Tittel: KRAVSPESIFIKASJON DRIFTS- OG VEDLIKEHOLDSINSTRUKS Trondheim eiendom KVALITETSSIKRINGSSYSTEM Lagret som: KS00002 Filformat: DOC Dato godkjent: Utført av: NR KS00002 Revisjon: 1.1 / 10.09.2010 Side: 1 ORIENTERING... 1 2 GENERELT... 1 3 MOTTAK OG KONTROLL AV DOKUMENTASJON... 1 4 DOKUMENTASJON... 2 5 MAPPESTRUKTUR MED INNHOLD... 3 6 HENVISNINGER... 4 7 VEDLEGG... 4 1. ORIENTERING Denne kravspesifikasjonen erstatter alle tidligere retningslinjer vedr. utarbeidelse av drifts- og vedlikeholdsinstrukser. Kravspesifikasjonen definerer et minimum detaljnivå på dokumentasjonene, når dokumentasjonene skal foreligge, rutiner for innsamlingsprosessen og aktørenes ansvar. Kravspesifikasjonen bygger på RIFs mal for innsamling av FDV-dokumentasjon. FDV leveransen er å anse som er del av kontraktsarbeidene på linje med resten av leveransen, og mangelfull FDV-dokumentasjon regnes som en vesentlig mangel. Instruksen skal settes sammen av entreprenør dersom ikke annet er avtalt. Entreprenør plikter å skaffe frem all nødvendig dokumentasjon for slike instrukser. Der det er delte entrepriser må det i prosjektet etableres en FDV-koordinator som syr sammen FDV dokumentasjonen fra de forskjellige entreprisene til den felles dokument- og mappestruktur. 2. GENERELT Entreprenør skal i prosjektet planlegge, og legge til rette for overføring av nødvendig informasjon fra prosjektet til Trondheim eiendom på en måte som sikrer effektiv forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling. All dokumentasjon skal fortrinnsvis være på norsk. Dersom dokumentasjon oversettes til norsk fra et annet språk, har Trondheim eiendom rett til å få overlevert også et komplett sett dokumentasjon på originalspråket uten ekstra kostnad. Målsettingen at all dokumentasjon og utveksling av informasjon skal foregå digitalt via EDB-baserte systemer. Det betyr at all dokumentasjon som produseres, skal foreligge på digitale formater som muliggjør hensiktmessig bruk av digital dokumentasjon i Trondheim eiendoms systemer. 3. MOTTAK OG KONTROLL AV DOKUMENTASJON Forslag til FDV-dokumentasjonen skal overleveres Trondheim eiendom for kontroll 1 mnd før overtakelse og dokumentasjonen skal overleveres være komplett inkl. protokoller, tegninger etc. ved overtagelsen. Ved eventuelle feil og mangler vil entreprenør få dokumentasjonen i retur for oppretting.
Oppretting skal foretas av entreprenør innen 2 uker etter at dokumentasjonen er kontrollert første gang om ikke annet er avtalt. Entreprenør er ansvarlig for å avsette nødvendig tid for oppretting slik at dokumentasjonen kan godkjennes innenfor fristen. Dokumentasjonen skal overleveres elektronisk og med innhold og mappestruktur som beskrevet i denne kravspesifikasjonen. Et utvalg av dokumentasjonen skal også overleveres i en driftsperm. Innholdet i denne avgjøres av entreprenør og Trondheim eiendom i fellesskap. Det skal også utarbeides en komplett papirutgave over all overlevert FDV-dokumentasjon for lagring i fjernarkiv. Dokumentasjon på papir skal leveres i A4 hvite plast ringpermer med 4 hull uten firmareklame. Permene skal ikke fylles mer enn 80%. På tegninger benyttes hullforsterkere. Permene deles inn i samme inndeling som den elektroniske mappestrukturen. På permryggen skal prosjektnummer, byggnavn, og evt. byggnummer, fag, permnummer og innhold komme fram. 4. DOKUMENTASJON Det skal utarbeides drifts- og vedlikeholdsinstrukser for alle leveranser. Inndeling av fag skal følge bygningsdelstabellens fagområder (NS 3451). Normalt skal all informasjon legges inn i mappestrukturen på 2-siffernivå. Dersom anlegget er lite, eller entrepriseinndeling gjør dette naturlig kan inndelingen avvikes noe. Dette avklares i hvert enkelt tilfelle med Trondheim eiendom i forkant av utarbeiding av dokumentasjonen. Entreprenør skal overlevere en komplett, sammenstilt og enhetlig som bygget FDV-dokumentasjon inklusivt slik FDV-dokumentasjon fra eventuelle underleverandører eller under-/administrerte sideentrepriser. Dokumentasjonen skal omfatte all relevant dokumentasjon fra byggesaken som er nødvendig for å gi forvaltningsorganisasjonen tilstrekkelig informasjon om bygget og tekniske installasjoner. FDV dokumentasjonen skal være beskrevet på produktnivå for alle komponenter som krever spesiell drift og vedlikehold. Informasjonen skal være produktspesifikt. Det skal heller ikke legges ved generelle brosjyrer eller reklame. Med denne kravspesifikasjonen blir det distribuert en: Elektronisk mappestruktur som skal brukes. All informasjon skal legges inn under denne mappestrukturen. Det skal ikke endres navn på mapper. Det skal heller ikke tilføyes eller slettes mapper. Ingen av de distribuerte filene skal flyttes, slettes, eller endres navn på. Dokumentoversikt (Dokumentoversikt_FDV.xls). Alle dokumenter som legges inn i mappestrukturen under nivå 0, eller i mappestrukturen for fag (2-8) skal ha en egen linje i excel-arket, og det skal linkes fra excel-arket direkte til dokumentet. I excel-arket er det listet et minimum av dokumenter en forventer i leveransen fordelt pr. fag. De dokumentene som også skal stå i driftspermen skal avmerkes i kolonnen for Driftsperm. Materialspesifikasjon (Materialspesifikasjon_FDV.xls). Alle leverandører skal legges inn, samt system- og produktoversikt.
Orientering: Dette er et dokument som leverandøren skal utarbeide. Det skal inneholde generell, tverrfaglig informasjon om bygget/prosjektet med kortfattet nøkkeltall og informasjon som gir en rask oversikt over det aktuelle bygget/anlegget. 5. MAPPESTRUKTUR MED INNHOLD All tekstbasert dokumentasjon skal leveres i PDF-format. Regneark skal være Excel (.xls). Tegninger og skjemaer skal leveres i originalformatet, samt en kopi i PDF-format. Nivå 0 Rotmappen på nivå 0 har navn etter bygget. På første nivå i denne mappen skal følgende dokumenter ligge: 1. Dokumentoversikt ( Dokumentoversikt_FDV.xls ) 2. Utstyrs- og materialliste (Materialspesifikasjon_FDV.xls) 3. Orientering ( Orientering_FDV.doc ) Orienteringsdokumentet skal inneholde overordnet, kortfattet informasjon om prosjektet og bygget, kontaktinformasjon for entreprenør og rådgivere, kort teknisk beskrivelse med systeminformasjon og et eget avsnitt vedr. sikkerhet, helse og arbeidsmiljø ved fremtidige arbeider Dette avsnittet skal beskrive forhold som kan ha betydning for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø ved fremtidige arbeider med henvisning til dokumentasjonen som skal beskrive bygget eller anleggets konstruksjon og utforming, samt de byggeprodukter som er brukt. Beskrivelsen skal være i det omfang som er nødvendig for å ivareta sikkerhet, helse og arbeidsmiljø ved drift, vedlikehold, endring og riving, jfr. Byggherreforskriften 12. Nivå 1. Mappene 2 til 8: 2 Bygg 3 VVS 4 Elektroinstallasjoner 5 Automatsering 6 Andre installasjoner 7 Utendørs 8 Brann Mappene med undermapper er inndelt henholdsvis etter 1- og 2-siffernivå i Bygningsdelstabellen (NS 3451). I tillegg er 8 Brann tilføyd mappestrukturen. All dokumentasjon i mappene 2-8 med tilhørende undermapper (Nivå 2) skal være i PDF-format. Dette inkluderer også kopi av tegninger. Det presiseres at branntegninger skal utføres i henhold til Trøndelag brann- og redningstjenestes veiledning som lastes ned fra http://tbrt.no/ Mappe 9: 9 Tegninger DAK Her legges alle originalfilene med tegningsinformasjon inn. Dette innebærer at alle DAK-filer skal være korrekte med hensyn til filnavnkonvensjon, lagstrukturer, osv., som definert i egen DAK-manual. Alle filer skal leveres ukomprimert ved sluttleveranse. Originalfilene skal ikke føres inn i Dokumentoversikt_FDV.xls, men det skal lages en egen tegningsliste for alle fag.
Alle originaltegningene skal legges inn i en mappestruktur etter inndelingen: 2 Bygg 3 VVS 4 Elektroinstallasjoner 5 Automatsering 6 Andre installasjoner 7 Utendørs 8 Brann Mappe 10: 10 Originaldokumentasjon: Her legges en ekstra sikkerhetskopi av all FDV-dokumentasjon som er utarbeidet i prosjektet. Dokumentene her skal ikke føres inn i Dokumentoversikt_FDV.doc. Mappe 11: 11 Revisjoner: Denne mappen er til bruk for FDV-dokumentasjon i forbindelse med ombygginger, utskiftninger etc. etter at bygget er tatt i bruk første gang. 6. HENVISNINGER Trondheim eiendoms prosjekteringsanvisninger og kravspesifikasjoner RIFs FDV norm for bygninger NS 3451 Bygningsdelstabell 7. VEDLEGG Elektronisk mappestruktur (FDV-dokumentasjon.zip) med Excel-filer for dokumentoversikten, leverandøroversikten og produktoversikten.