VERTSKOMMUNEAVTALE Drift og support av infrastruktur for IKT Follo Overordnede rammer for avtalen Deltakere Deltakere i denne avtalen er kommunene Ski, Frogn, Nesodden, Oppegård, Vestby og Ås. Det kan inngås egne avtaler med IKS ene og nabokommuner om tilgang til og bruk av IKT Follos infrastruktur. Rettslig grunnlag Samarbeidsavtalen har sitt rettslige grunnlag i kommunelovens 28 b og omfatter administrativt samarbeid og ikke lovpålagte oppgaver. Avtalen skal godkjennes av respektive kommunestyrer. Formål Formålet med avtalen er å sikre enhetlig og trygg drift av den felles infrastruktur som er etablert for å ivareta ulike systemområder i IKT Follos samarbeidsflate. Vertskommune Ski kommune er vertskommune i denne avtalen, som derfor er inngått mellom Ski kommune og de ovennevnte deltakerkommunene. Driften kan i prinsippet skje flere steder, men er ledet og organisert av Vertskommunen. Vederlag Det betales et årlig vederlag fra IKT Follo sentralt og til vertskommunen for å utføre de avtalte tjenester. I tillegg settes det av budsjettmidler som disponeres av vertskommunen, og der bruken av midlene skal knytte seg til vedlikehold og oppgraderinger av den infrastrukturen som avtalen omfatter. IKS er og interkommunale samarbeid blir i utgangspunktet servet av den kommunen de er lokalisert i. I den grad disse bedriftene eller nabokommuner trekker på kapasiteter som tilhører IKT Follo, avtales eventuelt vederlag til IKT Follo særskilt og vedtas i Koordingeringsgruppen til IKT Follo. Avgjørelsesmyndighet Vertskommunen er ansvarlig for at forsvarlig drift er sikret innenfor de vedtatte rammer for samarbeidet. Saker av prinsipiell betydning for samarbeidet skal løftes til Koordineringsgruppen i IKT Follo, som evt også løfter saken til styringsgruppen. Årlig vederlag og budsjett vedtas av styringsgruppen (rådmannsutvalget) og er bindende. 1
Nærmere beskrivelse av tjenestene som ytes Tjenesten omfatter følgende infrastruktur og oppgaver Definerte produkter /tjenester 1 IKT-brukerstøtte 2 Teknisk drift av fysisk infrastruktur i Follonettet, avgrenset ved domenet kommune.local. Follonettet omfatter samband, linjer, servere, nettverk, UPS, switcher, brannmurer, printere og sikkerhet i stamnettet inkl. domene, terminal, fil, web, database og mailservere. IKT-teknisk drift av database- og applikasjonsservere for systemer innenfor Follonettet som ikke driftes eksternt. Den IKT-tekniske driften omfatter: o Geografisk informasjonssystem o Kommunaltekniske systemer (KomTek) o Drift av fagservere med kart- og registerdata (GAB/ Matrikkel og planarkiv) o Drift av fagapplikasjoner for geografisk informasjonssystem (som felles kartsystemer, GAB Matrikkel og planarkiv). Bruker- / lisens administrasjon Virusprogram Backup Nettverks- / system tilgang Avtaleadministrasjon. IKT sikkerhet Systemvedlikehold Rådgivning og strategiarbeid. Relaterte oppgaver Koordineringsgruppen i IKT Follo involveres i: o Utarbeiding av retningslinjer og standarder o Oppfølging av service- og supportavtaler o Konfigurasjonsplanlegging og videreutbygging 2
Avtalesammenhenger Det er etablert én avtale for drift og support av felles infrastruktur i IKT Follo. Denne omfatter ikke faglig systemforvaltning av felles fagapplikasjoner (heretter systemer ), utover den basale IKT-tekniske drift av disse. For hvert system som benyttes i IKT Follo-samarbeidet er det etablert egne avtaler som regulerer drift og support av systemet. Det vil kunne variere hvilken kommune som er vertskommune i den sammenheng. I tillegg skal systemeierskap og superbrukeropplegg defineres i egne rollebeskrivelser. Driftsansvar og systemeierskap kan godt være sammenfallende. I så fall bakes dette inn i vertskommuneavtalen for angjeldende system. IKT-teknisk drift vil også kunne skje i regi av ekstern leverandør, men systemeierskapet må være klart plassert hos én kommune. Praktisk anvendelse Bemanning Vertskommunen plikter å ha ett dedikert årsverk til å ivareta vertskommunefunksjonen ifm infrastruktur. Ansettelsesforholdet organiseres av vertskommunen og IKT Follo hefter ikke ved forhold knyttet til denne stillingen. Oppetid Tilgjengelighet: Driften skal være bemannet og servere og nettverket skal være tilgjengelig, innenfor kommunens ordinære arbeidstid, (mandag - fredag kl. 8.00-15.00/15.45). Informasjon om planlagt driftsstans skal meddeles berørte brukere. Feil på sentrale servere og nettverket kategoriseres som kritisk. Arbeid med saken vil fortsette ut over ordinær arbeidstid og så langt det er progresjon. Vurdering av om det er progresjon gjøres av vertskommunen, eventuelt i samråd med ekstern leverandør. Oppdrag som krever bistand fra ekstern leverandør vil være avhengig av avtalenivå med aktuell leverandør. Ansvarlig hos vertskommunen IKT-leder hos vertskommunen er ansvarlig for å etterleve avtalen i det daglige. Support Åpningstid: IKT brukerservice er åpen alle virkedager fra kl. 09.00 15.00. Henvendelser IKT brukerservice: Telefon: 64 87 84 00 Telefaks: 64 87 85 91 E-post: brukerservice@ski.kommune.no 3
Interne brukere i den enkelte kommune henvender seg først til sin kommunes helpdesk dersom det oppstår problemer på infrastruktur i denne avtalen. Henvendelser til vertskommunens brukerstøtte skal under normale omstendigheter komme fra en ansatt i IKTavdelingen/seksjonen hos den enkelte kommune. Vertskommunen skal bygge opp en erfaringsdatabase med oversikt over tidligere saker og løsningsforslag. Oversikt over ofte stilte spørsmål og svar skal gjøres tilgjengelig på nettet. Vertskommunen skal påse at oversikt over brukerstøtteapparat legges ut på nettet, og distribueres på annen måte til de som ikke har tilgang til intranett/internett. Responstider Responstider knytter seg til ulike kritikalitetsnivåer. Disse er: Nivå Kategori Sak påbegynt Sak løst A Kritisk Umiddelbart En arbeidsdag B Alvorlig Samme dag To arbeidsdager C Mindre alvorlig Innen en arbeidsuke Innen tre arbeidsuker Formalia Uttreden/avvikling av samarbeidet Den enkelte kommune kan med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i samarbeidsavtalen. Dersom deltakerne er enige, kan samarbeidet oppløses med øyeblikkelig virkning, jf kommunelovens 28 i. IKT Follo eier utstyr som er anskaffet over fellesmidler til bruk i Follonettet. Styring, rapportering og evaluering Vertskommunen melder inn budsjettforslag ifm IKT Follos arbeid med budsjett for neste år, og forholder seg til enhver tid til vedtatte budsjettrammer. Ansvarlig hos vertskommunen påser at alle kostnader som allokeres ifm samarbeidet er i henhold til avtalte rammer. Avvik må tas opp med sikte på eventuelle budsjettendringer eller omprioriteringer. Et hvert tiltak skal være dekket budsjettmessig før det igangsettes. Dette gjelder både investering og drift. Bestiller kan ikke igangsette tiltak som får følger for sentrale IKT budsjetter eller de øvrige kommuner uten at dette er avklart mellom partene. Regnskap er à jour via koordinator i IKT Follo til enhver tid, og det legges opp til tertialvise regnskapsoppfølginger i Koordineringsgruppen. 4
Ansvarlig hos vertskommune redegjør i Koordineringsgruppen for påløpte kostnader ift budsjett samt for driftssituasjon, risiki, tiltak og vurdering av situasjonen fremover. Rapporteringsparametre ut over responstid og oppetid avklares i Koordineringsgruppen. Avtalen evalueres årlig ifm årsrapportering og det skal gjennomføres regelmessige brukerundersøkelser, minst annethvert år. Ikrafttredelse Avtalen trer i kraft fra signeringstidspunktet. Det tas forbehold om at de respektive kommunestyrer godkjenner avtalen. Denne avtalen er utstedt og undertegnet i 6 eksemplarer hvorav partene beholder ett eksemplar hver. Ski kommune Frogn kommune Oppegård kommune Ås kommune Vestby kommune Nesodden kommune 5