Brukerveledning Cerum Avvik Cerum Avvik er utviklet i samarbeid med NIKS AS, som har utviklet filosofien og forbedret metodene over mange år. Filosofien bak Cerum Avvik. Avvikssystemet er basert på den grunnleggende tenkning av det i enhver virksomhet finnes et potensial for forbedring. Dette potensialet viser seg i praksis ved at det oppstår uønskede hendelser som bidrar til konsekvenser i form av ulike typer tap av verdier. Verdiene tapes i form av direkte kostnader til reparasjoner og erstatninger, påvirker inntjening ved at det oppstår oppattarbeid istedenfor produksjon, og ikke minst ved at det oppstår indirekte tap av virksomhetens verdier som omdømme, intern motivasjon og negativ utvikling i forhold til konkurrenter. Disse uønskede hendelsene forekommer som følge av risiko knyttet til prosessene i virksomheten. De kan bare påvirkes gjennom forebyggende arbeid, innrettet målrettet mot det enkelte risikoområde. For å finne fram til dette, og kunne bruke optimalt den interne kompetansen i den enkelte sak, er det helt avgjørende hvordan et avvikssystem fungerer. Med minst mulig arbeid skal en avdekke, analysere årsaker, utvikle tiltak og følge opp virkninger i en kontinuerlig prosess. Om filosofien Avviksbehandling må alltid være basert på en bakenforliggende tankegang. Niks AS har i tillegg til å ha eksperimentert med mange metoder, også basert basis i en amerikansk metodikk som først og fremst er utviklet av forsikringsselskaper, deretter av større selkaper. Mest kjent er Du Pont. Grunnlaget er en styringsform som er blitt kalt for loss prevention eller taps forebygging på lokalt språk. Varianter av dette kan en også finne i begreper som risikostyring og ikke minst i total kvalitetsstyring som er det mest brukte begrepet i dag. Da bygges gjennom å registrere og behandle avvik, etter hvert opp et komplett styringssystem som skal forebygge alle typer tap i prosesser. Dersom analysen av det enkelt avvik gjøres grundig, vil styringssystemet etter hvert blir optimalt, forretningsmessig og mijømessig. Om Cerum Avvik. Systemet er laget for å fungere som en del av kvalitetssystem (internkontroll eller egenkontrollsystem), slik at en kan se for seg at enkelte av kravene i iso 9001 og forskrifter om intern kontroll blir dekket. Systemet er web basert, det vil si at alle i organisasjonen må ha et innlogg som identifiserer dem. I enkelte tilfeller vil det være slik at flere har samme innlogg, for eksempel dersom en har en felles maskin i et verksted, en resepsjon eller lignende.
Når en bruker er innlogget vil en bruker ha en av fire ulike roller: Nr Rolle Funksjon 1 Medarbeider Kan registrere avvik innenfor definerte kategorier, innenfor egen avdeling. Kan behandle avviket og registrere dette. Kan laste opp dokumentasjon for å verifisere avviket. Kan lukke avviket før analyse av underliggende årsaker. 2 Leder Samme som medarbeider. Kan analysere avviket og avklare sammenheng mellom utløsende og underliggende årsaker (root causes) Kan laste opp dokumentasjon som verifiserer / bidrar til analysen. For eksempel bilder, rapporter, avviksordre, sikker jobbanalyse (SJA) Kan planlegge tiltak, forplikte medarbeidere innenfor eget resultatområde i forhold til planlagt gjennomført, planlagt kontrollert. Kan i forbindelse med planlegge og gjennomføre tiltak laste opp bilder, rapporter osv, og i tillegg legge til tekst og verifisere både utførelse samt kontroll av tiltakets hensiktsmessighet. Kan skrive ut samlerapport over alle tiltak (på tvers av alle saker) slik at leder kan følge opp gjennomføring. Kan utvikle statistikk over forekomst av avvik. Denne kan forekomme som en egen enkel rapport eller importeres til Excel og der utarbeide diagrammer osv. Kan kun registrere avvik i egen avdeling og ovenfor overordnet. 3 Kontroller Som medarbeider og leder. I tillegg også registrere avvik hvor som helst i organisasjonen. Det kan være at Kontroller har gjennomført intern revisjon, og kan da i den forbindelse registrere avvik direkte i gjeldende avdeling. Kan utarbeide rapporter på bakgrunn av valgte avdelinger eller hele organisasjonen. (Utarbeide rapporter til bruk i ledelse gjennomgåelse, periodiske rapporter). 4 Administrator Som medarbeider og leder. I tillegg administrere roller, gi fullmakter og definere kategorier. Kommunikasjon. Når en ansatt registrerer et avvik, går utgår mail til nærmeste overordnede leder. Registreingen er da lukket, og kan ikke endres. Leder kan kun endre / tilføye kategori. Leder bli styrt til å analysere saken. Når dette er utført går mail til den som har registrert saken. Dersom noen har fått ansvar for tiltak blir disse orientert pr mail. De kan i tillegg skrive ut arbeidsordre som
beskriver saken, selve tiltaket, frist og samtidig gir anledning til utfører å kommentere utførelse. Når saken er ferdig utført utgår mail til de berørte. Mail som utgår automatisk, kan slås av, fra sak til sak. Systemet gir oversikt og bruksverdi på ulike områder. Systemet vil gi kontinuerlig oversikt over registerte avvik, status i den enkelte saksbehandling, oversikt over tiltak. Enten den enkelte avdeling eller for virksomheten som helhet. Tiltaksplaner kan brukes som underlag for tilsynsmyndigheter og skaper oversikt over hvem som har hvilke oppgaver til enhver tid. En kan skrive ut enkeltsaker og bruke disse dokumentene i for eksempel underlag for AMU, styremøter, overfor kunder eller leverandører. (For eksempel avviksordre / krav om erstatning o.s.v.) En kan skrive ut statistikk som viser utvikling, gjerne satt i sammenheng med mål, og bruke denne informasjonen internt, til styret, overfor kunder, klassifiseringsselskaper eller media. Lønnsomhet. Det kan være vanskelig umiddelbart å oppdage hvor lønnsomt det er å forebygge tap. Dersom en for eksempel lykkes med å forebygge oppattarbeid, vrakprodukter, ventetid eller lignende, tenker en umiddelbart på den direkte utgiften i saken. Dersom en tenker nøye gjennom forholdet, oppdager en at kostnadene vesentlig adskiller seg fra andre kostnader i virksomheten. Eksempel: Dersom en rørlegger i et firma som tjener ca 10% årlig av investert kapital, må vente i 10 % av tiden, så må vedkommende arbeide 10 timer for å kompensere for tapet av hver time venting. Først etter at dette er innarbeidet begynner lønnsomt arbeid. Gevinsten av å forebygge ventetid vil være betydelig større enn en først antatt. Om en lykkes med dette, avhenger av om en har avdekket de underliggende årsakene og satt i verk forebyggende tiltak. Virkningen av tiltaket vil være kontinuerlig og ikke koste noe i drift i de fleste tilfeller. Innføring av systemet. Det er svært viktig at en før igangsetting i virksomheten gjennomfører en internt avdekking av tap. En kan da kategorisere disse (for eksempel sykefravær, reklamasjonsarbeid, ventetid, vrakproduksjon, osv). En får da en mulighet for å identifisere kategorier som en ønsker øket fokus på fra alle ansatte. I den forbindelse vil det være nytting å bruke bistand dersom en ikke har tilstrekkelig intern kompetanse. En kan da sette mål for ønsket utvikling og sette de ansatte i stand til å registre aktuelle hendelser som påvirker resultatene. Ledere trenger da å kunne analysere tilstrekkelig godt til å avdekke sammenheng mellom hendelse, og den interne mangelen i styringssystemet. Dette er også et nyttig tema for bistand dersom en ikke har intern kompetanse. Vi anbefaler opplæring for ledere, og gjerne informasjon innrettet mot alle ansatte i tillegg. Bistanden gis i form av kurs, veiledning eller intern revisjon. Bistanden utføres av NIKS AS ved Tore Bakkejord.
Komme i gang med kvalitetsmodul og Avviksbehandling Trykk på Kvalitet i venstremenyen Hvis du ikke ser Kvalitet i menyen til venstre, finner du Kvalitet under Moduler
For å registrere et avvik, trykk på avvik
Registrering av Avvik Vi ser her at avviket blir registrert på den avdeling som brukeren er definert under. Så ser vi at avviket kan knyttes til kontakt / leverandør og til et bestemt prosjekt. Gjør man det vil avviket være tilgjengelig fra kontaktkort og / eller prosjektkortet.
Se bildet forrige side Velg kategori og underategori hvis det finnes. Finner du ikke kategorier må dette legges inn av Administrator. MERK: Kategorier settes opp av hver enkelt kunde, Cerum/NIKS kan være behjelpelig med fornuftig oppsett av kategorier. Henvendelse bes gå til support@cerum.no Eksemplet i dette avvik er at det er materialer som er skadet. Vi finner ingen hovedkategori skade på material, men skadet material har vel skjedd hos leverandør, under transport eller i produksjon (på byggeplass). Vi har her valgt å legge avviket under kategori leverandør ettersom ingen har skadet dette etter mottak av pakken. Under leverandør finnes en underkategori materialfeil, vi har valgt denne. Avviksbehandlng: Her kan den som registrerer beskrive hva som umiddelbart er utført i forbindelse med hendelsen. Det som umiddelbart er gjort er at det er hastebestilt nye plater lokalt, for å begrense tidssløsing ved venting av ny plater fra hovedlageret noe vi vet tar 3 uker. Vi har også foreslått at det sendes en reklamasjon til leverandør. Filvedlegg: Det er tatt bilde og filen er lastet opp slik at det henger på avviket. Dato: Dato for avvik / uønsket hendelse Registrert av: Vi ser at systemet ser hvem som er pålogget og legger navnet på registrerer inn i avviket. Registrert for: Avvik kan registreres på vegne av andre, men er begrenset av at vedkommede er registrert som bruker av systemet og at bruker tilhører samme avdeling. Knappen Lagre : Lagrer det som er skrevet og valgt i registreringsbildet. Man kan fortsette å registrere avviket. Knappen Lås registrering : Låser registreringen, dvs at registreringen er sluttført og kan ikke endres. Avviket går til videre behandling hos avd. leder. Knappen Lukk Avviket : Låser og lukker avviket i den forstand at det ikke skal foregå videre behandling av avviket.
Brukeren med tilgang til å registrere avvik kan også hele tiden få en oversikt over avvik i avdelingen som er til behandling Ved å trykke på linken print vil en rapport på det valgte avvik presenteres i PDF-format. Dette kan skrives ut hvis ønskelig. Dette er sålangt som rollen medarbeideren kan og må benytte Cerum Avvik system. Rapport så langt for dette avviket vises på neste side.
Analyse av Avvik Denne delen skal være tilgjengelig for rollene leder og kontroller og administrator Som vi ser, ved å søke opp avvik, under menypunktet Behandling finner vi vårt avvik (21) Skadet bunt gipsplater
Analysen fullføres og låses
Avviket får nå status Tiltaks planlegging og rapporten ser slik ut etter analysedelen
Tiltak: I tiltaks planleggingen beskrives et eller flere tiltak for å prøve å unngå en slike tap i fremtiden Tiltak 1 skrives, det settes ansvarlig for utførelse og frist for utførelse av tiltaket. Det settes også hvem som skal kontrollere om tiltaket er utført tilfredstillende, frist settes også for kontrolleringen. Tiltaket låses! Vi skriver et til tiltak: Egentlig har ikke dette tiltaket noe med den interne forebygging å gjøre, men vi benytter sjansen til å fordele arbeidsoppgaven med å få utført arbeidet med å kreve erstatning for de ødelagte platene. Ved å sende et avvik med tilhørende saksbehandling og dokumentasjon oppdras leverandøren til å behandle dette som et avvik internt i sin organisasjon, og i neste omgang vil vi få en bedre underleverandør. Vi vil kanskje spare oss arbeidet md å utføre reklamasjon i fremtiden
Personene som er blitt tildelt ansvar for å utføre tiltakene har nå fått e-post om dette. Utfør tiltak: Tiltakene utføres, eller delegeres til andre. Det kan være at det er behov for å rekvirere/ bestille, for eksempel en, en elektrikker, eller andre for å få utført tiltaket. Da kan man kjøre ut en arbeidsordre direkte fra tiltaksutførelsen. I tiltak 2 er reklamasjonsbrevet opplastet som dokumentasjon. I tiltak 1 er den nye prosedyren for mottakskontroll vedlagt
Arbeidsordre:
Nå er utførelse av tiltakene låst og godkjenning / evt. underkjenning av utførte tiltak kan gjøres. Begge tiltak låses og godkjennes. Nå er det bare å lukke avviket
Avviksbehandlingen av dette avviket ser nå slik ut i rapportform
Annen rapportering og statistikk: Under meny Rapporter kan det tas frem en Tiltaksrapport. Dette er nyttig for eksempel for å se om det er tiltak som ikke er utført Diverse utvalg og søkekriterier kan velges for tiltaksrapporten
Rapporten ser slik ut i PDF-format
Under meny Rapporter kan det tas frem en statstikk som viser antall avvik for hver kategori pr. mnd. Lykke til med forbedringsprossene i fremtiden! For support og bestilling av kurs, og evt hjelp til kategorioppsett ta kontakt med Cerum på tlf: 75198080 eller e-post : support@cerum.no