Innhold Innledning... 3 Vestfold fylkeskommune skal... 3 Del 1 Kommunikasjonsstrategi...4 Kommunikasjonsstrategien skal...4 Verdier og prinsipper... 4 Åpenhet... 4 Medvirkning... 4 Inkludering... 4 Aktiv... 5 Helhet... 5 Del 2 Intern og ekstern kommunikasjon...6 Internkommunikasjon... 6 Mål... 6 Roller og ansvar intern kommunikasjon...7 Eksternkommunikasjon... 7 Mål... 7 Roller og ansvar ekstern kommunikasjon...7 Om beredskap... 7 Om mediekontakt... 7 Del 3 Handlingsplan... 8 Del 4 Plan for implementering av kommunikasjonsstrategien...10 Del 5 Forankring i lover, retningslinjer og dokumenter...11 2
Del 1 Kommunikasjonsstrategi Kommunikasjonsstrategien skal: bidra til a sikre innbyggerne og brukerne god og relevant informasjon om fylkeskommunens virksomhet og tjenestetilbud og om politiske saker som ber0rer dem. bidra til god kommunikasjon mellom innbyggerne og fylkeskommunen. bidra til at kommunikasjon brukes aktivt som styringsverkt0y i arbeidet med a na virksomhetens mal. bidra til bedre og 0kt samhandling og medinnflytelse. bidra til erfaringsutveksling, kunnskapsdeling og kvalitetssikring internt og eksternt. bidra til positiv omd0mmebygging. Verdier og prinsipper I trad med den statlige kommunikasjonspolitikken vil vestfold fylkeskommune legge vekt pa apenhet, medvirkning og inkludering og vxre en fylkeskommune som er aktiv og opptrer helhetlig. Åpenhet Innbyggerne skal mote en apen og tilg jengelig fylkeskommune som er lyttende, imotekommende og viser dem respekt. Fylkeskommunens seksjoner/virksomheter skal f0re et korrekt, godt og klart sprak som kan forstas av alle. Medarbeiderne skal f0lge gjeldende regler for rettskrivning og malbruk. Fylkeskommunen skal sikre god kommunikasjon ogsa der det er sprakbarrierer. Fylkeskommunen skal legge til rette for en apen og opplyst samfunnsdebatt. Fylkeskommunen ma legge vekt pa god dialog med mediene og sikre dem og innbyggerne innsyn i sin virksomhet. Medvirkning Fylkeskommunen skal legge til rette for innbyggernes medvirkning og medinnflytelse. Fylkeskommunen skal gi ber0rte innbyggere mulighet til a fremme sine forslag og synspunkter pa fysiske og elektroniske m0teplasser. Fylkeskommunen skal involvere innbyggerne nar ordninger og tjenester skal etableres, drives, evalueres og videreutvikles. For eksempel ved bruk av referansegrupper og h0ringsrunder. For a skape gode arenaer for medvirkning og involvering ma fylkeskommunen aktivt dele sin informasjon med andre i tillegg til a bruke ulike relevante kanaler og virkemidler for a na de aktuelle gruppene. Det skal tas hensyn til at ikke alle har kompetanse eller tilgang til a bruke digitale kanaler. Inkludering Fylkeskommunen skal etterstrebe a na alle berorte parter med relevant informasjon. Fylkeskommunen skal gjennom sin informasjonsvirksomhet inkludere alle ber0rte innbyggere og grupper i samfunnet. Fylkeskommunen skal tilpasse informasjon og kom munikasjon til de ulike malgruppene. I noen sammenhenger er det nok at informasjonen kun gj0res tilgjengelig slik at innbyggerne selv kan gj0re seg kjent med den. I andre sammenhenger kan det vxre 4
Del 2 Intern og ekstern kommunikasjon Linjeprinsippet Ansvaret for informasjon og kommunikasjon folger saksansvaret, bade for ledere og medarbeidere. Ledere har et sxrskilt ansvar for god kommunikasjon, men ansatte pa alle nivaer har ogsa et selvstendig ansvar for a holde seg informert om egen seksjon/virksomhet og dens ansvarsomrader, og for a dele informasjon med andre. Alle ansatte har ansvar for a etterleve kommunikasjons strategien og f0lge vedtatte retningslinjer og rutiner for kommunikasjon. En god rettesnor er a informere internt f0r man informerer eksternt. Internkommunikasjon Mål A bidra til at virksomhetens mal nas vestfold fylkeskommune skal bruke kommunikasjon og informasjon som styringsverkt0y og for a na fylkeskommunens mal. God intern kommunikasjon om fylkeskommunens mal, strategier og prioriteringer er n0dvendig for hensiktsmessig prioritering av ressurser og maloppnaelse. A bidra til a byg ge identitet og skape tilhorighet Fylkeskommunen skal bruke intranett, grafisk profil og felles praksis og rutiner for kommunikasjon som virkemidler i a bygge identitet, tilh0righet og fellesskapsf0lelse i organisasjonen. A bidra til god organisasjonsforstaelse De ansatte skal ha god organisasjonsforstaelse og kjennskap til de ulike delene av fylkeskommunen, og skal kunne se sitt eget arbeidsomrade som en del av helheten. A stotte oppunder Vestfold fylkeskommunes arbeidsgiverpolitikk Kommunikasjon skal bidra til 0kt og bedre samhandling, kunnskapsdeling og erfaringsutveksling pa tvers i fylkeskommunen. Det skal legges til rette for god og hensiktsmessig informasjonshandtering, informasjonsflyt og kunnskapsorganisering, ved hjelp av hensiktsmes sige verkt0y for samarbeid og deling, som intranett, prosjektverkt0y, og lignende. Fylkeskommunen skal aktivt s0rge for at informasjon deles, eller kan deles med andre internt, innenfor gjeldende regler om opphavsrett og personvern mv. A bidra til kvalitetssikring Kommunikasjon og gode rutiner for informasjonsflyt skal gi bedre kvalitetssikring av arbeidsprosesser og oppnadde resultater. A bidra til a framsta helhetlig og samordnet utad Gode kommunikasjonsrutiner internt skal hjelpe oss a framsta ryddig, helhetlig og samordnet utad. Roller og ansvar intern kommunikasjon Ledere Ledere har et sxrskilt ansvar for god kommunikasjon. Alle ansatte Ansatte pa alle nivaer har et selvstendig ansvar for a holde seg informert om organisasjonen i sin helhet og egen seksjon/virksomhet og dens ansvarsomrader. Ansatte pa alle nivaer i fylkeskommunen har ansvar for a dele relevant informasjon med andre i fylkeskommunen. Kommunikasjonen mellom ledelse, ansatte og deres seksjoner/virksomheter skal vxre apen, bygge pa tillit og gjensidig respekt. Kommunikasjon skal planlegges som en integrert del av oppgavel0sningen hvor man vurderer hvilke kommunikasjonsbehov som finnes i malgruppene, 6
Del 3 Handlingsplan Internett Apenhet Medvirkning Inkludering Aktiv Helhet Helhetsprinsippet krever at man ser pa internett for hele organisasjonen med tanke pa hensiktsmessig organisering og presentasjon av innhold, i trad med prinsippene i kom munikasjonsstrategien. Det er behov for nye internettsider med universell utforming og funksjonalitet som gir enkel tilgang til informasjon om tjenestetilbud, ansvarsomrader og politiske saker. Det skal tilrettelegges for kontakt og dialog med innbyggerne. Intranett Apenhet Medvirkning Inkludering Aktiv Helhet Det er behov for oppgradering av verkt0y, struktur og brukerflate for intranett i fylkeskom munen. Tiltaket krever en gjennomgang av ulike kontaktflater og verkt0y som brukes i organisasjonen i dag. Tiltaket har stort potensial for besparelser i form av effektivisering av en del arbeidsprosesser, for eksempel tid brukt pa s0k og gjenfinning av informasjon og 0kt grad av samarbeid og deling av erfaringer og kunnskap i organisasjonen. Nytt intranett skal forenkle tilgangen til relevante elektroniske arbeidsverkt0y og systemer for hver enkelt. En portal som bade ivaretar behovet for individuell tilpasning og til fellesskapet i fylkeskommunen for hver enkelt ansatt. Nytt intranett skal legge til rette for informasjonsflyt og samarbeid. valg av systemer og tilrettelegging ma skje med stor grad av brukermedvirkning og brukerunders0kelser. Grafisk profil Synlighet Gjenkjennelig Inkludering Aktiv Helhet Grafisk profil er det viktigste virkemiddelet i arbeidet med a vxre synlig og gjenkjennbar for innbyggerne og framsta samordnet og helhetlig. Grafisk profil bygger identitet og tilh0righet til fylkeskommunen og egen virksomhet for de ansatte. Den er et sentralt verkt0y i omd0mmebygging. Det er behov for en gjennomgang av fylkeskommunens grafiske uttrykk, som i dag er fragmentert og uten felles retningslinjer for hvordan man skal framsta. Det finnes i dag et vell av grafiske profiler og logoer som brukes alene eller i kombinasjon med fylkes kommunens logo. Dette betyr at fylkeskommunen i mange sammenhenger er usynlig eller lite gjenkjennbar der fylkeskommunen er eier, utvikler, driver eller leverand0r. Det skal utarbeides en ny grafisk profil som i st0rst mulig grad ivaretar organisasjonens ulike behov for synlighet og profilering. Det er n0dvendig a utarbeide maler for inter og intranettsider, ulike produkter som brev, notat, e post, e postsignaturer, rapport, 8