Endelig rapport etter undersøkelse av Søgne kommune som matrikkelmyndighet Kommunens navn: Søgne kommune Saksnummer: 10/04829 Virksomhetens adresse: Postboks 1051 4682 Søgne Tidsrom for undersøkelsen: 15. -16. oktober 2014 Kontaktperson i kommunen: Terje Nuland Fra Kartverket: John Thomas Aalstad, leder Knut Holter Undersøkelsen omfattet følgende emner: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert Sammendrag av resultater Statens kartverk avdekket følgende avvik under undersøkelsen: Kommunen har mangelfull føring av bruttoareal, energibruk og oppvarming for bygninger. Kommunen utsetter deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk regelverket om opprettelse av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning. Ved grensejustering dokumenteres ikke arealregnskap og verdivurdering.
Det ble ikke gitt merknader ved dette tilsynet. 2 Utarbeidet dato: 31. oktober 2014 Anders Fekjær tilsynsansvarlig, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen John Thomas Aalstad ledet tilsynet i Søgne kommune
Innholdsfortegnelse 3 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Gjennomføring Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Deltakere ved Kartverkets undersøkelse 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Søgne kommune i perioden 15. 16. september 2014. Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis fordeling. Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven. Følgende tema inngår i undersøkelsen i Søgne kommune: Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom - organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet - samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning - føring av bygningsinformasjon - føring av adresse - føring av ikke fullført oppmålingsforretning - behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak - behandling av krav om matrikkelføring fra andre etater og organer - behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon
For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert 4 Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under undersøkelsen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale. 2. Omfang Omfanget av Kartverkets undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, Varselet om tilsynet ble sendt til kommunen i brev av 13. juni 2014. Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet. 3. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for undersøkelsen var : - Aktuelle lover og forskrifter - Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning for tema for undersøkelsen Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 1. 4. Avvik Følgende tre avvik ble avdekket under undersøkelsen: AVVIK 1 Kommunen har mangelfull føring av bruttoareal, energibruk og oppvarming for bygninger. Avvik fra: Matrikkelloven 25, jf. matrikkelforskriften 3 bokstav b. Kommentar: Matrikkelloven 25 og matrikkelforskriften 3 bokstav b, står det at kommunen skal registrerer opplysninger om bygningens bruttoareal, energibruk og oppvarming. Avviket bygger på følgende observasjoner: Det går fram av intervjuene og rapporter fra matrikkelsystemet at føring av informasjon om bruttoareal, energibruk og oppvarming er mangelfull.
5 I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet. AVVIK 2 Kommunen utsetter deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk regelverket om opprettelse av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning. Avvik fra: Matrikkelloven 6 og 34, matrikkelforskriften 25. Kommentarer: Når det foreligger særlige grunner kan rekvirent søke om å få opprettet ny matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning, jf. matrikkelforskriftens 25 første ledd. Videre i 25 tredje ledd står det at før enheten blir opprettet, skal kommunen sette en frist for når oppmålingsforretningen skal være fullført, og det kan ikke settes lengre frist enn to år. Matrikkelloven 34 sier at alle grensene for nye matrikkelenheter skal merkes og måles. Grensemerking kan utelates dersom det ikke er til ulempe for utnytting av matrikkelenheten og når det er tvist om grenser, eller eiendommen er så stor at det er urimelig å kreve oppmåling eller når det av andre grunner ikke er formålstjenlig, jf. matrikkelloven 10, fjerde ledd, bokstav a c og matrikkelforskriften 39, 41 andre ledd og 42. Avviket bygger på følgende observasjoner: Under intervjuene kom det fram at kommunen utsetter deler av oppmålingsforretningen uten å benytte brukstilfellet: opprettelse av matrikkelenhet uten fullført oppmålingsforretning. Enhetene føres likevel i matrikkelen som fullført. Endelig merking skjer etter avtale med rekvirenten. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet. AVVIK 3 Kommunen dokumenterer ikke arealregnskap og verdivurdering ved grensejustering. Avvik fra: Matrikkelloven 16 matrikkelforskriften 34 første ledd bokstav b og d. Kommentarer: Dokumentasjon i tilknytning til grensejustering skal omfatte arealregnskap og verdianslag som viser at det ikke er justert grenser i strid med regelverket. Avviket bygger på følgende observasjoner: I de utlånte sakene som går ut på grensejustering er kravene til dokumentasjon av arealregnskap og verdivurdering ikke er oppfylt og intervjuene bekreftet dette. I sluttmøtet ble dette avviket bekreftet.
6 5. Gjennomføring Underrsøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Formøte ble gjennomført med telefonmøter og e-postutveksling. Ved intervjuer den 15. oktober 2014 ble 5 personer intervjuet. Ved sluttmøte den 16. oktober 2014 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
7 VEDLEGG 1 Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets undersøkelse. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for undersøkelsen. 1. Matrikkelloven med merknader 2. Matrikkelforskriften med merknader 3. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 03.09.2013 4. Stedsfesting av matrikkelenhets- og rådighetsgrenser oppdatert 03.10.2011 5. Internt delegasjonsreglement fra rådmannen, Søgne kommune vedtatt 03.12.2010 6. Delegasjon fra enhetsleder for arealenheten til fagleder geodata, datert 03.07.2013 7. Videredelegering fra rådmannen pr.03.07. 2014 8. Organisasjonsmodell Søgne kommune 9. Saksliste for oppmålingsaker 2013 og 2014 10. Saksmapper for 5 oppmålingsforretninger 11. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokumenter
8 VEDLEGG 2 Deltakere på Kartverkets undersøkelse I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Søgne kommune under åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Kim Høyer Holum Rådmann X Glenn Oskar Austegard Enhetsleder Arealenheten X X X Terje Nuland Fagleder Geodata X X X Tommy Hordasson Landmåler/fører matrikkelen X X X Einar Søberg Landmåler/fører matrikkelen X X X Mette Erklev Byggesaksbehandler/ fører matrikkelen X X X --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fra Kartverket deltok Knut Holter og John Thomas Aalstad, med sistnevnte som tilsynsleder.