MØTEINNKALLING Økonomi- og administrasjonsutvalget Dato: 29.02.2012 kl. 19:00 Sted: Kommunestyresalen, Sørum rådhus Arkivsak: 12/00359 Arkivkode: --- Kun de politisk valgte medlemmene innkalles. Forfall meldes til tlf. nr. 63 82 53 09 v/politisk sekretær, eller pr. e-post til odd.hellum@sorum.kommune.no. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSKART 14/12 12/00062-2 Sekretariat for kontrollutvalg Interkommunalt samarbeid Side 3 15/12 12/02149-1 Rullering av IKT-strategien 7 16/12 12/02009-4 Søknad om serveringsbevilling Blaker servicesenter AS 17/12 12/03302-2 Søknad fra Frogner IL om økonomisk bidrag til utvidet rassikring 10 12 Sørumsand, 17.02.2012 Are Tomasgard Ordfører Odd Hellum Politisk sekretær 1
Referatsaker Saknr Arkivsak Tittel 11/12 12/03542-1 Budsjettoppfølging 31.12.2011 12/12 12/00359-46 Protokoll økonomi- og administrasjonsutvalget 08.02.2012 13/12 12/03676-1 Skatterapport januar 2012 14/12 12/01895-2 Referat - Styremøte i SNR tirsdag 24. januar 2012 15/12 12/02651-1 Innkalling til styremøte 300112 Romerike krisesenter IKS 2
Saker til behandling 14/12 Sekretariat for kontrollutvalg - interkommunalt samarbeid Arkivsak-dok. 12/00062-2 Arkivkode. 033 Saksbehandler Kjersti Nordli Saksgang Møtedato Saknr 1 Økonomi- og administrasjonsutvalget 29.02.2012 14/12 2 Kommunestyret Administrasjonens vedtak/innstilling: 1. Kommunestyret vedtar selskapsavtalen for Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS i samsvar med vedlegget til saken. 2. Kommunestyret oppnevner AA som medlem og BB som varamedlem til representantskapet for Romerike Kontrollutvalgssekretariat IKS. Vedlegg: 1. Sak 56/2011 Sekretariat for kontrollutvalget interkommunalt samarbeid 2. Særutskrift sak 56/2011 Sekretariat for kontrollutvalget interkommunalt samarbeid, vedlagt selskapsavtalen 3. KST-sak 77/11 Sekretariat for kontrollutvalgene, http://www.sorum.kommune.no/offentlig-mote-kommunestyret-07-09- 2011.165669.50662o63fbe5.eom.html 3
Bakgrunn for saken: Kommunestyret vedtok 07.09.2011 (sak 77/11) å delta i et interkommunalt selskap for å ivareta sekretariatsfunksjoner for deltakerkommunenes kontrollutvalg. I denne saken legges selskapsavtalen fram for formell godkjenning i samsvar med lov om interkommunale selskaper 4. Selskapsavtalen er vedlagt denne saken. I tillegg legges det fram forslag til oppnevning av Sørum kommunes medlem og varamedlem til representantskapet, jf. selskapsavtalens pkt. 10. Kontrollutvalget opplyser at det ble avholdt møte i Skedsmo rådhus 18.10.2011 med deltakelse fra nyvalgte og tidligere ledere av kontrollutvalg fra ni avd deltakerkommunene i det nye interkommunale samarbeidet. Referat fra møtet er vedlagt dokumentene fra Kontrollutvalget. Deltakeren sluttet seg enstemmig til Lørenskog kommune som kontorsted for selskapet, og dette er innarbeidet i selskapsavtalen. Det kan bli aktuelt å vurdere lokaliseringen på nytt i sammenheng med lokalisering av et nytt interkommunalt samarbeid for revisjon. I så fall vil det ble fremmet sak for kommunestyrene i de deltakende kommuner. I møtet 18.10.2011 ble det nedsatt en arbeidsgruppe bestående av nyvalgt kontrollutvalgsledere fra Rælingen, Nes og Ullensaker for å arbeide videre med etableringen, og de har engasjert Reidar Enger, som er sekretariatsleder for kontrollutvalget i Oslo kommune, til noe bistand i det videre arbeidet. Når alle deltakerkommuner har vedtatt selskapsavtalen og oppnevnt medlem til representantskapet, må representantskapet velge et styre, eventuelt et interimsstyre, for å lede videre arbeid med etableringen, herunder ansettelse av leder for IKSet. De nåværende sekretariatsløsningene vil måtte fungere inntil leder av det nye selskapet er tiltrådt. Sørum kontrollutvalg innstiller på at kommunestyret vedtar selskapsavtalen i samsvar med vedlegget i saken. Fra avtalen kan opplyses følgende avtalevilkår: Selskapets foretaksnavn er Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS. Det er et interkommunalt selskap opprettet i medhold av lov 29. januar 1999 nr. 6 om interkommunale selskaper. (Avtalens punkt 1). Deltakere i det interkommunale selskapet er Aurskog-Høland, Eidsvoll, Fet, Gjerdrum, Hurdal, Lørenskog, Nes, Nittedal, Rælingen, Skedsmo, Sørum og Ullensaker kommuner. (Avtalens punkt 2). Selskapets formål er å utføre sekretariatsfunksjonen for deltakernes kontrollutvalg etter gjeldende lov og forskrifter. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalgene er forsvarlig utredet og at utvalgenes vedtak blir iverksatt. Det skal utføre overordnet analyse og lage planene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Sekretariatet kan utføre eierskapskontroll. (Avtalens punkt 3). Selskapet skal ha et representantskap bestående av 13 medlemmer med varamedlemmer. Hver deltaker velger ett medlem med varamedlem. 4
Funksjonsperioden faller sammen med den kommunale valgperioden, jf. punkt 10 i avtalen. Sørum kommunes eierandel vil være 6,3 %, basert på innbyggertall som justeres årlig. Selskapsavtalen må vedtas likelydende av alle de 13 kommuner, hvis ikke må det nye behandling til i kommunene. Konsekvenser: Eksisterende planer: Avtalen med Glåmdal sekretariat IKS er forlenget inntil ny ordning er etablert. Gjeldende vedtak: Denne saken er en oppfølging av KST-sak 77/11, behandlet i kommunestyret 07.09.11. Økonomi: Hver av deltakerne bidrar med et etableringstilskudd på til sammen kr 250 000,-. Fordelingen mellom eierne følger samme prinsipp som for eier- og ansvarsandeler. Sørum kommunes andel av etableringstilskuddet blir med en ansvarsdel på 6,3 % på kr 15 750,-. Total kostnadsramme for virksomheten er tidligere anslått til 2,4 millioner kroner. Driftskostnader fordeles etter følgende nøkkel: 60 % fordeles etter innbyggertallet i kommunene per 1. januar inneværende år, og 40 % fordeles etter registrert tidsforbruk på den enkelte kommunes kontrollutvalg i regnskapsåret. Det er vanskelig å anslå hvor store de økonomiske konsekvensene av felles ordning vil bli siden 40 % skal fordeles etter registrert tidsbruk. Sørum kommune har i 2011 budsjettert med kr 110 000,- til kjøp av sekretariatsløsning for kontrollutvalget. Glåmdal sekratariat IKS fakturerte Sørum kommune med kr 83 125,- for 1. halvår 2011. Til sammenligning viste regnskapet for 2010 et forbruk på kr 124 528,-, budsjett 2010 var på kr 106 100,-. Rådmannen har i tidligere sak (KST-sak 77/11) anslått at det for en ny sekretariatsløsning vil bety behov for en økt bevilgning mellom kr 50 000,- og kr 100 000,-. Bemanning: Sekretariatet er foreslått bemannet med 3 årsverk. Bærekraftig utvikling: Et felles sekretariat vil styrke kontrollutvalgenes arbeid. Vurdering/alternative løsninger: Kontrollutvalget anbefaler at det etableres et felles sekretariat for kontrollutvalgene på Romerike. Alternative løsninger: 5
Opprettholde dagens løsning med kjøp av tjenester eller velge annen organisasjonsform. Informasjons- og kommunikasjonstiltak: Saken legges ut på kommunens nettsider på vanlig måte før politisk behandling. Sørumsand, den 08.02.2012 Rådmann Marius Trana Vedlegg til sak 6
15/12 Rullering av IKT-strategien Arkivsak-dok. 12/02149-1 Arkivkode. --- Saksbehandler Roy Allan Hansen Saksgang Møtedato Saknr 1 Arbeidsmiljøutvalget 08.02.2012 1/12 2 Økonomi- og administrasjonsutvalget 29.02.2012 15/12 Arbeidsmiljøutvalget har behandlet saken i møte 08.02.2012 sak 1/12 Møtebehandling Økonomi- og administrasjonsutvalget vedtar det fremlagte dokumentet Strategisk IKT-plan for Sørum kommune 2012-2015 med handlingsplan for 2012. Votering Enstemmig. Vedtak AMU slutter seg til at Økonomi- og administrasjonsutvalget vedtar det fremlagte dokumentet Strategisk IKT-plan for Sørum kommune 2012-2015 med handlingsplan for 2012. Saksfremlegg Administrasjonens vedtak/innstilling: Økonomi- og administrasjonsutvalget vedtar det fremlagte dokumentet Strategisk IKT-plan for Sørum kommune 2012-2015 med handlingsplan for 2012. Vedlegg (ipad-brukere må hente vedlegget fra selve saken): 1. Strategisk IKT-plan 2012-2015 med handlingsplan for 2012 7
Bakgrunn for saken: Strategisk IKT-plan rulleres hvert år. Handlingsplanen oppdateres med nye tiltak som blir kommunens IKT-satsning det kommende året. IKT-strategisk plan er strukturert i tre deler: 1. Gjennomgang av satsningsområdene i planperioden (strategidelen) 2. Handlingsplan for 2012 og kommende år (tiltaksdelen) 3. Statusgjennomgang i forhold til målene i e-kommune 2012 Den røde tråden i strategien er utviklingen av den elektroniske kommunen. Kommunen skal utvikle flere selvbetjeningsløsninger, utvikle bedre samhandlingssystemer, forbedre elektronisk arkiv og videreutvikle infrastrukturen/arkitekturen. IKT- og tjenesteutvikling vil få et betydelig fokus i planperioden. IKT- og tjenesteutviklingen skal bidra til effektivisering/optimalisering av arbeidsprosesser, kvalitetsutvikling og brukerdialog, og vil derfor påvirke lederes og medarbeideres arbeidsdag. IKT-strategisk plan henger tett sammen med en del andre strategidokumenter, spesielt informasjons- og kommunikasjonsstrategien. Mens IKT-strategien bidrar til å legge til rette for tekniske løsninger, så vil informasjons- og kommunikasjonsstrategien gi merverdi gjennom praktisk utnyttelse av løsningene. Konsekvenser: Eksisterende planer: Handlingsprogram med økonomiplan 2012-2015, tidligere strategiske IKT-planer, årsbudsjettet og informasjons- og kommunikasjonsstrategien. Gjeldende vedtak: Strategisk IKT-plan for Sørum kommune 2011-2014 med handlingsplan for 2011. Økonomi: Strategisk IKT-plan har avsatte midler i driftsbudsjettet (kostnadssted 2062), og tiltak over investeringsbudsjettet finansieres med eksisterende fonds- og lånemidler. Ingen ytterligere finansiering nødvendig for å realisere denne strategien. Bemanning: Utvidet ressursbruk gjennom beredskapsvakt. Bærekraftig utvikling: Satsning på grønn IT er konsistent med bærekraftig utvikling. Vurdering/alternative løsninger: Ø/A kan velge andre strategier enn den foreslåtte strategien. Informasjons- og kommunikasjonstiltak: Flere tiltak i handlingsplanen presenterer gode nyheter for både innbyggerne og organisasjonen, og bør kommuniseres til disse gruppene. 8
Dato: 23.01.2012 Godkjent av: Leder servicesenteret Helga Soldal Vedlegg til sak 9
16/12 Søknad om serveringsbevilling - Blaker servicesenter AS Arkivsak-dok. 12/02009-4 Arkivkode. Saksbehandler Odd Hellum Saksgang Møtedato Saknr 1 Økonomi- og administrasjonsutvalget 29.02.2012 16/12 Administrasjonens vedtak/innstilling: Blaker Servicesenter AS, org.nr. 997 695 909, gis serveringsbevilling i h.h.t. søknad i Blaker Servicesenter AS, Fossmovegen 2, 1925 Blaker. Bevillingen gjelder innendørs i h.h.t. søknaden. Som styrer for serveringsvirksomheten godkjennes Lill Jeanette Grindalen f. 01.12.1982. Vedlegg (ipad-brukere må hente vedlegget fra selve saken): Ingen. 10
Bakgrunn for saken: Serveringslovens 1 og 3 har følgende bestemmelser: Loven gjelder etablering og drift av alle serveringssteder der det foregår servering av mat og/eller drikke og hvor forholdene ligger til rette for fortæring på stedet. Den som vil gjøre seg næring av å drive serveringssted må ha serveringsbevilling gitt av kommunen. Bensinstasjonen Blaker Servicesenter AS søker serveringsbevilling og oppgir i søknaden følgende driftskonsept: Dette skal bli en bensinstasjon med enkel servering av pølser, boller, baguetter og kaffe, etterhvert mulig hamburgere. Det retter seg mot gjester som er fastboende og turister, og at de som har bilen på service har mulighet til å sette ned og vente med en kaffe og bolle. Retter seg mot alle aldersgrupper. Søknaden er oversendt lensmannen, som i svar datert 30.01.2012 ikke har noen innvendinger mot at søknaden innvilges. Konsekvenser: Eksisterende planer: Ingen. Gjeldende vedtak: Ingen. Økonomi: Ingen. Bemanning: Ingen. Bærekraftig utvikling: Ingen. Vurdering/alternative løsninger: Det må anses som positivt at også små og enkle serveringssteder som bensinstasjoner følger lovens bestemmelser og søker serveringsbevilling. Det anbefales at søknaden innvilges. Informasjons- og kommunikasjonstiltak: Skriftlig bevillingsbrev sendes til søkeren. Dato: 07.02.2012 Godkjent av: Leder servicesenteret Helga Soldal 11
17/12 Søknad fra Frogner IL om økonomisk bidrag til utvidet rassikring Arkivsak-dok. 12/03302-2 Arkivkode. --- Saksbehandler Erik Vea Saksgang Møtedato Saknr 1 Økonomi- og administrasjonsutvalget 29.02.2012 17/12 Administrasjonens vedtak/innstilling: Frogner ILs søknad om økonomisk bidrag innvilges med kr 132 125. Bidraget dekkes av økonomi- og administrasjonsutvalgets tilleggsbevilgningspost, som etter det står i rest med kr Vedlegg (ipad-brukere må hente vedlegget fra selve saken): Søknad fra Frogner IL om økonomisk bidrag Notat fra plan- og utbyggingsseksjonen i Sørum kommune 12
Bakgrunn for saken: Høsten 2011 ble det oppdaget en sprekk på 20-30 meter i skråningen ned mot Leira mellom Frogner IL sitt Flerbrukshus og til det området som ble rassikret i 2008. Det er fare for at grunnen kan rase ut og skade de nærmeste bygningene. De formelle kravene fra planmyndighetene for å utføre tiltaket er i orden. Frogner IL mottatt et tilbud på arbeidet fra et entreprenørfirma på kr 192 125. Idrettslaget har satt av kr 60 000 i sitt budsjett til rassikring og søker Sørum kommune om økonomisk bidrag til å dekke de resterende utgiftene til tiltaket. I 2008 ble det utført et arbeid med rassikring i tilstøtende område. Sørum kommune dekket den gang utgiftene for tiltaket med kr 625 000. Konsekvenser: Økonomi: Bidraget kan dekkes av økonomi- og administrasjonsutvalget sin tilleggsbevilgningspost Bemanning: Tiltaket vil ikke innebære bemanningskonsekvenser for Sørum kommune. Bærekraftig utvikling: Frogner IL sitt idrettsanlegg har en viktig funksjon for lokalsamfunnet på Frogner og for hele Sørum kommune. Vurdering/alternative løsninger: PLU vurderer at behovet for sikring av elveskråningen er godt dokumentert gjennom rapporten fra NGI. Skråningen er tidligere sikret i henhold til anbefalinger fra NGI, men glidningene har utviklet seg videre sørover langs elva. Dette er en naturlig prosess, som følge av Leiras erosjon. Det er tidligere vurdert at det ikke er fare for dype, omfattende ras som følge av glidningene i elveskråningene, men at de kan gi materielle skader på deler av idrettsanlegget (veg og inngjerding). Det kan også nå være fare for skader på nærmeste bygning, dersom det ikke gjøres sikringstiltak. Videre steinsetting av elveskråningen vil forebygge erosjon i det området som sikres. PLU vil derfor anbefale at tiltaket prioriteres. Som alternativ til finansiering gjennom midler fra økonomi- og administrasjonsutvalget sin tilleggsbevilgningspost, kan tiltaket finansieres med midler fra Sørum kommunalteknikk KF. Aktuell post i Sørum kommunalteknikk KFs budsjetter er midler som er avsatt til veivedlikehold. Dato: 15. februar 2012 Godkjent av: Erik Vea 13