Ekstraordinært Partnerskapsmøte 2017 Tid Mandag 16. oktober 2017, kl. 13.00 til 15.00 Sted Innkalling til Ekstraordinært Partnerskapsmøte Til rådmennene i kommunene, Administrerende direktør og toppledelse fra Sykehuset Østfold. Kopi observatører med møte- og talerett: Administrativt samarbeidsutvalg Fylkesmannen og fylkeskommunen Høgskolen i Østfold KS Østfold og Spekter Sykehuset Østfold, Kalnes Sarpsborg Plenumsal 2 Det ordinære partnerskapsmøtet 13.mars då. besluttet følgende: I sak 4 Godkjenne sammensetting av Administrativt samarbeidsutvalg 2017-18 Vedtak pkt 3: Det nedsettes en «utredningsgruppe» fra kommune/sykehus ledelse for å vurdere fordeling av saker og organisering av samhandlingen i Administrativt samarbeidsutvalg (ADMS) videre. Fra kommunesiden foreslås to til tre rådmenn/kommunalsjefer, (eventuelt også en kommuneoverlege). I sak 7 Evaluering av samarbeidsavtalen Ble det fattet følgende vedtak: 1. Overordnet samarbeidsavtale mellom Sykehuset Østfold og kommunene i opptaksområdet videreføres slik den nå foreligger. 2. Det nedsettes en «utredningsgruppe» fra kommune/sykehus ledelse for å evaluere og vurdere fordeling av saker og organisering av samhandling mellom kommuner og sykehus videre. Samhandling med folkevalgte i kommunene skal også tas med i denne forbindelse. Fra kommunesiden foreslås 2-3 rådmenn/kommunalsjefer (eventuelt også en kommuneoverlege). 3. Utredningsgruppen presenterer sin rapport på et ekstraordinært Partnerskapsmøte den 16.oktober 2017. På denne bakgrunn kalles det inn til ekstra ordinært partnerskapsmøte for behandling av følgende: Dagsorden Sak 11-17. Godkjenne innkalling og dagsorden... 2 Sak 12-17. Godkjenne referat fra Partnerskapsmøtet 13. mars 2017... 2 Sak 13-17. Organisering av samhandling mellom sykehus/kommuner i Østfold... 2 Sak 14-17. Fastsettelse av dato for neste Partnerskapsmøte... 5 Vedlegg sak 12-17 Referat fra Partnerskapsmøtet 13.mars 2017... 6 Vedlegg sak 13-17. Rapport fra utredningsgruppe kommunenes forslag... 11 Det serveres kaffe/te og frukt ved møtets start! For Administrativt samarbeidsutvalg Jon Jæger Gåsvatn Spesialrådgiver Samhandling jon.jaeger.gasvatn@so-hf.no
Sak 11-17. Godkjenne innkalling og dagsorden Møtet ble berammet i ordinært partnerskapsmøte 13mars då. Innkalling ble sendt ut 6.oktober 2017 Forslag til vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes. Sak 12-17. Godkjenne referat fra Partnerskapsmøtet 13. mars 2017 Forhåndsgodkjent referat ble sendt ut 23.mars 2017 (vedlagt) Forslag til vedtak: Referat fra Partnerskapsmøtet 7.mars 2016 godkjennes. Sak 13-17. Organisering av samhandling mellom sykehus/kommuner i Østfold Dagens situasjon Partnerskapsmøtet er det strategisk overordnede organet for samhandlingsarbeidet mellom kommunene og Sykehuset Østfold (SØ). Beslutninger baseres på konsensus og skal være førende for de oppgaver som administrativt samarbeidsutvalg (se punkt 2 i denne retningslinjen) er tillagt. Partnerskapets oppgaver er å: a) Godkjenne årsberetning for samhandlingsarbeidet b) Godkjenne sammensetting av Administrativt samarbeidsutvalg c) Godkjenne strategisk handlingsplan med satsningsområder for samhandlingsarbeidet d) Fastsette kvalitetsparametere og drøfte resultater e) Fastsette dato for neste Partnerskapsmøte Administrativt samarbeidsutvalg er et partssammensatt samarbeidsutvalg mellom SØ og kommunene i Østfold. Administrativt samarbeidsutvalgs ansvar er å: a) følge opp og ha ansvar for vedlikehold av overordnet samarbeidsavtale i tråd med styringssignaler fra partnerskapsmøtet b) forberede og eventuelt lede partnerskapsmøtet c) avgjøre saker av prinsipiell administrativ, faglig og økonomisk karakter vedrørende samhandling om pasienter/ brukere d) opprette underutvalg for ulike områder jfr. punkt 2.4 e) følge opp vedtak fortløpende og bidra til at partene kan gjennomføre disse f) drøfte uenighetssaker og anbefale løsning, jfr. overordnet samarbeidsavtale kap.11b g) godkjenne rutiner og prosedyrer etter forslag fra underutvalg eller en eller flere av partene og sikre oppfølging av egne vedtak h) arrangere samhandlingsforum i) fokusere på erfaringsutveksling, kompetanseoverføring og felles møteplasser j) bidra til utvikling og spredning av gode modeller for samhandling k) ha en oppdatert oversikt over ulike samhandlingsprosjekter i Østfold Underutvalg Administrativt samarbeidsutvalg kan opprette underutvalg for aktuelle faglige og/ eller administrative utfordringer. Mandat og tidsramme for arbeidet fastsettes. Utvalgene skal være partssammensatt og som hovedregel følge de samme prinsippene for representasjon og arbeidsform som administrativt samarbeidsutvalg. Samhandlingskontaktene skal ha god kunnskap om samarbeidsavtalen og har et særskilt ansvar for å veilede og hjelpe ledere og medarbeidere i samhandlingen mellom partene. De inngår i et informasjonsnettverk og tar i mot og sprer informasjon i egen kommune/ ansvarsområde i SØ. Samhandlingskontaktene formidler klager og avvik. ~ 2 ~
Utredningsarbeidet Partnerskapsmøtet den 13.mars då. nedsatte en utredningsgruppe som skulle «evaluere og vurdere fordeling av saker og organisering av samhandling mellom kommuner og sykehus videre.» Utredningsgruppen har vært sammensatt av fem representanter fra kommunene, en fra hver region, og to representanter fra Sykehuset Østfold. Fra kommunene: Tom- Arne Tørfoss, Rådmann Eidsberg kommune. Leder av utredningsgruppen Lise Storhaug, Kommuneoverlege i Fredrikstad og nestleder i ADMS/ Jon Erik Olsen, Stabsleder Fredrikstad kommune etter 15. juli Åsmund Rådahl, Rådmann Rygge kommune Kirsti Skaug, Kommunesjef Sarpsborg kommune Veronica Aam, Kommunalsjef Halden kommune Fra sykehuset: Jon Gåsvatn, Spesialrådgiver Samhandlingsavdelingen Vigdis R. Velgaard, Spesialrådgiver i direktørens stab Bakgrunnen for nedsettelse av utredningsgruppen var et ønske fra sykehuset om at kommunenes deltakelse i Administrativt samarbeidsutvalg skulle gjenspeile sykehuset sin med beslutningstakere med myndighet til å fatte vedtak på et økonomisk/administrativt nivå. I tillegg er «retningslinje 12 Samarbeidsformer» gjenstand for ordinær gjennomgang/revisjon i henhold til Helse- og omsorgstjenesteloven 6.5 første ledd og riksrevisjonens anbefalinger. Kommunene pekte på følgende utfordringer: 1. Sakskartet er ofte for stort, og det er ikke åpent hvilke saker som er meldt inn eller når de kommer til behandling. 2. Faglige diskusjoner er nødvendig, men gjør at man trenger en kombinasjon av faglige og administrative ressurser inn i utvalget. 3. Det mangler en arena for å diskutere den praktiske samhandlingen. Kommunene finner ikke at Sykehuset Østfolds forslag til justering av representasjonen i ADMS møter disse utfordringene, og velger følgelig å se på oppgaven i en større sammenheng. Kommunenes forslag til modell for samhandling: ~ 3 ~
Sykehusets forslag til modell for samhandling: Møte Deltakere kommune Deltakere SØ Merknader Samhandlingsseminar Rådmenn Ordførere kommunesjefer Sykehusstyre Sykehusledelse Klinikkdirektører En gang i året (mars i forkant av partnerskapsmøtet) Partnerskapsmøtet 17 Rådmenn Sykehusledelse Observatører fra KS, Fylkesmann, HiØ Behandle årsrapport, velge representanter til ADMS, behandle handlingsplan ADMS 1 rådmann/kommunesjef fra hver helsehusregion 4 Klinikkdirektører Samhandlingssjef Observatører fra Brukerorg, ansattesorg og fastleger/pko Behandle: Faglige utvalg Relevante fagfolk Relevante fagfolk Kommunal Akutt døgn KAD Utvalg for akutt beredskap UFAB Kommune overleger KOL Føde/barsel? Gitt mandat, leverer årsrapport, referater og løfter aktuelle saker til ADMS Dialogmøter Relevante fagfolk Relevante fagfolk Driftsrelatert Seksjonsleder/koordinatormøte Samhandlingskontakter? DPS Samhandlingsforum Rehabiliteringskonferanse Sender referat/evaluering til ADMS Det ble konstatert at utredningsgruppen ikke kunne oppnå konsensus, noe som har vært en forutsetning for samhandlingsarbeidet. Kommunenes representanter var ikke enige i sykehusets forslag. Sykehusets representanter mente at kommunenes forslag ville kunne føre til at faget i for stor grad ble løsrevet fra det økonomisk administrative, samt at det virket mer byråkratiserende, tidskrevende og at ansvaret ble utydelig. Sykehusets representanter presenterte de fremlagte forslag for sykehusets administrerende direktør, og i en e-post 16.8 til utredningsgruppen slår direktøren fast at Sykehuset ikke kan stille seg bak kommunenes forslag, og heller foretrekker å fortsette med dagens struktur. Fra sykehusets side ble arbeidsgruppens arbeid med dette ansett for avsluttet. Kommunerepresentantene i utredningsgruppen ønsket imidlertid å fullføre arbeidet og fremlegge vedlagte rapport for Partnerskapsmøtet. (vedlegg) Saksbehandling/Sekretariat for Partnerskapsmøtet/Administrativt samarbeidsutvalg Sykehuset Østfold har siden 2005 påtatt seg sekretariatsansvaret for samhandlingsarbeidet mellom kommunene i sykehuset. Kliniske/utvalg og fagutvalg har selv utpekt leder/sekretær fra hver av partene og referatene presenteres for Administrativt samarbeidsutvalg. Det er ikke utarbeidet noen mal for saksframlegg for Administrativt samarbeidsutvalg. Nye saker initieres enten av Administrativt samarbeidsutvalg selv, eller de tilsendes sekretariatet fra en av partene. Sakene blir så lagt frem til drøfting i Administrativt samarbeidsutvalg slik som de er innkommet, uten noen form for saksbehandling/utredning fra sekretariatets side. Sakene behandles så i to-trinn. Først som drøftingssak og i påfølgende møte som beslutningssak. ~ 4 ~
Fra januar til og med september 2017 har Administrativt samarbeidsutvalg behandlet 100 saker. 36 av disse sakene har vært orienteringssaker som i all hovedsak er statistikk over samhandlingsavvik, statistikk over utskrivningsklare pasienter og referat fra diverse utvalg. 16 av sakene er rene rutinesaker som godkjenning av egne referat og revisjon av retningslinjer. 10 av sakene er ordinære saker som følge av årshjul, slik som årsberetning, forberedelse til partnerskapsmøte, nedsette programkomite for konferanser, tildeling av samhandlingsmidler. Det er blitt initiert 10 nye saker. 3 av disse har blitt avvist/tatt til orientering. De syv resterende sakene er: Møter innen psykisk Saksframlegg SØ Sak gikk til beslutning helse/rusbehandling Hvordan skal hensiktsmessig Saksframlegg Sak gikk til beslutning oppgaveoverføring skje? Evalueringsmål SUFF kommunene Initiert av ADMS Saksframlegg kommunene Sak gikk til beslutning Pasientforløp autisme Saksframlegg SØ Sak gikk til beslutning Sesonginfluensavaksinasjon i samarbeid mellom SØ og kommunene Kvalitetsforbedring i pasientforløp Ny spesialistutdanning for leger Felles kompetansemodul (FKM) Saksframlegg kommunene Initiert av Partnerskapsmøtet Saksframlegg kommunene Initiert av kommunene. Saksframlegg følger Helsedirektoratets anbefaling Sak gikk til beslutning Sak gikk til beslutning, men avventer noe i forhold til evt. samordning med SØ prosjekt Sak gikk til beslutning Et saksframlegg er på en halv til en side, unntaksvis har det vært på nærmere tre sider. Et sakskart er på rundt 20 sider. Vedleggsdelen kan utgjøre rundt 80 sider. Sakspapirene sendes ut til medlemmer, varamedlemmer av ADMS, samt postmottak i kommunene, samhandlingskontakter, fylkesmannen, fylkeskommunen, KS Østfold og Spekter. Utsendelse skjer 13 dager før møtet. Sakspapirene publiseres samtidig på sykehusets internettsider. De samarbeidende kommunene har fra 15/8 gått sammen om å opprette en 40 % stilling som kommunal samhandlingssjef/koordinator som skal bidra med sekretariats arbeid. Saken legges frem uten innstilling. Sak 14-17. Fastsettelse av dato for neste Partnerskapsmøte Forslag til vedtak: Partnerskapsmøte avholdes på Sykehuset Østfold, Kalnes den 12.mars 2018 ~ 5 ~
Vedlegg sak 12-17 Referat fra Partnerskapsmøtet 13.mars 2017 ~ 6 ~
~ 7 ~
~ 8 ~
~ 9 ~
~ 10 ~
Vedlegg sak 13-17. Rapport fra utredningsgruppe kommunenes forslag ~ 11 ~
~ 12 ~
~ 13 ~
~ 14 ~
~ 15 ~