivelse (bydel etc.)» fylles ut, ettersom dette feltet vises i Adresseregisteret og 1 Se Adresseregisterets brukerdokumentasjon «Om Adresseregisteret» for mer informasjon om virksomhetssertifikat og LDPA-søkestreng 5 Krav og veiledning til Adresseregisteret
sendes med ved elektronisk meldingsutveksling. Feltet skal kun inneholde stedsangivelsen og skal benyttes der det gir avsender relevant tilleggsinformasjon om geografisk lokasjon. Følgende eksempel er et utsnitt fra registreringen i Adresseregisteret der feltet «Annen stedsangivelse» er benyttet til å angi de samme behandlingstilbudenes ulike geografiske lokasjoner: Tjenesten «Psykisk helsevern for voksne» tilbys på fire forskjellige steder Drammen, Kongsberg, Ringerike og Bærum. Hver av de stedsangitte tjenestene har sin egen HER-id. Tjenesten i Bærum er registrert på følgende måte: 6 Krav og veiledning til Adresseregisteret
3 HVORDAN VEDLIKEHOLDE ADRESSEREGISTERET Norsk Helsenett har registrert alle virksomheter i spesialisthelsetjenesten med organisasjonsnummer hvor foretaksnavn er hentet fra Enhetsregisteret. Kontaktpersoner i virksomhetene har fått tilsendt relevant informasjon samt brukernavn og passord for pålogging til Adresseregisteret. 3.1 Forberedelser før registrering/vedlikehold 3.1.1 Bestill EDI-adresse Alle virksomhetene som er tilknyttet helsenettet, får opprettet én eller flere EDI-konti (postkasser) hos Norsk Helsenett. Det anbefales at det opprettes én EDI-adresse per fagsystem i spesialisthelsetjenestens tjenestetilbud. 3.1.2 Bestill eller finn fram virksomhetssertifikat Et virksomhetssertifikat er en elektronisk ID som sikrer kommunikasjon til og fra en virksomhet. Sertifikatet brukes for autentisering, kryptering og signering. Det vil si å kunne tolke signatur i meldinger fra kommunikasjonsparten og til å kryptere innhold i meldinger man sender til kommunikasjonsparten. Virksomhetssertifikat bestilles direkte fra utstederne Buypass og Commfides. En LDAP-søkestreng benyttes for å finne riktig sertifikat. Denne søkestrengen legges inn i feltet for «Virksomhetssertifikat» i Adresseregisteret 3.2 Innlogging og utlogging Brukernavn og passord til innlogging i Adresseregisteret får virksomhetenes kontaktpersoner fra Norsk Helsenett. Ved problemer med innlogging eller ved behov for å få tilsendt brukernavn og passord på nytt, kan Norsk Helsenetts kundesenter kontaktes. Telefonnummer: E-post: 02017 (døgnåpen) eller 73565756 (ordinær takst innenfor kontortid) kundesenter@nhn.no Datamaskinen som benyttes må være tilknyttet helsenettet. 1. Gå inn på siden https://register.nhn.no/ar. 7 Krav og veiledning til Adresseregisteret
2. Trykk på Logg inn (øverst til venstre i skjermbildet), og logg inn med tilsendt brukernavn og passord. 3. Egen virksomhets hovedside kommer nå opp. 4. Logg ut finnes under menyen Valg, øverst i høyre hjørne. 8 Krav og veiledning til Adresseregisteret
3.3 Vedlikeholde virksomhetens adresseinformasjon m.m. Etter innlogging kan adresseinformasjon m.m. redigeres. Trykk på Rediger for å komme inn i redigeringsbildet. FAKTA Ved sending av elektroniske meldinger eller postforsendelse, er det adressen som er registrert for kommunikasjonsparten som benyttes. Informasjon kan legges inn/endres i alle åpne felt i redigeringsbildet. 9 Krav og veiledning til Adresseregisteret
Dersom organisasjonsnummer skal endres, må Norsk Helsenett kontaktes. Organisasjonsnavn oppdateres fra Brønnøysundregistrene og eventuelle endringer av dette må derfor gjøres i Brønnøysundregistrene. 3.4 Feltbeskrivelser 3.4.1 Arv av informasjon Som standard arves adresser og kontaktinformasjon registrert på virksomheten ned til kommunikasjonspartene. Dette skjer for å forenkle vedlikehold. Det er mulig å overstyre arv av informasjon. Et grått felt med pilsymbol inneholder informasjon arvet fra overliggende nivå. Hvis man ikke vil arve informasjon fra overliggende nivå, kan man trykke på. 10 Krav og veiledning til Adresseregisteret
Det er anledning til å la feltet stå tomt eller legge inn ny egen informasjon i feltet. Merk at også EDIadresser arves dersom virksomheten har registrert dette på toppnivå. Les mer om arv av EDI i avsnitt 3.4.7. 3.4.2 Visningsnavn (frivillig) Visningsnavnet blir søkbart, og presenteres som det primære navnet ved søk. Det kan være hensiktsmessig å registrere annet visningsnavn enn virksomhetens juridiske navn, for eksempel der to virksomheter har samme navn eller der virksomhetens juridiske navn er tungt og/eller ukjent for brukerne. 3.4.3 Sentralbordnummer I dette feltet kan virksomhetens sentralbordnummer legges inn hvis telefonnummer lenger ned i lista er et direkte telefonnummer til et organisasjonsledd i virksomheten. 3.4.4 ICE (In Case of Emergency) ICE er et felt for direkte telefonnummer (kollega-/samhandlingsnummer) til en kommunikasjonspart som bare personell i helsenettet ser og kan bruke, og som går forbi eventuelle telefonkøer med anrop fra pasienter/brukere. Dette feltet kan fylles ut ved redigering av en kommunikasjonspart. 3.4.5 Virksomhetstype Verdi i feltet «Virksomhetstype» skal være helseforetak/private sykehus, apotek eller bandagist. Eksempel på et helseforetak/privat sykehus: 3.4.6 HER-id. HER-id er et løpenummer, slik at neste registrerte kommunikasjonspart (og virksomhet) får neste tilgjengelige løpenummer (HER-id). Dette skal benyttes til å identifisere avsender og mottaker unikt i den elektroniske samhandlingen. Alle nødvendige kommunikasjonsopplysninger om en kommunikasjonspart (som EDI-adresse, sertifikatopplysninger mv.) kan hentes ved oppslag i 11 Krav og veiledning til Adresseregisteret
Adresseregisteret basert på HER-id, ettersom dette er en unik identifikator for kommunikasjonsparten. 3.4.7 EDI-adresse En virksomhets tjenester kan ha forskjellige EDI-adresser. EDI-adresse på toppnivå er kun for å forenkle manuell registrering dersom det er mange kommunikasjonsparter som skal bruke samme adresse. Det er kun adresser på den enkelte kommunikasjonspart som skal brukes til adressering. 3.4.8 Virksomhetssertifikat Virksomhetssertifikatet som er registrert på virksomhetsnivå, kan arves av hver enkelt kommunikasjonspart. Mer utfyllende informasjon om virksomhetssertifikat finnes i dokumentet «Om Adresseregisteret» på Norsk Helsenett sine nettsider: https://www.nhn.no/hjelp-ogbrukerstotte/adresseregisteret/sider/default.aspx 3.5 Registrere kommunikasjonspart Interne rutiner for oppfølging og varsling av innkommende meldinger må utarbeides av den enkelte virksomhet. Tjenestebaserte adresser gir muligheter for å sette opp gode varslingsrutiner basert på tjenesteadressen. Et nasjonalt kodeverk er etablert for å gi en standard beskrivelse av de helse- og omsorgstjenestene spesialisthelsetjenesten leverer, jf. avsnitt 2.1. På denne måten kan en kommunikasjonspart som for eksempel heter Familieterapi være en felles meldingsmottaker til denne tjenesten. 12 Krav og veiledning til Adresseregisteret
3.5.1 Fremgangsmåte ved registrering Datamaskinen som benyttes må være tilknyttet helsenettet. Logg inn i Adresseregisteret og startsiden for din virksomhet kommer opp. Trykk på Rediger, som står øverst til høyre i skjermbildet, for å komme inn i redigeringsbildet. Under kommunikasjonsparter finnes knappen Legg til. Trykk på denne for å registrere en ny kommunikasjonspart. Velg aktuell tjenestetype i nedtrekksfeltet. 13 Krav og veiledning til Adresseregisteret
Legg inn egen informasjon i de åpne feltene der det ikke er ønskelig å arve allerede registrert informasjon på virksomheten. Normalt trenger teknisk personell tid til å sette opp kommunikasjonsparten i meldingstjener og EPJsystem. Da er det lurt å sette "Gyldig fra"-dato tilstrekkelig fram i tid. Dette for at pasientjournalsystemet skal rekke å bli gjort klart for mottak av meldinger før den nye kommunikasjonsparten blir søkbar i Adresseregisteret. Når ønsket informasjon om den nye kommunikasjonsparten er registrert i åpne felt, trykkes Lagre. Det kan legges inn flere kommunikasjonsparter ved at man går tilbake til virksomhetens redigeringsbilde og trykker Legg til på nytt. Vis-knappen til høyre for kommunikasjonspartene synliggjør all informasjon som skal til for å adressere til kommunikasjonsparten, og LDPA-søkestrengen som kan benyttes til å hente dens sertifikatnøkler. 14 Krav og veiledning til Adresseregisteret
Eksempel på en registrert kommunikasjonspart: 3.6 Inaktivere kommunikasjonspart Kommunikasjonsparter som fra en gitt dato ikke lenger skal sende/motta meldinger, må inaktiveres fra samme dato. Inaktivering av en kommunikasjonspart gjøres ved å redigere dens gyldighetsperiode. Når datoen i feltet "Gyldig til" er blitt historisk, er kommunikasjonsparten ikke lenger aktiv. Gå til redigeringsvinduet til virksomheten. Trykk Endre på den kommunikasjonsparten som skal endres, i dette tilfellet inaktiveres. 15 Krav og veiledning til Adresseregisteret
Endre gyldighetsperioden med kalenderfunksjonen. Trykk Endre for å bekrefte ny gyldighetsperiode. Etter å ha bekreftet endringen kommer man tilbake til virksomhetens redigeringsside, hvor man må trykke på «Inkluder deaktiverte» for å se den inaktive kommunikasjonsparten med den nye "Gyldig til"-datoen som ble valgt. 16 Krav og veiledning til Adresseregisteret
3.7 Ved omorganisering, endring av organisasjonsnummer og navn Norsk Helsenett skal varsles ved omorganisering, endring av organisasjonsnummer eller endring av navn. En omorganisering kan kreve koordinering med EPJ-leverandør, da endringer i Adresseregisteret og endringer i EPJ-systemene ofte må gjøres samtidig. 3.8 Hva er sammenhengen mellom kommunikasjonspart og EDI-adresse? Det er viktig at meldingen kommer frem til riktig fagsystem og at riktig mottaker blir varslet. Det skal kun opprettes én EDI-adresse per fagsystem. For en virksomhet i spesialisthelsetjenesten kan det tenkes at denne sammenhengen ser slik ut: Fagsystem Tjenestetype EDI-adresse (fiktiv) EPJ Generell kirurgi Ortopedisk kirurgi Hjertesykdommer Lungesykdommer Osv. HF.tst@edi.nhn.no Laboratoriesystem Klinisk farmakologi Klinisk nevrofysiologi Medisinsk mikrobiologi HF.lab.tst@edi.nhn.no Radiologisystem Røntgen HF.rtg.tst@edi.nhn.no 17 Krav og veiledning til Adresseregisteret
4 SPØRSMÅL OG EKSEMPLER VED OPPRETTELSE AV KOMMUNIKASJONSPARTER Dette kapittelet lister opp noen relevante eksempler på god praksis ved registering og vedlikehold av Adresseregisteret i gitte situasjoner. 4.1 Virksomheten har ingen elektronisk meldingsutveksling Dersom dette er tilfelle skal kommunikasjonspartene opprettes med korrekt postadresse. Det er viktig å registrere korrekt postadresse, hvis ikke risikeres det at post blir sendt uten adresse eller til besøksadressen. Feltet for EDI-adresse skal ikke registreres på noen av kommunikasjonspartene. 4.2 Kun ett EPJ-system håndterer elektronisk meldingsutveksling Kommunikasjonspartene opprettes for elektronisk meldingsutveksling med det samme EPJ-systemet. 4.3 EPJ-system er satt opp for elektronisk meldingsutveksling, men ikke laboratoriesystemet Kommunikasjonsparter opprettes for elektronisk meldingsutveksling. Laboratorietjenesten opprettes kun med mulighet for postforsendelser. 4.4 Vi har to virksomheter på forskjellige fysiske adresser Det er mulig å opprette to kommunikasjonsparter for samme tjenestetype med forskjellige postadresser. Det er viktig at disse navngis med geografisk lokasjon i feltet «Annen stedsangivelse» slik at det er lett for sender av informasjon å velge riktig. Husk likevel at ettersom opplysningene skal vedlikeholdes er det viktig å begrense antall kommunikasjonsparter der det er mulig. 4.5 Vi har flere like tjenester på forskjellige adresser som ikke håndterer mottak av elektroniske meldinger Opprett én kommunikasjonspart som er ansvarlig for å motta all papirbasert post og som har ansvar for å videreformidle dette via interne postrutiner. 4.6 To av helseforetakets virksomheter er tilknyttet et EPJ-system, en er det ikke. Både elektronisk meldingsutveksling og postforsendelse skal sendes til samme tjenestetype. Det opprettes egne kommunikasjonsparter for alle de tre virksomhetene. To for elektronisk meldingsutveksling og en for postforsendelse. På det tidspunkt alle tre virksomhetene kan ta i bruk 18 Krav og veiledning til Adresseregisteret
elektroniske meldinger kan dette reduseres til én kommunikasjonspart, som vil fungere som et felles mottak av meldinger for alle de tre virksomhetene. 4.7 Eksempel på apotekkjeden Apotek 1 Apotek 1 Norge AS består av flere underenheter/virksomheter i brønnøysundregistrene. Disse vil dukke opp under overskriften «Bedrifter». Dette er ikke kommunikasjonsparter, men egne virksomheter. For å kunne kommunisere med et apotek må man benytte kommunikasjonspartene som er registrert på det enkelte apoteket. Kjeden har blant annet apotek på Nordstrand og Skøyen. Hvert av apotekene er selvstendige virksomheter med eget organisasjonsnummer. Hvert av apotekene har registrert minst én kommunikasjonspart (reseptmottak) som har sin egen HER-id. Det er disse kommunikasjonspartene som skal benyttes ved meldingsutveksling med et apotek. 19 Krav og veiledning til Adresseregisteret
Postadresse: Pb. 7000, St. Olavs plass, 0130 Oslo Telefon: +47 810 20 050 Faks: +47 24 16 30 01 E-post: postmottak@helsedir.no www.helsedirektoratet.no 20 Krav og veiledning til Adresseregisteret