Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 07.09.2016 Tid: 18:00 MØTEINNKALLING Forfall med kortfattet begrunnelse og eventuelle habilitetsspørsmål meldes snarest til møtesekretær på valg@karmoy.kommune.no eller på telefon 52 85 74 21 / 19 / 22. Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale med sekretariatet. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 18/16 16/2413 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I ADMINISTRASJONSUTVALGET DEN 15.06.2016. 19/16 16/3481 FRAVÆRSSTATISTIKK T.O.M JULI 2016 20/16 16/3480 ETISKE RETNINGSLINJER FOR FOLKEVALGTE OG ANSATTE 21/16 16/2963 EVENTUELT - ADMINISTRASJONSUTVALGET 07.09.2016
Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 07.09.2016 Tid : Kl. 18:00 MØTEPROTOKOLL Administrasjonsutvalget Funksjon Navn Parti Fremmøte Leder Andersen Svein H. AP Medlem Flesjå Randi Hettervik AP Forfall Medlem Dybdahl Geir AP Medlem Kvilhaug Berit Toskedal KRF Medlem Sjøen Rolf Jarl KRF Nestleder Tangerås John UA Medlem Svendsen Elvira K. FRP Medlem Seljestad Bjørn H Forfall Medlem Hystad Margaret Elin H Medlem Engedal Jorunn Utdanningsforbundet Medlem Nilsen Wendy K. Delta Medlem Mæland Svein Inge Fagforbundet Varamedlem Haukås John Gunnar H Møtte for Seljestad Bjørn Medlemmer: Fra adm. (evt. andre): Referent: 11 til stede. To forfall, en vararepresentant møtte. Personalsjef Gyda Dickson, personalrådgiver Turid Sønstabø. Turid Sønstabø Innkalling med saksliste godkjent. Protokollen skal godkjennes i neste møte.
Saknr. 18/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I ADMINISTRASJONSUTVALGET DEN 15.06.2016. Behandling: Innstillingen enstemmig godkjent. Vedtak: Administrasjonsutvalget godkjenner protokoll fra møte den 15.06.2016. Saknr. 19/16 FRAVÆRSSTATISTIKK T.O.M JULI 2016 Behandling: Innstillingen enstemmig godkjent. Vedtak: Fraværstallene tas til orientering. Saknr. 20/16 ETISKE RETNINGSLINJER FOR FOLKEVALGTE OG ANSATTE Behandling: Andersen (Ap) fremmet følgende tillegg til siste avsnitt under Innledning: Folkevalgte i Karmøy har også en rolle som arbeidsgiverrepresentant, og må være bevisst sin rolle som leder for ansatte i kommunen. Dette inkluderer også sosiale medier, der man bør opptre med en viss varsomhet. Innstillingen enstemmig vedtatt. Tilleggsforslaget fra Andersen vedtatt med 8 stemmer mot 3 (H 2, UA 1) Vedtak: Saken tas til orientering, med følgende tillegg i siste avsnitt i innledningen: Folkevalgte i Karmøy har også en rolle som arbeidsgiverrepresentant, og må være bevisst sin rolle som leder for ansatte i kommunen. Dette inkluderer også sosiale medier, der man bør opptre med en viss varsomhet. Saknr. 21/16 EVENTUELT - ADMINISTRASJONSUTVALGET 07.09.2016 1. Kort orientering om Vågen læringssenter.
Side 3 av 3
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Elin Davidsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 16/2413 Sign: Dato: Utvalg: Administrasjonsutvalget 07.09.2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I ADMINISTRASJONSUTVALGET DEN 15.06.2016. Forslag til vedtak: Administrasjonsutvalget godkjenner protokoll fra møte den 15.06.2016.
MØTEPROTOKOLL Administrasjonsutvalget Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: 15.06.2016 Tid : Kl. 18:00-19:45 Funksjon Navn Parti Fremmøte Leder Andersen Svein H. AP Medlem Flesjå Randi Hettervik AP Medlem Dybdahl Geir Uavh Medlem Kvilhaug Berit Toskedal KRF Medlem Sjøen Rolf Jarl KRF Nestleder Tangerås John PDK Forfall Medlem Svendsen Elvira K. FRP Forfall Medlem Seljestad Bjørn H Medlem Hystad Margaret Elin H Forfall Medlem Engedal Jorunn, Utdanningsforbundet Medlem Nilsen Wendy K., Delta Medlem Mæland Svein Inge, Fagforbundet Varamedlem Varamedlem Monsen Magne Haukås John Gunnar PDK H Møtte for Tangerås John Møtte for Hystad Margaret Elin Medlemmer: Fra adm. (evt. andre): Referent: 11. 3 forfall. 2 varamedlemmer møtte. Fung. personalsjef Turid Sønstabø Turid Sønstabø Protokollen skal godkjennes i neste møte.
Saknr. 13/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I ADMINISTRASJONSUTVALGET DEN 06.04.2016. Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Administrasjonsutvalget godkjenner protokoll fra møte i administrasjonsutvalget den 06.04.2016. Saknr. 14/16 FRAVÆRSSTATISTIKK T.O.M MAI 2016 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Fraværstallene tas til orientering. Saknr. 15/16 FRA AMBISJON TIL HANDLING Behandling: Sjøen (KrF) viste til figuren «Målkart for Karmøy kommune» og foreslo å endre første mål fra «Regionens mest inspirerende arbeidsplass» til «En inspirerende og attraktiv arbeidsplass» Sjøens endringsforslag fikk 2 stemmer (KrF) og falt. Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Karmøy kommunestyre vedtar å innføre Fra ambisjon til handling.
Saknr. 16/16 REFERATSAKER - ADMINISTRASJONSUTVALGET 15.06.2016 Behandling: Notatet tatt til etterretning. 1. DELEGASJONSREGLEMENTETS KAPITTEL «ADMINISTRASJONSUTVALGET SIN MYNDIGHET» - OPPFØLGING/TOLKNING AV ENKELTE PUNKTER. Notat til rådmannen fra personalsjefen Til etterretning. Saknr. 17/16 EVENTUELT - ADMINISTRASJONSUTVALGET 15.06.2016 Behandling: 1. Etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte i Karmøy kommune. Administrasjonsutvalget ber om sak til neste møte. 2. Kort orientering om Vågen læringssenter. Side 3 av 3
SAKSPROTOKOLL - GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I ADMINISTRASJONSUTVALGET DEN 15.06.2016. Administrasjonsutvalget behandlet saken den 07.09.2016, saksnr. 18/16 Behandling: Innstillingen enstemmig godkjent. Vedtak: Administrasjonsutvalget godkjenner protokoll fra møte den 15.06.2016.
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Turid Sønstabø Arkiv: 461 Arkivsaksnr.: 16/3481 Sign: Dato: Utvalg: Administrasjonsutvalget 07.09.2016 Arbeidsmiljøutvalget 14.09.16 FRAVÆRSSTATISTIKK T.O.M JULI 2016 Forslag til vedtak: Fraværstallene tas til orientering.
SAKSFRAMSTILLING Hva saken gjelder: Saken omhandler sykefraværsstatistikk i Karmøy kommune. 1. Sykefraværsstatistikk i Karmøy kommune og rapporteringsrutiner Sykefraværsstatistikken for Karmøy kommune er utarbeidet på grunnlag av registreringer som er gjort i vårt ansattsystem (Visma Enterprise). Statistikken omfatter ansatte med fast månedslønn, ikke timelønnede. Når arbeidstakeren har vært sykemeldt i over ett år tas vedkommende ut av statistikken og teller ikke med i antall mulige dagsverk. Karmøy kommune har som et av hovedmålene i IA-avtalen å øke arbeidsnærværet til minst 94 % innen 31.12.2016. 2. Utvikling av sykefraværet i Karmøy kommune Fraværet for Karmøy kommune har de siste årene vært mellom 6,9 % og 8 %. Til og med juli 2016 er fraværet 7 %. Fraværet for samme periode i 2015 var på 7,2 %.
Neste diagram viser fravær pr måned, både egenmelding og sykmeldinger Siste månedsvise tabell viser egenmeldt fravær.
Neste oversikt viser at sentraladministrasjon har lavest fravær, deretter kommer hhv teknisk og oppvekst- og kultur. Helse- og omsorg har høyest fravær. Neste tabell viser fravær fra januar til og med juli for hhv 2015 og 2016. Det er små endringer, etatstallene viser nedgang og sentraladministrasjon viser oppgang.
3. Kort- og langtidsfravær Arbeidsgiver betaler alle kostnader for sykefravær innen arbeidsgiverperioden som er de første 16 dagene i et sykefravær. Rundt 30 % av alle fraværsdager er innenfor denne kategorien. Fra 17. dag kommer det refusjon fra folketrygden. De resterende 70 % er innenfor denne. Over halvparten av alle fraværsdager er tilknyttet fravær utover 8 uker. 4. Oppsummering Fraværet i 2016 er så langt 0,2 %-poeng lavere enn samme periode i fjor. Målsettingen om arbeidsnærvær på minst 94 % er ikke nådd. Personalsjefen i Karmøy, 31.08.16 Gyda Dickson sign.
SAKSPROTOKOLL - FRAVÆRSSTATISTIKK T.O.M JULI 2016 Administrasjonsutvalget behandlet saken den 07.09.2016, saksnr. 19/16 Behandling: Innstillingen enstemmig godkjent. Vedtak: Fraværstallene tas til orientering.
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Turid Sønstabø Arkiv: 007 &00 Arkivsaksnr.: 16/3480 Sign: Dato: Utvalg: Administrasjonsutvalget 07.09.2016 ETISKE RETNINGSLINJER FOR FOLKEVALGTE OG ANSATTE Forslag til vedtak: Saken tas til orientering.
SAKSFRAMSTILLING Sammendrag av saken: Administrasjonsutvalget ba i sist møte om sak om etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte i Karmøy kommune.. Gjeldende retningslinjer følger vedlagt. Personalsjefen i Karmøy, 31.08.2016 Gyda Dickson sign. Oversikt over vedlegg:
ETISKE RETNING SLINJER FOR FOLKEVALG TE OG ANS ATTE I KARMØY KOMMUNE Vedtatt av kommunestyret den 25.03.14
INNLEDNING Karmøy kommunes oppgave er å arbeide for fellesskapets besteog kommunen er i dette arbeidet avhengig av et godt omdømme og samfunnets tillit. Som forvaltere av samfunnets fellesgoder stilles det spesielt høye krav til de folkevalgtes og ansattesholdninger og opptreden i kommunal tjeneste og kommunale verv. De etiske retningslinjene beskriver verdier, prinsi pper og retning for høy etisk praksis. Folkevalgte og ansatte har et selvstendig ansvar for at egne handlinger er i samsvar med de etiske retningslinjene. Dette innebærer: aktiv refleksjon over egen praksis, ta avstand fra og bekjempe enhver uetisk praksis som kan sette Karmøy kommune og tjenestenei et dårlig lys. Den enkelte plikter å utføre sine oppgaver og opptre utad på en etisk forsvarlig måte slik at en ikke skader Karmøy kommunes omdømme. Ledere har et særskilt ansvar for rutiner og prosesser som sikrer at kommunens etiske standard blir fulgt. Kommunen skal, gjennom arbeidsgiverpolitikken, bidra til kompetanseheving og fokus på etiske holdninger og handlinger. Folkevalgte og ledere er rollemodeller. Dette innebærer et spesielt ansvar for å bygge en organisasjonskultur basert på åpenhet, samt legge til rette for en bedriftskultur hvor etisk refleksjon blir ivaretatt. ÅPENHET Åpenhet skal prege alle ledd i Karmøy kommune. Det skal være åpenhet og innsyn i forvaltningen slik at allmennheten kan gjøre segkjent med kommunens virksomhet. Innsyn i kommunens dokumenter reguleres av offentlighetsloven, forvaltningsloven, kommuneloven og arkivloven. Meroffentlighet skal konkret vurderes der lovverket gir mulighet for dette. REDELIGHET Redelighet betyr at folkevalgte og ansatte opptrer åpent, respektfullt, ærlig og rettskaffent i møte med befolkning, brukere, samarbeidspartnere og hverandre. Alle parter skal oppleve at informasjonen kommunen gir muntlig og skriftlig, inneholder korrekte og relevante opplysninger. All e ansatte kan gi faktaopplysninger om eget arbeidsfelt, så lenge disse ikke er omfattet av lovbestemt taushet. LOJALITET Folkevalgte og ansatte skal overholde lover og forskrifter, samt retningslinjer som gjelder for Karmøy kommunes virksomhet. Dette innebærer også at alle skal forholde seglojalt til de vedtak som er truffet gitt at disse er i samsvar med kommunens etiske retningslinjer. Det er ikke lojalt mot Karmøy kommune å bidra til å skjule kritikkverdige forhold.
HABILITET OG ROLLEKLARHET Folkevalgte og ansatte skal opptre upartisk og prak tisere likebehandling, samt unngå å komme i situasjoner som kan medføre konflik t mellom kommunens interesser og personlige interesser. Den enkelte har selv ansvar for å opplyse om egenhabilitet og å tre til side når saken krever det. Dobbeltroller og rollekombinasjon er som kan føre til interessekonflikter eller påstander om dette, skal unngås. For folkevalgte vises det til habilitetsreglene i forvaltningsloven 6. Eksempler på mulige interessekonflikter kan være forretningsmessige forhold til firma, tidligere arbeidsgivere eller arbeidskolleger, lønnet bierverv som kan påvirke ens arbeid i kommunen engasjementi interesseorganisasjoneller politisk virksomhet som berører forhold som den enkelte arbeider med i kommunen personlige økonomiske interesser som kan føre til at vedkommende medarbeider kommer i en konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt til kommunens virksomhet familiære og andre nære sosialeforbindelser som kan skape en interessekonflikt For å sikre åpenhet rundt ansatte og folkevalgtes habilitet oppfordres folkevalgte og ansatte i sentrale administrative stillinger å registrere sine styreverv, økonomiske interesser med mer, i Styrevervregisteret i KS. BISTILLING - ANNET ARBEID Ansatte plikter å underrette arbeidsgiver om bistil linger eller bierverv. Arbeid utenfor kommunen skal ikke gå utover vedkommendes arbeid i kommunen og heller ikke føre til at den ansatte kommer i uheldi ge dobbeltroller eller habilitetsproblemer. Det vises for øvrig til kommunens vedtatte arbeidsreglement. GAVER OG PERSONLIGEFORDELER Folkevalgte og ansatte skal ikke motta gaver eller andre personlige fordeler, (verken på vegne av segselv eller andre) som kan påvirke ens handlinger og/eller beslutninger i arbeidet. Gaver av lav verdi som blomster, konfekt og lignend e omfattes ikke av retningslinjene. I tvilstilfeller skal ansatte konferere med overord net leder. Folkevalgte konfererer med ordføreren. Ikke-akseptable gaver returneres avsenderen sammen med et brev som redegjør for kommunens retningslinjer om dette.
Moderate former for gjestfrihet og representasjonhører med i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Graden av oppmerksomhet må imidlertid begrensesslik at den ikke påvirker beslutningsprosessen,eller kan gi andre grunn til å tro det. Reise-ogoppholdsutgifter i faglig sammenheng dekkes av kommunen, event. annen offentlig instans. Unntak fra dette prinsippet avkl ares med hhv nærmesteleder/ rådmann eller ordfører. Folkevalgte og ansatte skal ikke akseptere fritidsr eiser betalt av private bedrifter, organisasjoner og lignende som han/hun på vegne av kommunen har kontakt med. Medarbeidere og folkevalgte i Karmøy kommune skal ikke benytte kommunen eller kommunens navn for å oppnå bedre betalings-/leverin gsbetingelser ved personlige kjøp. Kollektivt framforhandlede personrabatter er å ansesom en del av kommunens personalpolitikk. KRITIKKVERDIGE FORHOLD Varsling er å videreformidle opplysninger om kritik kverdige forhold. Kritikkverdige forhold kan være brudd på lov eller regelverk, uforsvarlig saks- /klientbehandling, mobbing eller annen kritikkverdi g adferd. Ansatte i Karmøy kommune skal oppleve at det er ønskelig og trygt å si fra om bekymringer og kritikkverdige forhold. Negative sanksjoner overfor den som varsler er uakseptable og i strid med arbeidsmiljøl oven. Det vises for øvrig til arbeidsmiljøloven 2-4 og vedtatte retningslinjer for varsling i Karmøy kommune. FORTROLIGE OPPLYSNINGER/INFORMASJON Folkevalgte og medarbeidere i Karmøy kommune må behandle fortrolige opplysninger i samsvar med forvaltningslovens bestemmelser om taushetsplikt. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet sitt verv/sluttet i stilling i kommunen. Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med arbeid, må behandles respektfullt og ikke brukes til personlig vinning eller til skade for andre. All informasjon som gis i forbindelse med virksomheten i kommunen skal være korrekt og pålitelig og ikke med hensikt gis tvetydig formu lering.
SAKSPROTOKOLL - ETISKE RETNINGSLINJER FOR FOLKEVALGTE OG ANSATTE Administrasjonsutvalget behandlet saken den 07.09.2016, saksnr. 20/16 Behandling: Andersen (Ap) fremmet følgende tillegg til siste avsnitt under Innledning: Folkevalgte i Karmøy har også en rolle som arbeidsgiverrepresentant, og må være bevisst sin rolle som leder for ansatte i kommunen. Dette inkluderer også sosiale medier, der man bør opptre med en viss varsomhet. Innstillingen enstemmig vedtatt. Tilleggsforslaget fra Andersen vedtatt med 8 stemmer mot 3 (H 2, UA 1) Vedtak: Saken tas til orientering, med følgende tillegg i siste avsnitt i innledningen: Folkevalgte i Karmøy har også en rolle som arbeidsgiverrepresentant, og må være bevisst sin rolle som leder for ansatte i kommunen. Dette inkluderer også sosiale medier, der man bør opptre med en viss varsomhet.
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Elin Davidsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 16/2963 Sign: Dato: Utvalg: Administrasjonsutvalget 07.09.2016 EVENTUELT - ADMINISTRASJONSUTVALGET 07.09.2016
SAKSPROTOKOLL - EVENTUELT - ADMINISTRASJONSUTVALGET 07.09.2016 Administrasjonsutvalget behandlet saken den 07.09.2016, saksnr. 21/16 Behandling: 1. Kort orientering om Vågen læringssenter. Vedtak: