Saksliste generalforsamling i Buskerud Travforbund lørdag 11. februar 2012, kl 10.00 på Drammen Travbane. I henhold til lov for Buskerud Travforbund har følgende møterett på generalforsamlingen: 1. Valgte representanter fra hvert av medlemslagene. Hvert lag har rett til å møte med 1 representanter for de første 50 medlemmer over 16 år og 1 representant for hvert påbegynte 50. medlem over 16 år. 2. Styret med varamedlemmer og forbundets revisorer. 3. Medlemmer eller representanter for nedsatte utvalg. 4. Æresmedlemmer og personer med hederstegn innen travforbundet. 5. Forbundssekretæren. SAKSLISTE 1 Godkjenne innkallingen 2 Velge dirigent, referent, opptellingskomite og 2 personer til å undertegne protokollen 3 Styrets årsberetning 4 Revidert regnskap 5 Behandle innkomne forslag og saker 5.1 Godtgjørelser 5.2 Instruks for valgkomiteen s arbeid 5.3 Buskerudpokalen 5.4 Kobling av medlemsinfo og sportssystemet i DNT 5.5 Mønstringsløp 6 Fastsette medlemskontingenten 7 Aktivitetsplan 8 Budsjett 9 Valg BUSKERUD TRAVFORBUND 26. januar 2012 Ulf Johansen leder Birthe Austevoll forbundssekretær Buskerud Travforbund Generalforsamling 11.2.2012 Saksliste - Side 1
1 Godkjenne innkallingen Innkallingen godkjennes. 2 Konstituering Valg av dirigent. Forslag: Valg av referent. Forslag: Valg av opptellingskomité. Forslag: SAKSLISTE Valg av 2 representanter til å undertegne protokollen sammen med dirigenten. Forslag: 3 Årsberetning 2011 Det vises til årsberetning utarbeidet for perioden. Årsberetningen godkjennes. 4 Revidert regnskap 2011 Det vises til utarbeidet regnskap samt revisors beretning. 1. Resultatregnskap for Buskerud Travforbund 2011 fastsettes med et overskudd på kr 110 862. 2. Overskuddet foreslås disponert slik: Kr. 68 237 tilføres prosjekt rekruttering. Kr. 42 625 tilføres egenkapital. 3. Regnskapet godkjennes. Buskerud Travforbund Generalforsamling 11.2.2012 Saksliste - Side 2
5 Innkomne forslag og saker 5.1 Godtgjørelser Satsene har vært: a) Honorar til styrets leder kr. 3.000. b) Møtegodtgjørelse for leder, styrets øvrige medlemmer, vararepresentanter og innkalte utvalgsledere kr. 400 pr. møte. c) Reisegodtgjørelse etter Statens satser. Satsene foreslås uendret. 5.2 Instruks for valgkomiteen s arbeid Styrets forslag Instruksen foreslås godkjent. 5.3 Buskerudpokalen Styrets forslag Det må sendes skriftlig søknad innen 1.11 hvert år om tildeling av pokal. Styret forbeholder seg rett til å velge hvem den tildeles. 5.4 Kobling av medlemsinfo og sportssystemet i DNT Innkommet forslag fra Lier Travselskap Styrets forslag Redegjøres for på generalforsamlingen. 5.5 Mønstringsløp Innkommet forslag fra Lier Travselskap Styrets forslag Redegjøres for på generalforsamlingen. 6 Fastsette medlemskontingenten Det betales ikke medlemskontingent til forbundet. Buskerud Travforbund Generalforsamling 11.2.2012 Saksliste - Side 3
7 Aktivitetsplan Det vises til vedlagte forslag til aktivitetsplan for 2012. Aktivitetsplanen er retningsgivende for styrets virksomhet kommende periode. 8 Budsjett 2012 Det vises til vedlagte forslag til budsjett. Budsjettet er retningsgivende for styrets virksomhet kommende periode. 9 Valg Valgkomiteen har bestått av Truls G. Pedersen (leder), Ove Bjerkeset og Cathrine Windelstad. Varamedlem Jan Martin Bjerring. Det skal velges følgende: 9.1 Styremedlemmer og vara medlemmer 3 styremedlemmer for 2 år Utredende: Ulf Johansen, Trygve Bjørge og Karoline Krogh-Hanssen. Det skal velges nye styremedlemmer for en periode på 2 år. - Ulf Johansen, Hurum og Strømm Travselskap... gjenvalg - Oddmar Nilsen, Øvre Eiker Travselskap... ny - Ernst-Petter Knutsen, Kongsberg Travselskap... ny 2 varamedlemmer for 1 år Utredende: Ernst-Petter Knutsen og Nils Kristian Jansen. - 1. varamedlem: Nils Kristian Jansen, Lier Travselskap... ny - 2. varamedlem: Vidar Engebretsen, Øvre Eiker Travselskap... ny 9.2 Leder og nestleder blant styrets medlemmer for 1 år Leder: Utredende: Ulf Johansen. - Ulf Johansen... gjenvalg Nestleder: Utredende: Trygve Bjørge. - Oddmar Nilsen... ny Buskerud Travforbund Generalforsamling 11.2.2012 Saksliste - Side 4
9.3 En representant med vararepr. til DNT s generalforsamling Representant: - Leder Vararepresentant: - Nestleder 9.4 Innstilling forbundets representant til styret i Drammen Travbane AS Forbundet skal innstille på en representant til styret i Drammen Travbane AS. Sittende representant: Trygve Bjørge ble valgt i 2011. Valgt for 2 år, derav ingen valg av representant dette året. 9.5 Valgkomité Utredende medlem: Cathrine Windelstad. Det skal velges nytt medlem for 3 år. - Cathrine Windelstad, Drammen og Opland Travselskap... gjenvalg Utredende varamedlem: Jan Martin Bjerring. Det skal velges nytt medlem for 1 år. - Jan Martin Bjerring, Modum Travselskap... gjenvalg 9.6 Valg av revisor Utredende medlemmer: Aase Hanna Fure og Einar Steinseth. Det skal velges 2 revisorer for 1 år. - Nils Erik Frøhaug, Ringerike og Hole Travselskap... ny - Heidi Brandt, Krødsherad Travselskap... ny Utredende varamedlem: Nils-Erik Frøhaug. Det skal velge nytt varamedlem for 1 år. Valgkomiteen forslag: - Cathrine Windelstad, Drammen og Opland Travselskap... ny Buskerud Travforbund Generalforsamling 11.2.2012 Saksliste - Side 5
Vedlegg sak 5.2. Forslag til: INSTRUKS FOR VALGKOMITEEN S ARBEID Igangsettelse Forbundssekretæren har årlig ansvar for å igangsette valgkomiteen. Dette gjøres med å sende informasjon pr. mail til alle valgkomiteens medlemmer. Det skal sendes en oversikt over samtlige personer som er på valg i de enkelte tillitsverv, forbundets lover og instruks for valgkomité. Valgkomiteens oppgaver Valgkomiteen skal kontakte samtlige medlemmer som er på valg med forespørsel om vedkommende ønsker å stille til gjenvalg, eller ikke. Disse må snarest gi tilbakemelding til leder av valgkomiteen, som har ansvar for denne prosessen. Valgkomiteen skal ha samtale med forbundsleder og forbundssekretær vedrørende styrets funksjonalitet og fremtidig arbeid. Valgkomiteen har som hovedoppgave å finne og å vurdere kvalifiserte og interesserte personer til alle styreverv og komiteer i henhold til organisasjonens lover. Som et ledd i dette arbeidet skal valgkomiteen sende ut skriftlig forespørsel (eller på annen formålstjenlig måte gjøre dette kjent) til alle lokallag om innspill på navn og personer som ønskes inn i Buskerud Travforbund og tilhørende komiteer. Innspill skal gjøres skriftlig til valgkomiteens leder. Det skal oppfordres spesielt til at lagene vurderer og kommer med aktuelle kandidater. Ved innspill på nye navn/personer skal valgkomiteen innkalle eller på annen måte ha samtale med de personene de finner aktuelle og kvalifiserte til en samtale for å kartlegge kompetanse, kvalifikasjoner og egnethet, før de eventuelt innstilles. Valgkomiteens innstilling skal være forbundssekretæren i hende senest 3 uker forut for valget og skal vedlegges saksdokumenter til generalforsamlingen. Det skal i størst mulig grad tilstrebes en enhetlig innstilling. Innstillingen skal ikke bekjentgjøres/utstedes før både de som er innstilt og de som ikke innstilles er underrettet. Det forutsettes at valgkomiteen har undersøkt at de som innstilles til tillitsverv er medlem av tilsluttet travlag. Valgkomiteens saksdokumenter til endelige innstilling skal av valgkomiteens leder legges fram direkte for generalforsamlingen. Dersom den endelige innstilling fraviker fra den innstilling som blir sendt ut sammen med innkallingen til selve generalforsamlingen, skal alle avvik begrunnes. Valgkomiteen skal kun behandle og innstille de saker som konkret er fastsatt i BT s lover 11, punkt h. Buskerud Travforbund Generalforsamling 11.2.2012 Saksliste - Side 6
Vedlegg sak 5.4 og 5.5. Forslag fra Lier Travlag til BT`s Generalforsamling 2012 Lier Travlag har 2 forslag som vi ønsker videreføres til DNT`s generalforsamling : 1. Kobling av medlemsinfo og sportssystemet i DNT. Travlagene må gjøre en manuell jobb for å finne ut hvilke hester som tilhører travlaget ved å kombinere forskjellige dokumenter som mottas fra DNT. Dette er en tidkrevende, unøyaktig og unødvendig arbeidsmåte. Pr. i dag klarer ikke DNT å etterleve kravet om medlemskap på eier/innmelder av starthest når det ikke er noen kobling mellom systemene. Hvordan DNT skal løse dette teknisk får være opp til dem men det er flere måter og gjøre dette på. 2. Mønstringsløp : - Potten økes slik at det blir 25 000 kr per hest som klarer alle løpene. - Minimum 2 løp må kjøres. - Distansen skal være 2000 m eller lengre. - Prøveløp avvikles fra ordningen Mvh Nils Kristian Jansen Leder Lier Travlag Buskerud Travforbund Generalforsamling 11.2.2012 Saksliste - Side 7
Aktivitetsplan 2012 Aktivitet Merknad Jan Feb Mar Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Generalforsamling BT Generalforsamlingssaker 11. Lagskonferanse BT x Ledermøter BT Forkant genfors DNT x x x x - samt hvert kvartal Generalforsamling DNT 28. Styrekonferanse DT AS/BT. x Tillitsmannsopplæring Generelt kurs nye styremedl. x Kurs/opplæring Hjemmesider travlag x Kurs/opplæring Regnskapsprogram Duett x Lagsutviklingsprosjekt Oppfølgning alle lag 11. Travskole 1-åringer Videreutvikling m/rutineløp x Rutineløp 2-åringer Oppfølging av travskole x x x x Årets Hest 2010 Nominering 31. Høstkonferansen DNT x Lokalkjøringer 2012 Søknadsfrist fra lagene 1. Buskerudpokalen Søknadsfrist fra lagene 1. DU-midler Søknadsfrist fra lagene 30. Ponniutvalget Ponniløp Drammen Travbane 2. 6. 3. 16. 28. 16. 1. 8. Ekstraordinær ponnidag Samarbeid med DT AS 25. NM montèryttere Samarbeid med DT AS 23. Buskerud Travforbund Generalforsamling 11.2.2012 Saksliste - Side 8
10 Budsjett 2012 Konto Tekst Budsjett 2012 Regnskap 2011 Budsjett 2011 Driftsinntekter 3510 Administrasjonsbidrag 65.000 65.502 65.000 3511 Forbundssekretær (lønn) - 86.314 3512 Forbundssekretær (drift) 15.000 15.000 15.000 3514 Reisebidrag DNT genforsamling 6.000 5.500 6.000 3515 Løpsbidrag 52.500 30.000 52.500 3516 Banebidrag 129.500 129.500 129.500 3520 Ponniutvalg 45.000 40.000 45.000 3540 NM monté 40.000 40.000 40.000 3550 Elementærkurs - - Sum bidrag fra DNT 353.000 411.816 353.000 3710 Markedstilskudd DT 100.000 100.000 100.000 3751 Lokalkjøringer 6.400 4.900 2.450 3810 Lagskonferanse - egenandel 20.000 18.100 20.000 3815 Ponnilandsleir - 322.351 400.000 3820 Ponni - andre inntekter 10.500 16.290 24.000 3840 NM monté/seminar 20.000-20.000 3850 Elementærkurs/travskole 4.000-4.000 3890 Andre inntekter 2.000 2.636 2.000 3891 Mva refusjon 10.000 11.486 8.000 Sum inntekter 525.900 887.579 933.450 Driftskostnader 5010 Lønn- og personalkostnader 15.000 50.491 15.000 6810 Kontorkostnader/drift forb.sekr. 20.000 20.000 20.000 7310 Buskerud Travforbunds løp - ungdomsløp - 30.448 24.000 7330 Årets Hest 27.000 3.840 5.000 7340 NM monté/seminar 65.000 63.383 65.000 7350 Banebidrag 129.500 129.500 129.500 7410 Elementærkurs/travskole 4.000-4.000 7420 Lagsutvikling 20.000-10.000 7710 Styremøter/-godtgjørelser 38.000 43.915 38.000 7720 Lagsmøter/-konferanse/årsmøte 65.000 104.024 65.000 7740 DNT generalforsamling 6.000 5.500 6.000 7750 Løpsbidrag 52.500 30.000 52.500 7751 Lokalkjøringer 2.000-2.000 7790 Andre kostnader 2.000 8.242 2.000 8170 Andre finanskostnader 1.000 748 1.000 7810 Ponniutvalg 75.000 32.512 94.000 7815 Ponnilandsleir - 254.114 400.000 Sum kostnader 522.000 776.717 933.000 Årsoverskudd 3.900 110.862 450 Buskerud Travforbund Generalforsamling 11.2.2012 Saksliste - Side 9