DET HELSEVITENSKAPELIGE FAKULTET INSTITUTT FOR SAMFUNNSMEDISIN MØTEREFERAT Møte i Styringsgruppen for EPINOR Møteleder/referent: Torkjel Sandanger, Åshild Tempel Møtedato: 3. juni 2013 Arkivref.: 2013/352 ATE001/ Til stede: Elisabete Weiderpass Vainio (leder), Torkjel Sandanger (faglig koordinator), Rolv Skjærven (UiB), Magne Thoresen (UiO), Pål Romundstad (NTNU), Ingvild Dalen (UiS), Karl-Christian Nordly (STAMI), Therese Nøst (phd-repr. UiT), Åshild Tempel (adm.koord), Bente Schøning (påtroppende adm.koordinator), Kari Grønn (web-koordinator ISM) Forfall: Per Nafstad (UiO), Steinar Tretli (Kreftregisteret), Helle Margrete Meltzer (FHI) Saksliste Sak nr.: Arkivref.: Tittel/beskrivelse: 01-2013 2013/352 Godkjenning av innkalling og dagsorden Innkalling og dagsorden ble godkjent. 3 nye orienteringssaker ble meldt inn på dagsorden. I tillegg ble 4 punkter i sak 04-2013 gjort om til saker. EPINORs leder Elisabete Weiderpass Vainio representerte også Kreftregisteret i møtet. 02-2013 Referat og orienteringssaker 02.01: Oversikt over kontaktpersoner i EPINOR Avventer navn på adm.kontaktperson fra UiB. Oversikten oversendes også alle adm.kontaktpersoner. 02.02: Konsortieavtalen mellom partnerne status (muntlig) Alle samarbeidspartnerne har mottatt konsortieavtalen for signering. STAMI leverte ferdigsignerte avtaler på møtet. NTNU har merknad til ordlyd i avtalen, og Romundstad sjekker dette ut så snart som mulig, og gir tilbakemelding til Sandanger. Alle samarbeidspartnerne har fått frist til 15.06.13 med å levere ferdigsignerte avtaler til UiT. UiT har frist primo juli 2013 for oversendelse av disse til Forskningsrådet. 02.03: Administrativ koordinator for EPINOR Administrativ koordinator Bente Schøning ble presentert for gruppen. Hun starter i jobben ca 01.08.13. 02.04: EPINORs hjemmeside/nettside Web-koordinator Kari Grønn ble presentert for gruppen. Hun skal bidra i arbeidet med å lage hjemmeside for EPINOR sammen med Schøning. NO-9037 Tromsø postmottak@uit.no http://uit.no Sentralbord: 77 64 40 00 Faks: 77 64 49 00
02.05: Oversikt over phd-emner i EPINOR En foreløpig oversikt over alle phd-emnene i EPINOR ble presentert. Administrativ koordinator oversender den foreløpige listen til de faglige og administrative kontaktpersonene i EPINOR slik at denne kan korrigeres og tilføyes flere emner. Samarbeidspartnerne bes melde inn aktuelle phdemner innen 15.09.13. 03-2013 Konstituering av Styringsgruppen for EPINOR Styringsgruppen for EPINOR består av følgende personer: Partner Universitetet i Tromsø Universitetet i Bergen Universitetet i Oslo Avd. for biostatistikk Universitetet i Oslo Avd. for samfunnsmedisin NTNU Universitetet i Stavanger Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI) Kreftregisteret Folkehelseinstituttet (FHI) Phd-studentene Navn Leder EPINOR og styringsgruppen Faglig koord repr. i styringsgruppen Vararepresenant Elisabete V. Weiderpass Torkjel Sandanger Rolv Skjærven Magne Thoresen Per Nafstad Pål Romundstad Ingvild dalen Karl-Christian Nordby Ingrid Sivesind Mehlum Steinar Tretli Helle Margrete Meltzer Therese Haugdal Nøst, UiT Sekretær for styringsgruppen er administrativ koordinator ved UiT. Styringsgruppens faste representanter bes melde inn vararepresentant innen 15.09.13 til administrativ koordinator for EPINOR. 04-2013 Fremdriftsplan for etablering av forskerskolen EPINOR. Prioriterte oppgaver høsten 2013 Styringsgruppen for EPINOR godkjenner følgende reviderte fremdriftsplan for forskerskolen høsten 2013 og våren 2014: Aktiviteter Høst Vår 2014 2013 Formalisering av styringsgruppen Godkjenne kursporteføljen Identifisere behov for nye kurs Melde inn forskningsgrupper Opptak phd-kandidater Første PhD samling (NOFE Sommarøy) Okt/nov Advisory board meeting/steering group meeting (formalisering) Nettside på plass okt 2
Mål og evalueringsplan for EPINOR Veilederforum Retningslinjer for økonomisk støtte til deltakelse på EPINOR-aktiviteter Instruks/konkretisering av oppgaver til administrative personer hos samarbeidspartnerne Punktene i saksfremlegget som omhandler Første phd-samling for EPINOR, Advisory Board, Veilederforum, Mål og evalueringsplan og Retningslinjer for økonomisk støtte til deltakelse på EPINOR-aktiviteter omgjøres til egne saker på dagens dagsorden. 05-2013 Innmelding av forskningsgrupper til EPINOR Styringsgruppen for EPINOR går inn for å innmelde forskningsgrupper i forskerskolen. En forskningsgruppe skal ha en forskningsprofil som passer inn i EPINOR sin fagprofil, og ha en gruppeleder med en egen forskningsgruppe (seniorforsker med sin egen forskningsprofil og som har formelt veiledningsansvar for en eller flere andre medarbeidere). For å bli medlem av forskerskolen EPINOR skal forskningsgruppen: ha som mål å melde inn èn eller flere PhD-studenter i EPINOR beskrive sin forskningsaktivitet og metodisk kompetanse overfor EPINOR, og tillate at dette kan publiseres elektronisk og skriftlig ta aktivt del i aktiviteter som drives i regi av EPINOR jfr konsortieavtalen bidra med sin kompetanse til fellesskapet i EPINOR jfr konsortieavtalen Styringsgruppen vedtar at fremlagte skjema Innmelding av forskningsgrupper, med de forslag til endringer som kom fram i møtet, benyttes ved registrering av forskningsgrupper i nettverket. Administrativ koordinator gjør skjemaet tilgjengelig på EPINORs hjemmeside når denne blir operativ tidlig høst 2013. I mellomtiden sendes skjemaet til kontaktpersonene ved alle samarbeidspartnerne slik at innmelding av forskningsgrupper kan starte opp umiddelbart. Frist for å melde inn forskningsgrupper settes til 01.09.13. 06-2013: Innmelding/opptak av phd-kandidater til EPINOR Styringsgruppen for EPINOR vedtar at PhD-studenter som tas opp i EPINORforskerskole skal normalt være tilknyttet en forskningsgruppe som er medlem av EPINOR. Ved innmeldingen skal det være dokumentert at PhD-studenten er tatt opp på et PhD-program ved en av utdanningsinstitusjonene i nettverket. Styringsgruppen vedtar at fremlagte skjema Opptaksskjema EPINOR - PhDstudenter, med de endringer som fremkom i møtet, benyttes ved innmelding/registrering av PhD-kandidatene i nettverket. Hovedveileder/forskningsgruppeleder er ansvarlig for å sende inn skjemaet til UiT v/faglig- og/eller administrativ koordinator for EPINOR. Administrativ koordinator gjør skjemaet tilgjengelig på EPINORs hjemmeside når denne blir operativ tidlig høst 2013. I mellomtiden sendes skjemaet til 3
kontaktpersonene ved alle samarbeidspartnerne slik at innmelding av phdstudenter kan starte opp umiddelbart. 07-2013 Mål og evalueringsplan for forskerskolen Følgende momenter ble drøftet uten at noe vedtak ble fattet:: Mål for forskerskolen: - Phd-studentenes deltakelse i nettverket: Hvor mange phdstudenter deltar i nettverket fordelt på nasjonale og internasjonale kandidater. Hvilke internasjonale institusjoner deltar med kandidater? - Opparbeide Internasjonalt nettverk: Hvor mange internasjonale nettverk har EPINOR klart å opparbeide? - Nettverksmobilitet: Utvidet kontaktflate mellom de epidemiologiske miljøer internasjonalt. Hvor mange utvekslingsaktiviteter klarer EPINOR å etablere på den internasjonale arenaen? I hvilken grad benytter phd-studentene og øvrige fagpersoner seg av disse nettverkene og aktivitetene? - Statistikk over mobilitet og kurs ved andre institusjoner. - Gjennomføringstiden til PhD-studentene? - Publikasjoner; Impactfactor i 2012, og en ny i år 2014? - Veiledningskvaliteten? Rekrutteringstiltak: Det lages 1-sides motiverende informasjonsnotat rettet mot nye phd-studenter. Dette notatet skal vise til alle fordelene ved å være med i forskerskolen. Faglig koordinator tar ansvar for dette. Tiltak for å øke utveksling mellom lærestedene/samarbeidspartnerne: Ett av målene for EPINOR er å øke utvekslingen mellom lærestedene i nettverket. EPINOR vil anbefale at phd-kandidatene søker om å få en av veilederne (biveileder) fra en av de andre samarbeidspartnerne i EPINOR. To phd-kandidater kan da jobbe i samme prosjekt med veileder fra begge utdanningsinstitusjonene. Et eksempel er samarbeid om artikler for eksempel 4 artikler der hver phd-kandidat skal vise til 2 førsteforfatterartikler og 2 annenforfatterartikler. Styringsgruppen utreder nærmere en slik mulighet bl.a. må publiseringskravene ved de respektive utdanningsinstitusjonene være slik at de gjør dette mulig. 08-2013 09-2013 Logo for EPINOR Styringsgruppen for EPINOR godkjenner fremlagte forslag som EPINOR sin logo. Faglig- og administrativ koordinator ved UiT jobber videre med fremlagte logo slik at bokstavene EPINOR kommer tydelig frem når logoen forminskes. Møteplan høst 2013 og vår 2014 Styringsgruppen for EPINOR vedtar følgende møteplan høst 2013 og vår 2014: HØST 2013 VÅR 2014 25. november 2013 i Bergen (UiB) Bestemmes senere. De administrative kontaktpersonene hos samarbeidspartnerne inviteres med på 4
møtet høsten 2013. 10-2013 Første phd-samling/-arrangement i regi av EPINOR Styringsgruppen for EPINOR går inn for at EPINOR sitt første samlingspunkt skal være NOFE-seminaret på Sommarøya i Tromsø fra 31.10.13 til 01.11.13. Seminaret utvides med 1,5 dag tilegnet EPINOR. Faglig koordinator lager forslag til faglig program. På seminaret skal phd-studentene også presentere egne prosjekter. Formidlingspris til beste studentpresentasjon vurderes. EPINOR-studentene vil få dekket minimum 50% av kostnadene ved deltakelse på seminaret. 11-2013 Advisory Board Faglig koordinator sirkulerer forslag til internasjonale fagpersoner som vil egne seg som medlemmer i et Advisory Board for EPINOR. Dette må fortrinnsvis være personer som er høyt profilert innenfor fagfeltet, og som EPINOR kan knytte nettverk med i forhold til mobilitet av phd-kandidater og veiledere i forskerskolen. Saken settes opp på dagsorden på neste møtet i Styringsgruppen. 12-2013 13-2013 Veilederforum Saken settes opp på neste møte (november 2013) i Styringsgruppen. Foreløpige retningslinjer for økonomisk støtte for deltakelse på aktiviteter i regi av EPINOR I og med at man på nåværende tidspunkt ikke har oversikt over antallet phdkandidater i EPINOR, er det vanskelig å fastsette endelige retningslinjer for økonomisk støttet til deltakelse på ulike aktiviteter jfr. sak 04-2013. Inntil videre vedtar Styringsgruppen at følgende skal gjelde: EPINOR vil dekke ca 50% av kostnadene for deltakelse på seminar, phd-kurs, fagkonferanser, sommerskoler og lignende. Phd-studenten må formelt søke om støtte til deltakelse på aktiviteter anbefalt av EPINOR. Ved søknaden skal ligge budsjett, program for konferansen/seminaret/sommerskole/phd-emnet, og en faglig vurdering av søknaden med hensyn til gjennomførbarhet, kvalitet og betydning for phdstudentens prosjekt. Den faglige vurderingen gjøres av hovedveileder. Søknaden med vedlegg sendes til administrativ koordinator EPINOR i rimelig tid forut for reisen/aktivitetens oppstart. EVENTUELT Til møtet i Styringsgruppen ultimo november/primo desember 2013 er det ønskelig at følgende punkter settes opp på dagsorden: Innlemming av andre norske epidemiologiske fagmiljø i EPINOR, for eksempel Universitetet for miljø- og bovitenskap på Ås. 5
Administrative kontaktpersoner i EPINOR. Hva forventes av administrativ støtte til nettverket? Retningslinjer for økonomisk støtte til deltakelse på sommerskole, fagkonferanser, phd-kurs m.m. for phd-kandidater i EPINOR. Hva med phd-studenter med kontorsted i utlandet? Hva med phdstudenter der prosjektfinansiering opphører? Tromsø, 07.06.13 Åshild Tempel Administrativ koordinator 6