VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 05.07.2017 2017/20038 DERES DATO 10.04.2017 VÅRE SAKSBEHANDLERE Trine Rønning, tlf. 464 41 847 Dorte Henden Clark Vibeke Austad Silje F. Johansen Sissel D. Elde DERES REFERANSE 17/1184- ARBEIDS- OG SOSIALDEPARTEMENTET Leveres elektronisk på nettside SVAR PÅ HØRING OM FORSLAG TIL ENDRINGER I FORSKRIFT OM OFFENTLIG GODKJENNING AV RENHOLDSVIRKSOMHETER OG OM KJØP AV RENHOLDSTJENESTER Arbeidstilsynet viser til deres brev av 10.04.17 med høring av forslag om endringer i forskrift om offentlig godkjenning av renholdsvirksomheter og om kjøp av renholdstjenester. Arbeidstilsynet er gjennomgående positiv til de foreslåtte endringene. Vi vil i det følgende kommentere enkelte av forslagene nærmere. 1. Krav om dokumentasjon hvert tredje år Arbeidstilsynet støtter forslaget om at godkjente virksomheter hvert tredje år skal sende dokumentasjon til Arbeidstilsynet som viser at virksomheten fortsatt fyller kravene til godkjenning. Videre er vi enige i at innsending av dokumentasjon hvert tredje år må komme i tillegg til eksisterende krav om årlig melding. Dagens ordning med årlig melding med en egenbekreftelse på at virksomheten fortsatt oppfyller kravene til godkjenning i henhold til forskriften 5 innebærer ikke at Godkjenningsordningen i Arbeidstilsynet foretar en reell kontroll av svarene virksomhetene gir. Godkjenningsordningens nåværende årlige meldingskontroll begrenser seg til tilbakekall av godkjenning overfor virksomheter som ikke sender inn melding innen fristen, eller behandling av avgitte svar i innsendt melding opp mot registerkontroller og antall HMS-kort fra kortusteders database. Siden godkjenningen ikke er tidsbegrenset, vil eventuelle avvik mellom årlig melding og de faktisk forhold i virksomheten kun oppdages dersom Arbeidstilsynet foretar tilsyn med virksomheten. Krav om innsending av dokumentasjon vil gi en bedre reell kontroll med om krav til godkjenningen fortsatt er ivaretatt så langt det lar seg gjøre postalt. Dokumentasjonsvilkårene i 5 gjelder kun for virksomheter som sysselsetter arbeidstakere, og kravet om dokumentasjon hvert tredje år vil derfor i praksis kun gjelde slike virksomheter. Videre vil virksomheten måtte ha samme godkjenningsstatus i tre år for å bli omfattet av endringen. Virksomheter som tidvis er godkjent med og tidvis uten ansatte vil falle utenfor. Denne gruppen vil imidlertid måtte oppfylle dokumentasjonskravene i forbindelse med søknad om godkjenning med ansatte. Slik vi vurderer det, vil ikke innsending av dokumentasjon være særlig mer tid- eller kostnadskrevende for virksomhetene enn det er i dag med innsending av årlig melding. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Torgard post@arbeidstilsynet.no 73 19 97 00 974761211 7468 Trondheim INTERNETT Norge www.arbeidstilsynet.no
VÅR REFERANSE 2 Dokumentasjonen som skal sendes inn er dokumentasjon virksomheten allerede skal ha på plass, og virksomheten har mulighet til å laste opp dokumentene via Altinn. Forslaget innebærer en viss økning i arbeidsmengde for Godkjenningsordningen, men denne vil bli noe fordelt siden det kun vil gjelde den enkelte virksomhet hvert tredje år. Arbeidstilsynet mener videre at det klart bør fremgå av forskriften at årlig melding og dokumentasjon hvert tredje år skal skje ved elektronisk innmelding (via Altinn). Frist for årlig melding / dokumentasjonskrav Arbeidstilsynet mener at årlig melding og utvidet melding hvert tredje år bør ha samme fristdato, og at denne datoen skal være samme dato som virksomhet fikk vedtak om godkjenning. Det vil være lettere for virksomhetene å kunne forholde seg til én fristdato, og det vil også bidra til en mer forutsigbar og oversiktlig prosess med årlig melding. Det vil også føre til at Godkjenningsordningen får en jevnere belastning av den årlige arbeidsmengden, og unngår perioder hvor saksmengden topper seg. Dette vil gi den beste utnyttelsen av saksbehandlerressurser. Arbeidstilsynet vurderer det dithen at en endring fra felles fristdato 31. januar til fristdato avhengig av vedtaksdato ikke vil skape store overgangsproblemer. Bransjen har stor gjennomtrekk av virksomheter, og Godkjenningsordningen mottar stadig nye søknader fra virksomheter som uansett ikke har kunnskap om gjeldende fristdato. Også ved dagens ordning har mange mindre virksomheter utfordringer med å vite hva som kreves, følge med på frister og sende inn korrekt dokumentasjon. De har derfor behov for mye veiledning. Større virksomheter vil sannsynligvis ikke ha store problemer med å tilpasse seg omleggingen. Ved en eventuell endring av fristen for å sende årlig melding bør virksomhetene få god informasjon om dette og i god tid før en eventuell endring iverksettes. Dersom det endelige resultatet skulle bli at ordinær årlig melding fortsatt skal sendes inn 31. januar, mener Arbeidstilsynet at utvidet årlig melding likevel bør følge vedtaksdato. Regel om varsel og virkning Arbeidstilsynet er enig i forslaget om at varsel og virkning av å ikke sende dokumentasjon hvert tredje år skal være den samme som ved manglende innsending av årlig melding. Arbeidstilsynet er også enig i at det ikke skal fattes nytt vedtak om godkjenning, siden virksomheten allerede er godkjent uten tidsbegrensning. Forslag til ordlyd Arbeidstilsynet ønsker som nevnt ovenfor at både ordinær årlig melding og utvidet melding med dokumentasjonskrav skal følge vedtaksdato. Vi ber departementet vurdere om det er nødvendig at fristdato fremgår av forskriften, eller om det holder at forskriften angir at årlig melding og utvidet melding skal leveres årlig / hvert tredje år. Dersom fristen skal angis, foreslår vi følgende ordlyd i 7: 7 Krav om årlig melding og om dokumentasjon hvert tredje år
VÅR REFERANSE 3 (1) Godkjente virksomheter skal årlig sende melding til Arbeidstilsynet som bekrefter at virksomheten fortsatt fyller kravene til godkjenning etter 5. Kravet om årlig melding gjelder ikke det året virksomheten har plikt til å sende inn dokumentasjon i henhold til andre ledd. (2) Godkjente virksomheter skal hvert tredje år sende dokumentasjon til viser at virksomheten fortsatt fyller kravene til godkjenning etter 5. (3) Fristene i første og andre ledd løper fra dato for vedtak om godkjenning. (4) Dersom virksomheten unnlater å oppfylle kravet i første eller andre ledd kan godkjenningen tilbakekalles, og status for virksomheten i registeret bli endret til ikke godkjent. Før godkjenning tilbakekalles, skal virksomheten varsles og gis frist for å oppfylle krav etter første eller andre ledd. 2. Avvisning av søknad uten realitetsbehandling Arbeidstilsynet legger til grunn at virksomheter som sender inn søknad om godkjenning, ønsker å bli godkjent, og erfarer at de såkalte gjengangere ikke er et omfattende problem. De virksomheter som har fått avslag på grunn av manglende dokumentasjon, sender stort sett inn nødvendig dokumentasjon når de søker på nytt. Virksomheter som har fått avslag på grunn av manglende HMS-kortbestilling, fullfører ofte kortbestillingen ved andre gangs søknad. Arbeidstilsynet ser likevel at det kan være en fordel med en klar hjemmel for avvisning av søknad uten realitetsbehandling, og støtter forslaget. Når det gjelder utforming av regelen, er det i høringsnotatet foreslått to kumulative vilkår som må være oppfylt for at Godkjenningsordningen skal kunne avvise en søknad. Det første vilkåret er at virksomheten har søkt om godkjenning tidligere. Dette vil være lett å fastslå, og Arbeidstilsynet har ingen innvendinger her. Det andre vilkåret innebærer at Godkjenningsordningen må foreta en skjønnsmessig vurdering av om ny søknad kun er fremsatt for at virksomheten skal bli oppført i registeret med søknad til behandling, og følgelig innebærer et forsøk på å omgå forskriftens krav. Det skal etter Arbeidstilsynets vurdering mye til før man kan slå fast at den nye søknaden innebærer et forsøk på omgåelse. Den skjønnsmessige helhetsvurderingen vil måtte baseres på et forholdsvis tynt faktagrunnlag. Vedtak om avvisning bør fattes så snart som mulig etter at søknaden er mottatt, og Arbeidstilsynet kan ikke bruke tid på å innhente informasjon fra virksomheten for å avgjøre om søknaden skal avvises uten realitetsbehandling. Virksomhetene vil nok også i de fleste tilfeller bestride at dette vilkåret er oppfylt. Dersom bransjen har en forventning om at en avvisningshjemmel skal føre til at betydelig færre virksomheter urettmessig får status «under behandling» og derved lovlig kan tilby renholdstjenester i saksbehandlingsperioden, er ikke den foreslåtte hjemmelen tilstrekkelig for å oppnå dette. Arbeidstilsynet ønsker ikke at muligheten til å avvise søknader skal bero på en skjønnsmessig vurdering av om virksomheten forsøker å omgå regelverket. Vi foreslår at avvisningshjemmelen i stedet gis en objektiv utforming, slik at gjentatte søknader kan avvises uten realitetsbehandling dersom det ikke ligger ved fullstendig dokumentasjon knyttet til vilkårene for godkjenning som følger av forskriftens 5 bokstav a til e. Vilkåret om at søknader som ikke har fullstendig dokumentasjon kan avvises kan eventuelt være sidestilt med det foreslåtte kravet om at den nye søknaden innebærer et forsøk på å omgå krav i forskriften, slik at søknaden kan avvises dersom virksomheten har søkt om godkjenning tidligere og Arbeidstilsynet vurderer at
VÅR REFERANSE 4 1. virksomheten ikke har lagt ved dokumentasjon på at den oppfyller vilkårene for godkjenning som følger av forskriftens 5 bokstav a til e eller 2. ny søknad innebærer et forsøk på å omgå krav i forskriften En eventuell adgang til å avvise søknader uten fullstendig dokumentasjon, vil innebære at det stilles høyere krav til virksomheten for at en søknad skal tas under realitetsbehandling. Ved gjentatte søknader vil virksomheten i forbindelse med tidligere søknad(er) ha mottatt minst to brev fra Godkjenningsordningen med informasjon om hvilken dokumentasjon den må sende inn for å bli godkjent. Arbeidstilsynet anser derfor ikke at en slik avvisningsadgang vil være i strid med veiledningsplikten. En mulighet til å avvise søknader som ikke inneholder tilstrekkelig dokumentasjon er i overensstemmelse med innholdet i tjenesteloven 11, som fastslår at saksbehandlingsfristen for tillatelsesordningen skal regnes fra den dagen da nødvendig dokumentasjon har kommet inn til ansvarlig myndighet. Her legges det til grunn at søknaden ikke kan behandles før den er komplett. Høringsnotatet omtaler ikke tjenestelovens betydning inn mot utforming av forskriftens saksbehandlingsregler og det behov som ny avvisningshjemmel skal løse; søknader med ufullstendig dokumentasjon, gjentatte søknader og registeroppføring med status «under behandling» som regulerer rett til å tilby renholdstjenester og tjenestekjøperes rett til å benytte seg av virksomheten i søknadsperioden. Dersom departementet ønsker at adgangen til å avvise søknader kun skal skje etter en skjønnsmessig vurdering av om det er forsøk på omgåelse, bør momentene som skal inngå i vurderingen fremgå av bestemmelsen. 3. Forbud for forbrukere mot kjøp av renhold fra virksomheter uten godkjenning Arbeidstilsynet mener at forbudet mot kjøp av renholdstjeneste fra renholdsvirksomhet som ikke står i registeret også bør gjelde for forbruker som kjøper renholdstjeneste til privat bruk. Arbeidstilsynet retter pålegg mot virksomheter i egenskap av at de er arbeidsgivere, jf. arbeidsmiljøloven 1-8 (2), eventuelt i egenskap av samordningsansvaret, jf. 2-2 (1), men også dette ansvaret er knyttet opp til et arbeidsgiveransvar. Arbeidstilsynet vil derfor ikke kunne føre tilsyn med de private innkjøpere av renholdstjenester og følge opp eventuelle brudd med pålegg. Vi mener likevel at et slikt forbud vil kunne ha en god signaleffekt og bidra til å bevisstgjøre forbrukermarkedet, selv om dette ikke kan håndheves direkte av Arbeidstilsynet Arbeidstilsynet kan dessuten foreta tilsyn med renholdsvirksomheter som retter seg inn mot privatmarkedet. Et forbud for forbrukere mot kjøp av renhold fra virksomheter uten godkjenning vil dermed bidra til å begrense markedet for useriøse aktører. Et forbud for forbrukere vil også hindre misforståelser rundt regelverket med hensyn til når en renholdsvirksomhet må søke om godkjenning. Arbeidstilsynet har opplevd flere tilfeller hvor renholdsvirksomheter ikke har søkt om godkjenning fordi de kun selger renholdstjenester til forbrukere. Siden det etter dagens regler ikke er noen plikt for forbrukere til å kjøpe renholdstjenester fra virksomheter som er registrert, tror virksomhetene at de ikke behøver å søke godkjenning. Et forbud vil gi en bedre sammenheng mellom bestemmelsene ved at plikten
VÅR REFERANSE 5 til å ha godkjenning og dermed stå i registeret gjenspeiles i et forbud for alle mot å kjøpe renholdstjenester fra virksomheter som ikke er registrert. Departementet ber også om innspill til andre tiltak som vil kunne bidra til å avhjelpe utfordringen med forbrukermarkedet. Arbeidstilsynet mener at departementet bør vurdere tiltak som treffer formidlere av renholdstjenester. Mange renholdsvirksomheter får sine kunder i forbrukermarkedet gjennom formidlingsvirksomheter. Arbeidstilsynet erfarer at formidling av renholdstjenester brer om seg i privatmarkedet, og at denne måten å organisere virksomheter på åpner for omgåelse av forskriften. Det er enkelt for renholdsvirksomheter å tilpasse seg regelverket ved å organisere seg som formidler av renholdere. Forskriften gjelder ikke for private hjem som ansetter renholdere for noen timer i uka, og de aktuelle renholderne står dermed uten vernet som forskriften er ment å gi. Dette resulterer i at ansvaret for å sikre renholdernes arbeidsmiljø og lønns- og arbeidsvilkår ligger til mange private hjem, og den profesjonelle virksomheten, formidleren, står uten ansvar. Arbeidstilsynet ønsker at formidling skal omfattes av forskriften. Dette kan løses enten ved at selve formidlingen inngår i forskriftens virkeområde. Alternativt kan det innføres et forbud mot å formidle renholdstjenester fra virksomheter som ikke står oppført i renholdsregisteret med status godkjent eller til behandling. Dette vil bidra til å begrense kundegrunnlaget for mange av de useriøse virksomhetene. Kunder vil i dette tilfellet kunne omfatte både næringsvirksomheter og forbrukere. Arbeidstilsynet kan føre tilsyn med et slikt forbud, dersom det gis myndighet til det. 4. Økonomiske og administrative konsekvenser Forslaget om at godkjente renholdsvirksomheter må sende inn dokumentasjon hver tredje år innebærer en viss økning i arbeidsmengde for Godkjenningsordningen. Videre medfører det behov for begrensede endringer i fagsystemet RENSA, oppdatering av skjema og funksjoner for Altinn, informasjonsmateriell og IKT-støtte. Med tiden tilgjengelig innen fristen har vi ikke fått tilstrekkelig estimat av kostnadene knyttet til dette. Med hilsen Direktoratet for arbeidstilsynet Gry Singsaas avdelingsdirektør, Lov og regelverk (sign.) Trine Rønning rådgiver, Lov og regelverk (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur.