AVTALE OM ÅRSPLANLEGGING OG ÅRSTURNUS Versjon 2.0 Revidert avtale for Levanger kommune, Helse- og Omsorgstjenesten gjeldende for 2018
Innhold 1. Innledning... 2 2. Mål og hensikt... 2 3. Arbeidstid... 3 4. Protokoll... 3 5. Hjemmelsgrunnlag for utarbeiding av årsplan... 3 6. Utarbeidelse og endring... 3 7. Eksempel på Bemanningsplan vs. Årsplan... 4 8. Ferie... 4 9. Milepæler for Årsplanlegging og årsturnus 2018... 5 10. Døgn- og ukeskillet... 5 11. Ytre ramme for arbeidstid... 6 12. Søndager... 6 13. F3 dager (F5)... 7 14. Annet... 7 14.1 Leger ansatt i institusjonstjenesten... 7 14.2 Stillinger med Dagarbeidstidsordninger... 7 14.3 Stillinger tilknyttet sengeavdeling ved Staup med døgnkontinuerlig drift... 8 15. Gyldighet... 8 6. november 2017 1
1. Innledning Denne avtale, «Avtale om årsplanlegging og årsturnus» (Versjon 2.0), må leses og sees i sammenheng med «Rammeavtale av 27. oktober 2016». (Versjon 1.0). Versjon 2.0 er revidert og videreutviklet med bakgrunn i erfaringer og drøftinger knyttet til versjon 1.0. Se vedlegg for evalueringer, kommentarer og drøftinger. «Avtale om årsplanlegging og årsturnus» er inngått etter drøftingsmøter gjennomført 23, 26 og 27 oktober 2017. 2. Mål og hensikt Levanger kommune ved Helse og Omsorgstjenesten viderefører ordningen med årsplanlegging og årsturnus for alle ansatte og alle yrkesgrupper på Staup helsehus og Ytterøy helsetun. Nytt fra og med år 2018 vil være årsturnus på «Nye Breidablikktunet Omsorgssenter». Det er et langsiktig mål at arbeidstiden for alle ansatte i Helse og Omsorgstjenesten skal være en del av en årsplan og med årsturnus. Utrulling til andre enheter og andre avdelinger vurderes fortløpende. Alt kjent fravær planlegges og legges inn i Årsturnusen, slik at antall medarbeidere og hvilken kompetanse som er tilgjengelig på jobb vises, og at aktiviteten og ressursforbruket planlegges etter dette. Årsplan er en langsiktig metode for bemanningsplanlegging der behandling, aktiviteter og arbeidsoppgaver i en arbeidsplanperiode blir styrende for fordelingen av kompetanse og ressurser. Årsplanen kjennetegnes ved at arbeidsgiver skriver forslaget til årsturnus etter innspill fra de ansatte i enheten. Av aktiviteter som skal legges inn som en del av en årsplan vil det være personalmøter, brannøvelser, HMS-dager og internundervisning. Men det er også viktig å kartlegge og planlegge pasientrettede aktiviteter gjennom dag, uke og år. Et viktig prinsipp er at obligatoriske og prioriterte aktiviteter blir en del av den ansattes ordinære arbeidstid i Årsturnusen. Som hovedregel utarbeides årsplanen med en årsturnus for ett år for alle ansatte Grunnlaget for beregning av gjennomsnitt og årstimetall er 52 uker (med ferie) Trekkgrunnlaget for ferie tilsvarende stillingsstørrelse Oppstart Årsturnus i 2018 settes til 15. januar 2018 Årsturnus for 2018 skal evalueres/revideres 2 ganger. Evaluering og revidering skal være ferdig innen 1.juni 2018 og innen 15. september 2018. Slike justeringer og endringer for ansatte skjer med 14 dagers varsel Oppstart evaluering 2018 og planlegging for 2019 skal starte med første drøftingsmøte innen 1. september 2018. Avvikling av ferie og planlagt fravær i forbindelse med kompetansetiltak, permisjoner og lignende skal legges inn for hele året ved start av nytt år. Kommunens permisjonsreglement, AML og HTA er gjeldende for fravær fortløpende gjennom året. «Det skal som hovedregel tilsettes i full stilling.» HTA 2.3.1 6. november 2017 2
Et av målene med innføring av årsplanlegging og Årsturnus er å imøtekomme HTA intensjon om retten til hel stilling. Med dette vil en også bedre kunne legge til rette for blant annet at arbeidsgiver oppnår en effektiv tjeneste, arbeidstakerne får gode arbeidsmiljø og pasienter og brukere vil merke bedre kvalitet i tjenestene som ytes. Tilsetting i hele stillinger vil også redusere utfordringene knyttet til uønsket deltid. 3. Arbeidstid I og med at årsplanlegging omfatter alle ansatte, innebærer dette at årsplanene vil måtte inneha ansatte med ulike arbeidstidsordninger. Dette vil også vise seg i Årsturnusen, ved at ansatte kan ha ulik arbeidstid. Arbeidstiden følger de til enhver tids bestemmelser som er førende, jfr. HTA 4. Dette gjelder også særavtalen for fysioterapeuter og lokal avtale for legene. Se vedlegg. Dette medfører at en ved årsplanlegging og årsturnus må ivareta ulike ansatte med ulike arbeidstidsordninger. 4. Protokoll Denne «Avtale om årsplanlegging og årsturnus» og protokoll regulerer de førende prinsippene for hvordan arbeidsplaner med Årsturnus planlegges og gjennomføres ved Staup helsehus, Ytterøy helsetun og «Nye Breidablikktunet Omsorgssenter». Avtale om Årsturnus foreligger når det er oppnådd enighet om AML 10-5 Gjennomsnittsberegning av arbeidstiden over et år, AML 10-3 Arbeidsplan og AML 10-8 Daglig og ukentlig arbeidsfri og begge parter har undertegnet disse. «Avtale om årsplanlegging og årsturnus» og årsturnus (turnusplanen) er uløselig knyttet sammen. Unntak; Ansatte i deltidsstillinger under 30 %, omfattes ikke av kompensasjon for F3-dager mellom mandag og fredag. 5. Hjemmelsgrunnlag for utarbeiding av årsplan «Avtale om årsplanlegging og årsturnus» er forankret ifht HA Del B 3-2. Hjemmelsgrunnlaget er AML 10-3 Arbeidsplan, 10-8 Daglig og ukentlig arbeidsfri og 10-5 Gjennomsnittsberegning av den alminnelige arbeidstid. Førende er også Helsepersonelloven 4 og 16 ang forsvarlighet og organisering av virksomheter. 6. Utarbeidelse og endring Å bygge en heltidskultur er avhengig av et kontinuerlig og tett samarbeid mellom partene, for å bygge felles holdninger og forståelse. Gjennom kontinuerlig evaluering, faste revisjonsdatoer og regelmessige møter mellom arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene skal det være mulig å skape denne heltidskulturen. 6. november 2017 3
7. Eksempel på Bemanningsplan vs. Årsplan En bemanningsplan skal ivareta et minimum av hva som trengs av kompetanse og ressurser gjennom hele døgnet, uka og året, basert på en aktivitetsplan. Årsturnusen skal i tillegg ivareta et estimert vikarbehov i forhold til sykefravær, ferie og svangerskap. I denne sammenhengen er det viktig å skille mellom bemanningsplan og årsturnus. Dette vil være gjenstand for lokale drøftinger for den enkelte avdelings Årsturnus. Årsverk i Bemanningsplan Eksempel på vekting 20 Sykefravær 10 % 2 Ferie 10 % 2 Svangerskap 10 % 2 Årsverk i årsturnus 26 8. Ferie I henhold til ferieloven er hovedferieperioden 1. juni 30. september. Det er viktig å utnytte denne perioden til det beste for både ansatte og arbeidsgiver. Med årsturnus skal behovet for ferievikarer være relativt mindre enn ved tidligere ordninger, men det vil fortsatt være noe behov for rekruttering av ferievikarer, derfor bør hovedferien søkes avviklet medio juni medio august. Som prinsipp skal Årsturnusen ivareta at den som avvikler sen hovedferie, avvikler 5 ferieuke tidlig på året, og motsatt. Årsturnusen skal over tid oppleves som rettferdig i henhold til at ansatte innvilges sine ferieønsker hver sin gang. Når det gjelder grunnlaget for beregning av ferietrekk, skal dette gjenspeile stillingsstørrelse og gjennomsnittlig belastning på natt, kveld og helg ellers i året. Avvikling av 6. ferieuke for de over 60 år følger bestemmelsene i ferieloven om 14 dagers varslingsfrist. 6. november 2017 4
Ferieloven Hovedferie Jan Feb Mars Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des 9. Milepæler for Årsplanlegging og årsturnus 2018 Moment Krav Frist Innledende drøftingsmøte med TV Avklaringer omkring frister, innspill 01.11.2017 og tilbakemeldinger De ansattes gis mulighet til å komme med sine særskilte behov og ønsker for årsplanperioden 2018, før arbeidsgiver ferdigstiller sitt forslag til årsturnus Ansvarlig leder organiserer hvordan dette skal organiseres og frister for tilbakemelding. 07.11.2017 Årsturnus pr avdeling utarbeides med tillitsvalgte for de respektive fagforeninger. Ved uforutsette endringer i personalgruppen og mindre driftsendringer må LK til enhver tid sikre en forsvarlig drift Ved større uforutsette endringer i personalgruppen og betydelige driftsendringer må LK sikre en forsvarlig drift. I slike situasjoner skal arbeidsgiver si opp gjeldende årsturnus, drøfte nødvendige tiltak med tillitsvalgte og utarbeide en ny årsturnus (ny avtale) som trenger godkjenning og underskrift Aktivitetsplan må utarbeides for hver avdeling som tar inn over seg eksterne og interne aktiviteter som påvirker bemanningen. For eks. HMS-dager, internundervisning, personalmøter o.s.v Bemanningsplan drøftes på bakgrunn av aktivitetsplan og behov for kompetanse Arbeidsgivers forslag til årsplan, basert på aktivitetsplan og bemanningsplan, skal utarbeides og drøftes med de tillitsvalgte Endelig årsturnus skal være tilgjengelig senest 4 uker før den er gjeldende for 2018 Endringer i Årsturnusen gjøres i tilknytting til revisjonsdatoene. Revidert årsturnus skal være tilgjengelig senest 14 dager før den er gjeldende jfr. AML 10-3 15.12.17 Presisering: 4 uker for 2018, 8 uker for 2019, skal da være underskrevet av TV Avtalen og Årsturnusen skal på ny signeres av TV. 10. Døgn- og ukeskillet Døgnskillet er kl 00.00, og ukeskillet er mandag kl 00.00 6. november 2017 5
11. Ytre ramme for arbeidstid Partene er enige om at det skal arbeides med å gjøre arbeidstidsordningene fleksible og individuelt tilpasset. Dog er det en forutsetning for alle at arbeidstiden er forutsigbar. Denne avtalen regulerer følgende; Den alminnelige arbeidstiden skal ikke overstige 10 timer i løpet av 24 timer Avvik på Ytterøy på grunn av fergetider Den alminnelige arbeidstiden skal ikke overstige 48 timer i noen enkelt uke. Dog legges en begrensning på maksimalt 43 t/u i snitt over 6 uker. Uketimetallet vil til enhver tid vurderes i forhold til stillingsstørrelse og arbeidsbelastning. Unntak gjøres for legene som ved arbeidshelg kan ha maksimal arbeidstid på 52,5t uke. Legenes arbeidstid faller likevel innenfor kravet om maksimalt 43t/u i snitt over 6u. Daglig hviletid mellom to vakter i arbeidsplanene skal være på minimum 9 timer Sammenhengende ukentlig fritid skal planlegges med minimum 35 timer og skal strekke seg over et helt døgn Unntak gjøres for legene som ved arbeidshelg kan ha sammenhengende hviletid på kun 16,5t. For de legene som ønsker det planlegges imidlertid en hvileperiode på minst 40t i samme arbeidsuke som helgejobbing skjer. Årsturnus lages med 3-delt skift/turnus. Alle ansatte som berøres av Årsturnusen må minimum arbeide 2 skift. Dette innebærer for eksempel at ingen ansatte arbeider bare om natta. Unntak gjøres for legene som har dagtidsarbeid med fleksitidsavtale samt deltakelse i helgevaktordning med arbeid hver 5 helg. Arbeidsgiver ønsker å motivere ansatte til frivillig arbeid i tredelt turnus. Arbeid i tredelt turnus godtgjøres med kr 10 000,- for hver års turnusperiode, og skal evalueres før hver ny periode. Ekstra godtgjøring for arbeid i tredelt turnus utbetales med 1/12 hver måned, og er pensjonsgivende og grunnlag for feriepenger. Derfor blir dette også en del av trekkgrunnlaget ved utbetaling av feriepenger i juni. Ytterøy helsetun kan lage egen protokoll som ivaretar øyas behov og tilpassing til fergetider Legene knyttet til Staup helsehus har egen særordning for beredskap KAD og telefonberedskap ut over ordinær dagarbeidstid se vedlegg 12. Søndager Som hovedregel planlegges Årsturnusen for alle ansatte med minimum 18/52 søndager/helger i året. Men en (1) av disse helgene planlegges til en periode av året hvor den ansatte avvikler ferie, slik at alle ansatte innvilges minst en (1) helg med ferie. Unntaksvis kan det planlegges med arbeid to påfølgende søndager. Arbeidstakere kan frivillig arbeide inntil 21 søndager i året. Dette utløser en ekstra godtgjøring for arbeid på søndag nr. 19/52, 20/52 og 21/52 tilsvarende kr 10 000,- pr helg. Ekstra godtgjøring for arbeid på helg og søndag utover minimumskravet utbetales med 1/12 hver måned, og er pensjonsgivende og grunnlag for feriepenger. Derfor blir dette også en del av trekkgrunnlaget ved utbetaling av feriepenger i juni. Ekstra arbeidsbelastning på helg utover minimumskravet på 18 helger/søndager skal evalueres individuelt før hver årsturnus. 6. november 2017 6
13. F3 dager (F5) Det er gjennomsnittsberegning av bevegelige høytidsdager som gjelder, jf. AML 10-10 (4). For hele stillinger betyr dette fri halvparten av disse bevegelige høytidsdagene. Ansatte i deltidsstillinger under 30 %, omfattes ikke av kompensasjon for F3-dager mellom mandag og fredag. Fri på bevegelige høytidsdager som faller på mandag-fredag vektes med 7,5 t. og inngår dermed i det totale timetallet pr år. Innen medio september skal det foreligge en oversikt over bevegelige høytidsdager som faller på mandag-fredag kommende kalenderår. I henhold til AML 10-10 kan arbeidsgiver og arbeidstaker slutte skriftlig avtale om arbeid på søn- og helgedager mot tilsvarende fri på andre dager som i henhold til arbeidstagerens religion er helgeeller høytidsdag. Erstatningsfridag(er) som F5, er ikke aktuelt ved bruk av årsturnus. Ansatte gis anledning til å ønske seg avspasering i stedet for utbetaling av høytidstillegg. Det valget som tas blir bundet for ett år, men kan forandres ved revideringsdato. 14. Annet Denne avtalen gjelder for 2018 og skal evt. justeres på bakgrunn av en evaluering før utgangen av august 2018, og før ny turnus i 2019. Avtalen har en gjensidig oppsigelstid på 3 mnd. 14.1 Leger ansatt i institusjonstjenesten Legenes arbeidstid reguleres i egen tilleggsprotokoll, etter avtale 010217. Legene har dagarbeidstid med fleksitidsordning. Ved 100% stilling inkluderes følgende i ordinær arbeidstid: a. Arbeid lørdag+søndag hver 5 helg i tidsrommet 0750-1530 b. Telefonberedskap kl 1530-2100 8-9 ukedagskvelder i løpet av en 5-ukersperiode (3-delt beredskap) Arbeid helg- og høytidsdag kompenseres med 1,5 dag ledighet per dag jobbet. Telefonberedskap kompenseres med 1 dag ledighet per 5-ukersperiode. Ved fravær og høytider kan arbeidsgiver pålegge arbeidstaker arbeid ut over punkt a og b. Dersom slikt arbeid ikke kan tas ut i ledighet, kompenseres dette med 100% overtid. 14.2 Stillinger med Dagarbeidstidsordninger Ergo- og fysioterapeuter tilknyttet Avdeling Ergo-fysioterapitjenesten for voksne og ansatte ved Frisklivssentralen som flytter sitt kontorsted til Staup Helsehus, fortsetter med nåværende dagarbeidstidsordning og fleksitidsordning. Gjelder også særordning for fysioterapeuter med 36 timers uke. Rammeavtalen medfører ingen endring for disse stillingene når det gjelder arbeidstidsordninger, men stillingene omfattes av årsplanlegging for Staup helsehus, men ikke som en del av en turnus. 6. november 2017 7
14.3 Stillinger tilknyttet sengeavdeling ved Staup med døgnkontinuerlig drift Ansatte Ergo- og Fysioterapeuter ved avdelinger med døgnkontinuerlig drift jobber ordinær dagarbeidstid inklusive kvelds- og lørdagsarbeid for å ivareta ergo- og fysioterapifaglige oppgaver. Fri søndager- og helligdager. Arbeidstiden er en del av driften i sengeavdelingen og er underlagt årsplanlegging, men ikke som en del av en turnus. 15. Gyldighet Avtalen er underskrevet av følgende fagforeninger; Dato og sted; Levanger 06.11.17-6. november 2017 8
Vedlegg til «Avtale om årsplanlegging og årsturnus 2018» Evalueringer og kommentarer til «Rammeavtale for årsplanlegging» - drøftinger knyttet til «Avtale om årsplanlegging og årsturnus 2018» 1. Evalueringsmøte 06.10.17 Siden oppstart av årsplanlegging og årsturnus på Staup Helsehus og Ytterøy Helsetun fra 16. januar 2017, har det fortløpende pågått evalueringer og avdelingene har gjort seg sine erfaringer. Erfaringer for både arbeidstakere og arbeidsgiver, som vi som organisasjon må ta lærdom av og finne løsninger på. Siden Levanger kommune forut for dette året (2017) hadde ingen erfaring med årsplanlegging og årsturnus, har det vært vanskelig å forutse noen av utfordringene som påløp underveis. Det har eksempelvis vært utfordringer knyttet til tekniske løsninger i turnusprogrammet Notus for hvordan dette løser bruk av årsturnus, og det har også vært utfordringer knyttet til hva som kan, eller skal, ligge som trekkgrunnlag for ferie. Videre må en se på hvordan en beregner årstimetall, beregning av tredelt turnus og beregning av vaktbelastning ved avvikling av ferie. Disse tekniske utfordringene skal det finnes bedre løsninger for i årsturnus for 2018. Det viser seg også at det vil være viktig med kjente og fastsatte revisjonsdatoer gjennom året, slik at både arbeidsgiver og arbeidstaker kan justere turnusen 2 ganger i løpet av året, i tilfelle forutsetningene og behovene endrer seg. Bruk av årsturnus har medført en forutsigbarhet i forhold til de ansattes fritid, men også delte erfaringer med en langsiktig planlegging. Tilbakemeldinger går også på positive erfaringer med bedre kontinuitet og helsefremming med årsturnus. På Ytterøya trekkes spesielt frem de positive erfaringene med det at årsturnus har gitt en veldig forutsigbar fordeling av kompetanse gjennom hele året. Og ikke minst det at årsturnus har medført at uønskede deltidsstillinger ikke eksister lengre! Alle ansatte på Ytterøy har den stillingsstørrelsen de ønsker seg. Det viser seg også at «Rammeavtalen» er blitt lagt merke til utover kommunegrensa, og det kommer flere henvendelser fra andre kommuner som er interessert i den jobben som er gjort. Det som andre spesielt er opptatt av er kommunens ekstra godtgjøring for arbeid på helg ut over minimum og tredelt turnus. I et større samfunnsperspektiv er det flere eksempler på at heltidsatsningen har medført ekstern rekruttering som også har ført til etableringer, huskjøp, barnefødsler, befolkningsøkning, økt skatteinngang og bolyst. Det er ønskelig med mønster og forutsigbarhet for høytidsbelastning for neste år. Dette bør kunne løses bedre enn inneværende år. Ved åpning av Staup ble det planlagt med gradvis økning i bemanning i sammenheng med en tilsvarende gradvis økning i drift. Presset på tjenestene førte derimot til tilnærmet full drift umiddelbart, noe bemanningen ikke var dimensjonert for. Dette har ført til betydelige kostnader knyttet til innleie og overtid i perioder. Dette vil ha betydning for evalueringen nå i 2017, og derfor vil neste års evaluering, med full drift gjennom hele året, bli mere fullstendig. Oppstart Staup med for lav pleiefaktor og vakante stillinger har medført enormt press på tjenesten ifht forventning om mottak av utskrivningsklare pasienter, og som igjen påvirker holdninger til årsturnus. I dette ligger
det blant annet at en ikke har fått erfaringer knyttet til å benytte seg av at Årsturnusen skulle ivareta et stipulert vikarbehov på forhånd. Ser bedre ut til neste år. Det presiseres at intensjonen har vært, og at det for neste år også, skal være slik at godtgjøring for ekstra helge- og eller nattbelastning er pensjonsgivende inntekt. Slik avtalen foreligger nå, kan det være uklart hvordan en definerer og beregner hva som er rundturnus. Og hvordan beregnes dette ved oppstarter gjennom året? En stor suksess med denne satsningen på heltid og årsturnus, har vært omfanget av hele stillinger. Staup Helsehus, inklusive Innherred Interkommunale legevakt, har pr utgangen av oktober totalt 80 hele stillinger i en tverrfaglig kontekst. På Ytterøya er det 7 hele stillinger, men der har alle ansatte med deltidsstillinger en ønsket stillingsstørrelse. Årsturnus og hele stillinger gir en helt unik mulighet for kontinuitet i kompetansen og grunnlag for gode arbeidsmiljø, samt forutsigbarhet. Motivasjonene knyttet til ekstra arbeid på helg av de faste ansatte, har også redusert behovet for flere ansatte i deltidsstillinger betydelig. Det må også jobbes grundigere med individuelle turnuser med stabil, forutsigbar og jevn belastning over hele året. Ved bruk av årsturnus som verktøy og som grunnlag for en satsning på hele stillinger, ser vi mer og mer av gode erfaringer knyttet til effektivitet, kvalitet og arbeidsmiljø, som ønsket og som forespeilet.
2. Generelle kommentarer Levanger kommune har gjennomgående forholdt seg til arbeidstidsordninger i helse og omsorgtjenesten med mye bruk av deltidsstillinger. Høy andel deltidsstillinger og bruk av vikarer svekker tjenestekvaliteten, gir ineffektiv drift og bidrar til uheldige ansettelsesforhold, som igjen har negativ innvirkning på rekruttering til tjenesten. Samhandlingsreformen har over de siste årene presset kapasiteten i tjenestene, medført nye oppgaver og økt arbeidsmengde. Oppgavene har blitt langt mer komplekse og det stilles økte og nye krav til tjenesten. Med dette blir også kommunens kompetanse til å imøtekomme økte krav og brukerbehov i tjenesten utfordret. I februar 2013 inngikk KS, Fagforbundet, Delta og NSF erklæringen «Det Store Heltidsvalget». Det er et stort arbeidskraftpotensiale i å redusere deltid og øke stillingene til de som i dag jobber innenfor helse- og omsorgstjenesten. Dette er avgjørende for å sikre kvalitet og tilstrekkelig kompetanse i tjenesten både i dag og i framtiden. Levanger kommune iverksatte et arbeid med bruk av årsturnus som virkemiddel for å fremme en satsning på hele stillinger. I dette ligger også en tro på at hele stillinger, kombinert med ønsket stillingsstørrelse skal bidra med bedre kvalitet i tjenesten, fremme kommunen som attraktiv arbeidsgiver, sikre kontinuitet i tjenesten for både pasienter og ansatte, fremme gode arbeidsmiljø og frigjøre mer tid til ledelse. Et mål med årsplanlegging og årsturnus er å utvikle en bærekraftig bemanningsplanlegging som tar høyde for variasjonene slik at det i større grad enn tidligere, er samsvar mellom planlagt og faktisk kompetanse og kapasitet i tjenestene. Å oppnå en heltidskultur vil være særdeles viktig for framtidens helse- og omsorgstjenesters evne til å løse sine oppgaver. Skal vi kunne rekruttere nødvendige og kompetente medarbeidere i framtiden, må utfordringen med deltid løses. Det er vanskelig å tenke seg at framtidens tjenestemottakere vil akseptere «hundre» ulike tjenesteytere i løpet av en «uke», og det er vanskelig å tenke seg at framtidens arbeidstakere vil akseptere deltid som den eneste muligheten. Demografien vil i nær fremtid presse kommunen i forhold til nødvendig rekruttering, og det er vanskelig å tenke seg at framtidens ungdom vil velge omsorgsyrker uten at vi kan tilby faste og hele stillinger. Vi må gjøre oss selv attraktiv som arbeidsgiver. Å utvikle en heltidskultur, handler om mer enn turnusordninger og å få helgene til «å gå opp». Det handler om holdninger, forankring, normer for «hvordan vi har det/gjør det hos oss». Å utvikle en heltidskultur handler i vesentlig grad om kulturendring og organisasjonsendring. Dette er ikke noe helse- og omsorgstjenesten kan gjøre alene. For å lykkes i dette arbeidet er det avgjørende med politisk vilje, tydelig ledelse, engasjerte tillitsvalgte og ansatte som jobber for samme mål i samme retning. For å oppnå varige resultater er forankring politisk og administrativt like viktig som lokal forankring gjennom gode prosesser som åpner for bred medvirkning. Arbeidet med heltidskultur er et langvarig og pågående utviklingsarbeid og kulturarbeid over lengre tid. For at kommunen skal være i stand til å ivareta tjenesteytingen til det beste for sine innbyggere, er det avgjørende med kompetente og stabile ansatte uken gjennom. Årsplanlegging og årsturnus i fremtiden må basere seg på at faste ansatte også dekker pasient/bruker- og kompetansebehovet på helg, i større grad enn i dag.
Ekstra arbeid på helg (og tredelt turnus) status pr oktober 2017 Antall (x) Kostnad (a) Erstatter (b) Årsverkskostnad (c) Effektivisering (c-a) Ytterøy helsetun 40 (x) x kr 10 000,- = Kr 400 000,- 40/17 = 2,4 årsverk 2,4 x kr 500 000,- = 1 200 000,- Kr 800 000,- Staup 107 (x) x kr 10 000,- 107/17 = 6,3 6,3 x kr 500 000 Kr 2 080 000,- Helsehus = kr 1 070 000,- årsverk = 3 150 000,- Forutsetningene er i sammenheng med en heltidsatsning og behovet for hele stillinger og antall personer. Årslønnskostnad satt til kr 500 000,- eksklusive pensjon og sosiale utgifter. For Staup sin del så viser dette at vi betaler kr 1 070 000 for en ressurs som vanligvis ville kostet kr 3 150 000,- og dermed har redusert kostnadene med 2 mill. Alternativt ville disse stillingene som her er effektivisert, vært midlertidig besatt i deltidsstillinger og ofte da med ufaglært arbeidskraft. Ustabilt, lite kontinuitet og med store ressurser brukt på å sørge for innleie av vikarer. Innvirkning på sykefravær status pr oktober 2017 Avdeling År Korttidsfravær Langtidsfravær Totalt Ytterøy 2016 1,9 % 3,1 % 4,9 % 2017 0,9 % 7,2 % 8,1 % BBT Sykehjem 2016 2,9 % 5,1 % 8,0 % Staup Helsehus 2017 2,1 % 3,7 % 5,8 % 3. Drøftinger Det er gjennomført tre (3) drøftingsmøter, 23, 26 og 27 oktober 2017, før enighet om «Avtale om årsplanlegging og årsturnus». Følgende er drøftet og kommentert som referat fra drøftingene. 6 ferieuke for de over 60 år er ikke kommentert i Versjon 1.0. Tilføres i versjon 2.0 uten avvik fra ferieloven, det vil si minst 14 dagers varsel. Viktig at det er forståelse for at stor nattbelastning gir mindre antall oppmøter såfremt dette gir uttelling i redusert antall timer arbeidstid ned til 33, 6 t uke. Mulighet for Høytidstillegg til avspasering planlagt fravær underbygger grunnlaget for hele stillinger. I årsturnus er det en fordel med å kunne planlegge for alt planlagt fravær. KS definerer rundturnus som reel rotasjon, 3-delt turnusarbeid hvor arbeidstiden dekker hele døgnet. ¼ av timene på andre tider enn natt. (1/3 av timene på natt, søndag og aften). Fagforeninger ikke enig i definisjonen. Partene enig om at det ikke tallfestes i avtalen et minimum av vakter på natt som grunnlag for ekstra godtgjøring for tre-delt turnus. Men det forventes i en planlagt årsturnus for ansatte som skal jobbe tre-delt turnus at belastningen på natt i gjennomsnitt vil ligge på 2 netter pr mnd., tilsvarende +/- 24 pr år. Erfaringer fra 2017 gjør at grunnlaget for 2018 blir 52 uker vaktbelastning som grunnlag for beregning av rundturnus og arbeidstid, samt grunnlag for feriepenger.
Beregning av F3 i forbindelse med helg og høytidsfri har vært gjenstand for drøfting. Arbeidsgiver ønsker en beregning i forhold til gjennomsnitt 35,5 timers uke, slik at helg og høytidsdager beregnes med 7,1 timer. Fagforeningene står på at så lenge man ikke vekter F5 dagene, men ser bort fra disse, må man vekte F3 dagene med 7,5 timer. Arbeidsgiver av den formening at F3 og F5 er to ulike ordninger for erstatningsfri, og har ingen sammenheng. Tidligere avsnitt angående avvik fra hovedregelen om tilsetting i full stilling, tas ut. Dette er regulert i arbeidsmiljøloven og ansettelsesreglement.
RAMMEAVTALE Rammeavtale for årsplanlegging i Levanger kommune, Helse- og omsorgstjenesten side 0
Innhold 1. Mål og hensikt... 2 2. Protokoll... 4 Unntak;... 4 3. Hjemmelsgrunnlag for utarbeiding av årsplan... 4 4. Utarbeidelse og endring... 4 5. Eksempel på Bemanningsplan vs. Årsplan... 5 6. Ferie... 5 7. Årsplan... 5 8. Døgn- og ukeskillet... 6 9. Ytre ramme for arbeidstid... 6 10. Søndager... 6 11. F3 dager... 7 12. Avvik fra hovedregel i HTA om tilsetting i full stilling... 7 13. Annet... 7 14. Gyldighet... 7 27. oktober 2016 1
1. Mål og hensikt Årsplan Levanger kommune ved Helse og Omsorgstjenesten innfører årsplaner/årsplanlegging som et hovedprinsipp for arbeidsplanleggingen for alle ansatte og alle yrkesgrupper. Alt kjent fravær planlegges og legges inn i årsplanen, slik at antall medarbeidere og hvilken kompetanse som er tilgjengelig på jobb vises, og at aktiviteten og ressursforbruket planlegges etter dette. Årsplan er en langsiktig metode for bemanningsplanlegging der behandling, aktiviteter og arbeidsoppgaver i en arbeidsplanperiode blir styrende for fordelingen av kompetanse og ressurser. Årsplanen kjennetegnes ved at arbeidsgiver skriver forslaget til arbeidsplan etter innspill fra de ansatte i enheten. Av aktiviteter som kan legges inn som en del av en årsplan, kan dette for eksempel være personalmøter, brannøvelser, HMS-dager og internundervisning. Men det er også viktig å kartlegge og planlegge pasientrettede aktiviteter gjennom dag, uke og år. Som hovedregel utarbeides årsplanen med en arbeidsplan for ett år for alle ansatte Årsturnus for avdelinger med døgnkontinuerlig drift utarbeides for ett år, med oppstart henholdsvis mandag første hele uke i januar Det er mulig å sette inntil 3 revisjonsdatoer i løpet av planperioden. Revisjonsdatoene fastsettes før årsplanen drøftes Avvikling av ferie og planlagt fravær i forbindelse med kompetansetiltak, permisjoner og lignende skal legges inn for hele året ved start av nytt år. Kommunens permisjonsreglement, AML og HTA er gjeldende for fravær fortløpende gjennom året. Det er et langsiktig mål at arbeidstiden for alle ansatte i Helse og Omsorgstjenesten skal være en del av en årsplan. I første omgang handler dette om de førende prinsippene for hvordan arbeidsplaner med årsplan planlegges og gjennomføres ved de nye tjenestestedene Staup og Åsen. Ordningen med årsplaner, aktivitetsplaner og Årsturnus skal evalueres før utrulling i andre avdelinger og enheter. Evalueringstidspunkt nærmere beskrevet i kap. 13. «Det skal som hovedregel tilsettes i full stilling.» HTA 2.3.1 Et av målene med innføring av årsplanlegging og Årsturnus er å imøtekomme HTA intensjon om retten til hel stilling. Med dette vil en også bedre kunne legge til rette for blant annet at arbeidsgiver oppnår en effektiv tjeneste, arbeidstakerne får gode arbeidsmiljø og pasienter og brukere vil merke bedre kvalitet i tjenestene som ytes. Tilsetting i hele stillinger vil også redusere utfordringene knyttet til uønsket deltid. I og med at årsplanlegging omfatter alle ansatte, innebærer dette at årsplanene vil måtte inneha ansatte med ulike arbeidstidsordninger. Dette vil også vise seg i årsturnusene, ved at ansatte kan ha ulike arbeidstidsordninger. 27. oktober 2016 2
Gjeldende særavtaler, 36 timer er ordinær arbeidstid for fysioterapeuter 27. oktober 2016 3
2. Protokoll Denne protokollen regulerer de førende prinsippene for hvordan arbeidsplaner med Årsturnus planlegges og gjennomføres ved Staup helsehus og Åsen omsorgssenter. Avtale om Årsturnus foreligger når det er oppnådd enighet om AML 10-5 Gjennomsnittsberegning, og AML 10-3 Arbeidsplan, og begge parter har undertegnet disse. Rammeavtale og turnusplan er uløselig knyttet sammen. Unntak; Ansatte i deltidsstillinger under 30 %, omfattes ikke av kompensasjon for F3-dager mellom mandag og fredag. 3. Hjemmelsgrunnlag for utarbeiding av årsplan Rammeavtalen er forankret ifht HA Del B 3-2. Hjemmelsgrunnlaget er AML 10-3 Arbeidsplan og 10-5 Gjennomsnittsberegning av den alminnelige arbeidstid. Førende er også Helsepersonelloven 4 og 16 ang forsvarlighet og organisering av virksomheter. 4. Utarbeidelse og endring Å bygge en heltidskultur er avhengig av en kontinuerlig og tett samarbeid for å bygge felles holdninger og forståelse. 27. oktober 2016 4
5. Eksempel på Bemanningsplan vs. Årsplan En bemanningsplan skal ivareta et minimum av hva som trengs av kompetanse og ressurser gjennom hele døgnet, uka og året, basert på en aktivitetsplan. Årsplanen skal i tillegg ta inn over seg et estimert vikarbehov i f.h.t sykefravær, ferie og svangerskap. I denne sammenhengen er det viktig å skille mellom bemanningsplan og årsplan. Dette vil være gjenstand for lokale drøftinger for den enkelte avdelings Årsturnus. Årsverk i Bemanningsplan Eksempel på vekting 20 Sykefravær 10 % 2 Ferie 10 % 2 Svangerskap 10 % 2 Årsverk i årsplan 26 6. Ferie I henhold til ferieloven er hovedferieperioden 1. juni 30. september. Det er viktig å utnytte denne perioden til det beste for både ansatte og arbeidsgiver. I f.h.t behovet for rekruttering av ferievikarer, bør hovedferien søkes avviklet medio juni august. Som prinsipp skal årsplanen ivareta at den som avvikler sen hovedferie, avvikle 5 ferieuke tidlig på året, og motsatt. Årsplan skal over tid oppleves som rettferdig i henhold til at ansatte innvilges sine ferieønsker hver sin gang. Ferieloven Hovedferie Jan Feb Mars Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des 7. Årsplan Moment Innledende drøftingsmøte med TV De ansattes gis mulighet til å komme med sine særskilte behov og ønsker for årsplanperioden før arbeidsgiver ferdigstiller sitt forslag til arbeidsplan. Arbeidsplanen pr avdeling utarbeides med tillitsvalgte for de respektive fagforeninger. Krav og frister Avklaringer omkring frister, innspill og tilbakemeldinger Ansvarlig leder organiserer hvordan dette skal organiseres og frister for tilbakemelding. Aktivitetsplan må utarbeides for hver avdeling som tar inn over seg eksterne og interne aktiviteter som påvirker bemanningen. For eks. HMS-dager, internundervisning, personalmøter o.s.v Bemanningsplan drøftes på bakgrunn av aktivitetsplan og behov for kompetanse Arbeidsgivers forslag til årsplan, basert på aktivitetsplan og bemanningsplan, skal utarbeides og drøftes med de tillitsvalgte Endelig årsplan skal være tilgjengelig senest åtte (8) uker før den er gjeldende. 27. oktober 2016 5
Ved uforutsette endringer i personalgruppen og mindre driftsendringer må LK til enhver tid sikre en forsvarlig drift Ved større uforutsette endringer i personalgruppen og betydelige driftsendringer må LK sikre en forsvarlig drift. I slike situasjoner skal arbeidsgiver si opp gjeldende arbeidsplan, drøfte nødvendige tiltak med tillitsvalgte og utarbeide en ny arbeidsplan. Endringer i årsplanen gjøres i tilknytting til revisjonsdatoene. Revidert årsplan skal være tilgjengelig senest 2 uker før den er gjeldende 8. Døgn- og ukeskillet Døgnskillet er kl 00.00, og ukeskillet er mandag kl 00.00 9. Ytre ramme for arbeidstid Partene er enige om at det skal arbeides med å gjøre arbeidstidsordningene fleksible og individuelt tilpasset. Denne rammeavtalen har følgende retningslinjer; Den alminnelige arbeidstiden skal ikke overstige 10 timer i løpet av 24 timer Den alminnelige arbeidstiden skal ikke overstige 48 timer i noen enkelt uke. Dog legges en begrensning på maksimalt 43 t/u i snitt over 6 uker. Uketimetallet vil til enhver tid vurderes i forhold til stillingsstørrelse og arbeidsbelastning Daglig hviletid mellom to vakter i arbeidsplanene skal være på minimum 9 timer Sammenhengende ukentlig fritid skal planlegges med minimum 35 timer og skal strekke seg over et helt døgn Årsturnus lages med 3-delt skift/turnus. Alle ansatte som berøres av årsturnusen må minimum arbeide 2 skift. Dette innebærer for eksempel at ingen ansatte arbeider bare om natta. Arbeidsgiver ønsker å motivere ansatte til frivillig arbeid i tredelt turnus/rundturnus. Arbeid i rundturnus godtgjøres med kr 10 000,- for hver årsturnusperiode, og skal evalueres før hver nye periode. 10. Søndager Hovedregelen er at det skal arbeides 17/52 søndager/helger i året. Unntaksvis kan det planlegges med arbeid to påfølgende søndager. Arbeidstakere kan frivillig arbeide inntil 20 søndager i året. Dette utløser en ekstra godtgjøring for arbeid på søndag nr. 18/52, 19/52 og 20/52 tilsvarende kr 10 000,- pr helg. Ekstra arbeidsbelastning på helg utover minimumskravet på 17 helger/søndager skal evalueres før hver årsturnusperiode. 27. oktober 2016 6
11. F3 dager Det er gjennomsnittsberegning av bevegelige høytidsdager som gjelder, jmf AML 10-10 (4). For hele stillinger betyr dette fri halvparten av disse bevegelige høytidsdagene. Ansatte i deltidsstillinger under 30 %, omfattes ikke av kompensasjon for F3-dager mellom mandag og fredag. Fri på bevegelige høytidsdager som faller på mandag-fredag vektes med 7,5 t. Innen medio september skal det foreligge en oversikt over bevegelige høytidsdager som faller på mandag-fredag kommende kalenderår. Ihht AML 10-10 kan arbeidsgiver og arbeidstaker slutte skriftlig avtale om arbeid på søn- og helgedager mot tilsvarende fri på andre dager som i henhold til arbeidstagerens religion er helgeeller høytidsdag. 12. Avvik fra hovedregel i HTA om tilsetting i full stilling AML 10-2 Helsemessige, sosiale eller andre vektige velferdsgrunner kan gi rett til fritak fra nattarbeid eller rett til redusert arbeidstid, men ikke hvis dette medfører vesentlig ulempe for arbeidsgiver. 13. Annet Denne rammeavtalen gjelder ut 2017 og skal evt. justeres på bakgrunn av en evaluering før utgangen av august 2017, og før ny turnus i 2018. Avtalen har en gjensidig oppsigelstid på 3 mnd. 14. Gyldighet Avtalen er underskrevet av følgende fagforeninger; Dato og sted; 27. oktober 2016 7
- Tilleggsprotokoll/Vedlegg til rammeavtale om årsplanlegging Stillinger med Dagarbeidstidsordninger Ergo- og fysioterapeuter tilknyttet Avdeling Ergo-fysioterapitjenesten for voksne og ansatte ved Frisklivssentralen som flytter sitt kontorsted til Staup Helsehus, fortsetter med nåværende dagarbeidstidsordning og fleksitidsordning. Gjelder også særordning for fysioterapeuter med 36 timers uke. Rammeavtalen medfører ingen endring for disse stillingene når det gjelder arbeidstidsordninger, men stillingene omfattes av årsplanlegging for Staup helsehus, men ikke som en del av en turnus. Stillinger tilknyttet sengeavdeling ved Staup med døgnkontinuerlig drift Ansatte Ergo- og Fysioterapeuter ved avdelinger med døgnkontinuerlig drift jobber ordinær dagarbeidstid inklusive kvelds- og lørdagsarbeid for å ivareta ergo- og fysioterapifaglige oppgaver. Fri søndager- og helligdager. Arbeidstiden er en del av driften i sengeavdelingen og er underlagt årsplanlegging, men ikke som en del av en turnus. 27. oktober 2016 8
27. oktober 2016 9