Handelshøgskolen ved UiS på nivå 2: Forslag til organisering foreløpig status, januar 2017 1. Innledning 2. Ledelse 3. Faglig organisering 4. Administrativ organisering 5. Styrer og utvalg 6. Oppsummering
1. Innledning I brev av 25.10.16 beskriver universitetsdirektør John Møst forventninger og krav til det videre arbeidet med organisasjonsutviklingsprosessen (OU) ved UiS. Universitetsdirektøren har ansvaret for å legge fram forslag til organisering av enhetene for styret 9.6.17, og tidsplanen for arbeidet er slik: 19.1.17: Frist for underveisrapport 31.3.17: Frist for innspill fra enhetene For å jobbe med OU-prosessen ved HHUiS ble det satt ned en prosjektgruppe: Bjarte Ravndal (leder) Jan Erik Karlsen (sekretær) Egil Kristensen (sekretær) Kenneth H. Wathne Mari Rege Benn Folkvord Bjørn Terje Asheim Ola Kvaløy Aslaug Mikkelsen Eline Hille (student) Tore Berge (student) Følgende møteplan ved HHUiS ble satt opp slik at underveisrapporten kunne ferdigstilles i tide: 15.11.16: Første møte i prosjektgruppen 5.12.16: Andre møte i prosjektgruppen 6.12.16: Personalmøte (allmøte) 13.12.16: Tredje møte i prosjektgruppen 20.12.16: Styremøte ved HHUiS Januar 2017: Underveisrapporten oversendes universitetsdirektøren Det stilles ikke krav til lik intern struktur i de syv enhetene på nivå 2 ved UiS, men følgende problemstillinger må det tas stilling til: Faglig lederstruktur Deleninger i enheten: institutt/ seksjoner/ faggrupper/ utdanningsgrupper Matriseorganisering av den faglige virksomheten Organisering med sikte på tverrgående samvirke mellom delenheter og andre fakultet Innspill til gruppen som ser på den administrative organiseringen ved UiS Innspill til arbeidet med enhetens budsjett for 2018 Alt trenger ikke adresseres i denne rapporten. Prosjektgruppen har i denne omgang valgt å avgrense denne til en klargjøring av de tre første kulepunktene. Forslaget innebærer en foreløpig personellforsterkning på totalt 3 årsverk. 2
2. Ledelse HHUiS vil ha en ledergruppe bestående av følgende personer: Dekan Proedekan (50% - ny stilling) Prodekan (50% - ny stilling) Direktør Dagens instituttlederstilling erstattes av en dekanstilling. Dekan er øverste leder for HHUiS, og har personalansvar for begge prodekanene og direktør, i tillegg til alle fast ansatte i den vitenskapelige staben. Det opprettes to nye stillinger: Prodekan for undervisning og prodekan for forskning. Prodekan for forskning skal bidra til planlegging, utvikling og strategisk arbeid innenfor forskning, gi støtte til og være rådgivende overfor forskergrupper og doktorgradsstudenter slik at forskning utvikles positivt i kvalitet og kvantitet. Vedkommende skal arbeide for at tverrfaglig aktivitet fremmes, og legge til rette for økning i eksterne forskningsbidrag. Prodekan gis også personalansvaret for alle i kvalifiseringsstillinger (stipendiater og postdoktorer). Prodekan for undervisning har som sitt hovedarbeidsområde undervisning og læringsmiljøet ved fakultetet. Prodekan for undervisning skal i samarbeid med studielederne (som leder programutvalgene) bidra til at undervisnings- og læringsaktiviteter ved HHUiS er av høy kvalitet, og at disse utvikles i positiv retning. Vedkommende sitter selv som medlem i alle programutvalgene, blant annet for å sikre koordinering på tvers av studieprogrammene. Prodekan for undervisning gis i tillegg personalansvar for alle midlertidige undervisningsstillinger ved HHUiS. Prodekanstillingene lyses ut internt og ansettes i en periode tilsvarende dekanperioden (fire år). Dagens kontorsjefstilling erstattes av en direktørstilling. Dersom de andre nye enhetene velger en annen betegnelse på sin øverste administrative leder, vil HHUiS gjøre det samme. Det er rimelig at de nye fakultetene bruker samme betegnelse. Det skal ikke være slik at noen har kontorsjefer, mens andre har direktører. Ansvarsområdet vil være likt, og dette skal reflekteres i like stillingstyper. Direktøren er personalleder for den administrative staben. Ledergruppen framviser et økt stillingsbehov på én stilling. 3
3. Faglig organisering Organisering av undervisning Undervisningsleveransen ved HHUiS styres gjennom programutvalg. Hvert studieprogram har et eget utvalg som gis det overordnede ansvaret for kvalitetssikringen av studieprogrammet og skal påse at det til enhver tid er faglig og pedagogisk best mulig tilpasset nåværende og framtidige behov i arbeidsmarked og samfunn. Dette skjer blant annet gjennom den årlige program- og emnerevisjonen, hvor utvalget for øvrig har ansvaret for å utvikle programmet og emneporteføljen i tråd med de føringer som ellers gis av UiS og/ eller HHUiS. Utvalget skal også påse at de ressurser som er allokert til programmet utnyttes best mulig. Endringer i programstruktur skal alltid styrebehandles. Styret ved HHUiS gir imidlertid utvalget fullmakt til å gjennomføre revisjon av emneporteføljen, og, etter avtale med dekan, annet som ikke er i strid med UH-lovens bestemmelser, tilhørende forskrifter og andre styringsdokumenter som strategiplaner og lignende. Programutvalget ledes av en studieleder (20%), og består ellers av representanter fra fagstaben og studenter. Studieleder og representanter fra fagstaben skal sammen dekke den faglige bredden som framgår av studieplanen. Når totalen av råd og utvalg er definert, vil eventuell ekstern representasjon vurderes. Både studieleder og utvalgets medlemmer pekes ut av dekan. Det forventes at utvalget tar selvstendig initiativ i saker som gjelder programmet og aktivt følger opp iverksatte og planlagte aktiviteter. Beslutninger fattes normalt i møter. Studieleder har fullmakt til å avgjøre løpende saker som bør avgjøres før neste ordinære utvalgsmøte, og for øvrig kan utvalget gi studieleder fullmakt til å ta beslutninger i andre enkeltsaker etter behov. Organisering av forskningsaktiviteten HHUiS ønsker å ha en dynamisk organisering med åpne grenser mellom forskergrupper for slik å tydeliggjøre det tverrfaglige potensialet som finnes i den samlede fagstaben. Prosjektgruppen ønsker derfor å beholde dagens organisering, hvor ansattgruppen ikke deles inn i forhåndsdefinerte faggrupper, men hvor det vitenskapelig personalet sees på som én felles arena hvor initiativ og samarbeid lettere kan skje på tvers av fag. Forskning kan skje i form av prosjektsamarbeid, forskningsgrupper, programområder og sentre. For å forsterke en slik organisering legges det, som beskrevet innledningsvis, inn en rolle som prodekan for forskning for å sikre tilstrekkelig planlegging, utvikling og strategisk arbeid innenfor forskningsområdet som helhet ved HHUiS. 4
4. Administrativ organisering Administrasjonen ledes av en direktør, og settes foreløpig opp slik: Økonomi: 1 rådgiver; økonomi ny stilling 1 rådgiver; prosjektkoordinator Fag- og studiesaker; eksamen; kommunikasjon: 1 resepsjonist/ konsulent 1 rådgiver programadministrasjon 2 førstekonsulenter programadministrasjon 1 rådgiver studiekvalitet og akkreditering ny stilling 1 førstekonsulent eksamen 1 rådgiver internasjonalisering og kommunikasjon Det framviser et behov for to nye stillinger i administrasjonen: Den ene stillingen er knyttet til studiekvalitet og akkreditering. HHUiS skal inn i en langvarig akkrediteringsprosess, og har behov for en dedikert administrativ ressurs som kan ha dette ansvaret. Akkreditering innebærer også reakkreditering, og oppsettet av studiene som gis av akkrediteringsinstansen(e) for eksempel EFMD må harmoniseres og samkjøres med kvalitetssikringen som finner sted ved UiS. HHUiS vil utmerke seg på undervisningssiden, og har behov for en administrativ driver i dette arbeidet. Det er helt nødvendig dersom vi skal lykkes i framtidens handelshøgskolemarked. Vedkommende vil jobbe tett sammen med prodekan for forskning og undervisning. Den andre stillingen er knyttet til økonomi. I dagens organisasjon har vi lokalt en administrativ prosjektmedarbeider som jobber tett sammen med økonomimedarbeider på SV- fakultetet. Prosjektporteføljen til HHUiS har over tid vokst kraftig, og er nå så stor at det er behov for å styrke oppfølgingen av disse lokalt. Dette gjøres ved å tilføre administrasjonen ved HHUiS en rådgiver innen økonomi, en rolle som også skal ivareta den betydelige støtten HHUiS har fått fra SV-fakultetet tidligere på generell økonomistyring. Skal HHUiS lykkes å i holde trøkket oppe i prosjektøkonomien, og skal HHUiS kunne drive forsvarlig økonomisk på enhetsnivå, er en slik stilling helt nødvendig. Stillingen innen internasjonalisering og kommunikasjon er en omgjørelse av stillingen kalt Daglig leder for Senter for entreprenørskap. Den administrative organiseringen framviser et økt stillingsbehov på to stillinger. 5
5. Styrer, råd og utvalg Følgende styrer og råd er nødvendige ved HHUiS: Styre Tilsettingsutvalg Styrets (fakultetsstyrets) mandat og sammensetning er til behandling sentralt ved UiS, og er ikke klart på nåværende tidspunkt. HHUiS ønsker imidlertid å ha et styre med ekstern representasjon og gjerne også ekstern styreleder. Dekan er styrets sekretær. Tilsettingsutvalget vil ha samme rolle som tilsettingsutvalget ved dagens SV-fakultet: Sikre at det formelle rammeverket brukes riktig i ansettelsesprosesser, og slik utøve kontroll over både prosedyrer og ansettelser ved HHUiS. I tillegg har vi allmøtet som tilsvarer dagens personalmøte, og skal gjennomføres ved behov for å sikre bred diskusjon rundt viktige strategiske saker ved fakultetet. Allmøtet er imidlertid ikke et møte med formell myndighet. Andre råd og utvalg vurderes når vi ser konturene av den totale organiseringen av UiS. 6
Oppsummering: Organisering av HHUiS på nivå 2